Synthèse des résultats de l enquête Mindjet La collaboration au sein de l entreprise: moteur ou frein pour la productivité?

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Cyprien Ruel
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1 1 Synthèse des résultats de l enquête Mindjet La collaboration au sein de l entreprise: moteur ou frein pour la productivité? Février 2013

2 2 INTRODUCTION: Perception et tendances du travail collaboratif en 2013 Ce terme très en vogue dans les entreprises de toutes tailles se retrouve au cœur de bien des discussions actuellement. Les pratiques ont en effet évolué ces dernières années et une majorité des activités professionnelles s opère aujourd hui dans un cadre collectif. Mais qu apporte réellement la collaboration au succès des entreprises? Est-ce que partager plus permet de travailler mieux et plus vite? Estce que la transparence sur les tâches et les projets contribue à l épanouissement des individus dans les entreprises? Un meilleur partage des informations, des synergies entre les divers départements des organisations devraient permettre aux entreprises des gains de performance évidents, est-ce la réalité aujourd hui? C est ce que Mindjet a voulu évaluer en interrogeant des entreprises et déterminer la perception de la collaboration par ceux qui en sont les acteurs. Mindjet a mené son enquête pour connaître les habitudes nouvelles de ces individus et déterminer si les pratiques collaboratives ont été imposées ou alors se sont intégrées naturellement dans le monde de l entreprise. A travers cette enquête, Mindjet dresse un état des lieux de la collaboration: les individus sont-ils convaincus des avantages apportés par le partage d information et d idées? Quel est le niveau de maturité des solutions mises en place et répondent-elles aux enjeux cruciaux des entreprises? Note: cette enquête est le troisième volet d une étude réalisée en 2012 sur La gestion des flux d information en entreprises et les conséquences sur les pratiques professionnelles des individus et des équipes déclinée en en trois phases (lien en annexe)

3 3 Le temps consacré aux projets et aux tâches réalisés en équipe: Le temps consacré pour les tâches en équipe: <10% 33,5% 10 à 20% 20,1% 21 à 30% 17,1% 31à 50% 13,7% 51 à 70% 8,2% Plus de 70 % 7,4% La part des projets réalisés en groupe: 1 à 5 45,2% 6 à 10 8,6% Aucun 41,8% Plus de 10 4,4% Près de la moitié des sondés consacre plus de 20% de son temps à des projets d équipe Chaque semaine 45,2% des individus en entreprise pilote ou contribue à 1 à 5 projets en équipe 13 % des personnes interrogées est impliqué dans plus de 6 projets à la fois

4 4 Activités collectives et efficacité de la collaboration: La part des projets où la collaboration pourrait-être améliorée : <10% 39,4% 11 à 20% 16,5% 21 à 30% 19,3% 31 à 50% 13,2% 51 à 70% 6,5% Plus de 70 % 5,1% 50,00% 40,00% Où la collaboration pêche-t-elle?: 45,20% 30,00% 23,50% 21,60% 23,10% 22,90% 20,00% La collaboration telle que pratiquée actuellement ne permet pas un partage des idées efficace. Les principaux éléments d un projet collectif peuvent être améliorés pour au moins 20% des sondés 10,00% 0,00% Partage des idées, élaboration en commun Définition du plan et des objectifs Définition des tâches et affectation des ressources Exécution des tâches de manière synchronisée avec le reste de l équipe Suivi de l état d avancement

5 Les axes d amélioration pour mieux travailler ensemble Les freins actuels au travail collaboratif Manque de communication au sein de l équipe 31,4% Ressources sur ou sous exploitées faute de

5 5 Les axes d amélioration pour mieux travailler ensemble Les freins actuels au travail collaboratif Manque de communication au sein de l équipe 31,4% Ressources sur ou sous exploitées faute de synchronisation dans l exécution des tâches Perte de temps à rechercher les informations provenant de sources diverses Inadéquation entre les résultats et les objectifs par manque d information sur les objectifs Objectifs non ou imparfaitement remplis Déconnexion entre les contributeurs exécutant les tâches et les personnes ayant défini le plan d action global 16,6% 13,7% 17,3% 24,6% 31,4% Le manque de communication dans une équipe est considéré comme un frein majeur à la conduite des projets d équipe (pour 31,4% des personnes interrogées ) La perte de temps dans la recherche d informations pour le projet mené est un réel obstacle pour 31,4% des sondés.,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0%

6 6 Les bénéfices attendus d une collaboration efficace Quel est selon vous l'avantage le plus pertinent du travail collaboratif en entreprise? 40,0% 35,0% 35,7% 30,0% 25,0% 20,0% 24,9% 21,9% 25,3% 20,7% Partager le savoir: plus de 35% des personnes interrogées considèrent que c est l un des avantages majeurs d une collaboration efficace 15,0% 10,0% 5,0% 13,7% 12,9% Une meilleure qualité du travail au quotidien est également un avantage essentiel pour 20,7% des sondés.,0% Mieux contribuer aux objectifs de l entreprise Meilleure compréhension de la stratégie et des processus Accroissement des performances Stimulation de l innovation Partage des savoirs Meilleure qualité du travail au quotidien Meilleur relationnel avec ses collègues

