Guide de l application mobile BR-Docs pour ios

Transcription

1 Guide de l application mobile BR-Docs pour ios BR-Docs Mobile App est une application gratuite qui vous permet d accéder à la plate-forme BR-Docs via votre appareil mobile. Version 0 FRE

2 Table des matières 1 Guide de l application mobile 1 Application ios...1 Spécifications...1 Se connecter à l application...2 Naviguer dans les répertoires...3 Dashboard Espaces de travail...5 Ajouter un dossier ou un document...16 Actions pouvant être réalisées sur un document...20 Rechercher un document...26 Liste des tâches...28 Compte-rendu de réunion (tablette uniquement)...30 Paramètres...42 i

3 1 Guide de l application mobile 1 BR-Docs Mobile App, une application de gestion de documents, vous permet d améliorer la collaboration à distance avec vos groupes de travail (collègues, partenaires, fournisseurs, clients) en utilisant des espaces privés dédiés au partage d informations. Spécialement conçue pour l iphone et l ipad, BR-Docs Mobile App vous permet de rechercher, d afficher et de partager tous vos documents de façon sécurisée, à tout moment et où que vous soyez. 1 Application ios 1 Fonctionnalités : Les fonctionnalités tactiles de vos appareils mobiles vous permettent d accéder à vos documents importants. Chargez les documents depuis votre smartphone ou tablette pour pouvoir les consulter ultérieurement, lorsque vous n avez accès ni à un réseau cellulaire ni à une connexion Wi-Fi. Consultez la section ci-dessous pour connaître les types de fichiers pris en charge. Vous pouvez directement classer dans le dossier de votre espace de travail BR-Docs les photos prises depuis votre appareil mobile. Les clients peuvent utiliser la fonctionnalité tactile pour signer vos documents commerciaux (devis, bons de livraison, etc.). Grâce aux fonctionnalités de communication intégrées ( , lien sécurisé, etc.), vous pouvez aisément transférer vos documents à des tiers. Créez et animez des fils de discussions sur vos documents stratégiques. Grâce à BR-Docs Mobile App, vos documents seront toujours disponibles, que vous soyez au bureau ou en déplacement professionnel. Spécifications 1 Prérequis : Une plate-forme collaborative de gestion de documents BR-Docs Compatibilité du produit : Système d exploitation : ios 5.0 ou ultérieur Appareil : iphone 3GS ou plus récent ipod touch 3 ou plus récent ipad Taille : 5,2 Mo Types de fichiers pris en charge : Images (PNG, JPEG, JPG, TIFF, GIF, BMP ) Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint ) Films (MOV, MP4, ) Formats divers 1

4 Chapitre 1 Se connecter à l application 1 Pour vous connecter à BR-Docs Mobile App depuis votre iphone ou ipad, lancez l application en touchant l icône de l écran d accueil. Une fenêtre s ouvre. Vous devez ensuite renseigner les champs requis : votre nom d utilisateur et votre mot de passe. IMPORTANT Contrairement au champ , le mot de passe est sensible à la casse. Une fois tous les champs renseignés, touchez le bouton. 2

5 Guide de l application mobile Naviguer dans les répertoires 1 Accéder aux documents 1 1 Pour naviguer dans les dossiers et documents, touchez l onglet en haut à gauche de votre écran. Une barre de navigation apparaît (sur la gauche sur les tablettes) et les répertoires contenant vos différents dossiers et fichiers s affichent. Vous pourrez ensuite parcourir les dossiers et sous-dossiers afin de naviguer dans vos documents en touchant le répertoire correspondant. 3

6 Chapitre 1 Faites glisser votre doigt vers le haut ou le bas afin de parcourir les éléments de la liste. Afficher un document 1 Lorsque vous touchez un fichier (PDF ou image), un aperçu s affiche dans la fenêtre de droite. 4

7 Guide de l application mobile Dashboard Espaces de travail 1 Naviguer dans les espaces de travail 1 L écran d accueil des espaces de travail s affiche. 1 Vous pouvez afficher la barre des tâches sur la gauche en touchant. 5

8 Chapitre 1 Dans chaque espace de travail, vous trouverez des informations plus détaillées, comme illustré ci-dessous : John Smith s Workspace : nom de l espace de travail : indique le nombre d utilisateurs enregistrés dans l espace de travail. : indique le nombre de documents enregistrés dans l espace de travail. : indique le nombre de commentaires enregistrés dans l espace de travail. Rechercher un espace de travail 1 Vérifiez que vous vous trouvez dans l onglet. 6

