Photo : Réjean Savard POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES. de l Arrondissement de Sainte-Foy Sillery Cap-Rouge

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1 Photo : Réjean Savard Photo : Réjean Savard POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES de l Arrondissement de Sainte-Foy Sillery Cap-Rouge

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3 Table des matières 1 Introduction Mission de la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire Orientations de la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire Objectif général de la politique de reconnaissance et de soutien des organismes Objectifs spécifiques Catégories d organismes Critères de reconnaissance Procédure liée à la reconnaissance Soutien offert aux organismes Soutien professionnel Soutien administratif Inscriptions Promotion et diffusion Assurances Formation offerte aux bénévoles Bureautique Soutien technique Prêt de matériel pour la programmation régulière Prêt de matériel et d équipement pour les événements spéciaux Locaux et plateaux Aide financière Soutien aux projets Anniversaires de fondation Autres programmes Maintien et durée de la reconnaissance

4 1. Introduction Les organismes reconnus par l Arrondissement de Sainte-Foy Sillery Cap-Rouge jouent un rôle important dans la réalisation du mandat et de la mission de la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire (DCLVC) de l Arrondissement de Sainte-Foy Sillery Cap-Rouge. Le Cadre de référence pour la reconnaissance et le soutien aux organismes à but non lucratif adopté par la Ville de Québec est venu clarifier le statut des organismes reconnus par l Arrondissement. La présente politique vise à préciser et à définir les critères et les procédures de reconnaissance des organismes et à déterminer le soutien qu ils peuvent obtenir afin de réaliser leur mission. Ces éléments tiennent compte des différentes politiques de la Ville et de l Arrondissement ainsi que de la mission et des orientations de la DCLVC. 2. Mission de la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire En collaboration avec les partenaires du milieu, la DCLVC de l Arrondissement s engage, par l entremise des loisirs, du sport, de la culture ainsi que de la vie communautaire, à améliorer constamment la qualité de vie des citoyens au sein de la communauté locale. Ainsi, le rôle des organismes reconnus par le milieu est essentiel à la réalisation de cette mission et il fait en sorte que la Division puisse atteindre ses objectifs. 3. Orientations de la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire Le plan d intervention stratégique de la DCLVC de l Arrondissement élaboré en octobre 2011, a permis d établir les grandes orientations inhérentes à l intervention de la Division. Ainsi, la culture, les sports et l activité physique, la famille, le développement social et le patrimoine forment les orientations de la Division. Les champs d intervention de celle-ci se situent à ces niveaux en plus de toucher les bibliothèques, les activités de plein air, les saines habitudes de vie, la vie communautaire, l événementiel et les activités libres. Ces axes d intervention sont tous dirigés vers les mêmes valeurs, soit la satisfaction des citoyennes et des citoyens, l excellence, la collaboration et le respect. Il est donc primordial que les organismes concernés et leurs équipes de bénévoles qui interviennent auprès de la population le fassent dans le même sens. L implication des bénévoles au sein de ces organismes est d une importance première pour qu ils puissent offrir un service de qualité. 4

5 4. Objectif général de la politique de reconnaissance et de soutien des organismes La Politique de reconnaissance et de soutien des organismes vise un objectif général, celui de concerter les actions de la Ville et celles des organismes pour assurer une meilleure qualité de service qui augmentera la qualité de vie des citoyens de l arrondissement. En ce sens, il est important de déterminer les objectifs spécifiques de l intervention. 5. Objectifs spécifiques Les objectifs spécifiques devant guider les interventions sont les suivants : s assurer que les activités offertes par les organismes reconnus par l Arrondissement soient accessibles à toute la population et répondent à ses besoins; définir les mandats des organismes à l intérieur de la mission de la Division; définir les liens entre l Arrondissement et les organismes; s assurer que les organismes respectent les champs de compétences de la Ville; définir le processus de reconnaissance des organismes et de son maintien; déterminer les services offerts aux organismes par l Arrondissement et la nature du soutien qu il peut leur fournir. 5

