Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox (contrôleur Fuji)?

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1 Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox (contrôleur Fuji)? Cette procédure s applique pour tous les nouveaux modèles xerox avec contrôleur Fuji : WorkCentre 7232/7242 WorkCentre 5222/5225/5228 WorkCentre 7328/7335/7345/7346 WorkCentre 7425/7428/7435 Tous les modèles récents Il se peut que les illustrations ou les thèmes utilisés dans ce document soient quelque peut différents de votre modèle de machine. 1. Activer la comptabilisation Pour la configuration de la comptabilisation sur votre appareil, il faut accéder au WebTools de votre appareil. Pour cela, tapez l adresse IP de votre Xerox (si vous ne la connaissez pas, vous pouvez la retrouver en imprimant un relevé de configuration depuis la machine) dans un WebBrowser (Internet Explorer, FireFox, ). a. Cliquez sur l onglet «Propriétés», puis saisissez l accès administrateur de votre machine, puis sélectionnez «OK» Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 1 sur 19

2 Les accès administrateur par défaut sont : User : admin Password : 1111 ou (suivant la version de machine) User : Password : x-admin b. Dans l arborescence de gauche, sélectionnez «Comptabilité». Cliquez ensuite sur «Configuration de la comptabilité». Dans le type de comptabilisation, sélectionnez «Xerox Standard Accounting». Cochez ensuite les services que vous souhaitez verrouillez sur la machine. Une fois vos réglages sélectionnez, cliquez sur «Appliquer» pour valider vos changement. Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur «OK». Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 2 sur 19

3 Pour valider les changements, cliquez ensuite sur «Redémarrez la machine» Si vous n avez pas de bouton «Redémarrez la machine» et que vous avez un message d erreur vous demandant de contacter votre administrateur, c est que votre machine est utilisé par quelqu un (fax en cours d impression, personne ayant fait une copie ou une impression, ) Il vous suffit de redémarrer manuellement votre machine et de s assurer que personne n utilise la machine pendant que vous faites vos réglages. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 3 sur 19

4 2. Gérer la comptabilisation Une fois la machine redémarrée, un nouveau dossier apparaît dans les propriétés de la comptabilité, «Xerox Standard Accounting» Pour la création des comptes, il existe 2 notions : 1. Utilisateurs ( Gestion de la comptabilité ) Propre à un utilisateur, permet l authentification sur la machine en mode copie, impression, fax et/ou la numérisation 2. Compte groupe ( 1 obligatoire ) Permet de grouper des comptes utilisateurs pour faire une statistique au moment du relevé et n ont donc aucune notion de contrôle d authentification. Par exemple, un utilisateur peut faire parti du groupe «administration» et «comptabilité». Au moment de son authentification sur la machine pour faire une copie, il pourra préciser dans quel groupe comptabiliser la copie. La copie est toujours comptabilisée sur le compte personnel de l utilisateur, et incrémenté dans le compte groupe. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 4 sur 19

5 3. Créer un compte groupe ( 1 obligatoire ) a. Cliquez sur «Compte de groupe» b. Entrez un ID de Compte, indiquez le nom du groupe, puis cliquez sur le bouton «Appliquer» Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 5 sur 19

6 4. Créer/Gérer les utilisateurs a. Allez sous «Gestion de la comptabilité» b. Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur «Ajouter un nouvel utilisateur» c. Indiquez l ID utilisateur (de préférence un numéro), puis le nom de l utilisateur concerné. Le champ «mot de passe» n est pas obligatoire, il permet d ajouter une sécurité supplémentaire au compte de l utilisateur. Vous pouvez ensuite définir des quotas d utilisation à cet utilisateur. Par défaut, un utilisateur fait parti des accès «utilisateur», mais vous pouvez indiquez que l utilisateur est administrateur de la comptabilité ou de la machine. Cliquez ensuite sur «Appliquez» pour valider la création du compte. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 6 sur 19

7 d. Un message de confirmation apparaît pour valider que le compte est bien créé. Pour revenir sur la gestion des utilisateurs, cliquez sur l icône en face de «Gestion de la comptabilité» e. Vous pouvez ensuite à tout moment venir gérer vos utilisateurs en les cochant et en cliquant sur «limite et accès»: Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 7 sur 19

8 i. Remettre ses compteurs à zéro ii. Gérer ses quotas iii. Changer les comptes groupes et/ou généraux dans lesquels il appartient iv. Changer le nom de l utilisateur f. Si vous souhaitez supprimer un utilisateur, cochez-le, puis cliquez sur «Supprimer l utilisateur» Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 8 sur 19