9 Guide de l application mobile Sur cet écran, il vous suffit de saisir les mots-clés dans la barre de recherche pour rechercher l espace de travail souhaité : 1 L espace de travail s affichera automatiquement sur la droite de l écran. 7

10 Chapitre 1 Parcourir un espace de travail 1 Touchez l espace de travail. Il s ouvrira et l écran ci-dessous s affichera. 8

11 Guide de l application mobile Vous pouvez toucher la ligne à explorer pour afficher ses détails : Liste des activités récentes Toutes les activités ayant eu lieu dans l espace de travail sont répertoriées ici. La date et l heure de ces activités, ainsi que les détails de l utilisateur qui les a créées, sont affichés. 1 Liste des commentaires Vous pouvez afficher la liste des commentaires de l espace de travail. 9

12 Chapitre 1 Liste des documents Contient tous les documents ayant été ajoutés à l espace de travail. Afficher les documents de l espace de travail 1 Pour afficher l espace de travail et les documents qu il contient, touchez Explorer. Cette action vous renverra automatiquement à l onglet et documents de l espace de travail., où vous pourrez parcourir les dossiers 10

13 Guide de l application mobile Touchez l espace de travail. 1 Touchez le dossier à afficher. Tous les documents du dossier s afficheront. 11

14 Chapitre 1 Touchez le document que vous souhaitez consulter pour en afficher un aperçu. Créer un espace de travail 1 Sur l écran principal des espaces de travail, touchez pour créer un espace de travail. 12

15 Guide de l application mobile La fenêtre Créer un nouveau Espace de travail s affiche. 1 Dans, saisissez les informations requises : Nom de l espace de travail de l espace de travail 13

16 Chapitre 1 Dans Utilisateurs, touchez la petite icône pour ajouter des utilisateurs à l espace de travail. La fenêtre Ajouter un participant s ouvre. Sélectionnez les utilisateurs à ajouter à l espace de travail. Touchez Ajouter sélection pour confirmer votre choix. Dans Partage, vous pouvez choisir de rendre cet espace de travail public ou privé. Il sera privé par défaut. Touchez pour rendre l espace de travail public. Il s affichera alors en bleu. Vous pouvez également ajouter des invités en touchant en regard de Ajouter un invité. Saisissez leurs adresses et envoyez l invitation en touchant Ajouter. 14

17 Guide de l application mobile Enfin, touchez Créer pour confirmer la création de votre espace de travail. 1 Votre espace de travail est créé dans le dashboard des espaces de travail. 15

18 Chapitre 1 Ajouter un dossier ou un document 1 Pour ajouter un dossier ou un document, placez-vous dans le répertoire souhaité, puis touchez l icône située en haut de l écran. Ajouter un dossier 1 Pour ajouter un dossier, touchez. Saisissez ensuite le nom souhaité pour le nouveau dossier. 16

19 Guide de l application mobile Exemple : 1 Confirmez en touchant. IMPORTANT BR-Docs Mobile App n est pas sensible à la casse. Vous ne pouvez donc pas créer deux dossiers portant le même nom avec une combinaison différente de majuscules/minuscules. Exemple : «factures» et «FACTURES» seront donc considérés comme un seul et même nom de dossier. Ajouter un document (PDF ou image) 1 Vous pouvez par exemple ajouter une photo de la galerie photo de votre appareil mobile en touchant. 17

20 Chapitre 1 Choisissez une image stockée sur votre appareil. Saisissez ensuite le nom souhaité pour cette image. Si l image que vous avez sélectionnée correspond à une règle de classement existant dans votre plateforme BR-Docs en ligne, vous pouvez activer l indexation, puis choisir la règle souhaitée. Validez votre choix en touchant. 18

21 Guide de l application mobile Renseignez à présent les différents champs avec des métadonnées : Document type (Règle d'indexation) Document date (Date du document) Document issuer (Emetteur du document) Comment (Commentaire) Validez votre choix en touchant, en bas à droite. 1 19

22 Chapitre 1 Actions pouvant être réalisées sur un document 1 Ajouter un document 1 BR-Docs Mobile App vous permet par exemple de classer les photos prises directement depuis votre appareil mobile, et ainsi de les mettre immédiatement à disposition de votre équipe (employés, collègues, partenaires, fournisseurs, clients). Consultez la section Ajouter un dossier ou un document. Discussion sur un document 1 Avec BR-Docs Mobile App, vous pouvez créer et animer des fils de discussions sur vos documents clés. Cette fonctionnalité permet de communiquer avec d autres personnes à propos d un document enregistré dans un espace privé virtuel. Pour créer un fil de discussions, commencez par ouvrir le document souhaité. Touchez dans la barre située au-dessus du document. Cette page s affichera si votre document ne comporte aucun commentaire : 20

