Rencontre PRO. Présentation.

Transcription

1 Présentation Rencontre PRO Les touristes d affaires dépensent environ 3 à 5 fois plus qu un touriste normal et viennent remplir vos hôtels et faire travailler vos prestataires de l Evènement souvent pendant vos période creuses, c est pour cette raison que nous attachons une attention si particulière de les connaitre...

2 Introduction Les Rencontres Professionnelles sont des évènements, qui permettent aux prestataires et aux destinations de valoriser leurs prestations en rencontrant des acheteurs (organisateurs de séminaires, de conférences et de congrès, fédérations, associations), qualifiés selon leurs projets et budgets. Nicolas Godard D.G Meet and Com Les acheteurs se déplacent dans votre région afin de découvrir vos offres et votre destination, dans des conditions propices aux échanges.

3 Champs d activité et d expertise En lé découvrant, les acheteurs et prescripteurs recommanderont d autant plus facilement votre destination. Pourquoi? Gagner du temps: - Vous ne rencontrerez que des acheteurs préalablement qualifiés pour l intérêt qu ils portent à votre région. - Pas de temps à consacrer pour un déplacement sur Paris, ce sont les Top Acheteurs qui viennent à vous. - Vous bénéficiez la liste des Top Acheteurs présents et de leurs projets, sous forme de catalogue. Dépenser mieux : - Pas de prospection, de rendez-vous à décrocher, de base à qualifier: le travail est fait pour vous. - Pas de frais de déplacement : l évènement vient à vous! - Vous bénéficiez des tarifs les plus justes : pas de location de stand ou de surface, de boitier électrique etc. à des prix souvent prohibitifs. Pour rencontrer qui? Nous attendons au minimum 2 acheteurs pour 1 prestataire sur chaque évènement : - Les exposants sont des destinations, des lieux d évènements, des hôtels et chaînes hôtelières, des agences réceptives et incentives, les Palais des congrès et convention bureaux, des traiteurs, etc. - Les acheteurs et prescripteurs sont des décideurs issus des capitales régionales et européennes. Leur typologie est la suivante: Direction Evènementielle Direction Marketing et Communication Direction générale Assistante de Direction Autres Direction des Achats

4 Champs d activité et d expertise Spécificités des Rencontres Professionnelles du Tourisme d affaires Nos engagements: Un programme complet sur 2 jours + un postcongrès pour les tops acheteurs qui désirent découvrir la destination «en live». Une formule clef en main avec programme à la carte: Vous choisissez vous-même les Top Acheteurs que vous voulez rencontrer. Vous participez aux activités annexes qui vous intéressent et créez ainsi de nouveaux contacts. Convivialité et professionnalisme: chaque évènement alterne les conférences, les rendezvous, des pauses détente, une soirée de gala, qui permettent d échanger et de multiplier les contacts.

5 Prochains evènements PRESENTATION DE NOS ACTIVITES ET PRODUITS et 18 Novembre Rencontre Professionnelle des Evénements Parisiens. > Paris et 3 Février MICE PLACE Méditérranée. > Marseille 29 et 30 Mars Rencontre Professionnelle Atlantique. > Biarritz 10 et 11 Mai MICE PLACE Europe. > Lyon 2 et 3 Juillet Rencontre professionnelle des Evènements Insolites. > Angers 27 et 28 Septembre Rencontre professionnelle Languedoc et Roussillon. > Perpignan 11 et 12 Octobre MICE PLACE Nord. > Lille 22, 23 Novembre MICE PLACE International. > Paris

6 Paris Rencontre des Evènements Parisiens Stade de France - Macary, Zublena et Regembal, Costantini - Architectes, ADAGP - Paris 2011 Photographe : F.Aguilhon Stade de France - Macary, Zublena et Regembal, Costantini - Architectes, ADAGP - Paris 2011 Photographe : F.Aguilhon MICE, Séminaire, Incentive, Congrès Paris 17 et 18 Novembre 2011 Loges du Stade de France - Paris Réservé aux Organisateurs d événements, de séminaires, de congrès issus de : Paris - IDF, Grandes villes de France, Espagne, Italie...

