Cycle de formation Gestion de projet

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2 Cycle de formation Gestion de projet Mener avec succès la conduite d un projet nécessite, pour son responsable, une expertise technique mais également un management efficace par la prise en compte globale de la dimension relationnelle du projet. Mobiliser, impliquer, optimiser les synergies, faire adhérer au projet non seulement son équipe opérationnelle mais aussi les acteurs tiers impliqués dans le changement, anticiper et gérer les risques, estimer et piloter les coûts, telles sont les clés du succès et les défis du chef de projet. François-Xavier Arnaud - Conseil en gestion de projet Maîtriser les enjeux, concepts et méthodologie de la conduite de projets afi n d en assurer sa réussite, Mettre en perspectives les démarches et outils de management les plus récents dans un environnement multiculturel à fortes contraintes, Acquérir les aptitudes et compétences d un manager pour animer une équipe projet, S approprier une méthode de résolution de problèmes et d organisation de projet et savoir l utiliser à bon escient, Apprendre à formaliser la communication et les engagements entre les parties prenantes. Méthodologie En complément des apports conceptuels et méthodologiques, chaque session s appuie sur des méthodes interactives (mises en situation, études de cas en sous-groupes) favorisant le transfert d expériences entre les participants. cycle de formation de 5 jours en présentiel et 10 heures à distance

3 Itinéraire Pédagogique Ce séminaire permet de découvrir, en situation et de manière simple et naturelle, les principales techniques de gestion de projet, de les examiner et d arriver à une pratique maîtrisée du management en mode projet. Il se déroule autour d une simulation dont le thème est la mise en place d une structure éducative en milieu rural (1). Les participants adoptent successivement les différents rôles opérationnels (chef de projet, planifi cateur, contrôleur des coûts, responsable audit-qualité, risk-manager, chargé de communication, coordinateur). A l issue d une présentation des spécifi cités de la démarche projet, le cycle de vie complet d un projet est déroulé en 4 étapes. Basée sur une pédagogie active, ce cycle de formation en gestion de projet privilégie une mise en œuvre pratique et immédiate des concepts et techniques enseignés au travers d une action d accompagnement des projets initiés par les stagiaires. La mise en application de ces enseignements est facilitée au moyen d une assistance- assurée par votre formateur pour une durée d un an. A cet effet les participants du cycle de formation ont accès à un site internet exclusivement dédié à leur projet, destiné à actualiser leurs connaissances en management et échanger leurs expériences. (1) Dans le cadre de séminaire de formation sur mesure dédiée à une équipe projet pré-constituée, et par souci de répondre au mieux à leur attente, le choix du cas d étude est adaptable aux besoins spécifi ques des stagiaires. Pré-requis Cette formation est une présentation des principes fondamentaux de la gestion de projet. Elle ne requiert aucune connaissance particulière. Cependant, l intervention relative à la présentation de MS-Project nécessite de la part des stagiaires une connaissance de l environnement Windows. Modalités d évaluation Le système d évaluation comprend : Une évaluation individuelle continue fondée sur l assiduité et la participation appréciée à l occasion de chacune des sessions. Une présentation de travaux individuels validant les principales étapes de la formation (études de cas ou dossiers-projets faisant suite à chaque enseignement constituant les compétences généralistes de management). Public concerné Ingénieurs et cadres engagés dans une équipe projet, chef de projet, responsables chargés d animer une équipe projet ou participant au comité de pilotage, et toute personne amenée à encadrer une équipe opérationnelle. Langue utilisée Le cycle de formation se déroule en langue française (interventions et supports pédagogiques). Durée 5 jours en présentiel et 10 heures à distance.

