FAQs des Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien - 4 ème édition

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1 FAQs des Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien - 4 ème édition Les Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien- 4 ème édition, ont été publiées en octobre 2013 et son applicable depuis le 1 er avril En réponse à des questions de certificateurs tierce partie reconnus par l IATF, les FAQs suivantes ont été établies et approuvées par l IATF. Une FAQ est une explication d une règle ou d une exigence. Les nouveautés apparaissent en bleu. Les FAQ 1 à 28 ont été publiées en mai 2014 et les FAQ 29 à 32 en juin Numéro 1 Référence aux règles Eligibilité à la certification selon l ISO/TS Question Les sites de fabrication de pièces pour les véhicules spéciaux (e.g. véhicule de course, ambulance, wagon de police, etc, etc...) sont-ils éligibles à la certification selon l ISO/TS 16949? Réponse L exigence 1.0 défini le terme Automobile comme comprenant les véhicules suivants : Voitures Particulières, Véhicules Utilitaires Légers, Poids Lourds, Autobus/Autocars et Motocycles. Si un véhicule est adapté ou customizé par un Constructeur membre de l IATF, alors le site de fabrication fournissant des pièces qui font partie intégrante de ce véhicule est éligible à la certification selon l ISO/TS Dans le cas contraire, le site de fabrication n est pas éligible à la certification selon l ISO/TS Eligibilité à la certification selon L ISO/TS Lorsqu un client effectue une activité à valeure ajoutée (e.g. assemblage de roué et pneu, Non, cette activité n est pas eligible à elle seule à la certification selon l ISO/TS Cependant, l activité realisée sur le site du client final peut être Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 1 sur 13

2 1.0 mélange et application de peinture, réparation, etc.) sur le site du client final, cette activité est-elle éligible à la certification selon l ISO/TS 16949? Comment gérer l éligibilité d un client qui a plusieurs sites dont seulement quelques uns ont une activité de production automobile? considérée comme une function support distante et peut être auditée en conséquence. La fonction doit être identifée en tant que service sur le certificat IATF et dans la base de données de l IATF. L adresse de la fonction support distante sur le certificat doit être celle du client final. Non! Dans les deux cas, la demande selon l exigence 5.2h) n a pas lieu d être car les sites de fabrication d un client pour des produits non automobiles ne sont pas éligibles à la certification selon l ISO/TS Eligibilité à la certification selon L ISO/TS Cas 1: Un client (organisé en corporate ) possède 20 sites dont 9 n ont pas d activité automobile. Le client doit-il soumettre une demande selon l exigence 5.2h) des Règles pour ces 9 sites? Cas 2: Un client (organisé en corporate ) possède un site certifié selon l ISO/TS et aussi un autre site de l autre côté de la rue pour de la production non-automobile. Le client doit-il soumettre une demande selon l exigence 5.2h) des Règles pour cet autre site? Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 2 sur 13

3 4 Eligibilité à la certification selon L ISO/TS Si de la matière première est fabriquée dans un site de production certifié selon l ISO/TS et que cette matière première est utilisée pour fabriquer la pièce livrée au client final, alors peut-on exclure le processus de production de matière première de la certification ISO/TS et se contenter seulement de la certification selon l ISO 9001? L exigence 1.0 indique que l ISO/TS est applicable aux «sites» de production des pièces de série et rechange des clients où les produits spécifiés par le client final sont fabriqués. "Production doit être compris comme étant le «processus fabriquant ou produisant des matériaux de production, des pièces de rechange, des assemblages ou des opérations de traitement thermique, de soudure, de peinture, de revêtement ou tous autres services de finition de pièces liées à l'industrie automobile». Tous les processus d un site doivent être audités. Cela est aussi valable pour un processus de production de la matière première qui a lieu sur le site et qui doit être inclus dans le champ de certification du site. 5 Notification de changement par le client 3.2 L équipe d audit doit-elle émettre une non-conformité majeure au client si celui-ci n a pas informé l organisme de certification d un changement? Oui, tout manquement par le client d informer l organisme de certification d un changement est considéré comme une rupture du contrat juridiquement exécutoire et peut entraîner le retrait du certificat ISO/TS par l organisme de certification. 6 Notification de changement par le client 3.2 Que se passe-t-il lorsqu un site certifié selon l ISO/TS déménage? Lorsqu un site certifié déménage, il peut être considéré comme un changement de site complet si toutes les conditions cidessous sont respectées : 80% ou plus des employés effectue le transfert de l ancienne location vers la nouvelle (i.e. incluant les membres de la Direction, Supervision, et membres de la production directe ou indirecte). Les équipements de la nouvelle location sont les mêmes que ceux de l ancienne et qu aucun nouveau processus n est introduit. Les produits de la nouvelle location sont les mêmes que Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 3 sur 13

