MANUEL SYNDIC. (Ancien décret) LA SOLUTION CRYPTO 5.5.4

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1 MANUEL SYNDIC (Ancien décret) LA SOLUTION CRYPTO 5.5.4

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3 Contrat de licence du logiciel LSC Lisez soigneusement ce contrat de licence logiciel ( licence ) avant de retourner votre carton d enregistrement. En retournant votre carton d enregistrement vous acceptez d'être lié par les termes de cette licence. 1. Licence. Crypto vous concède une licence sur, et en aucun cas ne vend, le logiciel, la documentation et les polices de caractères accompagnant la présente licence, qu ils soient sur CD ou sur tout autre support ( logiciel LSC ). Les licences accordées ici se limitent aux droits de propriété intellectuelle de Crypto de LSC et ne comprennent aucun autre brevet ni droit de propriété intellectuelle. Vous êtes propriétaire du support sur lequel le logiciel LSC est enregistré mais Crypto reste propriétaire du logiciel LSC. Le logiciel LSC ainsi que les copies que la présente licence vous autorise à réaliser sont régis par les termes de la présente licence. 2. Utilisations permises et limitations. La présente licence vous autorise à installer et utiliser le logiciel LSC sur un nombre de postes défini sur votre contrat de vente. La présente licence n autorise pas le fonctionnement du logiciel LSC sur un nombre d ordinateurs supérieurs à ceux du contrat de vente. Vous pouvez réaliser une seule copie du logiciel LSC en langage machine aux fins exclusives de sauvegarde. La copie de sauvegarde doit impérativement reproduire les informations relatives au droit d auteur figurant sur l original. Sauf et dans les limites où la loi ou la présente licence l autorise, vous ne pouvez pas, en totalité ou en partie, décompiler, manipuler, désassembler, modifier, louer, louer à crédit bail, prêter, concéder des licences, diffuser ou créer des produits dérivés à partir du logiciel LSC ni transmettre le logiciel LSC par un réseau. Toutefois, vous pouvez transférer les droits qui vous sont concédés par la présente licence, sous réserve que vous transfériez la documentation y afférent, la présente licence et une copie du logiciel LSC à un tiers qui s engage à accepter d être lié par les termes et conditions de la présente Licence et que vous détruisiez toutes les copies du logiciel LSC en votre possession. La présente licence sera résiliée immédiatement et de plein droit, sans notification préalable de la part de Crypto, si vous ne vous conformez pas à l une quelconque de ses dispositions. 3. Garantie des supports (le cas échéant). Crypto garantit les supports sur lesquels le logiciel LSC est enregistré contre tout vice de matériau et de main d oeuvre, sous condition d une utilisation normale, pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date d achat initiale. Votre seul recours, au titre du présent article se limite au remplacement du logiciel LSC. Cette limitation de garantie et toutes garanties implicites concernant le support, y compris les garanties implicites de qualité marchande et d adéquation à un usage particulier sont limitées à une durée de quatre-vingt-dix jours (90) à compter de la date d achat initiale. Certaines législations ne permettant pas de limiter la durée d une garantie implicite, il est possible que la limitation mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. La limitation de garantie telle qu exprimée ci-dessus est exclusive de toute autre garantie, quelle que soit sa forme, orale, écrite, expresse ou tacite. Cette garantie vous confère des droits spécifiques. Vous pouvez également posséder d autres droits tributaires de la législation en vigueur. 4. Exclusion de garantie sur le logiciel LSC. Vous reconnaissez et admettez expressément que l utilisation du logiciel LSC est à vos risques et périls. Le logiciel LSC est fourni tel quel sans garantie d aucune sorte, et crypto excluent expressément toute garantie et/ou condition, explicite ou implicite, y compris de façon non limitative les garanties et/ou conditions implicites de qualité marchande et d adéquation à un usage particulier et toute garantie de non-contrefaçon et de respect des droits de tiers. Crypto ne garantit pas que les fonctions contenues dans le logiciel LSC correspondront à vos besoins ni que le fonctionnement du logiciel LSC sera ininterrompu, exempt d erreur ni que tout défaut du logiciel LSC sera corrigé. De plus, crypto ne garantit pas ni ne fait aucune déclaration concernant l utilisation ou les résultats de l utilisation du logiciel LSC ou de la documentation y afférent en ce qui concerne leur exactitude, fiabilité ou autre. Aucune information ni aucun conseil, communiqués verbalement ou par écrit par crypto ou par un de ses représentants autorisés ne pourra constituer une garantie ou augmenter de quelque manière que ce soit l étendue de la présente garantie. Si le logiciel LSC s avérait défectueux, vous assumeriez seul (et non crypto ni un représentant agréé de crypto) le coût total de toute révision, réparation ou modification nécessaire. Certaines législations ne permettant pas l exclusion de garanties implicites, il est possible que l exclusion mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. L application de la présente garantie ne saurait vous priver de vos droits à la garantie légale (en cas de défauts ou de vices cachés). 5. Limitation de responsabilité. En aucun cas, y compris la négligence, Crypto ne sera responsable de quelque dommage indirect, spécial ou accessoire résultant de ou relatif à la présente licence. 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4 Sommaire Sommaire Sommaire...4 À propos de ce manuel...5 LE MODULE CRYPTO SYNDIC...6 LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SYNDIC...7 Immeuble...7 Copropriétaire...14 Lot : Onglet Syndic...16 Bibliothèque de résolutions...18 LE CYCLE TRAITEMENTS...19 LES MUTATIONS...20 Nouvelle mutation...20 Problématique des mutations sur des lots communs en Gérance et en Syndic...21 Suivi des mutations...22 LES BUDGETS...24 Gestion des budgets...24 Budgets Travaux et Fonds Travaux...30 LA REPARTITION DES CHARGES...34 Gestion des compteurs...34 Gestion des répartitions...36 L ASSEMBLEE GENERALE...43 Gestion des AG...43 Gérer une AG en nomade...57 Les articles de vote gérés par Lsc...59 AUTRES CAS...60 «FIN DE GESTION»...61 Solder une copropriété...61 Perte d une copropriété...62 L ENTRETIEN DE L IMMEUBLE...63 Carnet d entretien

5 Introduction À propos de ce manuel Connaissances requises Les notions standard manipulées dans LSC comme par exemple Couper/Copier/Coller sont considérées comme vous étant familières. La définition de ces notions ne sera donc pas abordée. Les copies d écran ont été réalisées sous environnement Windows ou Macintosh, mais les explications sont valables quelle que soit la plateforme. Navigation hypertexte Si vous consultez ce manuel sous sa forme électronique (Acrobat), vous pourrez tirer profit des liens hypertextes. Chaque mot ou propos comportant un lien hypertexte apparaît en bleu. Lorsque vous cliquez sur un lien, vous vous déplacez instantanément sur une page comportant des informations supplémentaires. Vous pouvez également vous déplacer en cliquant sur les repères dans la table située à gauche de la fenêtre affichant les pages du manuel. Conventions Tout au long de ce manuel, LSC La Solution Crypto est nommé LSC. Un raccourci clavier est présenté sous la forme [A], il correspond à la séquence de touches Control + A sur Windows et Pomme+A (ou Command+A) sur Macintosh. La touche Shift correspond à la touche Majuscule non bloquée. La touche Esc correspond à la touche Escape. (touche Echap sur Pc) La touche Entrée correspond à la touche située en bas à droite du pavé numérique. Sur certains portables l'accès se fait par la combinaison Fonction Retour à la ligne Interruption d'un traitement : lorsqu'il est possible d'interrompre un traitement (une impression ou un calcul), utilisez la combinaison [.] (ou [F14] si vous disposez d'un clavier étendu) pour interrompre ce traitement. La détection de l'interruption est signalée par 2 beep rapides. 5

6 Le module Crypto Syndic Le module Syndic permet l organisation et le suivi de l activité de syndic de copropriétés. Il assure la gestion multi-copropriétés en répartition réelle périodique des charges et /ou sur budget prévisionnel et appels de fonds. LSC étant un logiciel modulaire, le tronc commun est détaillé dans une partie spécifique. Cette partie du manuel s'attache à décrire les fonctionnalités propres du module Syndic. 6

7 Le menu fichier du module Crypto Syndic Immeuble La fiche immeuble constitue la base de la fiche copropriété. Elle se compose de 8 onglets dont 6 pourront être utilisés pour ce module (Immeuble, Divers, Clés de répartition, Suivi technique, plus..., Documents) Onglet Identité Il se présente sous la forme : Zone adresse La première ligne permet de saisir le nom de l immeuble ou tout au moins le code sous lequel cet immeuble est facilement reconnu par tous les utilisateurs. Ensuite, on saisit l adresse avec le pays si ce n est pas celui d origine. Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu) permet de mettre à jour les adresses des lots associés à l'immeuble. Cette manipulation peut être utile pour rectifier une erreur de saisie. Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu) avec la touche Shift maintenue permet de mettre à jour les codes des lots associés à l'immeuble. Les codes sont générés sont la forme normalisée suivante : Code immeuble/n RCP et/ou Code immeuble/n de plan Le Code Recette fiscale permet d indiquer la recette de rattachement de l immeuble et le Code Trésorerie à déterminer la caisse de paiement. Ces codes sont liés au fichier des Identités. Quant au Code Syndic, il permet de renseigner qui est le syndic de l immeuble (adresse, etc.), ce qui n est utile qu en Gérance. Ce code est lié au fichier des Identités. La zone Comptabilité Syndic ne sert qu au module Syndic ; elle permet d'associer une entité comptable à l'immeuble. 7

8 Zone Répartition des Charges Mode de répartition (ne concerne que l'activité de syndic). Il existe deux choix possibles qui dépendent de votre organisation : Réelle Périodique et Par Budget. Réelle périodique permet d'effectuer une répartition des charges trimestrielle. Cette répartition trimestrielle constitue l'appel de fonds. Par budget : des appels de fonds périodiques sont effectués et une répartition des charges à lieu tous les ans. Période de répartition (ne concerne que les activités de syndic et gérance). Important : les prorata-temporis sont toujours calculés par rapport à la période de répartition. Zone compta Syndic La zone Comptabilité syndic : le principe est d affecter une entité comptable afin de rattacher l immeuble à une comptabilité. Cette entité est codifiée Sxxx (voir chapitre Entité, module Comptabilité générale). L entité peut être créée en phase de création ou de modification de l immeuble. Une fois l entité associée à un immeuble, le rattachement n est plus modifiable. La zone Répartition des charges permet de spécifier la méthodologie de fonctionnement de la copropriété. Ces rubriques sont utilisées au moment de la répartition des charges. La répartition périodique permet de gérer plusieurs périodes de répartition sur un même exercice comptable. En répartition par budget, la période de répartition doit coïncider avec l exercice comptable. Zone Divers La case à cocher Assujetti à TVA permet de spécifier si l immeuble entier est assujetti à la TVA (exemple d'un immeuble constitué uniquement de sociétés). Dans le cas où au moins un lot n'est pas assujetti, la case doit être décochée et le paramétrage ne s'effectuera plus au niveau de l immeuble mais au niveau des lots. Date d achèvement des travaux Cette date détermine l assujettissement ou non à la CRL lors du calcul des revenus fonciers. Rappel : tout immeuble de moins de 15 ans au 1 er janvier de l année de calcul des revenus fonciers n est pas assujetti à la CRL Un clic sur la flèche orange située à gauche de la date d achèvement des travaux met à jour les lots rattachés à l immeuble. 8

