Projets européens Vade-mecum : Inscription Compte PADOR

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1 Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale asbl Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vzw Projets européens Vade-mecum : Inscription Compte PADOR À destination des communes et des CPAS de la Région de Bruxelles Capitale Version du 23/06/2015 La base de données PADOR ("Potential Applicant Data Online Registration") est gérée par la Direction Générale pour le Développement et la Coopération (DG DEVCO EuropeAid) et contient des informations sur les organisations qui postulent pour des subventions de la Commission Européenne dans le domaine de l'aide externe. Pour anticiper de futures candidatures, les communes sont encouragées à obtenir d ors et déjà leur numéro PADOR (propre à toute la commune). Il est possible d avoir plusieurs utilisateurs (ayant chacun un compte ECAS personnel cf. étape n 1) ayant accès à une organisation enregistrée dans PADOR. Les Demandeurs doivent être enregistrés dans PADOR avant la date de soumission des Notes Succinctes (indiquée dans les Lignes directrices de chaque Appel à Propositions). Il ne faut pas oublier de signer et/ou de mettre à jour le profil (cf. étape 4) avant la date de soumission. Il est conseillé aux utilisateurs de réserver au moins 10 jours avant la date limite d'un appel à propositions dans le but d'accomplir l'enregistrement dans PADOR avec succès. L inscription prends approximativement 2 heures, si vous avez déjà collecté toutes les informations/documents exigés pour s'enregistrer dans PADOR, et que vous avez une connexion Internet haut débit relativement stable. Source : Commission européenne Guide pour les demandeurs (version du 25/11/2014) (FR/EN) et FAQ (FR/EN) Préparation Pour vous enregistrer dans PADOR vous aurez besoin: - d'une connexion à Internet suffisamment stable pour que toutes les fonctionnalités de l'application fonctionnent correctement, veuillez utiliser Internet Explorer V8 ou supérieure ou Mozilla Firefox V3 ou supérieure; - d'une adresse électronique de votre commune; - d'une adresse électronique personnelle; - d'un username (login) et d'un mot de passe ECAS pour l'identification personnelle (cf. étape 1). Il vous sera demandé de remplir des informations concernant: - l expérience sectorielle et géographique de votre commune en matière de coopération internationale au développement; (nombre, durée, taille des projets, etc.); - les données financières de votre commune; Il est également nécessaire d avoir une copie scannée de la nouvelle loi communale (inforum n 17978) en français au moins. 1

2 Etape n 1 : Créer un compte ECAS 1. Ouvrir la page web suivante (sélectionner en haut à droite votre langue) 2. Cliquer sur «externe» 3. Sur l écran «M enregister», remplir les champs et notamment a. Nom d utilisateur : la Commission recommande l utilisation d une adresse mail professionnelle individuelle b. Choisir un mot de passe. 2

3 4. Lorsque vous aurez rempli les données personnelles demandées, un vous sera automatiquement envoyé avec un lien pour choisir votre mot de passe. Vous avez 90 min pour cliquer sur ce lien. Si vous ne recevez pas ce mail, prévenez le support ECAS. NB : ce compte ECAS est aussi valable pour obtenir un numéro PIC nécessaire pour d autres programmes communautaires. 3

4 Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale asbl Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vzw Etape n 2 : créer un compte PADOR 1. Aller sur le site Web de PADOR accessible en anglais, français et en espagnol : 2. Cliquer sur «créer» et dans l écran suivant de connexion, cliquer sur «externe» puis donner vos nom d utilisateur et mot de passe ECAS. 1

5 4. Remplir *AU MOINS* TOUS les champs obligatoires (en orange): - le nom de la commune; - le courrier électronique de la commune; - le type légal : cocher «public law body» / entité de droit public - le pays : Belgique - le code postal et/ou la boîte postale 5. Cliquer sur "Soumettre", pour soumettre les détails de l Organisation. Le système vérifie maintenant si votre commune est déjà enregistrée dans PADOR (ceci peut prendre quelques minutes). Une liste d'organisations avec des données semblables à celles que vous avez soumises (le nom, l'adresse électronique, le code postal et/ou la boîte postale, le numéro de TVA) apparaît sur votre écran. a. Si votre commune ne figure pas dans la liste > cliquer sur «my organisation is not on the list» et aller à l étape suivante (cf. point 6) 2

