DÉCOUVREZ COMMENT DICOLOR ET LE WEB SE METTENT AU SERVICE DE VOS DOCUMENTS...

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1 Compte-rendu du vendredi 21 mars 2014 DÉCOUVREZ COMMENT DICOLOR ET LE WEB SE METTENT AU SERVICE DE VOS DOCUMENTS... Le vendredi 21 mars dernier, vous avez été invité à participer à un atelier formation, sur le thème du web to print, dans les locaux de Dicolor.

2 1PRÉSENTATION DE DICOLOR 25 ans d investissements et de savoir-faire Dicolor est leader en Bourgogne, Franche-Comté, Champagne-Ardenne de l impression numérique de production à destination des professionnels. En quelques mots 20 personnes au service de vos documents 2 millions d euros de chiffre d affaires Ouvert de 8 h à minuit, en deux équipes 600 m 2 de bureaux et d atelier pages A4 couleur par jour pages A4 noir par jour m 2 de plans et posters en couleur par jour 2LE MONDE A CHANGÉ Les moteurs de l accélération La technologie s est installée dans notre quotidien et le phénomène s est accéléré après les années 2000, avec l apparition des smartphones et des tablettes numériques. Grâce à cette technologie, nous avons accès à l information à portée de clic (via internet par exemple) en temps réel. 2

3 3LES COMMANDES ÉVOLUENT Impression traditionnelle vs. impression numérique Avant, avec l offset vous commandiez des quantités importantes, que vous stockiez en espérant pouvoir les écouler avant qu elles ne deviennent obsolètes. Aujourd hui, les services ont évolué. Nous imprimons en flux tendu, à la demande, uniquement la quantité dont vous avez besoin sur le moment. Les avantages du numérique Délais courts Souplesse des retirages et possibilité de mise à jour Liberté des quantités (au même prix unitaire) Janvier Février Mars Qualité d impression constante grâce à des systèmes de calibration automatiques, toutes les 8 heures Impression de données variables (combiner un fond de page et une base de données) Versionning (découper l information pour cibler au mieux les attentes du client) 4LE WEB TO PRINT Définition Le Web to Print est un système de commande en ligne de documents, via un catalogue électronique accessible sur internet. Vos documents y sont archivés, avec un Job Ticket contenant les paramètres du travail (Recto seul ou R /V, papier utilisé, ). Vous pouvez Gérer, Pré-visualiser, Personnaliser, Commander vos documents d un simple clic, 24/24h, 7/7j. 3

4 5CAS N 1 : PAPETERIE NOMINATIVE Une personne est chargée de gérer et de centraliser l ensemble des commandes (de type carte de visite, carte commerciale, blocs, ), d une structure. Méthode classique Avant, pour réaliser des cartes de visites, cette personne devait nous envoyer un fichier excel contenant toutes les informations nécessaires. Nous devions lui renvoyer un devis, puis un BAT en accord avec la charte graphique de sa structure. Ce BAT était ensuite vérifié, voire modifié, par la personne concernée. Une fois le BAT validé, nous pouvions lancer l impression. Avec le Web to Print Étape 1 : Je me connecte La personne se connecte à notre plateforme Web to Print avec son nom d utilisateur et son mot de passe et choisit le document qu elle souhaite commander (ex. cartes de visite). Les différents modèles sont archivés selon la logique documentaire du client. 4

5 Étape 2 : Je personnalise mes cartes Elle entre ensuite toutes les informations dans un formulaire pré-rempli. Étape 3 : Je prévisualise le rendu Il lui est possible de prévisualiser instantanément la carte de visite ainsi que de la télécharger au format PDF. Elle entre ensuite une quantité libre ou prédéterminée. Étape 4 : Je commande La dernière étape est le choix des quantités par modèle, le choix de la date, du mode de livraison ainsi que du lieu de livraison dans un carnet d adresses. Le devis est alors calculé automatiquement. Une fois la commande validée, un d accusé de réception est envoyé. Avantages Commande en ligne 24/24h, 7/7j Documents personnalisables en ligne, tout en respectant la charte graphique Visualisation du BAT en ligne, avec possibilité de le télécharger Devis immédiat, en ligne Choix de l adresse de livraison dans un carnet d adresses Réception d un d accusé de réception Possibilité de recommander le même document, à tout moment Délai de livraison rapide (48 à 72 h) 5

