MAIRIE AMBRIERES-LES-VALLEES. 6 Place du Château AMBRIERES-LES-VALLEES Tél. : Fax. : CAHIER DES CHARGES

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1 6 Place du Château Tél. : Fax. : CAHIER DES CHARGES CONVERGENCE VOIX-DONNEES FOURNITURES DE SERVICES DE TELECOMMUNICATIONS

2 SOMMAIRE PRESENTATION DU PROJET... 3 CONTEXTE... 3 OBJECTIF DU PRESENT DOCUMENT... 3 SITES CONCERNES... 3 PRESENTATION DE L EXISTANT... 4 SYNOPTIQUE DES SITES CONCERNES... 4 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE TELECOMMUNICATION ACTUEL... 5 ETAT ACTUEL PAR SITE... 6 MAIRIE... 6 SERVICES TECHNIQUES... 6 SALLE POLYVALENTE / CANTINE / SALLE DU 3 EME AGE... 6 ECOLES MATERNELLE ET PRIMAIRE... 6 VESTIAIRE FOOTBALL... 6 TENNIS DE TABLE... 6 PISCINE MUNICIPALE... 6 MUSEE DES TISSERANDS... 7 MAIRIE CIGNE... 7 ECOLE MATERNELLE ET PRIMAIRE CIGNE... 7 SALLE POLYVALENTE / CANTINE CIGNE... 7 VESTIAIRE FOOTBALL CIGNE... 7 EXPRESSION DES BESOINS... 8 ALLOTISSEMENT... 8 SYNOPTIQUE DES SITES CONCERNES... 9 ETAT FUTUR PAR SITE MAIRIE SERVICES TECHNIQUES SALLE POLYVALENTE / CANTINE / SALLE DU 3 EME AGE ECOLES MATERNELLE ET PRIMAIRE VESTIAIRE FOOTBALL TENNIS DE TABLE PISCINE MUNICIPALE MUSEE DES TISSERANDS MAIRIE, ECOLE MATERNELLE ET PRIMAIRE, SALLE POLYVALENTE / CANTINE CIGNE VESTIAIRE FOOTBALL CIGNE CARACTERISTIQUES TECHNIQUES OUTILS D ADMINISTRATION ET DE SUPERVISION POUR L ENSEMBLE DES SYSTEMES DUREE DU CONTRAT DEROULEMENT DE L APPEL D OFFRE CONCURRENTIEL PLANNING ET CONSTITUTION CONTACTS TECHNIQUES ANNEXES Page 2

3 PRESENTATION DU PROJET CONTEXTE La commune d Ambrières-Les-Vallées a engagé la rénovation des locaux de la Mairie. La fin des travaux est prévue pour fin Mars 2011, et un déménagement pour début Avril La commune d Ambrières-Les-Vallées englobe aussi la commune associée de Cigné qui fait partie intégrante de ce projet. Par conséquent et depuis Septembre 2010, la commune a souhaité entreprendre phase par phase un plan de modernisation de son système informatique et de télécommunication pour la Mairie mais aussi ses sites distants. Dès le début d année 2011, la Mairie d Ambrières-Les-Vallées va bénéficier d un serveur de messagerie interne Microsoft Exchange Server 2007, et accessible depuis l extérieur. Dans le but de parfaire cette architecture, afin de fournir aux utilisateurs de la Mairie un service de communication téléphone fixe, mobile avec accès à la messagerie si nécessaire, fax complet, maîtriser ses coûts et les diminuer si possible, la Mairie d Ambrières-Les-Vallées souhaite déployer un système de téléphonie approprié à leurs besoins. Pour ce faire, la Mairie d Ambrières-Les-Vallées lance, une procédure adaptée avec possibilité d auditionner les candidats pour validations des prescriptions techniques et financières est lancée sur la partie téléphonie et communications réparti en un seul et même lot. OBJECTIF DU PRESENT DOCUMENT Le présent document a pour objectif de fournir un cahier des charges le plus exhaustif possible aux soumissionnaires à la procédure engagée. Il est donc constitué de ces éléments : - présentation de l architecture existante - présentation des équipements impliqués dans le présent projet et de leurs capacités - présentation des objectifs recherchés - présentation du périmètre de la réponse et de sa structure - présentation du planning souhaité et des contacts techniques nécessaires à la rédaction de la réponse. SITES CONCERNES Ce projet concerne donc plusieurs sites excentrés, qui pourront être raccordés par des «abonnements» spécifiques ou par des téléphones IP, en fonction des possibilités : - Services Techniques (Ambrières-Les-Vallées) - Salle Polyvalente / Cantine / Salle du 3 ème Age (Ambrières-Les-Vallées) - Ecoles Maternelle et Primaire (Ambrières-Les-Vallées) - Vestiaire Football (Ambrières-Les-Vallées) - Tennis de Table (Ambrières-Les-Vallées) - Piscine Municipale (Ambrières-Les-Vallées) - Musée des Tisserands (Ambrières-Les-Vallées) - Mairie (Cigné) - Ecole Maternelle et Primaire (Cigné) - Salle Polyvalente / Cantine (Cigné) Page 3

