PARTNERIMMO 7, rue de la Concorde MAISONS ALFORT Tel :

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1 PARTNERIMMO 7, rue de la Concorde MAISONS ALFORT Tel :

2 1. Installation du logiciel 4 2. La barre d outils Mes documents Envoi d un mail Scanner un document Finance Sauvegarde La loupe Utilisateur Paramètres communs Société Collaborateurs Sigles Types de biens Clés de charges Professions Référents 2. Paramètres Entête Plan comptable Comptes cascades Fournisseurs Journaux Libellé facture Mise à jour immeubles Mise à jour lots Mise à jour copropriétaires 26 2

3 31 1. Budget Appels de fonds Remise en banque Prélèvement Ventilation copropriétaire 6. Impayé Relance Paiement fournisseur Mutation Relevé d index Répartition Rapprochement bancaire AR Transfert d écritures Facturation Saisie comptable ou réception des factures Un exemple simplifié La reprise des soldes Balance- Grands livres- Journaux 1.1 Balance 1.2. Grands-livres 1.3. Journaux 2. Les fonds 3. Tableau d activité 4. Les pointes 1. Inscription 2. Les éditions 3. Utilitaires 4. Annexes 5. L Assemblée générale Avant l assemblée générale Pendant l assemblée générale Bureautique 142 3

4 Si vous avez installé une version de démonstration du logiciel sur votre ordinateur, supprimez là avant d'installer la version commerciale. Installez la version commerciale du logiciel et contactez nous au afin que l'on vous communique la clé retour de débridage. Pour accéder au logiciel, double cliquez sur l icône PARTNERIMMO de votre bureau. Vous arrivez sur une page d identification que vous pourrez personnaliser par des photos et mots de passe différents par collaborateurs, une fois le logiciel ouvert. Cliquez sur VALIDER MES DOCUMENTS: Permet d accéder directement au fichier «Mes documents» de votre ordinateur ENVOI D UN MAIL : Permet de paramétrer votre connexion à un serveur de messagerie POP3 pour télécharger des messages à vos copropriétaires. Il vous sera proposer d archiver et d envoyer par mail les éditions suivantes : - Appels de fonds - Lettres de relance - Répartitions de charges Chacun des paramètres suivants est obligatoire pour que votre compte de messagerie fonctionne : 4

5 2.3. SCANNER : Permet de numériser tous les documents. Reconnaît automatiquement tous les scanners. Une fois le document numérisé, cliquez sur «exporter» et sélectionnez le nom du fichier PDF à générer. Nous vous conseillons de l enregistrer dans les répertoires respectifs d archives copropriétaires ou d archives immeubles. Rendez-vous en «mises à jour copropriétaires et immeubles», onglet «archives» afin d intégrer ces documents scannés à leurs archives. 5

6 2.4. FINANCE : Correspond à un simulateur de prêt et de placement. Il vous donne les courbes d amortissement, la répartition capital/intérêts, le coût total du prêt en fonction, notamment du nombre de mensualités, du taux d intérêts, du montants des remboursements SAUVEGARDE : Il est TRES IMPORTANT de faire régulièrement des sauvegardes et de contrôler leur contenu afin de vérifier la fiabilité, le bon déroulement et la présence de tous les fichiers de données. Nous vous conseillons de sauvegarder tous les jours, en début ou fin de journée, en utilisant 6 supports différents. Chaque support correspond à un jour déterminé que vous réutilisez une fois la semaine écoulée. Tous les mois, faire une sauvegarde en plus que vous conservez en dehors de l agence. Cela vous permet d avoir en permanence une semaine de sauvegarde au bureau et un jeu mensuel, en cas de problèmes CREER UN FICHIER D ARCHIVES: Permet de compresser les fichiers de données contenus dans Partnerimmo. - Cliquez sur. - Le répertoire contenant vos fichiers de données Partnerimmo s ouvre. - Sélectionnez les dossiers de documents et d archives ainsi que tous les fichiers : *. FIC + *. NDX + *.MMO + *. RTF. - Cliquez sur. - Le nom de l archive indique la date du jour. Vous pouvez mettre un autre libellé. - Cliquez sur. - Sélectionnez le répertoire où doit être créer le fichier d archives et cliquez sur OK. - La compression est terminée quand le message suivant apparaît. Cliquez sur OK. A CHARGE POUR VOUS ENSUITE, DE SAUVEGARDER CE FICHIER COMPRESSE (SUR CD-ROM, ZIP, DISQUE DUR EXTERNE ). LES FICHIERS A SAUVEGARDER SONT : - TOUS LES FICHIERS DE DONNEES : *.NDX, *.FIC, *.MMO. - TOUS LES FICHIERS D ARCHIVAGE DE DOCUMENTS : LES REPERTOIRES «ARCHIVES 6

7 COPROPRIETAIRES» + «ARCHIVES IMMEUBLES». - TOUS LES FICHIERS DE BUREAUTIQUE : *.RTF LIRE UN FICHIER D ARCHIVES: Permet de restaurer un fichier de données Partnerimmo compressé. - Cliquez sur. - Le répertoire contenant des fichiers de compression s ouvre. - Sélectionnez le fichier de compression en question. L extension du fichier est *.WDZ. - Sélectionnez ensuite le répertoire dans lequel le fichier compressé doit être restauré et cliquez sur OK. - La restauration est terminée quand le message suivant apparaît. Cliquez sur OK. LA RESTAURATION ECRASE LES FICHIERS DE DONNEES DEJA EXISTANTS DANS LE REPERTOIRE DE DESTINATION LA LOUPE: Permet d effectuer des recherches de montants ou de libellés en comptabilité copropriétaire. - Saisissez un élément à rechercher en précisant votre type de recherche. Elle peut porter sur un montant ou sur tout ou partie d un libellé. - Précisez que la recherche doit être effectuée dans la comptabilité copropriété puis cliquez sur la flèche de validation. - Les résultats apparaissent dans le tableau inférieur. - Permet d accéder à la consultation du compte sur lequel le montant ou le libellé a été trouvé UTILISATEUR : Permet de changer d utilisateur sans avoir à sortir du logiciel. 7

8 Ce menu vous permet de paramétrer certaines données constantes. Vous trouverez les données les plus courantes déjà renseignées. Sur chacune des fenêtres de paramétrage, Il vous est toujours possible de : Ajouter une catégorie : Cliquez sur NOUVEAU. Remplissez les champs, et cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. Supprimer une catégorie : Sélectionnez la catégorie à supprimer avec l ascenseur ou en vous positionnant directement dessus avec la souris. La ligne sélectionnée se grise, cliquez sur SUPPRIMER. Un message d alerte vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur OUI pour valider la suppression, sur NON pour annuler la suppression. Modifier une catégorie : Sélectionnez la catégorie à modifier avec l ascenseur ou en vous positionnant directement dessus avec la souris. La ligne sélectionnée se grise, cliquez sur MODIFIER. Effectuez les modifications nécessaires et validez en cliquant sur OK, en cas d erreur cliquez sur A NNULER. Sélectionner une catégorie : Ces flèches permettent d accéder plus rapidement à la première, la précédente, la suivante ou la dernière des catégories. 8

9 Ces données sont communes aux logiciels de gérance, de copropriété et d événementiel. SOCIETE: Permet de personnaliser l entête de votre société pour vos activités de gestion immobilière et de syndic de copropriété. Renseignez : - le tableau supérieur de vos coordonnés : le nom, l adresse, les coordonnées téléphoniques. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «ENTETE», AFIN DE PERSONNALISER VOTRE ENTETE SELON VOTRE ACTIVITE DE SYNDIC DE COPROPRIETE. - le tableau inférieur concerne uniquement votre entête dans votre activité de gestion immobilière.. Permet également de personnaliser les différents courriers en adaptant, selon vos besoins et les documents, le nom de ceux-ci, un texte haut de page et un texte bas de page. Ces icônes correspondent aux différents courriers utilisés dans le module de gérance: RENDEZ-VOUS DANS CHACUN DES TRAITEMENTS AFIN DE CONFIGURER LES TEXTES HAUT ET BAS DE PAGE DES DIFFERENTS COURRIERS LIES AU MODULE DE COPRORPIETE COLLABORATEURS: Permet de créer différents profils utilisateurs. Cliquez sur nouveau collaborateur et renseignez : 9

10 - la civilité, l identité et coordonnées téléphoniques. - éventuellement un mot de passe d ouverture du logiciel (attention, les majuscules sont prises en compte). - éventuellement une photo et le choix des couleurs de fond et de texte pour la saisie de vos rendez-vous sur le planning événementiel. - éventuellement des restrictions. Le ou les traitements paramétrés en restriction seront alors grisés et donc inaccessibles pour ce collaborateur. IL EST IMPERATIF D AVOIR, AU MOINS, UN COLLABORATEUR EXISTANT SIGLES: Permet de codifier l état civil d une personne physique ou morale. Le libellé long apparaît dans le corps des courriers effectués aux copropriétaires, fournisseurs. Le libellé court apparaît dans l adresse du destinataire située en haut à droite du courrier. Le sigle contact permet d identifier physiquement les personnes morales dans les courriers. Ex : pour les sociétés, nous avons recours à «Madame, Monsieur» ou pour les études, à «Maître» TYPES DE BIENS: Permet de codifier les différents types de lots. Ex : appartement, parking etc Cet élément figure sur les appels de fonds et répartitions de charges. Les types de biens doivent être référencés sur un code numérique ou alphabétique de 2 caractères CLES DE CHARGES: Permet de créer les clés de charges utilisées sur l ensemble des immeubles. Lors de la création des tantièmes, vous pourrez personnaliser les libellés selon les immeubles. Les clés doivent être référencées sur un code numérique de 3 caractères PROFESSIONS: Permet l identification des fournisseurs par professions. Vous retrouverez ces éléments en paramètres, fournisseurs REFERENTS: 10

11 Ces données sont propres au syndic et ne sont utilisées que dans le module de copropriété. Une fois codifiées, elles vous permettront de créer et paramétrer vos «mises à jour» immeubles, lots, copropriétaires et fournisseurs. Vous trouverez les données les plus courantes déjà renseignées. Vous pourrez en ajouter, modifier ou supprimer ENTETE : Permet de configurer une entête propre à votre activité de syndic. Plusieurs possibilités s'offrent à vous : - soit un logo image. Il apparaît en haut à gauche des documents adressés à vos copropriétaires. Pour insérer un logo, cliquez sur pour accéder à vos fichiers. Cliquez sur pour le supprimer. - soit un logo texte. Remplissez alors nom, adresse, code postal, ville, coordonnées téléphoniques et mail. Dans les deux cas, vous pouvez également faire apparaître des éléments en pied de page. SI VOUS UTILISEZ UN PAPIER À ENTETE, NE REMPLISSEZ PAS CETTE FENETRE ; 2.2. PLAN COMPTABLE : Permet de répertorier l'ensemble des comptes existants et de créer de nouveaux comptes. 11

12 UNE NOMENCLATURE PRECISE DES COMPTES DOIT IMPERATIVEMENT ET EXCLUSIVEMENT ETRE UTILISEE : LES CLASSES DE COMPTES ET COMPTES RETENUS SONT LES SEULS UTILISABLES PAR LE SYNDIC. Cette nomenclature des comptes est la suivante : CLASSE 1 PROVISIONS, AVANCES, SUBVENTIONS ET EMPRUNTS 10 Provisions et avances : 102 Provisions pour travaux décidés 103 Avances 1031 Avances de trésorerie 1032 Avances travaux au titre de l article 18, 6 ème alinéa de la loi susvisée 1033 Autres avances 12 Solde en attente sur travaux et opérations exceptionnelles 13 Subventions : 131 Subventions accordées en instance de versement CLASSE 4 COPROPRIETAIRES ET TIERS 40 - Fournisseurs : 401 Factures parvenues 408 Factures non parvenues 409 Fournisseurs débiteurs 42 Personnel : 421 Rémunérations dues 43 Sécurité sociale et autres organismes sociaux : 431 Sécurité sociale 432 Autres organismes sociaux 44 Etat et collectivités territoriales : 441 Etat et autres organismes subventions à recevoir 442 Etat impôts et versements assimilés 443 Collectivités territoriales aides 45 Collectivités des copropriétaires : 450 Copropriétaire individualisé Si l assemblée générale en décide la création, les sous-comptes suivants : Copropriétaire budget prévisionnel Copropriétaire travaux de l article 14-2 de la loi susvisé et opérations exceptionnelles Copropriétaire avances 12

13 450 4 Copropriétaire emprunts 459 Copropriétaires créances douteuses 46 Débiteurs et créditeurs divers : 461 Débiteurs divers 462 Créditeurs divers 47 Comptes d attente : 471 Comptes en attente d imputation débiteur 472 Compte en attente d imputation créditeur 48 Compte de régularisation : 486 Charges payées d avance 487 Produits encaissés d avance 49 Dépréciation des comptes de tiers : 491 Copropriétaires 492 Personnes autres que les copropriétaires CLASSE 5 COMPTES FINANCIERS 50 Fonds placés : 501 Compte à terme 502 Autre compte 51 Banques, ou fonds disponibles en banque pour le syndicat : 512 Banques 514 Chèques postaux 53 - Caisse CLASSE 6 COMPTES DE CHARGES 60 Achats de matières et fournitures 601 Eau 602 Electricité 603 Chauffage, énergie, et combustibles 604 Achats produits d entretien et petits équipements 605 Matériel 606 Fournitures 61 Services extérieurs 611 Nettoyage des locaux 612 Locations immobilières 613 Locations mobilières 614 Contrats de maintenance 615 Entretien et petites réparations 616 Primes d assurance 62 Frais d administration et honoraires 621 Rémunération du syndic sur gestion copropriété 6211 Rémunération du syndic 6212 Débours 6213 Frais postaux 622 Autres honoraires du syndic 6221 Honoraires travaux 6222 Prestations particulières 6223 Autres honoraires 623 Rémunérations de tiers intervenants 624 Frais du conseil syndical 63 Impôts, taxes et versements assimilés 632 Taxe de balayage 633 Taxe foncière 634 Autres impôts et taxes 64 Frais de personnel 13

14 641 Salaires 642 Charges sociales et organismes sociaux 643 Taxes sur salaire 644 Autre : médecine du travail, mutuelle, etc. 66 Charges financières des emprunts, agios ou autres 661 Remboursements d annuités d emprunt 662 Autres charges financières et agios 67 Charges pour travaux et opérations exceptionnelles 671 Travaux décidés par l assemblée générale 672 Travaux urgents 673 Etudes techniques, diagnostic, consultation 677 Pertes sur créances irrécouvrables 678 Charges exceptionnelles 68 Dotations aux dépréciations sur créances douteuses CLASSE 7 COMPTES DE PRODUITS 70 Appels de fonds : 701 Provisions sur opérations courantes 702 Provisions sur travaux de l article 14-2 et opérations exceptionnelles 703 Avances 704 Remboursements d annuités d emprunts 71 Autres produits : 711 Subventions 712 Emprunts 713 Indemnités d assurances 714 Produits divers (dont intérêts légaux dus par les copropriétaires) 716 Produits financiers 718 Produits exceptionnels 78 Reprises de dépréciations sur créances douteuses SI LE SYNDIC A BESOIN DE NOUVEAUX COMPTES, IL NE PEUT CREER DES COMPTES NOUVEAUX, MAIS SIMPLEMENT DES SUBDIVISIONS À LA NOMENCLATURE ADAPTEE A LA COPRORPIETE. Cliquez sur nouveau et renseignez : - le numéro de compte sur 6 caractères numériques. - le libellé de compte ex : Travaux d entretien - le libellé abrégé ex : TX Ent. - si la rubrique est soumise à une taxe : utilisez pour choisir la taxe, trois taux vous sont alors proposés : 19,6% taux normal ; 5,5% taux réduit ; 8,5 pour les DOM-TOM ou cliquez sur - Le taux récupérable : sont récupérables les dépenses afférentes à l entretien courant et aux menus réparations quand elles sont effectuées par le bailleur au lieu et place du locataire. Ex : Petit entretien = 100. Rémunération des gardiens d immeubles = le taux déductible : sont déductibles les frais et charges afférents aux immeubles ou parties d immeubles productifs d un revenu imposable. Ex : taxes foncières = 100. Gros travaux = Pour les comptes de classe 1 et 7, vous devez informer de la nature des fonds en distinguant : provisions sur opérations courantes (450010) provisions sur travaux de l article 14-2 de la loi du 1à juillet 1965 et opérations exceptionnelles (450020) 14

15 Avances (450030) Emprunts obtenus par le syndicat des copropriétaires (450040) Le syndic sera alors en mesure de ventiler les sommes exigibles à recevoir de chaque copropriétaire selon les rubriques précédentes. La nomenclature permet de distinguer, d une part, les «provisions» qui sont acquises à la copropriété et les «avances» qui sont restituables au vendeur en cas de vente de son lot et d autre part, les différents types d avances. - Cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. VEILLEZ À BIEN PARAMETRER SI LE COMPTE EST SOUMIS À TVA, LES % DEDUCTIBLE ET RECUPERABLE DES COMPTES. CES ELEMENTS SERONT REPRIS SUR LES DECOMPTES DE CHARGES ANNUELS ADRESSES AUX COPROPRIETAIRES. VOUS N AVEZ PAS BESOIN DE CREER LES COMPTES COPROPRIETAIRES ET COMPTES FOURNISSSEURS. ILS LE SONT AUTOMATIQUEMENT DÈS LEUR CREATION EN «MISE À JOUR». LES CHARGES ET PRODUITS NON COURANTS DOIVENT IMPERATIVEMENT ETRE DETAILLES PAR TYPE DE TRAVAUX. Ainsi, pour chaque campagne de travaux, il faut créer un compte de charges 671 dans lequel vous saisirez les dépenses propres à ces travaux et un compte de travaux 702 dans lequel sont enregistrées ces provisions, et uniquement celles-ci, au fur et à mesure de la réalisation des travaux COMPTES CASCADES: Permet de définir la répartition de comptes de charges selon plusieurs clés en affectant un pourcentage sur chacune. Exemple : deux bâtiments partagent la même chaufferie : au moment de la répartition, la dépense sera ventilée automatiquement pour 55% sur le bâtiment A et 45 % sur le bâtiment B. Cliquez sur nouveau et renseignez : 15

