ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)1

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1 DOSSIER D APPEL A CANDIDATURE No : BIODIVERSITE/AC/2014/004 ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)1 (English version below) 1. DESCRIPTION DU POSTE 1.1. Cadre et objectif du poste L AAF (H/F) sera intégré dans l Unité de Gestion du Projet (UGP) «Biodiversité». Sous la direction du Coordinateur /team leader du projet et la supervision directe de l Expert Contrat Finance du projet, il/elle aura pour rôle d assister l Expert Contrat Finance dans la gestion administrative et financière des Devis Programmes, contrats et subventions selon les procédures de l Union européenne (Europaid) Description des tâches En proche collaboration et sous la supervision directe de l Expert Contrat Finance du projet : Généralité - Il/elle sera l adjoint du l Expert Contrat Finance du projet qui est aussi le Comptable de Devis programme (Imprest Accounting Officer) pour toutes les opérations administratives et financières dans le cadre de la mise en œuvre du projet. - Il/elle assistera l Expert Contrat Finance / Comptable dans toute les opérations comptables de ces DP et notamment dans le suivi financier des contrats et subventions. Préparation des devis programmes (DP) - Assistera l Expert Contrat Finance / Comptable dans la préparation de la partie financière et contractuelle des DP avant soumission à la COI et à la Délégation de l union européenne. Mise en œuvre des devis programmes (DP) - Assistera l Expert Contrat Finance / Comptable dans les procédures de passations des marchés et d octroi des subventions en conformité avec les règles de la Commission européenne : o Demande de prix o Evaluation / comparaison des cotations et offres de prix (biens et services) o Rédaction des bons de commande et contrats o Vérification du volet financier des contrats de subventions 1 Tous les postes dans le cadre du projet sont ouverts à tout candidat sans distinction de sexe. BIODIVERSITE/AC/2014/004 Page 1

2 - Assistera l Expert Contrat Finance / Comptable dans la vérification des dépenses et l exécution des paiements et des recouvrements correspondants après leur ordonnancement par le Régisseur. Dans ce cadre il sera amené à exécuter les tâches suivantes (liste non exhaustive) : o vérifier l existence des pièces justificatives probantes et suffisantes à l appui des engagements et des paiements ainsi que des éventuels recouvrements ; o vérifier les aspects contractuels et financiers de chaque facture, demande de paiement, état ou décompte transmis par le Régisseur ; o établir et tenir à jour la liste du personnel et de leurs rémunérations, l inventaire du matériel et des équipements ainsi que, le cas échéant, l inventaire des stocks financés dans le cadre du projet ou programme ; o tenir la comptabilité des opérations en utilisant le logiciel de gestion financière adapte aux procédures du devis-programme (SARA ou TOMATE). - Assistera l Expert Contrat Finance / Comptable dans la préparation et la production des mémoires financiers (photocopies, vérifications, etc.) - Assistera l Expert Contrat Finance / Comptable dans la gestion des immobilisations (codification, inventaire, etc.) - Gestion de la petite caisse (petty cash). Autres tâches - Effectuer toutes autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique et entrant dans son domaine de compétences. 2. QUALIFICATIONS ET APTITUDES - Etre titulaire d un diplôme de niveau universitaire de niveau BAC + 3, de préférence en gestion, finance et comptabilité ou équivalent (OU dans le cas d un autre diplôme, justifier d une expérience professionnelle suffisante dans le domaine de la gestion et de la comptabilité de projet); - Justifier d une expérience en comptabilité de projet. - Avoir une bonne connaissance et expérience dans la vérification des dépenses, de l exécution des paiements et des recouvrements ; - Avoir une bonne connaissance et expérience de la tenue de la comptabilité et de saisie de la comptabilité générale ; - Maîtriser l outil informatique (traitement de texte, tableur Excel, logiciel de présentation, logiciel de navigation Internet, logiciel de gestion de messageries, ) ; - Bonne maîtrise des langues anglaise écrite et parlée (langue officielle du projet) et française (principale langue de communication au sein de la COI) - La connaissance d un logiciel comptable adapte aux devis-programme (SARA, TOMATE) sera un avantage; - Une bonne connaissance et expérience des procédures FED serait un avantage; - En matière de savoir-être : o Esprit méthodique, dynamisme, adaptabilité, sens du contact, esprit d équipe ; o Qualité rédactionnelle, esprit d analyse et de synthèse, esprit d initiative ; o Grande moralité et discrétion. 3. MODALITES CONTRACTUELLES BIODIVERSITE/AC/2014/004 Page 2