4 PRESENTATION DE L EXISTANT SYNOPTIQUE DES SITES CONCERNES COMMUNE & CIGNE s s (x3 dont 1 secours) SALLE POLYVALENTE + CANTINE + SALLE DU 3ème AGE AMB ADSL (Data) (Fax) MAIRIE Numéris (2 T0) ADSL SERVICES TECHNIQUES AMB ADSL (Data & Voix) VESTIAIRES FOOT AMB s s (x2) ECOLE PRIMAIRE ET MATERNELLE AMB ADSL INTERNET TENNIS TABLE AMB ADSL PISCINE AMB SALLE POLYVALENTE / CANTINE CIGNE MAIRIE CIGNE ECOLE CIGNE VESTIAIRES FOOT CIGNE MUSEE TISSERANDS AMB Pour des économies à plus ou moins long terme, l architecture va être modifiée prochainement. Plus précisément, les connexions Internet ADSL Data et Voix des Services Techniques et de la Salle Polyvalente d Ambrières-Les-Vallées vont être définitivement supprimées. Une interconnexion entre la Mairie d Ambrières-Les-Vallées Services Techniques et Services Techniques Salle Polyvalente Ambrières-Les-Vallées va être mise en place, via une liaison de pontage sans fil point-à-point. Ce critère spécifique ne rentre pas dans ce cahier des charges. Page 4

5 CIGNE MAIRIE CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE TELECOMMUNICATION ACTUEL RECAPITULATIF DES LIGNES PAR SITE MAIRIE ACTUELS Fax Mairie Minitel supprimée au 13/07/2010 Mairie AMB A0 00 Numéris Accueil Numéris Secrétariat Numéris Permanence Numéris Sécurité Numéris & Téléphone portable indépendant Urbanisme Numéris Comptabilité Numéris Salle du Conseil Numéris Bureau Copieur Numéris Secrétariat Générale Numéris Libre Numéris (non utilisée actuellement) SERVICES TECHNIQUES Services Techniques (Tél/Fax avec ADSL) Mr JAVAUX Téléphone Mobile Mr DALIGAULT Téléphone Mobile Mr LESAINT Téléphone Mobile SALLE POLYVALENTE Salle Polyvalente (Bureau) (avec ADSL) Mme GALLIENNE Téléphone Mobile Salle Polyvalente (Hall) Secours + Gestion chauffage Cantine AMB (Salle Po) ECOLES Ecole primaire AMB Ecole maternelle AMB SITES DEPORTES Vestiaire Foot AMB Tennis de table AMB Musée AMB Piscine AMB (utilisée pendant 3 mois par an) Ecole Cigné Mairie Cigné Salle Polyvalente / Cantine Cigné Vestiaire Foot Cigné Page 5