16 - l immeuble dans lequel doit être créé, le compte cascade. - le numéro de compte sur 6 caractères numériques. - le libellé de compte ex : Travaux d entretien - si la rubrique est soumise à une taxe - Les taux récupérable et déductible - cliquez sur «ajouter cascade», sélectionner chacune des clés concernées et leur pourcentage. - Cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. CE COMPTE NE PEUT ETRE REPARTI, DANS CET IMMEUBLE, QUE SELON CES CLES CASCADES FOURNISSEURS : Permet de créer la liste des fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement. Cette création permet de saisir les factures en débitant le compte de charges et en créditant le fournisseur sur le journal d ACHAT (AC). Cliquez sur nouveau et renseignez : - le numéro de compte sur 4 caractères numériques. Vous pouvez utiliser une référence autre que celle que l on vous propose de créer. LA REFERENCE 0001 DOIT IMPERATIVEMENT ETRE UTILISE POUR ENREGISTRER LE SYNDIC EN TANT QUE FOURNISSEUR. - le sigle, permet de codifier l état civil du fournisseur. - les nom, adresse, coordonnées téléphoniques et la profession. - le mode de paiement. Si le virement est sélectionné, une seconde fenêtre apparaît pour remplir les coordonnées bancaires du fournisseur. - l ordre du chèque. Si rien n est mentionné, le nom du fournisseur est repris par défaut. Cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. LE COMPTE FOURNISSEUR EST AUTOMATIQUEMENT CREE DANS LA MISE A JOUR PLAN COMPTABLE SOUS LA FORME 40XXXX. Pour effectuer le paiement de vos fournisseurs par lettre chèque ou par virement, rendez-vous en «TRAITEMENTS», «FOURNISSEURS». - Validez en cliquant sur OK, en cas d erreur cliquez sur ANNULER JOURNAUX : Permettent de tenir une comptabilité. Le journal comptable est le livre où s effectue l enregistrement chronologique des «événements» comptables (appels de fonds, réception de factures, paiements, etc.) sous forme d écritures comptables. Ces dernières sont inscrites dans l ordre chronologique. Les principaux journaux utilisés sont les suivants : Le journal d achat (AC) permet, dès réception des factures, de saisir les charges de la copropriété et de créditer un fournisseur, le paiement de la facture intervenant par la suite. Le journal d a-nouveaux (AN) permet de saisir, par immeuble, la reprise de vos soldes comptables au début de votre activité sur Partnerimmo. Le journal d appel de fonds (AP) permet d enregistrer les sommes appelées pour financer des travaux, des charges courantes, des avances Le journal de banque (BQ) permet d enregistrer tous les mouvements apparaissant sur votre relevé de compte bancaire : encaissements copropriétaires, règlements fournisseurs Le journal d opérations diverses (OD) permet de débiter un compte comptable et de créditer un autre sans faire d écriture de trésorerie, c'est-à-dire sans utiliser le compte bancaire. Le journal de répartition des charges (RP) permet de clôturer l exercice comptable de l immeuble en 16

17 comparant ce qui a été appelé et ce qui a été facturé à la copropriété. Ces journaux existent dès l installation du logiciel et ne doivent pas être supprimés. VOUS DEVEZ PARAMETRER LE JOURNAL DE BANQUE : Sélectionnez le journal BQ avec l ascenseur ou en vous positionnant directement dessus avec la souris. La ligne sélectionnée se grise, cliquez sur MODIFIER. Renseignez : - le journal en 2 lettres ex: BQ pour la banque, ou CL pour crédit lyonnais etc - le libellé (saisie obligatoire) ex : Journal de banque BNP - le libellé abrégé (saisie obligatoire) ex : Banque BNP - le n de centralisation: Permet de créer des journaux à contrepartie automatique. Pour cela, saisir le numéro de compte comptable sur lequel sera généré la centralisation. Cet élément est obligatoire pour le journal de banque et correspond au numéro de compte de classe 5, rattaché à vote compte bancaire. - Indiquez vos coordonnées bancaires. Validez le journal en cliquant sur OK pour qu'il soit pris en compte, en cas d'erreur ANNULER. Si vous avez plusieurs comptes bancaires, renouvelez l opération en utilisant un autre code journal et un compte de classe 5 différent pour la centralisation. VOUS DEVEZ CREER AUTANT DE JOURNAUX DE BANQUE QUE VOUS AVEZ DE COMPTES BANCAIRES. Chaque journal de banque aura un compte de classe 5 associé. Si vous souhaitez que ce compte soit différent par journal (pas obligatoire), rendez- vous en paramètres, plan comptable, afin de créer celui-ci LIBELLE FACTURE: Permet de codifier des charges que vous pourrez imputer à un copropriétaire ou à une copropriété en éditant une facture à l entête du syndic. Cliquez sur nouveau et renseignez : - le code facture qui permet d identifier la charge : vous pouvez utiliser des caractères alphabétiques et numériques. - le libellé facture. Il est repris sur le document facture. 17

18 - le libellé en comptabilité. Il est utilisé au débit et au crédit des comptes concernés par ladite facture. - Le compte comptable qui est facturé - La clé de répartition sur laquelle la charge est répartie. - Le montant d une unité. Vous permet d indiquer la valeur d une unité qui sera ensuite multipliée par le nombre d unité, dans le traitement de facturation. - Cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. CES ELEMENTS VOUS SERONT PROPOSES LORS DU TRAITMENT DE FACTURATION. IL VOUS SERA ALORS POSSIBLE DE LES MODIFIER EN FONCTION DE LA FACTURE SOUHAITEE. RENDEZ-VOUS EN «TRAITEMENTS», «FACTURATION», AFIN D IMPUTER CES CHARGES ET D EDITER LES FACTURES. 18

19 Permet de créer vos immeubles, lots et copropriétaires en saisissant les éléments contenus dans vos mandats de syndics, règlements de copropriété et états descriptifs de division. Sur chacune des catégories de mises à jour, il vous est toujours possible de : Ajouter une mise à jour: Sélectionner à gauche la catégorie de mise à jour (Immeubles, lots, copropriétaires) que vous souhaitez créer, la fenêtre de sélection de cette catégorie s ouvre, cliquer sur. Supprimer une mise à jour: Sélectionnez à gauche la catégorie de mise à jour (Immeubles, lots, copropriétaires) que vous souhaitez supprimer, la fenêtre de sélection s ouvre, positionnez votre souris sur la mise à jour à supprimer, la ligne sélectionnée se grise, cliquez sur. Un message d alerte vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur OUI pour valider la suppression, sur NON pour annuler la suppression. Modifier une mise à jour : Sélectionnez à gauche la catégorie de mise à jour (Immeubles, lots, copropriétaires) que vous souhaitez modifier, la fenêtre de sélection s ouvre, positionnez votre souris sur la mise à jour à modifier, la ligne sélectionnée se grise, double cliquez sur cette ligne ou cliquez sur. Rechercher une mise à jour: Cette loupe vous permet de rechercher plus rapidement une mise à jour. Vous pouvez saisir tout ou partie d un nom, d une adresse ou d une référence. Utiliser des raccourcis : Permet d accéder directement à la consultation du compte copropriétaire sélectionné. Permet d accéder directement à la saisie comptable. LORS DE LA CREATION DE VOS MISES A JOUR, VOUS DEVEZ SUIVRE L ORDRE SUIVANT : CREATION DE L IMMEUBLE, DES LOTS, ET DES COPROPRIETAIRES. LORS DE LA SUPPRESION DE VOS MISES A JOUR, VOUS DEVEZ SUIVRE L ORDRE SUIVANT : SUPPRESSION DU OU DES COPROPRIETAIRES, DU OU DES LOTS, DU OU DES IMMEUBLES. 19

20 Pour créer un immeuble, sélectionnez la mise à jour immeuble, cliquez sur ajouter. Le logiciel propose un numéro à la suite de ceux déjà existants que vous pouvez modifier. Il doit être sur 4 caractères numériques, cliquez sur OK et renseignez : - Le nom du l immeuble. Si l immeuble n a pas de nom spécifique, mettez l adresse. Ex : SDC 45 avenue du Parc. - l adresse de l immeuble. - donne accès à la ville correspondant au code postal saisi précédemment. - et complétez les différents onglets de la mise à jour immeuble : 1.1. ONGLET IMMEUBLE Permet d enregistrer les paramètres de gestion, propres à cet immeuble. Renseignez : - Période de l immeuble : date de l exercice comptable de l immeuble. Cette date va s agrémenter automatiquement à chaque validation de répartition des charges. - Eléments administratifs : Identité et coordonnées du gestionnaire et comptable de l immeuble ; date de construction, d effet de la dommage ouvrage de l immeuble, le numéro du mandat de syndic et date de début de gestion du syndic. - Eléments comptables : le montant H.T. des honoraires de gestion courante par trimestre et le montant des frais de relance par niveau de courrier. - Eléments libres : Possibilité de rajouter un descriptif de l immeuble et d informer de la tenue de la prochaine assemblée générale. - Photos : Permet d insérer une photo de l immeuble en cliquant sur l appareil puis sur ONGLET TANTIEMES : Permet l affectation des clés de charges par immeuble et d indiquer leurs tantièmes généraux 20

21 respectifs. - Sélectionnez une clé de charges. Vous pouvez personnaliser son libellé en fonction de l immeuble concerné. Pour créer une nouvelle clé, rendez-vous en «paramètres communs», «clés de charges». - Indiquez le nombre de tantièmes généraux pour cette clé. - Cliquez sur «ajouter» et renouvelez l opération pour chacune des clés existantes dans l immeuble ONGLET COPROPRIETAIRES : Permet de consulter ou de modifier les copropriétaires de l immeuble en question. Pour les créer, rendez-vous en «mises à jour», «copropriétaires» ONGLET COMPTABILITE: Permet d identifier les journaux de banque associés aux comptes bancaires de l immeuble. - Sélectionnez le journal de banque. Pour créer ou paramétrer les journaux de banque, rendez-vous en «paramètres», «journaux». - Compte principal : doit être coché pour les comptes courants contenant les fonds disponibles du syndicat. Ainsi, ce journal vous sera proposé par défaut dans les différents traitements comptables (remise en banque, paiement de facture). A l inverse, il ne doit pas être coché pour les comptes secondaires, tels que les comptes de fonds placés. - Compte individuel : permet de faire la distinction entre les comptes individuels et les comptes collectifs. - Et cliquez sur «ajouter». - Renouvelez l opération autant de fois que vous avez de comptes bancaires dans l immeuble ONGLET DIVERS: Permet d identifier les équipements contenus dans l immeuble ONGLET EMPLOYES + LOTS: Permet d identifier les salariés de l immeuble en remplissant le maximum de leurs coordonnées. Opère également un récapitulatif des lots existants dans l immeuble par catégorie ONGLET EQUIPEMENTS + COMPTEURS: Permet de répertorier les entreprises avec lesquelles vous êtes liés par contrat pour les équipements de la copropriété (ex : contrat d entretien pour l ascenseur, assurance multirisque ETC ). 21

22 Pour ajouter un intervenant cliquez sur nouveau, renseignez le maximum de champs et validez en cliquant sur OK. Ces éléments apparaissent dans le carnet d entretien. Permet de créer les compteurs d eau existants dans l immeuble sur lesquels vous pourrez renseigner les m3 de consommation. Sélectionnez un type de compteur et la clé de consommation et validez en cliquant sur «ajouter». Rendez-vous en «traitement», «relevé d index» pour renseigner les index et ainsi identifier la consommation de chaque lot concerné PARTIES COMMUNES: Cet écran permet de répertorier les entreprises avec lesquelles vous êtes liés par contrat pour l entretien des parties communes (ex : le ménage, la sortie des poubelles etc ). Pour ajouter un intervenant, cliquez sur nouveau, renseignez le maximum de champs et validez en cliquant sur OK. Ces éléments apparaissent dans le carnet d entretien TRAVAUX: Cet écran permet de répertorier travaux effectués dans la copropriété, ainsi que les coordonnées des entreprises correspondantes. Pour ajouter une fiche travaux cliquez sur nouveau, renseignez le maximum de champs et validez en cliquant sur OK. Ces éléments apparaissent dans le carnet d entretien ARCHIVES: Permet de consulter à l écran les documents relatifs à l immeuble et éventuellement les imprimer de nouveau : - Placez la souris sur le document à consulter, la ligne se grise. - Cliquez sur Ouvrir, Adobe Reader se lance et ouvre le document. Vous pouvez ajouter à ces documents d autres fichiers : - Cliquez sur «ajouter des archives». - Sélectionnez le document. - Vous pouvez l identifier par un libellé et une date d édition. - Cliquez sur «archiver» RACCOURCIS: 22

23 Permet d accéder à l aperçu du carnet d entretien et de l imprimer. jour immeuble. Permet d imprimer une fiche reprenant l ensemble des informations contenues en mise à Permet d imprimer les tantièmes par clés de charges, détaillés par lot. Permet d imprimer les tantièmes par clés de charges, détaillés par copropriétaires. Permet d imprimer les copropriétaires de l immeuble ainsi que les coordonnées de chacun. 23

24 Pour créer un lot, sélectionnez la mise à jour lot, cliquez sur ajouter. Sélectionnez l immeuble, le logiciel propose un numéro de lot à la suite de ceux déjà existants que vous pouvez modifier. Il doit être sur 6 caractères Numériques. Vous pouvez l affecter au copropriétaire, si celui-ci a déjà été créé. Cliquez sur OK et renseignez : - Le type de biens du lot. - les éléments identifiant le lot : bâtiment, escalier, étage, porte, nombre de pièces, surface, lot copropriété. - donne accès à la fiche de l immeuble ou du copropriétaire en question. - Complétez les différents onglets de la mise à jour du lot : 2.1. ONGLET TANTIEMES: Permet d enregistrer les paramètres de gestion, propres à ce lot. Renseignez : - Les millièmes du lot en double cliquant sur la clé de charges. - Renouvelez l opération sur chaque clé pour laquelle le lot détient des millièmes. - renseignez éventuellement des éléments dans le champ «divers» jour. Permet d accéder à la création d un lot supplémentaire sans avoir à sortir de la mise à 2.2. ONGLET OCCUPANT + DIVERS: Permet d identifier l occupant du lot. Renseignez : - L identité de l occupant en précisant sigle, nom et coordonnées téléphoniques. Vous pouvez accéder à la base locataire du module de gérance, si vous avez un mandat de gestion pour ce lot. - numéros de compteurs EDF, GDF et télécom ONGLET COMPTEURS: Permet d identifier les compteurs existants dans le lot. Renseignez : 24

25 - le numéro de compteur et cliquez sur «ajouter». Pour créer un nouveau type de compteur dans l immeuble, rendez-vous en «mise à jour immeuble», onglet «équipements + compteurs». 25

26 Pour créer un copropriétaire, sélectionnez la mise à jour copropriétaire, cliquez sur ajouter. Sélectionnez l immeuble, le logiciel propose un numéro de copropriétaire à la suite de ceux déjà existants que vous pouvez modifier. Il doit être sur 6 caractères numériques (les 4 premiers pour la référence et les 2 derniers pour le rang d occupation). Cliquez sur OK et renseignez : LE COMPTE COPROPRIETAIRE EST AUTOMATIQUEMENT CREE DANS LA MISE A JOUR PLAN COMPTABLE SOUS LA FORME 45XXXX YYYY ZZ. A savoir, les XXXX correspondent à l immeuble, YYYY à la référence du copropriétaire et ZZ à son rang d occupation. SI VOUS AVEZ DES SOLDES DE COPROPRIETAIRES VENDEURS, IL EST IMPERATIF QUE CEUX-CI SOIENT PRECEDEMMENT CREER EN MISE A JOUR COPROPRIETAIRES. - Le sigle et l identité du copropriétaire. - donne accès à la fiche de l immeuble du copropriétaire en question. - et complétez les différents onglets de la mise à jour propriétaire : 3.1. ONGLET COPROPRIETAIRE Permet d identifier le copropriétaire. Renseignez : - l adresse principale du copropriétaire. Par défaut, l adresse de l immeuble est reprise mais vous pouvez la modifier. C EST À CETTE ADRESSE QUE LES COURRIERS TELS QUE LES APPELS DE FONDS ET REGLEMENTS DE COPROPRIETE LUI SERONT ADRESSES. - Les coordonnées téléphoniques (domicile, portable, bureau, ) - L adresse secondaire : vous pouvez provisoirement modifier l adresse du copropriétaire. Au-delà, de la 26

27 période indiquée, les courriers seront de nouveaux envoyés à l adresse principale. - l identité d un mandataire (par exemple, agence immobilière mandatée pour assurer les gestion la gestion du ou des lots du copropriétaire) auquel appel de fonds et répartition de charges seront envoyés. Permet d avoir une fiche qui reprend l ensemble de ces éléments identifiants ainsi que le détail des lots du copropriétaire dans l immeuble. Permet d attribuer les lots au copropriétaire. CE RACCOURCI EST UTILISE LORS DE L ENREGISTREMENT INITIAL DE L IMMEUBLE DANS LE LOGICIEL. NOUS VOUS CONSEILLONS PAR LA SUITE D UTILISER LE TRAITEMENT «MUTATION», POUR ENREGISTRER LES VENTES ET ACHATS DE LOTS. Lots affectés au copropriétaire Lots non affectés ou vendus Millièmes du lot sélectionné Descriptif du lot sélectionné COMMENT ENREGISTRER L ACHAT D UN LOT? 1 ère étape : Cliquez dans «les lots non affectés ou vendus», sur le lot qui est acheté. La ligne se grise. 2ème étape : Saisissez la date de l achat puis cliquez sur «acheté le» 27

28 Le lot acheté apparaît alors dans «les lots affectés au copropriétaire» COMMENT ENREGISTRER LA VENTE D UN LOT? 1 ère étape : Cliquez dans «les lots affectés du copropriétaires», sur le lot qui est vendu. La ligne se grise. 2ème étape : Saisissez la date de vente puis cliquez sur «vendu le». Le lot vendu apparaît alors dans «les lots non affectés ou vendus». A QUOI SERT LA FUSION DE LOTS? Quand un copropriétaire a plusieurs lots, il est possible d identifier des lots principaux et des lots accessoires. Cette distinction permet par la suite de fusionner les lots accessoires avec les lots principaux. Conséquence de cette fusion : au lieu d avoir le détail de chacun des lots sur les éditions d appel de fonds et de répartitions de charges, un regroupement s opère sur les lots principaux. COMMENT FUSIONNER LES LOTS? 1 ère étape : Cliquez dans «les lots affectés du copropriétaires», sur le lot principal. La ligne se grise. Exemple : je veux fusionner le lot sur le lot Je sélectionne le lot ème étape : Cliquez sur «fusionner lots», indiquez la référence du lot accessoire à fusionner et confirmer en cliquant sur «fusionner lots». Dans l exemple: saisissez le lot Il apparaît sur le lot accessoire, la référence du lot principal dans la colonne «fusion». 28