7 7 Effets négatifs vs Effets positifs Quelles sont les conséquences d une mauvaise collaboration sur les projets? Désintérêt du top management 28,7% Manque d implication des collaborateurs dans les projets en équipe 71,3% Quels bénéfices apportent une collaboration efficace sur les projets? Développement personnel au sein de 26,5% l entreprise Montée en compétences 33,1% Gain de temps et de productivité 40,0% Efficacité dans les tâches 44,5% Développement d un sentiment d appartenance 18,3% Développement de nouveaux réseaux 7,5% Plus de 70% des individus considèrent qu une collaboration menée inefficacement entraîne une perte d implication et d engagement En revanche, lorsque le travail collaboratif est bien mené, il conduit à une efficacité améliorée dans les tâches (44,5%) et à un gain de temps et de productivité (40%) Réduction de l isolement 23,4% Diminution des erreurs 27,6%

8 8 Le travail collaboratif, quelle satisfaction pour les individus en entreprise? Quel est votre degré de satisfaction sur la façon dont votre entreprise met en place des outils facilitant le travail en équipe? 50% 45% 40% 30% 20% 16% 32% Seuls 16% des collaborateurs sont satisfaits des outils à leur disposition pour travailler en équipe. 10% 6% 0%

9 9 CONCLUSION Cette étude indique que la collaboration n est plus un concept vague mais une réalité: les individus ne travaillent pas seuls. Nous ne sommes plus dans une addition de ressources travaillant sur des segments distincts mais sur une intégration de ces ressources travaillant de manière agile et synchronisée. Quelle est la pertinence des outils en place? La majorité des personnes interrogées ne considère pas les solutions mises à leur disposition comme pertinentes ou pour le moins suffisantes. L enquête met en exergue les éléments principaux qui contribuent à une collaboration réussie au sein de l entreprise: le partage des idées, la définition des plans, des tâches, l allocation des ressources, la synchronisation de l exécution des tâches, le suivre de l avancement des projets métiers, et révèle que ceuxci sont perfectibles. Est-ce que les offres du marché reflètent ces éléments? Les outils existants répondent-ils aux enjeux d une meilleure collaboration? Il existe une variété de solutions répondant au défi de l amélioration de la productivité mais le plus souvent ils ne répondent pas au besoin réel, à savoir une solution qui serait intégrée n impliquant pas de rupture d outils et permettant de manière flexible de couvrir toutes les phases des projets métiers.

16% des sont satisfaits des outils à leur disposition pour travailler en équipe Plus de 70% des

10 10 La collaboration telle que pratiquée actuellement ne permet pas un partage des idées efficace. Chaque semaine 45,2% des individus en entreprise pilote ou contribue à 1 à 5 projets en équipe Seuls 16% des sont satisfaits des outils à leur disposition pour travailler en équipe Plus de 70% des individus pensent qu une collaboration menée inefficacement entraîne une perte d implication et d engagement

11 11 METHODOLOGIE DE L ETUDE Cette étude commanditée par la société Mindjet a été conduite par One Poll. OnePoll réalise des enquêtes en ligne pour le compte d entreprises issues de divers secteurs d activité à travers le monde. L enquête a été menée en mars 2012 auprès d un échantillon de 1000 personnes travaillant en France. Cet échantillon se compose d hommes et de femmes âgés de 18 à 60 ans, employés à temps plein. Tous les départements de l entreprise et toutes les fonctions sont représentées. Les questionnaires ont été envoyés par . A propos de Mindjet Mindjet aide les individus et les entreprises à générer des idées innovantes et à travailler plus efficacement grâce à une solution qui facilite le brainstorming, améliore l élaboration de plans et la gestion de projets, à tout moment et quel que soit le terminal utilisé. Le cadre visuel offert par Mindjet permet aux équipes d être en permanence alignées sur les objectifs, les tâches et les échéances. Ainsi 83 des entreprises appartenant au Fortune 100 utilisent Mindjet chaque jour. Pour en savoir plus sur les tendances collaboratives en entreprise, les pratiques et meilleurs usages liés à la visualisation de l information, visitez Merci de contacter the messengers si vous souhaitez obtenir des renseignements complémentaires ou vous entretenir avec Mindjet. Agence the messengers Elise Lavergne elise@themessengers.fr

des entreprises pour gérer le flux continu et croissant d informations en circulation. L étude «L information 2.

12 12 ANNEXE Etude Mindjet «L information 2.0 submerge l entreprise et ses collaborateurs» En mai 2012, Mindjet publiait une enquête sur la surcharge d informations au travail révélant les difficultés éprouvées au sein des entreprises pour gérer le flux continu et croissant d informations en circulation. L étude «L information 2.0 submerge l entreprise et ses collaborateurs» dévoile notamment que: - Chaque année, près de 3 semaines sont consacrées à la recherche d information en entreprise - Le coût annuel pour l entreprise est estimé à par employé - 68% des individus en entreprise reçoit jusqu à 100 s par jour Le communiqué de presse et l enquête sont disponibles sur simple demande.

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