6 ETAT ACTUEL PAR SITE MAIRIE - 1 Autocommutateur Ericsson MD Evolution M (installé en 2004) - 2 T0 connectés sur l autocommutateur - 1 Abonnement téléphonique souscrit chez Orange Business Services : Contrat Pro Numéris avec 10 SDA - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services (Fax). Une ligne analogique était dédiée au Minitel mais cette dernière a été résiliée au 13/07/ Abonnement Internet souscrit chez Orange : Internet Max ADSL 8 Mbps (sans location de Livebox) - 1 Téléphone mobile souscrit chez SFR Entreprises (Mr HIBOU). SERVICES TECHNIQUES - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services - 1 Abonnement Internet et téléphone illimité (sur les fixes) souscrit chez Orange : Internet et téléphone Pro ADSL 8 Mbps (avec location de Livebox Pro) - 1 Imprimante équipée d un fax sur la ligne analogique citée ci-dessus - 3 Téléphones mobiles souscrits chez SFR Entreprises (Mr JAVAUX, Mr DALIGAULT, Mr LESAINT). SALLE POLYVALENTE / CANTINE / SALLE DU 3 EME AGE - 3 Abonnements lignes analogiques souscrits chez Orange Business Services (1 : Cantine, 1 : Bureau Salle Polyvalente, 1 : Hall d entrée Salle Polyvalente) - 1 Abonnement Internet, TV, téléphone illimité (sur les fixes) souscrit chez Orange : Formule Internet + TV + Téléphone ADSL 8 Mbps (avec location de Livebox) - 1 Téléphone mobile souscrit chez SFR Entreprises (Mme GALLIENNE). ECOLES MATERNELLE ET PRIMAIRE - 2 Abonnements lignes analogiques souscrits chez Orange Business Services (1 : Ecole Maternelle, 1 : Ecole Primaire) - 1 Abonnement Internet souscrit chez Orange : Internet 1 Mbps Max ADSL (sans location de Livebox) VESTIAIRE FOOTBALL - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services TENNIS DE TABLE - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services PISCINE MUNICIPALE - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services utilisation pendant 3 mois par an uniquement Page 6

7 MUSEE DES TISSERANDS - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services utilisation durant la période estivale MAIRIE CIGNE - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services ECOLE MATERNELLE ET PRIMAIRE CIGNE - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services - 1 Abonnement Internet souscrit chez Orange : Internet 1 Mbps Max ADSL (avec location de Livebox) SALLE POLYVALENTE / CANTINE CIGNE - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services VESTIAIRE FOOTBALL CIGNE - 1 Abonnement ligne analogique souscrit chez Orange Business Services Page 7

8 EXPRESSION DES BESOINS La Mairie d Ambrières-Les-Vallées souhaite unifier ses systèmes de communication voix et données afin : - d optimiser ses coûts - en assurer le contrôle et l évolution - de centraliser tous les appels entrants (sauf appels vers les portables) sur le standard de la Mairie - de disposer d outils et interfaces de supervision efficaces - de fournir aux utilisateurs un accès complet et sécurisé aux services de communication du SI - de fournir aux utilisateurs une transparence complète des accès téléphoniques Fixes et Mobiles (bascule automatique) - de fournir aux utilisateurs un service de télécopie intégré au système de messagerie Microsoft Exchange Server 2007/Outlook 2007 en émission et en réception (conservation de la ligne analogique réservée au Fax et l installation sera réalisée par le prestataire informatique) Pour répondre à ces objectifs, la Mairie d Ambrières-Les-Vallées souhaite faire appel à un prestataire extérieur apte à fournir ce type de solution. ALLOTISSEMENT Ce lot comprend : - Fourniture des liaisons SDSL et/ou ADSL sur le site principal de la Mairie d Ambrières-Les-Vallées et les sites annexes - Fourniture des accès et abonnements (prendre en compte l ensemble des lignes qui ne pourront être placées sur ADSL, tels le fax et les téléphones de secours sur les différents sites) - Fourniture de l ensemble des abonnements en rapport avec la flotte mobile (Il comprend donc entre autres l ensemble des moyens à mettre en œuvre pour assurer la transparence des accès téléphoniques fixes/mobiles (bascule automatique d un poste à un autre en fonction des utilisateurs) et les solutions de «communications gratuites» au sein de la flotte de la mairie (fixes + mobiles)) - Fourniture du matériel (autocommutateur IPBX, téléphones fixes analogiques et IP, téléphones mobiles, routeurs, ) - Prestation d installation et maintenance des matériels et logiciels fournis, le suivi de la flotte fixes et mobiles et des abonnements adéquats qui pourra se faire soit par le biais d un Intranet, soit d un Extranet, soit les deux - Le coût annuel de maintenance, détaillé par outils et matériels, devra faire l objet d un chiffrage à part afin d évaluer au mieux les coûts de fonctionnement annuels. A noter que les asservissements des prises RJ45 dans les différents locaux de la ville restent à la charge de la Mairie. Toute proposition peut être faite avec l abstraction des lignes VoIP dans le but de répondre aux besoins techniques et économiques, ainsi que la possibilité de coupler les systèmes VoIP avec un système traditionnel. Page 8

