ANNULATION TITRE ET MANDAT SUR EXERCICE COURANT

Transcription

1 15/12/2013 Référence : T1 Domaine : Transverse Titre : Annulation titre et mandat sur exercice courant ANNULATION TITRE ET MANDAT SUR EXERCICE COURANT Objet la présente fiche Présenter l existant Hélios sur l annulation s titres ou mandats émis sur un exercice courant. Pré-Requis réglementaire 1) Concernant les titres Au préalable, il convient rappeler que le contrôle la réduction ou l annulation titre recettes est effectué par le comptable public, dans la limite s éléments dont il dispose (décret n du 7 novembre 2012, article 19 1 ). Les réductions ou annulations recettes ont exclusivement pour objet : - d une part, rectifier s erreurs matérielles liquidation (intité du débiteur, liquidation la créance erronée) commise lors l émission du titre recettes ; - d autre part, constater la décharge l obligation payer prononcée, dans le cadre d un contentieux relatif au bien-fondé la créance, par décision justice passée en force chose jugée. À cette fin, un titre récapitulatif est établi par l ordonnateur comportant les caractéristiques du titre recettes rectifié et les motifs la rectification. Le juge s comptes reste seul compétent pour apprécier la réalité l erreur invoquée par l administration, quelle que soit la nature l acte administratif sur lequel le titre rectificatif est fondé. Au titre ce contrôle, le comptable peut être amené à refuser la prise en charge, notamment dans les cas suivants : - titre d annulation / réduction d un montant supérieur au titre initial ; - absence titre initial ou absence référence au titre initial ; - absence (s) motif(s) rectification ; - absence pièce justificative. Les titres rectificatifs sont transmis au comptable par borreaux titres à annuler numérotés dans une série spéciale distincte la série s borreaux titres émis. Les réductions ou annulations recettes sont portées au débit du compte budgétaire qui avait enregistré la recette initiale. En contrepartie, le comptable crédite : Annulation titre et titre sur exercice courant

2 15/12/2013 Référence : T1 Domaine : Transverse Titre : Annulation titre et mandat sur exercice courant - le même compte tiers qui avait pris en charge le titre initial, si ce rnier n a pas été recouvré ; - le compte «Recettes perçues en excént à réimputer» lorsque la rectification se rapporte à un titre déjà recouvré (l'utilisateur a ensuite le choix d'émarger l'excént avec une autre pièce ou le transférer au compte 466 pour paiement).. 2) Concernant les mandats Les réductions ou annulations dépenses ont généralement pour objet rectifier s erreurs matérielles et sont constatées au vu pièces rectificatives établies par l ordonnateur et comportant les caractéristiques du mandat rectifié (date, numéro, montant) et l indication s motifs et s bases liquidation la rectification. Le total s mandats émis, tel qu il apparaît sur le rnier borreau mandats, ne doit pas être modifié lorsque l un s mandats émis vient à être annulé. Les mandats d annulation doivent être inscrits sur une série spéciale borreaux. Le contrôle global s dépenses budgétaires, s agissant s chapitres à crédits limitatifs, s effectue par conséquent en retranchant du total s borreaux mandats émis le total s borreaux mandats annulés. Les réductions ou annulations dépenses sont portées au crédit du compte budgétaire qui avait enregistré la dépense initiale. En contrepartie, le comptable débite : - le même compte tiers qui avait pris en charge le mandat initial si ce rnier n a pas été payé ; - le compte «Débiteurs divers - Amiable» dans le cas contraire. Le mandat d annulation vaut alors ordre reversement et peut être rendu exécutoire dans les mêmes conditions qu un titre recettes. Description d un mo opératoire Description PESV2 Concernant les annulations titres sur exercice courant : les pièces à émettre sont s titres type "titre correctif" ( 02) et nature "annulation-réduction" (06) dans un borreau titres type annulation-réduction (02). Le bloc rattachement pièces indiquant les caractéristiques la pièce annulée doit être renseigné ( pièce initiale, exercice la pièce initiale, N pièce et ligne pièce). Annulation titre et titre sur exercice courant

3 Contrôles Xémélios Contrôles guichet MISSION DE DEPLOIEMENT DE LA 15/12/2013 Référence : T1 Domaine : Transverse Titre : Annulation titre et mandat sur exercice courant Bord TRIPLET pce pce Co Produit Tiers Intique à celle la pièce à annuler ( Anomalie dans Hélios ). Appartient à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur Cohérence du couplet MREC41 MREC23 MREC03 MTIE01, 03, 04 et 10 Rattachement du titre correctif avec la pièce à annuler ( titre initial ) dans le bloc RattachPiece ( MREC39 et 40 ). Bloc RattachPiece NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 01 Exercice du borreau ( Numéro pièce à Numéro la intique à celui la pièce à annuler ) annuler ( > 1 ) ligne pièce à annuler ( > 1 ) Concernant les annulations mandats sur exercice courant : les pièces à émettre sont s mandats type "titre correctif" ( 02) et nature "annulation-réduction" (06) dans un borreau mandats type annulation-réduction (02). Le bloc rattachement pièces indiquant les caractéristiques la pièce annulée doit être renseigné ( pièce initiale, exercice la pièce initiale, N pièce et ligne pièce). Annulation titre et titre sur exercice courant

4 Contrôles Xémélios Contrôles guichet MISSION DE DEPLOIEMENT DE LA 15/12/2013 Référence : T1 Domaine : Transverse Titre : Annulation titre et mandat sur exercice courant Bord TRIPLET pce pce Imputation budgétaire intique à celle la pièce à annuler ( Anomalie dans Hélios ) Mo règlement 11 DGP Pas DGP ou DGP à 1 Tiers Cohérence du couplet Références bancaires Non MDEP02 MDEP46 MDEP29 et 30 MDEP 17 MTIE01, 03, 04 et 10 MDEP31 Rattachement du mandat correctif avec la pièce à annuler ( mandat initial ) dans le bloc RattachPiece ( MDEP21 et MDEP23 ). Bloc RattachPiece NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 01 Exercice du borreau Numéro pièce à Numéro la intique à celui la pièce à annuler annuler ( > 1 ) ligne pièce à annuler ( > 1 ) Contraintes Annulation titre et titre sur exercice courant

5 15/12/2013 Référence : T2 Domaine : Transverse Titre : Annulation titres et mandats sur exercice antérieur ANNULATIONS TITRES ET MANDATS SUR EXERCICE ANTERIEUR Objet la présente fiche Présenter l existant Hélios sur l annulation s titres ou mandats émis sur un exercice antérieur. Contexte réglementaire Les titres Les réductions ou annulations concernant s titres émis au cours d'exercices antérieurs sont formalisées par un mandat. Elles sont inscrites au crédit, soit du compte «recettes perçues en excént à ré imputer», lorsque la rectification se rapporte à un titre déjà recouvré, soit du compte tiers où le titre recettes figure en restes à recouvrer par le débit selon le cas : - du compte 673 "Titres annulés" lorsque les titres se rapportent à une opération fonctionnement ; - s comptes recettes qui avaient été crédités à l'origine, lorsque les titres se rapportent à une opération d'investissement. Un titre rectificatif, représenté matériellement par un mandat est établi par l ordonnateur. Il comporte les caractéristiques du titre recettes rectifié et les motifs la rectification. Les réductions et annulations recettes s exercices précénts ou antérieurs sont justifiées par la production s pièces énoncées à la nomenclature réglementaire s pièces justificatives rubrique 142 (voir article D du CGCT et son annexe 1 tels qu issus du décret n du 2 avril 2003), à savoir un état précisant, pour chaque titre, l erreur commise. En cas réémission du titre annulé sur exercice clos, ce rnier est imputé au compte 7721 «réémission titres suite à annulation sur exercices clos» lorsque les titres se rapportent à une opération fonctionnement ; ce rnier est imputé sur le compte originel s titres lorsque ceux-ci se rapportent à une opération d investissement. Les mandats Les réductions ou annulations dépenses ont généralement pour objet rectifier s erreurs matérielles et sont constatées au vu pièces rectificatives établies par l ordonnateur et Modules complémentaires d'helios - Les régies Page 1

6 15/12/2013 Référence : T2 Domaine : Transverse Titre : Annulation titres et mandats sur exercice antérieur comportant les caractéristiques du mandat rectifié (date, numéro, montant) et l indication s motifs et s bases liquidation la rectification. Les réductions ou annulations concernant s mandats émis au cours d'exercices antérieurs sont formalisées par un titre. Elles sont inscrites au débit, soit du compte «Débiteurs divers Amiable» si le mandat initial a déjà été payé, soit du compte restes à payer où figure ce mandat dans le cas contraire, par le crédit selon le cas : - du compte 773 "mandats annulés" lorsque les mandats se rapportent à une opération fonctionnement ; - s comptes dépenses qui avaient été débités à l'origine, lorsque les mandats se rapportent à une opération d'investissement. En cas réémission du mandat annulé sur exercice clos, ce rnier est imputé au compte 672x1 «réémission mandats suite à annulation sur exercices clos» lorsque les mandats se rapportent à une opération fonctionnement ; ce rnier est imputé sur le compte originel s mandats lorsque ceux-ci se rapportent à une opération d investissement. Description d un mo opératoire Annulation d un titre sur exercice antérieur : Le bloc «Ligne pièce mandat» Sous bloc «Rattachement la pièce» doit être servi avec les références du titre à annuler ; ce sont ces références qui permettront à l application Hélios procér façon entièrement automatique au traitement d annulation du titre sur exercice antérieur. Annulation d un mandat sur exercice antérieur : Le bloc «Ligne pièce titre» Sous bloc «Rattachement la pièce» doit être servi avec les références du mandat à annuler ; ce sont ces références qui permettront à l application Hélios procér façon entièrement automatique au traitement d annulation du mandat sur exercice antérieur. Description PESV2 Annulation d un titre sur exercice antérieur : Le borreau émis est un borreau «ordinaire», mandat type 02 : "correctif", nature pièce 09 : "annulant un titre" Modules complémentaires d'helios - Les régies Page 2

