Rapport de surveillance des politiques de Limites des pouvoirs de la direction

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1 POINT DE L ORDRE DU JOUR : 15j Rapport de surveillance des politiques de Limites des pouvoirs de la direction Période de référence : Du 9 mai 2013 au 8 mai 2014 Période de référence précédente : 7 juin 2013 Nom de l auteur : K. Allen Type de politique Limites des pouvoirs de la direction Titre de la politique : LPD-6 Rémunération et avantages sociaux ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE DU CONSEIL En ce qui concerne l emploi, la rémunération et les autres avantages sociaux accordés aux employés, aux consultants, aux employés contractuels et aux bénévoles, le chef de la direction ne doit pas compromettre ni permettre que soient compromises l intégrité financière ou l image publique d Ingénieurs Canada. L emploi, la rémunération, les avantages sociaux et le remboursement des frais professionnels doivent être cohérents et comparables avec ceux offerts par les ordres constituants ou des organisations semblables. En outre, les obligations relatives au paiement de ce qui précède ne doivent pas dépasser les limites financières établies à l article 7 de la politique LPD-3. La rémunération, les avantages sociaux et le remboursement des frais professionnels sont administrés conformément aux dispositions des politiques d Ingénieurs Canada en matière de gestion des ressources humaines et de remboursement des dépenses. Ingénieurs Canada ajuste annuellement l échelle salariale de tous les membres du personnel en fonction de l IPC d Ottawa, en se basant sur l Indice des prix à la consommation de Statistique Canada, qui compile les données (mensuelles) par ville, de décembre à décembre. Le 1 er janvier 2014, Ingénieurs Canada a haussé l échelle salariale de 1,3 %, ce qui correspond à l augmentation de l Indice des prix à la consommation pour Ottawa pour la période allant de décembre 2012 à décembre Jusqu au 6 avril 2014, des augmentations de salaire à l intérieur de l échelle salariale ont été accordées en fonction de la date anniversaire d embauche. Le 1 er janvier 2014, le contrat des avantages sociaux collectifs a été renouvelé pour un an.

2 Les demandes de remboursement de frais professionnels ont été traitées dans la semaine suivant la réception des pièces justificatives. Notre vice-présidente, Affaires réglementaires, a examiné un échantillon aléatoire de dix demandes de remboursement soumises depuis janvier 2014 et a vérifié que c était bien le cas. En outre, sans limiter la portée de ce qui précède, le chef de la direction ne doit pas : 1. Modifier la rémunération ni les avantages sociaux qui lui sont accordés, sauf si ses avantages sociaux correspondent à ceux de tous les autres employés. Les modifications de la rémunération et des avantages sociaux qui correspondent à ce qui est offert à tous les autres employés peuvent s appliquer à moi. Les changements qui s écartent des modifications générales énoncées ci-dessus doivent être approuvés par le conseil ou son mandataire. Les modifications de la rémunération du chef de la direction (autres que celles qui correspondent au régime de rémunération des autres employés) ne sont effectuées qu avec l autorisation écrite du président du conseil. L administratrice des finances a confirmé que je n ai pas procédé à des modifications non conformes au régime de rémunération de tous les employés. Le 1 er janvier 2014, mon salaire annuel a été augmenté de 1,3 %, ce qui correspond à l augmentation de l Indice des prix à la consommation pour Ottawa décrit ci-dessus. Cette augmentation a été approuvée par écrit par le président. 2. Promettre ou laisser entendre qu un emploi est permanent ou garanti. Un emploi permanent ou garanti ne doit pas être une modalité d emploi chez Ingénieurs Canada. Aucun des contrats de travail d Ingénieurs Canada n assure un emploi permanent ou garanti. L examen de nos contrats de travail effectué par la chef de pratique, Ressources humaines, confirme qu Ingénieurs Canada n a offert aucune garantie d emploi permanent. 3. Établir de niveaux de rémunération et d avantages sociaux qui s écartent substantiellement de ceux que le marché géographique ou professionnel accorde pour les compétences visées. Les salaires et les avantages sociaux offerts par Ingénieurs Canada doivent être comparables à ceux qui ont cours dans le marché d Ottawa.