9 Les autres zones sont informatives et sans conséquence sur les traitements : date de délivrance de certificat de conformité ainsi que le numéro de permis de construire et secteur géographique. Onglet Divers Il correspond à la page 2 de la fiche immeuble. La zone Assemblée générale - Dernière AG le : saisir la date de la dernière Assemblée générale effectuée. - Prochaine AG le : renseigner la date et l heure prévisionnelles de la prochaine Assemblée générale. Ces renseignements seront repris par défaut lors de la création de votre fiche AG. - Expédition des convocations le : date d envoi des convocations à la prochaine Assemblée générale. Il s agit de la date limite d envoi pour respecter les délais de convocation. Nous vous conseillons de programmer une alarme manuelle pour déclencher le cycle de convocation ; en effet, cette date ne chaîne pas sur une alarme. - Note AG et lieu AG : zones de notes libres reprises en création d Assemblée générale. Les zones Notes (Assurance, impôts, Règlements de copropriété, particularités) : zones de notes informelles sur la copropriété pouvant être reprises dans les courriers. Onglet Clés de répartition Pour des raisons techniques, cet onglet n'est accessible qu'en modification de fiche immeuble. Le principe est de saisir les clés de répartition et leurs tantièmes respectifs sur les lots en fonction du règlement de copropriété. Il n est pas possible de les créer sans avoir au préalable défini les lots. C est donc après avoir créé les fichiers de base (immeubles, copropriétaires et lots) que vous saisirez vos clés de répartition. Cette zone n est accessible qu aux utilisateurs en possédant l accès. La zone clés de répartition : lorsque aucune clé n a encore été créée, seul le sigle + est visible. Un Clic sur ce symbole permet de commencer la saisie. - Libellé permet d'inscrire le libellé de la clé (limité à 31 caractères). Il est mis automatiquement en majuscules. - Code tri permet de trier les clés de répartitions sur les décomptes de charges. Les codes tri doivent posséder le même nombre de caractères (limité toutefois à cinq chiffres ou lettres). Il est indispensable pour ordonner les clés sur les décomptes. - Ne pas Appliquer la main dominante en AG : Permet de définir que la clé courante ne se verra pas appliquer la règle de la main dominante en AG. Il s agit d un paramètre par 9

10 défaut, il est possible de modifier pour une résolution donnée ce paramètre lors de lé création de l ordre du jour. - Type de répartition permet de définir le comportement de la clé au moment de la répartition des charges en cas de mutations sur les lots. Il s agit d un menu pop-up avec 4 choix : - P (prorata) : le calcul se fait au prorata-temporis sur la durée de l exercice - A (acheteur) : c est le dernier acheteur de l exercice qui supporte la charge. - V (vendeur) : c est le premier vendeur de l exercice qui supporte la charge. - S (spécial) : la répartition se fait selon les consommations saisies. - Total des tantièmes est une zone non saisissable qui se valorise automatiquement lors de la saisie des tantièmes. La flèche permet de recalculer l intégrité du total des tantièmes. Une fois renseignées les zones décrites ci-dessus, il vous suffit de remplir la colonne tantièmes des lots concernés par la clé. Pour les clés de type S (clés d eau par exemple), il faut remplir les colonnes N de compteur et ancien index. Les consommations sont saisies par l option Gestion des compteurs. Les boutons situés au-dessus du tableau de saisie : - + permet d ajouter à la clé les lots nouvellement créés. - - supprime le lot sélectionné supprime tous les lots sans tantième. - Dupliquer permet de dupliquer un lot et de gérer, par exemple, plusieurs compteurs pour ce lot sur une même clé d eau. - Recopier les tantièmes est un pop-up qui permet de recopier à l identique les tantièmes d une clé existante. Les boutons sous le tableau : - Ouvrir dans Write permet de reproduire sous forme de tableau dans le traitement de texte les clés de l immeuble courant. En maintenant la touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous aurez le choix des clés à traiter - Ouvrir dans View permet de reproduire sous forme de tableau dans le tableur les clés de l immeuble courant. En maintenant la touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous aurez le choix des clés à traiter. - Imprimer permet l impression détaillée de la clé de répartition affichée à l écran. L impression par défaut est triée par n de 10

11 RCP (ou numéro de compteur dans le cas d une clé spéciale. En revanche les clés seront triées par ordre alphabétique de copropriétaires ; si la touche COMMANDE (CTRL sur PC) est maintenue au moment de cliquer sur «imprimer». Nomenclature des clés : les différentes éditions de charges (décomptes, budget, etc.) présentent les clés triées par N de tri puis par ordre alphabétique en fonction des libellés. Nous vous conseillons donc d utiliser une norme commune à toutes les copropriétés : (dans l exemple, le numéro représente le code tri) 01 CHARGES COMMUNES GENERALES (libellé de la clé). 02 CHARGES COMMUNES A UN GROUPE D IMMEUBLES 02A CHARGES COMMUNES GROUPE A 02B CHARGES COMMUNES GROUPE B 03 CHARGES BATIMENT 03A CHARGES BATIMENT A 03B CHARGES BATIMENT B 04 CHARGES CAGE D ESCALIER OU D ENTREE 05 CHARGES D ASCENSEUR 06 CHARGES CHAUFFAGE 07 CHARGES GARAGE 08 CHARGES EMPLACEMENT STATIONNEMENT CHARGES REPARTITION PAR COMPTEUR PRESTATIONS PARTICULIERES Les plus de LSC LSC permet d'importer des copropriétés en masse. Cette option est utile pour créer des copropriétés en saisissant les rubriques (identités et lots) en liste dans un tableur. Méthodologie pour importer globalement une copropriété : - Créer une fiche immeuble sans l associer à une entité, avec un code unique. - Importer les identités avec une référence. - Importer des lots avec une référence identité et une référence au code immeuble. - Prendre ensuite la fiche immeuble en modification et affecter un code entité. Cette action crée toutes les fiches copropriétaires ainsi que leurs comptes respectifs et les casquettes. Les structures des fichiers d imports pour les identités et les lots sont disponibles en annexe. 11

12 Onglet Suivi technique Cet onglet ne concerne que les modules Gérance et syndic et n est accessible que si votre licence vous donne accès à l organiseur. Il présente les dossiers liés à l immeuble et/ou les fichiers qui sont liés à ces derniers. Nota : un double-clic sur un fichier permet d ouvrir ce dernier. Il suffit de procéder de la même façon qu en Syndic pour la création et la hiérarchisation des dossiers (Voir carnet d entretien Syndic) pour que cette fenêtre se remplisse automatiquement Le carnet d entretien «Gérance» est accessible par cette option. Un clic sur le bouton portant ce nom permet son impression et conduit à la fenêtre suivante : 12

13 : permet de réactualiser la liste en tenant compte des dernières informations mises à jour. 13

14 Copropriétaire Onglet Fiche Copropriétaire Zone identité Zone Comptabilité Il constitue la première page de la fiche copropriétaire Identité ou tél : saisir le nom du copropriétaire. S il n existe pas dans le fichier des identités, LSC propose de le créer et chaîne sur une fenêtre de création d une identité. Code entité Saisir l entité de rattachement pour identifier l'immeuble de la copropriété. N de compte Après la saisie du code entité, LSC propose le numéro de compte du copropriétaire (numérique ou alphanumérique). Après tabulation, vous arrivez sur la fenêtre de création de compte. Fonds de roulement Fonds travaux (affectés ou non affectés) Ces rubriques sont automatiquement alimentées par la comptabilité, en particulier lorsque l on génère des appels de fonds de roulement et des appels sur le budget de Fonds Travaux. Les comptes Fonds de roulement, Fonds travaux affectés et Fonds de travaux non affectés définis dans les paramètres déterminent l alimentation ou non des rubriques du même nom des fiches copropriétaires. De plus, il faut que les écritures rattachées à ces comptes aient le numéro de compte du copropriétaire dans la rubrique pièce. Ces 3 rubriques sont toujours recalculées par l utilitaire Recalculer les soldes. La zone Décompte : Les boîtes à cocher permettent de définir d une manière personnalisée (par copropriétaire) le contenu des colonnes des décomptes d appels de fonds et décomptes de charges. - Avec ou sans colonne récup/loc : présenter ou non le montant éventuellement récupérable sur les locataires - Avec ou sans colonne Dont TVA : présenter le dont TVA relatif à la quote-part du copropriétaire. 14

15 Pour les appels de fonds, Dont TVA et Récup/Loc sont calculés par rapport aux codes fiscalités par défaut rattachés aux comptes de charges inscrits au budget. Pour les décomptes de charges, Dont TVA et Récup/Loc sont calculés par rapport aux informations saisies sur chaque écriture comptable au moment de la saisie comptable. Regrouper les lots par code de regroupement / ne pas regrouper Permet, au choix, de grouper ou non les lots au niveau de l impression des décomptes d appels de fonds ou de charges. Cette option est inopérante si vous avez saisi des mutations sur la période. La zone Divers Différentes boîtes à cocher permettant d'effectuer des sélections : Copropriétaire résident : à cocher si le copropriétaire habite dans un de ses lots, cela vous permettra notamment d éditer une feuille d émargement pour les résidents au moment de l Assemblée générale. Calcul des frais de relance : information servant à LSC pour le module des frais de relance. Permet d exclure les copropriétaires lors de l imputation de frais de relance. Pas de courrier : permet d exclure le (ou les) copropriétaire(s) du module de courrier. Conseil syndical président : à cocher si le copropriétaire est le président du conseil syndical. Conseil syndical : à cocher si le copropriétaire est membre du conseil syndical. Cette case est automatiquement cochée si vous cochez «Conseil syndical président». Suppléant : à cocher si le copropriétaire a été désigné comme suppléant. La zone lots attachés Non saisissable, cette zone affiche les lots du copropriétaire saisis sur l onglet lots associés. Un double-clic sur un des lots permet l accès à la modification. Code du Gérant Permet de saisir le gérant des lots du copropriétaire. S il ne fait pas partie du fichier des identités, LSC propose de le créer. Les appels de fonds, les décomptes de charges ainsi que divers courriers pourront lui être envoyés directement. 15

16 Onglet Lots Un Clic sur + permet de saisir en liste les lots du copropriétaire en renseignant les colonnes N RCP (numéro de règlement de copropriété), type (pop up), description (zone de texte), surface et n appartement. La colonne code du lot se calcule automatiquement après la saisie de la colonne N RCP de la manière suivante : Code de l immeuble/n RCP. Elle reste toutefois modifiable. Chaque lot créé est mis dans le fichier des lots. Il est possible de supprimer des lots à ce niveau en les sélectionnant puis en cliquant sur -, à condition toutefois qu ils ne soient liés à aucune fiche contraignant leur suppression. L accès à cet onglet n est possible qu après la création du compte copropriétaire. Les lots d un immeuble en syndic ne peuvent être créés que par cet onglet. Lot : Onglet Syndic Les lots de syndic sont créés à partir de la page 2 de la fiche copropriétaire. Le fichier des lots est accessible en modification à partir du menu fichier. Nous allons examiner dans cette partie les options spécifiques au module Syndic. Il n est pas possible de créer un lot de Syndic à partir de ce menu. Il faut transiter par la page 2 de la fiche copropriétaire. 16