4 ceux de l ancienne et qu aucun nouveau produit n est introduit. Si les conditions ci-dessus sont respectées, alors l organisme de certification implémente le processus suivant : 1. Conduite d un audit initial sans Etape 1, dont la durée est équivalente à un audit de re-certification. Note : Le client doit notifier à l organisme de certification (selon l exigence 3.2) les details de la re-localisation et vérifier que les conditions du changement de site complet sont respectées, sinon l organisme de certification doit effectuer un audit initial complet (Etape 1 et Etape 2 de durées normales). 2. Suite à l audit Etape 2 réussi, l organisme de certification peut prendre une décision de certification positive et émettre un nouveau certificat valide pour trois (3) ans. 3. L audit Etape 2 est rentrée dans la base de données de l IATF avec un commentaire indiquant le changement d adresse. 4. Le certificat d origine est annulé une fois que le nouveau est émis et que le changement de site est realisé. 7 Notification de changement par le client 3.2 Que se passe-t-il lorsqu un site certifié selon l ISO/TS déménage de manière partielle? Lorsque l une des conditions de la FAQ n 6 n est pas respectée, alors il s agit d un changement de site partiel. L organisme de certification effectue le processus déjà expliqué dans la FAQ n 6, hormis pour le 1), où l organisme de certification doit effectuer un audit initial complet (Etape 1 et Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 4 sur 13

5 Etape 2 de durées normales). 8 Vérification sur site des actions correctives 5.2 d) Est-ce que la revue sur site des actions corrective des nonconformités des audits précédents n est applicable que pour les non-conformités mineures? Oui, la vérification sur site des actions correctives des précédents audits n est pas comprise dans les durées d audit [5.2 d)] et ne s applique que pour les non-conformités mineurs. En effet : Pour les non-conformités majeures, la vérification de l'action corrective sur site doit être realisée dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la réunion de clôture de l audit. Pour les non-conformités ouvertes, mais 100% résolues, l organisme de certification doit réaliser un audit de suivi sur le site basé sur le plan d action accepté et à réaliser avant l'audit suivant. 9 Vérification sur site des actions correctives 5.2 d) Si l organisme de certification vérifie l implémentation efficace des action correctives d une non-conformité mineure lors d un audit spécial, doit-il effectuer une nouvelle vérification à l occasion du prochain audit planifié selon le calendrier standard du cycle d audit? Non. Si l organisme de certification vérifie l implémentation efficace des action correctives d un non-conformité mineure lors d un audit spécial, il n a pas besoin de la refaire à l occasion du prochain audit planifié selon le calendrier standard du cycle d audit. 10 Utilisation d un traducteur 5.2 f) A quelle phase du calcul du nombre de jour d audit doit-on effectuer la règle de l arrondissment lorsqu un L arrondissement du nombre de jour d audit s effectue toujours une fois que le calcul est achevé et que toutes les réductions ont été appliquées. Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 5 sur 13

6 Arrondissement du nombre de jours d audit 5.2p) traducteur est utilisé? 11 Utilisation d un traducteur 5.2 f) Quelle durée d audit doit être rentrée dans la base de données de l IATF lorsqu un traducteur est utilisé? La durée totale de l audit calculée selon la consigne de la FAQ o) Un organisme de certification peut-il assigner une équipe de 2 auditeurs pour un audit de 15 hommes jours? Oui c est acceptable, même si une équipe plus nombreuse est préférable. 13 Fonctions supports 5.5 Dans l Option 2, si une fonction support a été auditée par un autre organisme de certification lors de l audit du premier audit de surveillance du cycle d audit, est-ce que l organisme de certification du site principal a besoin de recevoir le rapport d audit pour son second audit de surveillance (et le conserver selon l exigence 9.1 c) des Règles? Oui, à moins qu un nouvel audit de la fonction support n ai été réalisé depuis le premier audit de surveillance. 14 Fonctions supports 5.5 L exigence 5.5 des Règles indinque: Des audits additionnels des fonctions supports non situées sur site peuvent être nécessaires selon Il est de la responsabilité de l organisme de certification du site de production que son client contacte l organisme de certification de la fonction support pour réaliser l audit additionnel. Cela inclut l envoie d une copie du rapport de l audit additionnel de la Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 6 sur 13