7 Contrôl es Xémélio s Contrôles guichet MISSION DE DEPLOIEMENT DE LA 15/12/2013 Référence : T2 Domaine : Transverse Titre : Annulation titres et mandats sur exercice antérieur Bord TRIPLET pce pce Imputation budgétaire 673 en Section Fonctionnement ( MDEP 06) et Imputation budgétaire d origine en Section d Investissement. Mo règlement 11 DGP Pas DGP ou DGP à 1 Tiers Cohérence du couplet Références bancaires Non MDEP02 MDEP46 MDEP29 et 30 MDEP17 MTIE01, 03, 04 et 10 MDEP31 Point d attention : L auxilliarisation ( bloc LienInt ) peut être valorisé selon le type pièce initial. Rattachement du mandat correctif sur exercice antérieur avec la pièce à annuler ( titre initial ) dans le bloc RattachPiece ( MDEP21 et MDEP23 ). Bloc RattachPiece NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 02 Exercice du borreau Numéro pièce à Numéro la antérieur à celui du mandat annuler ( > 1 ) ligne pièce à annuler ( > 1 ) Modules complémentaires d'helios - Les régies Page 3

8 Contrôles Xémélios Contrôles guichet MISSION DE DEPLOIEMENT DE LA 15/12/2013 Référence : T2 Domaine : Transverse Titre : Annulation titres et mandats sur exercice antérieur Annulation d un mandat sur exercice antérieur : Le borreau émis est un borreau «ordinaire», titre type 02 : "correctif", nature pièce 09 : "annulant un mandat" Bord TRIPLET pce pce Co Produit Tiers Imputation budgétaire 773 en Section Fonctionnement ( MREC26) et Imputation budgétaire d origine en Section d Investissement. Appartient à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur Cohérence du couplet MREC41 MREC26 MREC03 MTIE01, 03, 04 et 10 Rattachement du titre correctif sur exercice antérieur avec la pièce à annuler ( mandat initial ) dans le bloc RattachPiece ( MREC39 et 40). Bloc RattachPiece NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 02 Exercice du borreau Numéro pièce à Numéro la antérieur à celui du titre annuler ( > 1 ) ligne pièce à annuler ( > 1 ) Contraintes Ce mo opératoire suppose, et impose, la capacité du système d information l ordonnateur à faire dialoguer son système facturation avec son système mandatement. Modules complémentaires d'helios - Les régies Page 4

9 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers Objet la présente fiche GESTION DES TIERS Cette fiche a pour objet préciser l'importance la bonne codification s tiers au regard s contraintes du protocole PES V2, et au là, dans une perspective d'optimisation du recouvrement hospitalier. Dans le domaine la dépense, la bonne gestion s tiers permet le paiement au bon fournisseur et la diminution s rejets BDF et/ou s rejets flux côté ordonnateur. Contexte L'INSTRUCTION CODIFICATRICE N M21 DU 17 JANVIER 2007 précise les données vant obligatoirement figurer sur le titre recette émis par l'ordonnateur et pris en charge dans les écritures du comptable. "Le titre recettes doit obligatoirement comporter les mentions suivantes : désignation précise et complète du débiteur pour éviter toute hésitation sur son intité et faciliter la tâche du recouvrement (pour les personnes physiques : nom, prénom, adresse)". A cet égard, le protocole PES V2 s'avère moins permissif que le protocole H et impose davantage données obligatoires dans les flux recette, comme dépense. En l absence données obligatoires, les flux sont rejetés par le guichet XML et ne sont donc pas intégrés dans HELIOS. Ces flux doivent alors faire l'objet recyclage par l'ordonnateur, ce qui génère s retards dans les chaînes dépenses ou recettes l'établissement. Pour pallier les problèmes pouvant survenir lors la mise en œuvre du PES V2 et dans le but d optimiser la chaîne facturation, il est important qu'une coordination entre les acteurs se mette en place et qu'un dispositif codification commun à l'ordonnateur et au comptable, et conforme aux exigences du PES, soit initié. Description d un mo opératoire (Domaines Recettes et Dépenses) La gestion la base tiers relève à la fois l ordonnateur et du comptable. Si l initialisation s items et leur enrichissement s effectue dans l établissement, il est important prendre en compte les impacts qu auront cette saisie lors la prise en charge chez le comptable. En effet, c est la qualité s informations saisies qui conditionne l aboutissement du dossier. Gestion s tiers Page 1

10 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers QUELQUES REGLES DE CODIFICATION COMMUNES A PRENDRE EN COMPTE : caractères à éviter dans le but d optimiser la qualité du référentiel tiers : différents caractères doivent être abandonnés dans la codification s tiers ; ainsi, les caractères ponctuation, les espaces entre les lettres d un même mot, les tirets doivent être évités : - éviter codifier comme suit : C P A M ou C.P.A.M, mais indiquer CPAM ; - pour les noms et prénoms comportant s tirets, s apostrophes ou autres, il y a lieu substituer un espace au caractère présent : codifier Marie Pierre et non Marie-Pierre, ou D Alberto à la place D Alberto. Par ailleurs, certains caractères propres au langage XML doivent être totalement exclus car ils génèreraient s rejets flux ; ces caractères sont retracés dans l annexe 1. abréviations : les abréviations doivent être évitées, sauf si la taille la zone saisie ne permet pas d intégrer la chaîne caractères ; il vaut mieux préférer les termes entiers, connus chaque intervenant, plutôt qu une abréviation subjective et personnelle : par exemple saisir «boulevard» plutôt qu une abréviation qui pourra être «bd» ou «bld», ou autre selon le cas ; personnes morales : il est judicieux fixer s règles uniques nommage s personnes morales. Ces règles peuvent prendre en compte le libellé la raison sociale, l affectation d une référence stable au sein l établissement, etc : - raison sociale : fixer l emplacement la raison sociale à savoir vant ou rrière le nom, mais appliquer cette règle pour tous les items ; déterminer une table nommage s différents types personnes morales : sociétés, associations, hôpitaux, mutuelles etc ; - création d une référence stable chez l ordonnateur si la référence nationale ne peut être utilisée : cette référence est fort utile car elle permet d avoir une vision consolidée la situation d un débiteur ; par ailleurs, l utilisation obligatoire cet intifiant sécurise la chaîne dans la mesure où l on aura recours à s données fiabilisées, et où l on évitera la multiplication s tiers pour un même débiteur. nature juridique s tiers : cette information est très importante car elle va générer l affectation du plan recouvrement correspondant sous HELIOS. Si la nature est erronée, la pièce sera affectée à un plan non adéquat (exemple : collectivité publique codifiée en personne morale droit privé pour laquelle s OTD seront proposées à tort). typage s tiers : se reporter aux pré-requis du bloc Tiers. Gestion s tiers Page 2

11 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers Description PESV2 Recettes Alimentation du bloc Tiers (qui peut être multiple sous réserve que chacun ces tiers soit type tiers différent. Il n'est pas admis transmettre plusieurs tiers du même type, par ex plusieurs tiers typés "débiteur principal") qui fait partie du bloc LigneDePièce les blocs InfoTiers (obligatoire si le bloc tiers est utilisé), Adresse (obligatoire) et CompteBancaire (facultatif) sont s sous-blocs Tiers. BLOC TIERS - Pluralité possible PRE-REQUIS Le nombre blocs tiers présents découlera la nature du titre, du produit facturé, voire la composition familiale A minima, il y a un tiers «01 Débiteur principal», et pour les titres l activité sanitaire, un second tiers «06 Mala» qui décrit l intité la personne qui a bénéficié s soins. Ainsi, plusieurs catégories tiers, différenciées par la balise «TypTiers», peuvent co-exister pour une même pièce. En matière hospitalière, il convient notamment distinguer le débiteur, du mala et l assuré, les trois pouvant correspondre à la même personne. 01 Débiteur principal (obligatoire) : il s agit la personne physique ou morale à l encontre laquelle sera émise la facture (particulier, mutuelle, CPAM, collectivité.). 06 Mala (obligatoire, hormis pour les titres recettes diverses) : il s agit la personne physique ayant reçu les soins (qui peut être aussi le débiteur principal). 07 Assuré (facultatif : voir CodAssDeb) : il s agit la personne physique qui bénéficie s droits au régime d assurance maladie. Exemple co-existence s 3 catégories précitées pour s personnes différentes : Facture émise à l encontre la CPAM pour s soins concernant un enfant (06 Mala) dont le père est l assuré (07). FOCUS sur la notion d égalité Assuré-Débiteur que l on trouve dans le sous-bloc InfoAssure du bloc BlocLignePiece (hors bloc Tiers) La balise «CodAssDeb» peut comporter les valeurs suivantes : 1 : si l'assuré est la même personne que le débiteur du titre hospitalier le tiers «07 Assuré» ne sera alors pas véhiculé. 2 : si l'assuré n'est pas le débiteur du titre hospitalier (cas par exemple s factures émises à l encontre la CPAM) dans ce cas, le tiers «07 assuré», est requis. 3 : dans les autres cas, comme par exemple les titres recettes diverses où ces notions n entrent pas en considération. Gestion s tiers Page 3

12 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers FOCUS sur la notion d ayant-droit que l on trouve aussi dans le sous-bloc InfoAssure du bloc BlocLignePiece (hors bloc Tiers) Il s agit l ayant-droit au regard l assurance maladie ou du régime complémentaire : 01 : conjoint 02 : enfant 03 : autres O BLIG ATOI RE InfoAssure Facultatif Unique (Fait partie BlocLignePiece et non du bloc Tiers) Nom zone CodAssDeb ALL ER RET OUR A TYPE DONNEE Num TAIL LE 1 Description Co égalité assuré / débiteur. Si l'assuré est le débiteur du titre hospitalier alors le co est égal à 1. Si l'assuré n'est pas le débiteur du titre hospitalier alors le co est égal à 2. Dans les autres cas, le co est égal à 3. Zone concernant uniquement l'instruction M21. F ACU LT CodAyantdroit A Num 2 Co permettant déterminer la nature l'ayant droit. Zone concernant uniquement les instructions M21-M22. D autres types tiers sont prévus, dans le bloc BlocLignePièce 02 Débiteur appliquant s règles particulières et pouvant assumer la totalité s frais séjours : cas par exemple s collectivités d assistance à codifier en «01 Débiteur principal». 03 Débiteur solidaire : conformément à l article 220 du Co Civil (CC), «chacun s époux a pouvoir pour passer seul les contrats qui ont pour objet l entretien du ménage ou l éducation s enfants. Toute tte ainsi contractée par l un oblige l autre solidairement». Ainsi donc, les parents sont solidairement responsables s sommes engagées pour soigner leurs enfants ; c est également le cas entre les conjoints. La mise en cause s débiteurs solidaires ne peut s effectuer qu en présence d un titre exécutoire émis à l encontre la personne poursuivie, titre qui peut se traduire dans la copie conforme du titre émis à l encontre débiteur principal, avec un autre débiteur, mais émis «hors compta». C est donc hors PES que cette procédure sera mise en œuvre, par la création, à l initiative du comptable sous HELIOS, d actes en actionnant la fonctionnalité du co-débiteur. 04 Co-débiteur : il peut s agir d un ou plusieurs débiteurs alimentaires (articles 205, 206, 207 et 212 du CC), d un ou plusieurs signataires d engagements payer, d une caution (article 2011 du CC), co-héritiers. pour le titre, se reporter aux préconisations apportées ci-ssus, pour le débiteur solidaire. 05 Employeur : dans certains cas d accints du travail, il s agit la partie mise en cause à codifier en «01 Débiteur principal» ; dans d autres cas, les accints du travail sont facturés directement à l encontre s caisses sécurité sociale auxquelles cotisent les employeurs. Gestion s tiers Page 4

