PROCEDURE DE MAITRISE DES DOCUMENTS, DES DONNEES, DES ENREGISTREMENTS ET DES ARCHIVES

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1 PROCEDURE DE MAITRISE DES DOCUMENTS, DES DONNEES, DES ENREGISTREMENTS ET DES ARCHIVES Rédacteur Vérificateur Approbateur Lieutenant HELARY Edern Géraldine DESERT Commandant Sébastien GRAS Créée le 28/10/2012 1/7

2 Evolution version Date V1 28/10/2012 V2 01/10/2012 V3 12/11/2012 V4 05/01/13 V5 10/1/13 Modification Version d'origine Précision sur la codification des procédures et des imprimes sur les IMP associés à la procédure, remise en page. Ajout de la codification des référentiels de formation, de certification et des guides de formation Modification de la numérotation des documents formation Modification de la numérotation des documents formation Créée le 28/10/2012 2/7

3 1. CONTEXTE DU DOCUMENT PR 08.8 V5 du 10/01/13 La présente procédure s applique au groupement de la formation du SDIS du Calvados. Elle a pour objet de : 1) décrire les modalités de maîtrise des documents, des données informatiques, des enregistrements et de l'archivage; 2) définir un cadre minimum de présentation et du contenu des documents élaborés; 3) déterminer les responsabilités de maîtrise des documents extérieurs utiles, y compris les textes légaux et réglementaires applicables à la formation ; 4) définir la responsabilité de maîtrise, du classement, de l archivage et de la destruction des documents, des données et des enregistrements; Les documents pourront se présenter sous toutes formes et en cas de doute sur la version en vigueur, seules les versions informatiques feront foi. 2. GLOSSAIRE 1. Document externe : document issu de tout organisme extérieur au SDIS Imprimé ou enregistrement : support (papier, informatique...) destiné à recevoir des informations 3. Classement : rangement du document/de la donnée/de l'imprimé pendant sa durée d utilité administrative (DUA). 4. Archivage : rangement du document/de la donnée/de l'imprimé au-delà de sa DUA 5. Diffusion : personnes, services, organismes, institutions destinataires du document 6. Manuel qualité : document résumant les pratiques et les processus déterminés par l établissement destiné à démontrer la conformité du système qualité par rapport aux référentiels NF X et NF X DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE Instruction DPACI/RES/2005/19 du 31 décembre 2005, Archivage des documents produits par les SDIS NF X et NF X Créée le 28/10/2012 3/7

4 4. RESPONSABILITÉS DANS LA MAÎTRISE DOCUMENTAIRE 4.6. Circuit de vie d'un document interne, à la création/modification Nom du document Rédacteur Vérificateur Approbateur Manuel qualité Chef du groupement Cadre du groupement Chef de pôle Procédures, notes d organisation Modes opératoires Imprimés Personne compétente dans son domaine Personnes compétentes du groupement/service Personnes compétentes du groupement/service Personnes du groupement pouvant émettre un jugement critique Personnes compétentes du groupement/service Personnes compétentes du groupement/service Chef de groupement Responsable hiérarchique Personne ayant validé le document chapeau associé Note : Rédacteur : Fonction la plus compétente dans l activité considérée. Elle définit la finalité concrète du document. Vérificateur : Fonction capable d émettre un jugement critique sur le contenu du document, dans le domaine technique, opérationnel ou fonctionnel. Elle vérifie la conformité du document par rapport aux référentiels. Le vérificateur désigné peut faire appel, le cas échéant, à des experts dans le domaine concerné. Approbateur : Fonction la plus haute dans l'échelle de valeur du système ou de l'entité. Elle autorise la diffusion et la mise en application du document qu il juge adapté à l organisation et aux objectifs. Les notes de service sont de la responsabilité de leur auteur et s'appliquent, conformément aux règles établies, aux personnes ou services destinataires. Le courrier émis par chaque entité doit être conforme à la charte graphique de l'établissement public. La fonction rédactrice d'un document en est également le garant des évolutions, sauf avis contraire de sa hiérarchie qui peut reprendre la main, de la rédaction à la validation du document Règles de validation d'un document créé ou modifié Pour être considéré comme valide, tout document créé ou modifié doit être visé par les fonctions (rédacteur, vérificateur et approbateur) prévues sur la page dédiée. Ne sont pas concernés par une signature, les documents ne mentionnant pas ces mêmes fonctions (ex: imprimés) Présentation des documents internes Le manuel qualité, les notes d'organisations (si elles existent), les procédures générales et les documents plus importants doivent contenir au moins les éléments suivants : 1. Le logo du SDIS14 ; 2. Le titre du document ; 3. Le contexte du document (domaine d'application et objet du document) ; 4. La nature des évolutions ou le statut du document et la codification de la version à jour (sauf pour les imprimés); 5. Les fonctions de rédacteur, de vérificateur et d'approbateur ; 6. Les documents de référence s'il en existe ; 7. Les termes, définitions et/ou abréviations s'il en existe ; 8. La pagination : n de la page / nombre total de pages. Créée le 28/10/2012 4/7

