La gestion d un projet de gestion intégrée des documents (GID) dans un contexte de gouvernance documentaire. Michel Roberge

Transcription

1 APTDQ 12 e congrès Gérer l information à l ère numérique Montréal, 19 avril 2012 La gestion d un projet de gestion intégrée des documents (GID) Michel Roberge 1 Contenu Le développement du système Le déploiement du système La maintenance et l évolution du système GID et Gouvernance documentaire. 2

2 La conception du système 3 La rencontre initiale avec les décideurs La sensibilisation des gestionnaires et du personnel visé L évaluation de la situation et la proposition d un plan d action Tous droits réservés Michel Roberge 4

3 L évaluation de la situation Le contexte organisationnel structure administrative : domaines d affaires en lien avec la mission et domaines en soutien à la mission (gestion interne) Les clients internes et externes : les besoins organisationnels et sectoriels La typologie et la volumétrie des documents et des dossiers Les pratiques actuelles et les outils existants : schémas de classification, règles de conservation, documents normatifs (politiques, directives, normes, procédures ) L environnement et les outils technologiques (systèmes informatiques ) Les pratiques de gestion des documents technologiques et des courriels Les forces et les faiblesses Les principaux problèmes vécus Les attentes des utilisateurs et de la direction Tous droits réservés Michel Roberge 5 La proposition d un plan d action La mise en place d un cadre de gestion du projet Phase de développement des outils de gestion documentaire : politique, schéma de classification, calendrier de conservation, normes, directives et procédures Phase de déploiement des composantes du système : choix d une solution technologique, formation du personnel, traitement et enregistrement des documents et des dossiers selon leur statut (actif, semi-actif, à détruire ou à archiver), application du calendrier de conservation, protection des documents et des dossiers essentiels, des informations confidentielles et des renseignements personnels Phase d évaluation en cours et post déploiement : audits sectoriels en cours de déploiement du système, bilan organisationnel de fin de projet, mesures pour assurer la pérennité du système, audits périodiques sectoriels et organisationnels Ressources humaines, financières et matérielles requises Tous droits réservés Michel Roberge 6

4 L évaluation de la situation et la proposition d un plan d action Tous droits réservés Michel Roberge 7 La rencontre initiale avec les décideurs La sensibilisation des gestionnaires et du personnel visé L évaluation de la situation et la proposition d un plan d action La réalisation d études spécifiques La réflexion sur l approche conceptuelle et opérationnelle La mise en place d un cadre de gestion de projet (MOP) Tous droits réservés Michel Roberge 8

5 La mise en place d un cadre de gestion de projet (MOP) La description générale du projet : objectifs, produits et services livrables, calendrier de réalisation, budget L organisation du projet : structure de projets, intervenants, groupe de validation, rôles et responsabilités Le plan de gestion du projet : démarrage, plans de travail, plans de suivi (calendrier de réalisation, budget, qualité ), gestion des risques, clôture Le processus de réalisation : dépôt des livrables, validation, demandes de changements, adoption et approbation Tous droits réservés Michel Roberge 9 La mise en place d un cadre de gestion de projet (MOP) Tous droits réservés Michel Roberge 10

6 La mise en place d un cadre de gestion de projet (MOP) Acteurs principaux du projet Documestre organisationnel Documestres sectoriels Tous droits réservés Michel Roberge 11 La rencontre initiale avec les décideurs La sensibilisation des gestionnaires et du personnel visé L évaluation de la situation et la proposition d un plan d action La réalisation d études spécifiques La réflexion sur l approche conceptuelle et opérationnelle La mise en place d un cadre de gestion de projet (MOP) L élaboration d un plan de gestion du changement et de communication Tous droits réservés Michel Roberge 12

7 Le développement du système Tous droits réservés Michel Roberge 13 Le développement du système La rédaction de la politique organisationnelle de GID Tous droits réservés Michel Roberge 14

8 Le développement du système La rédaction de la politique organisationnelle de GID But et fondement de la politique Champ d application Cadre légal et réglementaire Liens avec les autres documents normatifs de l organisation Objectifs de la politique Documents et dossiers couverts par la politique Principes généraux Modalités d application Responsabilité des intervenants Lexique Approbation et entrée en vigueur Tous droits réservés Michel Roberge 15 Le développement du système La rédaction de la politique organisationnelle de GID L établissement du nouveau schéma de classification des documents administratifs L établissement du nouveau calendrier de conservation La rédaction de normes, de directives et de procédures La production du Manuel de gestion intégrée des documents (GID) Tous droits réservés Michel Roberge 16