23 Guide de l application mobile Cette page s affichera si votre document comporte déjà des commentaires : 1 Pour créer un nouveau commentaire, touchez l icône et ajoutez votre commentaire, comme illustré ci-contre. Validez-le en touchant. Votre commentaire est ajouté au fil de discussions. 21

24 Chapitre 1 Une fois votre commentaire ajouté, l icône indique le nombre de commentaires publiés sur le document ( ). Tous les utilisateurs ayant accès au document pourront voir votre commentaire, publier une réponse et apporter leur propre contribution sous forme de commentaires. Pour répondre à un commentaire, touchez l icône sur la droite de ce commentaire, puis saisissez le vôtre. Une fois votre commentaire rédigé, touchez l icône. Votre commentaire est ajouté : Partager un document 1 BR-Docs Mobile App vous permet de transférer vos documents à des tiers grâce aux fonctions de communication intégrées (distribution par , publication dans d autres applications). Envoyer un document par Pour envoyer un document par , sélectionnez-le dans l interface des documents, puis touchez dans la barre située au-dessus. 22

25 Guide de l application mobile Exemple : 1 Touchez puis touchez le bouton, saisissez l adresse du destinataire et l objet de l , en haut. Ouvrir un document dans une autre application Pour ouvrir un document dans une autre application de votre appareil mobile, sélectionnez ce document dans l interface de navigation, puis touchez dans la barre située en haut. Touchez sur votre appareil., puis choisissez l application souhaitée dans la liste des apps installées 23

26 Chapitre 1 Imprimer un document 1 Pour imprimer un document, sélectionnez-le dans l interface de navigation, puis touchez la barre située au-dessus. dans Exemple : 1 Touchez, sélectionnez l imprimante en touchant, puis choisissez le nombre de copies à imprimer. Enfin, touchez. 24

27 Guide de l application mobile 1 Charger un document 1 Dans BR-Docs Mobile App, lorsque vous consultez un document, il est automatiquement enregistré dans le cache (l historique) de votre appareil. Vous pouvez ensuite le consulter lorsque votre appareil n est pas connecté à Internet/à un réseau Wi-Fi, ou lorsqu il est en mode «avion». 25

28 Chapitre 1 Rechercher un document 1 Vous pouvez rechercher un dossier ou un document depuis n importe quelle page, en touchant simplement l icône en bas à gauche de l écran. Saisissez ensuite un ou plusieurs mots ou caractères dans le champ de recherche, puis touchez sur votre clavier tactile pour lancer la recherche. 26

29 Guide de l application mobile REMARQUE Vous pouvez rechercher des dossiers ou documents en fonction des mots présents dans : Leur titre Leur contenu Leurs propriétés 1 Une fois la recherche terminée, les résultats correspondant à votre demande sont présentés sous forme de liste dans la barre de navigation de gauche. Faites glisser votre doigt vers le haut ou le bas afin de parcourir les éléments de la liste. Vous pouvez afficher chaque document en le sélectionnant dans la liste. 27

30 Chapitre 1 Liste des tâches 1 Dès qu un utilisateur attribue un document ou le contenu d un dossier à un autre utilisateur depuis la plate-forme en ligne BR-Docs, le document s affiche dans sa liste de tâches à traiter. Une tâche est donc un document qu un utilisateur doit «traiter» pour le classer. Accéder aux tâches 1 Pour afficher et traiter des documents, touchez l icône en bas à gauche de l écran. La liste des documents qui vous ont été affectés s affiche dans la barre de gauche. Touchez un document à traiter afin de l afficher. Exemple : 1 28

31 Guide de l application mobile Traiter une tâche 1 Pour traiter la tâche, signez simplement le document avec votre doigt dans la zone de signature. Validez-le en touchant. REMARQUE Pour effacer la signature, touchez l icône. Vous pouvez également ajouter un commentaire sur le document dans le champ suivant :. 1 La tâche est ensuite marquée comme étant traitée et le document est supprimé de votre liste de tâches. Le document signé s affichera alors dans l emplacement sélectionné pour le classement. 29

32 Chapitre 1 Compte-rendu de réunion (tablette uniquement) 1 Sur l écran d accueil de l onglet, touchez pour créer un compte-rendu de réunion. Créer un compte-rendu de réunion 1 Le menu suivant s affiche. Sélectionnez Créer un compte-rendu de réunion. 30

33 Guide de l application mobile La fenêtre Nouveau compterendu s affiche. Saisissez les détails du compte-rendu de réunion. Renseignez le sujet du compterendu, ainsi que les heures de début et de fin. 1 Sélectionnez ensuite l espace de travail dans lequel enregistrer le compte-rendu. Une fois tous les champs renseignés, touchez Suivant. 31