4 Pour que votre projet aboutisse, une formation mixte, en deux temps : Une approche complémentaire 1 - En présentiel : cours théorique étude de cas et Q.C.M. échanges interactifs 2 - A distance : auto-formation e-learning échanges personnalisés En alternance, travail sur des situations concrètes apportées par les participants, apports théoriques et expérimentation, animation par les participants de certaines séquences sous la supervision d un consultant. A l issue de la formation, les participants ont accès à un site dédié à la gestion de projet. Ce support en ligne met à disposition pendant un an les ressources pédagogiques suivantes : apports théoriques et fi ches outils, tests et exercices d évaluation, tutorat, et glossaire. Module 1 : Créer la réussite de ses projets - Réaliser les analyses de faisabilité - Elaborer un scénario de réalisation - Construire un dossier de défi nition de projet Module 2 : Organiser et gérer les projets - Estimer les capacités nécessaires - Organiser des lots de travaux - Coordonner l enchaînement des activités - Bâtir l organisation de son projet Module 3 : Piloter et manager ses projets - Bâtir un organigramme fonctionnel - Etablir un diagnostic organisationnel - Provoquer les arbitrages - Expérimenter les processus de décision Module 4 : Maîtriser - Superviser la qualité du processus de projet - Anticiper et gérer les situations critiques - Défi nir des plans de progrès Module 5 : Clôturer - Comment exploiter le retour d expériences? Module 1 : Prévoir - Défi nir les paramètres de la réussite - Note de cadrage - cahier des charges Module 2 : Organiser - Organigramme et fi ches de tâches - Réseau Pert - Diagramme de GANTT Module 3 : Manager - Bâtir un organigramme fonctionnel - Etablir un plan de communication Module 4 : Maîtriser - Défi nir des indicateurs d avancement - Défi nir un référentiel d audit Module 5 : Clôturer - Capitaliser le savoir-faire

5 Module 1 : Créer la réussite de ses projets Evaluer les enjeux, définir les objectifs Avoir une vue globale et synthétique sur les principales techniques de gestion de projet, Identifier les points clés du management par projet, Définir une démarche projet de l étude du besoin à la réalisation et au bilan, Mettre en œuvre les techniques de base de la gestion de projet, Formaliser les objectifs du projet et les faire valider. Etudes de cas et ateliers A partir d une réflexion collective sur la définition des objectifs, s assurer que les intervenants partagent une vision commune du projet, Définir l objectif et le périmètre de son projet (élaboration d une fiche projet), Définir les conditions de réussite de son projet au travers d indicateurs, Déterminer les contraintes potentielles et les acquis existants, Déterminer et évaluer les forces motrices et les forces d inertie, Construire un dossier de définition incluant une vision prospective et une évaluation du projet. Problématique abordée Une trop grande partie des projets font l objet de multiples réactualisations dans les semaines qui suivent leur lancement. Pourquoi? Simplement parce que le contexte est mal défi ni, les attentes irréalistes ou fl oues, l estimation erronée. Un démarrage de projet réussi contribue à solidifi er l édifi ce. L objectif de cette journée est de mettre au point une méthode qui vous encadre et vous guide dans cette étape cruciale de la vie de chaque projet. Programme - Concepts de base et cificités de la démarche spéprojet 1 - Défi nir un projet De la gestion de projet au management par projet Clarifi er l environnement du projet : les contraintes et les parties prenantes 2 - La réalisation des tâches de planifi cation stratégique Identifi er les principaux composants de la réussite Etudier les rôles clés et défi - nir les étapes Vérifi er la faisabilité et identifi er les priorités - Etape 1. Organiser le projet (phase préparation) 3 - Prévoir une vision à long terme Défi nir un changement Concevoir la solution idéale 4 - Défi nir le périmètre et les objectifs du projet Défi nir la fi nalité Déterminer des objectifs et des indicateurs Fixer les priorités et les ob- jectifs 5 - Evaluer les contraintes Préserver ce qui fonctionne Evaluer les contraintes de temps Examiner les limites en termes de ressources Utiliser les moyens existants 6 - Mobiliser les moyens Evaluer les besoins personnel Identifi er les autres ressources Choisir une méthode d évaluation des coûts Faire des compromis Récapituler les ressources : la matrice d engagements L évaluation des investissements Avoir recours à des ressources extérieures

