Compte Rendu Réunion du Conseil d'administration Mercredi 11 juin 2014, de 18 h à 20 h Embrun.

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1 Compte Rendu Réunion du Conseil d'administration Mercredi 11 juin 2014, de 18 h à 20 h Embrun. Synthèse Page Décisions 2 Poste de Chargée de Communication en congés pour cause de maternité + congés parental : Recrutement effectué, prise de poste 27 juin Recrutement d un chargé du Public Jeunes 2 Couleur des oriflammes : Fond rouge, lettres noires, détourage blanc 3 Organisation d une formation à la bonne utilisation des réseaux sociaux. Septembre Organisation d un séminaire sur le sujet de la refonte de la gamme tarifaire. Novembre Proposition d affectation des crédits pour les collectivités locales 5 Proposition d affectation des crédits pour les structures recevant des scolaires 5 Proposition d affectation des crédits pour les clubs 5 Gestion du Team Nordic Alpes du Sud 6 Demande de financement : Festinordic 2015/ Demande de financement : Actions innovantes 2015/ Demande de financement : Team Nordic 2015/ Demande de financement : Sites pilotes 7 Représentation Nordique France 7 Tarifs des encarts du Nordic Mag Date de la prochaine réunion du Conseil d'administration : Jeudi 2 octobre Liste de présence 1

2 1/ RECRUTEMENT POUR REMPLACEMENT DE Magali ALBERT. (Information) Le recrutement est effectué. Prise de fonction le 1 er juillet La personne recrutée est Madame Patricia RICHARD. Fiche de poste Missions - Connaissances de l'animation, des relations avec les prescripteurs du Tourisme, animation d'un réseau d'acteurs : Relations avec tous les partenaires de Hautes Alpes Ski de Fond. - Rédaction : Articles, dossiers. - Construction de produits : en partenariat avec les acteurs locaux. - Réalisation de magazine d'informations : Papier et Web - Aptitude au Web, base de données, réseaux sociaux - Bureautique : Word, Excel à minima Profil - Autonomie, capacité d'adaptation, - Travail en équipe - Disponibilité +++pendant la saison (travail certains week end) - Pratiquant des activités de pleine nature - Connaissance du tourisme hivernal et sensibilité aux activités nordiques Conditions CDD 10 mois. Salaire Net ce jour : euros + Prime de fin de CDD. Convention collective des OT. Permis voiture et véhicule obligatoire. Déplacements sur la base de l'administration fiscale. 2/ FICHE DE POSTE POUR RECONDUCTION DU POSTE DE CHARGE DU PUBLIC JEUNE (décision du Conseil d'administration) Ce poste devra être pourvu à partir du 1 er octobre Le poste ne pourra pas être mis à disposition du Comité Régional Alpes Provence. La personne recrutée devra être titulaire du BE ou DE de ski Les missions qui devront être réalisées sont : - Toutes actions en direction des publics jeunes. - Conduire les projets d équipements et d aménagements des locaux d accueil des sites pilotes. - Structurer les interventions auprès des scolaires en partenariat avec l Inspection Académique : Plan de formation, planning des interventions des moniteurs - Apporter du conseil en termes de gestion de parcs de matériels : choix dans les achats, stratégie d entretien, renouvellement. - Développer une stratégie marketing en direction des publics jeunes touristes. - Elaborer une stratégie de reconquête des clientèles jeunes : - Classes de neige des Centres de vacances. - Jeunes touristes - Jeunes locaux - Jeunes handicapés - Assurer le suivi administratif, technique et financier des dossiers. - Recherche de financement : Team Nordic Alpes du Sud, Matériel, Locaux d accueil. - Et toutes tâches en lien avec les Publics Jeunes. Conditions CDD 12 mois. Salaire : Indice1 550 ou selon compétences. Convention collective des OT. Permis voiture et véhicule obligatoire. Déplacements sur la base de l'administration fiscale. 3/ COULEUR DES ORIFLAMMES (décision du Conseil d'administration) Les oriflammes d entrée de sites seront aux couleurs des tenues des pisteurs (ceux des sites qui ont les couleurs de Hautes Alpes Ski de Fond) Couleur de fond : Rouge Couleur du texte : Noir Couleur du tour de texte : Blanc. 2

