Prêts sur fonds d épargne de la Caisse des Dépôts Les nouveaux services en ligne www.prets.caissedesdepots.fr Tutoriel 3 Administration des comptes utilisateurs
L administration des comptes utilisateurs Pour faciliter l accès à nos services, l administration des comptes utilisateurs est déléguée à un «administrateur» au sein de chaque organisme. Ce n est pas à l administrateur de créer les comptes des utilisateurs. Tous les utilisateurs doivent créer euxmêmes leur compte en se connectant au site www.prets.caissedesdepots.fr puis en cliquant sur puis ACCÈS FACILITÉ Son rôle? Habiliter les autres utilisateurs et valider leurs droits d accès aux différents services : saisir une demande de prêt, valider une demande de prêt, consulter les dossiers, consulter les encours et échéances. ACCÈS FACILITÉ Pour en savoir plus sur les inscriptions, consultez le tutoriel «S inscrire en ligne» C est le représentant légal de l organisme qui désigne l administrateur du site. ADMINISTRATEUR 2 L administrateur peut jouer ce rôle temporairement ou de manière pérenne Il peut à son tour désigner un ou plusieurs autres administrateurs, notamment pour assurer la gestion des utilisateurs lorsqu il est absent. REPRÉSENTANT LÉGAL En pratique, lorsqu un premier utilisateur s inscrit en ligne à nos services, un courrier postal est automatiquement adressé au représentant légal de l organisme, contenant le «code confidentiel temporaire» de cet utilisateur. En lui transmettant ce code, le représentant légal le désigne comme «administrateur» et reconnaît engager son établissement pour tout acte réalisé dans le cadre de l utilisation des services des prêts sur fonds d épargne de la Caisse des Dépôts.
Inscriptions suivantes Première inscription Rappel du rôle de l administrateur 3 2 3 1 4 ADMINISTRATEUR 5 REPRÉSENTANT LÉGAL 1 2 3 4 5 LE PREMIER UTILISATEUR DOIT POUVOIR ENDOSSER LE RÔLE D ADMINISTRATEUR. Il sera alors autorisé à gérer les habilitations des autres utilisateurs de l établissement. Pour s inscrire, il doit se connecter au site des prêts sur fonds d épargne puis cliquer sur le bouton vert, en haut à droite du bandeau. Suivre les instructions pour créer un compte administrateur. La création du compte du premier utilisateur (l administrateur) déclenche automatiquement l envoi d un courrier postal au représentant légal de l établissement * contenant le code confidentiel temporaire de l administrateur. Le représentant légal lui transmet ce code que l administrateur devra saisir lors de sa première connexion aux services. Les demandes d inscription suivantes arrivent directement sur le compte de l administrateur qui peut attribuer aux utilisateurs différents niveaux d habilitation. VOUS ÊTES LE PREMIER UTILISATEUR A VOUS INSCRIRE EN LIGNE? Après vous être assuré que vous pouviez endosser le rôle d administrateur, créez votre compte en ligne. Dès que le représentant légal de votre établissement vous aura transmis votre code confidentiel temporaire, vous pourrez activer votre compte et gérer depuis votre menu les comptes des autres utilisateurs. Lorsqu un utilisateur s inscrit en ligne, vous recevez un email vous informant de sa demande. Vous devez vous connecter à votre propre compte pour activer le sien et valider ou modifier les habilitations qu il aura pré-remplies lors de son inscription. Si vous cochez la case «Administration», l utilisateur devient à son tour administrateur. Il pourra alors modifier les habilitations des utilisateurs, y compris celles des autres administrateurs. * Il s agit généralement du Président directeur général ou du directeur général pour les organismes de logement social, du maire pour les communes, du président pour les groupements, etc.
Etre informé de l inscription d un utilisateur Lorsqu un utilisateur de votre organisme s inscrit en ligne vous recevez, en tant qu administrateur, un mail vous informant de sa demande d inscription et les services auxquels il a demandé à être habilité Dupont Valérie 4 Vous devez vous connecter à votre propre compte pour activer le compte de cet utilisateur (Voir page suivante)
Accéder à la liste des utilisateurs Connectez-vous en entrant votre identifiant et mot de passe Vous accédez à votre page d accueil. Dans la barre de menu, cliquez sur «Administration» pour faire apparaître la liste des comptes utilisateurs. 5
Activer le compte d un utilisateur Accéder Accéder à la fiche à la fiche d identité d identité de l utilisateur de l utilisateur permet de visualiser permet de les visualiser habilitations les habilitations qu il souhaite qu il souhaite A noter L administrateur ne peut pas modifier ses propres habilitations. Il doit donner à un autre utilisateur l habilitation «Administration» pour que ce dernier modifie ses habilitations (voir page 7). Cliquer sur le cadenas permet d activer directement le compte de l utilisateur Supprimer le compte 6
Valider les habilitations d un utilisateur Activer le compte à partir de la fiche d identité permet de visualiser simultanément les habilitations dont l utilisateur souhaite bénéficier L administrateur peut modifier le nom et prénom de l utilisateur, mais pas son identifiant, ni son adresse courriel. 7 L administrateur peut valider ou modifier la liste des habilitations que l utilisateur a pré-remplies lors de son inscription en ligne Lors de la validation, un mail est envoyé à l utilisateur pour l informer que son compte est activé
Encours Les habilitations, en pratique Ce que peut faire l utilisateur Consulter les encours et échéances futures de l organisme pour les prêts CDC Exporter des tableaux d amortissement unitaires ou consolidés Saisie des demandes de prêt Validation des demandes de prêt Rechercher des demandes de prêt (en préparation ou déjà transmises) Créer des demandes de prêt Modifier toutes les demandes de prêt (non transmises), même celles qu il n a pas initiées Téléverser des pièces à joindre à la demande de prêt Exporter la synthèse PDF d une demande de prêt Visualiser la synthèse d une demande de prêt Exporter la synthèse PDF d une demande de prêt Visualiser les pièces jointes à une demande de prêt Valider une demande de prêt en la transmettant à la Caisse des Dépôts L utilisateur ne peut modifier la demande de prêt que s il dispose également de l habilitation à la «saisie des demandes de prêt» Consultation des dossiers Rechercher et consulter les dossiers en instruction : par nom d opération, montant, type d opération, date de fin de validité de la lettre d offre ou du contrat Identifier les contrats (s ils ont été émis) et les prêts rattachés à un dossier Ajouter des pièces complémentaires à chaque dossier par téléversement. 8 Administration Rôle d administrateur Activer/désactiver/supprimer le compte d un autre utilisateur Modifier les habilitations d un utilisateur (y compris s il s agit d un autre administrateur) Donner à un autre utilisateur le statut d administrateur en l habilitant à la fonction «Administration» Selon les règles de délégation de votre organisme, les rôles d administrateur et de «valideur» des demandes de prêt peuvent être ou non confondus
Activer, désactiver ou supprimer un compte une confirmation est demandée à chaque changement de statut 9 Une fois votre choix confirmé, un message vous informe que les changements de statut demandés ont bien été pris en compte
Besoin d aide? Envoyez vos questions par courriel à : Assistance-prets@caissedesdepots.fr D autres questions? Consultez la FAQ 10