COMPTE RENDU DE REUNION

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Christelle Laviolette
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1 COMPTE RENDU DE REUNION

2 LE COMPTE RENDU DE REUNION DEFINITION Le compte rendu est un texte informatif et rigoureux dont le but est de préciser et notifier des questions, débats, événements qui se sont déroulés à un moment précis. Le compte rendu est un document de suivi d une réunion. Il permet de synthétiser la réunion afin de garder une trace de ce qui a été revu, et de voir rapidement les points traités pour la planification d une prochaine réunion. Le compte rendu est un outil de synthèse d informations. OBJECTIF - Acter des décisions. - Formaliser le travail réalisé pour permettre aux excusés ou aux personnes non présentes à la réunion d en connaître les conclusions. - Faire connaître les priorités du moment. - Capitaliser de l information pour se rappeler faits importants. UTILISATION Étape 1 : Maîtriser les notions d usage La notion de réunion La réunion est un moyen d aborder ou d échanger sur un sujet, de traiter des questions ou un problème dans le but de prendre des décisions de manière collective. On distingue : DI Conception et élaboration du document Compte rendu

Il permet de synthétiser la réunion afin de garder une trace de ce qui a été revu, et de voir rapidement les points traités pour la planification d une prochaine réunion.

3 - Les réunions internes. Ce sont des réunions de travail avec des personnes de l entreprise. Elles peuvent concerner un service ou l ensemble de l entreprise. Elles ont pour but d aborder les points relatifs à la bonne marche de l entreprise ou de l entité concernée afin d envisager les améliorations nécessaires ou de se fixer des objectifs de progrès. - Les réunions externes. Ce sont des réunions avec des partenaires de l entreprise, des clients, des fournisseurs, des intermédiaires et autres agents. Ces réunions ont pour but d orienter ou d encadrer la relation entre les parties afin de prendre en compte leurs attentes et leurs exigences. La notion de conduite de réunion Les réunions consomment du temps. Pour qu elles aboutissent à des actions concrètes et à des résultats, les réunions doivent être organisées et conduites par un (e) animateur (trice). Conduire une réunion, c est : - Définir les sujets ou les points qui vont être abordés, c est le but de l ordre du jour. Il est souhaitable que les participants soient informés de l ordre du jour à l avance. - Fixer le temps imparti pour être efficace et structurer les débats. 2 heures est une durée limite moyenne. - Relever les décisions essentielles issues des échanges. Chaque point traité doit être acté d une décision. - Déterminer les actions prioritaires à entreprendre (Quoi?) et les personnes chargées de les mettre en œuvre (Qui?) avec une date d échéance Pour quand?). Étape 2 : Dresser le compte rendu Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu «à chaud», directement suite à la réunion afin de faire appel à la mémoire active. Pour rédiger son compte rendu, il faut prendre en compte les éléments suivants : Le titre de la réunion La date et l ordre du jour Les présences Le résumé de chaque point La conclusion Définir le thème de la réunion : réunion du Noter la date et l heure de la réunion pour fixer le moment Lister les participants : noter les absents et Faire un récapitulatif des échanges Montrer que des réponses ont été apportées aux DI Conception et élaboration du document Compte rendu

- Les réunions externes. Ce sont des réunions avec des partenaires de l entreprise, des clients, des fournisseurs, des intermédiaires et autres agents.

4 personnel, réunion de travail de l équipe de production de la prise de décision et se rappeler en cas de besoin : L ordre du jour : il s agit des points ou des sujets qui vont être abordés. Hiérarchiser les points en fonction de l ordre d importance : placer les points en tête de liste et les questions diverses à la fin. absents excusés. significatifs sur les sujets abordés. Faire ressortir les problèmes soulevés, les attentes, les avis à retenir. questions. Préciser les questions restées en suspens en raison d un manque de données ou de l absence d un participant convié. Acter les points ou sujets qui doivent être abordés lors d une prochaine réunion. Rappeler si nécessaire le contexte dans lequel s est déroulée la réunion (climat, participation, animation ) Etablir le projet d ordre du jour de la prochaine réunion. Étape 3 : Interpréter et agir Une fois rédigé, le compte rendu constitue un outil de diffusion d informations sur : Les préoccupations partagées collectivement. Le bilan des actions passées. Les décisions et les dispositions à mettre en œuvre. Les actions et les tâches prioritaires à réaliser. DI Conception et élaboration du document Compte rendu

Faire ressortir les problèmes soulevés, les attentes, les avis à retenir. questions. Préciser les questions restées en suspens en raison d un manque de données ou de l absence d un participant convié.

