La solution de traitement des factures pour Oracle E-Business Suite
Pourquoi dépenser plus de temps et d argent que nécessaire pour gérer votre entreprise? Pourquoi sacrifier la précision? Le traitement des factures fournisseur est un mal nécessaire. Maîtriser l ensemble du flux factures est vital pour l entreprise. Mais le faire manuellement oblige à des tâches fastidieuses et fait perdre un temps qui pourrait être mieux employé ailleurs. Posez-vous les questions suivantes : Combien dépensez-vous à chaque étape du traitement manuel de vos factures? Nombre d estimations ont été faites, par des entreprises et des instituts de recherche et même si les résultats diffèrent, les chiffres sont toujours étonnamment élevés. Selon Aberdeen Group: le coût moyen passe de 27 euros à 9 euros avec un traitement automatisé. L exemple suivant illustre ce point. Faites des économies importantes en automatisant votre processus de traitement des factures En recevant 20 000 factures par an, vous pouvez économiser au minimum 75 000 euros. C est une hypothèse basse, basée sur les critères suivants: Coût de traitement manuel, par facture: 15 à 48 euros. Potentiel de gain si le processus est entièrement automatisé: 25 à 50%. 20 000 fact/an x 15 euros x 25% = 75 000 euros/an de gains! Et ceci est une hypothèse basse. Combien y passez-vous de temps? Le temps effectif de traitement manuel peut être mesuré. Mais c est le temps d attente dans une bannette courrier, sur le bureau de quelqu un ou le temps d obtenir un complément d informations qui rendent difficile le respect des délais de paiement. Les pénalités de retard viennent alors s ajouter au coût global de traitement de la facture. Quand pouvez-vous détecter une erreur? Malgré toute la bonne volonté, les erreurs arrivent. Et le temps passé à retrouver et corriger ces erreurs dépend de la précocité de leur détection au sein du processus. Dans tous les cas, cela augmente le coût. 2
ReadSoft DOCUMENTS for Invoices La solution métier pour Oracle E-Business Suite Votre solution est basée sur une association inégalée: INVOICES, un module clé de ReadSoft DOCUMENTS et INVOICEIT, la première à avoir été certifiée par Oracle comme solution de traitement des factures dans E-Business Suite. La solution de traitement des factures la plus utilisée au monde Avec plus de 2 600 clients, ReadSoft DOCUMENTS for Invoices est de loin la solution de traitement des factures la plus utilisée dans le monde. Elle intègre tous types de documents entrants (papier, XML, fax, images) dans un processus automatisé unique, extrayant et validant toutes les informations dont a besoin votre département financier. Intégré à Oracle E-Business Suite Dès que l information est numérisée, INVOICEIT va s appuyer sur les fonctionnalités standards proposées par Oracle E-Business Suite, utilisant le moteur de workflow Oracle pour effectuer les opérations de rapprochement factures/bons de commande. Ceci peut être fait de façon entièrement automatique. INVOICEIT peut également transmettre la facture électroniquement pour codification et approbation. L image de facture est accessible tout au long du processus. Il n est plus nécessaire de voir la facture Au plus haut niveau d automatisation, la facture est instantanément interprétée, vérifiée, validée et rapprochée de son bon de commande. Elle est prête à être payée à sa date d échéance. Les collaborateurs n ont même plus à la voir. Tout est géré dans Oracle La solution ReadSoft DOCUMENTS for Invoices couplée à INVOICEIT utilise les fonctionnalités Oracle standards. Le workflow Oracle gère tout le processus. Toutes les données sont stockées dans Oracle E-Business Suite. Ainsi, la solution devient partie intégrante de votre système Oracle sans aucun effort d intégration ou d adaptation supplémentaire. Des bénéfices importants et immédiats Simplifiez le processus de bout en bout, de la commande jusqu au paiement, grâce à un contrôle interne précis: Eliminez la saisie des données dans Oracle. INVOICES vous donne toutes les informations jusqu à la ligne article. Eliminez le traitement manuel et la circulation physique du papier au sein de votre entreprise. Ayez en permanence le contrôle sur vos factures reçues: vous savez où elles sont dans le processus, qui détient une facture spécifique, le nombre de factures en attente depuis plus de x jours, etc. Les factures sont envoyées électroniquement (par e-mail ou notification) à des fins d approbation. Celles avec bons de commande peuvent être traitées directement. Optimisez vos archives: les documents papier sont remplacés par des images facture accessibles à tout moment en ligne. Les atouts d une offre certifiée Une intégration complète, transparente, validée et certifiée par Oracle Rapide à mettre en oeuvre pas de délai lié à une personnalisation Une mise à niveau indépendante de INVOICEIT et Oracle E-Business Suite 3