17 Zone compte syndic associé Cette zone est non saisissable. Les informations indiquées proviennent de la fiche copropriétaire. Il est possible d accéder à la modification du compte en cliquant sur N de compte. Classification et regroupement du lot La classification en lot secondaire ou principal est utilisée dans le bilan d activité ; la notion de regroupement est utile pour les décomptes de charges et la régularisation des charges locatives. Les lots secondaires ne peuvent être rattachés que par l intermédiaire du lot principal. Les lots secondaires regroupés sur un lot principal sont accessibles individuellement depuis la liste de gestion des lots, mais ils sont également détaillés sur le lot principal (à partir de l onglet Lot, déployez la clé et sélectionnez la rubrique Lots secondaires). Rattacher les lots secondaires Cette option vous donne accès à l écran suivant A l aide des boutons Ajouter et Enlever vous indiquez à LSC quels lots doivent faire partie du regroupement courant. Le tableau de gauche présente les lots regroupés et le tableau de droite les lots que vous pouvez regrouper. Les lots à regrouper sur un lot principal doivent appartenir à un même propriétaire, être situés dans le même immeuble et ne posséder aucune casquette à l exception de celle de Syndic. Ils doivent aussi être classés en lot secondaire. Une fois votre sélection faite, validez cet écran. 17

18 Bibliothèque de résolutions La bibliothèque de résolutions est utilisée dans le traitement des Assemblées générales pour automatiser les ordres du jour. Contenu Une fiche résolution est composée des rubriques suivantes : N ordre : numéro d ordre de présentation dans l ordre du jour. Titre : titre de la résolution. Contenu : zone de texte permettant de détailler la résolution. - Article : pour déterminer les règles de vote de la résolution (voir chapitre «AG : articles de vote gérés par Lsc» 18

19 Le cycle Traitements Ce chapitre parcourt le menu «Traitements» du module, tout en vous donnant un grand nombre d exemples concrets pour vous aider à mieux appréhender ces différentes options. 19

20 Les mutations Nouvelle mutation Déroulement Le principe d une mutation est de changer le copropriétaire d un lot à une date donnée. Zone Vendeur Saisir l entité comptable et le compte du vendeur. Zone Mutation Saisir la date de la mutation et le compte de l acheteur (qui doit avoir été préalablement créé). Zone Lots vendeurs Ce tableau liste les lots du copropriétaire vendeur. Le principe est de cliquer sur les lots vendus pour les glisser dans la zone Lots acheteurs. Un Clic sur le tableau de droite annule la mutation du lot Conséquences Le(s) lot(s) mutés transitent de la fiche copropriétaire vendeur à la fiche copropriétaire acheteur. LSC créée les fiches mutations. Le nombre de fiches créées est égal au nombre de mutations plus 1. Ainsi, 1 mutation donne lieu à la création de 2 fiches ; 2 mutations sur le même lot, donnent lieu à la création de 3 fiches. Les fiches sont organisées de la manière suivante : Exemple 1 : A cède un lot à B le jour J Suite à la saisie de cette mutation, 2 fiches mutations seront créées : - du 0/0/0 au jour J : vendeur A - de J+1 à infini (symbolisée par la date 31/12/2099) : acheteur B Exemple 2 : A cède un lot à B le jour J et B revend à C le jour K Suite à la saisie de ces 2 mutations, 3 fiches mutations seront créées : - du 0/0/0 au jour J : vendeur A - de J+1 à K : vendeur B - de K+1 à infini : acheteur C. La mutation génère une date de début et une date de fin de prise en charge. LSC considère que le jour de la vente est à la charge du vendeur dans le calcul de ses proratas. 20

21 Problématique des mutations sur des lots communs en Gérance et en Syndic Les fiches lots sont communes à tous les modules. La mutation d un lot de Syndic sur lequel il existe un mandat de gérance ou de saisonnier nécessite un contrôle préalable du gestionnaire. En effet, le mandat va être annulé et il est indispensable pour le gestionnaire d'effectuer des opérations d'épuration de compte avant son annulation. - Apurement des comptes locataires, - Calcul des honoraires, - Edition du relevé de gérance - Paiement du solde, - Edition de l'état récapitulatif annuel et de l état préparatoire au Revenus Fonciers. Afin de ne pas permettre à l'utilisateur Syndic d'enregistrer une mutation sans l'accord du gestionnaire (Gérance ou Saisonnier), lors de la saisie de la mutation, LSC demande un mot de passe. Le mot de passe demandé est spécifique au mandat et n'est valable que pour une journée. Ce mot de passe est obtenu à partir de l'afficheur et seuls les gestionnaires autorisés possèdent cet accès. Pour un complément d informations, vous pouvez vous reporter à la partie Mutation dans le module Gérance. 21

22 Suivi des mutations Double-clic sur une fiche mutation charge toutes les mutations du lot. En cliquant sur une ligne du tableau, il est possible de modifier la date de mutation. 22

23 La suppression La suppression est protégée par un mot de passe spécifique défini dans l administration. L ordre de suppression des lignes de mutation est d une très grande importance. Les résultats sont différents selon le sens utilisé. - suppression du haut vers le bas : le dernier acheteur reste propriétaire du lot (sans date d achat spécifique). - suppression du bas vers le haut : le 1er vendeur reste propriétaire du lot. Par exemple : Un lot sur lequel 2 mutations ont été passées (A vend à B, B vend à C). En fonction de l'ordre de suppression, on obtient le résultat suivant : - Vendeur A, vendeur B et acheteur C : si vous supprimez A, puis B puis C : le copropriétaire reste C - Si vous supprimez C (le copropriétaire devient B), puis B, le copropriétaire devient A. Chaque fiche mutation ne concerne qu un lot : si vous passez une mutation globale sur 3 lots et que vous souhaitez modifier (ou annuler) les 3 mutations, il est nécessaire de modifier (ou supprimer) les fiches mutations de chacun de ces 3 lots. 23

24 Les budgets Gestion des budgets Les budgets sont utilisés pour établir des prévisionnels (dans l optique de la gestion des dépenses courantes ou exceptionnelles), suivre leur avancement, générer et suivre les appels de fonds. Trois budgets sont importants dans les automatismes de Syndic - ORD : budget ordinaire. Si vous travaillez en répartition annuelle, ce budget permet de générer les appels de fonds ordinaires. - FDR : fonds de roulement. Permet d appeler les fonds nécessaires au démarrage de l activité de syndic dans l immeuble. - TX : travaux. Gère les appels de fonds travaux. Ce code est exclusivement réservé aux budgets travaux et est repris dans le calcul du bilan d activité. Il est possible de définir autant de budgets que souhaité et seul le budget ORD est obligatoire. Onglet Définition du budget Présente le contenu de la fiche budget. Zone références Code entité Permet d'identifier la copropriété. Cette zone n'est pas modifiable. Code budget Est libre et limité à 10 caractères. Les normes sont les suivantes : - Commence par ORD : définit le budget ordinaire. Il est utilisé dans la répartition des charges. - TX : est utilisé pour alimenter le bilan d'activité. - Journal imputation : définit le journal d'imputation des écritures d'appels. Ce journal doit avoir un compte de centralisation utilisé pour comptabiliser les contreparties. Si ce compte de centralisation correspond au compte Fonds de Roulement (ou au compte Fonds Travaux) défini dans les 24

25 paramètres, alors LSC met à jour la rubrique FDR (ou Travaux) de la fiche copropriétaire. Un journal de type «Appel de fonds» génère une contrepartie globale pour chaque appel et est supprimé lors du transfert en comptabilité de la répartition des charges Un journal de type répartition spéciale génère une contrepartie ligne à ligne pour chaque appel et n'est pas supprimé lors du transfert en comptabilité de la répartition des charges. De plus le N de compte du copropriétaire alimente la rubrique N de pièce. Désignation Nom du budget (par exemple budget ordinaire 2003). Zone de note Zone complémentaire libre permettant d expliciter le contenu du budget. Période concernée du.au. Période du budget ; informations utilisées pour les éditions. Zone Tableau Les boutons spéciaux : Permet d ajouter en une seule fois tous les comptes de la copropriété associés à des clés de répartition. Permet de supprimer toutes les lignes. Compte Compte de charge à budgétiser.? Dans cette zone, donne la liste de tous les comptes associés à une clé de répartition. Il ne faut pas créer plusieurs lignes sur le même compte de charges. Mais plutôt dupliquer les comptes de charges. 25

26 Libellé du compte Zone non modifiable. Clic sur cette zone permet d accéder à la consultation du compte. Budget A+1 Montant prévisionnel correspondant à l exercice suivant l exercice en cours. Budget A Montant prévisionnel correspondant à l exercice en cours. Réalisé A Montant réalisé sur l exercice. Le réalisé est mis à jour à chaque calcul de répartition. Il est toujours égal à la somme des dépenses comptabilisées sur l exercice et non sur la période de répartition. La fiche Budget est utilisée aussi bien pour les répartitions réelles périodiques que pour les répartitions annuelles. Le réalisé peut être recalculé, à tout moment, en cliquant sur le titre de la colonne (Réalisé A). La date qui s inscrit est celle du dernier calcul effectué. La période de réalisation est toujours celle fixée par l'exercice comptable. Budget A-1 Montant prévisionnel correspondant à l exercice précédent Réalisé A-1 Montant réalisé sur l exercice précédent. Réalisé A-2 Montant réalisé sur l exercice précédant l exercice précédent. Vague Lors d un changement d exercice, permet de définir les nouveaux budgets tout en conservant les anciens. Bascule les montants des colonnes A (Budget et Réalisé) dans les colonnes A-1 correspondantes, passe le réalisé A-1 dans réalisé A-2 et remet à 0 la colonne Réalisé A. Permet d augmenter le budget en %. Ce pourcentage s applique uniquement sur la colonne budget A. 26

27 Permet de passer le budget A dans budget A+1 avec une éventuelle augmentation à définir en %. Permet de faire passer le budget A+1 dans budget A. Comme l option précédente, il est possible de déterminer un % d augmentation. Passe les montants du réalisé A dans la colonne Budget A. Cette action, suivie d une augmentation permet d obtenir un budget calé sur les dépenses réelles Passe le réalisé A-1 dans la colonne budget A. Cette action permet comme la précédente d obtenir un budget calé sur les dépenses réelles. Elle est surtout utile si vous avez au préalable cliqué sur l option Passer A dans A- 1. Si une ligne est sélectionnée, en maintenant la touche Shift maintenue, vous n'augmentez que la ligne sélectionnée. Graphes Permet de réaliser des graphes à partir du budget sous forme de barres ou camembert, sur les colonnes budgétisées et réalisées. Ces graphes sont exploitables dans le traitement de texte. Recalcul des totaux Un bouton invisible est présent sur la ligne de total des colonnes. Il permet de forcer le recalcul des totaux. Imprimer détail Permet d éditer une proposition de budget. Imprimer Permet d éditer la fiche budget. Le bouton Aller à présent sur la liste de gestion des budgets permet d afficher une liste de gestion des lignes de budgets, qui permet de créer des états permettant une présentation personnalisée de vos budgets. 27