13 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers Autres types tiers (cette codification ne concerne que les pièces justificatives xml) 10 Client 11 Acheteur 12 Destinataire 13 Facture 14 Gestionnaire TVA 15 Comptable ( Client) 20 Emetteur 21 Venur 22 Expéditeur 23 Fabricant 24 Fournisseur 25 Destinataire Paiement 26 Comptable (Emetteur) 30 Logement O BLIG ATOI RES S ELO N AUT RE ZON E F ACU LTA TIFS InfoTiers Unique Nom la zone ALL ER RET OUR TYPE DONNEE T AIL LE TypTiers AR Num 2 CatTiers AR Num 2 NatJur AR Num 2 Nom AR Alpha Civilite AR Texte IdTiers AR Alpha num Prenom AR Texte DteMala AR Date Description Se reporter aux pré-requis ci-ssus tiers : Zone indiquant le type tiers. 01 Débiteur principal / 02 Débiteur appliquant s règles particulières et pouvant assumer la totalité s frais séjours,/ 03 Débiteur solidaire / 04 Codébiteur / 05 Employeur (est réservé au domaine hospitalier dans le cadre s accints du travail ; la valorisation dans toute autre nomenclature aboutit à rejet du borreau) / 06 Mala / 07 Assuré / 10 Client / 11 Acheteur / 12 Destinataire / 13 Facture / 14 Gestionnaire TVA / 15 Comptable ( Client) / 20 Emetteur / 21 Venur / 22 Expéditeur / 23 Fabricant / 24 Fournisseur / 25 Destinataire Paiement / 26 Comptable ( Emetteur) / 30 Logement Information stinée à intifier la catégorie du tiers. Une table correspondances entre la catégorie et la nature juridique du tiers a été produite ; elle figure en annexe 2. Il en résulte que ces ux cos doivent donc être en cohérence l un avec l autre. Importance rappelée sur le typage du tiers quant à la suite s opérations. Information stinée à intifier la nature juridique du tiers. Les valeurs 00 ou 99 sont interdites. Se reporter aux commentaires la zone CatTiers et à l annexe 2 Raison sociale / Nom : Norme postale 3 L absence donnée dans cette balise aboutit à un rejet du flux dans sa globalité Tenir compte s préconisations précitées en matière codification Etat civil du tiers : zone stinée à recevoir manière abrégée l'état civil (Mr, Mme, ), la qualité (Cdt,...) du tiers. 1 Obligatoire si la zone CatTiers est égale à 01 (personne physique) ; dans ce cas, le défaut civilité entraîne une rejet tout le flux. Une table s cos civilité à utiliser exclusivement a été produite ; la civilité type Mamoiselle n existe plus et génère un rejet si on l utilise. Intifiant national du tiers : Intifiant stable et national d'une personne 1 type SIRET, SIREN ou FINESS ou NIR A servir uniquement si la balise NatIdTiers est remplie, et conformément à la valeur servie. 3 Prénom obligatoire si la catégorie du tiers est 01 (personne physique) ; dans ce cas, l absence prénom génère un rejet. 1 Date naissance du mala. Cette zone est particulièrement importante pour optimiser le recouvrement. 01= Siret, 02= Siren 03=Finess 04= NIR Si cette zone est servie, la zone IdTiers doit contenir une valeur conforme à la NatIdTiers AR Num 2 nature l intifiant utilisé. Seuls les cos 01 à 04 peuvent être servis, à défaut il y a rejet du flux. Gestion s tiers Page 5

14 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers InfoTiers Unique RefTiers AR Alpha ComplNom AR Texte Référence attribuée au tiers par l ordonnateur : zone stinée à recevoir une référence ou un intifiant, éventuellement géré par l'ordonnateur, autorisant le regroupement s pièces comptables. Se conformer aux recommandations précitées sur l utilité cette zone. POINT D ATTENTION Pour les débiteurs type «06 Mala», cette zone doit IMPERATIVEMENT comporter le numéro d entrée (ou numéro dossier) l EPS. En effet, l absence ou le remplacement cette référence compromettrait les traitements automatiques prévus sous HELIOS (gestion s avances.) qui reposent sur cette référence. Complément nom : Norme postale Sous blocs du bloc Tiers Compte Bancaire Facultatif en recette - Unique En matière recettes, ce bloc est stiné à l exercice prélèvements par le comptable. Les prélèvements peuvent notamment être activés dans le cadre du recouvrement s frais d hébergement en EHPAD Pour la codification bancaire, se reporter à la scription du bloc Compte Bancaire la partie PES DEPENSE La codification au format BIC-IBAN s impose du fait l entrée en vigueur obligatoire s normes bancaires SEPA à compter du 01/02/2014. O BLIG ATOI RES Se lon le cas Adresse Unique - Obligatoire Nom la zone AL LER RE TOUR TYP E DONNEE T AILL E TypAdr AR Num 1 CP AR Alpha 5 Ville AR Alpha 38 CodRes AR Boolé en Adr2 AR Alpha 38 CodPays AR Num 1 Description 0 non précisé 1 Adresse principale 2 Adresse secondaire Si l information n est pas précisée, c est HELIOS qui positionnera l adresse en principale s il n y en a pas, ou en secondaire. Co postal selon la norme postale. En l absence d alimentation la zone, le flux est rejeté. Tenir compte s résints étrangers en leur attribuant un CP conforme à la nomenclature l INSEE (ex : pour la Suisse etc). Ville selon la norme postale. En l absence d alimentation la zone, le flux est rejeté. Tenir compte s préconisations en terme codification. Valeur 0 = résint ; valeur 1 = non résint. La valeur par défaut est zéro ; le flux est rejeté si la zone n est pas alimentée avec les caractères idoines. Si cette valeur est à 1, la balise CodPays doit être alimentée car il s agit d un nonrésint et il faut indiquer quel est le pays concerné. Si cette balise est vi, le flux est rejeté ; il s agit l adresse du tiers : N et voie 3 Cette balise doit être servie si CodRes est égal à 1. Il convient d intégrer le co pays sur 3 caractères la nomenclature INSEE ; cf règles en matière CP. Gestion s tiers Page 6

15 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers F ACUL TATIF S Adr1 AR Alpha 38 Complément distribution : norme postale Cette zone peut permettre rajouter s informations permettant, par exemple, d acheminer le courrier vers un tuteur Adr3 AR Alpha 38 Lieu-dit ou complément : norme postale DteAd AR Date1 10 Date MAJ adresse cette zone est intéressante car elle permet d avoir l information la date à laquelle l adresse a été recueillie par l EPS. Gestion s tiers Page 7

16 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers Description PESV2 Dépenses Les références bancaires s tiers, formats RIB (Relevé d Intité Bancaire ) ou SEPA = BIC IBAN (numéro compte bancaire en zone SEPA), doivent être indiquées dans le bloc Tiers pour assurer le paiement aux créanciers. La migration aux normes SEPA (Single Euro Payments Area) fixée au 01/02/2014 rend, entre autres, nécessaire la conversion s coordonnées bancaires RIB en BIC/IBAN. A compter cette date, toute transmission bancaire vra s effectuer aux normes précitées. Le périmètre géographique d utilisation s moyens paiement européens est composé s 27 états l Union Européenne, la Suisse, du Liechtenstein, la Norvège, l Islan et Monaco ; l ensemble ces Etats constitue l espace SEPA. Pour la France, seuls la métropole et les 5 départements d outre-mer (Réunion, Gualoupe, Martinique, Guyane et Mayotte) ainsi que St-Pierre-et-Miquelon font partie l espace SEPA. Les collectivités d outre-mer que sont la Polynésie française, Wallis-et-Futuna et la Nouvelle-Calédonie en sont exclues. Constitution l IBAN et du BIC Le découpage français l IBAN (numéro compte bancaire international) peut être reconstitué à partir s zones «IdPayInt», «CoEtab», «CoGuic» et «IdCpte». Le BIC correspond à «IdBancInt». Pour les IBAN provenant d autres pays, leur taille varie 27 à 34 caractères selon le pays concerné ; le BIC est taille équivalente. L absence d une balise obligatoire, le non-respect la taille ou du type, un RIB ou BIC IBAN format SEPA erroné ou invali aboutissent au rejet du borreau ou du flux concerné ou l ensemble s PPEM constituant un borreau mandats, que le flux soit signé ou non. Pour le contrôle s références bancaires au format SEPA, l'établissement doit gérer un référentiel s banques atteignables SEPA en virement et/ou en prélèvement et en assurer la mise à jour périodique. Les références bancaires doivent être cohérentes et valis : pas valorisation à zéro «0», espace ou tiret. Focus sur la mise en œuvre la norme SEPA - Les fournisseurs étrangers situés dans la zone SEPA qui disposent s références BIC/Iban dans le fichier fournisseur l ordonnateur et dont la banque est atteignable SEPA sont traités la même façon que les fournisseurs nationaux, - Pour les fournisseurs hors zone SEPA le mo règlement sera 04= virement appli externe, car la saisie s coordonnées bancaires n est pas obligatoire par le comptable dans le logiciel HELIOS, - Il ne sera pas possible régler directement dans Hélios les fournisseurs la zone SEPA qui souhaitent être réglé dans une autre vise que l'euro FOCUS sur la balise «LibVir1» du bloc InfoLignePièce (dans blocs Piece et BlocLignePiece) Gestion s tiers Page 8