7 Programme Jeudi 17 Novembre 2011 Matinée : Arrivée des Top Acheteurs au Stade de France. 11h00 : Installation des Exposants au Stade de France. 12h30 : Déjeuner réservé aux exposants, aux Hosted Buyers, et aux visisteurs libres sous réserve de validation par l organisation. 14h00 : Début des Rendez-vous d affaires. Stade de France - Macary, Zublena et Regembal, Costantini - Architectes, ADAGP - Paris 2011 Photographe : F.Aguilhon 18h30 : Fin des Rendez-vous d Affaires. 21h00 : Dîner de Gala réservé aux exposants, aux Hosted Buyers, et aux visiteurs libres sous réserve de validation par l organisation. Vendredi 18 Novembre h00 : Début des Rendez-vous d Affaires. Stade de France - Macary, Zublena et Regembal, Costantini - Architectes, ADAGP - Paris h30 : Déjeuner réservé aux exposants, aux Hosted Buyers, et aux visiteurs libres sous réserve de validation par l organisation. 14h00 : Reprise des Rendez-vous 17h30 : Fin des Rendez-vous d Affaires. Stade de France - Macary, Zublena et Regembal, Costantini - Architectes, ADAGP - Paris 2011 Photographe : F.Aguilhon

8 Les formules Toutes les formules comprennent : 1 planning de rendez-vous, 1 page de publicité ET 1 page de présentation dans le catalogue, 1 espace de rendez-vous, 1 table, des chaises, signalétique, 1 classeur intégrant la liste des Top Acheteurs avec leurs projets. * Formule RENDEZ-VOUS (La classique Meet and Com) HT Formule RENDEZ-VOUS PARTAGES HT/société Particularité : Vous partagez vos rendez-vous d affaires avec un a autre prestataire de votre choix (nous pouvons être force de proposition). Formule SANS RENDEZ-VOUS HT Particularités : Un desk d accueil + tabouret haut. *sauf formule sans rendez-vous

9 Les formules La formule Destinations & Groupements comprend: -minimum de 5 Exposants pour cette formule 1 planning de rendez-vous commun à l ensemble des membres du groupe, 1 page du publicité pour le groupe, (publicités supplémentaires en option), 1 fiche de présentation par participant, 1 espace de rendez-vous, 1 table, des chaises, signalétique, 1 classeur intégrant la liste des Top Acheteurs avec leurs projets. Formule DESTINATIONS & GROUPEMENTS (Groupements hôteliers, villes, régions, pays, villages vacances ) 5 exposants HT / exposant 6 exposants ou + : HT / exposant Particularités: Rendez vous Hosted Buyers Planning commun. Plannings supplémentaires en option suivant le nombre de RDV: 250 HT. 1 espace dédié / identifié pour la destination ou le groupement Un minimum de 5 exposants requis pour cet espace. Un espace d accueil et de renseignements pour les visiteurs libres. Un pack service : Cafetière, dosettes, réfrégirateur, pack boissons soft, nettoyage du stand, réserve 1m², décoration florale, rack de présentation. Espace sur mesure. Contactez-nous! Communication / Visibilité ( option ) : Un Ebus mailing de présentation des membres de la destination ou du groupement ( ing partagé par 6 exposants maximum) envoyé à acheteurs potentiels avec renvoi vers les sites internet de chaque exposant. (tarif préférentiel 1200 EUR HT pour les 6 exposants).

10 Les Packs communication Augmentez votre visibilité Pack Communication AVANT Un Ebus mailing envoyé à acheteurs potentiels avec renvoi vers les sites internet de chaque exposant : générateur de trafic sur votre site, notoriété de votre nom et marque. 400 HT Pack Communication PENDANT Votre plaquette remise dans le sac aux Hosted Buyers et Visiteurs libres. Votre table identifiée pendant un repas pour y accueillir vos prospects. 500 HT Pack Communication APRES Votre logo dans l de remerciement. Remise de la base des Hosted Buyers sous format Excel. Possibilité de prendre uniquement l option «base Excel» 450 HT (Prix fixe) 550 HT Full Pack Communication ( Avant + Pendant + Après ) Montant 1400 HT Remisé à 850 HT 4ème de Couverture Catalogue + Publicité dans le catalogue. 600 HT Possibilité de SPONSORING (nous contacter) Habillage exclusif ou partagé des sacs des Hosted Buyers, sponsoring exclusif de la soirée de gala, kakémonos, serviette cocktail avec votre logo, dîner avec vos prospects...