6 6. Catégories d organismes L Arrondissement reconnaît trois types d organismes : les organismes partenaires, les organismes associés et les organismes collaborateurs. Le niveau de reconnaissance est attribué après l analyse du dossier de chacun. Dans tous les cas, pour faire partie d une de ces catégories, l organisme doit minimalement répondre aux critères ci-dessous. L organisme partenaire : offre des activités et des services dans les champs d activités municipales dont, entre autres, la culture, les loisirs, le sport et l entraide communautaire selon les priorités déterminées par l Arrondissement ; est mandaté par la DCLVC pour offrir une programmation d activités ou développer un champ d activités ou de services; assure une prestation de services qui s adressent directement aux citoyens; est une organisation dont la mission et l action sont essentielles pour répondre aux besoins de la population de l arrondissement; entretient des relations continues avec l Arrondissement. L organisme associé : offre des activités et des services dans les champs d activités municipales dont, entre autres, la culture, les loisirs, le sport et l entraide communautaire; est une organisation dont la mission et l action sont importantes pour répondre aux besoins de la population de l arrondissement; met sur pieds des activités qui s inscrivent dans l offre de service de l Arrondissement et qui apportent une contribution complémentaire; entretient des relations régulières avec l Arrondissement. L organisme collaborateur : offre des activités et des services dans les champs d activités municipales dont, entre autres, la culture, les loisirs, le sport et l entraide communautaire; contribue au mieux-être des citoyens et au développement de la vie associative; répond à des besoins identifiés par la population; collabore occasionnellement avec la DCLVC dans la réalisation d un projet, d un événement ou d une activité; entretient des relations ponctuelles avec l Arrondissement. 6

7 7. Critères de reconnaissance Pour obtenir une reconnaissance et pour avoir le statut d organisme reconnu un organisme doit : avoir un statut juridique valide d organisme à but non lucratif; avoir son siège social ou un lieu de services situé dans la ville de Québec; avoir des buts ou des objectifs qui répondent à un ou à des besoins des citoyens de la ville de Québec en matière de culture, de loisirs et de vie communautaire qui soient en lien avec la mission ou les orientations de l Arrondissement ou de la Ville; avoir un conseil d administration non rémunéré, constitué d un minimum de cinq administrateurs élus démocratiquement en assemblée générale et composé majoritairement de résidants de la ville de Québec; regrouper ou servir au moins 20 membres ou participants venant majoritairement de la ville de Québec; offrir des services ou organiser des activités qui sont accessibles à l ensemble de la communauté et qui font l objet d une diffusion publique. Offrir ses activités et ses services principalement aux citoyens de l arrondissement de Sainte-Foy Sillery Cap-Rouge; démontrer que sa mission ou ses services se distinguent de ceux offerts par les autres organismes de l arrondissement; présenter annuellement une reddition de comptes à ses membres ou à la communauté qu il sert ainsi qu à l Arrondissement (rapport annuel, états financiers, etc.); démontrer qu il est en mesure d assurer la sécurité des citoyens à qui il offre des services dans le cadre de sa prestation de service; s engager à appliquer, dans l établissement des coûts des activités et des services, une surcharge à l endroit des non-résidants de la ville de Québec selon la politique municipale en vigueur et, concernant les inscriptions, accorder la priorité aux personnes résidant dans la ville de Québec; respecter les politiques, les lois et les règlements municipaux, provinciaux et fédéraux; inclure, dans ses règlements généraux, une clause stipulant qu en cas de dissolution ou cessation des activités, il cédera ses avoirs à un organisme sans but lucratif de même nature œuvrant dans l arrondissement de Sainte-Foy Sillery Cap-Rouge ou dans la ville de Québec. 7

