Commune de Bussigny-près-Lausanne

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1 Commune de Bussigny-près-Lausanne Municipalité AU CONSEIL COMMUNAL 1030 BUSSIGNY-PRES-LAUSANNE Bussigny-près-Lausanne, le 02 avril 2012 Préavis municipal N 07/2012 relatif à la demande de crédits d étude pour deux projets informatiques Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, Préambule Dès le début de l année 2012, la Municipalité a confié un mandat informatique à M. Marc Dikotter, informaticien indépendant à Lonay et a porté à cet effet un montant au budget informatique L objectif de ce mandat est de nous aider à établir une stratégie informatique communale et d assister la Municipalité dans les questions décisionnelles aussi bien que pour la résolution des problèmes techniques complexes au quotidien. L expérience faite avec le préavis N 12/2010 sur la virtualisation des serveurs a également démontré que pour demander puis analyser des offres techniques, pour du matériel ou concernant des logiciels à acquérir, l organisation mise en place dans notre administration n était pas suffisante. La répartition des tâches entre notre répondant informatique communal et notre fournisseur Ofisa laissait apparaître un manque qu il s agissait de combler. Le choix a été fait de ne pas engager d informaticien en interne, le volume de travail ne semblant pas assez important et surtout pas assez régulier, mais de se tourner vers un informaticien chevronné et de lui confier un mandat à long terme. Aujourd hui, deux projets sortant du cadre habituel de renouvellement ou d amélioration d applications existantes, demandent des études et un suivi particulier que la Municipalité souhaite confier à M. Dikotter pour les raisons exprimées plus haut mais qui ne peuvent être financées par le budget ordinaire. Il s agit d un projet d informatisation du réseau d accueil de la petite enfance et d un projet de câblage informatique des bâtiments scolaires communaux.

2 Commune de Bussigny-près-Lausanne 2 Création du réseau d accueil de la petite enfance Lors de l entrée en vigueur de la LAJE (Loi sur l accueil de jour des enfants) en date du 1 er septembre 2006, Bussigny et Villars-Ste-Croix ont pu très rapidement mettre en place une organisation qui satisfaisait aux exigences de la loi pour obtenir des subventions de la part de la FAJE (Fondation pour l accueil de jour des enfants). Celle-ci se base sur une convention entre les deux communes et intègre les structures déjà présentes à l époque sur ces communes, à savoir : La Maison de la petite enfance, la cantine scolaire et le réseau de mamans de jour (appelées aujourd hui accueillantes en milieu familial AMF). Sur le terrain toutes les conditions sont réunies pour offrir un accueil de qualité à nos enfants et le réseau de Bussigny-Villars-Ste-Croix est reconnu comme tel. Cette convention n a cependant généré aucune modification organisationnelle et s appuie complètement sur le personnel de l Association de la Maison de la petite enfance et le personnel communal. Une dissociation entre les collaborateurs communaux et le réseau n a pas eu lieu. Une étude effectuée par M. Rodriguez, qui a effectué son stage et son travail de master de l IDHEAP au SASJ, a démontré la nécessité de mettre en place une organisation propre au réseau sous la forme d une association. Ce projet est en cours et la Municipalité souhaite que cette nouvelle structure soit opérationnelle à fin Informatique du réseau d accueil A ce jour, trois systèmes informatiques ont été maintenus pour les trois structures d accueil. Tant la Maison de la petite enfance que la coordinatrice des AMF et que les collaboratrices de la cantine scolaire utilisent leur programme propre qui répond à leurs besoins immédiats mais pose un certain nombre de problèmes : - il n existe pas entre les trois structures de gestion commune des demandes d accueil, cela signifie que des parents à la recherche de places d accueil doivent s inscrire plusieurs fois ; - il n y a pas de gestion commune des données concernant les enfants, ce qui pose un véritable problème de coordination notamment en ce qui concerne les subventions. Cette difficulté est encore plus criante dans les cas de fratries avec des enfants de la même famille accueillis dans des structures différentes ; - la gestion détaillée des heures d accueil par enfant et par commune s est révélée complexe et cela a un impact sur la répartition des frais entre les deux communes ;