6 Module 2 : Organiser et gérer ses projets Structurer pour la maîtrise du «coûts/délais» Comprendre la façon d analyser et de structurer un projet, Se doter des méthodes pour planifier et mener à bien le projet (délais, coûts, livrables), Savoir élaborer un planning de référence au travers d un réseau logique Connaître les principes d utilisation d un logiciel de planification simple, Développer des comportements efficaces pour maîtriser les délais. Problématique abordée Les points évoqués au cours de cette journée permettent de visualiser, de comprendre et d utiliser au mieux l ensemble des mécanismes mis en œuvre dans la planifi cation de projets, en répondant aux questions suivantes : comment établir un planning prévisionnel et comment y affecter les ressources humaines, techniques et fi nancières nécessaires à l aboutissement du projet? Les séquences de simulations et études de cas qui composent cet atelier permettent de traiter la planifi cation aussi bien sur le plan méthodologique que sur le plan du management. Etudes de cas et ateliers Identifier les tâches et les jalons, Définir un niveau de précision dans le découpage des tâches et une échelle de temps, Evaluer la charge des tâches et leur durée, Etablir de diagramme de GANTT, Calculer les marges et le chemin critique, Tracer le réseau PERT du projet, Etablir le plan de charges et de ressources, Mettre au point l échéancier et le budget du projet. Programme (suite de l étape 1) 7 - Lister les tâches et les activités Pourquoi établir une liste des tâches? Identifi er et établir une liste de tâches Regrouper les tâches en liste d activité 8 - Classer les activités Respecter l ordre Estimer le temps de chaque activité La gestion par le diagramme en réseau Introduction au logiciel de gestion de projet 9 - Fixer les échéances Visualiser les tâches : le diagramme de GANTT Détecter les chevauchements Déterminer les échéances avec les réseaux PERT 10 - Valider le plan : le plan d exécution du projet La formalisation de l objectif du projet : le cahier des charges fonctionnel La formalisation de l évaluation du projet : le dossier de conception (business case) Construire le plan qualité de son projet

7 Module 3 : Piloter et manager ses projets Maîtriser la dimension humaine du projet Sensibiliser aux exigences et aux composantes du métier de chef de projet, Comprendre le mode de constitution et d évolution d une équipe en cours de projet, Savoir adapter son style de management et sa direction d équipe (attitudes, leadership ), Explorer le processus de communication projet et de prise de décision dans une organisation matricielle, Apprendre à mener efficacement les réunions de projet et les revues. Problématique abordée Lorsque les projets atteignent une certaine taille, font intervenir de nombreuses parties prenantes aux intérêts parfois divergents, ou demandent de mettre en synergie différents services externes au groupe projet, les personnes en charge de ces projets doivent acquérir de nouvelles compétences. Cette journée permet d aborder différents thèmes essentiels au management des acteurs du projet, et plus particulièrement le pilotage du projet sous les aspects organisation, conduite d équipe, relations avec les tiers, qui constituent souvent le facteur de réussite des projets. Etudes de cas et ateliers Analyser ses propres compétences en tant que chef de projet et repérer son style managérial, Identifier les compétences humaines nécessaires à la réalisation des objectifs impartis, Repérer les acteurs individuels et les acteurs collectifs : définir leur rôle et leur objectif (fiche de fonction), Bâtir un organigramme fonctionnel, Définir les modalités de fonctionnement et les règles du jeu, Prévoir les modalités de pilotage : tableaux de bord, réunions, comptes rendus, gestion de l information des modifications, Etablir un plan de communication du projet, Etablir une revue de projet, Elaborer une note d information sur l avancement du projet à destination des tiers. Programme Etape 2. Mettre le plan à exécution (phase démarrage) 1 - Atouts et diffi cultés du fonctionnement par projet Caractéristiques et enjeux du management par projet Identifi er, évaluer et associer les acteurs du projet 2 - Créer l équipe projet Gérer les relations avec les hiérarchiques des services : Identité, appartenance, rôle et implication des acteurs Lancer l équipe projet : la réunion de lancement de projet 3 - Gérer l équipe projet Rompre le traitement sé- quentiel des projets Susciter et mesurer l impli- cation des contributeurs Négocier et résoudre les confl its 4 - Informer l équipe projet La communication est responsabilisante Avoir une stratégie de communication Faciliter la circulation de l information