6 b. Si votre commune apparait déjà dans la liste : i. cliquez sur le bouton «Sélectionner» à côté du nom de votre commune. Si votre commune apparaît deux fois (ou plus) dans la liste des Organisations existantes enregistrées dans PADOR, vous devez vous assurer que vous sélectionnez l'organisation où la valeur «Type» LEF commence par le code '6 '. ii. Dans l'écran suivant, vous devrez fournir une justification pour laquelle vous demandez à bénéficier d'un accès à ce compte dans PADOR. S'il y a déjà des utilisateurs liés au compte, un est envoyé à/aux adresses liées au compte PADOR. Répondez à ce mail en demandant que le Helpdesk PADOR EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu vous accorde des autorisations pour la commune. Une fois que vous recevez ces autorisations, vous en serez informé. 6. Remplir uns à uns les «écrans à remplir». dans l ordre : Attention Vous pouvez continuer l'enregistrement seulement quand les deux premiers écrans sont remplis (Données Administratives et Profil). Il faut remplir les «champs obligatoires» (en orange) de haut en bas (dans l ordre dans lequel ils apparaissent. Ne pas oublier d ENREGISTRER les informations sur chaque écran. A la fin ne pas oublier de SIGNER = valider les données 3

7 a. ECRAN: DONNEES ADMINISTRATIVES i. Obligatoire 1. Dénomination de l'organisation : Administration communale de. 2. courriel de l'organisation 3. langue : French (français) ou Dutch (néerlandais) 4. adresse, Code postal ou Boîte postale, pays, ville, 5. type légal : «personne morale de droit public» / «public law body» 6. motivation : sélectionner «demandeur d un appel à proposition» (si vous vous enregistrez comme «co-demandeur» vous ne pourrez pas remplir les autres champs, mieux vaut donc s inscrire comme demandeur directement ce qui n empêche pas de postuler comme «codemandeur».) 7. rendre mon profil public : sélectionner oui (votre commune apparaitra dans la recherche de partenaires) ii. facultatif : site web, téléphone, fax iii. ENREGISTRER et continuer 4

8 b. ECRAN : PROFIL i. Obligatoire 1. But lucratif : non 2. valeurs de référence : neutres 3. catégorie : Autorité locale 4. ONG : non 5. Lien : non- indépendantes 6. populations cibles : «autorités locales» 7. secteur : possible de cocher plusieurs secteurs et plusieurs soussecteurs, cocher au moins «gouvernement et société civile», ne pas en remplir plus qu il n en faut (cf. point c) 1. Statut : télécharger la Nouvelle loi communale (inforum n 17978) (Attention : fournir au moins une version française) ii. Facultatif : numéro TVA (vous pouvez ne pas remplir les autres champs) iii. ENREGISTRER et continuer 5

9 c. Ecran EXPERIENCE SECTORIELLE : Il vous est demandé de fournir plus d'informations sur votre expérience dans chacun des secteurs que vous avez défini sur l'écran "Profil". Indiquez les informations suivantes pour chaque secteur dans lequel la Commune est active (seule une estimation est nécessaire): i. Années d'expérience (en coopération décentralisée y compris programme CIC belge) : sélectionner la tranche approximative > exemple : "De 1 à 3 ans" veuillez sélectionner (>= 1 - <= 3), ce qui signifie plus que (>=) 1 an mais moins que (< =) 3 ans ii. Nombre de projets (y compris programme CIC belge) sélectionner la tranche approximative > exemple : "De 1 à 5 projets" veuillez sélectionner (>=1 - <=5), ce qui signifie plus que (>=) 1 projet mais moins que (<=) 5 projets. iii. Montant estimé (en ) : M = million ; K = millier iv. ENREGISTRER et continuer 6

10 d. Ecran EXPERIENCE GEOGRAPHIQUE : i. identifiez l'expérience géographique de votre commune, par pays ou par région (y compris programme CIC belge). ii. pour chaque secteur géographique, spécifier les informations suivantes 1. nombre d années d expérience 2. nombre de projets 3. Montant estimé (en ) iii. ENREGISTRER et continuer 7