17 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers La fiabilisation s virements passe également par l intification précise la facture payée ou l opération concernée pour permettre au créancier traiter le flux financier ; les premiers caractères cette balise sont donc essentiels. B alise Soi t Compte Bancaire Bloc facultatif - Unique Nom la zone IdPayInt IdBancInt CoEtab CoGuic ALL ER RET OUR AR AR AR AR TYPE DONNEE Alpha Numérique Alpha Numérique Alpha Numérique Alpha Numérique TAIL LE 4 11 Description Intification internationale du pays. Ex FR suivi la clé IBAN Cette zone permet d'obtenir les références bancaires internationales (IBAN) Si valorisation, la valeur doit être connue et vali sinon rejet du borreau ou l ensemble s PPEM du borreau. Une valorisation à vi est interdite sinon rejet du borreau cette balise est obligatoirement valorisée si IdBancInt est servie. Si la balise IdPayInt n est pas valorisée alors qu IdBancInt l est, rejet du borreau contenant le RIB incomplet. Intification internationale la banque. EX SOGEFRPP Cette zone permet d'obtenir les références bancaires internationales (IBAN) Si valorisation, la valeur doit être connue et vali sinon rejet du borreau ou l ensemble s PPEM du borreau Une valorisation à vi est interdite sinon rejet du borreau cette balise est obligatoirement valorisée si IdPayInt est servie. Si la balise IdBancInt n est pas valorisée alors qu IdPayInt l est, rejet du borreau contenant le RIB incomplet. 5 Co l établissement bancaire. 5 Co du guichet l établissement bancaire. IdCpte AR Texte 11 Numéro du compte du client l établissement bancaire. CléRib AR Num 2 Clé RIB du compte client. Ces 4 rnières balises doivent être valorisées en même temps et RIB correct sinon rejet du borreau qui comprend le tiers qui porte ce RIB incomplet, erroné ou avec balises à vi S oit BIC IBAN AR AR Alpha Numérique Alpha Numérique à 34 Bank International Co Doit être un co connu et vali sinon rejet du borreau ou l ensemble s PPEM du borreau International Bank Account Number Doit être complet et vali sinon rejet du borreau ou l ensemble s PPEM du borreau Le PES maintient les 2 options pour le bloc s références bancaires pour la gestion notamment la phase transitoire. IMPORTANT : Lorsque l'établissement aura converti le référentiel s comptes bancaires ses fournisseurs et ses débiteurs aux normes SEPA, il doit utiliser le 2 ème choix : BIC/IBAN qui est le seul à correspondre exactement au format ces normes. Gestion s tiers Page 9

18 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers Un fichier XML comprend donc la suite balises comprenant le RIB ou la suite balises BIC et IBAN, suivie s balises TitCpte et LibBanc. TitC pte Lib Banc AR AR Text e Text e 32 Nom du titulaire du compte client. Cette zone reprend la désignation du titulaire du compte à créditer telle qu'elle est précisée sur le relevé d intité bancaire.. Si cette donnée est absente ou à vi, rejet du borreau ou l ensemble s PPEM du borreau 24 Libellé l établissement bancaire L information bancaire doit être cohérente avec le mo règlement : - le co 03 (virement) et le co 05 (virement gros montant) nécessitent la présence du bloc compte bancaire ; à défaut le borreau est rejeté. - pour le co 06 (co virement hors zone SEPA) et le co 10 (co prélèvement), si les coordonnées bancaires sont absentes, le borreau n est pas rejeté. Dans le cas du co 10, si les données bancaires sont incorrectes, il y aura rejet du borreau. - pour tous les autres cos : 01 numéraire, 02 chèques, 04 application externe, 07 budgets rattachés, 08 opérations d ordre, 09 avis règlement, 11 virement interne : aucun RIB ou SEPA ne doit être indiqué dans le Tiers, sinon il y a rejet du borreau. Points d attention (Domaines Recettes et Dépenses) REJETS DE FLUX MAL CODIFIES Il convient d attirer l attention sur le fait que toute zone comportant une donnée non prévue, ou non cohérente avec celle d une autre zone, ou avec les données requises pour cette balise, fera l objet d un rejet par le guichet XML. Il en va même pour les flux dont les données obligatoires ne seraient pas servies (co civilité par exemple qui n était pas requis jusque là). Ces évènements peuvent affecter la chaîne facturation et retarr la mise en recouvrement s titres. De même, dans le domaine la dépense, le rejet par le guichet XML entraîne un retard paiement pour les fournisseurs, voire s intérêts moratoires. OPTIMISATION DU RATTACHEMENT DES TIERS LORS DE LA PEC SOUS HELIOS Il est essentiel d accroître le nombre consolidations dynamiques tiers lors la PEC sous HELIOS, ce pour fiabiliser le référentiel tiers, pour éviter la multiplication s tiers et pour avoir une vision globale par débiteur. Gestion s tiers Page 10

19 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers La consolidation «dynamique», c est à dire lors la prise en charge, repose sur le paramétrage qui sera mis en œuvre par le comptable dans HELIOS, au regard s informations pouvant être transmises par l ordonnateur, et la qualité son référentiel tiers. Lors du passage au PES, il est nécessaire revoir les critères rattachement. La première s choses à vérifier est que l on n ait pas (hormis dans le cas d utilisation d un intifiant unique national tel le SIRET qui s avère discriminant) un critère rattachement unique sur lequel se fait la comparaison entre un tiers en base Hélios et celui porté par un flux. Ainsi, par exemple, l appariement sur la seule zone nom ne doit pas être paramétré. Cette option est d autant plus problématique lorsque l étu s structures «Nom» est faite entre le protocole H et le PESV2. Sous H, la zone NOM véhiculait la chaîne d information relative aux nom et prénom. Le tiers était alors créé dans Hélios, avec cette présentation. Le PES quant à lui, dissocie bien les ux informations sur 2 zones distinctes, NOM d une part, PRENOM d autre part. Si dans les critères rattachement seul le nom est comparé, tous les flux présentant s NOMS similaires, et bien qu ayant s prénoms différents se rattacheront au même tiers la base Hélios. Structure PES NOM PRENOM Structure H Tiers en base Hélios selon structure H 1 er flux PES : seul critère NOM sélectionné création du tiers Flux PES suivant NOM - PRENOM DURANT Pierre DURANT Pierre DURANT Paul Tous rattachés à tort sous le même tiers. Flux suivant DURANT Jacques Conclusion : le critère NOM ne doit jamais être considéré seul comme critère suffisant. Les critères rattachement possibles dans HELIOS sont les suivants : SIRET : attention ce critère correspond bien à la zone siret du protocole PES. Si l ordonnateur pouvait anciennement véhiculer cet intifiant, il le portait dans la zone référence stable, seule zone présente dans les protocoles historiques. Sur le seul critère rattachement Siret, un nouveau tiers sera forcement créé, puisque la comparaison porte sur 2 zones distinctes SIRET versus Réf Stable NIR : Im Siret, cette zone n étant pas véhiculée dans les protocoles historiques Réf.Stable : Référence stable est une information qui permet d intifier le tiers chez l ordonnateur. Cette information peut être spécifique donc à chaque ordonnateur. Ceci implique qu un même tiers, différemment intifié chez chacun s ordonnateurs, entraînera nécessairement la création d un tiers distinct par budget, dès lors que ce critère est choisi. Nom : zone strictement réservé au seul nom du tiers Gestion s tiers Page 11

20 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers Nbre lettres Prénom : nombre lettres prises en compte dans la comparaison entre un prénom existant dans le référentiel tiers et celui véhiculé par le flux NOM-PRENOM : Ce critère a pour vertu prendre la concaténation s 2 zones du PES (dans ce sens NOM PRENOM), et les comparer avec la zone nom du tiers déjà existant dans la base tiers, qui comme défini ci ssus était défini sur une seule zone dans indigo ou H PRENOM-NOM même chose que ci-ssus mais inversé DateNaissance : ce critère ne peut pas servir en l'état actuel. En effet cette date n'est véhiculé pour le moment par aucun flux. Si cette donnée peut bien être présente en base Hélios, car alimentée manuellement, elle ne sera comparée avec rien. Cette donnée sera présente hypothétiquement dans le PES à compter la V421. Hypothétiquement, car cette information est facultative et rien ne laisse présager que les ordonnateurs communiquent cette donnée façon certaine pour que cela vienne un critère rattachement. Ce n'est donc pas un critère discriminant fiable. Adresse : Sont prises en compte Adr2 (N et voie) + Ville + Co Postal du PES concaténés. RIB : Nom Phonétique : critère non vali, à proscrire PRE-REQUIS SPECIFIQUE AUX TIERS DE TYPE «06 MALADE» : Les préconisations qui suivent ne s appliquent pas à cette catégorie tiers. En, effet, pour certains traitements et notamment l appariemment pièces dans HELIOS, pour certaines opérations spécifiques (émargement titres avec avances versées par les malas ), le tiers type «06 mala» doit systématiquement comporter le numéro d entrée (ou numéro dossier) dans la balise «RefTiers». Pour les tiers type «01 Débiteur principal», l optimisation leurs rattachement repose sur plusieurs critères : - l utilisation systématique la référence nationale stable doit permettre rattacher le tiers à celui déjà existant dans HELIOS ; c est le système le plus fiable consolidation car il repose sur un intifiant unique national. - particulièrement dans le domaine la Dépense, le numéro SIRET (14 chiffres) permet d améliorer le rattachement s Tiers Fournisseurs ; toutefois, ce numéro ne doit pas être utilisé pour les grans entreprises telles La Poste, EDF etc. Enfin, l utilisation du SIRET est compatible avec un débiteur type personne physique (artisan ). - à défaut d intifiant unique national, l ordonnateur peut créer s intifiants stables propres à l EPS ; dans ce cas, si le comptable définit cet intifiant comme critère rattachement et que cette procédure est systématiquement suivie par l établissement, le rattachement se fera à chaque prise en charge. - à défaut d utilisation d intifiants, il faut noter qu un seul caractère divergeant dans une zone utilisée comme critère rattachement (nom ) a pour conséquence la création d un nouveau tiers sous HELIOS, générant alors une consolidation manuelle par le comptable le moment venu. La mise en place normes codifications y trouve donc toute son utilité. Consolidation s tiers : Gestion s tiers Page 12

