Comment utiliser de manière optimale le nouveau Archipol? Ivan Vanhaecht Arco Digital Paperflow

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1 Comment utiliser de manière optimale le nouveau Archipol? Ivan Vanhaecht Arco Digital Paperflow

2 Agenda Résumé des versions Contenu Archipol Archipol Automated Login AAL Scansplitter 3.4 Nouvel OCR Finetuning rapports Dossiers du personnel Gestion de documents : autres types Scanning des factures 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 9

3 Versions Archipol 6: 73 Archipol 5: 18 Archipol 4: 11 Easy: 5 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 10

4 Versions Archipol 6: 73 Archipol 5: 18 Archipol 4: 11 Easy: 5 Support actif jusqu au 31/12/2014 Microsoft Windows 2003 Server: support jusqu au 31/12/2013 Possibilité d évolution: Ancien serveur Avantages d Archipol 5/6 Adapté à la nouvelle situation 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 11

5 Versions Archipol 6: 73 Archipol 5: 18 Archipol 4: 11 Easy: 5 Upgrade demande un effort limité Peu de modifications pour les utilisateurs Avantages: Directement exploiter les avantages de la version 6 (AAL, scansplitter, rapports, ) ainsi que bugfixes Prêt pour les évolutions futures 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 12

6 Avantages Archipol Documents ISLP : Gain de temps Gain de place Consultation à partir de son poste de travail Document est toujours disponible Possibilité de recherche Sécurité et gestion des utilisateurs Extension vers d autres documents 13 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 13

7 Archipol Types : ISLP : (Barcode dans modèle contrôle numéro de zone) PV Lettre Imprimer fiche de résumé Scanner Fiche + lettre Recherche sur le contenu Diffusion : papier Solution alternative : Archipol+ (voir plus loin) Autres 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 14

8 Etapes documents ISLP Scanning: Multifonctionnel -> serveur Scansplitter : DRUM : charger dans système Full text OCR Indexation Full text Prêt 15 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 15

9 Fonctionnement Scansplitter Scission du documents Scanner les documents simultanément Barcode Génération automatique par ISLP 16 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 16

10 Scansplitter le barcode commence/termine avec * Contient: Numéro de Zone Type PV (exemple: JU = Judiciaire) PV Numéro + Années Optionnel: numéro de dossier 17 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 17

11 Structure - Recherche Arborescence Recherche Globale Détaillée 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 18

12 Archipol V6 Description Gestion de rapports - Scansplitter Vue d ensemble des activités du Scansplitter, par exemple détection des erreurs 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 19

13 Archipol V6 Description Gestion de rapports Tableau des PVs ( Dashboard ) - Nombre de PVs par Année du PV et par Type de PV - Nombre de PVs par Année et mois d indexation et par Type de PV - Pourcentage annuel par Année du PV et Type de PV - Pourcentage mensuel par Année d indexation et Type de PV Les statistiques peuvent être recherchées et exportées à partir des archives de PVs 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 20

14 Archipol Automated Login Distinction Réseau ISLP : «Single Sign-on» via Windows n est pas prévu Réseau Administratif : possible (synchronisation Active Directory) Besoin Facilité d utilisation (Windows login = Archipol login) Gestion des utilisateurs est transparent Sécurité 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 21

15 Archipol Automated Login Contenu technique Sécurité suffisante Intégration Open LDAP de manière standard, orienté futur Multiple utilisateurs sur le 1PC Conforme instructions police fédérale Pour Archipol et autres applications Version minimale Archipol : /06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 22

16 Archipol Automated Login Niveaux Base: synchronisation des données. Fonctionne avec Mozilla Firefox Portable Login browser Utilisateur Mots de passe Conforme à OpenLDAP Autologin (Mozilla firefox édition complète) De multiples zones l ont activé. 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 23

17 Scansplitter 3.4 Importance Fondamental le barcode est la base Utilisé par toutes les zones grands volumes Réalisations principales Augmentation de la fiabilité Logging étendu Installation simple (sans visite sur place) Ne dépend pas de la version Archipol 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 24

18 Nouveau OCR Situation Composant utilisé : Abbyy Finereader Evolution: version 8 10 Pas d obligation de changer directement Impact Support nouveaux serveurs, nouveau O.S. Vitesse Couleurs / tables / structure document : reconnaissance et compression 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 25