28 Onglet Appels de fonds Cet écran permet de définir le cadencement des appels de fonds. Le bouton «+» Permet de définir les appels. Après validation, LSC génère autant de lignes que d appels définis en préfixant le libellé de chaque appel (1er, 2ème, 3ème.) et en incrémentant la date de chaque appel. Le bouton -- supprime toutes les lignes. Si l on supprime une ligne d appel de fonds, à partir de cet écran, les écritures comptables qui auraient pu être générées restent intactes. Date d appel Date à laquelle seront générées les écritures comptables. Période concernée du au Période couverte par l appel. Elle est calculée automatiquement lors de l utilisation du bouton +. Elle est utilisée lors de la génération de l appel. Un prorata-temporis pourra être calculé par rapport à cette période (si l option Prorata sur les appels est cochée dans les paramètres de l administration). Taux d appel Pourcentage du budget à appeler Basé sur A-1 Par défaut, l appel est considéré basé sur le Budget A. Il est possible d indiquer que la base à prendre en compte doit être le Budget A-1. Taux correctif Permet de gérer les décalages de budget, en offrant la possibilité de réajuster, sur l exercice en cours, des appels de fonds effectués sur le budget de l année précédente. Le taux correctif correspond au total des pourcentages des appels faits sur les mauvaises bases. 28

29 Exemple : Vous aviez un budget de euros appelé en 4 fois en 2003, soit 4000 euros par appel. - Nous sommes en janvier 2004 et vous devez faire le 1er appel de fonds du nouvel exercice. Or votre Assemblée générale n ayant pas eu lieu, votre nouveau budget n est pas voté. - Vous allez donc faire votre 1er appel 2004 sur les bases du budget 2003 soit 4000 euros (appel basé sur A-1). Lors de l Assemblée, le nouveau budget est établi à euros soit 4 fois 4250 euros. Le 1er appel 2004 aurait dû être de Il a été appelé à 4000, soit une différence de En indiquant 25% comme taux correctif, le 2ème appel (appel basé sur A) permettra de rattraper le retard du 1er appel, soit un appel de euros. Donc, si un appel est fait (comme notre exemple) sur la base A-1, le taux correctif du 2ème appel et de 25 %. Si deux appels avaient été faits, le taux correctif serait alors de 50 %, etc. - Le taux correctif peut être imputé sur le prochain appel ou éclaté sur les appels suivants. Dans notre exemple, le taux correctif de 25% sur le 2ème appel peut être éclaté en 8% sur le 2ème appel, 8% sur le 3ème et 9% sur le 4ème. Date de réalisation La date de réalisation est valorisée par la procédure de génération des appels de fonds. Elle permet de distinguer les appels faits, des appels non faits. Si vous supprimez la génération d un appel en suivi des répartitions, la date de réalisation se remet à 0, l appel est alors considéré comme non fait et les écritures comptables générées seront supprimées. Il est possible de définir un appel avec un taux à 0 %. Cette option permet de générer un appel "fictif" mais sans comptabilisation. L appel ainsi généré permettra l édition d un budget individualisé annuel, sans incidence sur la comptabilité. 29

30 Budgets Travaux et Fonds Travaux Nous tenons à attirer votre attention sur la méthode à employer concernant la gestion de vos Travaux et de vos Fonds Travaux : Budget Fonds Travaux Le Fond Travaux est l équivalent du fond de roulement en ce sens qu il constitue une provision pour de travaux futurs. Un budget de fonds travaux a un journal d imputation dont la contrepartie est un compte de capitaux défini dans les paramètres sous le titre numéro de fond travaux. Ce budget sert à alimenter la zone Fonds de travaux de la fiche copropriétaire. Budget TRAVAUX A la différence du budget fonds travaux, le budget travaux n alimente pas la fiche copropriétaire mais le bilan d activité. Il sert à gérer les dépenses de travaux pour l année en cours. La contrepartie du journal d imputation de ce budget est un compte d attente. Comment payer vos travaux? Pour payer vos travaux, il suffit de débiter le compte d attente, contrepartie de votre journal «travaux» par le crédit de votre fournisseur ou de votre compte de trésorerie. Cette opération permet de solder votre compte d attente et ainsi de «répartir» vos travaux. Si la provision constituée par vos appels de travaux est insuffisante, il vous faut générer un appel de la différence. De même, si vous avez un excédent sur votre compte d attente, vous pouvez rembourser vos copropriétaires par un appel négatif. Comment utiliser votre fond travaux pour payer des travaux? La rubrique Fonds travaux de la fiche copropriétaire est alimentée par le cumul des écritures du compte de fonds travaux (défini dans les paramètres) qui possèdent le numéro de compte copropriétaire dans la rubrique pièce. Il est donc impossible de payer des travaux en débitant le compte de fonds travaux par le crédit d un fournisseur. Pour compenser des travaux par le fond travaux, vous devez créer un appel de fonds négatif du montant des travaux réalisés. Une fois cet appel effectué, les copropriétaires seront crédités du montant de leur quotepart de travaux. Il vous faut ensuite créer (si ce n est pas déjà fait) un budget «TRAVAUX» permettant de débiter les copropriétaires par le crédit du compte travaux (compte d attente). Il vous suffira enfin de procéder comme décrit ci-dessus pour solder ce compte travaux. 30

31 Exemple : Votre copropriété dispose sur le compte d un fond de travaux constitué en 1998 et 1999 de Lors de la dernière assemblée (le 15 mars 2003), les copropriétaires ont voté la réfection de la toiture de l immeuble par l entreprise «TOITSERVICE» pour un montant de Comment procéder? 1ère étape : créez le Journal TVX (Travaux en cours) de type répartition spéciale avec comme compte de contrepartie le compte ème étape : créez le budget TX s imputant sur le journal TVX ; dans la liste des comptes, indiquez un compte de charges rattaché à la clé de répartition des travaux. Imputez le montant des travaux ( ) dans le budget A. 3ème étape : créez un appel de fond à 100%. 4ème étape : Faites l appel (par l option générations des appels de fonds du menu traitements). A ce stade, vos copropriétaires sont débités du montant de leur quote-part de travaux et le compte est crédité du montant des travaux ( ). 5ème étape : sur votre budget de Fonds Travaux, passez A dans A-1 et indiquez le montant des travaux à effectuer en négatif dans le cadre Budget A ( ). 6ème étape : créez un appel à 100% basé sur A. 7ème étape : faites l appel de fonds. A l issue de cette 7 ème étape, vos copropriétaires sont crédités du montant de leur quote-part de travaux. Comme ceux-ci avaient été préalablement débités dans la 4 ème étape, leurs soldes reviennent à la situation antérieure à ce traitement. Le compte (Fonds travaux) est débité de De plus, le montant du FDR détenu pour chacun des copropriétaires est mis à jour au niveau de leur fiche. 8ème étape : il ne reste plus qu à débiter le compte du montant de la facture de travaux ( ) par le crédit du compte fournisseur (401TOITSERVICE) si vous constatez les factures ou, par le crédit de la banque si vous payez directement vos factures, sans passer par un journal d achat. 31

32 Génération des appels de fonds Permet de réaliser les appels de fonds en débitant chaque copropriétaire de sa quote-part. La date de comptabilisation est la date de l appel. Si la date de l appel est antérieure à la date de début d exercice, LSC prend dans ce cas, la date de début de l exercice en cours. Fenêtre de validation Cet écran permet d'effectuer la sélection des appels à effectuer. Code entité permet de définir l entité sur laquelle vous allez lancer l appel de fonds De la date. À la date : par défaut, LSC affiche de 00/00/00 à la date du jour de manière à présenter les appels non faits à ce jour. Ces dates sont modifiables si vous voulez, par exemple, devancer certains appels. Si vous effacez l entité, la sélection est multi-entités. Si vous imprimez l appel de fonds détaillé, le traitement de l impression doit être réalisé Entité par Entité. Si vous imprimez l appel de fonds sous forme de courrier, vous pourrez effectuer une sélection multiple. Après calcul Une fois l appel généré, LSC chaîne sur la gestion des répartitions. Lorsque l on génère les appels de fonds, le type du journal défini sur le budget détermine la méthode de comptabilisation des écritures (centralisation globale ou ligne à ligne) Les appels de fonds peuvent être imprimés en détail ou son forme d'extrait de comptes en une ligne. L'impression détaillée peut présenter le quote-part locataire. Ce calcul est estimé en fonction du code fiscalité indiqué au niveau du compte de charge au moment du calcul de l appel de fonds. Le fonctionnement de l'écran de gestion des répartitions est détaillé dans la partie Répartition. 32

33 Les appels de fonds générés sont automatiquement transférés en comptabilité. La date de valorisation de l appel est alors renseignée. L appel est considéré comme fait. 33

34 La répartition des charges Gestion des compteurs La gestion des compteurs permet de définir directement, sur des clés spéciales (type S), diverses consommations (eau chaude, eau froide, chauffage, etc.). LSC reprend les clés saisies sur la page 3 de la fiche immeuble. Il n est pas possible de créer une clé à partir de cette fenêtre. Par défaut, l écran de recherche ne propose que l affichage des clés spéciales. Prix Le prix unitaire et la date du relevé sont utilisés pour l'impression détaillée des consommations. L'unité de consommation (le M 3, le kwh, etc ) est utilisée pour l'impression détaillée des consommations et pour les décomptes individuels. Préparer une nouvelle saisie : à la 1ère ouverture, l écran est vierge. Cette option permet de rapatrier les lots présents dans la clé de répartition de l immeuble et initialise les rubriques "ancien index" et "consommation". Lors de la modification, cette option transfère nouvel index dans ancien index et met à 0 la consommation. La saisie consiste à valoriser la rubrique nouvel index. LSC calcule alors la consommation. La rubrique N de compteur est modifiable à ce niveau ; elle est utilisée dans l'impression du décompte individuel. Si nécessaire, vous pouvez également modifier la valeur de "ancien index". Vérifier les mutations : cette option ajoute les mutations sur la saisie sans toutefois décaler les consommations. En cas de mutation, on trouvera 2 34

35 lignes de consommation pour le même lot. Cette action est réalisée automatiquement par le bouton préparer une nouvelle saisie et ne devrait servir qu'en cas d'ajout d'un compteur dans la clé de répartition ou de saisie des consommations à chaque mutation. Import consommations : permet d importer un fichier ASCII (issu d un tableur) dans le tableau de consommations. Le fichier créé à partir du tableur doit avoir les colonnes suivantes : N de compteur Ancien index Nouvel index Imprimer : permet d imprimer un relevé de compteurs trié par numéro de compteurs avec les consommations et le montant par lot ainsi qu un total général. Si vous maintenez la touche Pomme (CTRL sur PC) en cliquant sur Imprimer, l impression sera triée par ordre alphabétique de copropriétaires. La flèche Total : force le recalcul du total des consommations. La période apparaissant à la droite de la flèche correspond à la période de répartition définie sur la page 1 de la fiche immeuble. Il n est pas possible de saisir des consommations négatives. Les consommations du module Syndic sont complètement indépendantes de celles gérées dans le module Gérance. Les consommations saisies sans avoir au préalable cliqué sur Préparer une Nouvelle saisie ou sur vérifier les mutations sont inopérantes. 35