7 les constats de l audit du site quelles supportent. Cependant, dans l Option 2, il n y a rien de prévu pour que le certificateur de la fonction support soit alerté de la nécessité d un audit additionnel. Quelles sont les responsabilités du certificateur du site de production sur ce sujet? fonction support, ainsi que des actions correctives. Si ces exigences ne sont pas respectées, l organisme de certification du site de production doit recourir à l Option 1 15 Etablissement de l équipe d audit 5.6 Un organisme de certification peut-il assigner un auditeur pour effectuer la vérification sur site des non-conformités qui soit différent de ceux qui ont réalisé l audit d origine? Si oui, cet auditeur peut-il participer au cycle d audit suivant? L IATF attend que ce soit un membre de l équipe d audit d origine qui conduise l audit spécial pour vérifier les action correctives. Un organisme de certification peut assigner un auditeur différent pour cet audit spécial. Dans ce cas, il doit l entrer dans la base de données de l IATF, et l auditeur est consideré comme faisant partie de l équipe d audit. Il ne pourra donc pas participer au prochain cycle d audit. Anciennement FAQ n 13 des Règles 3ème edition. 16 Etablissement de l équipe d audit 5.6 Est-il nécessaire de demander une dérogation à chaque fois qu un nouvel auditeur est prévu pour un audit de surveillance? Le certificateur n a pas besoin de demander l autorisation à son Oversight Office IATF pour désigner un nouvel auditeur d un audit de surveillance, lorsque le changement est provoqué par l un des cas suivants : _ un auditeur de l équipe d audit ne travaille plus pour le Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 7 sur 13

8 certificateur (retraite, démission, arrêt du contrat avec le certificateur), _ un auditeur de l équipe d audit est mis «inactif» dans l ADP et la base de données de l IATF, _ conflit d intérêt avec le client, _ problèmes personnels d un auditeur de l équipe d audit (arrêt maladie, décès d un proche, etc.). _ cas de force majeure. Le certificateur doit garder les justificatifs du changement d auditeur pour un audit de surveillance. 17 Plan de l audit Est-ce que l heure sur site minimum, avant la réunion d ouverture, est applicable aux fonctions supports distantes? Si la fonction support distante est sujette à des données de performances de clients externes qui sont reportées directement à la Direction de la fonction support, alors l heure additionnelle minimum est requise et doit figurer dans le plan d audit. 18 Plan de l audit Durant la conduite de la vérification des modifications des données de performances internes et de celles des clients finaux (1h minimum) prevue par l exigence a) par le responsible d audit, est-ce que les autres auditeurs de l équipe peuvent : _ vérifier les plans d actions des non-conformités mineures de l audit précédent, _ procéder à l audit de l équipe de nuit? L exigence 5.7.2a) n impose pas que toute l équipe d audit participle à la verification des modifications des données d avant la reunion d ouverture, même si lors de la conférence de Détroit de novembre 2013 il a été indiqué qu il était préférable que toute l équipe y assiste. L heure minimum ne peut être réduite en faisant participer plusieurs auditeurs. Un autre auditeur de l équipe d audit peut procéder à la vérification des plans d actions des non-conformités mineures de l audit précédent pendant ce temps. Par contre aucun auditeur ne peut démarrer l audit proprement dit (comme l audit de l équipe de nuit) avant la tenue de la réunion Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 8 sur 13