Tirez parti de la solution de traitement des factures la plus vendue au monde Importation de vos factures électroniques Les fichiers électroniques tels que XML sont transformés en fichiers images, de façon à simplifier les opérations de vérification, de workflow et d archivage électronique. Lecture de vos factures papier et des images de facture Le module de gestion de scanner de INVOICES est unique dans sa capacité à identifier, corriger, filtrer des arrière-plans préimprimés, traiter des couleurs, traiter par lots, assurer un contrôle qualité en cours de numérisation... ReadSoft peut vous recommander et vous fournir le scanner le plus adapté à votre besoin et à votre solution INVOICES. Les fichiers PDF et tous les formats image standards (TIFF, PNG, JPG, BMP, etc.) peuvent être intégrés directement dans le processus, joignant le flux normal de production. Une prise en compte des paramètres locaux Pour simplifier la mise en oeuvre, INVOICES intègre des profils spécifiques à chaque pays incluant les taux de TVA, le format date, les caractères de devises, etc. La logique métier (qui permet entre autre de valider les dates, la TVA et les sommes), fait aussi parti du profil. Ainsi, INVOICES peut entrer en production dès son installation. Bien entendu, vous pouvez adapter le ou les profils que vous utilisez a vos besoins métier. Fournir des données pertinentes à votre département financier INVOICES offre une rapidité et une précision d exécution inégalées même lorsqu il s agit de documents complexes comportant de grands tableaux de lignes d articles ou des taux de TVA multiples. Notre système de validation automatique vous permettra de disposer d une qualité de données irréprochable. Les informations sont extraites en utilisant la technologie de format libre (la totalité de la page est interprétée). La base de connaissances, automatiquement enrichie par une fonction d auto-apprentissage des fournisseurs, accélère encore les phases d extraction. INVOICES génère l image de facture et les données au format XML (nom du fournisseur, numéro de facture, montant de la facture, lignes articles, etc.). Ceci quel que soit le format d origine (papier. email, fax, web, etc.) et le type de fichier (XML, PDF, EDI, TIF, PNG, JPG, etc.). A partir de ce point, la facture peut suivre deux processus distincts, selon qu il s agit d une facture avec bon de commande ou d une facture de frais généraux. Les atouts métier Accélère le processus d approbation, réduisant ainsi les risques de paiement de pénalités de retard. Sécurise entièrement le processus d approbation. Gère un journal d audit complet - le workflow Oracle documente chaque étape du processus. Offre un accès à tout moment à n importe quelle image de facture. Donne une vision en temps réel du workflow - où sont les factures et qui est en charge de la prochaine tâche. Les avantages applicatifs Elimine la saisie de données de factures. Utilise les règles et fonctions E-Business Suite existantes. Les règles comptables sont fournies par General Ledger. Accès aux hiérarchies PO/HR. Connaissance et utilisation des champs comptables et des champs utilisateur flexibles. Les atouts d INVOICEIT Entièrement basé sur Oracle. Aucune intégration à maintenir. Aucune incidence sur votre installation E-Business Suite, sur le support Oracle ou sur vos possibilités de mise à niveau. Pas de maintenance additionnelle. 4
Un traitement inégalé des factures fournisseur dans Oracle E-Business Suite Vous pouvez accéder en permanence aux informations d une facture et à l image correspondante via le bouton Attachment standard du module Oracle AP. Le workflow Oracle gère tout le processus et propose une présentation graphique qui permet de localiser à tout moment une facture fournisseur spécifique. Les allocations de dépenses et les approbations sont gérées via une interface web. Toute facture conforme est traitée de façon entièrement automatique S il existe un bon de commande (le numéro figure sur la facture), et qu il y a correspondance complète en termes de quantité et de montant, et si les produits ont été reçus, la facture est automatiquement reconnue, enregistrée et préparée pour le paiement, sans aucune intervention humaine. Si la facture et le bon de commande ne correspondent pas (mauvais montant, articles non reçus...), la facture sera traitée manuellement. Workflow de factures de frais généraux En l absence de bon de commande, la facture peut être envoyée à un collaborateur