8 Module 4 : Maîtriser ses projets Intégrer les risques-projet, assurer la qualité Etablir une check-list des points à analyser et des questions à se poser pour mieux anticiper, Animer des réunions d analyse, des réunions d avancement, Identifier les risques à chaque étape du projet, en analyser les causes et les impacts Evaluer leur gravité et hiérarchiser les différents types de risques, Mettre en place une organisation pour gérer les risques en continu, Constituer un portefeuille des risques et capitaliser les expériences, Découvrir les exigences de la norme ISO 10006:2003, Assurer la qualité dans chacune des phases du projet. Etudes de cas et ateliers Définir des indicateurs d avancement, Elaborer un système de contrôle d avancement du projet : collecte et analyse des informations, Interpréter et gérer des modifications externes en vue d une intégration dans le logiciel de gestion, Concevoir un tableau d occurrence et d évaluation des risques projet, Définir une stratégie de traitement des risques «type», Définir la qualité, en comprendre ses enjeux, Définir un système normatif de gestion des processus selon la norme ISO 10006:2003, Définir un référentiel d audit du projet et concevoir une grille d auto-diagnostic des pratiques. Problématique abordée La performance d un projet ne consiste pas uniquement dans la réalisation «à tous prix» de l objectif initial. Respect des moyens engagés et des délais, conformité avec les objectifs sont autant d indicateurs de mance. Le but de cette journée est d analyser les méca- perforque» est déjà présent dans l environnement du projet. nismes de mise en place d indicateurs au travers de tableaux de bord adaptés à la spécifi cité de votre projet. Par ailleurs, avant même sa naissance, le paramètre «ris- Qu ils soient techniques, administratifs ou économiques, les risques à considérer exigent leur identifi cation précoce et une compréhension approfondie pour pouvoir les maîtriser. De même, tout au long du projet, de fortes incertitudes pèsent sur les délais, les coûts et l objet même du projet. Elles doivent être anticipées, analysées et traitées pour réduire au maximum leurs impacts et assurer le respect des objectifs. Cette démarche d analyse des risques sera également abordée au travers de l application des normes ISO 10006:2003 qui défi nit les conditions d obtention de la qualité dans le management de projet et de l audit projet. Programme Etape 3. Suivre l évolution du projet (phase réalisation) 1 - Surveiller la progression : le suivi des résultats L utilisation des tableaux de bord L utilisation des rapports d avancement L utilisation des logiciels de gestion de projet 2 - Organiser les réunions d évaluation La planifi cation d une évaluation La sélection des participants 3 - Gérer le changement Comprendre le changement Evaluer l impact du changement 4 - Intégrer les risques projet Evaluer et hiérarchiser les différents types de risques et leur impacts Formaliser le traitement du risque : établir des outils de traitement des risques Les techniques de diminution du risque au cours de l exécution du projet 5 - Maîtriser la qualité de ses projets : appliquer la norme ISO 10006:2003 Introduction à la norme ISO 10006:2003 Appréhender les rapports et les exigences de la norme ISO 10006: Anticiper l audit de projet Evaluation et audit de projet : processus et points communs aux deux démarches Comment constituer l équipe d audit Méthodes et outils de l audit : éléments pour la réalisation d un audit de projet