29 COMMENT DEFUSIONNER LES LOTS? 1 ère étape : Cliquez dans «les lots affectés du copropriétaires», sur le lot fusionné. La ligne se grise. Exemple : je veux défusionner le lot sur le lot Je sélectionne le lot ème étape : Cliquez sur «défusionner». Il apparaît sur le lot accessoire, sa propre référence dans la colonne «fusion» ONGLET DIVERS Permet d enregistrer les paramètres de gestion, propres à ce copropriétaire. Renseignez : - si le copropriétaire est prélevé. Si oui, précisez s il est prélevé de manière mensuelle ou trimestrielle et sur quoi porte le prélèvement (appels sur charges courantes, sur travaux, sur avances ou sur emprunts). SI VOUS SOUHAITEZ PRELEVER LE SOLDE DE REPARTITION DES CHARGES, IL FAUT QUE LES PRELEVEMENTS SUR BUDGET, SUR TRAVAUX, SUR AVANCES ET SUR EMPRUNTS SOIENT COCHES. 29

30 - les coordonnées bancaires du copropriétaire. - que le copropriétaire loue son bien et mentionner sa référence dans le module gérance si vous êtes également chargé de sa gestion. - si le copropriétaire habite l immeuble. - s il est membre du conseil syndical. Si oui, quel est son statut? - la relance : «ne pas relancer» permet, en le cochant, de ne pas relancer un copropriétaire, quel que soit son solde. Le niveau vous informe du dernier courrier de rappel adressé au copropriétaire (4 courriers possibles). Il s actualise lors de la validation du traitement de relance. - si le copropriétaire est en contentieux et si oui, de quel contentieux s agit- il? - la profession exercée par le copropriétaire. Rendez-vous en «paramètres», «professions» pour créer de nouvelles professions. - Sa date d entrés dans la copropriété puis sa date de sortie quand il ne détient plus aucun lot ONGLET LOTS Permet de consulter ou de modifier le ou les lots du copropriétaire en question. Pour les créer, rendez-vous en «mises à jour», «lots» ONGLET ARCHIVES Permet de consulter à l écran les documents adressés au copropriétaire en question et éventuellement les imprimer de nouveau : - Placez la souris sur le document à consulter, la ligne se grise. - Cliquez sur Ouvrir, Adobe Reader se lance et ouvre le document. Vous pouvez ajouter à ces documents d autres fichiers : - Cliquez sur «ajouter des archives». - Sélectionnez le document. - Vous pouvez l identifier par un libellé et une date d édition. - Cliquez sur «archiver» ONGLET CUMUL DES TANTIEMES Permet de consulter à l écran les tantièmes du copropriétaire en question et de les comparer avec les tantièmes généraux de l immeuble. 30

31 SHEMA TYPE D'UNE EXPLOITATION (schéma à adapter en fonction des besoins) Ouverture de l'exercice: balance d'ouverture Mise à jour du budget Appel de fonds 1er trimestre Encaissements Relances Appel de fonds 2ème trimestre Appel travaux Encaissements Relances Appel de fonds 3ème trimestre Appel de fonds 3ème trimestre Mutations Encaissements Relances Appel de fonds 4ème trimestre Encaissements Relances Autres traitements comptables Saisie factures Paiement fournisseurs En fin d'année Saisie compteurs d'eau Régularisation des charges Tirage des balances Rapprochement de banque Assemblée générale 31

32 Permet d enregistrer le budget prévisionnel sur lequel reposent les charges pour opérations courantes et produits attendus sur opérations courantes. Ils doivent, en effet, être présentés dans un document récapitulatif conforme au modèle de l annexe N CREATION DU BUDGET: Permet de créer les comptes de charges et les clés de répartition, apparaissant sur le budget. Plusieurs étapes existent dans cette création. 1 ère étape :DUPLIQUER LE BUDGET D UN IMMEUBLE EXISTANT SUR UN IMMEUBLE DONT LE BUDGET EST A CREER : - Sélectionnez l immeuble dont le budget est à créer. - l exercice mentionné en «mise à jour immeuble» apparaît. C est le budget de cet exercice qui est à créer. - Sélectionnez l immeuble servant de matrice Puis cliquez sur «charger un budget type». Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur Oui pour enregistrer la duplication du budget ou sur Non pour l annuler. 32

33 2 ème étape : SUPPRIMER LES LIGNES DU BUDGET QUI NE CONCERNENT PAS L IMMEUBLE EN QUESTION. - Sélectionnez la ligne à supprimer. Elle se grise puis cliquez sur. - Renouvelez l opération pour toutes les lignes à supprimer. 3 ème étape : AJOUTER LES LIGNES MANQUANTES DU BUDGET. - Sélectionnez le compte de charges concerné (compte de classe 6) en cliquant sur la loupe ou en saisissant sa référence comptable (6 caractères). - saisissez la clé de charges sur laquelle le compte est réparti en cliquant sur la loupe ou en saisissant sa référence (3 caractères). - cliquez sur la touche «ajouter» : la ligne se cumule au budget existant en mentionnant le montant réalisé lors de l exercice comptable. IL EST IMPERATIF QUE LES COMPTES DU RELEVE GENERAL DES DEPENSES SOIENT INTEGRALEMENT REPRIS DANS LA COLONNE DU REALISE MEME SI AUCUNE DEPENSE N EST BUDGETISEE. Cette option permet de reprendre l ensemble des lignes de dépenses de l exercice comptable et ainsi, ne pas oublier, de paramétrer un compte de 4ème étape : CONFIGURER LES APPELS DE FONDS SUR BUDGET. - Cliquez sur le raccourci «les appels». Cet icône vous permet d accéder à la configuration des appels de fonds sur budget. Permet le lancement des appels en automatique, à partir du budget renseigné. Il est nécessaire de renseigner le taux et les mois pendant lesquelles les appels doivent intervenir. - Vous pouvez saisir manuellement ces taux ou utiliser les raccourcis suivants : - - Cliquez sur cet icône si les appels sont trimestriels : il est alors automatiquement mentionné 25% sur le premier mois de chaque trimestre. - Cliquez sur cet icône si les appels sont mensuels : il est alors automatiquement mentionné 8,33% sur chaque mois de l année. 33

34 - Cliquez sur cet icône si vous souhaitez annuler tous les taux déjà saisis. Puis cliquez sur «valider» pour enregistrer la configuration des appels ou sur «annuler» SAISIE DU BUDGET: Permet de renseigner les montants budgétisés sur chacun des comptes de charges pour l exercice en cours (n) et aussi sur les exercices, n-1 ; n-2 ; n-3 ;n-4 ;n-5 ; n+1 ;n+2. - Cliquez sur la ligne sur laquelle une dépense est budgétisée. Elle se grise. - Vous pouvez modifier son intitulé afin de créer un libellé propre à l immeuble. - Saisissez le montant de l exercice n, n+1, n+2. - vous pouvez également comparer les montants budgétisés des années antérieures n-1, n-2, n-3, n-4, et n-5. Permet d actualiser le total du budget après la modification des montants EDITION DU BUDGET: Cliquez sur le raccourci. Cet icône vous permet d accéder aux différentes éditions du budget. PENSEZ À IMPRIMER CES EDITIONS CAR, UNE FOIS LE BUDGET VALIDE, IL EST IMPOSSIBLE DE LES REEDITER. BUDGET N ET ++ : 34

35 BUDGET --N ET ++ : BUDGET ECART: 35

36 BUDGET SIMPLIFIE : VALIDATION DU BUDGET: LA VALIDATION DU BUDGET EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Permet de reporter les montants saisis en «exercice n» en «exercice n-1». Par conséquent, les dépenses budgétisées de l exercice n+1 sont désormais dans la colonne de l exercice n et donc servent de base de calcul des appels de fonds sur budget. 36

37 Permet de facturer auprès des copropriétaires des appels d avances, des appels de provisions sur et hors budget. IL EST IMPERATIF DE DISTINGUER LES APPELS D AVANCES ET LES APPELS DE PROVISIONS. LES AVANCES SONT DES SOMMES NON AFFECTEES, REMBOURSABLES AUX VENDEURS EN CAS DE MUTATION, ALORS QUE LES PROVISIONS SONT DEJA AFFECTEES AU MOMENT DE LEUR APPEL ET NE SONT PAS REMBOURSEES, EN CAS DE VENTE D UN LOT ; ELLES SONT ACQUISES AU LOT. Vous pouvez grâce à ce traitement imputer aux copropriétaires : - des provisions sur charges courantes - des provisions sur travaux décidés en assemblée générale (une provision est une somme affectée à une dépense précise). - des avances de trésorerie - des avances sur travaux non encore votés - des avances sur emprunts 2.1. CONFIGURATION DES APPELS: Permet d établir quelle nature d appel voulez vous facturer et quels sont les copropriétaires concernés. 1 ère étape : SELECTIONNER LES IMMEUBLES CONCERNES : Cliquez sur. La fenêtre de sélection se présente de la façon suivante : Classement Numérique Classement Alphabétique Bascule tous à droite Ligne sélectionnée bascule à droite Ligne sélectionnée bascule à gauche Bascule tous à gauche - Basculez dans la colonne de droite les immeubles pour lesquels vous souhaitez calculer des appels de fonds. - Puis cliquez sur «valider». 2 ère étape : IDENTIFIER LA NATURE DE L APPEL DE FONDS A CALCULER : - 4 modèles d imputation d appels de fond vous sont proposés. - Vous pouvez également cliquer sur «appels cumulés» : si vous voulez joindre à un appel sur budget, un autre appel de fonds. 37

38 3 ère étape : CONFIGURER L APPEL DE FONDS SUR BUDGET : Dans le cas d appel de fonds sur budget, deux éléments doivent être précisés : - la période trimestrielle concernée par l appel de fonds : Les appels de provisions sont effectués trimestriellement auprès des copropriétaires, sauf décision différente de l assemblée générale. Exemple : pour le lancement du 1 er appel de fonds, indiquez la période du 1 er trimestre. RENDEZ-VOUS EN «TRAITEMENTS», «BUDGET» AFIN DE VERIFIER LA CONFIGURATION DES APPELS DE FONDS SUR BUDGET (taux et mois de lancement des appels). - le compte de contrepartie des appels de fonds sur budget. Chaque copropriétaire est débité sur son compte 4501 du montant de sa quote part. La contrepartie est affectée en une seule écriture au compte mentionné. IL EST IMPERATIF QUE LA NATURE DES FONDS SOIT PRECISEE POUR CE COMPTE DE CONTREPARTIE, EN «PARAMETRES», «PLAN COMPTABLE» SAISIES DES APPELS: Permet de contrôler l appel de fonds sur budget et éventuellement de facturer aux copropriétaires d un immeuble une avance de trésorerie ou une provision de travaux votés lors d une assemblée générale. Appel de provisions pour travaux Appel de fonds sur budget 38

39 Pour saisir un appel, sélectionnez l IMMEUBLE concerné. - Sélectionnez le COMPTE DE CONTREPARTIE de l appel. IL EST IMPERATIF QUE LA NATURE DES FONDS SOIT PRECISEE POUR CE COMPTE DE CONTREPARTIE, EN «PARAMETRES», «PLAN COMPTABLE». Nature des fonds permettant la ventilation des paiements des copropriétaires par sous comptes LES PRODUITS NON COURANTS DOIVENT IMPERATIVEMENT ETRE DETAILLES PAR TYPE DE TRAVAUX. Ainsi, dans le cas d un appel travaux, vous devez utiliser un compte de Classe 102 propre à ces travaux, et uniquement ceux-ci. - Sélectionnez la CLE sur laquelle l appel doit être réparti. - Saisissez le LIBELLE de l appel qui sera repris dans le détail des charges imputées aux copropriétaires. - Indiquez le MONTANT correspondant. Au débit, il s agira d une charge pour le locataire ; au crédit, il s agit d une recette. - Cliquez sur pour enregistrer cet appel. - renouvelez l opération si l appel porte sur plusieurs clés. - permet de supprimer la ligne sélectionnée. - permet de supprimer l ensemble des lignes de la saisie. Il vous est donné la possibilité de mémoriser l appel en attente. Indiquez un titre permettant d identifier l appel en question Et cliquez sur «mémoriser l appel en cours». enregistrés. Lors des prochains appels, vous aurez accès à l ensemble des appels 2.3. EDITION DES JOURNAUX: Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document. Plusieurs éditions sont proposées : JOURNAL DETAILLE : Document récapitulatif reprenant les copropriétaires de l immeuble avec le détail de leur quote-part par lot dans chaque clé de charges. Prenons l exemple d un copropriétaire pour voir les différentes options de cette édition : 39

40 - Fusion des lots : les lots n 2 8 et 10 du copropriétaire ne sont pas fusionnés. - Détaillé par clés : Les appels sont regroupés par clés : les charges totales de 1422,21 regroupent les travaux d étanchéité de 1000 et l appel de charges générales de 422,21. Détail des lots Regroupement des appels par clés Prenons la même édition avec la fusion des lots et en détaillant les appels par clés : Fusion des lots Détail des appels par clés JOURNAL Document récapitulatif reprenant les copropriétaires de l immeuble avec le montant dû par chacun auquel s ajoute leur solde éventuel. 40

41 A la suite du détail de chaque copropriétaire, un récapitulatif est opéré entre les sommes appelées et sa ventilation entre copropriétaires. Un rompu de répartition peut être généré. JOURNAL COMPARAISON DEVIS Document permettant de simuler la quote-part des copropriétaires selon plusieurs devis travaux EDITION DES APPELS DE FONDS: Document reprenant le détail des appels de fonds imputés aux copropriétaires. AVANT DE LANCER CETTE EDITION, VEUILLEZ VERIFIER LES PARAMETRES SUIVANTS: 41

42 - Si vous souhaitez modifier le titre de l édition, les textes haut et bas de page, et le libellé accompagnant le solde du copropriétaire, rendez-vous en «paramétrage de l édition». - Pour les copropriétaires prélevés, le montant des prélèvements à venir est détaillé et le coupon à joindre au règlement ne figure pas sur l avis. - Le copropriétaire peut joindre le coupon à son règlement. Celui-ci n apparaît pas si le solde du copropriétaire est créditeur - Date d édition : les appels doivent être adressés avant leur date d exigibilité. - Date de prélèvement : Date à laquelle les copropriétaires prélevés sont crédités de leur paiement. - Date d exigibilité : date d imputation comptable de l appel. - Période comptable : permet d avoir la situation comptable du copropriétaire : le détail de son compte. Ne rien mentionner si vous ne souhaitez pas joindre le solde du copropriétaire au montant de l appel. - Descriptif des lots : rappelle les lots détenus par le copropriétaire 42

43 Mandataire Descriptif des lots Copropriétaire Appel de fonds avec fusion des lots Appels détaillés par clés Relevé de compte Précisions sur la partie «appel de fonds» : Si les appels de fonds ne sont pas détaillés par clés, la présentation du même appel de fonds sera la suivante : Cumul de l appel de charges courantes et appel travaux Si les lots ne sont pas fusionnés, la présentation du même appel de fonds sera la suivante : 43

44 - L option d archivage apparaît dès que vous fermez l appel de fonds. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour copropriétaire», onglet «archives». - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul. Précision sur la partie «relevé de compte» : Rappel : Selon l article 7 du décret, le syndic doit pouvoir ventiler les sommes appelées et payées par les copropriétaires selon les rubriques suivantes : charges courantes, travaux, avances et emprunt. Vous pouvez, dans le relevé de compte, faire apparaître le détail de certains de ces rubriques. - Cochez la ou les rubriques dont le détail comptable doit apparaître sur le relevé de compte. - Cliquez sur «appels détaillés» pour avoir votre édition. PENSEZ À IMPRIMER LES APPELS DE FONDS CAR, UNE FOIS VALIDES, IL EST IMPOSSIBLE DE LES REEDITER VALIDATION DES APPELS DE FONDS: SI VOUS SOUHAITEZ PRELEVER CET APPEL AUPRES DES COPRORPIETAIRES, ASSUREZ VOUS QUE LEURS COORDONNEES BANCAIRES ET QUE L ASSIETTE DU PRELEVEMENT SOIENT RENSEINGNEES EN «MISE A JOUR COPROPRIETAIRE», ONGLET «DIVERS» AVANT DE LANCER LA VALIDATION. - Saisissez la date de validation comptable, date à laquelle les copropriétaires sont débités et cliquez sur 44

45 «validation». - Vous pouvez alors modifier le libellé en comptabilité : libellé apparaissant sur les comptes de copropriété et les comptes de contrepartie. LA VALIDATION DES APPELS DE FONDS EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les copropriétaires sont débités des montants appelés sur le journal AP à la date de validation comptable. Les comptes de contrepartie sont crédités des montants appelés sur le journal AP à la date de validation comptable. Un rompu de répartition peut être validé sur le compte : le rompu est la différence entre la somme appelée et sa ventilation entre les copropriétaires qui s arrête au centième d euros. 45

46 Permet d encaisser les paiements copropriétaires effectués par chèques, virements ou espèces. EN «MISE A JOUR IMMEUBLE», ONGLET «COMPTABILITE», LE OU LES JOURNAUX DE BANQUE DE L IMMEUBLE DOIVENT ETRE CREES ET LE COMPTE BANCAIRE PRINCIPAL DOIT ETRE IDENTIFIE SAISIE DE LA REMISE EN BANQUE: - Sélectionnez le copropriétaire. - L encaissement se fait, par défaut, sur la banque principale de l immeuble. Vous pouvez sélectionner alors un autre journal de banque. - Par défaut, la remise s effectue à la date du jour. Vous pouvez la modifier. Cette date est mémorisée pour l ensemble de la remise. - Saisissez la banque, la domiciliation et le mode de paiement (chèque, virement, ou espèces). Ces éléments seront ensuite mémorisés par copropriétaire. - Renseignez éventuellement le numéro de chèque. - Dans le champ «montant», apparaît le solde du copropriétaire. 3 cas possibles : o Le copropriétaire paie le montant de son solde : 46

