Information de pharmacovigilance destinée aux entreprises pharmaceutiques

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1 Information de pharmacovigilance destinée aux entreprises pharmaceutiques électronique d'observations individuelles d effets indésirables (ICSRs) avec l'ansm (Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé) Ce document remplace celui publié en Octobre 2008 et mis à jour en Juin Dernière mise à jour : Mai 2012 Une version anglaise de ce document est disponible PLAN Introduction A) d observations individuelles d effets indésirables s en France o o Graves Non Graves B) d observations individuelles d effets indésirables s hors de France a) Dans l Union Européenne (hors France) Graves et Non Graves b) Hors Union Européenne Graves C) Modalités d échanges avec le département de pharmacovigilance D) Références ANNEXE 1 : Spécifications techniques pour la transmission à EudraVigilance ANNEXE 2 : Conséquences du changement de nom de l Agence : de l Afssaps à l ANSM ANSM - ICSRs - Juillet /8

2 INTRODUCTION Ce document : concerne la transmission électronique d ICSRs susceptibles d être liés aux médicaments et produits mentionnés à l article R du code de la Santé publique et dont les exploitants [note bas de page 1] ont eu connaissance, que ces effets aient été signalés de façon spontanée ou sollicitée par un professionnel de santé, un patient ou tout autre notificateur, ou observés lors d une étude post-autorisation. ne concerne pas la transmission d'observations d'effets indésirables suspects, inattendus et graves (SUSARs), survenus dans le cadre d'essais cliniques interventionnels [réf 1 ]. La mise à jour de ce document intervient : à la suite de l application des textes relatifs aux signalements d effets indésirables par les patients ou associations agréées de patients (13 juin 2011) [réf 2 ] dans le cadre des mesures transitoires prévues par le Règlement n 1235/2010 [réf 3] et la Directive 2010/84/UE [réf 4 ] et décrites dans les bonnes pratiques européennes de pharmacovigilance (GVP) [réf 5]. Ces dispositions entrent en vigueur le 21 juillet Le décret de transposition de la Directive en droit français est à paraître [réf 6 ]. Il est rappelé que conformément à la règlementation européenne (directive 2004/27/CE [réf 7] ), tous les titulaires d'amm, situés dans l'espace Economique Européen, sont responsables de la mise en place d un système assurant la transmission électronique aux Autorités de santé des ICSRs survenus après l autorisation de mise sur le marché des médicaments. En accord avec l EMA, les mesures transitoires décrites dans les GVP ont été adaptées à la situation française. Les mesures définitives s appliqueront quand l EMA sera en mesure d assurer les fonctionnalités de la base de données (Article 24 (2) du règlement [réf 3] ). A partir du 1 er janvier 2013, toute transmission d observations individuelles d effets indésirables devra être effectuée par voie électronique. La transmission par fax ou courrier ne sera plus acceptée. 1 Aux termes de l article R l'exploitation est assurée soit par le titulaire de l'autorisation de mise sur le marché mentionnée à l'article L , de l'autorisation temporaire d'utilisation mentionnée au a) de l'article L ou de l'un des enregistrements mentionnés aux articles L et L , soit, pour le compte de ce titulaire, par une autre entreprise ou un autre organisme, soit par l'un et l'autre, chacun assurant dans ce cas une ou plusieurs catégories d'opérations constitutives de l'exploitation du médicament ou produit. ANSM - ICSRs - Juillet /8