5 COMPTE RENDU Pendant la réunion, il faut prendre des notes rapidement. Il est préférable de désigner quelqu un pour le faire. Compte rendu de la réunion de l équipe de refonte du site intranet, tenue à la salle 2, le jeudi 27 septembre 2012 à 14 h 30 REUNION ORGANISEE PAR M. DEPARDIEU en qualité de Chef de service TYPE DE REUNION Heure de la réunion ANIMATEUR ASSISTANT(E) Avancement d'un projet Début : 9h30 Fin : 11h30 La réunion est animée par Hélène CARBONNEAU. Mlle Carine JULISSON PARTICIPANTS - M. JOLY - M. LESUEUR - Mme DUPONT - Mme RAVIOT ABSENT(S) & excusés Mme MORENCY Ordre du jour Point 1 Point 2 Point 3 Point 4 Refonte du site Rôle des membres Calendrier et étapes Questions diverses : information du personnel # DI Conception et élaboration du document Compte rendu

DEPARDIEU en qualité de Chef de service TYPE DE REUNION Heure de la réunion ANIMATEUR ASSISTANT(E) Avancement d'un projet Début : 9h30 Fin : 11h30 La réunion est animée par Hélène CARBONNEAU.

6 Point 1 : Refonte du site : réorganisation de l information pour certaines sections et ajout de nouvelles sections DISCUSSION Hélène, au lieu de parler de refonte, préfère plutôt parler de réorganisation du site, puisque son contenu restera sensiblement le même. Il s agira essentiellement de déplacer certaines sections du site pour permettre une consultation plus rapide. Il y aura aussi ajout d'une foire aux questions (FAQ). CONCLUSIONS Mme DUPONT approuve cette idée et fait remarquer qu on ne pourra pas mettre toutes les questions des employés et employées dans la FAQ. On ne retiendra que les plus courantes. MESURES A PRENDRE PERSONNE RESPONSABLE DELAI A RESPECTER Point 2 : Rôle des membres de l équipe DISCUSSION Hélène propose la répartition suivante : Josée, Nadine, Éric et Martin s occuperont de la réorganisation de l'information; Karine se joindra à Manon pour la rédaction des questions et réponses de la FAQ. Au ; DI Conception et élaboration du document Compte rendu

Il y aura aussi ajout d'une foire aux questions (FAQ).

7 préalable, Karine rencontrera quelques membres du personnel pour recenser leurs questions sur le site intranet. CONCLUSIONS Josée, Nadine, Éric et Martin : réorganisation Karine : rédaction FAQ et tri des questions Manon : rédaction FAQ MESURES A PRENDRE PERSONNE RESPONSABLE DELAI A RESPECTER Réorganisation de l information Josée, Nadine, Éric et Martin 9 novembre 2012 Rédaction FAQ et tri des questions Karine et Manon 14 novembre 2012 Point 3 : Calendrier de travail et étapes à venir DISCUSSION Hélène propose un tableau d étapes à plusieurs volets, c est-à-dire un tableau qui comprendrait les tâches, les responsables et les dates. CONCLUSIONS La fin des travaux pour le site des tests est fixée à avril 2013, et le lancement officiel du site refondu devrait se faire en juin MESURES A PRENDRE PERSONNE DELAI DI Conception et élaboration du document Compte rendu

l information Josée, Nadine, Éric et Martin 9 novembre 2012 Rédaction FAQ et tri des questions Karine et Manon 14 novembre 2012 Point 3 : Calendrier de travail et étapes à venir DISCUSSION Hélène

8 RESPONSABLE RESPECTER Tableau des tâches Hélène 21 janvier 2013 Point 4 : Questions diverses Information du personnel de l entreprise DISCUSSION Mme RAVIOT et Hélène s interrogent sur le fait qu il faille informer le personnel de l entreprise pour plus de transparence et afin d améliorer la communication interne. CONCLUSIONS Mme RAVIOT se charge d envoyer une note à tous les membres du personnel pour les aviser que le travail en vue de la refonte du site intranet est commencé et pour les informer de la composition de l équipe qui participe à ce projet ainsi que des responsabilités de chaque membre. MESURES A PRENDRE PERSONNE RESPONSABLE DELAI A RESPECTER Rédaction de la note Manon 4 octobre 2012 Envoie de la note à tous les salariés Manon 5 octobre 2012 PROCHAINE REUNION Personnes à inviter Date SUJETS A ABORDER Points à l ordre du jour B DI Conception et élaboration du document Compte rendu

CONCLUSIONS Mme RAVIOT se charge d envoyer une note à tous les membres du personnel pour les aviser que le travail en vue de la refonte du site intranet est commencé et pour les informer de la

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