47 Laissez le montant indiqué, et cliquez sur pour enregistrer la saisie. o Le copropriétaire paie un montant < à son solde : Supprimez le solde du copropriétaire, indiquez à la place le montant de son règlement, et cliquez sur pour enregistrer la saisie. La fenêtre de ventilation apparaît. Elle explique de quelle façon le paiement est affecté, par défaut, selon la nature des appels facturés aux copropriétaires. Principe : Les versements des copropriétaires sont affectés, à défaut d indication contraire, au règlement de la dette la plus ancienne, en priorité sur les provisions sur charges courantes. Cliquez sur si cette affectation vous convient. Modification de l affectation : - Cliquez sur. Le montant de son règlement apparaît en solde. - Cliquez sur la ligne à affecter; elle se grise ; mettez le montant voulu dans la colonne affectation. Il ne doit pas être supérieur au montant restant dû sur l appel. - Faites «entrée» sur le clavier. - Cliquez sur un autre appel, si besoin est. - Quand le montant du règlement apparaît en «total affecté» et que le «solde» est à zéro, cliquez sur supprimer. pour enregistrer votre saisie ou sur pour la o Le copropriétaire paie un montant > à son solde : Supprimez le solde du copropriétaire, indiquez à la place le montant de son règlement, et cliquez sur pour enregistrer la saisie. RENDEZ-VOUS EN «TRAITEMENT», «VENTILATION COPROPRIETAIRE» POUR AFFECTER CE TROP PERCU SUR LE PROCHAIN APPEL FACTURE AU COPROPRIETAIRE. disparaît. Sélectionnez une ligne de saisie, elle se grise, cliquez sur «supprimer». La ligne de saisie 47

48 SI VOUS AVEZ SAISI PLUSIEURS REMISES POUR UN MEME COPROPIETAIRE, ELLES SERONT TOUTES SUPPRIMEES. Sélectionnez une ligne de saisie, elle se grise, cliquez sur «ventilation». L affectation du paiement par appel de fonds. Vous pouvez la modifier ou la supprimer. Permet d éditer vos bordereaux de remises en banque EDITION DE LA REMISE EN BANQUE: PENSEZ À IMPRIMER LES BORDEREAUX DE REMISE EN BANQUE CAR, UNE FOIS LES REMISES VALIDEES, IL EST IMPOSSIBLE DE LES REEDITER. - Il apparaît un bordereau par immeuble et par mode de paiement : chèques, virements, espèces. - Si vos coordonnées bancaires n apparaissent pas sur les bordereaux, rendez-vous en «paramètres», «journaux», modifiez votre journal de banque VALIDATION DE LA REMISE EN BANQUE: Saisissez le numéro de bordereau de remise de chèques fourni par la banque. Cela facilitera ensuite, le pointage lors du rapprochement bancaire. Saisissez le numéro de bordereau de remise d espèces fourni par la banque. Cela facilitera ensuite, le pointage lors du rapprochement bancaire. LA VALIDATION DES REMISES EN BANQUE EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les copropriétaires sont crédités du montant de leur règlement sur le journal de banque. Le compte de trésorerie associé au journal de banque est débité d une contrepartie globale pour les paiements par chèque et par espèces et d une contrepartie individuelle pour les paiements par virement. 48

49 49

50 Permet d enregistrer les prélèvements des copropriétaires. IL EST NECESSAIRE DE RENSEIGNER POUR LES COPROPRIETAIRES CONCERNES LEURS COORDONNEES BANCAIRES AINSI QUE LA NATURE DES APPELS PRELEVES EN «MISE A JOUR COPROPRIETAIRE», ONGLET «DIVERS». SI VOUS SOUHAITEZ PRELEVER LE SOLDE DE REPARTITION DES CHARGES, IL FAUT QUE LES PRELEVEMENTS SUR BUDGET, SUR TRAVAUX, SUR AVANCES ET SUR EMPRUNTS SOIENT COCHES CONFIGURATION DES PRELEVEMENTS: Plusieurs points doivent être renseignés avant d utiliser le traitement des prélèvements : - Le logiciel va créer un fichier de prélèvements à transmettre à votre banque. Renseignez l emplacement de ce fichier ainsi que son nom. LES PRELEVEMENTS SONT COMPTABILISES, PAR DEFAUT, SUR LA BANQUE PRINCIPALE DE L IMMEUBLE, INDIQUEE «EN MISE A JOUR IMMEUBLE», ONGLET «COMPTABILITE» SELECTION DES IMMEUBLES PRELEVES: - Basculez à droite l immeuble dont vous voulez prélevés les copropriétaires. VOUS NE POUVEZ SELECTIONNER QUE DES IMMEUBLES DONT LA BANQUE PRINCIPALE EST INDIQUEE «EN MISE A JOUR IMMEUBLE», ONGLET «COMPTABILITE» CALCUL DES PRELEVEMENTS: 50

51 - Renseignez le jour de prélèvement, indiqué au moment de la validation des appels de fonds. - Cliquez sur «calculer». - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution LISTE DES PRELEVEMENTS: Appel sur charges courantes Appel travaux Vous pouvez regrouper les appels prélevés à la même date par copropriétaire. 51

52 PENSEZ À IMPRIMER LA LISTE DES PRELEVEMENTS CAR, UNE FOIS LE TRAITEMENT VALIDE, IL EST IMPOSSIBLE DA LA REEDITER MODIFICATION OU SUPPRESSION D UN PRELEVEMENT: Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de ces données et relancer le calcul : - Allez en consultation du copropriétaire dont vous voulez modifier ou supprimer le prélèvement. - Sélectionnez l option de consultation «Modifier» et cliquez sur l appel dont le prélèvement doit être modifié ou supprimé. - Cliquez sur «prélèvements», l échéancier du prélèvement apparaît. Option de consultation Sélectionnez l appel à modifier Accès à l échéancier des prélèvements - Cliquez sur la ligne concernée ; elle se grise. - Modifier le montant à prélever ou cliquez sur supprimer. - Puis revenez en traitement de prélèvements. 52

53 IL EST IMPERATIF DE RELANCER UN CALCUL AFIN QUE VOS MODIFICATIONS SOIENT PRISES EN COMPTE FICHIER DE PRELEVEMENT: Permet de transférer les données de la liste des prélèvements sur fichier informatique. Plusieurs points doivent être renseignés : - La référence du prélèvement vous est indiquée par votre banque et doit contenir 7 caractères. Elle correspond au libellé apparaissant sur le relevé bancaire de l expéditeur. - Indiquez le libellé du prélèvement apparaissant sur le relevé bancaire des destinataires. Vous êtes informés de la fin du transfert grâce à un message. Cliquez sur OK. Ce fichier est créé à l emplacement prévu lors de la configuration du traitement. Il vous reste à adresser ce fichier à votre banque par disquette, cd-rom, envoi mail 4.7. VALIDATION DES PRELEVEMENTS: LA VALIDATION DES PRELEVEMENTS EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les copropriétaires sont crédités sur le journal de banque, au jour de prélèvement. Le compte de trésorerie associé au journal de banque est débité d une contrepartie globale par jour de prélèvements. SI VOUS AVEZ PLUSIEURS JOURS DE PRELEVEMENTS, IL EST IMPERATIF DE VALIDER CE TRAITEMENT AVANT DE LANCER UN CALCUL À UNE AUTRE DATE. 53

54 Permet, après l enregistrement de l encaissement d un copropriétaire, de ventiler celui-ci sur un appel facturé postérieurement au copropriétaire. 54

55 Permet d enregistrer les chèques ou les prélèvements qui reviennent impayés. Ce traitement peut également être utilisé pour saisir une annulation de remise en banque (en cas d erreur sur le copropriétaire ou sur la somme) SAISIE DE LA REMISE EN BANQUE: UN SEUL IMPAYE EST SAISI PAR TRAITEMENT. - Sélectionnez le copropriétaire. - Sélectionnez la banque sur laquelle le paiement est revenu impayé. - Par défaut, la saisie s effectue à la date du jour. Vous pouvez la modifier. - Par défaut, le libellé «Impayé» est utilisé. Vous pouvez le modifier, le compléter. - Indiquez le numéro de pièce qui correspond éventuellement au numéro de chèque revenu impayé. - Indiquez le montant du chèque ou du prélèvement concerné. - Cliquez sur pour enregistrer la saisie VENTILATION DE L IMPAYE: La fenêtre de ventilation apparaît. Elle indique : - les appels et autres débits qui ont été payés totalement ou partiellement. - Les montants encaissés sur chacune de ces lignes, dans la colonne «déjà payé». Principe : vous devez, dans la colonne «affectation», ventiler l impayé sur les débits que le chèque ou le 55

56 prélèvement payait initialement. Pour ce faire : - Double cliquez sur la ligne à affecter; elle se grise ; mettez le montant voulu dans la colonne affectation. Il ne doit pas être supérieur au montant déjà payé sur la rubrique. - Faites «entrée» sur le clavier. - Cliquez sur une autre rubrique, si besoin est. - cliquez sur si vous souhaitez refaire l affectation avant de valider le traitement. - Quand le montant de l impayé apparaît en «total affecté» et que le «solde» est à zéro, cliquez sur pour enregistrer votre saisie et valider le traitement. SI VOUS NE CONNAISSEZ PAS LA VENTIALTION DU PAIEMENT INITIAL, VOUS POUVEZ LA CONSULTER. Pour ce faire : - Allez en consultation du copropriétaire dont le paiement est revenu impayé. - Sélectionnez l option de consultation «Modifier» et cliquez sur le règlement revenu impayé. 56

57 Option de consultation Sélectionnez l appel à modifier Ventilation du règlement 6.3. VALIDATION DE L IMPAYE: LA VALIDATION DE L IMPAYE EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Le copropriétaire est débité du montant de l impayé sur le journal de banque. Le compte de trésorerie associé au journal de banque est crédité du montant de l impayé. 57

58 Ce traitement permet de demander aux copropriétaires défaillants de régler des sommes dues LA CONFIGURATION DES FRAIS DE RELANCE: NE SONT CONCERNES QUE LES COPROPRIETAIRES DONT LE CHAMP «NE PAS RELANCER» EST DECOCHE EN MISE A JOUR COPROPRIETAIRE. En mise à jour immeuble, onglet «immeuble», vous renseignez, par immeuble, les frais de relances dont le montant diffère en fonction du niveau de relance LE CALCUL DES RELANCES IMPAYES: - Le calcul peut se faire sur plusieurs immeubles. Cliquez sur. La fenêtre de sélection apparaît. - Basculez dans la colonne de droite les immeubles pour lesquels vous souhaitez calculer les relances. - Puis cliquez sur «valider». - Le solde du copropriétaire est pris en compte à la date du jour. Vous pouvez modifier cette date. - La période indiquée est celle laquelle le solde des copropriétaires relancés est détaillé sur la lettre de relance. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution LA CONFIGURATION DES RELANCES: Deux éléments doivent être précisés : Les frais de relance : Indique les frais de relance par immeuble et par niveau. Vous pouvez les modifier : - Cliquez sur les frais à modifier, ils se grisent. - Indiquez le nouveau montant puis cliquez sur «entrée» du clavier. LE LOGICIEL ACTUALISE LA MISE EN JOUR IMMEUBLES EN REPERCUTANT CES 58

59 MODIFICATIONS DANS L ONGLET «IMMEUBLE». Le minimum de relance: Permet d établir un montant en dessous duquel, les copropriétaires ne sont pas concernés par le traitement de relance. Ex : un copropriétaire dont le solde est débiteur de 1,5 n a pas de relance LE TABLEAU DES RELANCES: Document reprenant les copropriétaires de l immeuble dont le solde est supérieur au montant minimum de relance. IL fait alors apparaître : - le solde des copropriétaires relancés et le niveau de courrier qu ils peuvent recevoir en cas de relance. Vous pouvez modifier ce niveau en cliquant sur la ligne en question. Les niveaux vont de 1 à 4. - si les copropriétaires sont en prélèvement. LES COPROPRIETAIRES EN PRELEVEMENT NE SONT, PAR DEFAUT, PAS RELANCES. - les éléments indiqués en mise à jour copropriétaire, onglet «divers», à savoir : si les copropriétaires sont en procédure, ont un mandataire et si ont enfin ils sont copropriétaires bailleurs - Si le copropriétaire est relancé ou pas. VOUS POUVEZ MODIFIER, POUR CE TRAITEMENT EN COURS, SON STATUT : NE PAS RELANCER UN COPROPRIETAIRE QUI DEVRAIT L ETRE ET VICE VERSA. Pour ce faire, Double cliquer sur son statut LE PARAMETRAGE DES RELANCES: 59

60 Le paramétrage vous permet de personnaliser les différents courriers de relance. Vous déterminez, par niveau : - Le titre du courrier, les textes haut (le pourquoi de relance) et bas de page (formule de politesse). - Le libellé en comptabilité des frais : l intitulé des frais apparaissant au débit des comptes des copropriétaires. - Le libellé sur l édition des frais : l intitulé des frais sur le courrier de relance. - La signature : Le service ou la personne qui expédie les relances ; apparaît en bas du courrier. - La validation au crédit du compte : compte sur lequel les frais sont crédités. - Vous pouvez envoyer les courriers de relance en lettre recommandée avec accusé réception LA LISTE DES RELANCES: Indique le niveau de chaque copropriétaire relancé ainsi que le solde à la date du traitement, avec et sans les frais. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document LA LETTRE DE RELANCE : - Si vous souhaitez modifier l entête du courrier, les textes haut et bas de page, rendez-vous en 60

61 «paramétrage». - L option d archivage apparaît dès que vous fermez les courriers. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour copropriétaires», onglet «archives». - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul. Entête du courrier Texte haut de page garantie Détail du solde copropriétaire Texte bas de page Montant des frais de relance 7.5. LA LETTRE AR : (agrément N 813) Il est possible d utiliser les pré-imprimés des lettres recommandées avec accusé réception en format A4 de la poste. 61

62 Cliquez sur lettre AR et renseignez : - l identité de votre bureau de poste ainsi que son adresse. - le premier numéro AR qui correspond au 8 caractères qui suivent le code «RA». - la clé de contrôle du 1 er numéro AR qui correspond au 9 ème caractère qui suit le code «RA». Mettez les pré imprimés dont les références se suivent dans votre imprimante, cliquez sur et lancer l impression. - joignez le bordereau des lettres recommandées qui reprend la référence AR et l adresse de chaque copropriétaire VALIDATION DES RELANCES : LA VALIDATION DES RELANCES IMPAYES EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les copropriétaires sont débités du montant des frais à la date du traitement de relance sur le journal OD. Le compte de contrepartie indiqué en paramétrage est crédité à la même date. Le niveau des copropriétaires relancés est actualisé de +1 automatiquement en «mise à jour copropriétaires», onglet «divers». LA REMISE A ZERO D UN COPROPRIETAIRE QUI ETAIT DEBITEUR EST EFFECTUEE LORS DU TRAITEMENT DES RELANCES. CE N EST DONC QU APRES UN TRAITEMENT DES RELANCES QUE LE NIVEAU SERA EFFACE. 62

63 Ce traitement permet d effectuer le paiement des fournisseurs immeuble par immeuble LE CALCUL DES PAIEMENTS FOURNISSEURS: - Le calcul peut se faire sur plusieurs immeubles. Cliquez sur. La fenêtre de sélection apparaît. - Basculez dans la colonne de droite les immeubles souhaités. - Puis cliquez sur «valider». CETTE SELECTION NE DOIT PORTER QUE SUR DES IMMEUBLES QUI ONT LE MEME JOURNAL DE BANQUE PRINCIPAL. - Le calcul peut se faire sur plusieurs fournisseurs. Cliquez sur. La fenêtre de sélection apparaît. - Basculez dans la colonne de droite les fournisseurs que vous souhaitez payer. - Puis cliquez sur «valider». - Les factures à payer sont prises en compte à la date du jour. Vous pouvez modifier cette date. CETTE DATE SERVIRA EGALEMENT DE DATE DE REGLEMENT DES FOURNISSEURS. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution. 63

64 8.2. DETAIL DES REGLEMENTS PAR IMMEUBLE : Reprend, par immeuble, le détail des factures à payer, à la date du règlement, pour chacun des fournisseurs sélectionnés. Plusieurs possibilités s offrent à vous : Permet de supprimer provisoirement l ensemble des factures en attente de paiement sur l immeuble sélectionné. Permet de supprimer provisoirement une facture du paiement. Sélectionnez la ligne en question, elle se grise. Puis cliquez sur «supprimer». Renouvelez l opération si vous souhaitez supprimer plusieurs factures. QU IL S AGISSE D UNE SUPPRESSION TOTALE OU PARTIELLE, LES FACTURES SUPPRIMEES SERONT DE NOUVEAU «A PAYER» LORS DU PROCHAIN TRAITEMENT DE FOURNISSEURS SUR CET IMMEUBLE. Permet d informer que la facture a été totalement ou partiellement payer manuellement : un règlement a été effectué, en saisie comptable, sur la facture. Prenons l exemple de la première facture sur laquelle 78,22 reste à payer. Un paiement de 20 a été saisi : - Sélectionnez la facture, elle se grise. - Cliquez sur le raccourci «cette facture a déjà été réglée en tout ou partie». 64

65 - Indiquez le montant de l acompte et validez. LE MONTANT DU PAIEMENT MANUEL NE PEUT ETRE SUPERIEUR AU MONTANT RESTANT A PAYER. La colonne «déjà payé» cumule les acomptes et le montant restant dû est modifié. Permet de modifier le libellé, le numéro de pièce et de ne payer qu une partie du montant restant à payer: - Sélectionnez la facture à modifier, elle se grise. - Cliquez sur le raccourci «modification». Prenons l exemple de la facture d honoraires de 235 du 1 er trimestre sur laquelle nous souhaitons verser un acompte de 100. LE MONTANT DE L ACOMPTE NE PEUT ETRE SUPERIEUR AU MONTANT RESTANT A PAYER DETAIL DES REGLEMENTS PAR FOURNISSEUR : 65