3 Les salaires et les avantages sociaux offerts par Ingénieurs Canada sont comparables à ceux qui ont cours dans le marché d Ottawa. La société McConnell HR Consulting a examiné la structure salariale d Ingénieurs Canada. Selon les recommandations présentées dans son rapport daté du 17 juin 2013, une structure modifiée a été élaborée et mise en place le 7 avril 2014; cette structure a éliminé les échelons ou étapes à l intérieur de chaque fourchette salariale et réduit le nombre de fourchettes de dix à sept. Le point médian des échelles est désigné comme étant le taux normal pour des postes comparables dans le marché d Ottawa. Des descriptions de postes ont été élaborées, les postes ont été évalués et mis en correspondance avec la structure révisée, et des ajustements de salaire ont été effectués. 4. Créer des obligations à plus long terme qu une projection prudente des revenus ne le permet. Selon mon interprétation, cela signifie qu il faut établir un budget, faire des prévisions trimestrielles et ne pas prendre d engagements à long terme qui s écartent du budget et des prévisions. Des budgets et des prévisions trimestrielles sont préparés, examinés et respectés. J ai examiné le budget 2014 et les prévisions du 31 mars 2014, et je confirme qu il n existe aucun engagement à long terme sauf ceux qui sont indiqués dans le budget. J ai examiné les niveaux des fonds de réserve indiqués dans les états financiers de mars 2014 et je confirme qu ils dépassent les niveaux prévus à l article 7 de la politique LPD Établir ou modifier les prestations de retraite. Cette politique est très claire et ne nécessite pas d autre interprétation. Les prestations de retraite sont administrées conformément à nos politiques et procédures de gestion des ressources humaines. Aucune modification n a été apportée aux prestations de retraite existantes durant la période de référence. Modalités du régime de retraite actuel : Les employés réguliers à temps plein y sont admissibles après une (1) année de service et la participation est obligatoire. Les employés disposent de plusieurs options d investissement

4 et ils peuvent aussi choisir le type de rente au moment de la retraite. La cotisation s établit à 5 p. cent du salaire par employé et à 5 p. cent du salaire par l employeur. J ai examiné le registre de paye, et les déductions étaient conformes aux modalités susmentionnées. 6. Établir des niveaux de remboursement des dépenses qui ne correspondent pas à ceux d organisations comparables. Les niveaux de remboursement des dépenses sont conformes aux Principes comptables généralement reconnus. Nos politiques de remboursement des dépenses prévoient que seules les dépenses réelles engagées sont remboursées. Les dépenses sont remboursées conformément aux politiques du conseil PG-10 et DCD-5. Notre service des finances ne fait aucun remboursement sans les pièces justificatives originales exigées. Notre vice-présidente, Affaires réglementaires, a examiné un échantillon aléatoire de dix demandes de remboursement soumises depuis janvier 2014 et vérifié que c était bien le cas. La lettre de recommandations de notre auditeur externe KPMG, datée du 17 avril 2014, confirme que nos politiques de remboursement des dépenses ne suscitent aucune préoccupation. ÉNONCÉ DES RESSOURCES ET DE LA DOCUMENTATION EXAMINÉES OU UTILISÉES Régime de retraite d Ingénieurs Canada McConnell HR Consulting Inc. examen de la rémunération daté du 17 juin 2013 États financiers d Ingénieurs Canada 31 mars 2014 Registre de paye Budget 2014 Contrats de travail Lettre de recommandations de KPMG datée du 17 avril 2014 ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ OU DE NON-CONFORMITÉ Je soumets, par la présente, mon rapport de surveillance de la politique de Limites des pouvoirs de la direction «LPD-6 Rémunération et avantages sociaux», conformément au calendrier établi ci-dessus. Je

5 certifie que l information présentée dans ce rapport est exacte et conforme à une interprétation raisonnable de la politique, à moins d indication contraire. 9 mai 2014 Kim Allen, FEC, P.Eng. Date Chef de la direction