9 Module 5 (1/2): Clôturer ses projets La capitalisation des connaissances Savoir capitaliser et améliorer le mode de fonctionnement en projet, Problématique abordée 1 La capitalisation des connaissances : Pour chaque projet, tout n est pas à «réinventer». Dans un contexte d accélération des processus et de demande accrue de valeur ajoutée, il est primordial de savoir capitaliser l expérience acquise au fur et à mesure de la réalisation de ses projets. De nouveaux projets pourront alors être développés plus vite et de façon plus économique en réutilisant ces savoirs. La capitalisation du savoir-faire devient un impératif stratégique d autant plus important que le nombre de projets se multiplie. Pour mener à bien cette démarche, il est nécessaire d apporter des solutions à certaines questions essentielles telles que : Quelle information est utile à partager? Comment rendre cette information exploitable collectivement par un mode de capitalisation logique à tous? Comment exprimer cette information souvent informelle (savoir-faire individuel)? Comment faire partager l information dans la communauté projet? Etudes de cas et ateliers Organiser une méthode d enregistrement des connaissances et expériences au cours de la réalisation du projet depuis sa conception jusqu à son achèvement, Mettre en œuvre le système d échange des retours d expériences. Programme - Etape 4. Concrétiser le projet (phase finalisation) 1 - Maximiser l impact du projet Mener le projet à son terme Tirer les leçons d un projet Assurer la traçabilité Préparer les supports de collecte de l information Identifi er les domaines et la nature des informations pour lesquels le savoir-faire doit être améliorer Positionner et conduire les revues de projet 2 - Analyser le retour d expérience : la capitalisation Les différents domaines d acquisition : technologique, fi nancier, organisationnel, humain de service Constitution de la base de données 3 - Organiser le transfert et le partage du savoir-faire Récupérer l information à partir d une typologie de projets commune Valider le savoir-faire acquis au travers des projets par les réunions

10 Module 5 (2/2) : Clôturer ses projets Connaître et maîtriser les outils Acquérir les principes d utilisation d un logiciel de gestion de projet, Apprendre à mettre en œuvre les fonctions de base de MS-Project, Utiliser l outil pour structurer, planifier, et communiquer sur le projet, Découvrir le site dédié aux stagiaires et son mode opératoire. Problématique abordée 2 L utilisation des outils de gestion de projet : Les outils de gestion de projet sont devenus d un usage courant, d où, pour le chef de projet, la nécessité d en connaître les multiples techniques. Cependant, si la gestion des tâches est un domaine assez bien maîtrisé, la gestion des ressources reste, par contre, sous-utilisée. Après une présentation de différents logiciels de gestion de projet, ce module abordera les notions de paramétrage de l interface utilisateur, la gestion des coûts et des ressources, de contrôle et pilotage du projet au travers de l outil MS-Project. Programme Introduction au logiciel de gestion de projet 1 - Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet? Rappel des contraintes Fonctions principales d un logiciel de gestion de projet 2 - Présentation non exhaustive de différents logiciels de gestion de projet Les logiciels de gestion de projet (suite logicielle ou non) Les outils dédiés à la gestion de projet (gestion des portefeuille de projet description des processus planifi cation des ressources humaines) La gestion d un projet avec la suite MS-Project 1 - Projets pilotés par tâches Les données du projet (saisie des tâches et des jalons) L optimisation du projet (chemin critique et liaisons) Le suivi du projet (optimisation des liaisons) 2 - Projets pilotés par ressources Les données du projet (création et gestion des ressources) L optimisation du projet (résolution des confl its de ressources) Le suivi du projet (gestion des heures de travail tâches /projet) 3 - Projets pilotés par coûts Renseignement du coût fi xe lié à une tâche Renseignement des coûts liés aux ressources Visualisation des coûts par tâches, par ressources pour l ensemble du projet 4 - Personnalisation des tables, des fi ltres, des plannings et des rapports Création et utilisation de modèles de projet Personnalisation des affi - chages Personnalisation et création de tables Personnalisation de rapports et de fi ltres 5 - Multi-Projets Consolidation de plusieurs projets Projets insérés Partage de ressources entre projets Utilisation de l organiseur Présentation du site dédié aux stagiaires 1 - Finalité du site Pourquoi faire? Qui trouver? 2 - A qui s adresse-t-il 3 - Comment s y connecter Adresse, conditions d utilisation et restrictions d accès