chargé de la codifier et de l approuver. Tracer avec précision les factures restant à approuver Vous pouvez à tout moment connaître le nombre de factures restant à approuver, le nombre de factures dont les délais d approbation sont dépassés, le nombre de jours de dépassement, etc. Le système répond à toutes vos requêtes. Une maîtrise des flux financiers Après numérisation, une facture est aussitôt pré-enregistrée dans Oracle. Ainsi, vous savez à tout moment où en sont vos engagements de dépenses, le niveau de liquidité et de flux de trésorerie. En outre, l interface graphique de la solution propose une vision générale du workflow. Cela vous permet de voir rapidement ce qui a été fait sur une facture, qui a fait quoi, à quel moment et la prochaine tâche à accomplir. Une solution pré-paramétrée pour démarrer plus vite Lors de la conception du produit, nous nous sommes fixés un impératif de facilité d installation, de façon à solliciter au mininum les ressources du département informatique chez nos clients. - INVOICEIT utilise les fonctionnalités Oracle standards dont vous disposez déjà dans Oracle E-Business Suite et dans les bases de données Oracle : - Interface Oracle standard - Workflow Oracle standard - Règles de validation et hiérarchies d approbation standards d Oracle. - Le workflow est disponible dans plusieurs langues : les images du workflow sont présentées en langue locale. - La solution est dimensionnée pour supporter l environnement Oracle E-Business Suite d entreprises multisites ou de plusieurs entités légales. Le processus d approbation peut aussi être consulté graphiquement. Notifications Les notifications peuvent être envoyées par e-mail, ou l utilisateur peut consulter ses notifications à partir d une liste de tâches dans l application. Une notification contient un lien URL crypté donnant accès à la procédure d approbation. L url contient des informations sur la procédure: l approbateur, son rôle et la facture à approuver. 5
Une installation rapide, un fonctionnement sûr, des services dédiés, pour un retour sur investissement rapide INVOICES, associé à INVOICEIT et Oracle E-Business Suite, forment une solution parfaitement adaptée à vos besoins métier, prête à entrer en production et à vous permettre de générer des gains très rapidement. Et, à moins que vous ayez des règles métier particulièrement complexes, très rapidement peut signifier une heure après l installation. Outre des recommandations en matière de logiciels et de matériel, notre offre inclut l assistance à l installation, la formation des opérateurs et une proposition de contrat de service. Au delà, ReadSoft Professional Services reste disponible. Aujourd hui, demain, l année prochaine, vous pouvez modifier votre solution INVOICES, en fonction de l évolution de vos besoins. Dans tous les projets, nous commencons par une analyse attentive avec vous de votre existant. De cette manière, les deux parties pourront être sûres que l offre ReadSoft constitue la solution la mieux adaptée pour automatiser le traitement de vos factures. Formation ReadSoft fournir des connaissances, développer des compétences ReadSoft Professional Services propose des formations qui permettent une appropriation rapide de la solution et créent les conditions d une plus grande efficacité opérationnelle des utilisateurs. Nos formateurs expérimentés vous enseigneront comment tirer le meilleur parti de votre solution, en associant exercices pratiques et apprentissages ciblés. Notre objectif : assurer le maintien en condition opérationnelle de votre solution Nous savons que votre solution de traitement des factures est critique pour votre entreprise. C est pourquoi nous mettons en oeuvre un service support solide, assuré par des consultants dont l objectif est de L offre de services ReadSoft Document Automation préserver le maintien en condition opérationnelle de votre solution. Nous proposons différents niveaux d assistance, du service de premier niveau à des services sur mesure qui offrent une plus grande disponibilité et une plus forte réactivité. Quel que soit le niveau dont vous avez besoin, vous avez accès à un support local. Vous pouvez vous appuyer en confiance sur nos experts, ils sont là pour vous aider. Gestion de projet & Personnalisation une équipe ReadSoft dédiée à vos besoins Les fonctions intégrées de notre solution répondent à la plupart des besoins exprimés par nos clients. Si vous souhaitez des solutions spécifiques, vous pouvez vous adresser à nos équipes projet. Nos chefs de projet et nos ingénieurs bâtiront une solution dans le respect des standards de l industrie et des exigences de l assurance qualité. Les résultats seront conformes à votre budget, à vos délais et à vos spécifications. Nos équipes vous accompagnent sur chacune des étapes depuis l analyse jusqu à la mise en production, et au delà. 6
