Excel 2010 Préparation à l examen Microsoft Office Specialist (77-882)

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1 Editions ENI Excel 2010 Préparation à l examen Microsot Oice Specialist (77-882) Collection Microsot Oice Specialist Extrait

2 Excel Examen Les données/les calculs Chapitre Calculs Excel Examen Créer une ormule de calcul Découvrir le principe des ormules de calcul Les ormules de calcul eectuent des calculs sur les valeurs contenues dans votre euille de calcul. Une ormule commence par un signe égal (=). Une ormule peut contenir les éléments suivants : - des réérences de cellules, - des opérateurs : les opérateurs mathématiques : + pour l addition - pour la soustraction / pour la division * pour la multiplication % pour le calcul d un pourcentage (ex : =5% donne le résultat 0,05) ˆ pour l élévation à la puissance (ex : =2ˆ3 donne le résultat 8) les opérateurs de comparaison ; le résultat est une valeur logique : VRAI ou FAUX : = égal à (ex : =30=40 donne le résultat FAUX) < inérieur à (ex : =28<35 donne le résultat VRAI) <= inérieur ou égal à > supérieur à >= supérieur ou égal à <> diérent de un opérateur de concaténation de texte : & concatène des chaînes de caractères (ex : ="Ouest"& et & Nord donne le résultat Ouest et Nord ). les opérateurs de réérence permettent de combiner des plages de cellules : : (deux-points) ex : B1:C4 représente le bloc de cellules B1 à C4. ; (point-virgule) ex : B1;C4 représente la cellule B1 et la cellule C des constantes, c est-à-dire des valeurs qui ne sont pas calculées et donc ne changent pas (par exemple, le nombre 1210 ou le texte Totaux trimestriels sont des constantes).

3 Chapitre Calculs - des onctions de calcul sont des ormules pré-écrites qui permettent d'eectuer une opération de calcul ; par exemple, la onction MOYENNE calcule la moyenne d'un ensemble de cellules. Créer une ormule de calcul simple Il s agit d élaborer un calcul intégrant des réérences de cellules, des opérateurs de calcul et/ou des constantes. Cliquez dans la cellule où vous souhaitez aicher le résultat de la ormule. Saisissez le signe égal = Construisez la ormule : - pour intégrer le contenu d une cellule, cliquez sur la cellule en question ou saisissez sa réérence (par exemple, C4). - pour intégrer un opérateur de calcul ou une constante, saisissez la donnée correspondante (par exemple * pour multiplier). - si vous utilisez plusieurs opérateurs, déinissez, si besoin, des priorités ain de regrouper des valeurs en utilisant les parenthèses. Vous suivez l évolution de la ormule dans la barre de ormule ; la ormule ci-dessus permet de calculer le coût total de la commande de Dossard Benjamin rouge : c est le prix du dossard multiplié par sa quantité, plus 5% du prix multiplié par la quantité. Validez la ormule en appuyant sur la touche E ou en cliquant sur le bouton de la barre de ormule. Editions ENI - Toute reproduction interdite 105

4 Excel Examen Les données/les calculs m Les ormules de calcul sont, par déaut, automatiquement recalculées lorsque vous modiiez les valeurs intervenant dans les ormules. Vous pouvez bloquer ce recalcul automatique : cliquez sur l'onglet Fichier puis sur le bouton Options ; activez la catégorie Formules, puis dans la zone Mode de calcul, activez l option Automatique excepté dans les tableaux de données ou l option Manuel et cliquez sur le bouton OK. Si vous désactivez le mode de calcul automatique, pour relancer le recalcul manuellement, utilisez la touche 9. Lorsque vous modiiez une ormule de calcul, les réérences des cellules qui la composent apparaissent de couleurs diérentes dans la barre de ormule ; dans la euille de calcul, chaque cellule ou plage de cellules concernée par la ormule est encadrée d une bordure de même couleur. A N oubliez pas que, pour recopier une ormule sur des cellules adjacentes, vous pouvez utiliser la poignée de recopie, située dans le coin inérieur droit de la cellule active (c. Copies et déplacements des données - Copier un contenu vers des cellules adjacentes). 2. Saisir une ormule multieuille Cette technique permet d insérer dans une euille une ormule (appelée ormule 3D) aisant réérence à des cellules d une ou plusieurs autres euilles. Activez la cellule où vous souhaitez aicher le résultat. Tapez = Commencez la ormule et au moment désiré, cliquez sur l onglet de la euille concernée puis sélectionnez la ou les cellules de votre choix, terminez la ormule. Validez. La cellule B3 additionne le contenu des cellules B7 des euilles Secteur Sud et Secteur Nord. 106