66 Reprend, par fournisseur, le détail des factures à payer, à la date du règlement, pour l ensemble des immeubles sélectionnés. Les mêmes possibilités de modification et de suppression vous sont offertes JOURNAL DETAILLE PAR IMMEUBLE : Document reprenant le détail des règlements pour chacune des factures et servant d état de contrôle avant validation des paiements. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document. SI LES DISPONIBILITES DE TRESORERIE SONT INSUFFISANTES, VOUS EN ETES INFORMES MAIS LES REGLEMENTS NE SONT PAS POUR AUTANT BLOQUES JOURNAL DETAILLE PAR IMMEUBLE : Permet d avoir un listing des fournisseurs payés par chèque. Il opère un regroupement des paiements par chèque : 10 factures au maximum pourront être payées sur un même chèque. Ils seront classés dans l ordre numérique de leur référence. CE MEME CLASSEMENT EST UTILISE POUR AFFECTER LES NUMEROS DE CHEQUES AU MOMENT DE LA VALIDATION DU TRAITEMENT LES LETTRES CHEQUES : Permet d utiliser les pré-imprimés de lettre chèque fournis par votre banque. Cliquez sur «lettre chèque», puis sélectionnez votre matrice située dans le répertoire «document copropriétaire».la matrice, par défaut, est LETTRECHEQUEFOUCOP.DOC. Confirmez ce message en cliquant sur le «Oui». 66

67 Sélectionnez l option suivante : «Ouvrir une copie en lecture seule» Une fois la matrice ouverte, sélectionnez, dans barre de tache Word, le raccourci suivant : et cliquez sur 0K. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion en fonction de vos pré-imprimés. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : LETTRE_CHEQUE_FOUR_COP.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentcopropriétaire» située dans «partnerimmo». Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. 67

68 NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR MANIPULATION. Cliquez sur l étape suivante : AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés LES PAIEMENTS PAR VIREMENT : Permet d avoir un listing des fournisseurs à virer, à adresser à votre banque afin que celle ci effectue les virements en question. Si vos coordonnées bancaires n apparaissent pas, rendez-vous en «paramètres», «journaux», modifiez votre journal de banque. PENSEZ À IMPRIMER CETTE LISTE DES VIREMENTS CAR, UNE FOIS LE TRAITEMENT 68

69 FOURNISSEURS VALIDE, IL EST IMPOSSIBLE DE LA REEDITER LE FICHIER DE VIREMENT: Permet de transférer les données de la liste des virements sur fichier informatique. Plusieurs points doivent être renseignés : - Le logiciel va créer un fichier de virements à transmettre à votre banque. Renseignez l emplacement de ce fichier ainsi que son nom. - La référence du virement vous est indiquée par votre banque et doit contenir 7 caractères. Il correspond au libellé apparaissant sur le relevé bancaire de l expéditeur du virement (le syndic). - Indiquez le libellé du virement apparaissant sur le relevé bancaire des fournisseurs auxquels un versement est effectué par virement. Vous êtes informés de la fin du transfert grâce à un message. Cliquez sur OK. Ce fichier est créé à l emplacement prévu lors de la configuration du traitement. Il vous reste à adresser ce fichier à votre banque par disquette, cd-rom, envoi mail 8.9. COURRIER D ACCOMPAGNEMENT : Permet d accompagner votre chèque ou d informer les fournisseurs du virement effectué sur leur compte. Le détail de factures réglées sera indiqué. Vous pouvez personnaliser ce courrier en modifiant le titre, et les textes haut et bas de page en «Paramétrage des éditions» L ARCHIVAGE DES COURRIERS D ACCOMPAGNEMENT L option d archivage vous permet de rééditer les courriers une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour immeuble», onglet «archives». Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul VALIDATION DU TRAITEMENT FOURNISSEURS : LA VALIDATION DU TRAITEMENT FOURNISSEURS EST DEFINITIVE. Les règlements sont validés : les fournisseurs sont débités par le journal de banque à la date du calcul du montant indiqué dans la liste des paiements. La centralisation de ces règlements se fait au crédit de la banque, en distinguant les paiements par chèques et par virements. Le premier numéro de chèque vous sera demandé. Le logiciel affectera les numéros suivants aux fournisseurs selon leur référence numérique. 69

70 Dès lors que la notification des transferts de propriété est faite au syndic, celui-ci doit mettre à jour la liste des copropriétaires. Ainsi, le syndic saura qui il doit convoquer aux assemblées générales et à qui il doit adresser les appels de fonds. Ce traitement permet d enregistrer les ventes de lots de copropriété, qu il s agisse d une vente partielle ou d une vente complète. Vente partielle : le vendeur ne vend qu une partie de ses lots. Il reste copropriétaire de l immeuble car conserve certains de ses lots. Vente complète : le vendeur vend l intégralité de ses lots. Il n est plus considéré comme copropriétaire à compter de la notification des transferts de propriétés au syndic. Ce traitement comporte trois étapes : - L enregistrement de la vente - L état daté adressé par le syndic au notaire - La répartition des charges entre vendeur et acquéreur L ENREGISTREMENT DE LA VENTE: IL EST IMPERATIF DE CREER LE COPROPRIETAIRE ACQUEREUR EN MISE A JOUR COPROPRIETAIRE AVANT D ENREGISTER LA VENTE. Deux possibilités s offrent à vous pour la référence du copropriétaire acheteur : - soit vous créer une référence à la suite de celles existantes avec le numéro d occupant 01 - Soit vous reprenez la référence du vendeur avec le numéro d occupant Une fois le copropriétaire acheteur créé, sélectionnez l immeuble en traitement mutation. - Sélectionnez, à gauche, le copropriétaire vendeur. Ses lots apparaissent. 70

71 - Sélectionnez, à droite, le copropriétaire acheteur. - Sélectionnez le lot vendu. La ligne se grise. - Saisissez la date d achat. - Puis cliquez sur. - Le lot bascule à droite sous la référence du copropriétaire acheteur. - Renouvelez l opération pour chacun des lots vendus. DES LORS LES MILLIEMES DES LOTS VENDUS SONT TRANSMIS AU COPROPRIETAIRE ACHETEUR L ETAT DATE ADRESSE PAR LE SYNDIC AU NOTAIRE: Le syndic doit adresser au notaire, avant l'établissement de l'acte de transfert de propriété, un état daté qui, en vue de l'information des parties et, le cas échéant, des créanciers inscrits, indique, pour le lot considéré: les sommes dues par le vendeur au syndicat, les sommes dues par le syndicat au vendeur et les sommes qui devraient incomber au nouveau propriétaire. PARAMETRAGE DU QUESTIONNAIRE NOTAIRE : EDITION DU QUESTIONNAIRE NOTAIRE : Permet d utiliser une matrice Word fusionnée avec les champs d une source de données en utilisant le mode de publipostage. - Cliquez sur «Sélectionnez votre courrier Word», puis sélectionnez votre matrice située dans le répertoire «documentcopropriétaire». La matrice, par défaut, est QUESTIONNAIRE NOTAIRE.DOC. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion. - Confirmez ce message en cliquant sur le «Oui». 71

72 Sélectionnez l option suivante : «Ouvrir une copie en lecture seule» Une fois la matrice ouverte, sélectionnez, dans barre de tache Word, le raccourci suivant : et cliquez sur 0K. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : QUESTION.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentcopropriétaire» située dans «partnerimmo». Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. 72

73 NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR MANIPULATION. Cliquez sur l étape suivante : AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE Puis sur La matrice est alors fusionnée LE TRANSFERT D ECRITURES COMPTABLES: RAPPEL : Des nouvelles règles de répartition des charges entre vendeur et acquéreur sont applicables à compter du 1 er septembre Le décret du 27 mai 2004 supprime la notion de compte prorata temporis entre vendeur et acquéreur. POUR LES CHARGES DE LA COPROPRIETE : Le vendeur sera redevable de l intégralité des provisions exigibles au jour de la vente. Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l approbation des comptes est affecté à celui qui est copropriétaire lors de cette approbation des comptes. Exemple : Signature de l acte d acquisition en avril ; en fin d année à l occasion de la régularisation des comptes annuels, le trop perçu est reversé au nouveau propriétaire alors qu il n a pas réglé les charges de janvier à avril. POUR LE FONDS DE ROULEMENT : Le fonds de roulement est remboursé au vendeur. Le remboursement peut s opérer de deux façons : - soit le syndic appelle auprès de l acquéreur une nouvelle provision et ensuite opère un remboursement auprès du vendeur, - soit il le conserve, à charge pour le vendeur de le récupérer auprès de l acheteur. Le fonds de réserve pour travaux futurs obéit au même régime. POUR LES TRAVAUX DE COPROPRIETE : En principe, ce n est pas la date d exécution des travaux qui est prise en considération mais la date à laquelle les appels de fonds correspondants ont été votés. - Les travaux ont été votés et l échéancier est fait : Si l appel de fonds intervient, selon l échéancier, avant la vente, il est à la charge du vendeur. Les appels effectués selon l échéancier, après la vente sont supportés par l acheteur. - Les travaux sont votés mais sans échéancier : On applique les mêmes règles que pour les charges : les appels avant la vente sont à la charge du vendeur et ceux effectués après la vente sont à la charge de l acquéreur. - Les travaux sont votés pour un montant prévisionnel : Les appels de fonds correspondants incombent alors à l acquéreur. Ce traitement simplifie la passation d écritures entre le vendeur et l acquéreur. 2 situations sont possibles : EN CAS DE MUTATION COMPLETE : Vente complète : le vendeur vend l intégralité de ses lots. Il n est plus considéré comme copropriétaire à compter de la notification des transferts de propriétés au syndic. 73

74 N UTILISEZ CE TRAITEMENT QUE SI LA MUTATION EST COMPLETE : LE COPROPRIETAIRE VEND TOUS SES LOTS AU MEME COPROPRIETAIRE ACHETEUR. - Vérifiez la période comptable sur laquelle vous souhaitez transférer les provisions. Elle est indiquée en haut à droite. - Cliquez sur. - Basculez à droite les comptes dont les provisions doivent être transmises du copropriétaire vendeur au copropriétaire acquéreur puis cliquez sur «Valider». - Cliquez sur. Le logiciel vous propose les écritures de transfert de provisions entre les comptes acquéreur et vendeur sur la période comptable concernée. 74

75 Les provisions sont transférées sur le journal AP en créditant le vendeur et en débitant l acquéreur. Le journal OD permet de conserver les soldes de chaque compte en débitant le vendeur et en créditant l acquéreur. Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les supprimer : - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Puis cliquez sur le raccourci «supprimer». LE SOLDE DES CUMULS DE VOS ECRITURES DOIT IMPERATIVEMENT ETRE À ZERO AFIN DE VALIDER LA SAISIE. Après avoir terminé la saisie, une vérification sur papier est disponible. Cliquez sur. L aperçu de vos écritures apparaît. Vous pouvez l imprimer. Cette validation est définitive. Les comptes des copropriétaires vendeurs et acquéreurs sont mouvementés EN CAS DE MUTATION PARTIELLE : Vente partielle: le vendeur ne vend qu une partie de ses lots. Il reste copropriétaire de l immeuble car conserve certains de ses lots. EN CAS DE MUTATION PARTIELLE, IL VOUS APPARTIENT DE SAISIR MANUELLEMENT LES ECRITURES COMPTABLES AFIN DE TRANSFERER LES COMPTES DE PROVISIONS DU VENDEUR A L ACQUEREUR. Prenons l exemple du copropriétaire Deboux qui vend le lot , le 30 avril 2007, à Marthes. 1 ère étape : enregistrement de la mutation 2 ème étape : montants des provisions à transférer du vendeur à l acquéreur En date du 30 avril 2007, 2 appels de charges courantes ont déjà été imputés aux copropriétaires. Il est donc nécessaire de transférer au copropriétaire acquéreur, ces 2 appels calculés selon les millièmes du le lot acquis. RENDEZ-VOUS EN «COMPTABILITE», «LES FONDS» AFIN D ETABLIR LE MONTANT DES APPELS A TRANSFERER. 75

76 - Sélectionner l immeuble concerné. - Sélectionner le copropriétaire acquéreur. - Sélectionner le compte dont les provisions doivent être transmises du copropriétaire vendeur au copropriétaire acquéreur puis cliquez sur «Calculer les fonds en répartissant le montant des fonds». - Puis cliquer sur «imprimer le détail en répartissant le montant des fonds». CET IMPRIME REPREND LE DETAIL DES APPELS PAR LOT DETENU PAR LE COPROPRIETAIRE ACQUEREUR A CE JOUR. - Renouvelez l opération si plusieurs comptes de provisions doivent être transférés du vendeur à l acquéreur. 76

77 3ème étape : transférer les provisions du vendeur à l acquéreur. En saisie comptable, vous devez passer les écritures suivantes. - SUR LE JOURNAL AP, Débiter l acquéreur et créditer le vendeur du montant des provisions à transférer en précisant en contrepartie le sous compte de ventilation des fonds. L acquéreur : Date d émission des appels émis Le vendeur : Sous compte de ventilation des fonds Possibilité de décomposer le montant des appels Sous compte de ventilation des fonds -puis édition et validation des écritures. LE SOLDE DES CUMULS DE VOS ECRITURES DOIT IMPERATIVEMENT ETRE À ZERO AFIN DE VALIDER LA SAISIE. - SUR LE JOURNAL OD, Débiter le vendeur et créditer l acquéreur du montant des provisions à transférer. Le vendeur : 77

78 Pas de sous compte de ventilation des fonds Le vendeur : Pas de sous compte de ventilation des fonds -puis édition et validation des écritures. LE SOLDE DES CUMULS DE VOS ECRITURES DOIT IMPERATIVEMENT ETRE À ZERO AFIN DE VALIDER LA SAISIE. Renouvelez les opérations sur les journaux AP et OD si vous avez d autres comptes de provisions à transférer du vendeur à l acquéreur. 78

79 Permet d enregistrer les consommations d eaux et de gaz, le montant du prix du m3 et du kwh et ainsi d imputer les dépenses individuelles aux copropriétaires MISE EN PLACE DES COMPTEURS: CREATION DES CLES DE CONSOMMATION: En «Paramètres communs», «clés de charges», vous devez créer une clé de consommation. La clé doit être référencée sur un code numérique de 3 caractères. Renouvelez l opération autant de fois que vous avez de clés de consommation différentes (eau froide, eau chaude, consommation gaz ) CREATION DES CLES DE CONSOMMATION PAR IMMEUBLE: Permet l affectation des clés de consommation par immeuble, en «mise à jour immeuble», onglet «tantièmes». - Sélectionnez la clé de charges. Vous pouvez personnaliser son libellé en fonction de l immeuble concerné. - N indiquez pas le nombre de tantièmes généraux pour cette clé. - Cliquez sur «ajouter» et renouvelez l opération pour chacune des clés de consommation existantes dans l immeuble CREATION DES COMPTEURS DE CONSOMMATION PAR IMMEUBLE: Permet la création des compteurs, en «mise à jour immeuble», onglet «Equipements + compteurs». - Sélectionnez le compteur. Vous pouvez personnaliser son libellé en fonction de l immeuble concerné. - indiquez la clé de consommation reliée à ce compteur. - Cliquez sur «ajouter» et renouvelez l opération pour chacun des compteurs existants dans l immeuble. 79

80 LES COMPTEURS DE CONSOMMATION PAR LOT: Permet d identifier, par lot, les compteurs ainsi que leur numéro en «mise à jour lot», onglet «compteurs» SAISIE DES INDEX DE CONSOMMATION: Rendez-vous en «traitement», «relevé d index» pour saisir les index et ainsi identifier la consommation de chaque lot concerné. - Sélectionnez l immeuble et le compteur concerné. - Les lots de cet immeuble apparaissent sur le tableau de saisie. Permet de supprimer, sur le relevé d index, les lots qui ne disposent pas de compteurs. - Lors de la première utilisation, saisissez, lot par lot, les anciens et nouvels index de consommation, le programme effectuant le calcul automatique de la consommation. - permet lors des prochaines utilisations de basculer les nouvels index en anciens index. - Permet d éditer les différents index des compteurs ainsi que leurs consommations. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document. 80

81 LA VALIDATION DES RELEVES D INDEX EST DEFINITIVE. Les tantièmes de l immeuble et les millièmes des lots seront actualisés selon les consommations calculées APPLICATION DU PRIX DU M3 : Permet de répartir sur les copropriétaires le delta entre les consommations individuelles et la consommation générale indiquée sur vos factures FACTURES A REPARTIR SUR LES COMPTEURS : Le logiciel reprend les écritures comptables saisies sur la clé de charges liée à votre compteur. Seules les écritures saisies sur l exercice de l immeuble en cours seront présentes CONSOMMATION GENERALE : Permet de renseigner la consommation générale indiquée sur vos factures et ainsi, calculer le prix d une unité (m3, kwk ) en fonction des montants facturés. 81

82 - Indiquez la consommation générale renseignée sur vos factures. - Cliquez sur «calculez le prix du m3». Le logiciel calculera le prix d une unité. Dans notre exemple, la consommation générale est de 722 unités. Le montant des factures à répartir est de 1705,40 donc le prix unitaire est de 1705,40 / 722= 2,36 La consommation individuelle est de 679 unités. Le montant des consommations individuelles est de 679 * 2,36 = 1602,44 Le montant de la consommation générales est de 1705, ,44= 102,96 LES CONSOMMATIONS INDIVIDUELLES DOIVENT ETRE REPARTIES SUR LA CLE RELIEE AUX COMPTEURS ET LA CONSOMMATION GENERALE SUR LA CLE DE CHARGES GENERALES LE TRANSFERT D ECRITURES : Permet de débiter les consommations individuelles sur les compteurs et la consommation générale sur une clé de charges générales. - Indiquez la clé de charges sur laquelle vous souhaitez imputer la consommation générale. - Indiquez le compte de charges sur lequel vous souhaitez imputer la consommation générale. - Indiquez la date à laquelle vous souhaitez que le transfert d écritures se fasse. Cette date doit impérativement être dans l exercice comptable de répartition de l immeuble. 2 possibilités d écritures vous sont offertes : soit on ne répartit que la différence entre les consommations individuelles et la consommation générale. soit on répartit le détail des dépenses individuelles et générales par clé de charges. 82

83 LA VALIDATION DES ECRITURES COMPTABLES : LA VALIDATION DES ECRITURES EST DEFINITIVE. Lors de la répartition des charges, le copropriétaire sera informé de sa consommation, du prix unitaire et ainsi du montant qu on lui impute en consommations individuelle et générales. 83