21 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers Le rattachement s tiers ne s opérant pas toujours en dynamique façon certaine et exhaustive, il convient procér a posteriori à la consolidation. En matière préconisations, il peut être intéressant pour un poste ayant comme premier critère rattachement NOM + RIB en dépense par exemple, soit laisser en l état, soit d ajouter un nombre lettres PRENOM, afin créer nouveaux tiers. Au terme d une pério, déterminée selon la volumétrie gérée par le poste, il convient procér à la consolidation, notamment entre les tiers au format historique (H Mandat) et les nouveaux au format PES, qu il conviendra d élire comme tiers référence. Attention, les informations complémentaires présentes sur l ancien tiers référence doivent faire l objet d un report manuel sur le nouveau tiers référence au format PES. Préalablement à la bascule au PES, il est recommandé mener une opération fiabilisation du référentiel tiers. Ces travaux reposent sur une collaboration étroite entre l ordonnateur et le comptable, à charge pour chacun d optimiser sa base tiers au regard s exigences du PES. Il est en effet rappelé que les pièces assorties blocs tiers non conformes seront rejetées par le guichet xml, le rejet s effectuant pour l intégralité du borreau. Pour ce faire, s règles intiques codage s tiers doivent être définies conjointement, en fonction s possibilités s logiciels gestion et en tenant compte s balises obligatoires déclinées supra. En outre, une réflexion commune, doit permettre définir le niveau d intification s tiers dans la base l ordonnateur. Ainsi, si l option retenue est le référencement par le SIRET en dépense, le NIR en recette, ou à défaut une référence stable unique chez l ordonnateur, ce critère pourra être choisi (couplé à d autres) dans les options rattachement s tiers, et permettra d optimiser cette fonctionnalité. LA NATURE JURIDIQUE DES TIERS La catégorie s tiers est un élément essentiel dans la codification car elle va déterminer, dès l arrivée dans HELIOS, le type plan recouvrement qui sera affecté au titre pris en charge. Ainsi, si un débiteur «personne morale droit public» est codifié en tant que «personne physique», le titre sera affecté à un plan recouvrement pour personnes physiques avec propositions d actes d exécution forcée. En outre, si la catégorie n est pas conforme, mais que les données du tiers sont par ailleurs correctement saisies (ex : collectivité publique typée en personne physique), le guichet attendra un co civilité et un prénom et génèrera un rejet en l absence ces données. Il convient donc se conformer à la table PES V2 concordance s catégories tiers et s natures juridiques (annexe 2) pour codifier au mieux les données. TIERS SPECIFIQUES Pour pouvoir effectuer s mouvements collectifs (fichier paye, divers) les tiers génériques suivants doivent être créés : «CH (ou Hôpital ) xxxx Divers Créanciers», «CH (ou Hôpital ) xxxx Divers Débiteurs», «CH (ou Hôpital ) xxxx Payes» ; chacun ces tiers possè un numéro référence unique. Gestion s tiers Page 13

22 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers AUTRES IMPACTS POINTS D ATTENTION La codification s tiers a également un impact en termes facturation et paiement. Ainsi, plus les données sont fiabilisées, moins cela génèrera retours NPAI s services postaux. En effet, l absence d un renseignement, même marginal, dans une adresse a pour conséquence le renvoi l avis vers le comptable et un retard dans la chaîne recouvrement. De même dans le secteur la dépense, le traitement s virements rejetés suite à une mauvaise codification du bloc co bancaire ne permet pas une bonne optimisation la chaîne Dépense. Gestion s tiers Page 14

23 15/12/2013 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers Annexe1 1. Liste arrêtée s caractères prohibés dans le fichier PESV2 dans le cadre du guichet xml Dans le cadre la mise en place du guichet XML, les flux XML transmis par les ordonnateurs, comme ceux qui leur seront retournés, sont soumis à une grammaire définie dans une norme W3C ( Les caractères interdits à titre définitif sont désormais connus et la liste arrêtée ( cf ci-ssous) : & (ampersand, U+0026) < (less-than sign, U+003C) > (greater-than sign, U+003E) " (quotation mark, U+0022) ' (apostrophe, U+0027) Dans le guichet xml, ces seuls caractères seront prohibés car ils appartiennent à la grammaire xml. Ces caractères peuvent être utilisés seulement si une politique d'échappement (le caractère est en quelque sorte codé et protégé) est mise en œuvre dans le logiciel éditeur. Les borreaux concernés intègreront Hélios ou, à tout le moins, ne seront pas rejetés pour le motif caractères prohibés. Il convient cependant noter que le caractère échappé est servi pour sa valeur ( < > & " ou ' ) par l'ordonnateur mais transmis dans le flux pour sa valeur échappée ( par exemple < > " & ) vaut dans la balise où il s'inscrit pour 4 à 6 caractères et non 1. Dans le traitement actuel (prétraitement Java, Tra Express) appelé à disparaître au profit du seul guichet xml, d'autres caractères dont la liste n'est pas arrêtée (majuscules étaient prohibés. Ces rniers doivent pouvoir désormais être utilisés dans le guichet xml vers lequel, selon un calendrier à définir, les CEPL déjà en production basculeront. 2. Autres caractères prohibés dans Hélios, autorisés ou non selon la balise dans laquelle ils s'inscrivent. Les symboles monétaires du type $ ne s'inscrivent pas dans la norme iso qui est celle du PESV2. Ils ne peuvent donc être utilisés. Par ailleurs, Hélios n'affichera pas les symboles monétaires décrits mais un espace. Pour d'autres caractères, les - et _ peuvent être utilisés, notamment pour les pj. Il convient limiter cependant leur utilisation. Par contre le "/" est lui à prohiber dans les balises relatives à la PJ cela équivaut à décrire une arborescence et à créer s répertoires qui n'existeront pas. Pour rappel notamment dans les Idunique, il ne faut pas laisser d'espace sinon la pj ne sera pas accessible. Gestion s tiers Page 15

24 15/12/2013 Référence : T3 Domaine : Transverse Titre : Gestion s tiers Annexe2 Correspondance catégorie tiers et nature juridique s tiers X association cat nat possible association cat/nat non prévue P M CatTiers 01 Particuliers 02 Artisan/ Commerçant / Agriculteur 03 Société 04 CAMoucaisse appliquant les mêmesrègles Gestion s tiers Page Caisse complémentaire 06 Association 07 Etat ou organisme d Etat 08 Etablissement public national 09 Collectivité territoriale/ EPL/ EPS 10 Etat étranger / ambassa 01personnesphysiques x x État et établissementspublicsnationaux x x régions x départements x - - DP r u 23communes x - - ob 24groupementscollectivités x - - i l 25caissessécoles x - - t i 26CCAS x - - c 27établissementspublicssanté x - - P M 28écolenationalelasantépublique x autresétablissementspublics et organismes x - internationaux autresorganismessociaux x personnesmoralesdroit privéautres - x - - x qu'organismessociaux - 60caissessécuritésocialerégimegénéral x DP 61caissessécuritésocialerégimeagricole x r r 62sécuritésociales travailleursnonsalariéset i - - x professions nonagricoles - o i t v é 63autresrégimesobligatoires sécuritésociale x x 64mutuelleset organismes d'assurance x diversautrestiers payants x x CNRACL x IRCANTEC x ASSEDIC x caissesmutualistesretraitecomplémentaires x NatJur 11 CAF

25 15/12/2013 Référence : T4 Domaine : Transverse Titre : Echanges entre différents logiciels Echange entre les différents logiciels Objet la présente fiche L objet la présente fiche est d évoquer les problématiques qui peuvent se présenter dans les centres hospitaliers qui ne bénéficient pas logiciels gestion intiques sur le domaine Dépense et Recette et qui ne sont donc pas à même dialoguer entre eux. Il en est même parfois lorsque les logiciels gestion s titres divers sont différents ceux s titres hospitaliers. Pré-Requis Un établissement hospitalier se préparant au PESV2 doit être conscient s difficultés à venir lorsqu il bénéficie d un logiciel gestion financière et comptable dont le domaine Dépense et Recette sont totalement indépendant, sans dialogue possible. Le cas est également rencontré lorsqu un CH a s logiciels d éditeurs totalement différents. Echange entre les différents logiciels Page 1

26 15/12/2013 Référence : T4 Domaine : Transverse Titre : Echanges entre différents logiciels Description La scription du PESV2 spécifie que pour un certain nombre d opérations, une pièce comptable (mandat ou titre) doit référencer une pièce comptable d origine. Le fait ne pas avoir communication entre les logiciels Dépense et Recette a pour conséquence ne pas pouvoir obtenir aisément les informations la pièce d origine. L utilisateur vra donc reporter ces informations manuellement après recherche, avec les risque d erreur qui en découlent. Les informations généralement utiles sont le N du borreau et la pièce, ainsi que les montants. Les cas figure où ce besoin est avéré sont : - les opérations fin d exercice - les opérations d annulations sur exercices antérieurs - les opérations recettes divers et titres hopitaliers : - Difficultés sur le suivi la continuité numérotation s borreaux et mandats - Difficultés sur la gestion s cumuls s montants émis Echange entre les différents logiciels Page 2

27 15/12/2013 Référence : T5 Domaine : Transverse Titre : Intifiants co établissement, FINESS Juridique, FINESS Géographique, cos services IDENTIFIANTS Co établissement, finess juridique, finess géographique, cos services Objet la présente fiche L objet cette fiche est préciser les pré-requis obligatoires en matière d intification s établissements publics santé dans les flux générés au format PESV2, ainsi que les cos permettant l intification services différenciés à l intérieur d un même budget. Pré-Requis réglementaire Les EPS et ESMS sont immatriculés au Fichier National s Etablissements Sanitaires et Sociaux. Le N qui leur est attribué est composé 9 caractères dont les ux premiers corresponnt au département d implantation. On distingue : Le N Finess juridique correspond à l entité juridique à laquelle est attachée la personnalité morale cette entité qui lui autorise d exercer ses activités dans s établissements non obligatoirement situés dans un même lieu d implantation. Le N Finess Géographique est lié à chacun s établissements qui dépennt l entité juridique précitée. Dans la pratique il y a autant finess géographiques que budgets annexes existants, et/ou d implantation géographiques différentes réelles. En outre chaque hôpital est doté d un «co établissement géographique», qui reprend le plus souvent les ux rniers chiffres du co budget (exemple co budget 252, co géographique 52 ou 052). Co utilisé par certains logiciels ordonnateurs pour différencier les budgets lorsque plusieurs hôpitaux au sens juridique du terme sont gérés par un même site administratif. Les budgets hospitaliers peuvent, à l instar d autres collectivités, utiliser s cos particuliers dits «cos service» pour individualiser s opérations particulières et ainsi avoir une vision budgétaire du coût ces services, ou encore suivre la TVA au niveau d un service particulier immatriculé individuellement. Intifiants Page 1

