MESSAGERIE SANTE-LORRAINE Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles

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1 MESSAGERIE SANTE-LORRAINE Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles GCS Télésanté Lorraine 6, allée de Longchamp Villers-Lès-Nancy tél : fax : secretariat@sante-lorraine.fr

2 Historique des révisions Date Version Description Auteur 29/08/ Rédaction Alex Di Fabio 05/11/ Compléments Mise en production 09/01/ Suppression des rappels de RDV pour les calendriers partagés sur ios Alex Di Fabio Alex Di Fabio Table des matières 1. PREAMBULE IMPORTANT : VERSIONS SUPPORTEES SUPPORT IOS ET ANDROÏD VERSIONS RECOMMANDEES LIMITATIONS OU BUGS CONNUS (MAJ 09/01/2015) SYNCHRONISATION DES S METHODE 1 : COMPTE IMAP ios - synchronisation des mails Androïd - synchronisation des mails METHODE 2 : PUSH MAIL ios - synchronisation des mails (méthode alternative) Androïd - synchronisation des mails (méthode alternative) SYNCHRONISATION DES CONTACTS ET AGENDAS METHODE 1 : Z-PUSH ios synchronisation des contacts et agendas Androïd synchronisation des contacts et agendas METHODE 2 : PROTOCOLES CARDDAV / CALDAV (ALTERNATIVE OU MODE DEGRADE) ios synchronisation des contacts et agendas (méthode alternative) Androïd synchronisation des contacts et agendas (méthode alternative) MODES DEGRADES SUPPORT Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 2

3 1. Préambule Ce guide vise à fournir aux utilisateurs sante-lorraine les indications nécessaires pas à pas pour leur permettre de synchroniser leurs mails, contacts et agendas de la Messagerie sante-lorraine Zimbra sur des terminaux mobiles. Il fournit également les recommandations d usages, des méthodes alternatives et modes dégradés. 2. IMPORTANT : Versions supportées 2.1. Support ios et Androïd Depuis la mise à jour de novembre 2014, seul les systèmes d exploitation mobiles récents ios et Androïd sont supportés par le GCS Télésanté sante-lorraine. Cela ne signifie pas que les systèmes d exploitation de type Windows Phone ou BlackBerry ne sont pas fonctionnels mais ils n ont pas été testés par le GCS Télésanté Lorraine et aucun support / aide ne sera fourni sur ces systèmes. Le système de synchronisation a été testé sur plusieurs terminaux mobiles de type smartphones ou tablettes. A noter que les tests ont été réalisés avec les applications de gestion de mails, calendriers et contacts installées par défaut sur les terminaux mobiles. Le GCS Télésanté Lorraine ne gérera pas de demandes de support pour des applications tierces Versions recommandées Les résultats les plus concluants, c est-à-dire présentant un fonctionnement optimal de la synchronisation sont obtenus avec les versions suivantes : Systèmes d exploitation Version(s) 6.x / 7.x / 8.x 4.x Les versions les plus récentes sont recommandées. Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 3

4 2.3. Limitations ou bugs connus (MAJ 09/01/2015) Systèmes d exploitation Mails o o Contacts o o Limitations / Bugs Mail de réponse à invitation à un RDV envoyé depuis un mobile ne contient pas de corps de texte. Impossibilité d accepter des partages d objets depuis le mobile Création en double côté mobile lors d un ajout d un contact dans un carnet d adresse partagé ou un sous-carnet d adresse partagé Ajouts de contacts dans un sous-dossier de «Contacts» ou dans toute autre dossier depuis le mobile Il faut préalablement désélectionner dans «Groupes» les autres dossiers synchronisés pour y parvenir pour ne laisser que le dossier dans lequel on souhaite ajouter le contact. Agendas o Suppression d un invité à un RDV depuis un mobile ne se propage pas vers Zimbra Mails o o Mail de réponse à invitation à un RDV envoyé depuis un mobile ne contient pas de corps de texte. Impossibilité d accepter des partages d objets depuis le mobile Objets partagés o Non synchronisation des objets partagés car impossibilité de sélectionner les éléments partagés à afficher ou non (arbitrage GCS) Contacts o Agendas o o Impossibilité de sélectionner un carnet d adresse lors de l ajout d un contact depuis un mobile. Il est automatiquement enregistré dans «Contacts» par défaut. Suppression d un invité à un RDV depuis un mobile ne se propage pas vers Zimbra L état des rendez-vous peut-être partiellement géré (comportement potentiellement variable selon les terminaux Androïd). Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 4

