REFONTE DU PROGRAMME DE RABAIS PUBLICITAIRES Procédures et formulaire de demande

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1 REFONTE DU PROGRAMME DE RABAIS PUBLICITAIRES Procédures et formulaire de demande Tourisme Laval a procédé à une refonte de son programme de rabais publicitaires qui entrera en vigueur le 1 er avril Cette refonte vise à : 1. Assurer l arrimage avec les axes d interventions des groupes de travail de Tourisme Laval (produit famille et produits réunions et congrès) 2. Être plus englobante en matière de promotion 3. Intégrer le marketing numérique 4. Être moins contraignante en retour de visibilité (intégration du bandeau Laval Plein d affaires à faire) 5. Mettre à jour le principe directeur et les orientations stratégiques du programme Principe directeur Octroi d'un rabais sur les montants investis en placements publicitaires et promotionnels par les membres de Tourisme Laval situés sur le territoire de Laval. Le rabais ne peut pas être appliqué à une valeur promotionnelle perçue ou médiatique. Orientations stratégiques Augmenter les retombées économiques de la clientèle touristique Accroître la visibilité de la destination et de ses produits touristiques Favoriser les regroupements et les investissements collectifs Soutenir l identité territoriale touristique «Laval» Encourager le référencement entre attraits Soutenir des projets rassembleurs et porteurs 480, promenade du Centropolis, Laval (Québec) Canada H7T 3C info@tourismelaval.com

2 Aide financière Aide financière équivalant à 20 % du montant de la facture émise pour le placement publicitaire ou promotionnel, jusqu à concurrence du maximum admissible par membre de $. (L investissement requis pour obtenir le maximum en subvention est de $). Si le montant global des demandes d aide reçues au 30 avril 2016 respectant les critères mentionnés dépasse l enveloppe budgétaire totale, Tourisme Laval analysera les demandes et fera une recommandation à l Administration en se basant sur les priorités suivantes : demandes qui s inscrivent dans une stratégie régionale, portée des médias (nombre de personnes jointes) et investissements collectifs (rassemblement d annonceurs-membres de Tourisme Laval dans un même projet ou concept) L aide financière sera accordée jusqu à épuisement du budget prévu. Critères d'admissibilité CRITÈRE 1 : Période couverte par le programme Du 1 er avril 2016 au 31 mars 2017 (année financière de Tourisme Laval). CRITÈRE 2 : Médias ou outils admissibles au programme et à sa visibilité spécifique 1 Presse écrite et numérique Frais reliés à l achat d une publicité dans une publication dont les tirages sont vérifiés par un organisme de certification reconnu pour la presse écrite et un nombre d abonnés identifiables pour les médias électroniques. Télévision Frais reliés à l achat de temps d antenne sur des chaînes reconnues et spécialisées. Radio Frais reliés à l achat de temps d antenne sur des chaînes à grande portée. Visibilité : mention «À Laval, il y a plein d affaires à faire» ou une identification touristique qui positionne la destination touristique et non pas uniquement la ville. 1 Note : Le média ou outil sélectionné par le membre doit être approuvé par Tourisme Laval.

3 Affichage Frais reliés à l achat d une publicité sur panneau, colonne, murale, abribus, écran de télévision ou numérique Salons et expositions Frais reliés au coût d inscription à un salon ou une exposition. Visibilité : distribution du guide touristique officiel de Laval ou autre document, et mise en place de la bannière «Destination Laval» sur les lieux. Bannière promotionnelle Frais reliés à l achat d une structure ou d une impression de bannière promotionnelle installée à la vue d un large public ou d une clientèle cible. Médias électroniques et numériques Bannières Web Frais reliés à l achat d impressions ou de bannières sur un site Web offrant une structure publicitaire. Visibilité : intégration de l identité territoriale touristique sur la page de redirection de la bannière Campagne Adwords Frais reliés à achat de mots-clés Visibilité : intégration de l identité territoriale touristique sur la page d accueil du site ou de redirection de l annonce. Courriel dédié destiné à un envoi de masse Frais reliés à l achat de la liste d envoi. Médias sociaux Frais reliés à l achat de publicités ou publications commanditées (sponsorisées). Visibilité : intégration du #experiencelaval Frais reliés à l achat de vidéos en «pre-roll» sur YouTube Visibilité : voir critère 3

4 Production de vidéos Frais reliés à la production d une vidéo promotionnelle produite par une agence de production. Visibilité : intégration de l identité territoriale touristique au début ou à la fin de la vidéo. Une exception peut s appliquer si on voit nettement l identité territoriale touristique dans les images de la vidéo. Photos Frais reliés à une séance photo avec un photographe professionnel reconnu. Critère : Tourisme Laval doit détenir les droits d utilisation (cette exigence doit être stipulée dans l entente signée avec le photographe) Programme événementiel Frais reliés à la production et à l impression du programme d un événement d au moins deux jours s adressant au grand public. Visibilité : s ajoute au critère 3, un espace éditorial à déterminer selon le format du programme. Projets spéciaux Tourisme Laval s engage à analyser toute demande qui respecte les principes du programme et qui répond à ses orientations stratégiques. Ces demandes particulières devront obligatoirement être déposées par écrit et soumises à la directrice des communications. Ces demandes devront inclure, sans toutefois s y limiter, la description du projet, le détail des investissements accompagné de soumissions ou devis des fournisseurs pour toutes les dépenses en investissements promotionnels et publicitaires, une proposition relative à la visibilité qui sera accordée à la destination par l intégration de la marque LAVAL. Projets non admissibles Les placements publicitaires dans les outils produits par Tourisme Laval comme le guide touristique de Laval. Les outils promotionnels personnalisés à l image d un membre et qui sont distribués à l unité (dépliants, brochures, cartes professionnelles, pochette, papier avec en-tête, etc.) CRITÈRE 3 : Visibilité accordée à la destination Laval L identité territoriale touristique «Laval» avec le V en icône doit obligatoirement être intégrée au concept de manière PROMOTIONNELLE et non présentée comme un logo d entreprise.

