SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement

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1 SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement Cité Administrative de l'etat (CAE Quartier Vésale, Bureau V-534 Montagne de l'oratoire 1010 Bruxelles Label Kine Software : Réunion 3 novembre 2003 Présents : Robert Alexandre Kinplus Eric Baar KinéAssistant Olivier Barranco KinéAssistant Robert Bastiaensens Conseil National Alain Bourgeois Anee Soft, Kineuro Patrick Coque Geskiné Etienne Custermans KineQuick Chris De Proft S-Data nv Yves Dedecker Nationaal MS Centrum & WVVK Luk Dieleman NFDLK-FNDLK William Geerts Kinepro René Hermans Hermans FV Jean-François Leclercq Kinplus Vania-Alexandre Legrand Kinplus Rik Lingier Compufit Dirk Peeters KineSoft Massimo Penta UCL Paul Rabau Conseil National Georges Spitaels Microgest Réginald Stalon Regevy Frank Van Puyvelde AKB-VKV Henk Vandebroele SPF Santé publique Frédéric Proot SPF Santé publique Marc Bangels SPF Santé publique Chris De Hollander SPF Santé publique Excusés : Didier Bertinchamps Marina Gasten Charlotte Kiekens Conseil National UZK vzw UZ Pellenberg Veuillez communiquer le nom et l'adresse électronique d'autres personnes intéressées à [email protected] afin de pouvoir les inviter aux réunions ultérieures.

2 1. Information concernant l'homologation des logiciels de gestion de dossiers patients en médecine générale Les participants se présentent brièvement. A titre informatif, Marc Bangels survole l'historique ainsi que le déroulement de la procédure d'homologation des logiciels de gestion de dossiers patients en médecine générale. Il souligne qu'il ne s'agit pas d'imposer cette méthodologie au secteur de la kinésithérapie, mais de pouvoir s'en inspirer et d'utiliser eventuellement (une partie) de cette expérience similaire. A travers cette homologation les autorités veulent inciter les prestataires de soins à utiliser des logiciles de qualité lorsqu'ils s'informatisent : garantir la protection des données, sécurité, une solution qui garantit l'existance durable des donnnées lors d'un changement de version ou de logiciel, permettant l'échange,... Il est important de noter qu'il s'agit d'une procédure bénévole : la participation à l'homologation n'est pas obligatoire et il n'est pas interdit d'utiliser des logiciels non-homologués. 2. Les différents étapes de la procédure d'homologation 2002 en médecine générale 1. Des médecins-utilisateurs définissent les fonctions dont un logiciel devrait idéalement disposer pour ne gestion correcte des dossiers patients (critères utilisateurs). 2. Les producteurs de logiciels traduisent ces besoins en critères techniques et définissent lesquels de ces critères sont réalisables à court et à plus long terme. 3. Sur base de ce travail préparatoire, l' Administration en collaboration avec des partenaires externes (experts) définit le cahier des charges et arrive ainsi à une liste de 333 critères de qualité auquel un logiciel devrait répondre. Ces critères sont formulés de façon binaire : la réponse est oui quand le logciel répond au critère et non lorsque le critère n'est pas rempli. Cette liste de critères est divisée en critères "O1" (à remplir pour l'homologation 2002), des critères "OX" (à remplir à plus long terme) et des critères "F" (facultatif) qui ont principalement trait aux aspects ergonomiques. Les critères se divisent également en 3 types : - Les critères essentiels, auxquels les logiciels doivent répondre pour être homologués. Si l'un des critères n'est pas rempli, le logiciel n'est pas homologué. - Les critères pour lesquels des informations complémentaires (texte libre) seront demandées (définitions ou détails pour l'implémentation). - Les critères qui seront soumis à un test pratique : chaque logiciel invite max. 2 médecins afin de faire une démonstration (test utilisateur). 4. L'homologation se fait à travers une évaluation administrative, pratique et technique : les producteurs de logiciels présentent leur candidature à l'homologation et reçoivent un dossier de soumission : une fiche signalétique, une liste de critères à remplir sur l'honneur (oui/non) ainsi qu'une invitation aux tests pratiques. - Evaluation administrative : Les documents soumis sont évalués (fiche singalétique, liste des critères et documents techniques tels que la mode d'emploi). - Evaluation pratique : Les tests utilisateurs sont basés sur des scénarios réalistes, des situations quotidiennes de la pratique du médecin généraliste. Les scénarios sont publiés à l'avance dans l'optique d'une préparation équivalente pour tous. Seuls certains paramètres cliniques spécifiques sont communiqués le jour de la session de tests utilisateurs. Les scénarios ont été élaborés de telle façon qu'ils permettent de tester la conformité des logiciels à des critères (au moins tous les "essentiels"). 2