36 Gestion des répartitions L'écran présente les différents appels de fonds et répartitions effectuées. Les répartitions sont générées directement à partir de cet écran avec le bouton Nouvelle ou par la procédure de génération des appels de fonds. Les répartitions restent mémorisées dans le tableau jusqu'à leur effacement manuel. Tant qu'une répartition existe, il est possible d'imprimer des décomptes et des tableaux de répartition. Une répartition est ou n'est pas transférée en comptabilité. 36

37 Bouton Nouvelle Il permet de calculer une nouvelle répartition de charges. Le code journal est utilisé pour le transfert en comptabilité des écritures. Ce transfert s'effectue avec une validation manuelle après vérification de la conformité de la répartition. La période de répartition reprend par défaut la période indiquée au niveau de la fiche immeuble. Elle peut être modifiée à ce niveau. Le libellé est utilisé pour l'impression des états et la génération des écritures comptables. La case Afficher les lignes sans quote-part réalisée est affichée lorsque l immeuble est en répartition par budget. Elle permet, lors de l impression du décompte, de présenter toutes les lignes budgétisées sans mouvement. Exécuter en local /sur le serveur : permet de choisir la machine sur laquelle va se faire le calcul. Si vous choisissez le serveur, il vous faudra garder cette fenêtre au premier plan jusqu à la fin du traitement. 37

38 Bouton Imprimer décomptes Il permet d imprimer les décomptes de charges par copropriétaire après le calcul de répartition (et après transfert en comptabilité). Cette option n est visible que si une ligne de répartition (ou d appel de fonds) est sélectionnée. Il présente les dialogues suivants : Format vertical/format horizontal Définit le sens d impression du décompte. En format horizontal, le décompte est complété d une partie budget estimée à partir de la fiche budget ORD. Impression en grande police Permet de choisir la taille de la police utilisée pour la présentation du décompte Remplacer TVA par déductible fiscal Permet de remplacer le contenu de la colonne TVA par les sommes déductibles. Le montant du déductible est estimé par rapport au taux de déductibilité fixé sur la fiscalité. Relevé de compte Permet d avoir à la suite du décompte de charges un relevé de compte personnalisé du copropriétaire. Si vous décochez cette option, les notions de solde arrêté, de coupon réponse, de type de solde ne sont plus visibles. De plus, si votre répartition n est pas transférée en comptabilité, ce relevé de compte n en fera pas mention. Solde arrêté au 38

39 Permet d indiquer à LSC une date limite de prise en compte des écritures pour le décompte personnel. Par défaut LSC saisit le dernier jour de l exercice, mais il est possible de prolonger cette date. Adressé à tous indivisaires Si vous avez défini des indivisaires sur le compte copropriétaire, cette boîte à cocher permet d imprimer un décompte pour chacun d entre eux. Adressé au gérant (s il existe) Si vous avez défini un gérant sur la fiche copropriétaire, le décompte lui est adressé, sinon il est adressé au copropriétaire. Si vous décochez cette option, le décompte est envoyé systématiquement au copropriétaire. Mettre un coupon réponse Permet d obtenir un coupon réponse sous le décompte individuel si le copropriétaire est débiteur. Avec mode de règlement Permet d afficher le mode de règlement défini au niveau du compte. Si ce mode est «prélèvement», LSC affiche «CE MONTANT SERA PRÉLEVÉ», sinon LSC affiche «COUPON A JOINDRE A VOTRE REGLEMENT PAR (mode de règlement)». Cette option n est disponible que si la précédente (Mettre un coupon réponse) est cochée. Uniquement le total par clé Par défaut, LSC donne une ligne par compte de charge défini (à condition que le copropriétaire soit présent dans la clé de répartition associée au compte). Comme nous l avons vu dans le chapitre compte, chaque compte de charge doit être rattaché à une clé de répartition définie sur la fiche immeuble. Une clé peut donc concerner plusieurs comptes. Cette option permet alors de regrouper les dépenses par clé de répartition, afin d obtenir un décompte plus concis. Libellé colonne «Récup/Loc» Vous permet de personnaliser le titre de la colonne «Récup/Loc» du décompte. Limitée à 12 caractères, sur deux lignes au maximum. Nous vous rappelons que l affichage de cette colonne dépend du paramétrage des fiches copropriétaires. Présentation du solde précédent En une ligne, en détail ou sans. L'option sans solde précédent est utilisée pour des appels travaux. Titre de l état Par défaut, c est le libellé répartitions des charges année xx qui apparaîtra sur le décompte. Il reste modifiable. Note à mettre sur l'état 39

40 Cette note peut contenir un nombre de lignes non limité. Chaque ligne doit être indiquée par un retour à la ligne. La note est insérée en en-tête de première page de l'état. Libellés de «l avance de trésorerie", des "Fonds affectés travaux futurs" et des "Fonds non affectés travaux futurs" Vous pouvez à ce niveau définir d autres libellés que ceux par défaut, ceci pour être en conformité avec les décisions de votre assemblée générale. Le calcul de ces fonds dépend du paramétrage effectué en administration. LSC enregistre automatiquement les préférences utilisateurs. Vos choix seront donc proposés par défaut à chaque impression. Le bouton Options permet de choisir l en-tête et le pied de page associés à l état. Il est possible d imprimer l en-tête et le pied de page sur toutes les pages, ou uniquement sur la première (pour gagner de l espace sur les pages suivantes), ou jamais (pour utiliser du papier à en-tête). Les en-têtes et pieds utilisés sont ceux définis dans les Paramètres. Il est possible aussi de ne pas imprimer le titre de l état.. Le décompte peut effectuer un regroupement par clé ou non. Le décompte peut, pour chaque copropriétaire, effectuer un regroupement de ses lots. Il n est pas possible de réimprimer un décompte individuel complet sur un exercice clôturé. En effet, la partie «relevé de votre compte personnel» ne peut présenter un tableau à jour. Seule la partie répartition des charges reste valable. Bouton Imprimer tableau Bouton Imprimer tableau détaillé Il permet d imprimer un tableau de répartition avec, pour chacun des copropriétaires, le montant de sa quote-part par compte de charges et son total. Cette option n est visible que si une ligne de répartition (ou d appel de fonds) est sélectionnée. Il permet d imprimer un tableau de répartition avec, pour chaque copropriétaire, un détail de sa quote-part par lot et par clé de répartition. Le tableau rappelle aussi les tantièmes de chacun des lots pour chacune des clés mentionnées. Comme pour le tableau de répartition, cette option n est visible que si une ligne de répartition (ou d appel de fonds) est sélectionnée. 40

41 Bouton Imprimer état des dépenses Il permet d imprimer les dépenses de la période de répartition ou les dépenses de l'exercice (si aucune ligne du tableau n'est sélectionnée). Il est possible de rajouter par le biais des boîtes à cocher : - Les colonnes dont TVA, dont locataire, - Avoir un solde précédent pour chacun des comptes de charges, - De remplacer la date d écriture par le numéro de pièce indiqué lors de la saisie. Comme pour le décompte de charges, il est possible de changer le titre de l état et d insérer une note complémentaire. A savoir : - Un compte n'est imprimé que si au moins une ligne de saisie est présente sur le compte. - Le solde précédent reprend le cumul de toutes les écritures de tous les journaux. - Les écritures de la sélection ne comprennent jamais les écritures passées sur les journaux de répartition. Bouton Imprimer état simplifié des dépenses Bouton Supprimer Les options d impressions sont les mêmes que celles de l état des dépenses. A la différence de l état des dépenses, ce document présente les dépenses globalisées par compte de charges et regroupées par clé de répartition. Si vous maintenez la touche shift en cliquant sur cette option, vous pourrez éditer un état simplifié des dépenses sous la forme de balance (colonnes débit / crédit / solde débiteur / solde créditeur). Avant l édition de ce document vous aurez une liste de sélection des comptes à traiter (compte attachés à une clé de répartition). Par ce biais, vous pourrez choisir de traiter vos comptes par des sélections continues (touche ctrl ou pomme) ou discontinues (touche shift). Cette option a pour but d annuler la répartition en supprimant les écritures comptables générées (si elles existent) lors du transfert en comptabilité. Avec la touche Shift maintenue, il est possible de supprimer une répartition de la liste en conservant les écritures comptables associées. La suppression d un appel de fonds réinitialise la date de réalisation de l'appel (page 2 de la fiche Budget). 41

42 Transfert en compta Le transfert en comptabilité génère les écritures comptables associées à la répartition. Il s'agit d'une opération de validation de la répartition. La fiche immeuble est mise à jour pour la régularisation des charges locatives. L option extourner les appels de fonds présente dans les paramètres de l application permet de conserver ou de supprimer les appels de fonds au moment du transfert en comptabilité de votre répartition. Si l on supprime une répartition transférée en comptabilité, les écritures d appel de fonds supprimées ne sont pas régénérées. Courrier Les appels de fonds génèrent une ligne dans le tableau de répartition. Cette ligne est toujours transférée en comptabilité (sauf l'astuce de l'appel à 0%). L'impression détaillée d'un appel de fonds se réalise à ce niveau par le bouton imprimer décomptes. L'appel de fonds sous forme d'extrait de compte se réalise à l aide de ce bouton courrier. 42

43 L assemblée générale Gestion des AG Le principe est de créer une fiche Assemblée générale et de suivre les différentes étapes proposées par LSC. Les Assemblées générales sont toujours conservées en mémoire jusqu'à l'épuration manuelle. Cette rubrique conduit à l écran suivant : Cette fenêtre de recherche permet de retrouver une assemblée générale plus ancienne OU d en créer une nouvelle, via le bouton «Créer» de la vague orange. Une fiche «AG» se décompose en 5 parties distinctes : Ordre du jour Convocations AG Saisie des présences Saisie des votes Rapport AG Le passage d une étape à l autre se fait par le bouton «Etape suivante». Lsc ne vous laissera pas passer à une étape suivante si certaines conditions de l étape en cours ne sont pas remplies. Exemple : Sur la saisie des présences, il n est pas possible de passer à l étape de saisie des votes si vous n avez justement pas constaté les présents/absents de l assemblée. La dernière étape sur laquelle vous avez travaillé est mémorisée. Les onglets sont activés en conséquence. 43

44 Etape 1 Ordre du jour Cette étape permet de définir les informations génériques relatives à l Assemblée générale et composer l ordre du jour. Zone AG Code immeuble Cette zone est renseignée automatiquement par LSC en phase de création avec le dernier immeuble sur lequel vous avez travaillé. Vous ne pouvez la modifier qu en création. Référence AG Chaque fiche AG est unique. La référence permet de les différencier. Par défaut, la référence est calculée de la manière suivante : Année de l exercice suivi du code entité de l immeuble. Cette zone est librement modifiable. Nom Par défaut, le libellé Assemblée générale est proposé. Du (date de l AG), A (heure de l'ag) et Lieu Sont reprises par défaut de la fiche immeuble. Président de séance - Secrétaire de séance Ces informations seront utilisées pour la composition du rapport de l Assemblée générale et sur la feuille de présence. «?» dans chaque zone permet d obtenir la liste des copropriétaires de l immeuble. Scrutateurs Information reprise dans le rapport de l Assemblée générale et sur la feuille de présence. Note Zone de texte complémentaire Zone résolutions Permet de définir les résolutions devant être votées lors de l Assemblée générale. 44

