MODE D EMPLOI DE L EXTRANET ORGANISMES DE DPC (ODPC) DEMANDE D ENREGISTREMENT ET DOSSIER D EVALUATION

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1 MODE D EMPLOI DE L EXTRANET ORGANISMES DE DPC (ODPC) -- DEMANDE D ENREGISTREMENT ET DOSSIER D EVALUATION 1

2 Ce document est réalisé à partir des éléments présents dans l arrêté relatif à la composition du dossier de demande d enregistrement en qualité d organisme de développement professionnel continu et du dossier d évaluation du 12 décembre 2012 et paru au JOF du 16 décembre Pour votre information, il sera complété voire modifié au regard des éléments développés dans l arrêté relatif aux modalités d appréciation des critères d évaluation, en attente de publication. Pour les organismes déjà enregistrés pour la période transitoire (espace dédié créé et activé), votre demande d enregistrement et dépôt de dossier se fera directement sur votre espace dédié, créé sur lors de votre demande d éligibilité à la période transitoire. Pour les nouveaux, c est-à-dire les organismes qui n ont jamais effectué de démarche pour être enregistrés, vous devrez venir vous inscrire sur la page suivante : Pour tous les organismes, vous aurez à compléter les 6 onglets présents sur votre espace dédié à l aide de vos identifiants et mots de passe : o Onglet «profil» o Onglet «contact» renommé en «contacts administratifs» o Onglet «instances décisionnaires» o Onglet «activités» o Onglet «dossier d évaluation» o Onglet «justificatifs» A noter : Le bénéfice d évaluation favorable pour les organismes bénéficiant de la période transitoire court jusqu à la notification par l OGDPC de l avis de la ou les commissions scientifiques compétentes auprès desquelles ils auront déposé un dossier. L Equipe OGDPC. 2

3 ACCUEIL EXTRANET ACCUEIL EXTRANET 1 - Rendez-vous sur pour accéder à la page d accueil de l Extranet Organismes de DPC Pour commencer votre demande d enregistrement : Entrez vos identifiants et mot de passe, si vous possédez déjà un compte ODPC. Cliquez sur : «Vous vous connectez pour la première fois». NB : Les identifiants qui vous seront adressés, par , à l issue de l étape 1 vous permettront d accéder ultérieurement à votre extranet. 3

4 ETAPE 1 : PROFIL «RENSEIGNER / ACTUALISER SON PROFIL ET OBTENIR SES IDENTIFIANTS» Personne morale : personne représentant l entité (généralement publique, association, université, ) Personne physique : travailleur indépendant Vos identifiants de connexion vous seront envoyés à cette adresse mail Votre NAF comporte 4 chiffres et 1 lettre. Vous le trouverez sur l attestation de versement à l URSSAF Ce mot de passe vous sera demandé pour chacune de vos connexions (6 caractères minimum) 1 Complétez ou actualisez le formulaire de votre organisme (personne morale - personne physique). 2 - Une fois l intégralité des champs obligatoires complétés ou mis à jour, cliquez sur pour passer à l étape suivante. 3 - Votre identifiant vous sera alors envoyé par Pensez à conserver votre identifiant ainsi que votre mot de passe. Ces derniers vous seront demandés à chacune de vos connexions. NB : vous pourrez venir modifier cette page ultérieurement, avant envoi de celle-ci à l OGDPC. 4

5 ETAPE 1 : PROFIL «VERIFIER SON PROFIL ET SES IDENTIFIANTS» votrecourriel@fournisseur.fr Vérifiez les données du formulaire Si vous souhaitez modifier cette page, cliquez sur Si vous ne souhaitez pas la modifier, cliquez sur pour accéder à l étape suivante. A noter que ce champ n est pas obligatoire NB : Consultez votre boîte (pensez à regarder également le cas échéant dans vos courriers indésirables). La réception de l contenant vos identifiants confirme la création de votre compte auprès de l OGDPC. Votre identifiant est votre numéro d enregistrement. 5

6 ETAPE 2 : CONTACTS ADMINISTRATIFS «RENSEIGNER SES CONTACTS 1/3» 1 - Les «contacts» sont les personnes que l OGDPC pourrait être amené à contacter pour les paiements des programmes de DPC, les contrôles, les supports de communication Il existe plusieurs qualités (ou types) de contacts, que vous devrez préciser. 2 - Une fois sur cette page, cliquez sur NB : vous aurez la possibilité de renseigner plusieurs contacts. IMPORTANT : Contacts à créer obligatoirement : personne en charge des liens d intérêts pour l organisme. Lors de la création de ce contact, joignez également un document décrivant les moyens de communication utilisés pour porter ses liens d intérêts à la connaissance des participants aux programmes de DPC. 6