28 15/12/2013 Référence : T5 Domaine : Transverse Titre : Intifiants co établissement, FINESS Juridique, FINESS Géographique, cos services Description PESV2 Le n finess juridique est obligatoirement porté par le bloc «En-tête PES» s fichiers PES en M21, balise «FinJur» Bloc Entete ES obligatoire - unique Nom zone O O O A Ta Exemple Description /F /F /F / R ille valeurs C H H oll lm op DteStr O O O A Date Date d'émission la structure. R IdPost O O O A Texte intification permanente du poste R comptable (numéro codique). LibellePoste F - - R Texte 38 Libelle «court» du poste. Nécessaire à RIO. IdColl O O O A Numérique Intification numérique permanente du R 5 budget collectivité / Intifiant national Siret. FinJur - - O A R Numérique Finess juridique. Obligatoire si M21 M22 CodColl O O O A R CodBud /F O /F O /F O R e A e Alphanumériqu Alphanumériqu co collectivité. : intification la collectivité ou du budget collectivité Co budget. Obligatoire à l Aller, Facultatif au retour. d LibelleColBu F - - A R Texte 38 Libellé du Budget Collectivité. Nécessaire à RIO. Intifiants Page 2

29 15/12/2013 Référence : T5 Domaine : Transverse Titre : Intifiants co établissement, FINESS Juridique, FINESS Géographique, cos services Le n finess géographique est facultativement porté par le bloc «Ligne Pièce» s fichiers PESV2 en M21 balise «FinGeo», même que le co géographique dans la balise «CodEtGeo» s ils sont restitués par le logiciel comptabilité. BLOC LigneDePiece Obligatoire Multiple BLOC BlocLignePiece Obligatoire Unique InfoLignePiece Obligatoire Unique Nom zone O O O A Ta Exemple Description /F /F /F / R ille valeurs C H H oll lm op IdLigne O O O AR Numérique 6 2 N ligne pièce : Numéro permettant subdiviser le titre lorsqu'il concerne plusieurs débiteurs (titres collectifs) ou plusieurs imputations (titres à imputation multiple). Dans le cas général s titres individuels n'ayant qu'une imputation budgétaire le n ligne est mis à 1. Cette valeur est forcément supérieure ou égale à 1 sinon rejet du borreau. ObjLignePce F F F AR Texte 16 0 CodProdLoc F O F F O AR e Alphanumériqu Objet la ligne pièce (cas d un titre collectif). Zone libre. Mise en conformité avec HTITRE et INDIGO TITRE 4 Co produit local : Information stinée à intifier la nature du produit chez l'ordonnateur. Le CodProdLoc est soit défini localement soit correspond aux cos produit nationaux. Il est associé dans Hélios à un Co produit national. Utilisation dans toute nomenclature FinGeo - - F AR Numérique Finess géographique. Zone facultative concernant uniquement les hôpitaux. Cette donnée permet d affiner le Finess Intifiants Page 3

30 15/12/2013 Référence : T5 Domaine : Transverse Titre : Intifiants co établissement, FINESS Juridique, FINESS Géographique, cos services BLOC LigneDePiece Obligatoire Multiple juridique Elle reste purement facultative. CodEtGeo - - F AR Alphanumériqu e /F. O /F O /F O 3 63 Co établissement géographique. Cette zone concerne uniquement les hôpitaux. Et reste purement facultative AR Numérique Obligatoire à l aller, son absence ou valorisation à vi aboutit au rejet du borreau. Le co service est porté par les pièces comptables mandats et titres, impactées par le service, il est implémenté en tant que besoin dans la balise facultative «CodServ» Nom zone v e BLOC Piece Obligatoire - multiple BLOC BlocPiece Obligatoire - unique O/ F Co ll O/ F Hl m InfoPce Obligatoire - Unique CodSer O/ F Ho p A / R F F F A R Affect F F F A R IdPce O O O A R ue TypPc T aille Texte 1 0 Texte 1 0 Numériq O O O A Co R numérique Exemple valeurs Description Co d intification du service l'ordonnateur. Information paramétrée dans Hélios pour gérer la TVA par service ou une notion service administratif. Critère d'affectation : Zone libre permettant à l ordonnateur déterminer l affectation du dossier dans les services du comptable (gestion la banette et s utilisateurs dans hélios). Les critères d'affectation résultent d une convention entre l'ordonnateur et le comptable Intifiant la pièce strictement supérieur ou égal à 1: Numéro du mandat porté sur le borreau récapitulatif mandat Informations stinées à déterminer le type pièce transmis par l'ordonnateur. Cette zone permet d'effectuer s contrôles avec le type borreau. Le type pièce : Deman d émission mandat n est utilisé qu en retour d information (du comptable vers l ordonnateur). Il est utilisé pour transmettre s mans d émission mandats lors d un paiement avant émission Intifiants Page 4

31 15/12/2013 Référence : T5 Domaine : Transverse Titre : Intifiants co établissement, FINESS Juridique, FINESS Géographique, cos services BLOC Piece Obligatoire - multiple BLOC BlocPiece Obligatoire - unique Nom zone O/ F Co ll O/ F Hl m O/ F Ho p A / R T aille Exemple valeurs mandat. Description NatPce O O O A Co R numérique Obj F F F A Texte 1 00 DteEch F F F A Date du mandat Zone libre décrivant l'objet la pièce Date d échéance : permet le paiement à juste date dans Hélios. Intifiants Page 5

32 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Objet la présente fiche L objet la présente fiche est présenter l interaction que les pièces comptables peuvent avoir avec les modules dits complémentaires d Hélios, que sont l inventaire, les régies, les emprunts. La balise "Liens Int" dans le PESV2 permet suivre les modules périphériques l'application Hélios marché, actif, régie, emprunt, convention. L interaction s références comptables rattachement avec le moteur comptable l application Hélios est suivi avec la balise"rattachpiece", cette balise permet rattacher comptablement s opérations exemple N OP sur un mandat émis après paiement et d'émarger automatiquement l'op, ce qui sécurise les opérations et représente un allègement important du travail du comptable. Cette balise est obligatoire avec les mandats typés d'annulation et émis après paiement. Ces 2 références peuvent être servies simultanément dans un article du PESV2 comme les exemples à la suite vont le présenter Pré-Requis Hélios gère s modules complémentaires ou comptabilités auxiliaires, au là du module comptabilité dit général servi lors la prise en charge s pièces dépenses et recettes. Ces modules complémentaires permettent gérer notamment l actif, le passif, mais aussi s modules comme la gestion s marchés, s régies Le protocole PESV2, part l enrichissement s informations véhiculées, permet d alimenter plus fiablement ces modules complémentaires. En fonction la nature même l opération comptable transmise par l ordonnateur, une information relative à ce domaine complémentaire est exigée. En effet, le PESV2, man que la nature et le type la pièce soient servis. En fonction ces informations, s Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 1

33 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece renseignements sur les modules complémentaires sont attendus. L imputation budgétaire est également à l origine cette attente. Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 2

34 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Description Le guichet Xml est spécifié sorte que pour un triplet défini ( Borreau, Pièce, pièce) une information soit servie dans un bloc d information (LienInt) dans une balise en rapport avec le triplet. Par exemple, pour un titre type "ordinaire" et nature "régie", une information relative à la régie (Numéro régie : N ordonnateur) doit être portée dans la balise IdRégie. DOMAINE MARCHE Le suivi s marchés : La création la fiche marché reste manuelle dans le système d'informations du comptable tant qu'une structure PES permettant véhiculer la scription d'un marché n'existe pas. L interface PESV2 dépenses permet d'automatiser le suivi s marchés. La transmission dans le bloc "Liensint" d'un N marché commun aux systèmes l'ordonnateur et du comptable entraîne que chacun s mandats du marché vienne abonr la fiche suivi. Dans le cadre ce suivi, la clef d'appariement entre le N marché transmis par l'ordonnateur sur les mandats et la fiche marché d'hélios est uniquement le N marché. L'ordonnateur n'a donc pas théoriquement pas à s'occuper du type et du numéro document utilisé dans Hélios pour tenir compte s avenants et s actes sous-traitance. Les types document marché concernent : le contrat initial, les avenants (sans impact financier, positifs, négatifs, mixtes,..), les actes spéciaux Cependant, afin d'assurer à terme une communication flui s données marchés entre les systèmes ordonnateurs et comptables, il est recommandé que le logiciel l ordonnateur prévoie a minima ces informations. Mandat sur marché o n tr C Bord TRIPLET pce pce Mo règlement DGP Tiers Référenc es bancaires Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 3

35 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece ôl e s g u ic h et , 02, 12, 13 ou 14 A valoriser 01, 02, 03, 05, mais aussi 04 ou 06 DGP à 0 ( sauf retenue garantie à 1 ) Cohérenc e du couplet Conformi té du bloc RIB en fonction la balise ModRegl Point d attention : La balise LibVir1 est à valoriser obligatoirement si le mo règlement est à 03, 04, 06 ou 05 Pas tiers générique. Le bloc LienInt doit être valorisé selon le numéro marché ( Anomalie dans Hélios ) Titre sur marché on trô les gui ch et C Bord TRIPLET pce pce Co Produit Tiers A valoriser Appartient à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur Cohérence du couplet Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 4

36 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Point d attention : - Pas tiers générique ou dédié. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdMarche doit être valorisé avec le numéro marché ( Anomalie dans Hélios ) Attention à l'unicité la référence sur plusieurs années pour éviter les confusions DOMAINE REGIE Exemple : un régisseur réalise s encaissements par carte bancaire. A chacune s opérations, une commission est facturée par la BdF. Ces frais sont traités une fois par mois par la comptabilité à réception l arrêté fin mois du régisseur. Il fournit l état s recettes réalisées en carte bancaire et donne le montant s frais afférents. Cette dépense au compte 4722 est une dépense sans mandatement préalable qui va générer un numéro d OP. A chaque paiement sans ordonnancement préalable, l application Helios donne une référence à l ordre paiement (n d OP). Ces références seront véhiculées dans le PES V2 retour afin que l ordonnateur puisse les intégrer dans le mandat régularisation. Cela permet dénouer automatiquement l opération d origine. La fiche «mandat régularisation s pièces constatées chez le comptable décrit comment transmettre une liste s références s OP en attendant le PES V2 retour. Mandat régie après paiement o n tr ôl e s g u ic h et C Bord TRIPLET Nat ure pce pce Mo règlement A valoriser 11 DGP Pas DGP ou DGP à 1 Tiers Cohérenc e du couplet Référenc es bancaires Non Point d attention : - Pour s mandats régie émis après paiement, on doit utiliser un tiers bien intifié (Régisseur ) Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 5