3 A) TRANSMISSION D OBSERVATIONS INDIVIDUELLES D EFFETS INDESIRABLES SURVENUES EN FRANCE, QUEL QUE SOIT LE NOTIFICATEUR GRAVES Procédure d autorisation/ d enregistrement Pays de Type de gravité et délai d envoi transitoires décrites dans les GVP transitoires en France (21 juillet 2012) définitives (horizon 2015) Centralisée Situation 1 : Reconnaissance mutuelle, décentralisée, ou lors d une procédure d arbitrage Nationale France Grave (15 jours) Etat membre de OU Situation 2 : Base nationale de pharmacovigilance (France) pour exploitant déjà en production avant juillet 2012 OU Situation 3 : Fax/courrier (uniquement jusqu au 31 décembre 2012) Précisions sur les mesures transitoires en France (juillet 2012) : Situation 1 (ou en attente de la situation 1) (voir spécifications techniques en annexe 1) : pour les exploitants qui transmettent déjà à poursuite de cette voie de transmission pour les exploitants qui sont en phase de test de transmission électronique avec et dans l attente de la phase effective de mise en production, une transmission par fax/courrier est acceptée jusqu au 31 décembre Situation 2 : pour les exploitants qui transmettent déjà directement à la Base Nationale de pharmacovigilance o soit poursuite de cette voie de transmission. L ANSM est alors en charge de la transmission électronique à des ICSRs survenus en France transmis dans la BNPV par ces exploitants. Ces exploitants ne doivent en aucun cas les transmettre en parallèle à afin de ne pas créer de doublons. o soit passage à la situation de transmission n 1 Situation 3 : pour les exploitants qui transmettent par fax ou courrier. Cette voie de transmission est acceptée uniquement jusqu au 31 décembre o passage à la situation de transmission n 1 dès que possible. Remarque : Jusqu à juillet 2012, les ICSRs graves non médicalement confirmés, notifiés en France depuis le 13 juin 2011, non encore transmis à EudraVigilance doivent être envoyés à sous forme de «backlog», selon les modalités techniques (définies en accord avec l EMA) décrites en annexe 1. ANSM - ICSRs - Juillet /8

4 NON GRAVES Procédure d autorisation/ d enregistrement Pays de Type de gravité et délai d envoi transitoires décrites dans les GVP transitoires en France (21 juillet 2012) définitives (horizon 2015) Centralisée Reconnaissance mutuelle, décentralisée, ou lors d une procédure d arbitrage en cours France Non Grave (90 jours) Etat membre de, si requis Non requis par la France Nationale B) TRANSMISSION D OBSERVATIONS INDIVIDUELLES D EFFETS INDESIRABLES SURVENUES HORS DE FRANCE, QUEL QUE SOIT LE NOTIFICATEUR a) SURVENUE DANS L UNION EUROPEENNE (hors de France) GRAVES et NON GRAVES Procédure d autorisation/ d enregistrement Pays de Type de gravité et délai d envoi transitoires décrites dans les GVP transitoires (21 juillet 2012) définitives (horizon 2015) Centralisée Reconnaissance mutuelle, décentralisée, ou lors d une procédure d arbitrage en cours Nationale Union Européenne (hors France) Grave (15 jours) et Non Grave (90 jours) Etat membre de (Graves)* Etat membre de, si requis (Non graves) Voir les modalités de transmission en vigueur dans chaque état membre. Remarque : Il n est plus prévu de transmettre aussi ces ICSRs à l état membre rapporteur ou de référence (reconnaissance mutuelle, décentralisée, ou lors d une procédure d arbitrage en cours) * Remarque : Jusqu à juillet 2012, lorsque les ICSRs graves non médicalement confirmés, notifiés en Union Européenne depuis le 13 juin 2011 ne sont pas disponibles dans du fait de la réglementation en vigueur dans l état membre concerné, ces ICSRs doivent être transmis à la France (si état membre rapporteur ou de référence) dans les délais réglementaires, sous forme de CD-ROM. ANSM - ICSRs - Juillet /8

5 b) SURVENUE HORS UNION EUROPEENNE Procédure d autorisation/ d enregistrement Pays de Type de gravité et délai d envoi transitoires décrites dans les GVP transitoires en France (juillet 2012) définitives (horizon 2015) Centralisée Reconnaissance mutuelle, décentralisée, ou en cours d arbitrage Nationale Hors Union Européenne Grave (15 jours) Etat membre où le produit est autorisé, si requis Non requis par la France. Les ICSRs sont disponibles dans. Remarque : Jusqu à juillet 2012, les ICSRs graves non médicalement confirmés, notifiés hors Union Européenne depuis le 13 juin 2011, non encore transmis à EudraVigilance doivent être envoyés à sous forme de «backlog», selon les modalités techniques (définies en accord avec l EMA) décrites en annexe 1. RAPPEL * Les observations individuelles d effets indésirables graves notifiées à l ANSM via le réseau des Centres régionaux de Pharmacovigilance sont transmises électroniquement par l ANSM depuis le 20 novembre 2005 à l EMA (via ). Pour information, ces observations individuelles d effets indésirables graves sont transmises par courrier au(x) exploitant(s) des spécialités concernées (codées suspectes ou en interaction). Ce système n est pas modifié et s applique également aux observations individuelles d effets indésirables graves déclarées par les patients/associations de patients ou tout autre notificateur (qu elles soient médicalement confirmées ou non). Ces ICSRs ne doivent pas être retransmis par les exploitants à afin de ne pas créer de doublons. * Lors de la transmission électronique à l ANSM ou à EudraVigilance des observations individuelles d effets indésirables issus de la littérature médicale et scientifique, il est recommandé d adresser à l ANSM par télécopie ou courrier les articles correspondants en indiquant noms, adresse, téléphone, et adresse électronique de l expéditeur en faisant référence au numéro de l ICSR et au médicament concerné (voir adresse et N de télécopie au paragraphe C ci-dessous) * Les modalités de transmission, notamment aux centres régionaux de pharmacovigilance (CRPV), mises en place dans le cadre d un suivi national de pharmacovigilance ou d un protocole de suivi national d ATU, restent inchangées et ne dispensent pas de la transmission électronique telle que prévue ci-dessus ANSM - ICSRs - Juillet /8