3 Les tests sont réalisés par au maximum deux médecins utilisateurs réels du logiciel, désignés par le fournisseur du logiciel, assistés par un représentant du fournisseur qui joue le rôle de "helpdesk" et ne peut intervenir qu'à la requête d'un utilisateur. Ils sont réalisés en présence de minimum deux "testeurs" accompagnés d'un "observateur" membre du groupe de travail Label. Ces personnes ne sont nullement liées au logiciel testé et sont désignées par le SPF Santé Publique. Pour chaque test, les testeurs notent dans le dossier d'évaluation sur le logiciel est conforme ou non au le critère testé. 3

4 - Evaluation technique : Les représentants du producteur démontrent les aspects techniques devant un jury d'experts (existance de certaines banques de données, back-up,...). Ainsi l on a abouti à une première liste de logiciels retenus à l homologation. 5. Les producteurs qui ne répondaient pas à tous les critères essentiels à ce stade sont informés des critères non-recevables et peuvent invoquer la procédure d appel et communiquer leurs contrearguments. Une Commission d Appel, composée d'un nombre de sages n ayant pas participé aux phases antérieures de la procédure, compare les résultats de tests et les contre-arguments des producteurs pour soit valider le résultat du test d origine, soit inviter le producteur à une nouvelle séance de test. Une nouveau test n était prévu que dans des cas exceptionnels, pour des raisons clairement imputables à des motifs (problèmes techniques ou tests mal interprétés) indépendants des capacités de la version du logiciel soumise à l homologation. Résultat de la procédure d'appel : quelques logiciels ont été rajoutés à la short-list qui a été remis au ministre pour homologation. Lors d'une conférence de presse le ministre annonce les noms des logiciels homologués. Ces informations sont également publiées sur le site web télématique. 3. Résultats 2002 et procédure 2003 en cours Plus de 20 logiciels ont participé à la procédure d'homologation en 2002, dont 12 ont été retenus au premier tour, 5 ont invoqué la procédure d'appel et finalement 17 logiciels ont été homologués. En 2002, un budget de 190 million BEF (approx milllion ) a été prévu au sein de l'inami (Médicomut). Les médecins généralistes doivent remplir un formulaire dans lequel le producteur de logiciel et le médecin généraliste confirment l'existance d'un contrat de maintenance de la version homologuée du logiciel afin de recevoir le subside. Environ six milles médecins généralistes ont reçu le subside en Côté producteurs, l'on constate qu'un effort important a été réalisé afin de répondre aux critères et d'améliorer ainsi la qualité de leur produit, surtout en ce qui concerne le service après vente (contrat de maintenance, helpdesk,...). Cette année, une deuxième procédure d'homologation aura lieu. Sur base des réponses des producteurs l'an dernier dans la liste de critères à remplir, la barre sera mise un peu plus haut cette année. Quelques modifications ont été apportées afin d'améliorer l'expérience de l'an dernier (exemple : les tests utilisateurs se dérouleront en la présence d'un représentant du producteur qui internviendra en tant que helpdesk sur demande eexplicite de l'utilisateur). Pour de plus amples informations : voir A cette même adresse, sans le libelé "/label" vous trouverez l'inventaire des activités de la Commission Télématique, une commission d'avis nationale cc l'informatisation dans les soins de santé. 4

5 4. Questions & Remarques La tendence à la standardisation fait peur, les prestataires de soins ne souhaitent pas que leur liberté d'action soit limitée par la standardisation. L'idée n'est pas de structurer le dossier patient, ce serait une mission impossible et non souhaitable par ailleurs. Le but de l'homologation par contre est à résumer en trois principes: la pérénité des données (récupération), l'échange des données médicales et la sécurisation de l'échange. A terme, il serait utile d'arriver à l'échange d'un dossier minimum ("kerndossier"), une "photo" du patient ou un minimum de données concernant le patient afin de permettre la continuité des soins. Vous trouverez plus d'informations concernant la stratégie fédérale en matière de l'informatique et la télématique des soins de santé dans la note stratégique "Building Bridges" à l'adresse internet L'homologation des logiciels de gestion de données de différents secteurs de soins sera également un des sujets au quatrième symposium "Informatique et télématique des soins de santé" qui aura lieu à Bruxelles le jeudi 4 et vendredi 5 décembre. 5. Conclusions & Calendrier - Les participants communiqueront le nom et l'adresse électronique d'autres personnes intéressées à [email protected] afin de pouvoir les inviter aux réunions ultérieures. - Dans la mesure du possible, les réunions auront lieu dans une salle avec traduction simultanée, surtout pour les discussions plus techniques. - Tous les documents à ce sujet seront publiés sur le site télématique : - La prochaine réunion aura lieu le mardi 16 décembre 2003 de 12:00 à 14:00. Une invitation suivra par mail. 5