7 ETAPE 2 : CONTACTS ADMINISTRATIFS «RENSEIGNER SES CONTACTS 2/3» 1 - Complétez l intégralité des champs obligatoires de ce formulaire. 1 2 Complétez obligatoirement l adresse e- mail en 1 er afin de permettre au système de récupérer automatiquement les données saisies pour ce contact le cas échéant. 3 Une fois ces renseignements remplis, cliquez sur pour ajouter le contact, vous revenez ensuite à votre liste de contacts administratifs. Le correspondant est le contact privilégié de l OGDPC pour chaque catégorie professionnelle. Il peut y avoir au maximum 1 correspondant par catégorie professionnelle. NB : vous avez la possibilité de renseigner plusieurs contacts à raison d un contact par «qualité». Pour le «correspondant» (présent lors de la sélection «qualité»), vous pourrez, au choix, avoir un contact pour l ensemble des catégories professionnelles ou un contact par catégorie professionnelle. 7

8 ETAPE 2 : CONTACTS ADMINISTRATIFS «RENSEIGNER SES CONTACTS 3/3» 1 - Dès que vous validez un contact, vous êtes automatiquement redirigé vers la liste globale. 2 - Pour ajouter un contact supplémentaire et compléter votre rubrique «Contact», cliquez sur et recommencez la démarche précédemment détaillée autant de fois que de contacts. 3 - Une fois l ensemble de vos contacts renseignés, cliquez sur pour passer à l étape suivante. NB : Vous avez la possibilité de renseigner plusieurs contacts à raison d un contact par «qualité». Le correspondant est le contact privilégié de l OGDPC pour chaque catégorie professionnelle. Il peut y avoir au maximum 1 correspondant par catégorie professionnelle. 8

9 CONTACTS ADMINISTRATIFS «SUPPRIMER UN CONTACT» 1 2 Pour supprimer un contact administratif : 1 Cochez la case située à gauche du prénom du contact administratif que vous souhaitez supprimer. 2 Cliquez sur situé à droite, au-dessus du tableau de vos contacts administratifs. 3 3 Un pop-up apparait et vous demande d annuler ou de confirmer votre suppression. Cliquez sur «OK» pour confirmer. NB : Vous pouvez supprimer plusieurs contacts administratifs en même temps. Pour cela, cochez l ensemble des cases correspondantes. 9

10 ETAPE 3 : INSTANCES DECISIONNAIRES «AJOUTER / RENSEIGNER LES PERSONNES DECISIONNAIRES 1/2» 1 Les «instances décisionnaires» sont les personnes en charge de la gouvernance de l organisme. Il existe plusieurs qualités (ou types) de contacts, que vous devrez préciser dans la liste déroulante. 1 - Une fois sur cette page, cliquez sur Vous accédez ainsi au formulaire des coordonnées de votre contact, à compléter. NB : vous aurez la possibilité de renseigner plusieurs contacts. Pour remplir cette rubrique, se référer à l arrêté du 19 juillet 2013, relatif aux modalités d appréciation des critères d évaluation, du point 1, rubrique 1, de l annexe «identification d une instance décisionnelle composée en majorité de professionnels de santé». 10

11 ETAPE 3 : INSTANCES DECISIONNAIRES «AJOUTER / RENSEIGNER LES PERSONNES DECISIONNAIRES 2/2» 2 - Une fois le formulaire affiché, renseignez l intégralité des champs obligatoires. 2 3 Fichiers à joindre : - Déclaration des liens d intérêts ; - CV pour tous les membres, dont le dirigeant, sauf le CA. 4 Cliquez sur pour enregistrer votre contact «instances décisionnaires». Il s agit du CV du Directeur. Possibilité d un CV succinct 3 4 Renouvelez cette démarche pour ajouter d autres contacts «Instances décisionnaires». 11

12 Etape 4 : ACTIVITES «DECLARER SON ACTIVITE DE DPC - Activités 1/3» Veuillez remplir avec attention les informations de l onglet «Activités» de DPC, elles serviront à constituer votre dossier d évaluation. 1 Partie 1 : Activités 1 Cochez le/les mode(s) d exercice(s) pour lesquels vous souhaitez proposer des programmes de DPC. 2 Cochez la/les catégorie(s) professionnelle(s) et sous-catégories pour lesquelles vous souhaitez dispenser des programmes de DPC. 2 Ne pas oublier de cocher toutes les catégories professionnelles pour lesquelles vous envisagez de proposer des programmes DPC dans les prochaines années 12