45 Deux méthodes sont possibles : En utilisant la bibliothèque de résolutions Clic sur le bouton bibliothèque situé sous le tableau. La fenêtre de gauche présente la bibliothèque. Chaque Clic présente la résolution sélectionnée à droite. Les résolutions s'ajoutent en fin de tableau. Pour effacer une résolution de l'ordre du jour, cliquez dessus. Pour insérer des résolutions à un endroit précis, Shift Clic sur le tableau de droite sur la ligne après laquelle vous souhaitez insérer. Chaque résolution est ensuite ajoutée après la ligne sélectionnée. En créant manuellement les lignes de résolutions. Chaque résolution est constituée des éléments suivants : - N : numéro d ordre de présentation dans l ordre du jour - Titre : titre de la résolution (limité à caractères) - Projet : zone de texte permettant de présenter en détail la résolution à voter. - Article : pour déterminer les règles de vote de la résolution. LSC gère la loi SRU de Novembre 2000 (Voir chapitre «AG : articles de vote gérés par Lsc». - Clé de répartition : à utiliser pour la détermination du nombre de voix de chaque copropriétaire. - Résultat : non saisissable. Cette zone est alimentée automatiquement après la saisie et la validation des votes (voir étape 4). ************************************************************ Les deux boites à cocher suivantes, visibles dès qu une ligne est sélectionnée, permettent de gérer la règle de la main dominant telle que définie dans la loi n du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis Pas de main dominante Cette boite à cocher est alimentée en fonction de la valeur indiquée sur la clé de répartition dans la fiche immeuble. Il est toutefois possible de définir pour la résolution courante si la main dominante s applique ou non. Main dominante par rapport aux présents Cette option n est visible que si la précédente n est pas cochée ET si la résolution est à voter à l article 24. Elle est alimentée en fonction de la valeur indiquée dans les paramètres mais peut être modifiée à ce niveau. ************************************************************* 45

46 Les boutons spécifiques Dupliquer (situé au dessus du tableau) Ce bouton permet de dupliquer une résolution préalablement sélectionnée. Elle se rajoutera en fin d ordre du jour. Dupliquer un ordre du jour (sur la vague violette) Ce bouton permet de reprendre l ordre du jour tel qu il a été défini sur une autre Assemblée générale. Cette option est à utiliser avec vigilance. En effet, si l ordre du jour dupliqué a été modifié au cours de l assemblée, c est l ordre du jour définitif qui sera inséré. De même, si vous dupliquez un ordre du jour provenant d un autre immeuble, il vous faut modifier les libellés des clés de répartition si ceux-ci étaient différents. Ne jamais créer une résolution N 0. Le résultat serait destructeur pour votre fiche AG. Un clic sur «étape suivante» propose la fenêtre suivante : Il faut définir la clé de répartition à prendre en compte pour le calcul de la feuille de présence. Les charges communes générales doivent à priori être choisies La clé de répartition ayant le code tri (voir fiche immeuble, clés de répartition) le plus petit est proposée par défaut. Il est donc important que cela soit les charges générales qui aient ce code tri. Après validation, Lsc valide la fiche AG, la reprend en modification et vous place sur l onglet «Convocation». 46

47 Etape 2 Convocation La convocation en AG se fait à partir de 2 documents : - un document contenant l'intégralité de la convocation y compris tous les documents numérisés. Ce document peut être volumineux et "lourd" en termes de mémoire utilisée. Il sera stocké en une seule fois, au niveau de l'ag. - une extraction de cette convocation contenant les informations "personnalisables" et propres à chaque copropriétaire (l'adresse, le pouvoir, etc). Cette extraction doit se limiter à une ou deux pages. Il s'agit de la convocation individuelle qui sera mémorisée dans Le module Organiseur. Comment traiter cette convocation? - à partir de la convocation générique, demandez impression à partir de la première page statique en X exemplaires - à partir de la convocation individuelle, demandez l'impression des événements. Ces événements permettent également d'imprimer des bordereaux AR. Pourquoi une telle organisation? Essentiellement pour des raisons de performance. Il est plus rapide d'imprimer la convocation générique en demandant x exemplaires d'un même document, ce qui permet d'utiliser toutes les capacités de votre imprimante (16 pages par minute par exemple). A contrario, l'impression de documents séparés ne dépasse jamais la vitesse de 2 pages par minute (dans le plus efficace des systèmes) pour des raisons d'occupation disque : il n'est pas rare qu'une convocation comporte une dizaine de pages statiques. Chaque page statique pesant au minimum 50 Ko, chaque convocation individuelle occupe une place inutile de 500 Ko. Multipliez ce nombre par copropriétaires et vous obtenez une occupation disque inutile de 500 Mo/an. Son déroulement : Cliquez sur ouvrir un modèle et choisissez le type d'événement Convocation AG générique se trouvant dans le thème AG et CS. Intégrez (par copier/coller) tous les documents concernant votre AG afin d obtenir le dossier le plus complet possible, qui sera archivé à ce niveau. Ces pages seront ensuite à imprimer : - soit en une seule fois puis en faisant des photocopies, - soit en autant d exemplaires que nécessaire. Cliquez ensuite sur le bouton éditer les convocations individuelles puis choisissez le type d'événement convocation AG personnalisée. LSC crée, après validation, autant d événements que de copropriétaires possédant des lots dans la copropriété. 47

48 Avec la touche shift maintenue, on arrive sur la fenêtre de recherche des copropriétaires. Lorsque la feuille de présence d une AG est calculée sur une clé ne regroupant pas tous les copropriétaires, les boutons Editer les convocations individuelles et Envoyer une page de garde individuelle proposent uniquement les copropriétaires concernés par cette clé. Les autres boutons : Editer la feuille d émargement des résidents Seuls les copropriétaires résidents (ceux pour lesquels vous avez coché l option résident au niveau de la fiche copropriétaire) sont présentés. Lors de la remise de la convocation en mains propres par un concierge, les copropriétaires devront signer cette feuille. Editer le tableau des votes : permet d éditer un récapitulatif du total des tantièmes de chacun des copropriétaires avec un détail par résolution. 48

49 Etape 3 saisie des présences Cette étape possède 2 vocations : - Elle achève la préparation de votre AG par l impression de la feuille de présence (cliquer sur imprimer). - Elle permet de saisir les présents et les absents lors de l AG. Détaillons cette 2ème partie : La saisie de masse Si tous les copropriétaires étaient présents lors de l AG, il suffit de cliquer sur le bouton tous présents. A l inverse, s il n y avait personne (!), il faut cliquer sur tous absents. La saisie par copropriétaire Il faut au préalable cocher la bonne option en fonction de votre saisie, soit saisir les présents, soit saisir les absents. Ensuite, il suffit de cliquer sur les copropriétaires et un petit sigle O (oui) ou N (non) apparaît dans la colonne "présent" du tableau. La totalisation des Tantièmes et Nombre de présents ou d absents de la zone options de saisie se réalise au fur et à mesure de la saisie. En tapant le début d'un nom, LSC se positionne sur le premier copropriétaire trouvé. La touche Retour à la ligne simule le Clic. Cela évite ainsi, pour les copropriétés importantes, les longs allers-retours avec l ascenseur vertical. Il est impossible de passer à l étape suivante si vous n avez pas effectué toute la saisie. Un message vous alerte dans ce cas de figure. 49

50 Etape 4 saisie des votes Cette étape permet de saisir les votes de chacune des résolutions. Le principe est de sélectionner par le pop up situé en haut à droite de la fenêtre une résolution et de constater les votes de chaque copropriétaire. Chaque résolution possède un résultat et LSC gère uniquement les cas détaillés dans le chapitre : AG : articles de vote gérés par Lsc Lsc sauvegarde automatiquement toute l AG entre chaque résolution votée. La zone «options de saisie» - Saisir les oui - Saisir les non - Saisir les abstentions - Saisir les Non votants (copropriétaire qui ne prend pas part au vote) Boîtes à cocher permettant la saisie des votes en fonction de l option choisie. Les colonnes Tantièmes et Nombre se mettent à jour au fur et à mesure de la saisie. - Voir les absents : affiche les absents dans le tableau des votes. La zone «voir le résultat» Affiche, par un simple Clic, le résultat du vote de la résolution une fois tous les votes saisis, en fonction de l article défini. Une résolution peut avoir comme résultat : ACCEPTEE REFUSEE SANS DECISION POSSIBLE Intéressons nous particulièrement à ce dernier cas : SANS DECISION POSSIBLE Lsc l indique quand elle ne peut pas être adoptée ni refusée en tenant compte des règles de majorité. ************************************************************* C est le cas pour : -Une résolution à l article 25 qui n obtient pas la majorité des voix de tous les copropriétaires du syndicat «POUR», ni la majorité des voix de tous les copropriétaires du syndicat «CONTRE». -Une résolution à l article 260 qui n obtient pas la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix «POUR», ni la 50

51 majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix «CONTRE». ************************************************************* Ce résultat à une autre incidence, il affiche une rubrique nommée : ajouter le résultat à la résolution Ce bouton permet de saisir un texte qui sera ajouté à la fin de la résolution sur le rapport AG pour en expliquer le résultat. Exemples : - Article 260 SANS DECISION POSSIBLE (majorité des 2/3 Tiers) À l aide de ce nouveau bouton, il est possible d ajouter à la suite du texte de la résolution : «Aucune décision n ayant pu être prise, une nouvelle assemblée sera convoquée de façon à statuer sur ce point». - Article 25 SANS DECISION POSSIBLE (avec revote en 24) Il est possible de revoter cette résolution à l article 24. Un bouton «voter à l art 24» présent dans la vague le permet. Une fois ce bouton actionné un cadre permettant de saisir les conclusions de la résolution «article 25» est affiché, il est possible d indiquer par exemple : «Aucune décision n'ayant pu être prise selon l'article 25, cette résolution est votée à nouveau selon l'article 24.». - Report du vote «Sans décision possible» à une AG ultérieure Le bouton «ajouter le résultat à la résolution» présentée dans le cadre «voir le résultat» permet d indiquer la conclusion de cette résolution. Par exemple : «Aucune décision n ayant pu être prise l assemblée a décidé que la question serait inscrite à l ordre du jour d une prochaine assemblée». Les 20 premiers caractères saisis via ces boutons sont mémorisés et reproposés lorsque le même cas de NON-DECISION POSSIBLE se présente. Afin d éviter les erreurs, il n est pas possible d ajouter 2 fois le même texte à la même résolution. 51

