La chaîne du froid chez Système U. Centrale Régionale SUD

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1 La chaîne du froid chez Système U Centrale Régionale SUD

2 Introduction Le service Qualité Système U Sud. La sécurité des consommateurs, clients des magasins U, est liée en partie à la maîtrise de l'hygiène, de la qualité et de la chaîne du froid dans les entrepôts alimentaires frais. Le Service Qualité de Système U Sud, en collaboration avec les services Logistique et Achats, a mis en place un ensemble d'actions visant répondre à cette attente : Une démarche d'analyse de risques (HACCP) a permis d'identifier les points de Process pour lesquels des méthodes et des moyens devaient êtres initiés. La mise en place de ces actions a débouché sur l'obtention de l'agrément sanitaire pour chacun des entrepôts alimentaires de Système U Sud. De plus, une démarche des filières nationales Logistique et Qualité a permis de déterminer un ensemble de préconisations minimales à respecter par tous les entrepôts alimentaires du groupement Système U.

3 1) Organisation Qualité en entrepôts frais Afin d'obtenir un même niveau de respect des règles d'hygiène, tous les entrepôts de Système U se doivent de mettre en oeuvre les actions suivantes: - Audit semestriel obligations "agrément sanitaire". - Plan d'actions correctives formalisé, pour permettre la mise en pratique réelle des actions correctives. - Un audit interne par entrepôt tous les trois mois environ, réalisé par les relais Qualité. - Un audit externe par entrepôt, semestriel, réalisé par une société de conseil indépendante. - Un audit complémentaire annuel, réalisé par le service Qualité. A l'issu de l'audit, chaque entrepôt tient à jour un plan d'actions correctives avec délais de réalisation et responsabilités identifiés. Le service Qualité de Système U est une structure permanente dont un des rôles est de fiabiliser la maîtrise de la qualité et de la chaîne du froid, au niveau des entrepôts frais. Composée d'un responsable Qualité, d'un assistant technique et d'une secrétaire, cette structure s'appuie en entrepôts sur des relais Qualité. Les relais Qualité ont un rôle d'interface dans la communication entre le service Qualité et le personnel des entrepôts. Les relais Qualité sont de plus chargés de sensibiliser et mettre en place sur le terrain, les procédures et méthodes liées la qualité, sous la responsabilité des responsables logistiques de chaque site. Un ensemble de règles et de procédures a été mis en place en entrepôt, à l'initiative du responsable Qualité : "ACTIONS QUALITE PRODUITS" : Le suivi microbiologique, les procédures d'alerte, la traçabilité, les cahiers des charges pour les fournisseurs régionaux. "METHODES QUALITE" : mises en oeuvre en entrepôt : la maîtrise du froid, le nettoyage, la formation du personnel, les contrôles sur les flux de marchandises. "POINTS QUALITE" : Afin d'aider le personnel dans l'application des méthodes, des "points qualité ont en outre été installés dans les entrepôts; ils contiennent procédures et imprimés de contrôle. "AUDITS EXTERNES ET INTERNES" Le bon fonctionnement global du système est enfin vérifié de manière régulière par des audits externes et internes, réalisés régulièrement dans chaque entrepôt.

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5 2) Les actions "Qualité produit" Analyses microbiologiques Une série d'analyses doit être effectuée mensuellement pour chaque entrepôt contenant des produits alimentaires frais. Les prélèvements ont lieu en entrepôt deux fois par mois. 5 à 6 produits différents sont analysés à chaque prélèvement. Des actions correctives précises sont engagées en cas de non conformité des analyses. Les cahiers des charges fournisseurs : En collaboration avec la Centrale Nationale et les services commerciaux, le Service Qualité de la Centrale Sud élabore et tient à jour des cahiers des charges mentionnant un ensemble d'engagements: - Maîtrise de la qualité lors de la fabrication - Contrôles effectués par le fabricant - Respect de la chaîne du froid durant le transport Le suivi microbiologique des produits : Le service Qualité de Système U Sud détermine les produits alimentaires sur lesquels des analyses microbiologiques doivent être réalisées. Le choix des produits à analyser se fait: - En fonction de la saison (durant la période d'été par exemple, la priorité est mise sur des produits À forte rotation de type grillades ou salades prêtes à consommer). - En fonction du risque produit (les produits les plus sensibles, pouvant contenir des listeria ou salmonelles, sont plus fréquemment analysés). - Lors du référencement de nouveaux fournisseurs ou de nouvelles gammes de produits - En fonction de l'actualité (procédures d'alerte, intoxications consommateurs...) - En fonction des remontées d'information magasin. - En fonction des résultats obtenus par les autres centrales.