5 NB : Les documents requérant la validation par les instances ne portent aucune mention des fonctions de rédacteur et d approbateur, le procès verbal faisant foi Présentation des référentiels de formation et des guides de formation Les documents pédagogiques du service formation sont composés de référentiel de formation, de référentiel de certification et de guides. Chaque référentiel ou guide crée possède son propre numéro de procédure cependant la charte graphique utilisée est issue de cette procédure. Les documents crées sont : - imprimés et conservés à l'école. - récupérés au format *.pdf Les référentiels de formation sont mis à la disposition des formateurs. L'ensemble des documents sont classés dans le répertoire commun du service formation. Les guides sont mis à la disposition de l'ensemble des sapeurs-pompiers et dans ce cadre doivent être largement diffusés. Les référentiels de certification ne doivent dans aucun cas mis à la disposition des apprenants. Les procédures qualité sont placées au début des dossiers, ils précèdent les référentiels et les guides. a). Chartes graphiques des référentiels de formation. Les modèles sont à la disposition de l'ensemble du personnel œuvrant pour la création de référentiel. Les documents sont classés de cette manière. Les pages qualité sont obligatoires et sont présentent dans toutes les procédures. La numérotation des documents dépend de chaque formation. Par exemple une formation liée au risque chimique de niveau 1 peut être numérotée de la façon suivante : RCH1 C1.1. V01 du 28/09/12 (partie C1, partie 1, sous-partie 1 V01 du 28/09/12). Seule la procédure liée à la formation est un document qualité. Les documents suivants sont présents dans le référentiel de formation : - IMP page d'accueil ; - IMP CODEX; - IMP Programme; Créée le 28/10/2012 5/7

6 - IMP FAP; - IMP présentation; - IMP annexe; PR 08.8 V5 du 10/01/13 b). Charte graphique des référentiels de certification. Les documents suivants sont présents dans le référentiel de formation : - IMP page d'accueil - IMP évaluation1; - IMP évaluation2; - IMP évalution3 ; c). Chartes graphiques des guides de formation. Les documents suivants sont présents dans les guides de formation : - IMP guide; - IMP chapitre ; - IMP partie. La numérotation des guides se fait de la façon suivante : Chapitre XX I.titre de la partie 1. titre de la sous-partie Les couleurs des chapitres sont définies dans le sommaire Identification des documents Types de document Préfixe Codification Signification Manuel qualité MQ - - Règlement Note d'organisation Procédure Mode opératoire Imprimé RE NO PR MO IMP 4.7. Cycle de révision des documents - X X X.Z X : n d ordre de 1 à N X : n de la procédure associée (0 si inexistant) Z: n de 1 à N Chaque document devra faire l'objet d'au moins une révision dans un cycle de vie de 3 ans. Même si les pratiques n'évoluent pas, le dédié à la «nature des évolutions» pourra par exemple mentionner le fait que le document a fait l'objet d'une relecture sans ajout de modifications Diffusion d un document créé ou modifié Les règles de diffusion décrites dans ce ne concernent que les documents valides. La diffusion d'un document papier peut être accompagnée d'une liste de diffusion établie par le responsable du document. Cette liste précise alors les noms et/ fonctions des destinataires du document. Tout document créé ou modifié et valide dont l'application dépasse le cadre de l'entité créatrice doit systématiquement être transmis à la chargée de communication. Cette dernière le met sur le réseau intranet avec un message à l'attention des utilisateurs. Créée le 28/10/2012 6/7

7 La diffusion d'un document via le «Club SDIS» n'interdit pas une diffusion par le biais de la messagerie, d'un disque partagé ou d'e-change. Dans ce cas, sauf si le document est valide, il ne s'agit que de diffusion à titre informatif ou de travail. 4.9.Maîtrise des documents externes et veille réglementaire La maîtrise des documents externes est limitée à ceux pouvant impacter les missions et activités du groupement de la formation. Il s agit essentiellement des textes réglementaires ou des directives. La veille réglementaire et la maîtrise du document externe sont de la responsabilité du chef du groupement. 5. ENREGISTREMENTS Les enregistrements sont identifiés par le sigle «IMP» ou imprimés. Ils peuvent également ne pas porter de mention particulière. Néanmoins, comme tous les documents du groupement de la formation, ils portent au moins le logo de l'établissement public, plus la date de mise à jour. Les enregistrements sont répertoriés dans la liste des archives qui précise la durée minimum de conservation. La durée de l'archivage électronique peut aller au-delà de la durée définie. 6. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE Le classement, l'archivage et la destruction des documents et des enregistrements d'un service donné sont sous la responsabilité du chef du groupement. L'archivage doit se faire en collaboration avec le bureau des «Archives». L'archivage électronique peut se faire au-delà de la DUA du document. Les règles de l archivage sont celles définies dans l instruction DPACI/RES/2005/19 et reprises dans la «liste des enregistrements et archives». 7. DOCUMENTS ASSOCIÉS : - IMP Liste des documents qualité du groupement de la formation ; - IMP Liste des documents et archivage du groupement de la formation ; - IMP Modèle type ; - IMP _page d'accueil ; - IMP _CODEX; - IMP _Programme; - IMP _FAP; - IMP _présentation; - IMP _annexe; - IMP _évaluation1; - IMP _évaluation2; - IMP _évalution3 ; - IMP _guide; - IMP _chapitre ; - IMP _partie. Créée le 28/10/2012 7/7