Etude de cas SDMO, France PARTS-PUBLISHER Docware GmbH, Fuerth w w w. d o c w a r e. c o m
Pièces de rechange en un simple clic de souris En permettant de faire la différence en terme de concurrence, le service après-vente et le support clients gagnent en importance. Grâce à sa gestion professionnelle des données produit, le service des pièces de rechange fonctionne sans interruption, tout en efficacité. Disposer des bonnes informations à tout moment et en tout lieu est primordial en terme de compétence et de service clients. Les catalogues électroniques de pièces de rechange optimisent la gestion de l activité du service après-vente. Grâce à son nouveau système de gestion électronique de pièces de rechange, la société SDMO, basée à Brest, a pu optimiser la qualité et la disponibilité des informations de SAV. La société, fondée en 1966, qui fabrique des groupes électrogènes et des centrales d'énergie, emploie environ 640 personnes et affiche, en 2005, un chiffre d'affaires de 347 millions d'. Finis les fastidieux catalogues papier Il n y a pas si longtemps, les clients -tout comme les employés SAV de SDMO-trouvaient leurs informations dans des catalogues peu maniables et peu clairs. Il fallait parcourir des centaines de pages pour trouver l information pertinente. Impossible d'éviter les longues et fastidieuses recherches, les doutes et les erreurs de commande. Avec PARTS-PUBLISHER de Docware, SDMO a basculé vers une gestion électronique de ses catalogues de pièces de rechange. Ce système, non seulement gère efficacement les catalogues de pièces, mais optimise la qualité et la disponibilité des données de SAV. Le bon choix de logiciel Avant de prendre sa décision, SDMO a procédé à un véritable benchmark des logiciels disponibles sur le marché. Parce que PARTS-PUBLISHER a su réunir les avantages d'un logiciel standard et les possibilités d individualisation, le choix s est porté sur le produit de Docware. La structure modulaire du logiciel, ses grandes possibilités de configuration -accessibles aux nonprogrammeurs- et l'architecture ouverte du système facilitent la personnalisation du produit. D'autre part, parce que PARTS-PUBLISHER est leader en Europe, il représente un investissement fiable et pérenne. Enfin, l interface graphique particulièrement accessible et la pertinence des fonctionnalités ont fini de convaincre. Etude de cas SDMO, France 2 von 7
Catalogues de pièces sur CD-ROM Docware, avec PARTS-PUBLISHER, a permis à SDMO d'optimiser la disponibilité et l'identification des données SAV, tant pour les clients de l entreprise que pour ses propres employés. Si les catalogues papier sont encore en circulation, on leur préfère nettement les versions électroniques sur CD-ROM qui, elles, intègrent la fonction "commande. Chaîne ininterrompue de données Chez SDMO, toutes les informations SAV importantes sur les groupes électrogènes et les centrales d énergie, -à commencer par les nomenclatures, les photos et les illustrations, en passant par la documentation technique : modes d emploi, fiches produits, etc.- sont centralisées sur un CD et totalement interconnectées. Outre la référence et la désignation des pièces, les quantités et unités de commande, le client, quelques clics plus loin, dispose des notices de montage et instructions de maintenance qui étaient autrefois dispersées. Accès rapide L'interconnexion entre les données relationnelles permet un accès simple et rapide à toutes les informations nécessaires à la maintenance et à l'approvisionnement en pièces de rechange. L'utilisation des CD est possible sans installation sur tout ordinateur de bureau ou portable disposant de Windows. Il suffit d insérer le CD disposer instantanément de toutes les données. Identification simple A partir du CD, non seulement les données sont accessibles très rapidement et sans risque d erreur, mais les outils de recherche facilitent grandement l'identification précise de la bonne pièce de rechange. L identification de la pièce se fait par sa désignation ou sa référence. En saisissant le terme correspondant dans le masque de recherche, la pièce recherchée s'affiche en quelques secondes, à la fois dans la liste des pièces et dans l illustration. Si le client ou l'employé SAV ne connaît ni la désignation exacte, ni la référence de la pièce, ce n'est pas un problème. Le catalogue électronique permet l'identification purement visuelle d'une pièce de rechange sur photo ou sur un dessin technique : un clic de souris permet de passer de la photo ou de la vue d'ensemble du groupe électrogène aux vues détaillées et éclatées. La fonction zoom en continu permet d'agrandir et d'observer précisément les zones de dessin qui sont plus pertinentes. La fenêtre de vue d'ensemble affiche l aperçu dans de grands dessins : parallèlement à une représentation en zoom, elle affiche la partie de l'installation dans laquelle s intègre la vue détaillée. Le zoom et la navigation flexible dans le dessin permettent de trouver rapidement des pièces de rechange par simple examen visuel, grâce à leur forme et leur emplacement dans le mécanisme. En cliquant sur les repères des dessins, toutes les données nécessaires à la passation de commande s'affichent à l écran. Etude de cas SDMO, France 3 von 7