5 Cette identité territoriale touristique fait présentement l objet d une mise à niveau. Elle sera disponible sous peu et sera accompagnée de normes graphiques. D ici là, les bannières en circulation pourront être utilisées SANS le Plein d affaires à faire. Exemples de bannières : Dans certaines situations bien précises en tourisme d affaires, l intégration de la marque du Simplificateur sera également exigée. Toutes les initiatives de promotion et publicité bénéficiant du programme de rabais publicitaires que déploie un membre possédant un site transactionnel devront inclure un bandeau promotionnel «Destination» qui dirigera vers la page d accueil de Tourisme Laval. Ce bandeau devra être inséré dans le visuel de la confirmation de transaction transmise au client. CRITÈRE 4 : Montage, production et commission d agence Les frais reliés à la conception et à la création des annonces publicitaires ou outils promotionnels ainsi que les frais et commissions d agence doivent être couverts à 100 % par le membre ou le média, selon le cas. Tourisme Laval n'accorde aucun rabais pour ces frais. Le membre a la responsabilité de fournir en temps requis le matériel adéquat que demande le média. CRITÈRE 5 : Approbation des annonces Tourisme Laval doit OBLIGATOIREMENT approuver le montage final dans un délai raisonnable (5 jours) Les documents devant être soumis pour approbation doivent être acheminés à hvezina@tourismelaval.com, avec en copie conforme ggodin@tourismelaval.com et comptabilité@tourismelaval.com

6 Modalités de facturation Étapes de l'application du programme de rabais publicitaires : Le membre fait une demande d aide financière à Tourisme Laval en mentionnant le montant à investir et la période visée. (Voir formulaire joint). Tourisme Laval autorise le rabais publicitaire et retourne au membre le formulaire rempli et signé. Le membre effectue le placement auprès du média ou du fournisseur, procède à la production et envoie une copie du montage en format PDF à Tourisme Laval. Tourisme Laval doit approuver le montage final de l annonce afin de s assurer que les critères de visibilité sont respectés. Le média ou le fournisseur facture le membre. Le membre paie la facture du média et facture ensuite à Tourisme Laval un montant équivalant au 20 % de rabais accordé sur la facture initiale avant taxes. La facture expédiée à Tourisme Laval doit être accompagnée d une copie de la facture du média ou du fournisseur et selon le cas, une copie de l annonce ou de l outil (capture d écran, PDF, photo). Selon le cas, Tourisme Laval peut exiger une preuve de paiement à un ou des fournisseurs. Aucun remboursement de placement ne sera accordé à un membre ayant un compte en souffrance avec Tourisme Laval. Dans le cas des projets réalisés en collaboration avec Tourisme Laval, le média facture Tourisme Laval. Tourisme Laval facture ensuite au membre le montant de la facture initiale avant taxes, moins le rabais applicable. Conditions de réservation Le montant réservé ne peut dépasser les maximums admissibles. Le membre s'engage à utiliser toute l'aide financière qu'il a réservée, faute de quoi il pénalise les autres membres qui auraient pu en profiter. En cas de non-respect de la réservation, le membre risque que, l année suivante, l acceptation de ses demandes soit limitée.

7 Procédure à suivre Remplissez le bon de réservation et formulaire d acceptation que vous trouverez à la page suivante. Tourisme Laval vous le retournera signé par la personne autorisée, ce qui confirmera l aide accordée sous le programme de rabais publicitaires. L'aide financière sera accordée jusqu'à épuisement du budget prévu. Voir le formulaire à la prochaine page.

8 Bon de réservation et formulaire d acceptation NOM DE L ORGANISME : PERSONNE-RESSOURCE : À retourner avant le 30 avril 2016 Réservation (1 er avril 2016 au 31 mars 2017) À remplir par le membre Réservé à Tourisme Laval (à être retourné au membre) MÉDIAS OU OUTILS PÉRIODE VISÉE COÛTS VISIBILITÉ EXIGÉE Autorisation de Tourisme Laval (signature) TOTAL : Avez-vous un site Web qui accepte les réservations en ligne? OUI NON Le membre doit suivre les procédures du programme de rabais publicitaires et s engage à utiliser l aide financière demandée, faute de quoi il sera pénalisé dans ses demandes futures. NOM DU MEMBRE : SIGNATURE : DATE : Sur dépôt des documents relatifs aux procédures du programme de rabais publicitaires* (incluant l approbation du montage par Tourisme Laval), Tourisme Laval s engage à accorder l aide financière autorisée. RESPONSABLE DE TOURISME LAVAL : SIGNATURE : DATE : Veuillez faire parvenir votre bon de réservation et formulaire d acceptation avant le 30 avril 2016, par courriel à hvezina@tourismelaval.com ou par télécopieur au Pour obtenir de plus amples renseignements : Hélène Vézina, , promenade du Centropolis, Laval (Québec) Canada H7T 3C info@tourismelaval.com