19 Basis Galop Dossier du personnel (1) Utilisé par beaucoup de zones Modules : Heures prestées, planning, congés, maladie, formation, module logistique, formulaires électroniques, reporting Ne gère pas les documents même (pas de priorité à l avenir) Documents Structure est fixée Aujourd hui papier avec tables des matières 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 26

20 Principe Dossier du personnel (2) Un module Archipol complémentaire Mise-en-place facile Complémentaire par rapport à Galop Sur serveur Archipol existant Pas de modifications au niveau procédures Des bénéfices claires, ainsi que frais et fonctions Demandes spécifiques des zones 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 27

21 Dossier du personnel (3) Bénéfices Sécurité Copie de sécurité Sécurité d accès et audit Eviter qu on enlève des documents originaux Recherche fluide Via structure & full text Verstrekken Copies via une voie digitale Envoi de mails 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 28

22 Dossier du personnel (4) Autres bénéfices En général: Augmentation de qualité et de service Générer automatiquement : les dossiers, la table de matières Surveiller la structure table des matières : Détermine le nombre de personnes pouvant effectuer des modifications Si adaptation nécessaire(changement du fédérale) affectation à tous les dossiers Transfert d un membre du personnel personeelslid Imprimer le dossier entier Générer une copie digitale 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 29

23 Dossier du personnel (5) Stockage Medium En général papier à scanner Aussi sous format électronique Scanning Chaque document est un fichier et drag and drop Feuille de scission : Avec code de numéro de personnel Avec scission farde sous-farde 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 30

24 Dossier du personnel (6) Transformation vers format digitale En étapes Uniquement les dossiers actifs Visibilité de ce qui est scanné Plus besoin de papier Copie fidèle Sécurité 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 31

25 Gestion de documents plus étendu Opportunités Supprimer le réseau partagé graduellement Gestion de la connaissance et distribution de l information Bénéfices Utiliser plateforme existante Eviter doublons et mauvais classement Recherche sur le contenu Hyperlien sur intranet Lier aux notifications, workflows 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 32

26 Gestion de documents plus étendu Approche A la recherche de zones pilote Accompagner afin de déterminer Approche et faisabilité Etapes Frais pour l accompagnement 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 33

27 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 34 Version: [###] Classification: In confidence

28 Gestion de documents plus étendu Charger rapidement des documents 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 35

29 Gestion de documents plus étendu Modifier documents rapidement Modifier documents rapidement : via Webdav Planifié : support via Mozilla Firefox 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 36

30 Scanning de factures Tout sur papier Scanning et enregistrement manuel dans Archipol Approbation via le papier. Reconnaissance OCR de la facture. Transfert vers comptabilité (enregistrement). Scénario 3 + approbation via workflow. 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 37

31 Scanning de factures Tout sur papier Scanning et enregistrement manuel dans Archipol Approbation via le papier. Reconnaissance OCR de la facturer. Transfert vers comptabilité (enregistrement). Scénario 3 + approbation via workflow. Scanning (Central ou comptabilité) Enregistrement: Central ou comptabilité Encodage limité (fournisseur, numéro) Ou barcode avec numéro d enregistrement (incrémental) Avantages: Recherche digitale (y compris texte) Accès digital pendant approbation sur papier 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 38

32 Scanning de factures Tout sur papier Scanning et enregistrement manuel dans Archipol Approbation via le papier. Reconnaissance OCR de la facturer. Transfert vers comptabilité (enregistrement). Scénario 3 + approbation via workflow. Scanning in the Cloud: Capture as a Service (Caas) 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 39

33 Scanning de factures Reconnaissance Numéro fournisseur Date facture Référence facture Facture/note de crédit Numéro de commande ou référence enregistrement Montant HTVA / TVA / Montant TVAC Référence de paiement Monnaie 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 40

34 Scanning de factures Comptabiliser Dépend du système comptable Exigeance: comptabilité dans réseau administratif Approbation peut rester papier ou devenir un workflow (via réseau administratif 19/06/2013 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 41

35 Autres Photos cameras Version: [###] Classification: In confidence