5 3. Synchronisation des s Il existe deux méthodes pour parvenir à une synchronisation des mails sur votre terminal mobile : 3.1. Méthode 1 : Compte IMAP ios - synchronisation des mails - soit en utilisant une synchronisation IMAP ; - soit en utilisant le PUSH de mails par notre service de synchronisation. Allez dans les «Réglages» de votre iphone / ipad puis dans «Mails, Contacts, Calendriers». Choisissez «Ajouter un compte» et sélectionnez ensuite «Autre». Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 5

6 Sélectionnez «Ajoutez un compte Mail» puis entrez les informations relatives au nouveau compte mail : - votre «Nom» - votre «Adresse» mail sante-lorraine (de type prenom.nom@santelorraine.fr) - votre «Mot de passe» - et une «Description» du compte (nom sous lequel vous retrouverez ensuite votre compte dans votre terminal). Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 6

7 Faites «Suivant» et restez sur la configuration «IMAP» et saisissez ensuite les informations relatives aux «Serveur de réception» et «Serveur d envoi» : - «Nom d hôte» : mail.sante-lorraine.fr - «Nom d utilisateur» : votre login sante-lorraine (de type prenom.nom) - «Mot de passe» : votre mot de passe Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 7

8 Enfin, faites «Suivant» et finalisez en activant les éléments à synchroniser (« s» obligatoirement vous pouvez désactiver les «Notes») puis faites «Enregistrer». Pour procéder aux paramétrages avancés de votre compte mail, allez dans «Réglages» puis «Mails, Contacts, Calendrier». Vous pouvez déjà à ce niveau régler un certain nombre de paramètres relatifs à la fréquence de synchronisation, l aperçu des mails, styles de drapeau, au chargement des images, à l organisation des mails, etc. Retrouvez ensuite dans la liste des comptes celui que vous venez de paramétrer sous le nom que vous avez entrez dans la description précédemment («Mails Sante-Lorraine» dans l exemple ici). Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 8

9 Vous pouvez par exemple gérer le mapping entre les dossiers de votre terminal mobile et ceux de Zimbra. Ainsi si vous souhaitez par exemple que les messages envoyés depuis votre terminal mobile se retrouvent dans le dossier «Envoyé» de Zimbra ou un autre dossier de votre choix, sélectionnez-le de la manière suivante : Retournez sur «Avancé» et faites «Terminé» pour enregistrer vos modifications. Les dossiers standards dans Zimbra se retrouvent sur votre terminal mobile sous les noms suivants : - Vos brouillons de mails : «Drafts» - Vos mails envoyés : «Sent» - Vos mails supprimés : «Trash». Vous pouvez très bien créer de nouveaux dossiers dans Zimbra pour distinguer les mails envoyés ou supprimés de votre terminal mobile de ceux envoyés ou supprimés depuis le client Zimbra. Exemple : Faire un sous-dossier du dossier «Envoyé» dans Zimbra nommé «Envoyé depuis mon iphone» et les faire correspondre en réalisant le paramétrage montré comme ci-dessus. Vous pouvez faire la même chose pour vos messages supprimés depuis votre terminal mobile. Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 9

10 Enfin, vous pouvez aussi régler la durée de conservation de vos messages supprimés et vérifier que les paramètres des réglages de réception correspondent bien à ceux-ci-dessus : - Activer «Utiliser SSL» - Authentification par «Mot de passe» - Port du serveur : 993 Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 10

11 Androïd - synchronisation des mails Allez dans les «Paramètres» de votre terminal mobile. Dans la rubrique «Comptes», sélectionnez «Ajouter un compte». Sélectionnez ensuite «IMAP» : Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 11

12 Saisissez ensuite votre adresse mail sante-lorraine, votre mot de passe et choisissez «Config. manuelle» : Choisissez «IMAP» si le type de compte vous est à nouveau demandé : Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 12