8 Remarque Sont exclus du processus de reconnaissance les organismes suivants : organismes et regroupements dont l offre de service n est pas publique et dont les services ne s adressent qu à leurs propres membres; institutions ou organisations publiques et parapubliques; organismes dont la mission première est de promouvoir et de pratiquer une religion ou organismes qui font des activités apparentées; organismes œuvrant exclusivement dans les champs de compétence des réseaux de la santé et de l éducation; organisations politiques et syndicales. 8. Procédure liée à la reconnaissance L organisme qui désire faire une demande de reconnaissance doit remplir le formulaire de demande de reconnaissance et le remettre avec les documents suivants : une résolution de son conseil d administration exprimant le souhait de déposer une demande de reconnaissance et un engagement à respecter les conditions et les exigences liées à cette reconnaissance; une copie de son acte constitutif; une copie de ses règlements généraux; une copie du procès-verbal de sa dernière assemblée générale; une copie du rapport annuel détaillé portant sur ses activités; une copie des états financiers de sa dernière année (revenus et dépenses, bilan financier); une liste des membres de son conseil d administration (nom, fonction et coordonnées); une liste de ses participants, s il y a lieu (nom, adresse complète et numéro de téléphone). Cette liste demeurera confidentielle; une liste des activités et des services qu il offre en matière de sécurité des citoyennes et citoyens (ex. : règlement sur la sécurité, procédure en cas d accident, code d éthique, politique sur le filtrage des bénévoles); les dépliants et les brochures sur les activités et les services qu il offre, s il en a produit; tout autre document jugé pertinent. Un accusé réception sera ensuite acheminé à l organisme, qui, en retour, sera informé des prochaines étapes. Après l analyse du dossier, une recommandation sera faite au conseil d arrondissement, qui lui accordera ou non la reconnaissance. Il sera alors informé de la décision, et la résolution lui sera acheminée dans le cas où il aurait obtenu la reconnaissance. Dans certains cas, une entente peut être signée avec l Arrondissement concernant les services offerts. 8

9 9. Soutien offert aux organismes L Arrondissement de Sainte-Foy Sillery Cap-Rouge offre différents soutiens aux organismes qu il reconnait. Ce soutien peut être différent selon la catégorie dans laquelle se trouve l organisme. Le tableau qui figure à la fin de la présente section précise l admissibilité aux services. Ces derniers seront réévalués d année en année en fonction des disponibilités de l Arrondissement. Si le service ne peut plus être offert, les organismes seront informés suffisamment à l avance pour qu ils puissent planifier leur programmation. 9.1 Soutien professionnel L Arrondissement offre un soutien professionnel selon les besoins de l organisme concerné. Un employé de la DCLVC agit comme répondant de l Arrondissement auprès de celui-ci. Le soutien offert peut prendre la forme d un appui pour assurer le bon déroulement de la vie démocratique, d une expertise conseil dans l élaboration et l application de programmes, dans l organisation d activités ou encore dans le développement de l organisme. 9.2 Soutien administratif Inscriptions Les organismes sont invités à s occuper de leurs inscriptions. Cependant, l Arrondissement peut assumer, uniquement pour les organismes qui bénéficiaient de ce service auparavant, la saisie des inscriptions concernant les activités qui se trouvent dans la programmation des loisirs Promotion et diffusion Les organismes ont la possibilité de promouvoir dans la programmation des loisirs les activités auxquelles on peut s inscrire pour une session ou plus. L Arrondissement leur offre également différents services selon la catégorie dans laquelle ils sont reconnus. Ces services sont détaillés dans une procédure qui leur est remise. Des espaces d affichage sont également mis à leur disposition dans les lieux d activités Assurances La Ville de Québec offre aux organismes reconnus par elle ou par un Arrondissement, une couverture d assurance de base, selon la catégorie dans laquelle ils ont été classés et selon la politique en vigueur. 9

10 Les assurances qui peuvent être offertes sont l assurance responsabilité civile, l assurance de biens, l assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants ainsi que l assurance accident des administrateurs et des bénévoles. Des frais peuvent être exigés aux organismes selon leurs besoins. Pour pouvoir en bénéficier, l organisme ne doit pas être couvert par les assurances offertes aux regroupements, aux associations ou aux fédérations Formation offerte aux bénévoles L Arrondissement fournira l information sur la formation des bénévoles qui est dispensée soit par la Ville, soit par les associations travaillant dans le domaine des loisirs. De plus, selon les besoins des organismes, l Arrondissement pourra organiser des formations à certains moments précis Bureautique L Arrondissement limite l utilisation du papier. À cet effet, il encourage le recours aux technologies de l information comme mode de communication. L Arrondissement offre un soutien quand les organismes partenaires et associés ont besoin de photocopies, à condition qu elles soient essentielles à la réalisation de leur mandat de vie démocratique, et ce, selon des critères fournis annuellement aux organismes. Il peut également offrir un appui à l innovation technologique aux organismes qui optent pour d autres modes de communication dans le cadre de leurs responsabilités administratives. 9.3 Soutien technique Prêt de matériel pour la programmation régulière L Arrondissement offre un service de prêt et de transport relativement au matériel dont dispose la Division pour que l organisme puisse offrir sa programmation régulière. L organisme qui souhaite avoir une liste du matériel mis à sa disposition n a qu à en faire la demande Prêt de matériel et d équipement pour les événements spéciaux Selon une procédure établie, l Arrondissement offre le transport du matériel dont la Division dispose pour la tenue d activités spéciales s adressant à toute la population. Il offre également les services audios pour les fêtes de quartier et audiovisuels lorsque le matériel est déjà sur place ou dans ses équipements. 10