37 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdRegie doit porter le numéro régie. Il faut s assurer que la valeur portée par le flux est bien celle du champ Numéro Ordonnateur dans Hélios et pas Numéro régie Rattachement du mandat émis après paiement régie avec la pièce initiale dans le bloc RattachPiece ). Bloc RattachPiece NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 03 Exercice intique à Numéro Pas balise celui la pièce initiale paiement Hélios ou ligne à 0 Mandat régie o n tr ôl e s g u ic h et C Bord 01 TRIPLET pce 01 ou 10 pce 05 A valoriser Mo règlement 01, 02, 03, 05 DGP DGP à 1 ( non ) Tiers Cohérenc e du couplet Référenc es bancaires Conformi té du bloc RIB en fonction la balise ModRegl Point d attention : - La balise LibVir1 est à valoriser obligatoirement si le mo règlement est à 03 ou 05 - Pour s mandats régie, on doit utiliser un tiers bien intifié (Régisseur ) - S assurer que le RIB est bien celui la régie. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdRegie doit porter le numéro régie. Il faut s assurer que la valeur portée par le flux est bien celle du champ Numéro Ordonnateur dans Hélios et pas Numéro régie Titre régie émis après encaissement Le titre régie émis après encaissement régularise un encaissement au nom la régie. Par conséquent, le bloc RattchPce ( Compléments dans Hélios) est obligatoire o C TRIPLET Co Produit Tiers Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 6

38 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece n tr ôl e s g u ic h et Bord pce pce A valoriser Apparti ent à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur Cohérenc e du couplet Point d attention : - Tiers dédié ( Régisseur ). - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdRegie doit être valorisée selon le numéro régie (Numéro Ordonnateur ) Rattachement du titre émis après encaissement régie avec la pièce initiale dans le bloc RattachPiece Bloc RattachPiece NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 03 Exercice intique à Numéro Pas balise celui la pièce initiale d encaissement Hélios ou ligne à 0 DOMAINE EMPRUNT Le suivi d un emprunt se traduit par s paiements sans mandatement préalable ou après mandatement : les échéances, les intérêts, les frais gestion, les frais liés aux vgm, les commissions non utilisation d une ligne trésorerie. Exemple : les frais vgm (virements gros montants) remboursement prêts : débit crédit 515 ; le règlement s frais est un paiement sans ordonnancement préalable. A chaque paiement sans ordonnancement préalable, l application Helios donne une référence à l ordre paiement (n d OP). Ces références seront véhiculées dans le PES V2 retour afin que l ordonnateur puisse les intégrer dans le mandat régularisation. Cela permet dénouer automatiquement l opération d origine. La fiche «mandat régularisation s pièces constatées chez le comptable» décrit comment transmettre une liste s références s OP en attendant le PES V2 retour. Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 7

39 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Mandat d emprunt o n tr ôl e s g u ic h et C Bord 01 TRIPLET pce 01 ou 06 pce 04 A valoriser (Imputati on spécifique aux emprunts) Mo règlement 01, 02, 03, 05 DGP DGP à 1 ( non ) Tiers Cohérenc e du couplet Référenc es bancaires Conformi té du bloc RIB en fonction la balise ModRegl Point d attention : - La balise LibVir1 est à valoriser obligatoirement si le mo règlement est à 03 ou 05 - On doit utiliser un tiers bien intifié correspondant à un établissement bancaire. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdEmpruntOrdo doit porter le numéro d emprunt Mandat d emprunt émis après paiement o n tr ôl e s g u ic h et C Bord TRIPLET pce pce Imputati on spécifique aux emprunts : 6611x ou 16xx Mo règlement 11 DGP Pas DGP ou DGP à 1 Tiers Cohérenc e du couplet Référenc es bancaires Non Point d attention : - On doit utiliser un tiers bien intifié correspondant à un établissement bancaire. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdEmpruntOrdo doit porter le numéro d emprunt Rattachement du mandat émis après paiement d emprunt avec la pièce initiale dans le bloc RattachPiece NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 8

40 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Bloc RattachPiece 03 Exercice intique à celui la pièce initiale Numéro paiement Hélios Pas balise ou ligne à 0 Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 9

41 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Titre d emprunt o n tr ôl e s g u ic h et C Bord TRIPLET pce pce Imputati on spécifique aux emprunts ( 16xxx) Co Produit Apparti ent à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur Tiers Cohérenc e du couplet Point d attention : - On doit utiliser un tiers bien intifié correspondant à un établissement bancaire. - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdEmpruntOrdo doit être valorisé selon le numéro d emprunt Titre d emprunt émis après encaissement Le titre d emprunt émis après encaissement régularise un encaissement. Par conséquent, le bloc RattchPce ( Compléments dans Hélios) est obligatoire o n tr ôl e s g u ic h et C Bord TRIPLET pce pce Imputati on spécifique aux emprunts ( 16xxx) Co Produit Apparti ent à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur Tiers Cohérenc e du couplet Point d attention : - On doit utiliser un tiers bien intifié correspondant à un établissement bancaire. Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 10

42 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdEmpruntOrdo doit être valorisé selon le numéro d emprunt Rattachement du titre émis après encaissement d emprunt avec la pièce initiale dans le bloc RattachPiece Bloc RattachPiece NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 03 Exercice intique à Numéro Pas champs celui la pièce initiale d encaissement Hélios ou ligne à 0 DOMAINE INVENTAIRE Avec l utilisation l interface PESV2, la zone liens int servie avec le numéro d inventaire définitif n est pas suffisante pour créer une fiche définitive, elle ne permet créer que s coquilles vis, seule la catégorie d amortissement rend une fiche inventaire définitive or cette information n est pas transmise par le PESV2dépense. Le suivi s fiches inventaire doit donc être totalement alimenté par un interface du type PES inventaire. En attendant le PES inventaire, s comptables continuent gérer l'inventaire avec s références provisoires ( générées par Hélios lors l'intégration la pièce) qui permettent un transfert masse alors que les fiches définitives ne le permettent pas. En effet, le passage au PESV2 en juin 2013 aurait entraîner 2 suivis, le global pour la pério antérieure au passage et un suivi détaillé pour la pério post-démarrage car le transfert masse n'est plus possible avec s fiches inventaires définitives. (par exemple, les HCL ne transmettent pas leurs numéros d'inventaire dans le lien int pour que les fiches provisoires perdurent). Mandat d inventaire o n tr ôl e s g u ic h et C Bord 01 TRIPLET pce 01, 03 et 04 pce 03 A valoriser Mo règlement 01, 02, 03, 05 DGP DGP à 0 ( oui ) Tiers Cohérenc e du couplet Référenc es bancaires Conformi té du bloc RIB en fonction la balise ModRegl Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 11

43 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Point d attention : - La balise LibVir1 est à valoriser obligatoirement si le mo règlement est à 03 ou 05 - Pas tiers générique. - Le bloc LienInt doit être valorisé avec la balise IdActif selon le numéro d inventaire (Anomalie dans Hélios) Mandat d inventaire émis après paiement Le mandat d emprunt émis après paiement régularise une opération liée à une immobilisation. Par conséquent, le bloc RattchPce ( Rattachement pièce dans Hélios) est obligatoire. o n tr ôl e s g u ic h et C Bord TRIPLET pce pce Mo règlement A valoriser 11 DGP Pas DGP ou DGP à 1 Tiers Cohérence du couplet Références bancaires Non Point d attention - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdActif doit être valorisé selon le numéro d inventaire ( Anomalie dans Hélios ) Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 12

44 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Rattachement du mandat émis après paiement d inventaire avec la pièce initiale dans le bloc RattachPiece ( MDEP21 et MDEP23 ). Bloc RattachPiece NatPceOrig ExerRat IdPceOrig IdLigneOrig 03 Exercice intique à Numéro Pas balise celui la pièce initiale paiement Hélios ou ligne à 0 Titre d inventaire Contrôle s guichet Bord TRIPLET T ype pce Nat ure pce Co Produit Tiers Imputation spécifique aux opérations d inventaire Appartient à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur Cohérence du couplet Point d attention : - Le bloc LienInt doit être présent et la balise IdActif doit être valorisée selon le numéro d inventaire ( Anomalie dans Hélios ) Mandat d investissement o n tr C Bord TRIPLET pce pce Mo règlement DGP Tiers Références bancaires Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 13

45 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece ôl e s g u ic h et ou 02 A valoriser 01, 02, 03, 05 ou 06 DGP à 0 ( oui ) Cohérence du couplet Conformité du bloc RIB en fonction la balise ModRegl Point d attention : - La balise LibVir1 est à valoriser obligatoirement si le mo règlement est à 03 ou 05 En l absence N d inventaire, le domaine inventaire sera alimenter d un N d inventaire système. Suivi l inventaire La M21 va préciser les modalités suivi l inventaire par les centres hospitaliers. A ce titre, l instruction budgétaire va définir les modalités d échanges s informations relatives aux données inventaires la collectvité. Un flux H Inventaire vra donc être produit au comptable afin donner à ce rnier les références suivi l inventaire ainsi que les modalités d amortissement s biens. CONVENTION : Titres sur plusieurs années Ces titres font l objet d une convention. Contrôles guichet Bord TRIPLET pce pce Co Produit Tiers ou 02 A valoriser Appartient à la table référence ou à celui saisi par l utilisateur Cohérence du couplet Point d attention : - Valoriser la balise IdConv avec le numéro convention - Imputation spécifique aux opérations pluri-annuelles ( ex : 752 ) Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 14