Une grande expertise dans l automatisation du traitement des factures ReadSoft: le pionnier de la dématérialisation de factures ReadSoft a été le pionnier en matière de dématérialisation de factures en lançant en 1997 une technologie révolutionnaire. Depuis lors, le Groupe est devenu leader sur ce marché avec une très importante base installée et une longue expertise cumulée (qu il s agisse de volumétrie, de processus, d adapation aux besoins des utilisateurs, etc). Aujourd hui, plus de 2 600 clients dans le monde font appel à nos solutions pour traiter automatiquement leurs factures. Parmi nos clients INVOICES figurent L Oréal, SFR, Areva, Schneider Electric, Sodiaal, John Deere, Knauf, Whirlpool, Alcan, Vodafone et quelques milliers d autres entreprises, de toutes tailles, partout dans le monde. La meilleure façon de mesurer les atouts de nos solutions est de donner la parole à nos clients Nous avons choisi la solution ReadSoft pour sa couverture fonctionnelle et pour son ergonomie. Nous avons d ailleurs fait participer quelques utilisateurs à la phase d avant projet qui nous ont confirmé la convivialité de l outil et sa facilité d utilisation. Eric Bourdarias, Chef de projet, Rémy Cointreau Nous avons supprimé des tâches à faible valeur ajoutée, comme la saisie des factures, au profit d une augmentation des contrôles, valorisant ainsi le travail comptable. Les factures sont désormais traitées en temps réel, dès leur arrivée. Cette fluidité du processus et la fiabilité des informations, à 24 heures près, nous ont permis de gagner plus de 10 jours en visibilité sur nos engagements financiers. Gabriel Boillet, Directeur Financier, Würth France En poussant le niveau d automatisation, ATR a pu optimiser les temps passés. Chaque gestionnaire est aujourd hui en mesure de gérer de bout en bout le traitement de 40 000 factures, depuis la création de la fiche jusqu au bon à payer. Et les équipes ont pu dégager du temps pour d autres tâches comme l analyse, la révision des comptes, le développement des relations avec les services Ludovic Villela, Responsable comptabilités Auxiliaires et Trésorerie, ATR. 7
Améliorez votre productivité avec les solutions du leader dans le domaine de l automatisation du document. Les bénéfices sont substantiels et immédiats. ReadSoft Une histoire d innovations Notre département Recherche & Développement joue un rôle fondateur dans notre entreprise. Nous allouons une part importante de notre chiffre d affaires à la mise en oeuvre et l amélioration de nouvelles technologies, pour toujours mieux répondre aux besoins de nos clients. A propos de ReadSoft Leader sur son marché avec plus de 6 000 clients dans le monde, incluant à la fois des groupes internationaux, des entreprises nationales spécialisées sur un marché ou dans une industrie donnée, ainsi qu un grand nombre d administrations. Des filiales dans 16 pays et près de 300 partenaires permettant d offrir une expertise dans 70 pays. Coté à la Bourse de Stockholm depuis juin 1999. 15 % du chiffre d affaires est consacré à la Recherche et au Développement chaque année. Une collaboration étroite avec des Instituts de Recherche. Des partenariats étroits avec des entreprises telles que Intentia, IFS, IXOS, Siemens Business Services, SPSS. Une cooperation avec de grands cabinets de conseil tels que Cap Gemini Ernst & Young, CSC, Atos Origin, KPMG, IBM Business Consulting Services et WM-Data. Des logiciels disponibles dans plusieurs langues. Elu 6 fois Best of AIIM, un trophée remis chaque année lors du plus important événement mondial consacré à la gestion des documents : AIIM (Etats-Unis). ReadSoft DOCUMENTS une plate-forme modulaire Notre solution modulaire intègre cinq domaines d automatisation : Capture, Understand, Manage, Integrate et Interchange. Basée sur une infrastructure souple, elle peut être rapidement adaptée à vos besoins métier. ReadSoft propose également des solutions métier basées sur la plate-forme ReadSoft DOCUMENTS. Ce sont des solutions prépackagées pour automatiser le traitement de documents métier spécifiques. Ces solutions intègrent des services sur mesure tels que le conseil, la formation et le support. Aujourd hui, nous proposons des solutions pour traiter les factures, les bons de commande, les formulaires, les moyens de paiement, les salles courrier. Les noms utilisés pour désigner des produits ou des services sont des marques ayant leur titulaire respectif. Copyright ReadSoft AB Tous droits réservés 5-4 0601 WWW.READSOFT.FR