13 Etape 4 : ACTIVITES «DECLARER SON ACTIVITE DE DPC - Activités 2/3» 3 Partie 1 (suite) : Activités 3 Sélectionnez les Orientations de vos programmes de DPC en cliquant sur Une fenêtre vous permettant de sélectionnez vos orientations s ouvre. Cliquez sur le carré situé à gauche de l orientation pour cocher les sousorientations de votre choix. 5 Une fois l ensemble des orientations concernées sélectionnées cliquez sur 13

14 Etape 4 : ACTIVITES «DECLARER SON ACTIVITE DE DPC - Activités 3/3» Partie 1 (suite) : Activités 6 6 Cochez le/les type(s) de programme(s) de DPC que vous souhaitez dispenser. 7 7 Sélectionnez les Méthodes de vos programmes de DPC en cliquant sur 8 - Une fenêtre vous permettant de sélectionnez vos méthodes s ouvre. Reproduisez la même démarche que pour les orientations (cf. p13). 9 9 Une fois l ensemble des champs de la partie «Activités» complétés cliquez sur (situé au-dessus, à droite de la partie «Qualité et références»). 14

15 Etape 4 : ACTIVITES «RENSEIGNER LA QUALITE ET REFERENCES DES INTERVENANTS» Une personne peut-être experte, concepteur et intervenant à la fois Partie 2 : Qualité et références des intervenants 1 Remplissez les éléments demandés pour chacun des profils qui vous concernent : (1) Concepteurs (2) Intervenants (3) Experts (4) Autres 2 Téléchargez les modalités de sélection et le profil de chaque intervenant (mode d exercice, spécialité, formation, grade universitaire, membre de société savante ou HAS et expérience relative à la maitrise des pratiques professionnelles) ou pour toute personne nominative : le CV (1 page minimum, mêmes éléments que le profil + expérience) et les liens d intérêts. Concepteur : Personne qui conçoit et/ou rédige le programme Intervenant : Toute personne ayant une action lors du déroulement d un programme hors experts. Exemple : Organisateur, Animateur, Logisticien Expert : Personne qui intervient dans son domaine de compétence à un moment du déroulement d un programme, de sa conception à sa réalisation. 15

16 Etape 4 : ACTIVITES «RENSEIGNER LA QUALITE ET REFERENCES DES INTERVENANTS» Partie 2 (suite) : Qualité et références des intervenants 4 S il existe des liens avec une université partenaire, cliquez sur «OUI» et précisez. Lister les différentes universités avec lesquelles vous avez des conventions 5 Une fois l ensemble de la partie «Qualité et références des intervenants» complété, cliquez sur, situé à droite, audessus de la partie «Prestataire de service» 16

17 ETAPE 4 : ACTIVITES «PRESTATAIRE DE SERVICE» 3 2 Partie 3 : Prestataire de service Si vous faites appel à des organismes soustraitants, vous devez les déclarer. 1 et 4 1 Si «Oui» Cliquez sur puis immédiatement sur 2 - Cliquez sur «Oui» et renseignez le pourcentage global des programmes soustraités par l ensemble de vos organismes sous-traitants. 3 Cliquez sur et complétez les champs demandés. NB : Les réglettes vous permettre de renseigner la hauteur en «%» par type de sous-traitance, il s agit d une approximation. La pièce jointe ici demandée est la copie du contrat signé avec le prestataire. Cette démarche est à renouveler autant de fois que de prestataires différents. Si plusieurs sous-traitants, remplir les coordonnées des sous-traitants actuels avec en pièce jointe le modèle de convention de formation avec les organismes de formation 4 Une fois l ensemble des prestataires renseignés ou si vous ne faites pas appel à des organismes sous-traitants, cliquez sur 17

18 ETAPE 4 : ACTIVITES Pour passer à l étape suivante de votre demande d enregistrement, cliquez sur situé en bas de votre page. 18

19 ETAPE 5 : DOSSIER D EVALUATION Dans cette rubrique, possibilité de joindre le plan de formation de l établissement ainsi que la liste EPP 1 Joindre un document précisant comment vous recherchez les différentes recommandations lors de la construction des programmes. Possibilité de joindre celles en lien avec le programme témoin 1 Renseignez obligatoirement les 2 premiers champs. NB : Vous avez la possibilité de joindre : Une description de l activité de formation passée ; Les recommandations des agences sanitaires et des sociétés savantes. 2 Détaillez l origine de vos recettes. Pour être validé, le total doit être égal à 100% 2 3 Complétez le formulaire PDF «Engagement sur l honneur». Il vous sera demandé de le joindre à votre dossier d évaluation à la fin de votre demande d enregistrement. 4 - Cliquez sur. Si l établissement, en tant qu ODPC, n a pas d autre recette remplir la case «autres» en précisant «Caisse d Assurance Maladie»