6 C) MODALITES d ECHANGES avec le DEPARTEMENT DE PHARMACOVIGILANCE Les exploitants n ayant pas encore informé l ANSM depuis juin 2009 de leurs modalités de transmission des ICSRs ou de modifications éventuelles, doivent le faire par courrier en précisant : - la date effective ou prévisionnelle de mise en production de la transmission électronique (arrêt de la transmission par fax ou courrier) - l identifiant unique international (interchange ID) utilisé dans le cadre de cette transmission - l objet : «électronique Pharmacovigilance» à l adresse suivante: Dr Evelyne Falip ANSM Département de Pharmacovigilance 143/147 boulevard Anatole France F Saint-Denis Cedex. N télécopie : (0) Pour toute demande de renseignements, merci d adresser un courriel à l adresse suivante : pharmacovigilance@ansm.sante.fr. Merci de ne pas adresser d observations individuelles d effets indésirables à cette adresse électronique. D) REFERENCES 1) Avis aux promoteurs d'essais cliniques de médicaments : mise en place et conduite en France d'essais cliniques portant sur des médicaments à usage humain. b1b4.pdf 2) Décret n du 10 juin 2011 et arrêté du 10 juin 2011 pris pour l application des articles R , R et R du code de la santé publique et relatif aux modalités de signalement des effets indésirables par les patients et les associations agréées de patients. 3) Réglement (UE) 1235/2010 du Parlement Européen et du Conseil du 15 décembre 2010 modifiant, en ce qui concerne la pharmacovigilance des médicaments à usage humain, le règlement (CE) 726/2004 établissant des procédures communautaires pour l autorisation et la surveillance en ce qui concerne les médicaments à usage humain et à usage vétérinaire, et instituant une Agence européenne des médicaments, et le règlement (CE) 1394/2007 concernant les médicaments de thérapie innovante 4) Directive 2010/84/UE du Parlement Européen et du Conseil du 15 décembre 2010 modifiant, en ce qui concerne la pharmacovigilance, la directive 2001/83/CE instituant un code communautaire relatif aux médicaments à usage humain 5) Bonnes pratiques de pharmacovigilance européenne : GVP : Guideline on good pharmacovigilance Practices - Module VI Management and reporting of adverse reactions to medicinal products. En consultation sur le site de l EMA 6) Décret de transposition (à paraître) 7) Directive 2004/27/CE 20 Novembre 2005 ANSM - ICSRs - Juillet /8