5 Chapitre Calculs m Vous pouvez également eectuer des ormules multiclasseur ; dans ce cas, tous les classeurs intervenant dans le calcul doivent être ouverts. Pour atteindre une cellule d une euille d un autre classeur, passez par l onglet Aichage, et dans le groupe Fenêtre, utilisez le bouton Changer de enêtre, ain d activer le classeur correspondant. 3. Additionner un ensemble de cellules Activez la cellule où vous souhaitez aicher la somme des valeurs. Cliquez sur l outil Somme du groupe Édition de l onglet Accueil ou tapez A =. Vous retrouvez ce bouton dans l onglet Formules - groupe Bibliothèque de onctions. Excel aiche une onction intégrée appelée SOMME() et propose d additionner le groupe de cellules situé au-dessus de la cellule du résultat (ici E4 à E7). Si la sélection des cellules n est pas satisaisante, modiiez-la à l aide d un cliqué-glissé sur les cellules concernées. Validez par la touche E ou cliquez sur le bouton Entrer. m Lorsque vous sélectionnez une plage de cellules contenant des valeurs numériques, Excel aiche, entre autres, la somme de ces valeurs dans la barre d état. Editions ENI - Toute reproduction interdite 107

6 Excel Examen Les données/les calculs 4. Rendre absolue une réérence de cellule dans une ormule Cette technique permet de ixer la réérence d une cellule dans une ormule de açon à ce que cette réérence ne se modiie pas lors de la recopie de la ormule. Commencez à saisir la ormule et arrêtez-vous lorsque la cellule concernée par la réérence absolue est montrée. Appuyez sur la touche 4. La réérence de la cellule présente maintenant le caractère $ devant la lettre de colonne et devant le numéro de ligne. Lorsque vous appuyez sur la touche 4, vous obtenez une réérence absolue de cellule ; si vous appuyez sur 4 une seconde ois, seule la réérence de la ligne devient absolue ; si vous appuyez sur 4 une troisième ois, c est alors la réérence de la colonne qui devient absolue. Appuyez sur la touche 4 autant de ois que nécessaire ain de rendre absolu l élément souhaité. Au besoin, terminez la saisie de la ormule puis validez. 108

7 Chapitre Calculs Dans notre exemple, nous avons recopié la cellule F4 sur les cellules F5, F6 et F7 ; notez que la réérence absolue (E10) est restée ixe dans les diérentes ormules contrairement aux autres cellules. Sur cet exemple, seule la réérence de la ligne pourrait être ixée car la recopie se ait vers le bas. Pour illustrer cette onctionnalité, nous avons aiché les ormules au lieu des résultats dans les cellules (onglet Fichier option Options catégorie Options avancées - cadre Formules - option Formules dans les cellules au lieu de leurs résultats calculés). 5. Créer une ormule contenant une onction Activez la cellule où vous souhaitez aicher le résultat. Cliquez sur le bouton Insérer une onction situé dans la barre de ormule ou dans l onglet Formules, ou aites s3. Dans la boîte de dialogue Insérer une onction, utilisez la liste déroulante Ou sélectionnez une catégorie si vous souhaitez aicher une catégorie particulière de onctions. La catégorie Les dernières utilisées aiche la liste des dernières onctions que vous avez utilisées ainsi que les plus courantes. La catégorie Tous aiche toutes les onctions disponibles. Pour rechercher une onction particulière, vous pouvez saisir dans la zone Recherchez une onction, soit le nom exact de la onction, soit une description de l utilisation que vous souhaitez en aire ; validez ensuite la recherche par le bouton OK situé dans la partie supérieure ou par la touche E. Cliquez sur la onction recherchée dans le cadre Sélectionnez une onction pour la sélectionner. Editions ENI - Toute reproduction interdite 109

8 Editions ENI Excel 2010 Expert Préparation à l examen Microsot Oice Specialist (77-888) Collection Microsot Oice Specialist Extrait

9 Excel 2010 Expert - Examen Les tableaux de données et les tableaux croisés dynamiques Chapitre Tableau croisé dynamique Excel 2010 Expert - Examen Créer un tableau croisé dynamique Un tableau croisé dynamique permet de résumer, d analyser, d explorer et de présenter des données de synthèse. Si la plage de cellules concernée par le tableau croisé dynamique contient des en-têtes de colonnes ou est déjà organisé en tableau de données, cliquez dans l une des cellules ; sinon, sélectionnez la plage de cellules à traiter dans le tableau croisé dynamique. Activez l onglet Insertion et cliquez sur le bouton TblCroiséDynamique du groupe Tableaux puis éventuellement sur l option TblCroiséDynamique. Vériiez que la zone Sélectionner un tableau ou une plage contient bien les données à analyser ; sinon, utilisez le bouton pour les sélectionner. Choisissez l emplacement du tableau croisé dynamique : sur une Nouvelle euille de calcul ou sur une Feuille de calcul existante ; si vous avez choisi cette dernière option, utilisez le bouton activer la première cellule destinatrice du rapport. Cliquez sur le bouton OK. pour 212