46 Référence : T7 Domaine : Transverse Titre : Lien s pièces avec les modules complémentaires et cas d utilisation du Bloc RattachPiece Mandats d annulation sur exercice courant Exemple 1 : au cours du même exercice, un débiteur a fait l objet d une facturation complète en l absence production sa carte Vitale. A réception son avis s sommes à payer, il vient produire ses justificatifs, le titre initial est annulé pour être réémis en tenant compte s droits du débiteur. Le titre doit contenir la référence du titre initial dans le bloc rattachpiece. La fiche «annulation sur exercice courant» décrit le mo opératoire. Mandat d annulation sur exercice antérieur Exemple 2 : au cours l exercice antérieur, un débiteur a fait l objet d une facturation complète en l absence production sa carte Vitale. A réception son avis s sommes à payer, il vient produire ses justificatifs, le titre initial est annulé et doit être réémis sous forme mandat tenant compte s droits du débiteur. Le mandat doit contenir la référence du titre initial dans le bloc rattachpiece. La fiche «annulation sur exercice antérieur» décrit le mo opératoire. Lien s pièces avec les modules complémentaires Page 15

47 15/12/2013 Référence : T8 Domaine : Transverse Titre : Modules complémentaires les régies MODULES COMPLEMENTAIRES Les régies Objet la présente fiche Cette fiche a pour objet préciser les éléments nécessaires à une interaction optimale entre les flux PES découlant s opérations s régies dépense et recettes s EPS, et le module «Régies» d'helios via lequel ces opérations sont traitées. Contexte réglementaire La réglementation relative aux opérations s régisseurs dépenses et recettes est décrite dans l'instruction codificatrice N A-B-M du 21 avril 2006 "RÉGIES DE RECETTES, D'AVANCES ET DE RECETTES ET D'AVANCES DES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES ET DE LEURS ÉTABLISSEMENTS PUBLICS". Les régies créées par s EPS sont soumises aux règles prévues par les articles R à 18 du Co Général s Collectivités Territoriales (CGCT) dans leur version issue du décret n du 19 décembre 2005, par le biais d'un renvoi effectué à l'article R du Co la Santé Publique. La mise en œuvre s régies est notamment stinée à faciliter l encaissement recettes et le paiement dépenses courantes faible valeur. Les régies sont créées par l'ordonnateur, avec avis conforme du comptable. La nomination du régisseur relève aussi la compétence l'ordonnateur et est soumise à avis conforme du comptable. A la suite s contrôles réglementaires, les opérations s régisseurs sont intégrées dans la comptabilité du comptable. Pour effectuer cette intégration, le comptable dispose certains comptes tiers spécifiques (auxiliarisés par régies) qui sont mouvementés automatiquement selon la codification s flux PES entrants : «Versements s régisseurs» : permet d'intégrer les versements s encaisses s régisseurs recettes, puis prendre en charge les titres correspondants après contrôles s opérations par l'ordonnateur qui émet alors le titre mensuel «Disponibilités chez les régisseurs d avances» : permet prendre en compte l'avance versée aux régisseurs, et sa reconstitution au vu s pièces justificatives ; l'émission du mandat par l'ordonnateur après ses contrôles régularisera l'avance. Enfin, si une régie recettes bénéficie d'un fonds caisse (prévu à l'acte constitutif), le compte 5412 «Disponibilités chez les régisseurs recettes» est mouvementé pour la somme remise comme telle au régisseur. Modules complémentaires d'helios - Les régies Page 1

48 15/12/2013 Référence : T8 Domaine : Transverse Titre : Modules complémentaires les régies Description d un mo opératoire Lorsqu'il crée une régie, l'ordonnateur lui attribue un numéro unique au sein son établissement. Ce numéro permet d'enregistrer les opérations relatives à chaque régie dans le système d'information l'eps. Les numéros affectés aux régies doivent être impérativement communiqués au comptable qui les intègre dans l'application HELIOS, lors la création la fiche régie concernée ("co régie ordonnateur"). Ce numéro est ensuite véhiculé par les flux PES mandats et titres régularisant les opérations s régisseurs, et permet l'appariemment automatique s pièces sur le bon compte auxiliaire. Le compte auxiliaire, propre à chaque régie, constitue une partition virtuelle s comptes 4711, 5411 et 5412 ; il est attribué automatiquement par HELIOS. Ainsi, lorsque l'on effectue une consultation par compte dans HELIOS, en saisissant uniquement le compte auxiliaire et l'axe d'auxiliarisation "Régies", on visualise les comptes mouvementés pour une régie donnée : éventuellement 5412 pour une régie recettes 5411 pour une régie d 'avance éventuellement pour une régie recettes et d'avance (mixte). Régies d'avance Une avance, dont le montant est prévu à l'acte constitutif, est versée au régisseur, en numéraire ou par virement sur son compte DFT ; cette opération se traduit par la mise en œuvre d un ordre paiement sous HELIOS. Le régisseur paye les seules dépenses dont la nature est prévue à l'acte constitutif ; il conserve les justificatifs ces dépenses qu'il vra remettre à l ordonnateur, selon la périodicité prévue à l acte constitutif, à l appui d un borreau récapitulatif. L ordonnateur effectue le contrôle s pièces et, si aucune anomalie n est décelée, émet un mandat type «01 Ordinaire» pour le montant s PJ, qu il y annexe, et qu il adresse au comptable. Le comptable contrôle les pièces et le mandat émis au nom du Régisseur es qualité et, en l absence d anomalies, effectue la mise en paiement (reconstitution l avance). Modules complémentaires d'helios - Les régies Page 2

49 Contrôles guichet MISSION DE DEPLOIEMENT DE LA 15/12/2013 Référence : T8 Domaine : Transverse Titre : Modules complémentaires les régies Description PESV2 Le mandat comportera impérativement le numéro régie = «co régie ordonnateur» (Balise IdRegie du bloc LiensInt) qui permettra comptabiliser la pièce budgétaire sur le compte auxiliaire la régie ; en outre, la nature dépense du mandat doit toujours être équivalente à «05 Régie» ce qui permet mouvementer automatiquement le compte tiers La balise IdRegie LiensInt permet faire le lien avec le compte auxiliaire dédié. Elle doit toujours être servie en présence d une pièce nature «05 Régie». LiensInt Facultatif Unique Balise attendue avec le typage «régie» : numéro régie avec un mandat nature régie. Nom zone Obligatoire ALLER Taille Description / Facultatif RETOUR IdRegie Facultatif AR Alpha 10 N régie : Cette zone permet faire le lien entre une ligne pièce et une fiche régie A servir avec la NatPce 05 Régie sinon ABNF à l enregistrement dans Hélios Mandat régie type «01 Ordinaire» : il s agit du typage pièce conforme à la réglementation en matière régies qui prévoit que s contrôles incombent au comptable au moment la prise en charge du mandat régularisation s dépenses du régisseur. Bien qu actuellement le type pièce «05 émis après paiement» soit passant au niveau du guichet xml, celui-ci a vocation à disparaître en matière régies car il n est pas conciliable avec les contraintes réglementaires. Bord TRIPLET pce pce Mo règlement DGP Tiers Références bancaires A valoriser DGP à 1 Cohérence du couplet Selon balise ModRegl Modules complémentaires d'helios - Les régies Page 3

50 o n t r ô l e s g u i c h e t C MISSION DE DEPLOIEMENT DE LA 15/12/2013 Référence : T8 Domaine : Transverse Titre : Modules complémentaires les régies Régies recettes Conformément à la périodicité prévue à l'acte constitutif, et a minima une fois par mois, le régisseur effectue un versement ses recettes au comptable. Le comptable contrôle et enregistre les versements, par mo paiement, dans HELIOS sur le compte auxiliaire la régie. Le régisseur produit à l'ordonnateur, qui les vérifie, ses pièces justificatives mensuelles ; ce rnier émet ensuite un titre global au nom du Régisseur es qualité. Ce titre correspond à la somme s versements mensuels effectués par le régisseur (titre typé 01 "Ordinaire" avec référence la régie concernée (bloc LiensInt - Balise IdRegie). Le titre est alors transmis au comptable par flux PES + éventuellement PES PJ et pris en charge dans HELIOS. La transmission du numéro régie dans le flux permet d enregistrer le titre au compte auxiliaire idoine, et ensuite l émarger avec les versements correspondants préenregistrés. Se reporter également à la fiche «Régularisation s opérations s régies recettes». Description PESV2 Titre régie type «01 Ordinaire» La balise IdRegie LiensInt permet faire le lien avec le compte auxiliaire dédié. Elle doit toujours être servie en présence d une pièce nature «05 Régie». LiensInt Facultatif Unique Balise attendue avec le typage «régie» : numéro régie avec un mandat nature régie. Nom zone Obligatoire ALLER Taille Description / Facultatif RETOUR IdRegie Facultatif AR Alpha 10 N régie : Cette zone permet faire le lien entre une ligne pièce et une fiche régie A servir avec la NatPce 05 Régie sinon ABNF à l enregistrement dans Hélios Précision : bien qu à ce jour le triplet («titre émis après encaissement»)-05 soit passant au niveau du guichet xml, il a vocation à disparaître pour les régies, ce dans un but mise en conformité avec la réglementation en la matière qui implique que le comptable effectue certains contrôles lors l intégration s opérations s régies (versements et prise en charge s titres). De la même façon, l émargement automatique du titre, par appariemment avec le(s) numéro(s) d encaissement(s), lors sa prise en charge, serait en contradiction avec les contrôles précités. TRIPLET Co produit Tiers Modules complémentaires d'helios - Les régies Page 4

51 15/12/2013 Référence : T8 Domaine : Transverse Titre : Modules complémentaires les régies Bord pce pièce A valoriser Selon la table référence ou celui saisi par l utilisateur Cohérence du couplet Points d attention Cas s régies enregistrant s opérations à la fois sur le budget principal et sur un budget annexe Certaines régies gèrent s opérations qui peuvent concerner plusieurs budgets (exemple : droits d'inscription s écoles sur le budget C et tickets cantine sur le budget H). Ces opérations seront transmises, à l'instar la procédure précitée, via les flux titres ou mandats PES, et comporteront le même «co régie ordonnateur» (IdRegie LiensInt). Ainsi, les comptes budgétaires dépenses ou recettes seront impactés selon le budget concerné. Cependant, le comptable vra veiller à créer ux fiches régies dans le module s régies ; l'une sur le budget principal, et l'autre sur le budget annexe. Ces ux régies n'auront pas le même numéro HELIOS, mais feront référence au même "co régie ordonnateur". Modules complémentaires d'helios - Les régies Page 5