11 Non contractuel : Présentation en îlot / Possibilité en ligne Les Formules en images Non contractuel : Présentation en îlot / Possibilité en ligne Les formules en images > Formule LUXE (Notoriété Efficacité Promotion directe) R V R C Table basse Desk d accueil Légende : > Formule CONFORT (Notoriété Efficacité) RV : Espace rendez vous R : Réserve (1m²) C : Cafetière + Réfrigérateur : Chaises et tabourets R V Table basse Desk d accueil > Formule DESTINATIONS & GOUPEMENTS > Formule RENDEZ-VOUS ET RENDEZ-VOUS PARTAGES Légende : RV : Espace rendez-vous R : Réserve (1m²) C : Cafetière + Réfrigirateur : Chaises et tabourets RA : Rack de présentation

12 Formule Rencontre PRO Paris Formules de Participation Rencontre des Evènements Parisiens Formule Rendez-vous - 1 planning de rendez-vous -1 page de présentation et 1 page de publicité dans le catalogue de l Evènement. -1 espace de rendez-vous avec table, chaises et signalétique -1 classeur intégrant la liste des Top Acheteurs et leurs projets. PRIX HT TOTAL HT Formule Rendez-vous partagé (minimum 2 sociétés) Idem que la Formule Rendez-vous mais le planning de rendez-vous de 30 minutes est commun entre les socétés qui partagent la formule (partenaire de votre choix ou sur propostion de notre part). Formule Rendez-vous Groupement Hôtelier - vous disposez de 2 tables de rendez-vous avec 2 plannings. - ling personnalisé à votre marque envoyé à prospects. -Vous disposez d autant de fiches de présentation que vous avez d hôtels de la même marque en région parisienne (limité à 10 fiches) dans le catalogue -1 page de publicité pour le Groupement dans le catalogue de l Evènement. -Classeur intégrant la liste des Top Acheteurs et leur sprojets -Déjeuners et diner (réservé aux Hosted Buyers et exposant) et / Société Formule Destinations Région Parisienne -Idem que la Formule Rendez-vous Les petits + : - Votre logo sur toutes les communications destinées aux acheteurs de l Evènement (cliquable avec lien vers votre site si communication web). -Votre kakémono situé à l entrée de la manifestation ( jusqu a 4 maxi) -Votre emaling personnalité pour promouvoir votre présence sur l Evènement. Full Pack (pack avant + pendant + après) remisé à 850 4ème de couverture catalogue + publicité dans le catalogue 600 2ème de couverture catalogue 400 Page de publicité supplémentaire 200 Planning supplémentaire 500 Personne supplémentaire 250 Base Excel seule 500 Ebus Destination / Groupement pour le groupe - hors création de bannières HT pour le groupe - création de bannières inclus SOUS TOTAL en euros HT HT HT Remises : - 7% pour 2 Evènements réservés simultanément. -12% pour 3 Evènements réservés simultanément. TOTAL en euros HT HT HT TOTAL en euros TTC (Total HT + 19,6%) HT HT

13 Bon de Commande Bon de Commande Exposant Je souhaite participer à la Rencontre Pro des Evènements Parisiens» les 17 et 18 Novembre 2011 à Paris. Je souhaite recevoir la liste des hôtels partenaires. RESPONSABLE DU DOSSIER (personne destinataire de toutes les communications et documents envoyés par l organisateur) Société : Activité :. Nom : Prénom Fonction : Adresse : Code postal : Ville :... Pays :... Tél : Fax : COORDONNEES RESPONSABLE DU DE DOSSIER FACTURATION (personne(si destinataire différentes) de toutes les communications et documents envoyés par l organisateur) Société : Adresse :..... Code postal : Ville :......Pays :... Je joins un chèque d acompte de 60% du montant total TTC de ma participation, soit de... TTC à l ordre de CAPP / Rencontres Pro, je réglerai le solde TTC à réception de la facture. Je soussigné (e)......agissant en qualité de...pour la société... reconnais avoir pris connaissance du règlement général de l évènement figurant à la fin de ce dossier et accepte les conditions générales de participation. Fait à Le Signature : Dossier à retourner dûment complété (choix de la formule + bon de commande signé) - Par mail : contact@meetandcom.com Par fax : Par courrier : Meet and Com, 66 rue Jouffroy d Abbans Paris Cachet de l Entreprise