3 4/ FORMATION AUX RESEAUX SOCIAUX (décision du Conseil d'administration) Cette formation aura lieu en septembre Elle devra être ouverte à tous les socioprofessionnels partenaires de Hautes Alpes Ski de Fond. Date : septembre Obligation : disposer d un ordinateur portable. Cout de la formation pour Hautes Alpes Ski de Fond : Cout de la formation pour les sites : 30 par personne. Organiser en septembre 2014 une formation à la bonne utilisation des réseaux sociaux 5/ GAMME TARIFAIRE : PRESENTATION DE LA DEMARCHE (décision du Conseil d'administration) Suite à la demande de l Assemblée Générale du 16 mai 2014 le Conseil d'administration décide de programmer un séminaire de travail sur le sujet de la gamme tarifaire. Ce séminaire devra être ouvert à tous les socioprofessionnels partenaires de Hautes Alpes Ski de Fond. Intervenant : Consultant + Hautes Alpes Ski de Fond. Objectif N 1 : La gamme tarifaire 1ere semaine de novembre Séminaire d une durée de 1.5 jours à 2 jours avec immersion dans un centre d accueil - Quels objectifs atteindre à travers la gamme tarifaire? - Ce que font les concurrents. - Travail sur la gamme tarifaire : quels produits? - Les systèmes de vente. - Les modes de communications adaptés par rapport aux différentes clientèles. - Définition d autres objectifs si nécessaire et planification éventuelle pour interventions et travaux en Cout de la formation pour Hautes Alpes Ski de Fond : Organiser en novembre 2014 un séminaire de travail sur le sujet de la gamme tarifaire. 3

4 6/ ETUDES DES DOSSIERS DE DEMANDES DE SUBVENTIONS (Propositions de demandes de financement validées par le Conseil d'administration) 6-1 Les collectivités locales. Tableau 1 : Proposition d affectation des crédits pour les collectivités locales Conseil Général des Hautes Alpes N Opérations Plafond Maître d'ouvrage Nature Réalisation Montant 1 CERVIERES (Commune de) Travaux sur pistes signalétique en % Montant en budget ski de fond Montant en budget 'tdens' Région Provence Alpes Côte d'azur Plafond Montant en Proposition Proposition en % en Proposition Total subvention proposé ,62 50% ,31 30% , GAP - BAYARD Aménagement de pistes % % , HAUT CHAMPSAUR (Com Com) HAUT CHAMPSAUR (Com Com) HAUT CHAMPSAUR (Com Com) PUY SAINT VINCENT (Commune de) PUY SAINT VINCENT (Commune de) Sécurité % ,00 0% Fraise à neige pour damage % ,00 30% , Signalétique % ,20 30% , Achat d'une dameuse % ,00 30% , Travaux sur pistes signalétique % ,00 30% , QUEYRAS (Com com) Signalétique % ,00 30% , QUEYRAS (Com com) Engin de damage léger % ,00 30% , QUEYRAS (Com com) Matériel de secours % ,00 30% VAL CLAREE (SIVOM) Matériel de secours % ,00 0% VAL CLAREE (SIVOM) Signalétique % ,00 30% , VALLOUISE (Commune de) Achat d'un engin de damage léger % ,00 30% , TOTAL