7 ANNEXE 1 SPECIFICATIONS TECHNIQUES POUR LA TRANSMISSION A EUDRAVIGILANCE La transmission électronique à EudraVigilance se fait par l intermédiaire du module EV-PM, identifiant du destinataire : EVHUMAN. Les différentes étapes permettant d entrer en production avec EudraVigilance sont décrites sur le site à la page suivante : Les règles de validation (business rules) sont celles utilisées par le système EudraVigilance (Doc. Réf. EMEA/H/20665/04/Final-Processing of safety messages and individual case safety reports (ICSRs)). MedDRA Les termes MedDRA utilisés doivent être issus de la dernière version publiée de cette terminologie. Les termes de plus bas niveau (LLT) doivent par ailleurs être "courants" dans cette dernière version. La notion de dernière version publiée doit se conformer aux recommandations de la MSSO (MedDRA Maintenance and Support Services Organization) et de l EudraVigilance Expert Working Group de l'ema. Langues Les langues acceptées par l'ansm dans le cadre de la transmission électronique d'icsrs sont le français et l'anglais. Imputabilité Pour les ICSRs survenus en France : la cotation de l'imputabilité des médicaments selon la méthode française d imputabilité doit être incluse dans les ICSRs au niveau de la section B.4.k.18 (Relatedness of drug to reaction(s)/event(s)) du message E2B. La méthode utilisée (B.4.k.18.3) doit être libellée "FRENCH IMPUTABILITY METHOD" et le résultat (B.4.k.18.4) indiqué selon le format "CxSyBz" (x, y et z représentant respectivement les scores des imputabilités chronologique, sémiologique et bibliographique). ICSRs notifiés par les patients/associations de patients Modalités de transmission des ICSRs graves non médicalement confirmés notifiés en France ou hors UE depuis le 13 juin 2011 [ref 2] : Lors de la transmission prospective, le champ ICH M2 «message type» M.1.1 doit avoir la valeur "ichicsr". Attention, ce champ est sensible à la casse et ne doit comporter que des minuscules. Si la transmission prospective n a pas été faite, la transmission rétrospective est possible et le champ ICH M2 «message type» M.1.1 doit avoir la valeur "backlog". Attention, ce champ est sensible à la casse et ne doit comporter que des minuscules. La transmission rétrospective d'icsrs peut être effectuée par le biais de supports physiques (CD, DVD), en conformité avec les recommandations ESTRI. Les accusés de réception correspondants seront transmis par l'intermédiaire de la "gateway" EudraVigilance. Les cas transmis prospectivement avec la valeur ichicsr ou rétrospectivement avec la valeur "backlog" ne devront pas être retransmis avec la valeur psur dans le cadre de transmissions périodiques. Les cas graves non médicalement confirmés survenant dans un autre pays de l Espace Economique Européen que la France et suspectés d être dus à un médicament pour lequel la France est rapporteur ou état membre de référence ne doivent pas être transmis à. ANSM - ICSRs - Juillet /8

8 ANNEXE 2 CONSEQUENCES DU CHANGEMENT DE NOM DE L AGENCE : DE l AFSSAPS A L ANSM La migration des identifiants FR-AFSSAPS-xxxxxx vers FR-ANSM-xxxxxx doit être coordonnée entre l ANSM, l EMA, l OMS et les firmes ; la réflexion est en cours (en concertation avec l EMA). 1) Informations applicables uniquement pour les exploitants qui transmettent leurs ICSRs directement à l ANSM La section RECEIVER (A.3.2) du message E2B devrait être idéalement remplie comme suit : A ReceiverType 2 A.3.2.2a ReceiverOrganization ANSM A.3.2.2b ReceiverDepartment Département de Pharmacovigilance A.3.2.2c ReceiverTitle Dr A.3.2.2d ReceiverGiveName Pascal A.3.2.2f ReceiverFamilyName AURICHE A.3.2.3a ReceiverStreetAddress 143/147, Bd Anatole France A.3.2.3b ReceiverCity SAINT-DENIS A.3.2.3d ReceiverPostCode A.3.2.3e ReceiverCountryCode FR A.3.2.3f ReceiverTel A.3.2.3h ReceiverTelCountryCode 33 A.3.2.3i ReceiverFax A.3.2.3k ReceiverFaxCountryCode 33 A.3.2.3l Receiver Address pharmacovigilance@ansm.sante.fr A noter, la section RECEIVER (A.3.2) n est pas analysée lors de la réception des ICSRs à l ANSM, aussi ces informations ne sont que des recommandations. Cette section ne peut être à l origine du rejet des ICSRs. 2) Pour tous les exploitants en transmission électronique Afin de maintenir la cohérence entre toutes les bases de données de pharmacovigilance, et jusqu à nouvel ordre : 2.1. La section REPORTDUPLICATE (A.1.11) du message E2B doit être remplie comme suit : A DuplicateSource ANSM A DuplicateNumb Garder le numéro FR-AFSSAPS-xxxxxx 2.2 La section LINKEDREPORT (A.1.12) du message E2B doit être remplie comme suit : A.1.12 LinkReportNumb Garder le numéro FR-AFSSAPS-xxxxxx ANSM - ICSRs - Juillet /8