6 3) Le suivi de la "traçabilité produits" Assurer la traçabilité informatique par DLC ou n de lot en boucherie, pour chaque produit alimentaire. La traçabilité par DLC ou n de lot (boucherie) est assurée pour l'ensemble des produits alimentaires qui transitent par les entrepôts Système U Sud. Afin de garantir la qualité des produits approvisionnant les entrepôts frais de la Centrale Sud, plusieurs actions ont été mises en oeuvre. Les produits qui transitent par l entrepôt se doivent d'être "tracés" afin de pouvoir réagir le plus efficacement possible dans le cas de procédures d'alerte ou de crises alimentaires graves. Lors de la réception de produits alimentaires dans les entrepôts, la DLC ou le n de lot sont saisis dans le module traçabilité du logiciel de gestion d'entrepôt (INFOLOG GE). Il est possible de retrouver précisément quel produit a été réceptionné en entrepôt, de quel fournisseur il provenait et quelle était sa DLC. La traçabilité remontante est ainsi assurée. Lors de la préparation des magasins, le module traçabilité d'infolog GE enregistre la DLC exacte des colis préparés pour chaque point de vente. Les jours ou les semaines suivantes, il est possible de retrouver pour un produit avec une DLC donnée, sa destination magasin. La traçabilité descendante est ainsi assurée. Pour les produits de boucherie, les DLC sont remplaces ou complétés par des numéros de lot. L'information DLC/N de lot accompagne le produit

7 4) La gestion des procédures d'alerte "produits" Existence d'une organisation formalisée nationale et régionale. Cette organisation permet le blocage des produits en point de vente. La mise en place d'actions visant à détruire ou retourner au fournisseur les produits incriminés. - Bloquer les produits en entrepôt. Dès réception d'une alerte, le service Qualité fait bloquer les produits en entrepôt et organise les retours ou destructions - Affiner la conduite de certaines procédures d'alerte. Un système de traçabilité informatique par DLC ou n de lot permet d'affiner la conduite de certaines procédures d'alerte. Afin de garantir la Qualité des produits approvisionnant les entrepôts frais de la Centrale Sud plusieurs actions ont été mises en oeuvre. Les procédures d'alertes «produits» peuvent être déclenchées à partir de plusieurs sources: - Direction Générale de la Consommation Concurrence et des Fraudes (DGCCRF) - Direction Générale de l'alimentation (DGAL - services vétérinaires) - Fournisseurs de produits alimentaires - Centrales système U (nationale ou régionales) - Magasins de l'enseigne U Les procédures d'alerte peuvent concerner par exemple un produit alimentaire contenant des micro-organismes dangereux, ou contenant des corps étrangers coupants (bris de verre, pièces de machines, etc.) Les services Qualité de la centrale nationale et des centrales régionales ont mis en place une organisation en réseau pour traiter ce genre d'alerte.