84 La répartition vise à l ajustement entre les provisions appelées sur la base du prévisionnel et le cout effectif des charges réalisées. Rappelons que les provisions pour charges d entretien courant sont régularisables en fin d exercice. Les provisions pour travaux sont régularisables en fin de campagne (annuelle ou pluriannuelle). Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges. VOUS POUVEZ GRACE A CE TRAITEMENT AJUSTER : - LES PROVISIONS APPELEES SUR LA BASE DU BUDGET PREVISIONNEL ET LE COUT REEL DES CHARGES COURANTES. - LES PROVISIONS SUR TRAVAUX DE L ARTICLE 14-2 ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES ET LE COUT EFFECTIF DES DEPENSES POUR L EXECUTION DE CES TRAVAUX CONFIGURATION DE LA REPARTITION: Permet d établir quelle répartition voulez vous effectuer et quels sont les copropriétaires concernés. 1 ère étape : SELECTIONNER L IMMEUBLE A REPARTIR : - Sélectionnez l immeuble à répartir. - La période comptable de l immeuble à répartir apparaît. 2 ère étape : IDENTIFIER LES COMPTES DE PROVISIONS A REMBOURSER : - Basculez à droite le ou les comptes de provisions à rembourser aux copropriétaires. - Vous pouvez rembourser plusieurs comptes sur la même répartition. Ainsi, vous pouvez répartir, dans le même traitement, la différence entre le prévisionnel et le réalisé de l exercice, tant pour les charges et produits des opérations courantes que pour les charges et produits des travaux de l article 14-2 et opérations exceptionnelles. 84

85 LES PRODUITS NON COURANTS DOIVENT IMPERATIVEMENT ETRE DETAILLES PAR TYPE DE TRAVAUX. Ainsi, dans le cas d une répartition travaux, vérifiez que vous avez utilisé un compte de Classe 702 propre à ces travaux, et uniquement ceux-ci. 3 ère étape : IDENTIFIER LES COMPTES DE CHARGES A REPARTIR : - Basculez à droite les dépenses à répartir. EN FONCTION DE LA REPARTITION A EFFECTUER, VOUS DEVEZ SELECTIONNER LES DEPENSES COURANTES ENTRANT DANS LE BUDGET PREVISIONNEL ET/OU LES DEPENSES NON COURANTES OU EXCEPTIONNELLES, VOTEES A PART LE CALCUL DE REPARTITION: 85

86 11.3. LE RELEVE GENERAL DES DEPENSES: Permet d éditer le détail des dépenses à répartir par clés de charges et comptes comptables sur l exercice comptable de l immeuble. Pour chaque écriture comptabilisée, la date de saisie est indiquée. IL EST IMPERATIF QUE LES TAUX «DEDUCTIBLE», «RECUPERABLE» ET LA TVA DES COMPTES DE CHARGES SOIENT CONFIGURES, EN «PARAMETRES», «PLAN COMPTABLE». L option d archivage apparaît dès que vous fermez le relevé général des dépenses. Cela vous permet de le ressortir une fois le traitement validé. Il est archivé en «mise à jour immeuble», onglet «archives». 86

87 11.4. LA VERIFICATION PAR CLE: Permet de comparer, par clés de charges, le montant à répartir au montant réparti entre les copropriétaires. Un rompu de répartition peut être généré. EN CAS DE DIFFERENCE (SAUF ROMPU), VERIFIEZ LES MILLIEMES, LES CLES DE CHARGES. 87

88 11.5. EDITION DES JOURNAUX: Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document. Plusieurs éditions sont proposées : JOURNAL PAR COPROPRIETAIRE : Document récapitulatif reprenant le détail des quotes-parts des propriétaires par clé de charges. JOURNAL PAR LOTS FUSION Document récapitulatif reprenant le détail des quotes-parts des copropriétaires par clé de charges et par lots fusionnés. 88

89 11.6. EDITION DE LA REPARTITION DES CHARGES: Document adressé aux copropriétaires qui reprend la quote part de chacun ajouté à leur situation comptable. AVANT DE LANCER CETTE EDITION, VEUILLEZ VERIFIER LES PARAMETRES SUIVANTS: - Si vous souhaitez modifier le titre de l édition, les textes haut et bas de page, et le libellé accompagnant le solde du copropriétaire, rendez-vous en «paramétrage de l édition». 89

90 - Le copropriétaire peut joindre le coupon à son règlement. Celui-ci n apparaît pas si le solde du copropriétaire est créditeur. - Date d édition : Les répartitions doivent être adressées avant leur date d exigibilité. - Date de prélèvement : Date à laquelle les copropriétaires prélevés sont crédités de leur paiement. - Date d exigibilité : date suivant l approbation des comptes. - Période comptable : permet d avoir la situation comptable du copropriétaire : le détail de son compte. - Descriptif des lots : rappelle les lots détenus par le copropriétaire 90

91 Copropriétaire Mandataire Descriptif des lots Répartition des charges avec fusion des lots Relevé de compte Remboursement des appels SI LES LOTS NE SONT PAS FUSIONNES, LA PRESENTATION DE LA MEME REPARTITION SERA LA SUIVANTE : 91

92 - L option d archivage apparaît dès que vous fermez l édition. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour copropriétaire», onglet «archives». - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul EDITION DE LA REPARTITION DES CHARGES AVEC LE DETAIL DES SOUS COMPTES: Selon l article 7 du décret, le syndic doit pouvoir ventiler les sommes appelées et payées par les copropriétaires selon les rubriques suivantes : charges courantes, travaux, avances et emprunt. Vous pouvez, dans le relevé de compte, faire apparaître le détail de certaines de ces rubriques. - Cochez la ou les rubriques dont le détail comptable doit apparaître sur le relevé de compte. - Cliquez sur «répartition détaillée» pour avoir votre édition. PENSEZ À IMPRIMER LES REPARTITIONS CAR, UNE FOIS VALIDEES, IL EST IMPOSSIBLE DE LES REEDITER EDITION DE LA SITUATION DES COPRORPIETAIRES: Document faisant état du solde des copropriétaires avant l exercice comptable, le montant des appels facturés, les règlements des copropriétaires, le montant des charges à repartir et donc le solde des copropriétaires après répartition. 92

93 11.9. EDITION DE L ANNEXE 1: Etat financier composé d une situation financière (tableau supérieur) et d un état des dettes et des créances (tableau inférieur) et du montant des emprunts restant dus après comptabilisation des excédents ou insuffisances par copropriétaire. Les informations concernant l exercice clos sont doublées par les mêmes informations pour l exercice antérieur VALIDATION DE LA REPARTITION DES CHARGES: SI VOUS SOUHAITEZ PRELEVER LE SOLDE DE LA REPARTITION AUPRES DES COPROPRIETAIRES, ASSUREZ VOUS QUE LEURS COORDONNEES BANCAIRES ET QUE L ASSIETTE DU PRELEVEMENT SOIENT RENSEIGNEES EN «MISE A JOUR COPROPRIETAIRE», ONGLET «DIVERS» AVANT DE LANCER LA VALIDATION. - Vous disposez de deux validations possibles: Rappelons que les charges courantes sont réparties en fin d exercice alors que les travaux sont répartis en fin de campagne. Ainsi, seules la répartition des charges courantes clôture l exercice et doit être accompagnée d un changement d exercice comptable. 93

94 - Saisissez la date de validation comptable, date à laquelle les excédents ou insuffisances des charges ou produits sont répartis entre chaque copropriétaire. - Saisissez le libellé de validation qui apparaitra sur les comptes des copropriétaires. LA VALIDATION DES REPARTITIONS EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les copropriétaires sont remboursés des montants appelés aux cours de l exercice (ou de la campagne) sur le journal RP et le compte d appel est soldé à la date de validation comptable. Les dépenses sont réparties au débit des comptes de ceux qui sont copropriétaires lors de l approbation des comptes et les comptes de charges sont soldés sur le journal RP à la date de validation comptable. Un rompu de répartition peut être validé sur le compte : le rompu est la différence entre la somme répartie et sa ventilation entre les copropriétaires qui s arrête au centième d euros. 94

95 Opération de contrôle permettant, non seulement de pointer la correspondance des opérations en banque et en comptabilité, mais également de prendre en compte les opérations non encore constatées par la banque ou non comptabilisés par la comptabilité du syndicat CONFIGURATION DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE: Plusieurs points doivent être renseignés avant d utiliser le traitement de rapprochement bancaire : - Sélectionnez le journal de banque associé au compte de trésorerie à rapprocher. Ne seront prises en compte que les écritures comptabilisées sur ce journal. Celui-ci sera ensuite mémorisé. - Renseignez la date du 1 er rapprochement : date à laquelle vous commencez à pointer le journal indiqué, en utilisant le traitement de rapprochement bancaire de Partnerimmo. Il s agit du 1 er du mois en question. Cette date ne sera ensuite plus accessible. - Renseignez la date du traitement : date de clôture du rapprochement. Pour plus de facilité, nous vous conseillons de clôturer vos rapprochements toutes les fins de mois. POUR LANCER LE RAPPROCHEMENT D UN AUTRE COMPTE DE TRESORERIE, N OUBLIEZ PAS DE MODIFIER CES TROIS POINTS : LE JOURNAL DE BANQUE, ET LES DATES DU 1 ER RAPPROCHEMENT ET DU TRAITEMENT CALCUL DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE: - Vérifiez la date du traitement indiquée et cliquez sur Calculer. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution. Le calcul consiste au rapatriement des écritures de banque comptabilisées sur le journal de banque indiqué en configuration et sur la période demandée. 95

96 LE CALCUL OPERE UN REGROUPEMENT, PAR MOIS, DES ECRITURES COMPTABLES PAR NUMERO DE PIECE. EX. Si le chèque n 23 paye deux factures de 17 ET 25 en janvier 2007, les deux centralisations seront regroupées en une écriture d un montant de 42, avec le numéro de pièce Le calcul peut être lancé plusieurs fois. - Cliquez sur Rapprochement des écritures pour accéder à l aperçu de ces écritures LE JOURNAL DE BANQUE: La partie basse du tableau correspond aux écritures issues de la comptabilité saisie sur Partnerimmo. - Date : Date de comptabilisation des écritures en journal de banque. - Libellé : Libellé indiqué lors de la saisie ou lors de la validation des traitements. - Pièces : Numéro du chèque ou de bordereau de remise. - Débit/crédit : Sens comptable des centralisations : Un chèque établi au copropriétaire (ou à un fournisseur): on débite le compte propriétaire (ou fournisseur) par le crédit de la banque. Une remise sur le compte copropriétaire: on crédite le compte propriétaire par le débit de la banque. - Cpta. : La coche vous informe que l écriture est issue de la comptabilité. Vous ne pouvez donc, dans le tableau, ni la modifier, ni la supprimer. 96

97 LORS DU PREMIER RAPPROCHEMENT BANCAIRE EFFECTUE SUR PARTNERIMMO, VOUS DEVEZ INCORPORER DANS LA PARTIE BASSE DU TABLEAU, LES ECRITURES COMPTABLES NON POINTEES DU PRECEDENT RAPPROCHEMENT. Ex. En décembre 2006, deux chèques ont été saisis en comptabilité mais n ont pas été encaissés : ils n apparaissaient pas sur le relevé bancaire de décembre Saisie des écritures comptables non pointées de décembre 2006 Permet de supprimer les écritures saisies sur la partie basse : uniquement les écritures dont le champ «Cpta.» est décoché. Permet d imprimer les écritures comptables non pointées. Nous vous conseillons d imprimer ce document avant de commencer à rapprocher vos écritures. Permet d actualiser l affichage lors du rapprochement des écritures. 97

98 12.4. LE RELEVE BANCAIRE: La partie haute du tableau correspond au relevé bancaire. Ce traitement consiste à la saisie du relevé bancaire fourni par la banque. 3 possibilités s offrent à vous : Vous n incorporez pas le relevé bancaire. Vous pointerez la partie basse du tableau avec le relevé papier fourni par la banque. Vous incorporez la somme des mouvements de banque papier entre le solde au 1 er du mois et le solde en fin de mois. Vous incorporez le détail des écritures en reprenant à l identique le relevé bancaire. Quelque soit la solution choisie : LORS DU PREMIER RAPPROCHEMENT BANCAIRE EFFECTUE SUR PARTNERIMMO, VOUS DEVEZ INCORPORER DANS LA PARTIE HAUTE DU TABLEAU, LES ECRITURES DU RELEVE BANCAIRE NON POINTEES DU PRECEDENT RAPPROCHEMENT. Ex. En décembre 2006, la banque avait imputé, sur le relevé bancaire, des frais de 30 qui n avaient pas été comptabilisés. Saisie des écritures du relevé bancaire non pointées de décembre 2006 Permet de supprimer les écritures saisies sur la partie haute. Permet d imprimer les écritures du relevé bancaire non pointées. Nous vous conseillons d imprimer ce document avant de commencer à rapprocher vos écritures. Permet d actualiser l affichage lors du rapprochement des écritures. 98

99 AVANT D EFFECTUER LE RAPPROCHEMENT DES ECRITURES, NOUS VOUS CONSEILLONS D EDITER LE RAPPROCHEMENT POUR CONTROLER LE SOLDE BANCAIRE (quand nous avons saisi le relevé bancaire sur la partie haute). Solde journal BQ au 31/01/2007 Solde relevé bancaire au 31/01/2007 En effet, si le solde de la banque (soit 1929,22) ne correspond pas au solde de votre relevé bancaire papier, il est inutile de poursuivre le traitement, votre rapprochement sera faux. Vérifier les écritures saisies LE RAPPROCHEMENT DES ECRITURES: Nous allons étudier les 3 cas possibles : Quand le relevé bancaire n a pas du tout été saisi : Vous effectuez le rapprochement en pointant les écritures du journal de banque à l écran (tableau bas) et le relevé papier de la banque. A l écran, cliquez deux fois sur chaque opération. Les écritures pointées du journal de banque sont transférées en. L édition du rapprochement ne fait apparaître votre solde bancaire qu à la seule condition de saisir dans le 99

100 tableau du haut, les éventuelles écritures du relevé bancaire non pointées. Lors de la validation, il vous est demandé un mot de passe car le rapprochement n est pas équilibré. Contactez nos services afin que celui-ci vous soit transmis. Quand vous incorporez la somme des mouvements de banque papier entre le solde au 1 er du mois et le solde en fin de mois. Deux hypothèses s offrent à vous : - Toutes les écritures de banque papier se rapprochent, la contrepartie du rapprochement du journal de banque est le total des mouvements saisis. - Toutes les écritures de banque papier ne se rapprochent pas. Dans ce cas, la contrepartie du rapprochement du journal de banque est le total des mouvements saisis mais vous devez, en saisie du relevé (tableau haut), saisir les écritures de banque papier non pointées. Quand le détail du relevé bancaire est saisi : Deux clics sur chacune des opérations à pointer : généralement une écriture du tableau haut avec une écriture, du même montant mais en sens contraire, du tableau bas. LA DIFFERENCE DE RAPPROCHEMENT DOIT TOUJOURS ETRE À ZERO POUR UN RAPPROCHEMENT EQUILIBRE. Il existe quelques astuces pour simplifier le rapprochement des écritures : En cliquant sur le champ «pièces» de la barre de tache, vous classez les montants selon le numéro de pièce : En cliquant sur les champs «débit» et «crédit» de la barre de tache, vous classez les montants selon leur valeur. En cliquant sur les loupes, vous pouvez faire une recherche sur la colonne sélectionnée : 100

101 La ligne trouvée est alors grisée. Votre recherche peut porter sur la date, le libellé, le numéro de pièce, les montants au débit et au crédit. En cliquant sur, plus besoin de double cliquer sur chacune des écritures. L intégralité des écritures du tableau en question est transférée en «écritures rapprochées». Permet de rapprocher automatiquement les écritures du relevé bancaire et celles de la comptabilité à condition qu elles aient le même numéro de pièce et qu elles soient du même montant LES ECRITURES RAPPROCHEES: Permet d accéder aux écritures du journal de banque et du relevé qui ont fait l objet d un pointage. Tant que le traitement de rapprochement n est pas validé, vous pouvez revenir sur le pointage des écritures. En double cliquant sur les écritures, elles reviennent en. Permet d annuler le rapprochement des écritures sans avoir à double cliquer sur chacune d elles. L intégralité des écritures du tableau en question est transférée en «écritures non rapprochées». Permet d imprimer les écritures pointées du journal de banque et du relevé de banque avant de valider le traitement EDITION DU RAPPROCHEMENT: Permet de contrôler le solde bancaire avant la validation du traitement. 101

102 CE DOCUMENT DOIT ETRE IMPRIME ET CONSERVE PRECIEUSEMENT. IL DOIT ETRE ACCOMPAGNE PAR L EDITION DES ECRITURES NON POINTEES DU JOURNAL DE BANQUE ET DU RELEVE BANCAIRE. Solde journal BQ 31/01/2007 Solde relevé banc au 31/01/2006 EDITION DES ECRITURES DE BANQUE NON POINTEES : EDITION DES ECRITURES COMPTABLES NON POINTEES : LA VALIDATION DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE: Permet de supprimer définitivement du rapprochement les écritures comptables et les écritures du relevé bancaire qui ont été pointées. S IL VOUS EST DEMANDE UN MOT DE PASSE, CELA SIGNIFIE QUE VOTRE RAPPROCHEMENT BANCAIRE EST DESEQUILIBRE. Revenez en rapprochement des écritures, vérifier vos saisies et votre pointage. 102

103 Il est possible d utiliser les pré-imprimés des lettres recommandées avec accusé réception en format A4 de la poste Impression des AR : Cliquez sur lettre AR, sélectionnez voter immeuble et renseignez : - l identité de votre bureau de poste ainsi que son adresse. - le premier numéro AR qui correspond au 8 caractères qui suivent le code «RA». - la clé de contrôle du 1 er numéro AR qui correspond au 9 ème caractère qui suit le code «RA». - Vous avez la possibilité d exclure les copropriétaires qui habitent l immeuble en cliquant sur. NE SONT ALORS RETIRES DU TRAITEMENT D AR QUE LES COPROPRIETAIRES DONT LE CHAMP «HABITE L IMMEUBLE» EST COCHE EN MISE A JOUR COPROPRIETAIRE, ONGLET DIVERS. DE NOUVEAUX AR SONT DESORMAIS DISPONIBLES. LEUR FONCTIONNEMENT EST IDENTIQUE MAIS LEUR REFERENCE COMPORTE 10 CARACTERES AU LIEU DE 8. - Mettez les pré imprimés dont les références se suivent dans votre imprimante, cliquez sur et lancer l impression. - joignez le bordereau des lettres recommandées qui reprend la référence AR et l adresse de chaque copropriétaire Suivi de réception des AR : Permet de lister les copropriétaires qui ont reçu l AR, qui ne sont pas allés le chercher ou qui n habitent pas à l adresse indiquée. 103

