Fusion et publipostage d'étiquettes avec Word 2003

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1 Fusion et publipostage d'étiquettes avec Word 2003 Pas mal de monde dit que le publipostage sous Word 2003 n'est pas aussi simple qu'avec les anciennes versions. Le publipostage d'étiquettes a effectivement été complètement refondu par Microsoft, mais voici la marche à suivre simplifiée : Avant de commencer, il s'agit d'avoir à disposition une feuille Excel avec quelques enregistrements. Créez un classeur Excel que vous nommerez listeclient.xls, et que vous poserez ou vous voulez (Par exemple, dans C:\Mes Documents) Plus concrètement, téléchargez directement ce classeur, et enregistrez-le sur votre ordinateur :

2 Quittez Excel. Bien. C'est maintenant que nous allons créer des étiquettes pour tout ces gens. 1. Lancez Word Allez dans le menu Outils/Lettres et publipostage/fusion et publipostage Ca fait apparaître le volet Office sur la droite de votre écran 3. Choisissez Etiquettes, et cliquez sur Suivante: Document de base

3 4. Choisissez Modifier la disposition du document et Options d'étiquettes C'est ici que vous devez jeter un œil sur les étiquettes que vous allez utiliser : Est ce qu'il s'agit d'un tas de feuilles d'étiquettes que vous avez acheté à la papèterie du coin ou en grande surface? Dans ce cas, il devrait y avoir la marque des étiquettes, ainsi que la référence précise : Choisissez alors Dans Tailles internationales, la marque des étiquettes, et dans Numéro de référence, la référence précise. Si vous ne trouvez pas (ce sont des feuilles d'étiquettes qui se trouvaient là par hasard...), alors, il vous faudra cliquer sur, et vous munir d'une règle pour prendre toutes les mesures de votre feuilles d'étiquettes... Eh oui... Regardez bien cette capture d'écran : il faudra vous en inspirer pour vos propres mesures (ne recopiez pas mes chiffres, ils sont issus de mon imagination, et Word trouve qu'ils sont trop grands pour en faire une feuille d'étiquettes correcte). Pensez bien à donner un nom à votre nouvelle dimension d'étiquettes (ici : Etiquettes sympathiques), et cliquez sur OK quand vous avez

4 terminé. 6. Une fois la référence d'étiquette créée, ou trouvée dans la liste, cliquez sur OK :

5 7. A ce stade, vous avez déjà le modèle de vos étiquettes qui apparait sur votre document Word 8. Cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires

6 9. Choisissez Utilisation d'une liste existante, et Parcourir En bas de la boîte de dialogue, cliquez suir la petite flèche de Type de fichiers, et choisissez Fichiers Excel (*.xls) 11. Cliquez sur la petite flèche de la liste Regarder dans, et choisissez l'endroit ou vous avez téléchargé le fichier Excel quand vous étiez au début de ce didacticiel 12. Une fois que vous l'avez trouvé, vous cliquez dessus et vous cliquez sur 13. Vous cliquez sur Feuil1$ (C'est le nom de l'onglet qui contient les adresses ) Vous laissez la coche "La première ligne de données contient les en têtes de colonnes" (Ca veut dire que la première ligne ne contient pas une vraie adresse, mais seulement les titres

7 ) 14. Grosse nouveauté par rapport aux anciens Word, vous avez maintenant la possibilité de ne pas imprimer tel ou tel client en enlevant certaines coches... Vous avez un bouton Effacer tout qui enlève toutes les coches, et du coup, vous en cochez seulement quelques uns, ou alors Sélectionner tout, et dans ce cas, c'est plutôt pour en enlever quelques uns, éventuellement. Une fois que vous avez fini, cliquez sur OK (Dans mon cas, j'en ai supprimé 3) 15. Constatez simplement que le fichier Excel a bien été pris en compte ([Feuil1$] de "listeclient.xls", et cliquez sur Suivante : Disposition de vos

8 étiquettes : 16. Cliquez sur Autres éléments...

9 17. Cliquez sur Prénom, et cliquez sur Insérer (Ou alors double cliquez sur Prénom, ce qui revient au même) 18. De la même manière, insérez le nom, l'adresse, le code postal et la ville : 19. Cliquez sur le bouton Fermer 20. Mettez en forme cette suite de champs : Mettez un espace entre le prénom et le nom, cliquez entre <<Nom>> et <<Adresse>> et appuyez sur ENTER pour les faire passer à la ligne suivante, faites aussi passer le code postal et la ville à la ligne suivante, et mettez un espace

10 également entre le code postal et la ville... Bref, faites un petit travail de mise en page Et puisqu'on parle de mise en page, sélectionnez votre étiquette, centrez le texte, écrivez en taille 12, et en police de caractère Arial par exemple... A ce stade, vous avez une seule étiquette de remplie, celle en haut à gauche. 22. Maintenant, et c'est nouveau dans cette version de Word, il est nécessaire de recopier cette étiquette sur toute la page d'étiquette. Mais on ne le fait pas avec copier / coller. Cliquez sur Mise à jour de toutes les étiquettes :

11 Vous constatez qu'il a recopié votre première étiquette sur toute une page d'étiquette, et qu'il a rajouté "Enregistrement suivant" sur chaque étiquette SAUF sur la première. C'est normal. Constatez juste que votre document s'appelle Document1 (Il n'a pas été enregistré), et il n'y a qu'une seule page (tout en bas de l'écran ) 23. Nous allons maintenant voir nos étiquettes. C'est à dire que nous allons demander à Word de nous montrer un échantillon de son travail... C'est à dire la première page d'étiquettes... Oui, parce qu'admettons que votre liste Excel contienne 50'000 adresses et que Word mette 10 minutes pour mettre en forme toutes les étiquettes, tout ça pour peut être constater que c'est écrit trop grand ou trop petit, et qu'il faut recommencer, vous n'allez pas être content... C'est pourquoi il faut cliquer sur Suivante : aperçu de vos étiquettes

12 Et voilà : Vous êtes toujours dans le même document ( ), mais cette fois, vous constatez de visu comment les étiquettes vont apparaître... En tout cas la première page, ce qui présuppose que les pages suivantes seront également correctes. 24. Si vous n'êtes pas content, c'est à dire qu'il vous manque un espace, ou vous aimeriez passer une ligne de plus entre l'adresse et le code postal, ou vous aimeriez écrire le nom en gras... Vous cliquez sur Précédente : Disposition de vos étiquettes Et vous modifiez la PREMIERE étiquette : Et vous cliquez ensuite à nouveau sur Mise à jour de toutes les étiquettes

13 Et encore sur Suivante : aperçu de vos étiquettes. 25. Quand vous êtes satisfait de l'apparence de vos étiquettes, il est temps de créer toutes les étiquettes. Cliquez sur Suivante : Fin de la fusion Vous êtes toujours sur le document d'une seule page

14 26. Et cliquez sur Modifier les étiquettes individuelles 27. Cliquez simplement sur OK

15 28. Et voilà! Vous avez devant vous la première page d'étiquettes : C'est la même page que celle que nous avons vu tout à l'heure quand on a demandé l'aperçu, mais quand on regarde de plus près, on constate qu'il a créé un nouveau document :, et que ce document ne contient pas une page, mais plusieurs :. En fait, le nombre de page qu'il a besoin selon le nombre de destinataires et selon le nombre d'étiquettes par page C'est fini! Vous pouvez enregistrer ce document si vous le désirez, mais comme vous pouvez le recréer à tout moment en re suivant la même procédure. Vous n'avez plus qu'à charger les feuilles d'étiquettes dans votre imprimante (dans le bon sens : ) et c'est parti!

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