11 e. ECRAN EXPERIENCE RECOUPEMENT : L'écran est facultatif et est en fait une table récapitulative automatiquement créée par PADOR sur base des informations fournies sur les deux écrans précédents (Expérience Sectorielle et Expérience Géographique) > ENREGISTRER et continuer f. SITUATION FINANCIERE : i. Obligatoire : Chiffre d'affaire, Bénéfice net/perte, Total du bilan, Capitaux propres, dettes à plus d'un an, dettes à moins d'un an) - au moins pour la dernière année. ii. ATTENTION : si vous complétez aussi pour les années antérieures, il faudra fournir les données équivalentes pour l année en question dans l écran suivant g. Il est donc conseiller de ne remplir que la dernière année. iii. Facultatif : rapports financiers = Rapport annuel des opérations budgétaires exécutées iv. encodez 0 (zéro) dans tout champ non applicable, et produisez une explication dans le document chargé - ou sur l'écran "Stratégie ou méthodologie") v. ENREGISTRER et continuer 8

12 g. ECRAN: SOURCES DE FINANCEMENT : i. TOUS les champs sont obligatoires pour toutes les années quand vous avez rempli les données de Situation Financière ii. Sélectionnez "Taxes / Impôts locaux / Donation de l'état". Le champ n est pas modifiable : Indiquez 100% iii. ENREGISTRER et continuer 9

13 h. ECRAN: RAPPORT D AUDIT : facultatif : ne pas le remplir > ENREGISTRER et continuer 10

14 i. ECRAN: COMPOSITION DU PERSONNEL : facultatif : ne pas le remplir i. éventuellement sélectionner la tranche de l effectif de l administration communale dans «siège»/rémunérés ii. > ENREGISTRER et continuer 11

15 j. ECRAN: CONSEIL D ADMINISTRATION : obligatoire : i. Fournir les noms des élus locaux au Conseil municipal, leurs professions, leurs fonctions au sein du Conseil municipal, leurs nationalité, depuis quand ils sont devenus représentants de l'autorité ii. > ENREGISTRER et continuer 12

16 k. ECRAN: INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES : facultatif i. Ici vous pouvez introduire les informations que vous considérez appropriées par rapport aux écrans précédents, mais où vous ne pouviez pas compléter les champs/écrans. Il est possible de préciser que la Commune ne dispose pas de statut ni de document légal fixant sa création et donc qu un courrier officiel est fourni en remplacement. ii. > ENREGISTRER 13

17 7. TRES IMPORTANT : NE PAS OUBLIER DE SIGNER a. Si des données obligatoires sont manquantes dans PADOR, un hyperlien apparaîtra sur cet écran. Vous pouvez accéder à la (aux) page (s) où les données obligatoires sont manquantes et compléter l'information. Retournez à la page Signature lorsque cette étape est terminée. b. COCHEZ la case à côté de la mention "Je déclare être habilité(e) à représenter, ainsi qu'à engager la responsabilité de l'organisation qui s'enregistre". c. SOUMETTRE Votre commune est maintenant enregistrée dans PADOR et vous recevez un mail indiquant le «EuropeAid ID», que vous pouvez utiliser dans tous les formulaires de candidature 14

18 Etape n 4 : modification d un compte PADOR 8. mise à jour d un compte PADOR (exemple : avant de postuler à un appel à projets) a. si la commune a déjà obtenu une subvention EuropeAid et donc déjà un PADOR de type «FEL 6», les données avec un astérisque ne peuvent pas être modifiées sans contacter EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu avec les documents justificatifs. b. Avant de postuler pour un appel d offre, il faut mettre à jour son statut comme «demandeur», «co-demandeur» ou «entité affiliée» dans l écran «données administratives» c. Pour toute modification du profil, il faut non seulement changer et enregistrer les données mais «signer» à nouveau. 9. Gestion des utilisateurs a. Cliquez sur "Gestion des utilisateurs" b. Encodez le Nom de famille et le Prénom, ainsi que le courrier électronique personnel de l'utilisateur (pour le login). c. Définissez le niveau de droits d'accès que l'utilisateur aura: - View: peut voir, mais PAS modifier des données - Encodeur: peut voir, modifier et enregistrer, mais PAS signer - Signataire: peut valider les données et changer les niveaux d'accès des autres utilisateurs, et supprimer des utilisateurs 15