104 Conformément à l article 10 de l arrêté comptable, les PROVISIONS POUR TRAVAUX sont des sommes appelées aux copropriétaires (450020) pour financer des travaux décidés en assemblée générale et enregistrés dans la CLASSE DES CAPITAUX (102) en attendant leur utilisation pour les travaux correspondants. A RECEPTION DES FACTURES DE L ENTREPRISE AYANT EFFECTUE CES TRAVAUX, LES SOMMES CORRESPONDANTES (ACOMPTES, SOLDES) DOIVENT ETRE BASCULEES SUR LE COMPTE DE PRODUITS (702) AVANT LES REGLEMENTS CORRESPONDANTS. Elles rentreront dès lors, en tout ou partie, dans le résultat de l exercice puisqu à ces produits correspondent les charges relatives au coût des travaux. CES PRODUITS ET CHARGES NON COURANTS DOIVENT IMPERATIVEMENT ETRE RATTACHES A LA CAMPAGNE DE TRAVAUX CORRESPONDANTE. Ainsi, pour chaque campagne de travaux, il faut créer : - un compte de capitaux 102 dans lequel sont enregistrées les sommes appelées aux copropriétaires pour financer les travaux - un compte de produits 702 dans lequel sont basculées les sommes versées aux fournisseurs au fur et à mesure de la réalisation des travaux. - un compte de charges 671 dans lequel sont enregistrées les dépenses engagées au fur et à mesure de la réalisation des travaux. - Un compte de solde 12 dans lequel sont transférés les comptes de charges et travaux, en fin d exercice. En effet, en fin d exercice, soit les travaux sont terminés, et toutes les provisions sont transférées en 702 en vue de la répartition, soit une tranche de travaux est reportée sur l exercice suivant : dans ce cas, les provisions correspondantes sont reportées sur l exercice suivant dans le compte 12. Prenons un exemple : Il a été voté en 2007 des travaux de réfection de l étanchéité des terrasses pour un coût total de qui seront appelés en une fois le 15 avril 2008 pour des travaux commençant au 30 septembre 2008 et s achevant au premier trimestre Le 13 avril 2008, le syndic effectue l appel de provisions pour travaux. Les comptes des copropriétaires (450020) sont débités en contrepartie du crédit du compte Un premier acompte de 60% du montant du devis ETANCH PLUS est versé à l entreprise à l ouverture du chantier le 30 septembre Engagement de la facture : 104

105 Paiement de la facture : TRANSFERT DES FONDS AU FUR ET A MESURE DES TRAVAUX : - Pour le versement de cet acompte sur travaux, le syndic doit reprendre 6000 sur le compte Pour effectuer ce transfert de fonds : - sélectionner l immeuble ainsi que la date à laquelle le transfert doit être effectué. - Sélectionner le compte dans lequel les provisions ont été appelées. - Sélectionner le compte dans lequel sont basculées les sommes versées aux fournisseurs au fur et à mesure de la réalisation des travaux. - Et cliquer sur la proposition de transferts d écritures comptables. - Puis valider ces écritures. LE LOGICIEL VOUS PROPOSERA DE TRANSFERER LE SOLDE DU COMPTE DE CAPITAUX. MAIS VOUS POUVEZ MODIFIER CE MONTANT EN DOUBLE CLIQUANT DESSUS. 105

106 14.2. TRANSFERT DES FONDS EN FIN D EXERCICE: - les travaux ne seront terminés qu en Il restera donc 4000 de solde non utilisé en sur l exercice En fin d exercice, vous devez transférer les comptes de charges 671 et produits 702 vers le compte 12 de solde en attente sur travaux. Ce compte permettra de connaître, dans l annexe 5, le montant des travaux provisionnés, commencés mais non encore achevés à la date de clôture d un exercice TRANSFERT DES FONDS EN DEBUT D EXERCICE: 106

107 Ce compte 12 est soldé, en début de l exercice suivant, par le débit du compte de charges 671 et le crédit du compte de travaux

108 Permet d imputer une charge à la copropriété ou à un copropriétaire en éditant une facture à l entête du syndic. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «LIBELLE FACTURE», AFIN DE VERIFIER LE PARAMETRAGE DES CHARGES A FACTURER OU D EN CREER UNE NOUVELLE LA SAISIE DE FACTURES : - Renseignez l IMMEUBLE sur lequel la saisie doit être effectuée. - La saisie se fait, par défaut, à la DATE DU JOUR. Vous pouvez la modifier. UN MESSAGE DE CONFIRMATION APPARAIT SI VOTRE SAISIE EST EN DEHORS DE L EXERCICE COMPTABLE DE L IMMEUBLE. DEUX TYPES DE FACTURATION VOUS SONT PROPROSES : FACTURER UNE COPROPRIETE : - Renseignez le CODE FACTURE sur lequel vous voulez opérer une saisie. Le compte à débiter, la clé de répartition, les libellés ainsi que la valeur éventuellement d une unité apparaissent tels qu ils ont été créés en «paramètres», «libellé facture». Vous pouvez modifier chacun des ces éléments. FACTURER UN COPROPRIETAIRE : - Sélectionnez le COPROPRIETAIRE concerné. - Renseignez le CODE FACTURE sur lequel vous voulez opérer une saisie. Les libellés ainsi que la valeur éventuellement d une unité apparaissent tels qu ils ont été créés en «paramètres», «libellé facture». - Apparait la CONTREPARTIE, le compte , soit le compte sur lequel cette facture va être créditée. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «FOURNISSEURS» AFIN DE VERIFIER QUE LA REFERENCE 0001 A BIEN ETE UTILISEE POUR CREER LE SYNDIC EN TANT QUE FOURNISSEUR. 108

109 - Indiquez le NUMERO DE FACTURE qui s actualisera à chaque nouvelle saisie de facture. - Indiquez le NOMBRE D UNITE si une valeur vous est proposée ; - sinon, indiquez le MONTANT TTC de la charge à facturer. - Cliquez sur pour enregistrer cette écriture. - Si l écriture porte sur un compte de classe 6 paramétré en plan comptable, il vous est alors proposé, à titre d information, les montants «déductible» et «récupérable» ; ainsi que le «dont TVA» que vous pouvez modifier. CES INFORMATIONS SONT REPRISES, NOTAMMENT SUR LE RELEVE GENERAL DES DEPENSES. LE SOLDE DES CUMULS DE VOS ECRITURES DOIT IMPERATIVEMENT ETRE À ZERO AFIN DE VALIDER LA SAISIE LA SUPPRESSION D ECRITURES : Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les supprimer : - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Cliquez sur. DES QUE VOUS EFFECTUEZ UNE SUPPRESSION D ECRITURE, LA CONTREPARTIE EST AUTOMATIQUEMENT SUPPRIMEE L IMPRESSION DES FACTURES: Après avoir terminé la saisie, l édition d une facture est possible. Elle nécessite le paramétrage suivant : cliquez sur. - Saisissez le titre ainsi que les textes haut et bas de page qui apparaissent sur la facture. Ces éléments seront mémorisés. 109

110 Cliquez sur. L aperçu de vos factures apparaît. Vous pouvez l imprimer L ARCHIVAGE DES FACTURES: L option d archivage vous permet de consulter les factures éditées et de les imprimer une fois le traitement validé. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour immeuble», onglet «archives» quand vous avez facturé une copropriété et en «mise à jour copropriétaire», onglet «archives» quand vous avez facturé un copropriétaire LA VALIDATION DES FACTURES : Après avoir terminé la saisie, cliquez sur. 110

111 LA VALIDATION DES FACTURES EST DEFINITIVE. La validation injecte les écritures dans la comptabilité. Les comptes comptables sont mouvementés. Confirmation de la Validation : Oui ou Non. Un contrôle est alors effectué sur l équilibre des écritures. Si le solde des cumuls n est pas égal à zéro, vous ne pouvez pas valider. 111

112 Après l approbation des comptes, en assemblée générale, vous soldez auprès des copropriétaires le résultat de l exercice qui leur a été réparti : soit en appelant le montant de l insuffisance constatée par un résultat déficitaire, soit en remboursant (au crédit du compte des copropriétaires) le trop versé constaté par un résultat excédentaire. 112

113 Permet la tenue des comptes, c'est-à-dire d enregistrer un certain nombre d événements de nature «comptable» pour donner une image fidèle de la situation financière d une copropriété. Ces événements peuvent être : - des appels de charges ou des appels travaux auprès des copropriétaires ; - le paiement des charges ou des appels travaux par ces mêmes copropriétaires ; - la réception des factures ; - le paiement des factures ; - les appels complémentaires ou remboursements aux copropriétaires, etc. ; LE DECRET DU 14 MARS 2005 IMPOSE DESORMAIS AUX COPROPRIETES D UTILISER UNE COMPTABILITE D ENGAGEMENT EN PARTIE DOUBLE : LA COMPTABILITE D ENGAGEMENT : On enregistre les charges (ce que on consomme) et les produits (les moyens de financement) non lorsque l on paye les factures ou lorsque l on reçoit l argent, mais dès le moment où la dépense est engagée et la recette appelée. Par exemple : - Les charges : nous comptabilisons la charge à réception de la facture et non le jour du paiement. - Les produits : nous allons comptabiliser les «produits» attendus sur l exercice ( appels de charges auprès des copropriétaires ; loyer d une ancienne loge ; loyer d une antenne de téléphonie, etc.) dès que nous aurons effectué l appel et non lorsque nous aurons reçu l argent. LA COMPTABILITE EN PARTIE DOUBLE : Lorsque nous comptabilisons un événement dans un compte (au débit ou au crédit), nous devons inscrire la même somme sur un autre compte, mais en sens inverse. Par exemple : - Si on paie un fournisseur, il ya aura un double événement simultané : FACE : le fournisseur reçoit de l argent. PILE : la banque de la copropriété sort de l argent. - Lorsqu une facture arrive, cela recouvre deux événements : FACE : un fournisseur a fait crédit à la copropriété PILE : le compte des charges est débité de ce montant. Ainsi, tout événement est inscrit dans deux comptes simultanément. Ce qu on impute dans un compte doit retrouver son équivalent dans un autre compte. Cette équivalence est la contrepartie. Prenons, le cas d un appel de charges : Compte Martin Compte de produits pour charges Débit Crédit Débit Crédit Quand Monsieur Martin paie : Compte Martin Compte banque Débit Crédit Débit Crédit

114 Permet de mouvementer manuellement les comptes comptables. Toutes ces écritures vont avoir une incidence sur le contenu de la balance générale. CE TRAITEMENENT SERT SURTOUT A COMPTABILISER LES CHARGES QUAND UNE DEPENSE EST ENGAGEE LA SAISIE D ECRITURES : - La saisie se fait, par défaut, à la DATE DU JOUR. Vous pouvez la modifier. UN MESSAGE DE CONFIRMATION APPARAIT SI VOTRE SAISIE EST EN DEHORS DE L EXERCICE COMPTABLE DE L IMMEUBLE. - Sélectionner le JOURNAL. Le journal comptable est le livre où s effectue l enregistrement chronologique des «événements» comptables (appels de fonds, réception de factures, paiements, etc.) sous formes d écritures comptables. Pour ce faire, suivez le raisonnement suivant : L écriture que vous souhaitez saisir entraîne t-elle un mouvement, en plus ou en moins, sur votre compte bancaire? Si oui, utilisez le journal de banque de l immeuble (BQ). Si non, utilisez le journal d opérations diverses (OD). Dans ce dernier cas, vous pouvez être plus précis en utilisant : Le journal d achat (AC) pour la réception des factures de l immeuble (Attention, la facture sera payée ultérieurement). Le journal d a nouveaux (AN) pour la reprise des soldes de la balance comptable de l immeuble, nouvellement enregistré dans Partnerimmo. Le journal d appel (AP) pour enregistrer les sommes appelées pour financer des travaux, des charges courantes, des avances Le journal d opérations diverses (OD) pour débiter un compte comptable et créditer un autre sans faire d écriture de trésorerie. UNE FOIS LE JOURNAL SELECTIONNE, CELUI-CI EST MEMORISE POUR L ENSEMBLE DE LA SAISIE. Vous êtes donc obligés de valider la saisie ou de la supprimer avant de sélectionner un autre journal. - Renseignez l IMMEUBLE sur lequel la saisie doit être effectuée. - Renseignez le COMPTE sur lequel vous voulez opérer une saisie. En cliquant sur la, vous accédez à l ensemble des comptes existants sur le plan comptable. 114

115 En cliquant sur le champ «N compte» de la barre de tache, vous classez les comptes selon leur référence numérique : A titre de rappel : 1XXXXX Provisions, avances, subventions et emprunts 4XXXXX Copropriétaires et tiers 4OXXXX Fournisseurs 45XXXX Copropriétaires 5XXXXX Comptes financiers 6XXXXX Comptes de charges 7XXXXX Comptes de produits En cliquant sur le champ «Libellé» de la barre de tache, vous classez les comptes selon l ordre alphabétique : VOUS NE DEVEZ EN AUCUN CAS SAISIR EN COMPTE GENERAL, UN COMPTE DE CLASSE 5 CAR LE COMPTE DE TRESORERIE SERA AUTOMATIQUEMENT MOUVEMENTE PAR LA SELECTION DU JOURNAL DE BANQUE ASSOCIE. - Sélectionnez la CLE DE CHARGES sur laquelle la saisie doit se répartir. LA CLE DE CHARGES DOIT OBLIGATOIREMENT ETRE RENSEIGNEE AVEC LES COMPTES DE CLASSE 1, 6 ET 7 (sauf les comptes cascades pour lesquels la répartition par clés est déjà déterminée). POUR LES DEPENSES AFFERENTES AUX TRAVAUX, IL EST IMPERATIF D UTILISER UN COMPTE DE CLASSE 671 PAR TYPE DE TRAVAUX. - Renseignez la CONTREPARTIE : Lorsque nous comptabilisons un événement dans un compte (au débit ou au crédit), nous devons inscrire la même somme sur un autre compte, mais en sens inverse. Cette équivalence est la contrepartie. SI VOUS SAISISSEZ SUR LE JOURNAL DE BANQUE, LA CONTREPARTIE EST AUTOMATIQUEMENT RENSEIGNEE ET CORRESPOND AU COMPTE DE CENTRALISATION. - Indiquez le LIBELLE. Il est mémorisé, par défaut, pour l écriture suivante. Il apparaît ensuite, notamment, sur les consultations de comptes et les éditions comptables. - Indiquez le NUMERO DE PIECE qui correspond soit au numéro de chèque soit au numéro de facture. Cela facilitera le rapprochement bancaire et la recherche d une pièce. - Indiquez le MONTANT correspondant en débit ou en crédit. - Cliquez sur pour enregistrer cette écriture. 115

116 - Si l écriture porte sur un compte de classe 6 paramétré en plan comptable, il vous est alors proposé, à titre d information, les montants «déductible» et «récupérable» ; ainsi que le «dont TVA» que vous pouvez modifier. CES INFORMATIONS SONT REPRISES, NOTAMMENT SUR LE RELEVE GENERAL DESDEPENSES. Il vous est alors proposé automatiquement la contrepartie. Vous pouvez modifier le libellé et le numéro de pièce. Il vous reste à enregistrer en cliquant, de nouveau sur. SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS DE CONTREPARTIE AUTOMATIQUE, VOUS POUVEZ DECOCHER ET LA SAISIR ALORS MANUELLEMENT. LE SOLDE DES CUMULS DE VOS ECRITURES DOIT IMPERATIVEMENT ETRE À ZERO AFIN DE VALIDER LA SAISIE LA MODIFICATION D ECRITURES : Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les modifier : 116

117 - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Cliquez sur. L écriture apparaît sur la partie supérieure de la fenêtre. - Effectuez vos corrections et cliquez sur pour les enregistrer. DES QUE VOUS EFFECTUEZ UNE MODIFICATION D ECRITURE, LA CONTREPARTIE EST AUTOMATIQUEMENT SUPPRIMEE LA SUPPRESSION D ECRITURES : Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les supprimer : - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Cliquez sur. DES QUE VOUS EFFECTUEZ UNE SUPPRESSION D ECRITURE, LA CONTREPARTIE EST AUTOMATIQUEMENT SUPPRIMEE L EDITION D ECRITURES : Après avoir terminé la saisie, une vérification sur papier est disponible. Cliquez sur. L aperçu de vos écritures apparaît. Vous pouvez l imprimer LA VALIDATION D ECRITURES : Après avoir terminé la saisie, cliquez sur. LA VALIDATION DES SAISIES COMPTABLES EST DEFINITIVE. La validation injecte les écritures dans la comptabilité. Les comptes comptables sont mouvementés. Confirmation de la Validation : Oui ou Non. Un contrôle est alors effectué sur l équilibre des écritures. Si le solde des cumuls n est pas égal à zéro, vous ne pouvez pas valider. 117

118 Pour vous permettre de mettre en pratique les quelques notions de bases vues plus haut, nous allons créer une comptabilité de copropriété avec un scénario simple et identifier les conséquences comptables. Les événements seront ceux-ci : 1. Appel d une avance de trésorerie de 2000 selon les millièmes généraux après des copropriétaires. 2. Paiement de cet appel par les copropriétaires. 3. Appel de charges provisionnelles 4. Réception de la facture d eau envoyée par le fournisseur 5. Paiement partiel de la facture APPEL D AVANCE DE TRESORERIE VOUS UTILISEZ NORMALEMENT LE TRAITEMENT APPEL DE FONDS POUR CALCULER CET APPEL. CE N EST QU A TITRE D EXEMPLE QUE NOUS LES SAISISSONS MANUELLEMENT. - Journal AP d appel de fonds - Débit du copropriétaire. - La clé de charges sur laquelle l appel est réparti. - Le compte d avance de trésorerie qui sera crédité. 2. La contrepartie est automatique sur chacune des lignes. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. PAIEMENT DE L AVANCE DE TRESORERIE 118

119 VOUS UTILISEZ NORMALEMENT LE TRAITEMENT DE REMISE EN BANQUE POUR ENREGISTRER LES PAIEMENTS DES COPROPRIETAIES. CE N EST QU A TITRE D EXEMPLE QUE NOUS LES SAISISSONS MANUELLEMENT. - Journal de banque de l immeuble - crédit du copropriétaire. - Le compte de centralisation est automatiquement renseigné. 3. La contrepartie est automatique sur chacune des lignes. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. APPEL DE CHARGES COURANTES VOUS UTILISEZ NORMALEMENT LE TRAITEMENT APPEL DE FONDS POUR CALCULER CET APPEL. CE N EST QU A TITRE D EXEMPLE QUE NOUS LES SAISISSONS MANUELLEMENT. - Journal AP d appel de fonds - Débit du copropriétaire. - La clé de charges sur laquelle l appel est réparti. - Le compte d avance de charges courantes qui sera crédité. 119