3 La personne sera recrutée dans le cadre du projet Projet «Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States». Un contrat de travail sera établi selon les modalités de la COI. Le financement du poste est conditionne à l approbation par la Délégation de l Union européenne des devis-programmes de mise en œuvre du projet. Le projet sera mis en œuvre à travers deux devis-programmes successifs de +/- 18 mois chacun. La période de mise en œuvre du projet se terminera au 15 novembre Le contrat de l assistant comptable couvrira également la période de clôture qui se terminera au plus tard le 15 février Les contrats des personnes recrutées dans le cadre de ce projet ne peuvent en aucun cas dépasser la date de fin du financement. 4. REMUNERATION Le niveau de rémunération se conformera a la grille salariale de la COI, niveau «cadre intermédiaire». Le niveau de rémunération sera agrée de commun accord et reflètera le niveau de qualification et d expérience du candidat. 5. DOSSIER DE CANDIDATURE ET MODALITES DE SELECTION Le dossier de candidature comportera un CV en anglais ou en français, copies des diplômes & attestations d emplois avec référence du superviseur direct et sera envoyé ou remis en main propre au bureau du projet (Projet Biodiversité - COI Blue Tower, 4th Floor, Ebène), ou envoyé par à l adresse suivante: Attn. Projet Biodiversité Project Management /unit cfp.biodiversity@coi-ioc.org Date ultime de remise des candidatures: 05 décembre 2014 avant 16h00. Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées. Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent figurer sur l'enveloppe extérieure: - l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises; - la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en l'occurrence BIODIVERSITE/AC/2014/004); - le nom du candidat. Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du candidat avec objet : Recrutement de «Assistant administratif et financier» Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés. Nous vous prions d utiliser le modèle de CV joint. BIODIVERSITE/AC/2014/004 Page 3

4 English version ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL ASSISTANT (M / F) 2 1. JOB DESCRIPTION 1.1 Job framework and objective The AFA (M/F) will form part of the Biodiversity Project Management Unit (PMU) Under the supervision of the project Coordinator/Team Leader and the direct supervision of the project Contract Expert Finance, he/she will assist the Contract Expert Finance in the administrative and financial management of Programme Estimates, contracts and grants according to the procedures of the European Union (Europaid) Job description In close collaboration with and under the direct supervision of the Project Contract Expert Finance: Overview - He / she will be the Deputy Project Contract Expert Finance who is also the Project Accountant (Imprest Accounting Officer) for all administrative and financial operations within the framework of the implementation of the project. - He / she will assist the Contract Expert Finance / Accountant in all PE accounting transactions, particularly in the financial monitoring of contracts and grants. Preparation of Program Estimates (PE) - Assist the Contract Expert Finance / Accountant in the preparation of financial and contractual part of the DP before submission to the IOC and to the Delegation of the European Union Implementation of Program Estimates (PE) - Assist the Contract Expert Finance / Accountant in procedures for the award of contracts and award of grants in accordance with the rules of the European Commission: o Price quote o Evaluation / comparison of quotes and quotations (goods and services) o Draft purchase orders and contracts o Check the financial aspects of grant contracts 2 The post is open to all candidates without any gender discrimination. BIODIVERSITE/AC/2014/004 Page 4