9 Le déploiement du système Tous droits réservés Michel Roberge 17 Le déploiement du système La stratégie de déploiement La production d un plan et du matériel de formation du personnel Tous droits réservés Michel Roberge 18

10 Le déploiement du système La production d un plan et du matériel de formation du personnel Tous droits réservés Michel Roberge 19 Le déploiement du système La stratégie de déploiement La production d un plan et du matériel de formation du personnel La mise en place de la solution technologique La formation du personnel L application initiale du calendrier de conservation Le traitement des documents et des dossiers Tous droits réservés Michel Roberge 20

11 Le déploiement du système Le traitement des documents et des dossiers Le traitement des documents et des dossiers en format papier Documents et dossiers actifs Documents et dossiers semi-actifs Le traitement des documents technologiques actifs Le traitement des documents et dossiers de conservation permanente Le traitement des documents et dossiers à trier L élimination des documents et des dossiers à détruire Tous droits réservés Michel Roberge 21 La maintenance et l évolution du système Tous droits réservés Michel Roberge 22

12 La maintenance et l évaluation du système Les audits sectoriels en cours de déploiement du système Le bilan organisationnel de fin de projet et les mesures pour assurer la pérennité du système Les audits périodiques sectoriels et organisationnels Tous droits réservés Michel Roberge 23 La maintenance et l évaluation du système Exemple de grille pour la réalisation d un audit Tous droits réservés Michel Roberge 24

13 La maintenance et l évaluation du système Plan d action pour assurer la pérennité du système Tous droits réservés Michel Roberge 25 Les facteurs de succès Tous droits réservés Michel Roberge 26

14 Les facteurs de succès La clarté du projet et de ses objectifs Une réponse à des besoins clairement identifiés Les besoins organisationnels Les besoins sectoriels Les besoins individuels Tous droits réservés Michel Roberge 27 Les facteurs de succès La clarté du projet et de ses objectifs Le champ d action du projet Un véritable système de GID La priorité : agir d abord sur les processus et sur les outils de GID Le niveau de pénétration du système dans l organisation Tous droits réservés Michel Roberge 28

15 Les facteurs de succès La clarté du projet et de ses objectifs Le respect de certaines exigences La culture organisationnelle Les orientations technologiques L environnement légal et réglementaire Les bonnes pratiques du métier Tous droits réservés Michel Roberge 29 Les facteurs de succès L engagement de la direction, des gestionnaires et de l ensemble du personnel La volonté affirmée et continue de la haute direction La volonté exprimée du dirigeant L assentiment des adjoints du dirigeant La concrétisation de la volonté du dirigeant : la politique de GID L appui des gestionnaires La sensibilisation du personnel La nomination de documestres organisationnel et sectoriels Tous droits réservés Michel Roberge 30

16 Les facteurs de succès Une démarche de gestion de projet L utilisation d une méthodologie structurée Un projet collaboratif Un projet dirigé par un spécialiste de la GID La collaboration des spécialistes des TI L implication de représentants du personnel Tous droits réservés Michel Roberge 31 Les facteurs de succès Une démarche de gestion de projet La planification du changement Un plan de communication efficace Un réseau de champions et de personnes clés à l échelle de l organisation Une approche pédagogique et un transfert d expertise La formation initiale du personnel Les audits sectoriels en cours de déploiement Tous droits réservés Michel Roberge 32

17 Les facteurs de succès La qualité et la pérennité des composantes du système La qualité des outils de gestion documentaire Le schéma de classification Les règles de conservation La qualité de la solution logicielle Tous droits réservés Michel Roberge 33 GID et Gouvernance documentaire Tous droits réservés Michel Roberge 34

18 GID et gouvernance documentaire La gouvernance documentaire Qui fait Quoi, Comment et Avec quoi? Tous droits réservés Michel Roberge 35 GID et gouvernance documentaire Établir un plan de gouvernance documentaire Portée du projet D où on part? Où on veut aller? Comment va-t-on y arriver? Tous droits réservés Michel Roberge 36

19 GID et gouvernance documentaire Établir un plan de gouvernance documentaire Se concentrer sur les utilisateurs des documents, acteurs principaux d une gestion documentaire optimisée Privilégier la transmission des savoirs et des savoirfaire sur les solutions techniques et technologiques Accompagner et soutenir les utilisateurs des documents afin d accroître leurs compétences dans la gestion de leurs documents Tous droits réservés Michel Roberge 37 Blogue : Twitter : LinkedIn : Sites Web: Les carnets de Michel Roberge Gestar Éditions Michel Roberge Tous droits réservés Michel Roberge 38