6 6CAS N 2 : NOTICES TECHNIQUES Le service achat d une structure industrielle passe commande de notices techniques suivant son planning de production. Méthode classique Avant, le service achat faisait des prévisions mensuelles de production et commandait la quantité de notices correspondante. Avec le risque qu il y ait une commande supplémentaire durant le mois, ce qui les obligeait à repasser commande de notices en urgence sans avoir la certitude de les recevoir à temps. De plus, les notices étant mises à jour par un autre service, le service achat ne possédait pas toujours la dernière version. Avec le Web to Print Étape 1 : Je me connecte Le service achat se connecte au système et peut visualiser les notices archivées afin de vérifier s il s agit de la bonne version. De notre côté, nous mettons à jour les archives dans les 24 h. Dans cet exemple, nous effectuons une livraison tous les lundis, directement à la chaîne de production (pour toute commande passée avant le vendredi matin). Le service achat passe commande de notices en fonction de sa production réelle, en flux tendu. Étape 2 : Je sélectionne mes documents et passe commande Les quantités peuvent être libres ou prédéterminées (voir image ci-contre). Le devis est créé en temps réel. 6

7 Étape 3 : J ai un accès au suivi de commande et à l historique Il est possible d avoir une vision globale des notices qui ont été commandées et connaître leur statut (prêtes pour la commande, en cours d impression ou livrées). A la fin du mois, le service reçoit un fichier excel récapitulant l ensemble des documents commandés, à quelle date et par qui. Avantages Commande en ligne et en flux tendu, suivant les besoins Visualisation des notices en ligne Devis immédiat, en ligne Réception d un d accusé de réception Mise à jour des documents dans les 24 h, si modification d un document Facturation groupée en fin de mois Livraison hebdomadaire Suivi des commandes (dans le panier, en cours d impression, en livraison) Historique des commandes accessible à tout moment Quantité libre de commande en flux tendu 7

8 7CAS N 3 : COMMANDES PAR FILIALES Le service marketing d une entreprise dont le siège se situe en France, doit émettre des documents commerciaux pour ses différentes filiales réparties dans le monde. Dans un souci de respect de la charte graphique et des informations techniques, la création des documentations commerciales doit être centralisée par ce service. Il existe des variations d adresses et de langues entre les différentes documentations. Les agents commerciaux de chaque filiale doivent pouvoir commander, en fonction de leurs droits, uniquement les documents les concernant. En complément, il faut pouvoir gérer des stocks de documents imprimés en gros volumes en offset. Le service marketing doit pouvoir suivre la gestion de ces droits ainsi que le suivi des commandes passées par chacun. Méthode classique Le service marketing devait gérer un stock tampon de chaque document dans chaque version de langue et d adresse (ce qui représente plus de 450 documents différents). Il centralisait toutes les commandes et gérait l approvisionnement et les expéditions. Un stock, une organisation et du temps humain étaient nécessaires. Le délai moyen était de 2 à 3 semaines et entraînait des coûts cachés importants. Avec le Web to Print Étape 1 : Je me connecte au catalogue qui me concerne Maintenant, le service marketing se connecte sur le système avec son identifiant et son mot de passe et a accès à toutes les documentations. Chaque filiale n a accès qu aux documents la concernant. Par exemple, la filiale chinoise ne visualise que les documentations des produits qu elle distribue, et le tout en mandarin. Siège (accès à tous les documents) 8

9 Étape 2 : Je passe commande Le devis est affiché en temps réel, au moment de la commande. Selon certaines règles de gestion, les commandes peuvent faire l objet d un circuit de validation. Étape 3 : Je paramètre le dispatching Une fois la commande validée, le service marketing a non seulement le choix entre plusieurs adresses d expédition enregistrées dans un carnet d adresses, mais il peut également choisir de dispatcher sa commande entre différents points de livraison et choisir une méthode d expédition différente pour chaque. Étape 4 : J accède au suivi de commande et à l historique Le service marketing a une vision d ensemble des documents qui ont été commandés par chaque filiale. Avantages Commande en ligne et en flux tendu, suivant les besoins Visualisation des notices en ligne Devis immédiat, en ligne Réception d un d accusé de réception Mise à jour des documents dans les 24 h, si modification d un document Facturation groupée en fin de mois Délai rapide (48 à 72 h entre la réception et l envoi de la commande) Suivi des commandes (dans le panier, en cours d impression, en livraison) Logistique gérée (dispatching des commandes) Historique des commandes accessible à tout moment 9