11 Formations complémentaires et assistance à la gestion de projet La maîtrise de la conduite de projets nécessite un savoirfaire dans : cycles de formation de 2 jours en présentiel et 4 heures à distance la défi nition de la mission et des objectifs du projet, l organisation des activités, l accompagnement des acteurs la planifi cation et le pilotage du projet, la communication, la négociation, la délégation, la résolution des confl its, etc. Ce sont ces actions de complément que nous abordons, à travers le, la formation, l assistance et le coatching des directions, chefs de projets et équipes de projets. Formations en cycles courts Culture projet (réf. CP01) Préparer l ensemble des acteurs d une entreprise à la culture management par projet et de projet, Motiver l ensemble des acteurs de l entreprise à travers les projets, Identifi er les enjeux du management de projets, Identifi er les apports et les contraintes de la culture projet Analyse de la valeur (réf. AV02) Défi nir une méthodologie d expression des besoins, Optimiser la défi nition des besoins : évaluation des coûts objectifs, réduction des dépenses inutiles, Maîtriser la démarche Analyse de la Valeur, Adopter un esprit Analyse de la Valeur, Maîtriser les coûts. Analyse des risques dans les projets (réf. AR03) Identifi er les étapes dans l analyse des risques des projets, Connaître les méthodes et les outils d analyse des risques, Quantifi er les risques, défi nir les plans d action préventifs et/ou correctifs, Mettre en oeuvre les plans d action dans un planning de risques avec les acteurs et les dates de surveillance. Répondre à la norme ISO 10006:2003.

12 Conduite de projet : Simulation (réf. SP04) Systèmes d information et tableaux de bord, Mettre en pratique dans un projet réel interne, les outils méthodes de management de projets. Planification et pilotage de projet (réf. PP05) Maîtriser les techniques pour planifi er les projets, Maîtriser le processus de planifi cation des projets au niveau de la démarche et de l utilisation de l outil de planifi cation, Identifi er les clefs du succès d une planifi cation d un projet, Défi nir la mission et les objectifs du planifi cateur de projet. Animation d un groupe de travail (réf. GT06) Savoir fi xer les objectifs de chaque acteur du projet, Savoir motiver l équipe de projet : interne et externe, Savoir déléguer, négocier, Savoir communiquer et contrôler les réalisations du projet, Maîtriser le savoir faire faire, Evaluer le rôle et les compétences du chef de projet. Microsoft Project 2000 et 2002 (réf. MP07) Acquérir les fonctions de base de Microsoft Project, ainsi que la démarche méthodologique d utilisation d un logiciel de gestion de projet. Assistance à la gestion de projet Définition et Mise en Place de Stratégie Choix des Organisations Orientées Projets Animation de Groupe de Travail (Créativité, Innovation, Benchmarking, etc.) Mise en Place de la Base de Connaissance des Projets Manuel et Outils Méthodes de Management de Projets Définition des Plans de Formations liées à la Mise en Œuvre de la Culture Projet Réalisation de Plan Assurance Qualité Analyse des Risques et Planification des Projets Mise en Place de logiciels de Gestion de Projets

13 Informations : 7d, Allée Ognard - Ligne Paradis F Saint-Pierre (Reunion Island) 43, Cours de l Intendance F Bordeaux Phone : +33 (0) Fax : +33 (0) GSM : +33 (0) arnaud.fx@syllepse.fr