120 4. La contrepartie est automatique sur chacune des lignes. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. RECEPTION D UNE FACTURE - Journal AC Achats - Débit du compte de charges. - La clé de charges sur laquelle la dépense est répartie. - Le compte de fournisseur qui sera crédité. - Indiquez le n facture 5. La contrepartie est automatique sur le compte fournisseur. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. PAIEMENT PARTIEL D UNE FACTURE VOUS UTILISEZ NORMALEMENT LE TRAITEMENT PAIEMENT FOURNISSEURS. CE N EST QU A TITRE D EXEMPLE QUE NOUS LE SAISISSONS MANUELLEMENT. 120

121 - Journal de banque de l immeuble - débit du fournisseur. - Le compte de centralisation est automatiquement renseigné. La contrepartie est automatique sur le compte fournisseur. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. 121

122 IL EST IMPORTANT, LORSQUE VOUS ENREGISTREZ UN IMMEUBLE DANS PARTNERIMMO, DE REPRENDRE LE SOLDE DE SES COMPTES. L exercice précédent étant clos, de nombreux comptes ont été soldés et donc «mis à zéro» (par exemple, les comptes de charges courantes et de produits courants, les comptes de travaux achevés). Certains ne le sont pas soit par nature (par exemple, un compte placé) soit par «accident» (par exemple, un fournisseur non réglé). Il faut donc repartir d un bilan et d une balance qui reprennent tous les comptes non soldés. Si vous débutez la saisie de votre gestion sur Partnerimmo le , la reprise des soldes doit être faite la veille, en date du Editer un bilan d ouverture au 1 er janvier 2007 de l exercice avant l appel de provisions du 1 er trimestre Et suivez les 3 étapes suivantes. Prenons l exemple suivant : N Compte Intitulé actif Passif Avance de trésorerie Avance dépenses et travaux non encore 287 votés article Fournisseurs factures parvenues Daury Jean Yves Château Yvette Banque du syndicat 1146 TOTAL ) Reprenez le solde de l ensemble de vos comptes. - Journal A Nouveaux (AN), la veille du début d activité sur Partnerimmo. - Décocher. - Reprendre le solde de tous vos comptes, à l exception de vos comptes de trésorerie (classe 5) en précisant en compte de contrepartie, un compte de classe 47. Nous prenons dans notre exemple le compte LA CLE DE CHARGES SUR LAQUELLE LE MONTANT SE REPARTI DOIT OBLIGATOIREMENT ETRE RENSEIGNEE AVEC LES COMPTES DE CLASSE 1, 6 ET 7. SI VOUS AVEZ DES SOLDES DE COPRORPIETAIRES VENDEURS, IL EST IMPERATIF QUE CEUX-CI SOIENT PRECEDEMMENT CREER EN MISE A JOUR COPROPRIETAIRES. 122

123 2 ) Passez la contrepartie de votre reprise de solde. - Journal A Nouveaux (AN), la veille du début d activité sur Partnerimmo. - Sur le compte de reprise de solde Pour un montant correspondant au solde des cumuls précédemment saisis afin que les débits = les crédits. - Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. 3 ) Soldez le compte de reprise de solde. - Journal de banque, toujours la veille du début d activité sur Partnerimmo. - Compte de reprise de solde Mettre le montant opposé à celui précédemment saisi afin que le compte soit soldé. - La contrepartie est automatique sur la banque. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. A TITRE DE VERIFICATION, CE DERNIER MONTANT DOIT CORRESPONDRE AU SOLDE DE VOTRE COMPTE DE TRESORERIE APPARAISSANT SUR LA BALANCE INITIALEMENT EDITEE. 123

124 Ce traitement permet au gestionnaire d immeuble de préparer et d effectuer la tenue d une assemblée générale par le biais du logiciel de copropriété. Celui-ci propose la préparation de l assemblée grâce à l édition des convocations et des AR (plus pouvoirs). Puis il facilite la tenue même de l assemblée par une gestion des pouvoirs et des votes simplifiant ainsi les calculs de majorité pour le vote de différentes résolutions. Enfin, cette chaîne se termine par l édition du PV qui synthétise et reprend tous les éléments de la tenue de l assemblée générale. - Sélectionner l immeuble concerné. - L adresse de l assemblée générale, indiquée dans la mise à jour de l immeuble, apparaît. Sinon, vous pouvez la compléter. - Vous pouvez indiquer la date et l heure de convocation. 124

125 2. CREATION DES RESOLUTIONS : Ce tableau permet de créer les différentes résolutions qui seront proposées au vote lors de l assemblée. Cliquez sur nouveau. Le logiciel propose un numéro de résolution à la suite de ceux déjà existants. Vous pouvez le modifier. Renseignez : - la clé de charges sur laquelle cette résolution doit être appelée. - la majorité requise par le vote de la résolution. - la résolution format court qui correspond au titre de la question inscrite à l ordre du jour. - la résolution format long qui est le descriptif de la question inscrite à l ordre du jour. CES ELEMENTS SERONT REPRIS, SELON CET ORDRE, DANS LA CONVOCATION ET SUR LE PORCES VERBAL D ASSEMBLEE GENERALE. et Permet de copier (exporter) les résolutions sélectionnées dans une base afin de pourvoir les coller (importer) sur un autre immeuble. 3. EDITION DE LA CONVOCATION : Vous avez la possibilité d utiliser une matrice interne au logiciel ou une matrice Word pour éditer vos convocations. Ces documents seront envoyés en lettre recommandée avec accusé réception COURRIER INTERNE : 16. Onglet convocation : 125

126 Si cette option est décochée, le courrier commencera par : «l assemblée générale de votre immeuble se tiendra le «date d AG», à «heure d AG» au «lieu d AG». Cette présentation reprend les éléments saisis en «début de document». Cette présentation reprend, à la place des éléments saisis en début de document, l entête de votre cabinet. Permet d éditer les résolutions, titres et descriptifs. - L option d archivage permet de mémoriser les convocations et de les rééditer. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour copropriétaires», onglet «archives». 17. Onglet pouvoir : 126

127 pouvoir. Si cette option est cochée, vous pourrez imprimer la convocation à laquelle sera joint un 2.2. COURRIER WORD : Permet d utiliser une matrice Word fusionnée avec les champs d une source de données en utilisant le mode de publipostage. - Cliquez sur «convocation Word», puis sélectionnez votre matrice située dans le répertoire «documentcoproprietaire». La matrice, par défaut, est CONVOCATIONAG.DOC. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion en fonction de vos pré-imprimés. - Confirmez ce message en cliquant sur le «Oui». 127

128 Sélectionnez l option suivante : «Ouvrir une copie en lecture seule» Une fois la matrice ouverte, sélectionnez, dans barre de tache Word, le raccourci suivant : et cliquez sur 0K. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion en fonction de vos pré-imprimés. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : EXPORTCONVOC.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentcopropriétaire» située dans «partnerimmo». 128

129 Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR MANIPULATION. Cliquez sur l étape suivante : AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés. 129

130 2.3. LA LETTRE D ACCUSE RECEPTION (agrément N 813) : Il est possible d utiliser les pré-imprimés des lettres recommandées avec accusé réception en format A4 de la poste. 18. Impression des AR : Cliquez sur lettre AR et renseignez : - l identité de votre bureau de poste ainsi que son adresse. - le premier numéro AR qui correspond au 8 caractères qui suivent le code «RA». - la clé de contrôle du 1 er numéro AR qui correspond au 9 ème caractère qui suit le code «RA». - Vous avez la possibilité d exclure les copropriétaires qui habitent l immeuble en cliquant sur. NE SONT ALORS RETIRES DU TRAITEMENT D AR QUE LES COPROPRIETAIRES DONT LE CHAMP «HABITE L IMMEUBLE» EST COCHE EN MISE A JOUR COPROPRIETAIRE, ONGLET DIVERS. DE NOUVEAUX AR SONT DESORMAIS DISPONIBLES. LEUR FONCTIONNEMENT EST IDENTIQUE MAIS LEUR REFERENCE COMPORTE 10 CARACTERES AU LIEU DE 8. - Mettez les pré imprimés dont les références se suivent dans votre imprimante, cliquez sur et lancer l impression. - joignez le bordereau des lettres recommandées qui reprend la référence AR et l adresse de chaque copropriétaire. 19. Suivi de réception des AR : Permet de lister les copropriétaires qui ont reçu l AR, qui ne sont pas allés le chercher ou qui n habitent pas à l adresse indiquée. 4. LA FEUILLE D EMARGEMENT: Il est possible d éditer une feuille d émargement que les copropriétaires auxquels la convocation est remise en mains propres, pourront signés. Les copropriétaires sont classés soit dans l ordre alphabétique de leur nom, soit dans l ordre numérique de leur référence. 130

131 Il vous est possible d effectuer un regroupement des copropriétaires par nom. Ainsi, si un copropriétaire a plusieurs comptes ; ces différents comptes pourront être regroupés sur un seul. 5. LA FEUILLE DE PRESENCE: Il est possible d éditer une feuille de présence. Sélectionnez la ou les clés concernées puis la présentation voulue. 131

132 132

133 Ce traitement est destiné aux syndics de copropriétés souhaitant utiliser leur outil informatique pour traiter leurs assemblées générales. 1 ère étape : DEBUT D ASSEMBLEE GENERALE: Cette étape permet d établir l heure de début et de fin de l assemblée générale. - Sélectionnez la clé de charges sur laquelle les copropriétaires ont été convoqués. - Cliquez sur «Début d A.G.». - Si l assemblée est suspendue, vous pouvez cliquez sur «Pause pendant l A.G.». - Lors de la reprise, recliquez sur «pause pendant l A.G.». - Pour remettre à zéro la durée, il suffit de cliquer sur «Remettre la durée à zéro» avant de lancer un nouveau traitement. 2ème étape : LA GESTION DES POUVOIRS ET DE LA FEUILLE DE PRESENCE : 133

134 Cette fenêtre permet d identifier les copropriétaires présents, absents et représentés. Par défaut, la situation des copropriétaires est «absente». Si vous ne souhaitez pas garder en mémoire la feuille de présence, il suffit de cocher «Remettre à blanc la feuille de présence» avant de relancer le traitement. Trois situations sont possibles. Chacune est caractérisée par une couleur. - Présent : - Absent : - Représenté : LES PRESENTS: Plusieurs possibilités s offrent à vous pour enregistrer les copropriétaires présents : - Double cliquez sur le copropriétaire concerné, sa situation est modifiée. - Ou sélectionnez le copropriétaire concerné ; la ligne est grisée puis cliquez sur. LA TOUCHE «SHIFT» DE VOTRE CLAVIER ASSOCIEE AUX FLECHES D ORIENTATION VOUS PERMET DE SELECTIONNER PLUSIEURS COPROPRIETAIRES EN MEME TEMPS AFIN D INFORMER DE LEUR PRESENCE. - Ou permet d informer de la présence de tous les copropriétaires de l immeuble. LES ABSENTS: Plusieurs possibilités s offrent à vous pour enregistrer les copropriétaires absents : - Double cliquez sur le copropriétaire concerné, sa situation est modifiée. - Ou sélectionnez le copropriétaire concerné ; la ligne est grisée puis cliquez sur. LA TOUCHE «SHIFT» DE VOTRE CLAVIER ASSOCIEE AUX FLECHES D ORIENTATION VOUS PERMET DE SELECTIONNER PLUSIEURS COPROPRIETAIRES EN MEME TEMPS AFIN D INFORMER DE LEUR ABSENCE. - Ou permet d informer de l absence de tous les copropriétaires de l immeuble. 134

135 LES REPRESENTES: Un copropriétaire peut se faire représenter soit par un autre copropriétaire, soit par une personne étrangère au syndicat : le fondé de pouvoir est copropriétaire : - Sélectionnez le copropriétaire représenté. La ligne se grise. - Ouvrez la liste des copropriétaires de l immeuble. - Sélectionnez le représentant - Puis cliquez sur «Afficher». le fondé de pouvoir n est pas un copropriétaire : - Sélectionnez le copropriétaire représenté. La ligne se grise. - Saisissez le nom du représentant. - Puis cliquez sur «Afficher». Permet d éditer un document récapitulatif qui fait état des copropriétaires absents, présents et représentés. 135

136 3ème étape : LA GESTION DES VOTES: Cette fenêtre permet d enregistrer en temps réel les votes des copropriétaires pour chacune des résolutions. Si vous ne souhaitez pas garder en mémoire les derniers votes enregistrés, il suffit de cocher «Remettre à zéro les votes en cours» avant de relancer le traitement. - Sélectionnez la résolution à voter. Elle apparaît en reprenant le paramétrage indiqué en Mise à jour des résolutions : - la clé de charges sur laquelle cette résolution doit être appelée. - la majorité requise par le vote de la résolution. - Cliquez en fonction du vote de chacun pour voir le nom du copropriétaire se déplacer dans la colonne appropriée. «POUR» ou «CONTRE» ou «ABSTENTION». Le total des millièmes se calcule automatiquement et permet de savoir très rapidement si la résolution est adoptée ou non. - Une fois les différents votes enregistrés, entérinez le vote en cliquant sur. - La résolution est alors «acceptée» ou «refusée» selon la majorité requise par l adoption de la résolution. AU FINAL, TOUTES LES INFORMATIONS SONT CONSERVEES EN MEMOIRE AFIN DE POUVOIR ETABLIR LE PROCES VERBAL D ASSEMBLEE GENERALE. - permet de modifier le paramétrage de la résolution sélectionnée. Notamment quand l assemblée générale n a pas décidé à la majorité de l article 25 mais que le projet a 136

137 recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, vous pouvez soumettre cette résolution à l article 24, lors d un second vote. résolution. Permet d éditer un état permettant un contrôle des votes, résolution par Permet d enregistrer, en cours d assemblée générale, les entrées et sorties des copropriétaires. En cliquant sur ce raccourci, vous revenez sur la feuille de présence. L ENREGISTREMENT DE L ENTREE OU DE LA SORTIE D UN COPROPRIETAIRE NE PEUT ETRE EFFECTUEE EN COURS DE VOTE. VOUS DEVEZ ATTENDRE LA VALIDATION DU DERNIER VOTE POUR SAISIR CET ELEMENT. 4ème étape : LE PROCES VERBAL D ASSEMBLEE: Lorsque l ensemble des résolutions est voté, le logiciel reprend tous les textes des résolutions et génère un PV. Vous avez la possibilité d utiliser une matrice interne au logiciel ou une matrice Word pour éditer vos procès verbaux. 1. COURRIER INTERNE : - Plusieurs présentations vous sont proposées. - L option d archivage permet de mémoriser le procès verbal et de le rééditer. Il est archivé individuellement en «mise à jour immeuble», onglet «archives». Page 1 : 137

138 Page 2 : Page 3 : 138

139 2. LA MATRICE WORD DU P.V. D ASSEMBLEE : Permet d utiliser une matrice Word fusionnée avec les champs d une source de données en utilisant le mode de publipostage. - Cliquez sur, puis sélectionnez votre matrice située dans le répertoire «documentcoproprietaire». La matrice, par défaut, est MATRICEPV4.DOC. LA MARICE D ORIGINE DE PV N EST QU UN EXEMPLE. IL VOUS INCOMBE DONC DE POSITIONNER LES CHAMPS DE FUSION («INSERER CHAMPS DE FUSION») POUR QUE CETTE MATRICE SOIT PERSONNALISEE A VOTRE CONVENANCE. - Confirmez ce message en cliquant sur le «Oui». 139

140 Sélectionnez l option suivante : «Ouvrir une copie en lecture seule» Une fois la matrice ouverte, sélectionnez, dans barre de tache Word, le raccourci suivant : et cliquez sur 0K. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion en fonction de vos procès verbaux. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : EXPORTPV.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentcopropriétaire» située dans «partnerimmo». Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. 140

141 NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR MANIPULATION. Cliquez sur l étape suivante : AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés. 141

142 Permet d effectuer des courriers auprès de vos copropriétaires et fournisseurs en utilisant des matrices Word fusionnées avec des sources de données issues de Partnerimmo. IL EST IMPERATIF QUE L ORDINATAURE SUR LEQUEL EST INSTALLE PARTNERIMMO CONTIENNE LE LOGICIEL DE TRAITEMENT DE TEXTE WORD LES COURRIERS AUX COPROPRIETAIRES : Permet d éditer des courriers word qui vont reprendre les différents éléments contenus dans la mise à jour des copropiétaires. - Cliquez sur le raccourci. - La fenêtre de sélection des copropriétaires apparaît. - Vous pouvez cocher. - Ou sélectionnez l un des immeubles. - Puis cliquer sur - Basculez à droite les copropriétaires concernés. - Puis cliquez sur «Sélectionner votre courrier word, pour l ouvrir». - Le dossier «documentcopropriétaire» s ouvre. Il contient les différentes matrices Word créées par défaut, qui reprennent les informations saisies en Mise à jour copropriétaire. VOUS POUVEZ ENREGISTRER VOS PROPRES MATRICES DANS CE DOSSIER. IL EST SITUE DANS LE DOSSIER PARTNERIMMO CONTENANT VOS DONNEES INFORMATIQUES. 142

143 - Confirmez ce message en cliquant sur le «Oui». Sélectionnez l option suivante : «Ouvrir une copie en lecture seule» 143

144 Une fois la matrice ouverte, sélectionnez, dans barre de tache Word, le raccourci suivant : et cliquez sur 0K. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : EXPORTCOPROPRIETAIREBRX.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentcopropriétaire» située dans «partnerimmo». Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. LES MARICES D ORIGINE NE SONT QUE DES EXEMPLES. IL VOUS APPARTIENT DE MODIFIER LE CORPS DU TEXTE, LA MISE EN PAGE OU MEME DE RAJOUTER DES CHAMPS DE FUSION POUR QUE CETTE MATRICE SOIT PERSONNALISEE A VOTRE CONVENANCE. Dans la barre d outils fusion et publipostage, vous pouvez en effet insérer des champs supplémentaires en cliquant sur : 144

145 -Placez votre souris à l endroit du courrier où vous souhaitez insérer le champ - sélectionnez le champ voulu. -puis cliquez sur «insérer». NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR MANIPULATION. Cliquez sur l étape suivante : AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés. 145