5 6-2 Scolaires Les administrateurs décident que le système de comptage des séances doit être revu dans le Briançonnais. Base : Nombre de séances scolaires comptabilisées Tableau 2 : Proposition d affectation des crédits pour les structures recevant des scolaires Structure Montant Villar St Pancrace (Ski Club) 850 OMS Briançon Dévoluy (Amicale autour de l'enfant) 400 Neige et Montagne (Foyer) 700 Foyer du Queyras Crévoux (Hautes Alpes Ski de Fond) 700 Gap Bayard Cervières (Hautes Alpes Ski de Fond) 600 Nordic en Vallouise Val Clarée Ski Club 975 TOTAL les Clubs Tableau 1 : Proposition d affectation des crédits pour les clubs Structure Montant Etoile Sportive Vallouisienne Les Trolls ski club 825 Ski Club Dévoluy Ski Club Edelweiss Ski Club Montgenèvre-Val Clarée Ski Club Nordique Gap Bayard Ski Club Orres Crévoux Embrun Ski Club Queyras Ski Club Serre Chevalier TEAM NORDIC (décision du Conseil d'administration) Le TEAM NORDIC est le regroupement des coureurs issus des clubs qui ont l ambition de réaliser des performances sur les circuits nationaux ou internationaux. Pour l instant il est composé des coureurs suivant : HUGUE Coraline, GOALBRE Paul, QUEMERE Tao, MILLEREAU Jérémy, MASSET Thibaut, JOUVE Richard. Le TEAM est aussi une structure intermédiaire ouverte aux coureurs qui n intègrent pas les groupes nationaux (FFS) mais qui souhaitent réaliser une saison sur le circuit national avec des ambitions de performance. Ce n est plus l équipe du Comité (pas d entraineurs, pas de véhicules). L objet du TEAM est de donner des moyens financiers supplémentaires aux coureurs pour financer les frais non pris en charge par le système fédéral (Fédération Française de Ski, Comité, Clubs). Pour mémoire : - Coupe du Monde = Prise en charge à 100 % par la Fédération Française de Ski - Coupe d Europe = Prise en charge à 100 % par la Fédération Française de Ski si dans les 3 premiers, sinon 150 facturés aux coureurs. - Coupe de France = Facturée aux clubs ou aux coureurs. - Longue distance Nationale = Facturée aux coureurs. Le TEAM prend en charge les frais de courses à hauteur de 50 % voire plus si ses finances le permettent ainsi que ceux nécessaires pour les achats de farts de type SERRA. Depuis 2 saisons Hautes Alpes Ski de Fond collectait des crédits qui étaient restitués au Comité Régional Alpes Provence, le Conseil d'administration du 28 janvier a décidé d un autre système, à savoir que la gestion financière serait directement sous contrôle de Hautes Alpes Ski de Fond et des coureurs du Team. A ce jour le budget du TEAM est constitué d une aide de la Région et de la participation de 2 donateurs. 5

6 Tableau 3 : Budget prévisionnel TEAM 2014/2015 Charges Produits Circuit International Région 2013/ Circuit National Refuge Agnel Cellule fartage Confiturerie Jean-Marc Châtelain Total Total Pour assurer de la souplesse à l utilisation des fonds et une implication forte des coureurs le Conseil d'administration décide de fonctionner de la manière suivante : - Etablir une convention avec l ensemble des coureurs et Hautes Alpes Ski de Fond qui précise les engagements de chacun : - Les coureurs s engagent à trouver chacun un financeur - Hautes Alpes Ski de Fond s engage à trouver des financements qui peuvent être publics, privés (donateurs avec déclaration fiscale pour abattement de 60%), ou prendre la forme d appel à la générosité dans le Nordic Mag et de levée de fonds sur les sites Web dédiés. - Créer un compte de tiers et de Trésorerie dédié au TEAM - Donner la signature à l un des coureurs pour qu il puisse effectuer les achats correspondants en toute liberté Hautes Alpes Ski de Fond doit s engager à assurer la promotion des coureurs du TEAM. Les coureurs du TEAM doivent s engager dans un partenariat de communication avec Hautes Alpes Ski de Fond. - Autoriser le Président à signer toute convention avec les coureurs du TEAM NORDIC ALPES DU SUD. - Autoriser le Président à ouvrir un compte bancaire spécifique auprès du CRCA - Désigner Paul GOALABRE comme dépositaire de la signature sur ce compte pour réaliser les dépenses nécessaires au fonctionnement du Team. 8 FESTINORDIC 2015/2016 (décision du Conseil d'administration) Afin de reconduire la tournée d animations FESTINORDIC au cours de la saison 2015/2016 et parce que les dossiers de demandes de financement doivent être déposés avant le 30 septembre 2014 pour disposer de l acompte de financement début de saison 2015/2016 le Conseil d'administration décide de : - Autoriser le Président à engager toutes démarches auprès des services de la Région et de solliciter une aide financière d un montant de pour l opération FESTINORDIC 2015/ ACTIONS INNOVANTES 2015/2016 (décision du Conseil d'administration) Afin de reconduire l ensemble des actions innovantes en faveur des sites nordiques au cours de la saison 2015/2016 et parce que les dossiers de demandes de financement doivent être déposés avant le 30 septembre 2014 pour disposer de l acompte de financement début de saison 2015/2016 le Conseil d'administration décide de : - Autoriser le Président à engager toutes démarches auprès des services de la Région et de solliciter une aide financière d un montant de afin de reconduire l ensemble des actions innovantes en faveur des sites nordiques au cours de la saison 2015/2016 6