9 5. Sauvegarder/cloner vos paramètres Afin d éviter de perdre votre configuration des comptes, nous vous conseillons de faire une sauvegarde de votre comptabilisation après création ou modification de vos comptes utilisateurs. Par exemple, si le contrôleur réseau de votre appareil subit un disfonctionnement et qu un technicien doive le réinitialiser, vous perdrez tous les utilisateurs que vous avez entrez dans la machine. Le clonage, en plus de servir de fichier de sauvegarde, permet également de répliquez votre paramètres sur un modèle équivalent. Il vous évite ainsi de devoir entrer à nouveau tous vos comptes sur une autre machine de votre réseau. a. Dans «Configuration générale», allez sous «clonage» b. Cochez ensuite les éléments que vous souhaitez inclure dans le fichier de clonage. Dans notre cas, celui qui nous intéresse est «Comptabilité». Cliquez ensuite sur Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 9 sur 19

10 «cloner» pour créer le fichier de clonage. c. Après quelques secondes, le fichier de clonage est prêt à être enregistré. Faites un clic-droit sur le fichier et «Enregistrer la cible sous». Sauvegardez le fichier dans un endroit sur, par exemple sur votre serveur. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 10 sur 19

11 d. Si vous êtes amené à devoir utiliser le fichier de clonage, il vous suffit ensuite de pointer sur votre fichier et de l installer. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 11 sur 19

12 6. Générer un rapport et remettre le compte de tous les utilisateurs à zéro a. Cliquez sur «Rapport et réinitialisation» b. Cliquez sur «Générer un rapport» pour créer un fichier de l état actuel des utilisations. c. Une confirmation apparaît. Cliquez ensuite sur l icône située à droite de «Rapport et réinitialisation» pour revenir sur la page. Pensez toujours à contrôler que vous avez bien générer le rapport à la date du jour avant de télécharger le fichier. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 12 sur 19

13 d. Faites ensuite un clic-droit sur le lien, puis demander «Enregistrer la cible sous». Enregistrer ensuite le fichier par exemple sur bureau. e. Ouvrez tout d abord Excel. Dans les menus, demandez d importer un fichier de donnée Version Excel 2007 Version Excel Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 13 sur 19

14 f. Pointez ensuite sur le fichier télécharger précédemment, puis cliquez sur «importer» g. Indiquez que votre fichier est délimité, puis cliquez sur «suivant» h. Comme séparateurs, vous devez sélectionnez «Virgule», puis cliquez sur «terminer» Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 14 sur 19

15 i. Terminer l importation en cliquant sur «OK» j. Voici maintenant votre relevé prêt à être consulté. Vous avez ensuite la possibilité de l imprimer, le sauvegarder et de formater l apparence à votre convenance. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 15 sur 19

16 k. Une fois le relevé fait, il ne reste plus qu à remettre les compteurs d utilisations de chaque utilisateur et compte groupe à zéro. Pour ce faire, retournez sur l interface web et cliquez sur le bouton «Réinitialiser les données d utilisation» Attention de ne pas cliquez sur «Rétablir les valeurs par défaut», car cette fonction vous effacera tous les comptes. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 16 sur 19

17 7. Activez le contrôle pour l impression dans le pilote de l imprimante Une fois que la comptabilisation est activé sur la machine, les différents modes que vous avez verrouillez sont bloqué. Lorsque vous souhaitez faire une copie, un fax ou une numérisation depuis la machine, un écran vous demandera de saisir votre ID utilisateur afin de vous authentifier. Pour l impression, il faut tout d abord indiqué que la comptabilisation est activée pour envoyer les informations ID utilisateur. a. Dans les imprimantes et télécopieur Windows, faites un clic-droit sur l imprimante xerox et cliquez sur «propriétés». Dans la page qui s affiche, allez sous l onglet «Configuration», puis cliquez sur «Comptabilisation» b. Dans la liste «Système de comptabilisation», sélectionnez : a. «Envoyer l ID utilisateur seulement» Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 17 sur 19

18 Si vos utilisateurs n appartiennent qu à un compte groupe b. «Envoyer l ID utilisateur et de compte» Si vos utilisateurs appartiennent à plusieurs groupes et qu ils puissent choisir dans lequel incrémenter les impressions. c. Une fois votre méthode choisie, vous avez 2 options à choix : i. Toujours demander un invite de comptabilisation : Un pop-up apparaîtra à chaque fois que vous imprimerez un document vous demandant de saisir votre code. Par exemple, si vous êtes une fiduciaire et qu à chaque impression vous voulez saisir le numéro de client concerné par l impression. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 18 sur 19

19 ii. Ne pas demander d invite de comptabilisation : Vous utilisez toujours le même code pour l impression et vous ne souhaitez pas avoir de pop-up à chaque impression. Par exemple, depuis le poste du secrétariat, on utilisera toujours le même compte utilisateur. Si votre entrer votre code utilisateur faux ou si vous n en entrer aucun, la machine fera un bip d erreur. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 19 sur 19

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