20 ETAPE 5 : DOSSIER D EVALUATION «PROGRAMMES TEMOINS 1/3» 1 Programmes témoins Vous pouvez présenter le nombre de programmes témoins que vous souhaitez. Au moins un programme témoin par profession visée. 1 Pour ajouter un programme témoin, cliquez sur. IMPORTANT Les titres des programmes doivent comporter le titre + la catégorie visée. Exemple : «Antibiotiques Pharmaciens» 20

21 ETAPE 5 : DOSSIER D EVALUATION «PROGRAMMES TEMOINS 2/3» 3 2 Programmes témoins (suite) 4 Renseignez les informations demandées pour chaque programme témoin. 2 Pour ajouter la/les catégorie(s) professionnelle(s), la/les orientation(s) et la/les méthode(s) de votre programme témoin, cliquez sur 5 3 Sélectionnez la/les catégorie(s) professionnelle(s), la/les orientation(s) et la/les méthode(s) en cochant les cases appropriées et terminez en cliquant sur 4 Choisissez le type de votre programme à l aide de la liste déroulante. 5 Renseignez l ensemble des champs restant et cliquez sur NB : Vous devez ajouter la pièce jointe à votre programme témoin. Cette pièce jointe est votre programme détaillé. 21

22 ETAPE 5 : DOSSIER D EVALUATION «Programme témoins 3/3» 1 2 Programmes témoins (suite) Une fois créé, votre programme témoin s affiche comme la capture d écran ci-contre. Vous pouvez, à partir de cette page : 1 Ajouter un autre programme «Ajouter un programme». 2 Revenir à la liste de l ensemble de vos programmes témoins «Lister». 3 Modifier ce programme témoin «Modifier» ou le supprimer «Supprimer». 4 3 NB : En affichant la liste des programmes, vous pourrez voir l ensemble de vos programmes témoins et cliquer sur chacun d entre eux afin de les voir / modifier / supprimer. 4 Une fois l ensemble de vos programmes témoins créés, cliquez sur. 22

23 ETAPE 6 : JUSTIFICATIFS Joignez ici, l ensemble des pièces justificatives indispensables à votre demande d enregistrement. Pour joindre un fichier : Joindre uniquement l organigramme de Direction Cliquez sur. 2 Recherchez votre fichier sur votre ordinateur et cliquez sur «Ouvrir». 3 Cliquez sur. 4 Vérifiez que votre pièce jointe est correcte en cliquant sur «Afficher le fichier» 5 Pour modifier la pièce jointe, renouveler cette démarche. Attention : Vous n avez pas à renseigner l ensemble des pièces. Celles-ci diffèrent en fonction que votre organisme est de droit privé ou de droit public. Casier judiciaire Bulletin n 3 : joindre un document précisant : que lors de sa nomination, le Directeur Général fournit le Bulletin n 2 et, le cas échéant, souhaite être exempté de joindre pour ce dossier le Bulletin n 3 23

24 ETAPE 7 : VALIDER VOTRE DEMANDE DEFINITIVEMENT «RECAPITULATIF» RECAPITULATIF 1 Une fois l ensemble des pièces justificatives vous concernant jointes : 1 - Cliquez sur situé à droite de «Récapitulatif» 24

25 ETAPE 7 : VALIDER VOTRE DEMANDE DEFINITIVEMENT «RECAPITULATIF» VALIDATION DEFINITIVE DE VOTRE DEMANDE Une fois sur la page «Récapitulatif du compte» : 1 Vérifiez l ensemble de votre formulaire et complétez / modifiez si nécessaire. IMPORTANT : Pour valider et envoyer votre demande à l OGDPC, vous devez impérativement cliquer sur ATTENTION : Une fois votre demande validée en cliquant sur vous ne pourrez plus modifier cette dernière jusqu à évaluation. 25

26 ETAPE 7 : VALIDER DEFINITIVEMENT VOTRE DEMANDE DEFINITIVEMENT VALIDATION DEFINITIVE DE VOTRE DEMANDE 1 - Rendez-vous en bas de page du «Récapitulatif du compte». 2 2 Joignez l engagement sur l honneur complétée et signée (celle téléchargée précédemment, cf. p19 de ce mode d emploi). 3 Après avoir corrigé, complété vos informations, cliquez sur 3 IMPORTANT : Pour valider et envoyer votre demande à l OGDPC, vous devez impérativement cliquer sur ATTENTION : Une fois votre demande validée en cliquant sur 1 vous ne pourrez plus modifier cette dernière jusqu à évaluation. 26