10 Chapitre Tableau croisé dynamique Un rapport de tableau croisé dynamique vide est inséré à l emplacement indiqué (ici, en cellule A3 d'une nouvelle euille nommée Feuil1) et le volet Liste de champs de tableau croisé dynamique apparaît à droite ain que vous puissiez commencer à ajouter des champs, à créer une disposition et à personnaliser le rapport. Ce volet comporte deux sections : la partie supérieure, appelée section Champ, qui aiche la liste des champs et la partie inérieure, appelée section Disposition, qui permet de réorganiser et repositionner les champs dans l une des quatre zones du tableau croisé dynamique. Editions ENI - Toute reproduction interdite 213

11 Excel 2010 Expert - Examen Les tableaux de données et les tableaux croisés dynamiques Si l'option Disposition classique du tableau croisé dynamique (glisser ce champ dans la grille) est cochée (bouton Options du tableau croisé dynamique - option Options - onglet Aichage), la zone représentant le tableau se présente ainsi : Cette disposition permet d'insérer les champs dans le tableau en les aisant glisser dans la zone adéquate. Les onglets Outils de tableau croisé dynamique - Options et Création apparaissent. Si vous avez cliqué en dehors du rapport de tableau croisé dynamique, le volet Liste de champs de tableau croisé dynamique disparaît. Pour aicher à nouveau la liste des champs, cliquez à l intérieur du rapport. À vous ensuite d ajouter les champs pour créer le tableau croisé dynamique (c. Gérer les champs d un tableau croisé dynamique). Pour nommer un tableau croisé dynamique, cliquez sur le bouton Options du tableau croisé dynamique de l'onglet Outils de tableau croisé dynamique - Options puis modiiez le Nom du tableau croisé dynamique dans le champ correspondant et validez. 214

12 Chapitre Tableau croisé dynamique m Par déaut, les sections Champ et Disposition du volet Liste de champs de tableau croisé dynamique sont superposées ; vous pouvez modiier cette disposition en choisissant une des options associées à l outil. Les modiications apportées à la liste de champs de tableau croisé dynamique sont intégrées immédiatement dans la disposition du rapport. Pour Diérer la mise à jour de la disposition, vous pouvez cocher l'option correspondante (située en bas du volet Liste de champs de tableau croisé dynamique) ain d'accélérer le processus d'ajout, de déplacement ou de suppression de champs, mais sachez que vous ne pourrez pas utiliser le rapport avant d'avoir décoché cette option. 2. Supprimer un tableau croisé dynamique Cliquez à l intérieur du tableau croisé dynamique. Activez, si besoin, l onglet Outils de tableau croisé dynamique - Options. Cliquez sur le bouton Eacer du groupe Actions et sur l option Eacer tout. Editions ENI - Toute reproduction interdite 215

13 Excel 2010 Expert - Examen Les tableaux de données et les tableaux croisés dynamiques 3. Gérer les champs d un tableau croisé dynamique Ajouter/supprimer un champ Cliquez avec le bouton droit sur le nom du champ dans la section Champ du volet Liste de champs de tableau croisé dynamique puis sélectionnez l option correspondant à la zone où vous souhaitez placer le champ : Ajouter aux étiquettes de lignes Ajouter aux étiquettes de colonnes Ajouter aux valeurs Pour que les valeurs de ce champ deviennent les en-têtes de ligne du tableau. Pour que les valeurs de ce champ deviennent les en-têtes de colonnes du tableau. Pour que les valeurs de ce champ soient utilisées pour remplir les diérentes cellules du tableau croisé dynamique. Par déaut, Excel utilise la onction SOMME pour résumer les données numériques, et la onction NB pour les données de type texte. Notez qu il est possible de modiier cette onction de synthèse comme il est également possible d eectuer un calcul personnalisé sur ces données (c. Modiier la onction de synthèse ou le calcul personnalisé d'un champ). 216

14 Chapitre Tableau croisé dynamique Ce tableau croisé dynamique permet d aicher la somme des salaires par onction et par ville. Les champs placés dans le tableau croisé dynamique apparaissent dans les zones correspondantes de la section Disposition. Vous pouvez aussi aire glisser le champ dans la zone correspondante de la section Disposition visible par déaut sous la liste des champs ou, si la disposition classique du tableau croisé est active (bouton Options du tableau croisé dynamique - option Options - onglet Aichage), aire glisser les champs directement dans la zone adéquate du tableau. Pour supprimer un champ du tableau croisé dynamique, désactivez sa case à cocher dans la section Champ. Pour aicher ou masquer alternativement les en-têtes de champ, cliquez sur le bouton En-têtes de champ du groupe Aicher de l onglet Outils de tableau croisé dynamique - Options. Pour créer plusieurs niveaux de lignes ou de colonnes dans le tableau croisé dynamique, ajoutez le ou les champs concernés dans les zones voulues selon la procédure décrite précédemment. Dans cet exemple, nous avons ajouté le champ Nom en deuxième niveau des Étiquettes de lignes (voir le cadre Étiquettes de lignes de la zone Disposition) ; les étiquettes de lignes du tableau sont désormais précédées d un signe + signalant la présence d un niveau supplémentaire. Editions ENI - Toute reproduction interdite 217