9 d ouverture. Anciennement FAQ n 1 des Règles 3ème edition. 19 Conduite des activités d audit sur site 5.8 Est-il possible de mener un audit à l ISO/TS et à un autre système de management? Oui, si les 3 conditions suivantes sont respectées : 1) Si un organisme de certification sous contrat IATF mène un audit à un système de management en plus de l ISO/TS 16949, les Règles 4 ème édition pour les certificateurs tierce partie doivent être respectées. 2) Si un seul plan d audit est crée, alors le plan doit identifier les référentiels adéquats pour chacun des processus audités. 3) Si un seul rapport d audit est écrit, alors il doit indiquer distinctement les parties qui concernent l ISO/TS et respecter les exigences 5.10 des Règles. Anciennement FAQ n 2 des Règles 3ème edition. 20 Conduite des activités d audit sur site 5.8 Si le client et le Fournisseur sont la même entité juridique, comment le Fournisseur est-il traité dans l audit du client? Si le Fournisseur est au même endroit que le client, il doit être audité comme étant une partie du client (cf. Règles 1.0). Si le Fournisseur est situé à un endroit autre que celui du client, il sera considéré du point de vue du SMQ comme un Fournisseur (cf. ISO/TS 16949, 7.4). 21 Conduite des activités d audit sur site 5.8 Quel est l attendu de l IATF sur l audit des exigences spécifiques client demandé dans les exigences 5.8 des Règles 4ème édition (5.8g), 5.8j) et 5.8k))? L IATF attend que l auditeur vérifier les indicateurs de performance en ligne à chaque audit.. Si un client fourni 4 Constructeurs membres de l IATF et un cinquième non membre de l IATF, alors les indicateurs de performance en ligne, s ils existent, des 4 Constructeurs membres de l IATF doivent être revus lors de l audit. L auditeur doit aussi auditer la satisfaction des 5 clients finaux, ainsi que les plaintes des clients finaux et les réponses du client selon l exigence 5.8g). Lors de la revue des plaintes des clients Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 9 sur 13

10 finaux, la priorité doit être données aux membres de l IATF. L auditeur peut échantillonner la vérification de la mise en oeuvre des exigences spécifiques clients des Constructeurs membres de l IATF durant le cylce d audit de 3 ans. Cette exigence différe de celle du 5.8g) qui est applicable à chaque audit. 22 Conduite des activités d audit sur site 5.8 k) Rédaction du rapport d audit 5.10 Que doit contenir le rapport d audit selon les exigences 5.10a) et c), puisque toutes les exigences spécifiques clients sont échantillonnées sur tout le cycle d audit selon l exigence 5.8k)? L IATF attend que le rapport d audit contienne la liste de tous les cleints finaux automobiles (membre ou non de l IATF) et liste leurs exigences spécifiques clients (e.g. manuel qualité fournisseur, contrat, exigences spécifiques pour l ISO/TS 16949, etc) en mentionnant la date de dernière version (exigence 5.10c)). L exigence 5.10a) demande que le rapport d audit identifie à quel audit chacune des exigences spécifiques client a été audité (en entrant la date d audit). Ainsi, le dernier audit de surveillance du cycle d audit devrait indiquer que toutes les exigences spécifiques clients listées selon l exigence 5.10c) ont été auditées durant le cycle d audit. 23 Observation d audit 5.9 c) Lorsqu un audit de recertification est terminé, le client peut-il changer d organisme de certification avant l expiration du certificat existant? Oui, un client peut changer d organisme de certification. Cependant, le nouvel organisme de certification ne peut pas effectuer un audit de transfert (Cf. exigence des Règles). Le prochain audit doit être un audit initial complet (Etape 1 revue de préparation et Etape 2). 24 Vérification sur site Doit-on réaliser deux audits de vérification sur site lorsqu une non-confomité majeure est acceptée ouverte mais 100% résolue (une dans les 90 jours Oui, deux vérification sur site sont nécessaires. Une dans les 90 jours selon l exigence et une autre pour vérifier la mise en oeuvre efficace du plan d action selon l exigence c Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 10 sur 13