9 SYNOPTIQUE DES SITES CONCERNES COMMUNE & CIGNE Liaison Wifi Liaison Wifi (Secours uniquement) (Secours uniquement) (Secours uniquement) SALLE POLYVALENTE 2 lignes IP / 2 postes tél. ECOLE PRIMAIRE ET MATERNELLE AMB 2 lignes IP / 2 postes tél. ADSL (Data & Voix) (Fax) SERVICES TECHNIQUES AMB INTERNET MAIRIE ADSL Data + ADSL Voix ET/OU SDSL Data & Voix 11 lignes SDA 6 appels simul. 1 IP fixe (Secours uniquement) (Normale) VESTIAIRES FOOT AMB TENNIS TABLE AMB (Secours + Appels restreints) ADSL (Data & Voix) 1 lignes IP 3 postes tél. (Secours uniquement) (Normale) PISCINE AMB SALLE POLYVALENTE / CANTINE CIGNE MAIRIE CIGNE ECOLE CIGNE VESTIAIRES FOOT CIGNE MUSEE TISSERANDS AMB Page 9

10 ETAT FUTUR PAR SITE MAIRIE - 1 ou 2 Lien(s) ADSL et/ou SDSL pour la fourniture de la Voix et de la Data (débit minimum pour la Data : 1 Mbps descendant / 800 Kbps montant, soit environ 15 postes informatiques connectés) Dans le cas de 2 liens ADSL, il est à noter que la liaison Data devra être utilisée en backup de la liaison VoIP en cas de coupure - 1 Routeur (avec la fonctionnalité obligatoire de pare-feu et si possible filtrage de contenu Internet par catégorie via une base de données mise à jour en ligne) - 1 Autocommutateur IPBx (les fonctionnalités de base devront être identiques à l autocommutateur actuel, des fonctionnalités supplémentaires devront être notifiées sur l offre ; si celles-ci sont payantes, il sera impératif de les noter en option) - 1 Téléphone standard IP évolué pour le bureau de l Accueil - 6 Téléphones IP évolués pour les bureaux (secrétariat, sécurité, comptabilité, urbanisme/gestion du personnel, maire, secrétariat général) - 8 Téléphones IP simples pour les salles et autres (permanence urbanisme, bureau disponible, salle des mariages, salle du conseil municipal, salle de réunion/commissions, bureau adjoints, bureau reprographie, local entretien) - Possibilité de conserver 1 T0 connecté sur l autocommutateur en cas de coupure du système IP - 1 Forfait téléphonique comprenant 11 SDA, 6 appels simultanés, 1 IP Fixe - 1 Abonnement ligne analogique pour le Fax connecté sur un serveur Fax existant et un copieur - 1 Téléphone mobile souscrit chez SFR Entreprises (Mr HIBOU) à réintégrer à la nouvelle flotte (abonnement actuel : 200 Minutes). Ce téléphone mobile doit être convergent avec la ligne fixe du bureau Sécurité de la Mairie - 2 Téléphones mobiles à créer pour le 1 er Adjoint et Mr Le Maire. Ces deux téléphones doivent disposer d une option Data vers le serveur Microsoft Exchange Server 2007 de la Mairie, afin de bénéficier de la synchronisation des mails, contacts et du calendrier sur les téléphones mobiles. Le téléphone mobile de Mr Le Maire doit être convergent avec la ligne fixe du bureau du Maire situé à la Mairie. SERVICES TECHNIQUES - L ancien numéro fixe (Tél. : ) doit être porté vers l accueil de la Mairie - 3 Téléphones mobiles souscrits chez SFR Entreprises (Mr JAVAUX, Mr DALIGAULT, Mr LESAINT) à réintégrer à la nouvelle flotte (abonnements actuels respectifs : 150, 200 et 150 Minutes). Seul le téléphone mobile de Mr JAVAUX doit disposer d une option Data vers le serveur Microsoft Exchange Server 2007 de la Mairie, afin de bénéficier de la synchronisation des mails, contacts et du calendrier sur le téléphone mobile. SALLE POLYVALENTE / CANTINE / SALLE DU 3 EME AGE - 2 s IP (1 : Bureau Salle Polyvalente, 1 : Cantine scolaire) - 1 Téléphone IP évolué pour le bureau de Mme GALLIENNE à la Salle Polyvalente - 1 Téléphone IP simple pour la cantine scolaire - 1 Abonnement ligne analogique pour le téléphone de secours situé dans le Hall d entrée de la Salle Polyvalente en conservant le numéro actuel (Tél. : ) - 2 Téléphones analogiques de secours (1 : Hall d entrée de la Salle Polyvalente, 1 : Salle du 3 ème Age) Page 10

