uvox 360 : pour avoir voix au chapitre! La rétroaction à 360 Qu est-ce qu une rétroaction à 360º

Transcription

1 uvox 360 : pour avoir voix au chapitre! La rétroaction à 360 Dans un contexte de travail qui reconnaît la valeur stratégique des employés de l entreprise, les services des ressources humaines ont de plus en plus besoin d instruments qui leur permettent de mesurer la satisfaction des employés, le niveau de rendement et l évaluation des compétences favorisant l atteinte des objectifs de l entreprise. Une récente étude révèle qu aujourd hui, 90 % des entreprises du Fortune 1000 utilisent la rétroaction à 360 aux fins de développement de leurs employés. Nous constatons également que ce phénomène se répand de plus en plus dans les petites et moyennes entreprises. Bien exécuté, dans un cadre de développement à long terme, la rétroaction à 360 aura un impact positif sur le climat et le rendement de l entreprise. Le déploiement d une évaluation multisource exige une excellente planification surtout parce que l information recueillie est sensible et que nous devons nous assurer de sa présentation et de son interprétation. Intimement impliquée dans plusieurs initiatives visant l implantation de programmes d évaluation et de rétroaction au sein de grandes et moyennes entreprises, l équipe d Ullix a conçu au cours des dernières années des méthodologies et concepts de gestion fort innovateurs pour favoriser la création de conditions gagnantes. Notre expertise est pluridisciplinaire comme le sont les entreprises et a servi au développement d uvox : une application Web de nouvelle génération essentiellement dédiée à l évaluation des personnes et à la mesure organisationnelle. Conçue par des spécialistes, uvox incorpore et supporte des pratiques éprouvées dans le cadre de projets bien réels. Cet article présente un survol des meilleures pratiques pour la conception et le déploiement de projets 360 et révèle comment uvox intègre et supporte ces pratiques. Qu est-ce qu une rétroaction à 360º En somme, il s'agit d'un processus de sondage structuré et confidentiel dans le cadre duquel plusieurs personnes sont invitées à évaluer, par l entremise d un questionnaire sur papier ou par Internet, dans quelle mesure et à quelle fréquence un individu manifeste certains comportements déterminants. Dans ce cadre, la rétroaction à 360 est utilisée aux fins de développement personnel. D'une part, le participant s'évalue et, d'autre part, il sollicite la rétroaction de son leader, de ses collègues et, idéalement, de tous ses subordonnés des gens avec qui il interagit régulièrement en milieu de travail. Il est possible aussi d inviter d autres personnes tels les clients internes ou des partenaires. Le participant pourra ainsi comparer son propre bilan avec celui établi par les autres.

2 C'est la diversité des perspectives et l'analyse des écarts qui permettent au participant d'approfondir sa connaissance de soi et de mieux saisir son impact sur les gens qui l'entourent. Elles lui permettront d identifier des pistes d amélioration et d établir un plan de développement personnel en conséquence. Elle permet aux participants : d obtenir rapidement une rétroaction diversifiée, donc plus nuancée que si elle venait d une seule personne; d identifier leurs forces et leurs opportunités de développement; de prioriser, sur une base objective, les compétences à développer avec leur supérieur. Précisément, ça mesure quoi une rétroaction à 360º? Des comportements observables La rétroaction à 360 s apparente en fait à un sondage... un sondage sur un individu. Idéalement, le questionnaire doit être basé sur des comportements et des agissements observables par ceux qui sont appelés à y répondre. Évidemment, il ne peut évaluer les mêmes comportements chez tous les employés d une organisation. Voilà pourquoi, avant de le concevoir, il est nécessaire de s interroger sur les dimensions pertinentes que l on veut prioriser et développer dans l entreprise. En fait le problème se corse ici. D une part, il est bien sûr évident qu un questionnaire «générique» ne saurait évaluer tous les comportements déterminants. D autre part, la sur-spécificité n offrirait aucune base de comparaison pour les participants à travers l entreprise. Il peut donc y avoir intérêt à établir plus d un référentiel de compétences afin de mieux cibler les groupes d individus participant à l exercice de rétroaction. Ainsi, des dimensions spécifiques peuvent être sondées pour les cadres intermédiaires et d autres pour le personnel non cadre tandis que certaines autres dimensions fondamentales, communes à tous les membres de l organisation, permettent d avoir une perspective à travers toute l entreprise.