11 selon les exigences et 8.4 et une autre selon l exigence c))? 25 Décision de certification 5.12 Est-il possible de prendre une décision de certification le jour 61 pour un audit comprenant une non-conformité majeure sans qu un audit de vérification sur site n ai été conduit avant le jour 89 selon l exigence ? Non! L organisme de certification ne peut pas prendre de décision de certification tant que la vérification sur site n a pas été conduite, même si l efficacité de la mise en oeuvre du plan d action a été accepté le jour 61. Même si une non-conformité majeure est acceptée comme 100% résolue le jour 61, l audit de vérification sur site doit être réalisé dans les 90 jours (Cf. FAQ 24) avant que la décision de certification soit prise. 26 Certification et émission du certificat 5.13 Le certificat peut-il contenir la mention Certifié depuis le.../ Date de première certification:.? Non, les mentions de date d origine de certification ne sont pas admises sur le certificat. Afin d assurer l homogénéité du contenu des certificats des organismes de certification reconnus par l IATF, le contenu des certificats se limite strictement aux points listées dans les exigences 5.13 a) à o) des Règles. 27 Attestation de conformité 5.14 Quelle est la différence entre une liste de consultation et une liste de consultation active? Une liste de consultation active est celle définie par un client final. Le fournisseur doit présenter une liste (provenant d un site Internet) du client final qui soit datée et qui contienne son nom en tant que fournisseur potentiel pour un nouveau projet. Il est possible qu il soit dans la liste, mais qu il n ait pas reçu de décision positive pour fournir le client final. 28 Audit de transfert 7.1 Le nouvel organisme de certification doit-il vérifier l efficactié de la mise en oeuvre des plans d action de non- Le nouvel organisme de certification doit vérifier l efficactié de la mise en oeuvre des plans d action de non-conformités mineures émises par le précédent organisme de certification lors du précédent audit si cela n a pas déjà été fait par le précédent organisme de certification. Le processus de vérification est le Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 11 sur 13

12 29 30 Troisième équipe de travail 5.2 b) Vérification sur site conformités mineures émises par le précédent organisme de certification lors du précédent audit? Le nouvel organisme de certification doit-il vérifier l efficacité des non-conformités majeures émises par le précédent oragnisme de certification? Si un client fonctionne avec deux équipes de travail avec les horaires suivants ( 7h _19h et 19h 7h), est-ce que l équipe d audit peut auditer plus de 8h par jour pour auditer la seconde équipe qui opère en dehors des heures standards de travail? Quel audit doit-on indiquer comme échoué dans la base de données de l IATF lorsque le plan d action d une nonconformité majeure est vérifié comme non efficace à l audit de vérification sur site? même quel que soit l organisme de certification qui réalise le prochain audit. Le nouvel organisme de certification ne doit pas vérifier l efficacité des non-conformités majeures émises par le précédent oragnisme de certification (qui doivent être toutes clôturées avant la réalisation d un audit de transfert). Non! Si le client n a que 2 équipes de travail, les auditeurs ne peuvent pas travailler plus de 8h par jour pour couvrir la seconde équipe. Le plan d audit doit être ajusté pour couvrir les horaires de la seconde équipe de travail et respecter les 8h d audit journaliers. Les deux audits : l audits spécial et l audit où la non-conformité majeure a été émise doivent être mis au statut échoué dans la base de données de l IATF. 31 Informations fournies par le client pour le plan d audit a) et f) Quels niveaux de détail l organisme de certification doit-il exiger à son client concernant les données Le client doit fournir au minimum les informations suivantes comme demandé par les exigences a) à f) : - un descriptif de la politique qualité et des objectifs qualité - un manuel qualité Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 12 sur 13

13 nécessaires au plan d audit? - un descriptif des processus - une cartographie des processus montrant les liens et les interactions entre les processus - un descriptif des liens entre les processus et les exigences de l ISO/TS une synhtèse des audits produits, de production et systèmes internes depuis le dernier audit de l organisme de certification, incluant : le nombre total de non-conformités et par type d audit la classification des non-conformités l exigence en rapport à la non-conformité (si applicable) - la liste d action/décision issue de la revue de direction. 32. Audits spéciaux 7.2 Quel statuts doit-on rentrer dans la base de données de l IATF pour un audit spécial réalisé pour vérifier l efficacité de la mise en oeuvre du plan d action d une non-conformité majeure? Lorsque l organisme de certification a conclu que la mise en oeuvre du plan d action de la non-conformité est bien efficace, le statuts de l audit spécial doit être mis en acceptable. Cependant, l audit original doit garder le statut ouvert avec des actions correctives tant que la décision de certification n est pas prise. Règles pour la reconnaissance IATF et son maintien 4 ème Édition FAQ, Page 13 sur 13