13 Entrez ensuite les «Paramètres du serveur entrant» : - Nom d utilisateur : VOTRE adresse mail sante-lorraine ou votre login (de type prenom.nom) - Mot de passe : VOTRE mot de passe - Serveur : mail.sante-lorraine.fr - Type de sécurité : SSL/TL - Port : 993 Saisissez ensuite les «Paramètres du serveur sortant» : - Serveur SMTP : mail.sante-lorraine.fr - Type de sécurité : SSL/TL - Port : Cochez exige une connexion (les identifiants sont les mêmes que ceux saisis précédemment) Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 13

14 Enfin, saisissez les «Options de compte» : - Fréquence de consultation des mails (toutes les 15 min / toutes les 30 min, manuellement, etc.) - Avertissement / notifications si vous le souhaitez - Cochez «Synchroniser les s de ce compte» - Téléchargement des PJ en wi-fi seulement si vous le souhaitez Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 14

15 3.2. Méthode 2 : Push Mail Le principe du Push Mail consiste à pousser (push) directement les messages reçus sur le serveur Zimbra vers le terminal mobile plutôt qu une synchronisation régulière entre le serveur et le terminal ios - synchronisation des mails (méthode alternative) Si votre compte «Exchange» est déjà paramétré pour vos contacts et agendas, retournez simplement dans les paramètres de ce compte pour activer l option « s». Si vous n avez pas paramétré de compte IMAP selon la méthode 1 et que vous n avez pas encore paramétré votre synchronisation de contacts et agendas, il vous suffit pour cela d activer l option « s» en suivant la procédure ios synchronisation des contacts et agendas Androïd - synchronisation des mails (méthode alternative) Si votre compte «Exchange» ou «Entreprise» est déjà paramétré pour vos contacts et agendas, retournez simplement dans les paramètres de ce compte pour activer l option «Synchroniser les e- mail de ce compte». Si vous n avez pas paramétré de compte IMAP pour synchroniser vos s, il vous suffit pour cela d activer l option «Synchroniser les s de compte» en suivant la procédure du paragraphe Androïd synchronisation des contacts et agendas Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 15

16 4. Synchronisation des contacts et agendas 4.1. Méthode 1 : Z-Push ios synchronisation des contacts et agendas Allez dans les «Réglages» de votre iphone / ipad puis dans «Mails, Contacts, Calendriers». Choisissez «Ajouter un compte» et sélectionnez ensuite «Exchange». Paramétrez ensuite le compte Exchange comme suit : - votre adresse mail sante lorraine de type prenom.nom@santelorraine.fr - votre mot de passe - une description du compte Faites «Suivant» et renseignez ensuite sur le prochain écran : - le «Serveur» : sync.sante-lorraine.fr - le «Nom d utilisateur» : votre login sante-lorraine (de type prenom.nom) Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 16

17 Enfin, sélectionnez les éléments à synchroniser : - Contacts - Calendriers Finalisez en appuyant sur «Enregistrer». Pour procéder aux paramétrages avancés de votre compte mail, allez dans «Réglages» puis «Mails, Contacts, Calendrier». Retrouvez ensuite dans la liste des comptes celui que vous venez de paramétrer sous le nom que vous avez entrez dans la description précédemment («Synchro Sante-Lorraine» dans l exemple ici). Vérifiez notamment que SSL soit bien activé. Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 17

18 Accédez ensuite à vos contacts et agendas via les applications «Contacts» et «Calendrier». NB : Il vous est possible de sélectionner uniquement les carnets d adresse ou agendas à afficher parmi tous ceux présents dans votre compte Zimbra car par défaut, tous seront sélectionnés dont les carnets partagés. Pour cela, une fois dans Calendrier, sélectionnez «Calendriers» en bas de l interface et ensuite cochez uniquement les agendas que vous souhaitez voir apparaître dans votre application Calendrier et validez. Pour les contacts, même démarche dans l application «Contacts» en sélectionnant «Groupes» en haut de l interface. Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 18

19 ATTENTION : par défaut, les alertes de tous les calendriers sont activées. Pour ne pas recevoir les rappels de rendez-vous de tous les calendriers, vous devez les désactiver sur chaque calendrier comme suit : Dans l'application Calendrier, allez dans "Calendriers" en bas de page (au centre, entre "Aujourd'hui" et "Réception") Sélectionnez à côté de chaque calendrier la bulle d'information Désactiver l'item "Alertes" (paramètre activé par défaut) Réitérez pour chaque calendrier partagé dont vous ne souhaitez pas avoir de notifications Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 19