3 D autres mesures d évaluation sont également fort valables et appréciables. Par exemple, pourquoi ne pas proposer aux évaluateurs de se prononcer sur l importance relative de certaines compétences pour la personne évaluée. Ce type d appréciation permet à la personne évaluée de concentrer son effort sur ces points jugés importants et de prioriser son plan de développement. Il est également possible de poser quelques questions ciblées sur le contexte de travail afin d identifier des problèmes que l entreprise peut solutionner pour mieux appuyer ses employés. uvox vous permet de créer vos propres questionnaires selon le référentiel de compétences ou de pratiques de gestion qui convient à votre organisation. Pour bien amorcer votre travail, uvox vous propose une librairie de questions ainsi que toute une variété d échelles d évaluation et de types de réponse qui vous permettront de créer des questionnaires d une qualité graphique exceptionnelle et d une grande convivialité. Les étapes d une rétroaction à 360º Il ne faut pas nier la complexité logistique d une rétroaction à 360º. Ce programme doit absolument s inscrire dans une perspective à long terme et offrir des opportunités de développement aux employés en assurant des programmes de formation, de motivation ou de mobilisation. Ullix appuie le gestionnaire dans toutes les étapes d un projet de rétroaction à 360, que ce soit par l utilisation d uvox ou par des services-conseils. 1. Définir le référentiel de compétences Cette étape consiste à identifier les habiletés, compétences et valeurs qui sont perçues comme étant essentielles à l atteinte des objectifs de l entreprise. Certaines de ces compétences seront spécifiques à un service tandis que d autres seront partagées par l ensemble de l organisation. uvox offre des modèles de compétences génériques qui peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques ou utilisés tel quels. Évidemment, il est possible d incorporer votre propre modèle de compétences dans l application. 2. Définir les paramètres du projet Le projet de rétroaction à 360º peut prendre plusieurs formes. Le gestionnaire de projet peut décider de laisser les participants choisir leurs propres répondants ou de les présélectionner. Il pourra aussi décider du temps alloué à chacune des étapes de projet, de la constitution des groupes, de la politique de confidentialité et d anonymat entourant le projet, et surtout, planifier «l après-360». uvox vous donne le contrôle de tous les paramètres de mise en ligne, ce qui vous offre une grande souplesse de décision dans la gestion d un projet d entreprise. 3. Bâtir le questionnaire La rédaction des questions est une activité qui exige beaucoup de doigté et un bon sens de la sémantique. Il s agit ici de concevoir des questions précises sur les comportements observables des individus et spécifiquement liées aux compétences en question. Il faut non seulement respecter les règles de l art d un bon questionnaire, mais aussi, en parallèle, concevoir le rapport et définir les résultats qui seront dévoilés à la personne évaluée.