52 Les autres boutons : Unanimité oui Unanimité non Unanimité abstention Tous Non Votants Comme pour la saisie des présents, ces boutons donnent la possibilité d une saisie rapide, et ce, quelque soit le vote. Le bouton Voter à l article 24 (loi SRU) S active uniquement lorsque le contexte le permet (vote rejeté à l article 25 avec au moins un tiers des voix). Il a pour conséquences de dupliquer la résolution courante (en gardant ainsi trace de la résolution rejetée à l article 25) et de préparer un nouveau vote à l article 24. Le texte de la nouvelle résolution est précédé de la phrase suivante : «Aucune décision n'ayant pu être prise selon l'article 25, cette résolution est votée à nouveau selon l'article 24.» Comment saisir les copropriétaires arrivants ou les partants en cours d AG? Arrivants : après avoir coché l option Voir les absents, cliquez sur le copropriétaire voulu. Un écran apparaît vous demandant si cette personne est arrivée en cours d Assemblée générale. Partants : cochez l option Saisir les Non votants, puis en maintenant la touche shift, cliquez sur la personne qui est partie en cours d Assemblée générale ; vous obtiendrez un écran vous demandant si cette personne est partie en cours d AG. Imprimer Impression du tableau des votes. En tapant le début d'un nom, LSC se positionne sur le premier copropriétaire trouvé. La touche Retour à la ligne simule le Clic. Cela évite ainsi, pour les copropriétés importantes, les longs allers-retours avec l ascenseur vertical. Il est possible de saisir des commentaires sur le vote. Ils sont repris automatiquement dans le rapport d AG. 52

53 Si vous rencontrez un problème sur l un des votes (copropriétaires non affichés, etc ), faites un «shift + clic» sur le bouton «Etape suivante». Cela permettra de recalculer l intégrité des informations du vote en question et remettre, si besoin, les informations manquantes. Au fur et à mesure de la saisie des votes, ces derniers se placent en fin de liste des résolutions à voter Dans notre copie d écran, nous voyons ainsi que les résolutions 1 et 4 ont déjà fait l objet d un vote. Très utile pour s y retrouver!! 53

54 Etape 5 Calculer le rapport Dernière étape permettant de calculer et d imprimer le rapport AG en fonction de la saisie des étapes précédentes. Comme pour les convocations, l impression s effectue en deux phases. Un rapport AG ne peut être calculé si TOUS les votes de l étape 4 n ont pas été saisis Calculer le rapport - Cliquez sur ouvrir un modèle et choisissez le type d'événement Rapport AG générique se trouvant dans le thème AG et CS. - Cliquez ensuite, sur calculer le rapport de manière à ce que LSC établisse automatiquement le rapport d AG. Le calcul de ce modèle dépend des balises qui y sont insérées. Une fois le calcul terminé, un message vous avertit. Une fois calculé, le type d'événement générique rapport AG reprend : - La date et l heure de l AG. - Les membres du bureau : président de séance, secrétaire de séance, scrutateurs. - Un récapitulatif des présents et représentés. - La liste exhaustive des absents et non représentés. - Le détail de chacune des résolutions avec : le récapitulatif du vote, le résultat du vote, le nom des personnes ayant voté contre ainsi que celles qui se sont abstenues. - Un extrait de la loi du 10 juillet 1965 : cela concerne la durée légale de contestation pour les copropriétaires. Note : il est possible d insérer du texte en fin de rapport d AG, après les résolutions. Le rapport permet l insertion de variables spécifiques au traitement du rapport. LSC est fournie avec un exemple complet de rapport qui illustre l utilisation de toutes les variables. 1 : liste des résolutions 2 : liste des «non» 3 : se sont abstenus 4 : liste des «oui» 5 : liste des opposants à la décision (si la résolution est acceptée, cela sera la liste des «non», si la résolution est refusée, cela sera la liste des «oui») 6 : liste des «n ont pas pris part au vote». 54

55 Le type d'événement est librement modifiable (voir dans l Administration, Types d'événements) Les autres boutons Envoyer une page de garde individuelle Permet de générer un événement personnalisé par copropriétaire pour accompagner le rapport générique non nominatif. Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre nommée «choix des destinataires». Cet écran permet d éditer le même courrier à tous les copropriétaires ; option : «Envoyer à tous les copropriétaires» ou de séparer vos éditions ; option «Séparer la notification». Si cette seconde option est activée, vous aurez la possibilité de choisir vos critères de séparation (cf. copie d écran cidessus) Les résolutions «sans décision possible» sont ignorées dans le calcul de la séparation de la notification (voir étape 5 pour plus de détails). Ainsi, cela n envoie plus de courrier de type recommandé aux copropriétaires ayant voté pour une résolution à l article 25 refusée puis acceptée en article 24. Une fois l écran validé, deux écrans de courriers chaînés apparaissent. 55

56 - L un nommé «Notification AG» permettant d envoyer le courrier aux copropriétaires auxquels vous envoyez un recommandé. - L autre nommé «AG» qui permet d envoyer un courrier «classique» aux autres. Si vous ne définissez pas de séparation de notification, seul l écran «AG» est proposé. AG verrouillée Une fois le rapport calculé, après validation, cette option est activée. Elle rend non modifiable la fiche Assemblée générale. Pour rendre la fiche de nouveau modifiable, il faut décocher l option. Le verrouillage peut être protégé par un mot de passe spécifique. 56

57 Gérer une AG en nomade L objectif de ce module est de permettre la gestion d une Assemblée générale à partir de LSC. Ce module est destiné aux utilisateurs multipostes (dans le cas d une utilisation monoposte, il suffit de copier le dossier LSC sur un portable). En effet, en architecture client-serveur (multipostes), il n est pas envisageable de stopper l exploitation du serveur pour permettre une utilisation délocalisée. Le principe général est le suivant : installer sur son portable une application monoposte, prendre avant l assemblée les informations nécessaires, réaliser son assemblée et renvoyer au serveur les informations modifiées. Le module Nomade est un module optionnel à LSC. Installez sur un ordinateur portable LSC monoposte (directement à partir du CD/ROM) et se connecter avec le code d accès Adm. Il est conseillé d installer ce module dans un dossier spécifique «LSC Nomade». Validez votre licence d exploitation «Nomade» : F5, page 2, Administration, Valider Licence. Ce module fait l objet d une licence spécifique. Quittez le logiciel LSC. Lancez normalement votre client habituel pour vous connecter au serveur. A partir de la liste de gestion des AG, utilisez le bouton «Préparer transfert». Cette action génère un fichier de liaison AGDEPART.txt dans le dossier système Crypto. Ce fichier de liaison sert pour le passage des informations du logiciel LSC serveur au module LSC Nomade. Lancez LSC Nomade et connectez-vous avec un code d utilisateur différent de Adm. Automatiquement, LSC vous propose d importer une session nomade (en ouvrant le fichier de liaison). Si aucun utilisateur n a été défini à part Adm, connectez-vous en Adm, allez en administration, créez votre code d accès, puis connectez-vous à l aide de ce code d accès. A chaque nouvel import, une remise à zéro de votre fichier de données «nomade» est effectuée, il vous faut donc recréer le code utilisateur «nomade». 57

58 Exploitez librement votre AG. Lorsque votre traitement est terminé, utilisez de nouveau le bouton «Préparer transfert». Cette action génère un fichier de liaison retour dans le dossier système Crypto (AGRETOUR.txt). Lancez normalement votre client habituel pour vous connecter au serveur et à partir de la liste de gestion des AG, utilisez le bouton «Retour nomade». La consolidation est terminée. Quels fichiers sont touchés par l AG nomade? Pour permettre la gestion de l Assemblée, les fichiers suivants sont transférés : la fiche AG (et ce qui y est attaché), la fiche immeuble, les lots, les événements associés à l immeuble, les dossiers associés à l immeuble, les identités associées aux événements, tous les plannings à venir. Au retour, seule la fiche AG (et ce qui y est attaché) est retournée. Les principes de transfert : les transferts s appuient sur des fichiers textes (AGDEPART.txt et AGRETOUR.txt) localisés dans le fichier système Crypto. Les zones Write de convocation et de rapport d'ag, ainsi que celles des événements, sont stockées sous forme de fichiers dans le répertoire système Crypto. N oubliez pas de faire la mise à jour de votre application nomade à chaque mise à jour de LSC. 58

59 Les articles de vote gérés par Lsc Article (code LSC) Article de loi (ref) Article 24 de la loi Article 25 de la loi Article 19 du décret de ACEPTEE si Majorité des voix exprimées POUR Majorité des voix de tous les copropriétaires du syndicat POUR REFUSEE si Majorité des voix exprimées CONTRE Majorité des voix de tous les copropriétair es du syndicat CONTRE SANS DECISION POSIBLE si Résultat impossible dans le cadre de votes à cet article Autres cas. Le nombre de copropriétaires présent se prononçant pour l une ou l autre décision ne permet pas d obtenir une majorité. Particularités Possibilité de déterminer la règle de la main dominante par rapport aux présents Si le tiers des voix de tous les copropriétaires se prononce «POUR» mais que cette décision n obtient pas la majorité des voix de tous les copropriétaires du syndicat, il est possible de revoter cette question à l article 24. Un bouton «voter à l art 24» présent dans la vague de l onglet «saisie des votes» le permet. Une fois ce bouton actionné un cadre permettant de saisir les conclusions de la résolution «article 25» est affiché, il est possible d indiquer par exemple : «Aucune décision n'ayant pu être prise selon l'article 25, cette résolution est votée à nouveau selon l'article 24.». Au cas où l assemblée déciderait que la question doit être inscrite à l ordre du jour d une assemblée ultérieure, le bouton «ajouter le résultat à la résolution» présenté dans le cadre «voir le résultat» permet d indiquer la conclusion de cette résolution. Par exemple : «Aucune décision n ayant pu être prise l assemblée a décidé que la question serait inscrite à l ordre du jour d une prochaine assemblée». Lorsque le projet n a pas recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, le bouton «ajouter le résultat à la résolution» présenté dans le cadre «voir le résultat» permet d indiquer la conclusion de cette résolution. Par exemple : «Aucune décision n ayant pu être prise, la question serait inscrite à l ordre du jour d une prochaine assemblée» Article 26a & 26b de la loi Article 26c de la loi er AG 261 Article 26c de la loi em AG Majorité des membres du syndicat représentant au Autres cas moins 2/3 des voix du syndicat POUR Majorité des Majorité des membres du membres du syndicat syndicat représentant représentant au au moins 2/3 moins 2/3 des des voix du voix du syndicat syndicat POUR CONTRE Majorité membres syndicat des du Résultat impossible dans le cadre de votes à cet article Autres cas; si la résolution n obtient ni la Majorité des membres du syndicat représentant au moins 2/3 des voix du syndicat POUR, ni la Majorité des membres du syndicat représentant au moins 2/3 des voix du syndicat CONTRE Autres cas Résultat impossible dans le cadre de votes à cet article Si la décision n est pas possible mais que le projet à recueilli l approbation d une majorité de membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires présents ou représentés, la question peut être mise à l ordre du jour d une nouvelle assemblée qui statuera selon les règles de l article 261. Le bouton «ajouter le résultat à la résolution» présenté dans le cadre «voir le résultat» permet d indiquer la conclusion de cette résolution. Par exemple : «Aucune décision n ayant pu être prise la question sera inscrite à l ordre du jour d une prochaine assemblée». Cet article permet de revoter en 2em AG les résolutions qui au cours d une première AG étaient à l article 260 ou