14 REGLEMENT GENERAL & CONDITION DE VENTE 1. ORGANISATION : Les évènements Mice Place sont organisés par la société Capp/MeetAndCom, société anonyme à responsabilité limitée, situé au 66 rue Jouffroy d Abbans, Paris, ci-après dénommé l organisateur. 2. OBJET : Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles l organisateur met en place et fait fonctionner cet évènement. Il précise les obligations et les droits respectifs du participant et de l organisateur. Le participant s engage formellement à respecter le présent règlement. 3. LIEU ET DATE : cas d impossibilité de disposer des locaux prévus pour cas de force majeure, l organisateur pourra changer de lieu ou en différer la date. L organisateur pourra annuler l opération après en avoir avisé le participant, et dans ce cas, sa présente demande d admission se trouvera résiliée de plein droit, et ce sans indemnité pour le participant en dehors du remboursement des frais d inscription versés. 4. ADMISSION, INSCRIPTION, ANNULATION, REGLEMENT : Sont admises à participer toutes entreprises, organismes ou administrations ayant une compétence dans le secteur de l'évènement, du tourisme d affaires et de l incentive. L organisateur se réserve le droit de refuser une demande d inscription pour quelque motif que ce soit, et sans avoir à justifier sa décision. En cas de désistement à quelque date que ce soit et pour quelque cause que ce soit, le signataire de la demande demeure redevable de l intégralité du montant de sa participation. Le règlement de la participation doit être payé à réception de la facture. A défaut de règlement à l échéance convenue, la présente demande d inscription sera résiliée de plein droit et son signataire n en demeurera pas moins débiteur envers la société Capp du dit règlement. 5. REGLES COMMERCIALES : Il est interdit aux participants de faire bénéficier à une autre société de tout ou partie des services offerts par Mice Place sans l accord préalable de l organisateur. Le participant s interdit formellement de se livrer, à l extérieur du lieu de Mice Place, à des activités similaires à celles exercées dans l enceinte de Mice Place, pendant toute la durée de celle-ci. 6. OBLIGATION DE RESULTAT : L organisateur s engage à mettre en œuvre avec diligence les moyens dont il dispose sans être tenu à une obligation de résultat. 7. ASSURANCES : L organisateur est responsable civilement en sa qualité d organisateur de Mice Place. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s étendre aux dommages causés par des tiers aux participants. L Hôtel répond de sa responsabilité civile en qualité de propriétaire des immeubles et des installations, fixes ou provisoires servant à Mice Place ainsi que pour l exploitation des activités et entreprises qu il gère directement. Il en est de même pour toutes les entreprises extérieures. Le participant doit obligatoirement être couvert par une police d assurance responsabilité civile individuelle et répondre de tous les dommages causés à autrui soit par lui-même, soit par son personnel ou ses installations. Le participant doit être couvert par une police d assurance garantissant les matériels lui appartenant ou les biens confiés apportés lors de Mice Place. 8. APPLICATION DU REGLEMENT : L organisateur a le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement, et d apporter à celui-ci toutes modifications ou adjonctions nécessaires qui deviennent immédiatement exécutoires. Les circulaires envoyées aux participants ultérieurement font partie intégrante du présent règlement. Toute infraction du présent règlement peut entraîner l exclusion du participant contrevenant, et ce à la seule volonté de l organisateur, sans mise en demeure et sans remboursement du montant de sa participation. 9. COMPETENCES : En signant le présent dossier, le participant déclare accepter sans réserve les clauses du présent règlement. En cas de contestation, et avant toute procédure, le participant s engage à soumettre sa réclamation à l organisateur. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l organisateur sont seuls compétents.

15 Partenaires Créée en 2007, le CETA (Club Evènement et Tourisme d Affaires) est la première association française réunissant des organisateurs d événements issus d entreprise. L association compte une centaine de membres faisant partie des plus importants organisateurs d événement issus d entreprise. Elle est présidée par Daniel Verschare (Kurt Salmon). L Office du Tourisme de Paris compte adhérents, dont plus de 500 sont spécialement adhérents pour le tourisme d affaires, tous des professionnels du tourisme, guides, interprètes, restaurateurs, hôteliers, traiteurs et autres. La Web TV - Webzine, presse en ligne, du tourisme d'affaires Convention / Incentive / Séminaire / Voyage d'affaires BTC est le plus grand Evènement en Italie rassemblant l offre et la demande de l univers du MICE. De même BTC est le point de Rendez-vous incontournable pour l ensemble des opérateurs et des professionnels. Business Profilers vous assiste dans votre processus de recherche de lieux de séminaires, congrès, incentives... C'est une équipe de passionnés, professionnels de l'hôtellerie depuis de nombreuses années qui vous apporte une réelle valeur ajoutée!

16 Meet and Com Vos contacts : Vos contacts: Nicolas GODARD Léonard LECOQ Directeur Général Fondateur Directeur de Projets nicolas.godard@meetandcom.com leonard.lecoq@rencontres-pro.com Tél: Tel: Delphine GARROUSTE Anne Lise LEVITRE Directrice Marketing et Communication Chargée de projets delphine.garrouste@meetandcom.com anne-lise.levitre@meetandcom.com Tél : Tél : Manon NGUYEN Responsable logistique manon.nguyen@meetandcom.com Tél : Lucie & Sabrina Responsables Relation Acheteurs lucie@meetandcom.com sabrina@meetandcom.com T : / 53 Meet and Com