4 4. Créer et déployer un plan de communication L impact de l annonce d un projet d évaluation à 360º varie inévitablement d une organisation à l autre. Tout dépendant du climat organisationnel, de la culture d entreprise et d autres conjonctures, la perception de cet exercice peut susciter dans certains cas une grande appréhension qui peut compromettre le succès du projet. Il est donc important de communiquer les motifs, buts, avantages et bénéfices du programme à tous les intervenants. 5. Lancement et administration du questionnaire L utilisation d une application Web pour administrer une évaluation à 360º constitue un réel avantage en économie de temps et de ressources. Celle-ci doit fournir au gestionnaire de projet les moyens de contrôler (dans le sens de «monitoring») adéquatement le projet, car les changements en cours de route sont inévitables. 6. Clôture du sondage et génération du rapport Les évaluateurs auront tous été informés des délais pour la complétion des différentes étapes de la rétroaction à 360º. Les rappels automatisés aideront à optimiser le taux de participation mais une date de clôture doit être fixée et respectée. L utilisation d une application informatique permettra de générer les rapports immédiatement et de les expédier aux personnes préalablement désignées. 7. Analyse des résultats et compte rendu Un rapport est envoyé automatiquement aux personnes évaluées et nous recommandons fortement de faire un suivi dans les plus brefs délais, soit par un compte rendu individuel, soit par un compte rendu de groupe qui explique comment interpréter les résultats obtenus. En outre, une vue d ensemble des résultats agrégés permettra au gestionnaire de projet ou au spécialiste RH d identifier les grandes tendances et de préparer (ou réorienter) la stratégie de développement des individus ou des groupes. Aujourd hui, uvox exploite le plein potentiel de l explosion d Internet : faible coût d implantation, accès universel au questionnaire, notification par courriel aux participants, traitement des données et livraison en temps réel des rapports.

5 Quelques conseils pratiques uvox est la synthèse de plusieurs années d expérience dans la conception et l administration de projets de rétroaction à 360º ou d évaluations multisources. Cette application Web, unique en son genre, incorpore les meilleures pratiques recensées par l industrie. Établir un lien entre les compétences qui seront évaluées et les objectifs de l organisation. Obtenir l appui et l approbation de la haute direction est un facteur de réussite essentie. Harmoniser les programmes actuels soutenus par le service des ressources humaines. Programmes de formation: cours, lectures, ateliers Programmes d évaluation de la performance. Programmes de coaching ou de parrainage. S assurer au préalable que les compétences sont reconnues et comprises par tous les employés. Le déploiement d un projet pilote au préalable permet d ajuster et de bonifier le référentiel de compétences. Les participants à un projet pilote devraient relever d un service ou d un groupe représentatif de l entreprise qui pourraient éventuellement devenir les «champions» du programme. L organisation d une table ronde pour sonder les participants du projet pilote est une valeur sûre pour identifier les améliorations à apporter au projet. Prévoir dès le départ «l après 360». Le compte rendu sur le rapport de rétroaction et l identification des axes de développement. Le soutien au développement des personnes (programmes de motivation ou de mobilisation). Le coaching pendant les mois qui vont suivre. Les opportunités de formation. Organiser le suivi et la gestion des programmes de gestion des ressources humaines dans un contexte d affaires à plus long terme.

6 À propos d ULLIX Ullix est une société qui s est donné pour mission de développer et de supporter les processus et les activités spécifiques à la gestion de la performance et au développement individuel au moyen d outils de communication et de gestion informatiques. Ullix propose des solutions simples, faciles à utiliser, pour automatiser, contrôler et simplifier la gestion de la performance individuelle («EPM: Employee Performance Management»). Ces solutions vous donnent la possibilité de concevoir, de déployer et de gérer des projets pour sonder le climat organisationnel, évaluer la performance des individus ou des équipes de travail et suivre le développement individuel des employés en relation avec la mission et les objectifs de l organisation. uvox, le produit vedette d Ullix, est un logiciel Web dédié à la création et à la gestion de sondages organisationnels, d évaluations à 360 ou multisources et d évaluations psychométriques. Ullix, concepteur d uvox, offre une gamme de services professionnels visant à aider ses clients dans tous les aspects de la conception, du déploiement et du suivi de projets de sondage, de rétroaction à 360 ou d évaluation de rendement. Ullix réunit une équipe de travail multidisciplinaire et expérimentée, reconnue pour son savoir-faire et sa capacité à comprendre les enjeux stratégiques des organisations et à les intégrer aux activités des services des ressources humaines. Ullix inc. 5925, boul. Monkland Bureau G-100 Montréal (Québec) H4A 1G7 ullix@info.com (514) , poste 27