60 Article (code LSC) 263 Article de loi (ref) Article 26c de la loi er AG ACEPTEE si représentant au moins 2/3 des voix des copropriétaires présents ou représentés POUR REFUSEE si Majorité des membres du syndicat représentant au Autres cas moins 2/3 des voix du syndicat POUR Unanimité des Article 26 de voix de tous les la loi copropriétaires 557(Unanimit membres du é) syndicat ARTICLES AVANT LOI SRU 240 Ancien article 24 de la loi Ancien article 25 de la loi Majorité des voix exprimées POUR Majorité des voix de tous les copropriétaires du syndicat POUR Autres cas SANS DECISION POSIBLE si Résultat impossible dans le cadre de votes à cet article Résultat impossible dans le cadre de votes à cet article Autres cas : Majorité des Résultat impossible voix exprimées dans le cadre de votes à cet article CONTRE Autres cas Résultat impossible dans le cadre de votes à cet article Particularités Pour pouvoir être revotées de cette façon ces résolutions ont dû être refusées au cours d une première AG en obtenant l approbation d une majorité de membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires présents ou représentés. Si le résultat est «REFUSE» mais que le projet à recueilli l approbation d une majorité de membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires présents ou représentés, la question peut être mise à l ordre du jour d une nouvelle assemblée qui statuera selon les règles de l article 261. Le bouton «ajouter le résultat à la résolution» présenté dans le cadre «voir le résultat» permet d indiquer la conclusion de cette résolution. Par exemple : «Aucune décision n ayant pu être prise la question sera inscrite à l ordre du jour d une prochaine assemblée». Pas de revote possible à l article 24 ARTICLE DE LA LEGISLATION LUXEMBOURGEOISE 259 Majorité 3/4 des 3/4 des voix du syndicat POUR Autres cas Résultat impossible dans le cadre de votes à cet article 60

61 «Fin de gestion» Solder une copropriété Cette option est régie par les mêmes droits d accès que la clôture comptable. Elle n est utile que dans le cas d utilisation d un compte banque commun. Elle permet de solder tous les comptes de l exercice, à l exception des comptes de trésorerie, sur un compte 40x SYNDIC REPRENEUR. Avant l utilisation de cette option, il est nécessaire de créer ce compte 40x SYNDIC REPRENEUR. Il vous est alors possible de solder manuellement, en saisie comptable, ce compte 40x par les comptes de trésorerie. 61

62 Perte d une copropriété Cette option est régie par les mêmes droits d accès que la clôture comptable. Elle permet de supprimer les copropriétaires et les lots qui ne sont utilisés dans aucune autre activité. Tout l environnement lié à l entité de syndic sera supprimé, y compris les archives comptables. Toutefois, l immeuble est conservé. Cette option est à utiliser après clôture d exercice. 62

63 L entretien de l immeuble Carnet d entretien Cette option nécessite de posséder le module Organiseur. L article 78 de la loi relative à la solidarité et au renouvellement urbain a introduit dans l article 18 de la loi du 10 Juillet 1965 une nouvelle obligation pour le syndic : établir et tenir à jour un carnet d entretien de l immeuble qu il gère. Le décret d application s applique à partir du 5 Juin 2001, avec un premier bilan au 1er trimestre Aucune sanction n'est prévue pour le syndic qui ne tient pas le carnet d entretien, mais on peut imaginer qu en cas de préjudice, l absence de carnet d entretien constituerait une circonstance aggravante, si sa responsabilité venait à être engagée. Principes du carnet d entretien : le syndic doit tenir un carnet par immeuble et un chapitre par bâtiment. En cas de syndic secondaire, il est nécessaire de tenir un carnet par syndicat secondaire. Objectifs : permettre d'établir une mémoire de la copropriété, mais il peut aussi être utilisé comme un outil de diagnostic et de gestion. Le carnet doit être consultable par tous (candidat acquéreur et copropriétaire). Contenu : le décret détaille différents niveaux Les mentions obligatoires - Les informations fondamentales : identification de l immeuble, du syndic en exercice, mais aussi des contrats d assurance avec leur date d échéance (article 3). - Les informations relatives aux travaux et contrats importants (article 4). Les opérations visées n ont pas le même caractère fondamental, mais elles ont une influence importante sur la vie de la copropriété. Cette notion est floue, le décret cite : le ravalement de façades, la réfection des toitures, le remplacement de l ascenseur, de la chaudière ou des canalisations. Le carnet d entretien doit mentionner les entreprises réalisant les travaux. De la même manière l article 4 vise certains contrats : dommages ouvrage, contrats d entretien et de maintenance, avec leur date d échéance. Les mentions facultatives Ces mentions seront décidées par l Assemblée générale des copropriétaires et l article 5 donne des exemples. 63

64 Les concepts dans LSC L'implantation d'un tel outil dans le LSC pourrait se limiter à présenter une zone tableur avec des lignes et des colonnes. En effet, les informations obligatoires se limitent aux informations suivantes : - Type de contrat - Désignation - Echéance - Eventuellement le montant - Coordonnées du contractant De plus, aucune formalisation des résultats n est définie. Cependant, le module Organiseur apporte de nouveaux horizons d'organisation et le carnet d entretien se présente comme un outil intégré à LSC. Dossier Il permet de créer la partie statique des "contrats". Le dossier ne va pas (ou peu) être modifié en cours de vie. Seule, la possibilité de fermer le dossier doit exister (mais les autres rubriques resteront modifiables). Evénement Permet de retracer la partie dynamique. En quelque sorte, il s'agit de la vie des dossiers. Le syndic n'est pas obligé de saisir tous les événements afférents à un dossier, mais l'exploitation de tels résultats permet de dégager de la valeur ajoutée à l'obligation du carnet d'entretien. Ainsi, l événement permet de mémoriser, par exemple : la scannérisation des contrats, les comptes-rendus de visite, les prochaines actions à faire etc. La gestion des événements va plus loin que l exigence de la loi, mais apporte un confort complémentaire considérable. Quels résultats en attendre? F1 Pour permettre de mesurer le «rendu», nous présentons quelques résultats de l utilisation du carnet d entretien dans LSC. Nous détaillerons l utilisation dans la partie suivante. Création simple d un événement. Dès saisie du code identité, les casquettes vous renseignent sur les contrats en cours. La rubrique dossier peut être alimentée très simplement en utilisant la fonction?? (présente la liste des dossiers attachés à l identité) : 64

65 La rubrique immeuble se valorise automatiquement (puisque le dossier est attaché à l immeuble) et l historique de l immeuble s enrichit simplement de l événement courant. Un [F3] (fonction historique) donne instantanément. F9 Accès direct aux dossiers. Chercher/Lister et vous obtenez : A partir de ces informations, il est possible : - De lister le carnet des contrats clos : outil de gestion et de suivi pour le syndic. 65

66 - De lister l'historique des événements des dossiers : outil de suivi et d'analyse pour le syndic. - De lister et valoriser les contrats en cours : outil de diagnostic et de gestion. Le carnet d entretien Disponible dans le menu traitement du module Syndic Un dialogue permet d effectuer la sélection de la copropriété concernée : Vous obtenez un état programmé, NON MODIFIABLE par l'utilisateur. L état est trié par code bâtiment (un saut de page par bâtiment), par type de dossier (un cartouche par type de dossier) et par référence de dossier. La date de construction : il s agit de la date d achèvement des travaux de la fiche immeuble Mention du dernier budget : reprend les informations principales définies sur la fiche budget «ORD» de la copropriété Mention de la dernière prochaine AG : recherche les informations de la dernière AG définie. Présenter les dossiers de facturation : lorsque cette option est active, LSC ajoute au carnet d entretien les dossiers de facturation associés à l immeuble. Ces dossiers sont utilisés, notamment, pour le contrat de syndic (facturable périodiquement) qui peut donc être repris automatiquement sur le carnet d entretien. 66

67 Exemple d impression Comment le mettre en œuvre F9 création d un dossier Nous allons détailler comment implanter la gestion du carnet d entretien dans LSC. Pour chaque élément du carnet d'entretien, le syndic crée une fiche dossier avec les caractéristiques suivantes (accessibles avec l'onglet Carnet d'entretien) 67

68 Code entité : référence de l'entité de Syndic (qui valorise la rubrique associée référence de l'immeuble) Code bâtiment : laissez ce code à vide si le contrat correspond aux parties communes Type de dossier : le type de dossier doit être préfixé par une lettre pour permettre un tri "structuré" dans l'édition du carnet. Nous proposons la nomenclature suivante, entre parenthèses les différents objets des contrats librement saisissables (donnés pour illustrer) : - A-CONTRATS ASSURANCE (multirisques, incendies-explosions, dégâts des eaux, bris de glace, tempêtes-ouragans, vols, protection juridique) - B-TRAVAUX IMPORTANTS (nature) - C-DOMMAGES OUVRAGES (descriptif manuel) - D-CONTRATS ENTRETIEN (ascenseur, chauffage, eau chaude, relevé de compteur, VMC, gaz, porte de garage, extincteurs, videordures, ménages, espaces-verts) - E-TRAVAUX PLURIANNUELS (descriptif manuel) - F-CONTRAT SYNDIC (contrat syndic, contrat de travail) Pour des raisons de lisibilité, il semble préférable d utiliser des majuscules pour codifier les types de contrats. Référence du dossier : doit être unique pour tous les contrats de toutes les copropriétés. Elle peut être préfixée de la référence du type de dossier suivie de la référence du contractant ou alors une référence attribuée par le syndic (avec la flèche orange). Objet : il s'agit d'une zone de texte libre. L'objet dépend du contrat (voir la nomenclature proposée pour le type de contrat) Identité du contractant : en valorisant cette rubrique, on affecte une casquette nouvelle au contractant (visible sur la fiche Identité ou en création d'événement). 68

69 Date d'ouverture (on ne distingue pas la date d'effet de la date d'ouverture). Date d'échéance (ou de fin de contrat) : elle déclenche une alarme automatique à l'échéance. Montant TTC du contrat. Cette rubrique pourra bouger dans le temps. Charge au syndic de revaloriser cette rubrique à chaque révision de prix. Afin de conserver une uniformité, il est préférable d exprimer la valeur : - en montant annuel pour tous les contrats récurrents. - en montant global pour tous les contrats à paiement «unique». - en montant global pour les travaux pluriannuels. Note : utilisée comme complément de libellé. Pour les contrats révisables, elle doit contenir les informations nécessaires à la révision. Cette note est présentée dans l impression du carnet d entretien. Date de clôture : lorsque cette rubrique est valorisée, le contrat est considéré comme fermé. La rubrique Note sur la clôture permet d'indiquer des compléments d'information. Lorsque le contrat est fermé, le contractant perd automatiquement la casquette associée. Une difficulté existe dans la présentation des informations pour les travaux pluriannuels. Devant le peu de recul et pour éviter une complexité trop importante, nous avons choisi d'utiliser la zone de note qui devra alors être structurée comme suit : Année 2003 : Année 2004 : F1 création d un événement Chaque événement important concernant un dossier est mémorisé, au fur et à mesure, par le syndic. La seule précaution est de renseigner la référence du dossier pour enrichir l historique dossier et immeuble. Il est possible d associer un dossier à un événement, même si l identité de l événement n est pas le signataire du contrat. Avec cette association, vous pourrez connaître à tout moment, par la fonction historique, tous les intervenants d un dossier. 69