34 Chapitre 1 La fenêtre ci-contre s affiche : Note taker correspond par défaut au nom de la personne connectée à BR-Docs Mobile App. Touchez la petite icône pour ajouter des participants. Sélectionnez-les en touchant le nom des personnes souhaitées. Une fois les participants sélectionnés, touchez Ajouter sélection. La fenêtre ci-contre s affiche avec les noms sélectionnés. Vous pouvez les supprimer en touchant. Pour confirmer la création de votre compte-rendu de réunion et commencer la réunion, touchez Débuter la réunion. 32

35 Guide de l application mobile Fonctionnalités des comptes-rendus de réunion 1 Si vous avez touché Débuter la réunion lors de la création du compte-rendu de réunion, le document suivant est créé : Vous verrez un décompte indiquant le temps de réunion restant (la durée est déterminée en fonction des heures de début et de fin de réunion précédemment saisies). 1 Pour mettre la réunion en pause, touchez Pause. Cette fenêtre s ouvre alors. Le décompte est mis en pause, comme indiqué précédemment. Pour reprendre et relancer le décompte, il vous suffit de toucher Ok. 33

36 Chapitre 1 Rédiger un compte-rendu de réunion Vous êtes par défaut dirigé vers la page Discussion générale. Vous pouvez rédiger votre compte-rendu dans la zone de texte Discussion générale. Pour ce faire, touchez. Saisissez le sujet de votre réunion dans le champ Sujet et les points-clés dans Contenu. Pour confirmer votre texte, touchez Valider dans la barre des tâches. 34

37 Guide de l application mobile Ajouter des sujets Vous pouvez ajouter des sujets différents en touchant Ajouter un sujet. 1 Renseignez le nom de votre nouveau sujet, puis touchez Ajouter pour confirmer. Votre nouveau sujet est créé. 35

38 Chapitre 1 Comme pour le sujet général, vous pouvez saisir votre texte dans la zone Contenu. Pour confirmer votre texte, touchez Valider dans la barre des tâches. Ajouter des invités Dans la section Participants, vous voyez tous les participants que vous avez ajoutés lors de la création du compte-rendu de réunion. Vous pouvez également y ajouter d autres participants. Il vous suffit de toucher Ajouter un participant et d appliquer la même procédure que lors de la création du compte-rendu de réunion. 36

39 Guide de l application mobile Supprimer un compte-rendu de réunion Vous pouvez annuler et supprimer un compte-rendu de réunion en touchant Annuler. 1 Touchez Ok pour confirmer la suppression du compte-rendu. 37

40 Chapitre 1 Attribuer le compte-rendu à un utilisateur pour validation Vous pouvez attribuer le compte-rendu de réunion à un utilisateur pour qu il le signe. Dans la Tâche, attribuez le document en touchant. Sélectionnez l utilisateur, puis touchez OK. La tâche sera attribuée à l utilisateur sélectionné. 38

41 Guide de l application mobile Valider/compléter le compte-rendu Touchez Terminer pour valider et compléter le compte-rendu. 1 La fenêtre Partager le compte-rendu s affiche. Vous pouvez utiliser Envoyer à pour choisir les participants à qui envoyer le compte-rendu. Publier dans le Espace de travail vous permet également de choisir l espace de travail dans lequel publier le compterendu. Touchez Partager pour confirmer. 39

42 Chapitre 1 Afficher un compte-rendu de réunion Vous pouvez retrouver et afficher le document dans l espace de travail où vous avez enregistré le compte-rendu : Un certain nombre de documents PDF ont été créés. Vous pouvez afficher tous les documents portant le nom de la réunion que vous avez attribué au moment de la création du compte-rendu. Il y aura également des versions du document qui correspondront aux sujets que vous créez. Par exemple, celui-ci ne contient que Discussion générale. 40

43 Guide de l application mobile Ce document ne contiendra que le deuxième sujet de discussion, que nous avions appelé subject 2. 1 Au début de chaque document, vous verrez ce tableau avec le nom de la réunion, la date, l heure, l organisateur et les participants. 41

44 Chapitre 1 Paramètres 1 Touchez l icône en bas à gauche de l écran pour accéder aux paramètres. La fenêtre ci-dessous s ouvre : Depuis cette fenêtre, vous pouvez réaliser les tâches suivantes : Afficher les informations de votre compte (adresse du serveur, ID, version de l application) Vider le cache Afficher l aide en ligne Contacter l équipe d assistance de BR-Docs Fermer votre session en vous déconnectant de l application 42