3 Commune de Bussigny-près-Lausanne 3 - la fourniture de données statistiques à la FAJE et à l Etat est un casse-tête qui se répète chaque année car les structures de données des trois systèmes informatiques ne correspondent ni entre elles ni à celles de l Etat ou du benchmarking entre communes. Cette difficulté est une des raisons pour lesquelles le réseau Bussigny-Villars-Ste-Croix a été relativement mal noté dans les comparaisons cantonales. Les difficultés sont donc importantes. Dans l optique de la mise en place d une association du réseau d accueil et au vu de l urgence et de la complexité de la recherche et de l installation d un logiciel, la Municipalité a décidé de commencer par résoudre le problème informatique et de mettre en place une nouvelle organisation en A cet effet, il s agit de lancer une étude informatique dès à présent, de manière à pouvoir fonctionner avec la nouvelle informatique au L étude fait l objet de la demande de crédit de ce préavis. Mandat d étude Définition du mandat : analyser les besoins en matière de solution informatique, procéder à un appel d information préliminaire, établir une enveloppe budgétaire pour l acquisition et la mise en œuvre. Le nombre d heures évalué pour cette prestation est de 136 heures, dont 48 heures pour la récolte des données et l analyse de l existant, 24 heures pour l appel d offres et 36 pour l analyse des offres et le choix de la solution finale. Les heures de gestion de projet et de séances tous les 15 jours sont également comprises. Le coût de ce mandat s élève à CHF 24'500.- La mise en oeuvre de la solution retenue fera l objet d un mandat complémentaire qui trouvera sa place dans le cadre du préavis de mise en place de l association du réseau. Projet de câblage informatique des bâtiments scolaires Il est évident pour tout un chacun que l informatique et les communications ont pris aujourd hui une place prépondérante dans la vie quotidienne. L école doit donc également s adapter à cet état de fait. Les classes d école de Bussigny manquent cependant d équipements informatiques pour être conformes aux attentes du Département. La loi scolaire prévoit que les bâtiments et les infrastructures sont à la charge des communes alors que le matériel pédagogique est à la charge de l Etat. Dans le domaine informatique, cela se résume à «tout ce qui est hors des murs est à la charge de l Etat». C est donc la commune qui est responsable d apporter dans les classes le câblage électrique et le câblage réseau, les équipements dits actifs étant à la charge de l Etat.

4 Commune de Bussigny-près-Lausanne 4 La mise en place des câblages nécessaires dans l ensemble de nos collèges nécessite une étude approfondie, qui aboutira à un plan directeur du réseau informatique. Mandat de préparation d un plan directeur Le mandat consistera en une prestation de conseil et de suivi de projet ayant pour but l élaboration du plan directeur. Pour un total de 48 heures de travail, l analyse de l existant et des besoins représentent 16 heures, le solde comptabilisant les études d architecture et de câblage ainsi que les évaluations budgétaires et la fixation des priorités. Pour les appels d offres et le suivi de la mise en œuvre de la première phase, encore réalisable en 2012, l évaluation est de 2 jours de travail, soit 16 heures. Les frais d équipement sont d ores et déjà inscrits dans le budget ordinaire 2012 des bâtiments concernés (Tombay 1 notamment). Le coût de ce mandat s élève à CHF En conclusion Au vu de ce qui précède, la Municipalité de Bussigny-près-Lausanne vous prie, Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, de bien vouloir prendre les décisions suivantes : LE CONSEIL COMMUNAL DE BUSSIGNY-PRES-LAUSANNE - Vu le préavis municipal N 07/2012 du 02 avril 2012, - Ouï le rapport de la commission des finances désignée pour étudier cette affaire, - Considérant que cet objet a été porté à l ordre du jour, DECIDE 1. D autoriser la Municipalité à entreprendre les études informatiques concernant l acquisition d un logiciel pour le réseau d accueil de jour des enfants et pour l élaboration d un plan directeur pour le câblage dans les bâtiments scolaires. 2. De lui accorder à cet effet un crédit extra-budgétaires de CHF 36' De financer cette opération par la trésorerie courante de la bourse communale. 4. D amortir cette dépense par le prélèvement de CHF 36'500.- sur le fonds de réserve pour réalisations futures N

5 Commune de Bussigny-près-Lausanne 5 Nous vous remercions de la prise en considération de ce préavis et vous présentons, Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, nos salutations distinguées. Responsable du préavis : Mme Claudine Wyssa, syndique Séance de la commission des finances : mardi 17 avril 2012, à 20 h 15, à la salle de conférence du bâtiment administratif