8 5) La gestion des flux de marchandises en entrepôt frais En fonction des besoins remontés par les points de vente, des commandes sont passées par les approvisionneurs de la Centrale Sud auprès de nos fournisseurs. La réception des marchandises se fait en entrepôt. La maîtrise de la qualité en réception, chez Système U, se concrétise de la façon suivante: Contrôles visuels de la propreté des caisses camion, de l'aspect des colis, des unités de vente consommateurs, des palettes, de la conformité des étiquetages (dates limites de consommation, numéros de lots, estampilles sanitaires). Règles de tolérances et de refus écrites et respectant la législation. Archivage des non conformités et archivage de relevés de température. Contrôles de température des produits réceptionnés au moins 1 produit par camion. Chaque fournisseur est contrôlé au moins une fois par mois. Règles de refus et de tolérances écrites et respectant la législation. Contrôles permettant la traçabilité Contrôle et saisie des DLC figurant sur les colis. Contrôle et saisie de n de lot pour les produits de boucherie. Analyses microbiologiques de surface sur les rolls de viande: par sondage. Chaque jour le contenu de chaque camion est contrôlé. Des règles écrites sont définies et affichées sur les quais de réception. Les résultats de contrôle sont archivés sur informatique. Des fiches incident Qualité sont crées en cas de problème. Les règles de refus et tolérances écrites sont affichées sur les quais de réception. Les relevés de température sont archivés sur informatique. La saisie des DLC ou des codes lots sous informatique est réalisée systématiquement afin de disposer d'un système de traçabilité fiable. Analyses de surface réalisées de manière aléatoire par le service Qualité. En réception, les marchandises livrées par le fournisseur sont contrôlées, tant sur le plan qualitatif que sur le plan quantitatif. Parmi les marchandises réceptionnées, certaines vont directement être préparées pour livrer le magasin ("éclatement"), d'autres vont être mises en zone de stockage pour une période plus ou moins courte.

9 6) Le stockage des marchandises et l'expédition vers les magasins Vérification de l'état de propreté de la caisse camion. Archivage des incidents de propreté constatés lors du chargement. Contrôle exhaustif des températures d'ambiance de chaque caisse camion. Archivage des incidents température lors du chargement. Un cahier des charges régit les obligations du transporteur en terme d'hygiène et de respect de la chaîne du froid. Contrôle par sondage des températures d'ambiance des caisses camion au cours du trajet de livraison. Vérification visuelle à chaque chargement. Utilisation de la Fiche Incident Qualité Transport en cas de problème. Vérification par positionnement d'un thermomètre sonde à la soufflerie du groupe froid. Enregistrement des températures. Utilisation de la Fiche Incident Qualité Transport. Tous les camions livrant les magasins sont contrôlés sur une plage de 8 jours. Les relevés de température sont collectés, analysés et archivés par Système U Sud (entrepôt + cellule transport). L'opération de stockage après réception est variable selon la nature des produits; Les palettes de produits seront positionnées soit en zone de "stockage" dans les palettiers supérieurs, soit en zone de "picking" dans les palettiers inférieurs, directement accessibles par les préparateurs de commande. Des vérifications quantitatives sont réalisées régulièrement par les inventoristes. S'ils constatent un défaut d'emballage, d'étiquetage, ou la dégradation d'un produit, l'incident est signalé par Fiche Incident au service Qualité. L'attente des produits: A partir des commandes passées par les magasins, les préparateurs constituent pour chaque magasin une préparation de commande sur plusieurs palettes qui seront positionnées sur les quais réfrigérés, en attente d'expédition. Le chargement des caisses camion: la propreté de la caisse camion est vérifiée visuellement; le fonctionnement des groupes-froid ainsi que la température au chargement sont contrôlés. Le transport des marchandises vers le magasin : Lorsque les marchandises ont été chargées en entrepôt, les véhicules de livraison partent à destination d'un ou plusieurs magasins suivant le volume des commandes. La

10 température de la caisse camion est contrôlée tout au long du trajet.

11 7) La gestion des incidents marchandises Existence d'une procédure écrite en cas de casse marchandise. Existence d'une procédure écrite en cas de retour magasin. Existence d'une procédure écrite en cas de retour fournisseur. Les procédures existent pour les entrepôts d'agen et de Vendargues. Lors de différents transferts de marchandises en entrepôts ou lors du transport des marchandises vers les magasins, certains produits peuvent être détériorés. Système U a mis en place des actions formalisées permettant de répondre à ces incidents marchandises: - Renvoyer les marchandises vers le fournisseur - Détruire les marchandises sur place, en entrepôt.