11 - 1 Téléphone mobile souscrit chez SFR Entreprises (Mme GALLIENNE) à réintégrer à la nouvelle flotte (abonnement actuel : 100 Minutes). Ce téléphone mobile doit être convergent avec la ligne fixe du bureau de la Salle Polyvalente. ECOLES MATERNELLE ET PRIMAIRE - 2 s IP (1 : Ecole Primaire, 1 : Ecole Maternelle) - 2 Téléphones IP simples pour les 2 écoles - 1 Abonnement ligne analogique pour connecter 2 téléphones de secours (utilisée si possible pour la ligne support de la connexion Internet) - 2 Téléphones analogiques de secours (1 : Ecole Primaire, 1 : Ecole Maternelle) - 1 Abonnement Internet (débit minimum : 4 Mbps descendant / 256 Kbps montant, soit environ 10 postes informatiques connectés) - 1 Routeur (avec les fonctionnalités obligatoires de pare-feu et filtrage de contenu Internet par catégorie via une base de données mise à jour en ligne). VESTIAIRE FOOTBALL - 1 Abonnement ligne analogique pour connecter 1 téléphone de secours (appels uniquement vers les numéros d urgence) - 1 Téléphone analogique de secours. TENNIS DE TABLE - 1 Abonnement ligne analogique pour connecter 1 téléphone de secours (appels uniquement vers les numéros d urgence) - 1 Téléphone analogique de secours. PISCINE MUNICIPALE - 1 Abonnement ligne analogique classique pour connecter 1 téléphone (les appels ne peuvent être restreints aux numéros d urgence étant donné que le personnel doit pouvoir appeler sur tous numéros). Il est nécessaire de prendre en considération que cette ligne est utilisée durant les 3 mois de la période estivale uniquement. MUSEE DES TISSERANDS - L ancien numéro fixe (Tél. : ) doit pouvoir être porté vers le téléphone mobile de Mme GALLIENNE (Responsable de la Salle Polyvalente et du Musée des Tisserands) en cas d absence de cette personne (hors période estivale) - 1 Abonnement ligne analogique classique pour connecter 1 téléphone (les appels ne peuvent être restreints aux numéros d urgence étant donné que le personnel doit pouvoir appeler sur tous numéros). Pour information, cette ligne est aussi utilisée uniquement pendant la période estivale, à l identique de la piscine. MAIRIE, ECOLE MATERNELLE ET PRIMAIRE, SALLE POLYVALENTE / CANTINE CIGNE - Le numéro fixe (Tél. : ) doit être porté vers l accueil de la Mairie d Ambrières-Les-Vallées - 1 IP (1 : Ecole Primaire) - 2 Téléphones IP évolués pour la Mairie (bureau de Mr Le Maire et le Secrétariat) - 2 Téléphones IP simples (1 : Ecole, 1 : Salle Polyvalente / Cantine) - 1 Abonnement ligne analogique (Tél. : ) pour connecter 2 téléphones de secours Page 11