20 Androïd synchronisation des contacts et agendas Allez dans les «Paramètres» de votre terminal mobile puis dans «Comptes», faites «Ajouter un compte». Sélectionnez ensuite «Entreprise» ou «Microsoft Exchange Active Sync» (terminologie variable selon le terminal Androïd). Saisissez ensuite votre adresse sante-lorraine et votre mot de passe. Sélectionnez ensuite «Config. manuelle». Sélectionnez ensuite «Exchange» pour le type de compte. Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 20

21 Configurez ensuite les paramètres du serveur entrant : - Nom d utilisateur : votre identifiant sante-lorraine (prenom.nom) - Mot de passe : votre mot de passe - Serveur : sync.sante-lorraine.fr - Type de sécurité : SSL/TLS - Port : 443 alex.difabio sync.sante-lorraine.fr Renseignez ensuite les options de compte : - La fréquence de consultation souhaitée (auto, toutes les 15 min / 30 min / etc.) - La période de synchronisation (depuis hier, les 3 derniers jours, etc.) Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 21

22 Enfin cochez ensuite les cases correspondantes aux éléments que vous souhaitez synchroniser : - «Synchroniser les contacts de ce compte» (ou «Synchro contacts à partir de ce compte») - «Synchroniser l agenda de ce compte» (ou «Synchro calend. à partir de ce compte»). NB : Si vous avez déjà paramétré votre compte mail IMAP, il ne faut pas cocher ici l option «Synchroniser les s de ce compte». Par contre, si vous avez choisi la deuxième méthode pour synchroniser vos s (à la place du compte IMAP), cochez alors ici la case «Synchroniser les s de compte». Votre compte est paramétré. Accédez maintenant depuis vos applications agendas et contacts aux éléments synchronisés de votre compte Zimbra sante-lorraine. Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 22

23 4.2. Méthode 2 : Protocoles CardDAV / CalDAV (alternative ou mode dégradé) CardDAV et CalDAV sont des protocoles permettant de gérer respectivement la synchronisation de vos contacts et calendriers. Vous pouvez donc également les utiliser comme méthode alternative ou mode dégradé. Sur ios, le protocole est nativement géré. Sur Androïd, il vous faudra utiliser des applications tierces en vue de supporter ce protocole. Nous ne réalisons pas de support pour ces applications ios synchronisation des contacts et agendas (méthode alternative) Les paramètres à saisir sont identiques sur ios ou Androïd. Sous ios, le protocole est nativement géré. Sous Androïd, il se peut qu une application tierce soit nécessaire pour prendre en charge ce protocole. Sous ios, rendez-vous à nouveau dans les «Réglages» de votre iphone / ipad puis dans «Mails, Contacts, Calendriers». Choisissez «Ajouter un compte» et sélectionnez ensuite «Autre». Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 23

24 Ensuite, choisissez «Ajouter un compte CardDAV» pour paramétrer une synchronisation de vos contacts (ou «Ajoutez un compte CalDAV» pour paramétrer une synchronisation de vos agendas). Puis saisissez les paramètres suivants : - «Serveur» : mail.sante-lorraine.fr - «Nom d utilisateur» : votre login sante-lorraine (de type prenom.nom) - «Mot de passe» : votre mot de passe - «Description» : une description du compte Faites «Suivant» pour finaliser le paramétrage. Veillez à ce que SSL soit toujours bien activé dans les paramètres avancés de vos comptes CalDAV et CardDAV Androïd synchronisation des contacts et agendas (méthode alternative) Les paramètres à renseigner restent identiques. Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 24

25 5. Modes dégradés Si les serveurs de synchronisation venaient à être hors service pour des raisons de maintenance ou de survenue d un incident et que le serveur de Messagerie sante-lorraine est toujours opérationnel alors vous pouvez toujours accéder : - A vos mails, agendas, calendriers en accédant à l URL suivante depuis le navigateur de votre terminal mobile après vous être authentifié : 6. Support - A vos contacts et agendas en paramétrant les comptes CalDAV / CardDAV si ces protocoles sont supportés par votre terminal mobile en suivant les instructions du paragraphe 4.2 Méthode 2 : Protocoles CardDAV / CalDAV (alternative ou mode dégradé) Pour toute demande d aide, joignez le support sante-lorraine : support@sante-lorraine.fr / Messagerie sante-lorraine Guide de configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles 25