10 8CAS N 4 : LES RÉSEAUX Un réseau de magasins crée, pour des campagnes, un ensemble de documents (affiches, flyers) personnalisables avec son nom, logo,... Méthode classique Avant, le réseau présentait une campagne, puis faisait remonter les besoins des différents magasins. Ensuite, il faisait imprimer les documents en offset qui faisaient l objet d un repiquage noir pour la personnalisation du nom et de l adresse du magasin. La lourdeur de ce système entraînait des délais de réalisation relativement longs. Les campagnes étaient programmées sur une année (par ex. des promotions sur des articles de jardinage au début du printemps). Il n y avait pas de flexibilité sur les dates. Avec le Web to Print Maintenant, chaque magasin a le choix de prendre un seul document ou bien le package complet, de le personnaliser en ligne et de choisir les quantités dont il a besoin. Exemple d un restaurant Un restaurant souhaite envoyer une carte postale aux clients qui sont venus le mois précédent. Pour cela, le restaurateur se connecte sur le système et choisit son modèle. Ensuite, la personnalisation s effectue en deux étapes. 10

11 Étape 1 : Je personnalise mes cartes Le restaurateur remplit le formulaire avec le nom de son restaurant, son adresse ainsi que le texte de remerciements. Ces informations seront identiques pour toutes les cartes postales qu il va envoyer. Étape 2 : J importe mes contacts Il va ensuite importer un fichier excel contenant la liste des noms et adresses des clients du mois précédent afin de personnaliser la zone destinataire. Puis il fait correspondre les champs de la carte postale aux champs de son fichier excel. Une fois cela fait, un fichier PDF est généré. Étape 3 : Un responsable approuve les commandes Un système d approbation peut également être mis en place. Cela signifie qu une fois la commande passée, un responsable reçoit un l invitant à valider ou non la commande. Celle-ci n arrivera chez nous qu en cas d approbation. Avantages Commande en ligne et en flux tendu, suivant les besoins Visualisation des documents personnalisés en ligne Possibilité de mise en place d un système d approbation Délai de livraison rapide Historique des commandes accessible à tout moment 11

12 9INTERFACE PERSONNALISÉE Un portail Web to Print en marque blanche Nous avons la possibilité de vous proposer une interface en marque blanche, que nous personnaliserons à vos couleurs. Sur les images ci-dessous, nous disparaissons complètement de l interface au profit de votre image de marque. 12

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14 10SOLUTIONS SUR MESURE Parce que les problématiques documentaires peuvent varier d une structure à l autre, nous proposons, après étude, des solutions de portails sur mesure. Des fonctionnalités spécifiques peuvent alors être mises en place pour la composition dynamique de document (mise en page en ligne) pour la gestion des bases de données d utilisateurs et pour le processus de commande et de suivi. Exemple Prenons l exemple d une chaîne de magasins de lunettes. Étape 1 : Connexion Sur une interface web en accord avec leur charte graphique, les responsables des différents magasins ont le choix entre plusieurs modules de commande adaptés à chaque type de document. Ici, un numéro de commande unique est généré automatiquement. Le responsable entre un intitulé de commande, son nom, le lieu de destination et la date de livraison. Puis il choisit les documents qu il souhaite faire imprimer. 14

15 Étape 2 : Personnalisation Le responsable personnalise ses documents grâce à un formulaire, puis visualise le résultat. Étape 3 : Approbation Une fois la commande validée, un d approbation va être envoyé. Si celle-ci est approuvée, son statut change et le système nous envoie un contenant le fichier et les caractéristiques de l impression. Étape 4 : Livraison Une fois les commandes imprimées et conditionnées, nous imprimons une étiquette avec un code barre unique pour chacune d entre elles, que nous scannons. Cela change le statut des commandes d «En cours d impression» en «Livrée» et met à jour le tableau de suivi. Ce dernier est accessible par l agence principale qui peut donc suivre l avancement des travaux en temps réel. Avantages Des fonctionnalités et une ergonomie qui s adapte aux besoins spécifiques Commande en ligne et en flux tendu, suivant les besoins Visualisation des documents personnalisés en ligne Possibilité de mise en place d un système d approbation Délai de livraison rapide (24 h) Suivi des commandes en temps réel 15

16 11NOS COORDONNÉES Adresse DICOLOR GROUPE 2, rue de l Aqueduc Darcy CS AHUY Horaires Ouverture du lundi au vendredi de 8 h à minuit, non-stop. Pour nous joindre Tél : Fax : groupe@dicolor.com Direc on MESSIGNY D107A D 903 N 74 LANGRES Rue Alexander Fleming LINO AHUY Géant Casino Parc Technologique Parc Commercial de la Toison d'or Garage Toison d'or Av. du Général Touzet du Vigier Av. Jean Ber n FONTAINE-LES-DIJON Route d'ahuy Rue de la Grande Fin Av. de la Concorde Avenue de Langres DIJON