5 - Assist the Contract Expert Finance / Accountant in expenditure verification and enforcement of payments and corresponding recoveries after Imprest accounting officer authorization. In this context he / she will (non-exhaustive list): o check for existing and sufficient evidence to support the commitments and payments as well as possible recoveries; o check the contractual and financial aspects of each invoice, payment request, statement or breakdown transmitted by the Imprest accounting officer; o establish and update a list of staff and their salaries, equipment inventory and equipment and, where applicable, the stocks inventory financed under the project or program; o keep accounts of all transactions using financial software adapted to the procedures of the Program Estimate (SARA or TOMATE). - Assist the Contract Expert Finance / Accountant in the preparation and filing of financial papers (photocopies, audits, etc.) - Assist the Contract Expert Finance / Accountant in asset management (coding, inventory, etc.) - Petty cash management Other duties - Perform any other duty assigned by the supervisor and within his / her field of competence. 2. QUALIFICATIONS AND SKILLS - Hold a university degree at BAC + 3, preferably in management, finance and accounting or equivalent (OR in the case of another degree, provide proof of professional experience in the field of management and project accounting); - Proven experience in project accounting; - Have a sound knowledge and experience in auditing expenses, making payments and recoveries; - Have a sound knowledge and experience of bookkeeping and financial accounting entry; - Computer literate (word processing, Excel spreadsheet, presentation software, Internet browser software, management software, messaging,...); - Good command of written and spoken English (official language of the project) and French (main communication language within the COI); - Acquaintance of accounting software tailored to the program estimates (SARA TOMATE) will be an advantage; - A good knowledge and experience of EDF procedures would be an advantage; - In terms of social skills: o Methodical mind, dynamism, adaptability, interpersonal skills, teamwork; o Drafting, analytical and synthetic mind, sense of initiative; o High moral character and discretion. 3. CONTRACTUAL ARRANGEMENTS BIODIVERSITE/AC/2014/004 Page 5

6 The person will be recruited in the Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States Project framework. A contract will be established according to the terms of IOC. Funding for the post is subject to approval by the Delegation of the European Union of program estimates implementing the project. The project will be implemented through two successive program estimates of +/- 18 months each. The period of implementation of the project will end on 15 th November, The contract of the Accountant Assistant will also cover the ending period not later than 15 th February, The contracts of individuals recruited as part of this project may in no case exceed the end date of funding. 4. REMUNERATION The remuneration level will comply with the salary scale of the IOC, "Intermediate level" level. The remuneration level will be approved by mutual agreement and reflect the level of qualification and experience of the candidate. 5. APPLICATION AND SELECTION PROCEDURES The application will include a resume with three references, a covering letter, copies of diplomas & certificates of employment with reference from the direct supervisor) and will be sent or filed in person at the office of the project (Biodiversity Project IOC Blue Tower, 4 th Floor, Ébène), or sent by to the following address: Attn. Biodiversity Project Project Management Unit cfp.biodiversity@coi-ioc.org The envelope (or ) must be marked "Biodiversity Project Recruitment Communication officer" or BIODIVERSITE/AC/2014/004. Deadline for submission of applications: before 5 th December 2014 at 16:00 hours (Mauritius hour) Only applicants deemed eligible will be contacted for an interview. Attn. Projet Biodiversité Project Management /unit cfp.biodiversity@coi-ioc.org Kindly use the CV template below BIODIVERSITE/AC/2014/004 Page 6

7 MODELE DE CURRICULUM VITAE 1. Nom de famille: 2. Prénoms: 3. Date de naissance: 4. Nationalité: 5. État civil: 6. Sexe : 7. No de Carte D identité No de Passeport : 8. Adresse : 9. Téléphone (Domicile): Portable : Education Photo Institution Date début Date Fin certificat(s) obtenu(s): 12. Diplôme: Institution Date début Date Fin Diplôme(s) obtenu(s): 13. Connaissances Linguistiques Langue Lu Parlé Écrit Commentaires BIODIVERSITE/AC/2014/004 Page 7

8 N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire) 14. Expérience Professionnelle Date Debut Date Fin Position Organisation/ Compagnie Brève Description du poste N/B : A indiquer également votre situation actuelle 15. Références Nom Prénom Position Organisation/ Compagnie coordonnées de contact Justification : N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence.si vous êtes dans l impossibilité de fournir cette référence, veuillez apporter une justification 16. Affiliation à une organisation professionnelle: Date Debut Nom Adresse Domaine (Mgt- Recherche-RH etc ) Apport a votre personne 17. Autres compétences: BIODIVERSITE/AC/2014/004 Page 8

9 Domaine (Ex : Connaissances informatiques-formateurgestion de projets etc...) Détails 18. Expérience spécifique dans la région: Date début Date fin Pays Actions 19. Autres informations pertinentes Items (Ref de publication etc ) Details BIODIVERSITE/AC/2014/004 Page 9