7 10 TEAM NORDIC 2015/2016 (décision du Conseil d'administration) Afin de reconduire l opération TEAM NORDIC DES ALPES DU SUD au cours de la saison 2015/2016 et parce que les dossiers de demandes de financement doivent être déposés avant le 30 septembre 2014 pour disposer de l acompte de financement début de saison 2015/2016 le Conseil d'administration décide de : - Autoriser le Président à engager toutes démarches auprès des services de la Région et de solliciter une aide financière d un montant de pour l opération TEAM NORDIC DES ALPES DU SUD au cours de la saison 2015/ SITES PILOTES (décision du Conseil d'administration) Il s agit de pouvoir acquérir 600 équipements de locations (skis, fixations, chaussures, bâtons) afin de doter les sites qui reçoivent le plus de scolaires. Le montage financier serait le suivant : Tableau 4 : Montage financier opération «Sites pilotes» Charges Montant ttc en euros Produits 600 équipements à 170 PU ttc Conseil Régional Provence Alpes Côte d'azur Un ensemble comprend : Gestionnaires de sites (collectivités, - 1 paire de skis association) - 1 paire de fixations - 1 paire de bâtons - 3 paires de chaussures Montant ttc en euros 60% % Hautes Alpes Ski de Fond 20% Total Total Le Conseil d'administration décide de : Autoriser le Président à engager toutes démarches auprès des services de la Région et de solliciter une aide financière d un montant de pour l opération SITES PILOTES. 12 NORDIQUE FRANCE (décision du Conseil d'administration) L Assemblée Générale de Nordic France se déroulera le 4 juillet 2014 à Aix-les-Bains. Il sera notamment procédé au renouvellement du Conseil d Administration, du Bureau et de la Présidence. Le Conseil d'administration décide de : Faute de candidat aucun membre du Conseil d'administration de Hautes Alpes Ski de Fond n est désigné pour être candidat à l'élection au Conseil d'administration de Nordic. 13 Questions diverses 13-1 Informations : Mr Henri Gabriel ROUX informe le Conseil d'administration que la finale Nationale du Nordic Skieur Cross se déroulera à Molines en Queyras le 14 et 15 mars Tarif des encarts publicitaires dans le Nordic Mag 2015 : (décision du Conseil d'administration) - ½ page = Page entière = Date de la réunion du prochain Conseil d'administration Jeudi 2 octobre 2014 de 18 h à 20 h à Embrun. L ordre du jour étant épuisé le Président lève la séance A Briançon le 13 juin Le Chargé de Mission. 7

8 Liste de présence Tableau 5 Nom Fonction Présent, absent, excusé 1 ADISSON Anne-lise Membre Présente 2 ANTOINE Mathieu Membre Présent 3 ARNAUD Sylvain Secrétaire adjoint Présent 4 BERNARD J. Marie Membre de droit Absent 5 CASANOVA Frédéric Membre de droit Présent représenté par Me VIGUIER Corine 6 CHABRAND Philippe Secrétaire Présent 7 CRET Xavier Membre de droit Absent 8 DAO-LENA Sylvie Trésorière adjointe Présente 9 DENIS Pierre Membre de droit Absent 10 FARDELLA Alain Membre de droit Absent 11 FRANCESCI Christel Membre Présente 12 FROMM Gérard Membre de droit Absent 13 GENTIL Gérard Membre de droit Absent 14 GONON Thierry 2 eme Vice président Présent 15 JEANNE Alain Membre Présent 16 MICHEL Jean Claude Membre de droit Absent 17 MULLER Eric Membre Excusé 18 CDT 05 Membre de droit Absent 19 PICMARD Vania Membre de droit Présente 20 PONCET Jean Louis Président Présent 21 RAULIN Jean Paul Membre de droit Présent 22 REYNIER Bernard Membre Présent représenté par Mr COLLE Jean Pierre 23 ROSTAING Gilles Trésorier Présent 24 ROUX Henri Gabriel 1er Vice Président Présent 25 Conseil Général des Alpes de Haute Provence Membre de droit Absent Et Mr SCWEY Christian, Président du SIVOM Val Clarée. 8

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