Pendant la phase d approvisionnement, les possibilités de recherche du catalogue électronique, à la fois complexes et fiables, ont permis de réduire considérablement les temps de recherche, les erreurs de commande et les appels au service SAV. Commande simple Chaque CD de catalogue comprend une fonction de commande. Les commandes sont déclenchées directement à partir du CD et sont transmises par e-mail. Les clients qui ne veulent pas utiliser Internet impriment tout d'abord le formulaire de commande généré directement à partir du catalogue électronique, puis envoient la commande par fax à SDMO. Dans les deux cas, on évite ainsi les commandes inexactes, dues aux erreurs de retranscription des références de pièces ou de sous- Etude de cas SDMO, France 4 von 7
ensembles. Le nombre des erreurs de commande a considérablement diminué. Le processus d approvisionnement des pièces de rechange a pu être accéléré. Réduction des coûts de production En produisant ses catalogues sur CD PARTS-PUBLISHER, SDMO a amélioré la qualité et la présentation des données et également facilité la recherche de pièces. Mais bien au-delà, les logiciels de catalogues ont permis d'optimiser les processus de production de catalogues de pièces et, par là même, de réaliser des économies conséquentes, dès leur création. Catalogues sur simple clic de souris A grande échelle, Parts-Publisher a automatisé la mise à disposition des catalogues de pièces de rechange chez SDMO. La création de catalogues se fait en quelques clics de souris. Le logiciel de catalogues fonctionne selon le procédé Single Source. Cela signifie que les catalogues sur tout support (papier, CD, Internet) sont créés à partir de la même source de données : la base de données de Parts-Publisher (SDMO utilise jusqu'à présent CD et papier). Finie la multiplication de traitements de données pour la publication sur les différents supports! Répétitions et redondances font partie du passé. Le logiciel de catalogues offre de nombreuses possibilités de configuration. Il est donc possible d'adapter le type et la taille de présentation des données sans programmation, tout en étant parfaitement adapté aux besoins. Des modèles de catalogue créés une fois peuvent être ré-utilisés. Conclusion Le logiciel de production de catalogues de pièces PARTS-PUBLISHER a permis à SDMO d'optimiser les processus dès la phase de création. Des catalogues électroniques qui contiennent toutes les données de pièces parfaitement interconnectées et dotées de diverses fonctions de recherche améliorent la présentation et la qualité des données et permettent de mieux trouver plus facitlement les pièces avec leurs informations correspondantes. Des temps de recherche réduits, des mécanismes simplifiés de passation de commande et la réduction d'erreurs de commande permettent de diminuer considérablement les temps d'arrêt des appareils défectueux, de réduire les coûts et d'augmenter la satisfaction et la fidélité des clients. Pour continuer à améliorer la précision et la quantité des informations SAV, SDMO envisage l'intégration de représentations 3D et d'animations dans ses catalogues de pièces catalogues de pièces de rechange. Cette intégration se fera sans difficultés, compte tenu de la compatibilité de PARTS-PUBLISHER avec la plupart des logiciels de conception 3D du marché. "PARTS-PUBLISHER a considérablement augmenté la productivité de notre service de documentation. En outre, les catalogues établis avec le logiciel ont contribué à largement améliorer la qualité de nos informations sur les pièces de rechange." Pierre LAURENT, Responsable SDMO de la Formation et de l'information technique, Brest, France Etude de cas SDMO, France 5 von 7
Le problème Temps de travail, risque d'erreurs d'identification et coûts élevés pour la mise à disposition des données SAV et pour la commande de pièces de rechange Les exigences Optimisation des processus pour la production et la publication de catalogues de pièces de Rechange Amélioration de la qualité et de la présentation des informations sur les pièces de rechange Simplification de la commande de pièces La solution Le logiciel pour catalogues de pièces de rechange PARTS-PUBLISHER de Doware GmbH Le fournisseur de solutions Docware GmbH, Fuerth, Allemagne; www.docware-logicielsav.fr Etude de cas SDMO, France 6 von 7
Docware GmbH Kaiserstr. 30 90763 Fuerth Allemagne Tel: 0049 911 977 59-0 Fax: 0049 911 977 59-99 E-Mail: info@docware.de Web: www.docware.com Etude de cas SDMO, France 7 von 7