11 9.3.3 Locaux et plateaux L utilisation des locaux et des terrains est possible. Par contre, il faut réserver selon la procédure établie. La priorité sera accordée selon l ordre suivant : programmation régulière des organismes partenaires, associés et collaborateurs; programmation événementielle ainsi qu assemblées et réunions des organismes partenaires, associés et collaborateurs; prêt relatif aux activités sociales et aux activités de financement selon la politique en vigueur aux organismes partenaires, associés et collaborateurs; autres organismes reconnus par un autre Arrondissement ou par le conseil municipal. À certains moments, des frais d utilisation sont applicables, selon la politique de tarification en vigueur. Dans certains cas et en fonction des besoins particuliers des organismes, il est possible que ceux-ci aient accès à des locaux à usage exclusif, selon les disponibilités de l Arrondissement. 9.4 Aide financière Soutien aux projets L Arrondissement offre une aide financière aux organismes dans la réalisation de projets particuliers. Ces projets doivent s inscrire dans la mission de la Division, suivre ses orientations et s adresser principalement aux enfants et aux personnes aînées. Une fois par année, les organismes sont invités à déposer une demande en ce sens. Aucune aide financière n est accordée pour la tenue d activités régulières Anniversaires de fondation En fonction de la Politique d attribution de subventions aux anniversaires de fondation des organismes reconnus, l Arrondissement attribue 20 $ par année pour les 10 e, 25 e, 40 e, 50 e, 60 e et 70 e anniversaires. Le montant maximum accordé est de $ lorsque l organisme souligne de façon spéciale son anniversaire Autres programmes Il est possible d obtenir de l aide financière dans le cadre de certains programmes offerts par la Ville, comme le programme d amélioration des propriétés des organismes propriétaires, et ce, selon les règles d admissibilité liées à ces programmes. 11

12 Soutien offert selon la catégorie dans laquelle se trouve l organisme Partenaires Associés Collaborateurs Professionnel Vie démocratique x x Programmes et événements x x Développement de l organisme Administratif Inscriptions x x Promotion et diffusion x x x Assurances x x x Formation offerte aux bénévoles x x x Bureautique x x Technique Prêt de matériel et d équipement (programmation régulière) x x x Prêt de matériel et d équipement (événements spéciaux) x x x Locaux et plateaux x x x Financier Soutien aux projets x x x Anniversaires de fondation x x Autres programmes x x x x 12

13 10. Maintien et durée de la reconnaissance La reconnaissance dure un an. Elle est renouvelable automatiquement tous les ans à condition que l organisme réponde aux critères et aux exigences liées à sa reconnaissance par l Arrondissement, dont celle de respecter tous les règlements, les politiques et les procédures de l Arrondissement. L organisme doit également inviter à son assemblée générale annuelle la personne responsable de son dossier à la Division et accepter qu elle puisse assister occasionnellement aux réunions du conseil d administration. De plus, l organisme doit fournir à l Arrondissement, avant le 1 er novembre de chaque année, les documents suivants : le procès-verbal de son assemblée générale annuelle (30 jours après, date limite le 1 er novembre) même s il n a pas encore été approuvé; ses états financiers (30 jours après leur établissement, date limite le 1 er novembre); le rapport annuel détaillé de ses activités; ses prévisions budgétaires; une preuve d assurance civile et administrateurs (les non-assurés); tout autre document exigé par l Arrondissement. L organisme doit, de plus, informer l Arrondissement de tout changement effectué dans la liste des membres de son conseil d administration (et comité exécutif) et de toute modification apportée à ses règlements généraux et à ses lettres patentes. Photo : Jérôme Asselin 13

14 A Réalisation : Édition : Janvier 2013 Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif