PRISE EN MAIN OPEN ERP

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1 Du lycée De partout PRISE EN MAIN OPEN ERP ETAPE 1 : CREER OU RESTAURER LA BASE DE DEPART ETAPE 2 : PARAMETRER LA BASE DE DEPART ETAPE 3 : DUPLIQUER LA BASE ETAPE 4 : INSTALLER PAGE ET S Y CONNECTER ETAPE 5 : METTRE A JOUR LES UTILISATEURS ETAPE 6 : RATTACHER ET SELECTIONNER DES ENTREPRISES SUR PAGE ETAPE 7 : CREER LE COMPTE BANCAIRE DE L ILOT ETAPE 8 : AFFECTER LES RÔLES AUX ELEVES ETAPE 9 : GENERER LES ACTIVITES DES ELEVES ETAPE 10 : SUIVRE LES ACTIVITES DES ELEVES ACCES IDENTIFIANTS MOTS DE PASSE ACCÈS OPEN ERP ACCÈS NAS adresse IP : (du lycée) MAIL Roundcube sur le NAS Banque sur le NAS admin (pour les profs) Avec page : 3lettresduprénom.6lettresdunom (pour les élèves) Sans passer par page : codes donnés à l étape 2, gaa, gaa1, gav, gav1... admin 3lettresduprénom.6lettresdunom (élèves) 3lettresduprénom.6lettresdunom (profs) admin (pour les profs) y compris pour restaurer, sauvegarder, supprimer Avec page : 3lettresduprénom.6lettresdunom (pour les élèves) Sans passer par page : mdp donnés à l étape 2, gaa, gaa1, gav, gav1... adminnas 3lettresduprénom.6lettresdunom (élèves) Code IACA A la première connexion (vous ou les élèves) : aller dans PREFERENCES dans les paramètres du serveur SMTP, saisir localhost à la place de ga.bac (voir vidéo sur ce lien) enregistrer les modifications Sélectionner la banque et entrer les codes banque et compte du RIB (puis : identifiant et mdp = N de compte) PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 1 sur 13

2 ETAPE 1 : CREER OU RESTAURER LA BASE DE DEPART 2 possibilités : CREER UNE BASE 1. Créer la base de données sur Openerp (manage databases / create) ; pensez à mettre un nom sans ambigüité. 2. Entrer dans la base comme administrateur (admin/admin) 3. Choisir les modules à ajouter (après chaque installation de module, aller dans Configuration/Modules/Modules)) : E-facturations et règlements Comptabilité et finances Gestion des ventes Gestion des achats 4. Une fois les modules installés, retourner dans Configuration puis Sociétés (bandeau de gauche)/sociétés 5. Cliquer sur Your Company puis Modifier et saisir les données de la base (nom, adresse, logo ). OU RESTAURER UNE BASE EXISTANTE Si vous utilisez une base existante, il faut d abord paramétrer la base de données qui servira de modèle aux autres. 1. Restaurer la base : ce sera la base de départ, il faut donc la paramétrer avant de la dupliquer pour les ilots ; pensez à mettre un nom sans ambigüité. 2. Entrer dans la base comme administrateur (admin/admin). PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 2 sur 13

3 ETAPE 2 : PARAMETRER LA BASE DE DEPART Il convient de réaliser un certain nombre de manipulations avant de commencer à dupliquer la base modèle : 1. Entrer dans la base comme administrateur (admin/admin). 2. Il faut d abord changer les comptes, taux, codes des taxes de la TVA de 19,6 à 20 %: a. Aller dans Comptes (voir image ci-dessous), et rechercher les comptes à 19.6% b. Les codes en question apparaissent c. Cliquer sur le crayon à côté du premier compte pour le modifier d. Modifier les valeurs comme suit puis enregistrer e. Enregistrer et passer au suivant f. Répéter l opération pour tous les comptes PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 3 sur 13

4 g. Répéter l opération pour les taxes, puis pour les codes de taxe (là, c est plus simple, car seul le chiffre de 19.6 est à remplacer par 20) 3. Il faut maintenant définir la période comptable, c est à dire créer l exercice comptable 2014 a. Aller dans la zone Exercices comptables, et cliquer sur créer b. Saisir comme suit, puis cliquer sur créer des périodes mensuelles. c. Enregistrer et fermer PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 4 sur 13

5 4. On va maintenant définir les attributions des différents utilisateurs : a. Aller dans : b. Sélectionner c. Si vous travaillez avec 2 gestionnaires des achats, renommez le gestionnaire d achat, en gestionnaire des achats 1, saisissez un code facile à mémoriser (identifiant et mdp : gaa1) et définissez les droits comme sur l image ci-après : d. Enregistrez et faîtes de même pour le 2 ème gestionnaire des achats. e. Faîtes la même chose pour le ou les gestionnaires de vente : f. S il y a un responsable administratif, il a accès à davantage de modules, à vous de les définir. PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 5 sur 13

6 ETAPE 3 : DUPLIQUER LA BASE Désormais, la base est prête à être dupliquée. 1. Il faut maintenant faire un backup de cette base (par le menu «MANAGE DATABASES», de Open ERP) : c est cela qui servira de modèle pour les ilots. Une fois le backup lancé, le logiciel vous propose de l enregistrer. En général, le backup apparaît dans le dossier TELECHARGEMENTS. 2. Il reste à restaurer le backup autant de fois que d ilots (ou d élèves si vous travailler de manière individuelle) avec des noms différents sous la forme. Il faut passer par le menu MANAGE DATABASES (voir page 2 du tuto). HORTUS_GAA_13_1 (SANS ESPACE, NI ACCENT) : HORTUS : nom de l organisation GAA OU GAI : classe ita ou ang 13 : année d entrée au lycée donc, ici, les 2 des 1 : numéro de l îlot On peut également passer par pgutil pour faire un backup ou restaurer a) Lancer PGUTIL Ouvrir le dossier PGUTIL Double cliquer sur le fichier PGTUIL.exe (icône jaune) b) Connecter PGUTIL au serveur de bases de données d OpenErp REGION Saisir les informations de connections au serveur de base de données OpenErp Adresse serveur PostGreSQL: Nom utilisateur : openerp Mot de passe : lhdecg Base système : postgres PENSEZ A RESTAURER UNE BASE POUR VOUS, EN PLUS DE LA BASE PROF DE DEPART, POUR POUVOIR TRAITER LES TRAVAUX DONNES AUX ELEVES ET VERIFIER QU ILS DISPOSENT DES DROITS POUR LES FAIRE PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 6 sur 13

7 ETAPE 4 : INSTALLER PAGE ET S Y CONNECTER 1) Première Installation (sur clé USB) Si la fenêtre de paramètres n apparait pas, la lancer : Paramètres > Système Choisir le type de connexion : «Configuration NAS et Open déporté» 2) Connexion PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 7 sur 13

8 ETAPE 5 : METTRE A JOUR LES UTILISATEURS PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 8 sur 13

9 ETAPE 6 : RATTACHER ET SELECTIONNER DES ENTREPRISES SUR PAGE PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 9 sur 13 Vous pouvez sélectionner tous les ilots en même temps (touche CTRL + clic sur les bases) ce qui rendra plus rapide et facile l envoi des activités : vous pourrez envoyer la même activité à tous les élèves ayant le même rôle sur des ilots différents (tous les gestionnaires d achat 1, par exemple).

10 ETAPE 7 : CREER LE COMPTE BANCAIRE DE L ILOT A faire pour chaque ilot : un compte bancaire par entreprise : 1 pour Biomag1, 1 pour Biomag 2... PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 10 sur 13

11 Une fois la banque créée, on peut imprimer la carte bleue et les chèques et les remettre aux élèves de l ilot. Pour consulter le compte banque, les élèves doivent aller sur et sélectionner la banque choisie. L identifiant et le mot de passe sont le numéro de compte apparaissant dans le RIB. ETAPE 8 : AFFECTER LES RÔLES AUX ELEVES PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 11 sur 13

12 ETAPE 9 : GENERER LES ACTIVITES DES ELEVES PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 12 sur 13

13 ETAPE 10 : SUIVRE LES ACTIVITES DES ELEVES PRISE EN MAIN OPEN ERP/PAGE LP COLBERT Page 13 sur 13