12 - 2 Téléphones analogiques de secours (1 : Ecole, 1 : Salle Polyvalente / Cantine) - 1 Abonnement Internet (débit minimum : 4 Mbps descendant / 256 Kbps montant, soit environ 5 postes informatiques connectés) - 1 Routeur (avec les fonctionnalités obligatoires de pare-feu et filtrage de contenu Internet par catégorie via une base de données mise à jour en ligne). VESTIAIRE FOOTBALL CIGNE - 1 Abonnement ligne analogique pour connecter 1 téléphone de secours (appels uniquement vers les numéros d urgence) - 1 Téléphone analogique de secours. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES Les postes téléphones IP devront pouvoir accéder à l annuaire de la Mairie. Les besoins de la Mairie d Ambrières-Les-Vallées en termes de Téléphonie Mobile sont les suivants : - Nécessité d intégrer tous les mobiles dans la flotte de la Mairie afin de bénéficier d une gratuité des communications en interne - Nécessité pour les 3 mobiles disposant de l option Data d intégrer le système d exploitation Windows Phone 7 dans le but de synchroniser avec Microsoft Exchange Server 2007 les s, contacts et le calendrier - Regroupement des abonnements de divers opérateurs en un seul abonnement négocié. En cas de problématique d asservissement de lien ADSL sur les sites distants, il sera possible de déroger à cette règle avec accord de la Mairie - Regroupement des factures téléphones fixes, mobiles et Internet dans la mesure du possible La fourniture des téléphones de secours sera nécessaire afin de supprimer les coûts éventuels de restriction sur la ligne analogique. Ceux-ci devront être matériellement limités aux 4 numéros d urgence (15, 17, 18 et 112). Concernant la téléphonie mobile, il sera impérativement demandé un plan de couverture des zones géographiques pour le secteur d Ambrières-Les-Vallées dans un rayon de 5 Kms. Dans leur offre, les candidats présenteront les modalités des engagements de remise en service en cas d interruption du système. OUTILS D ADMINISTRATION ET DE SUPERVISION POUR L ENSEMBLE DES SYSTEMES Les outils de supervision, d administration et de suivi de la solution devront fournir : - Un suivi de la flotte fixe - Un suivi de la flotte mobile - Un suivi des coûts de communication globaux et utilisateurs - Un accès aisé à l interface de gestion de type HTTP/HTTPS. DUREE DU CONTRAT Le présent marché est conclu pour une durée d engagement de 36 mois maximum à compter de sa date de signature. Page 12

13 DEROULEMENT DE L APPEL D OFFRE CONCURRENTIEL PLANNING ET CONSTITUTION La mise en place du matériel et des abonnements devra être réalisée pour la première semaine d Avril 2011, en étroite collaboration avec le prestataire informatique de la Mairie d Ambrières-Les-Vallées. Les candidats préciseront leur délai contractuel de mise en place de leur solution de télécommunication, à partir de la réception de la l acte d engagement. CONTACTS TECHNIQUES Responsable des Services Techniques de la Mairie : Mr JAVAUX : e.javaux.mairie.amb@orange.fr Prestataire informatique : Mr DUVENT Geoffrey : geoffrey@dgi-system.fr Mr BOISNARD Eric : eric@dgi-system.fr Page 13

14 ANNEXES Annexe 1 : Tableau Etude Convergence 2010 Ce tableau résume la moyenne de tous les coûts d abonnement et de communication pour la téléphonie fixe, mobile et Internet pour l année 2010 sur l ensemble des communes d Ambrières-Les-Vallées et de Cigné. A titre informatif, les temps de communication ont été précisés. Ces valeurs moyennes ont été analysées sur 2 mois pour chaque site et chaque ligne téléphonique analogique et mobile. Page 14