Groupe Eyrolles, 2006, ISBN : 2-212-11723-X

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Enregistrement chapitre 5 Indispensable, l enregistrement conserve les modifications apportées au document. Si le fichier doit être exploité par la suite avec un autre logiciel ou une ancienne version de Word, vous choisirez un format adéquat au moment de l enregistrement. Cette opération suffit à convertir le format Word dans un autre. Vous apprendrez aussi comment la fonction Versions permet de garder dans le même fichier différentes versions du document. Grâce à la sauvegarde automatique, la fonction de récupération limite les dégâts en cas de fermeture accidentelle de Word.

OUVERTURE, AFFICHAGE ET ENREGISTREMENT 36 Comment enregistrer? Au premier enregistrement d un document dans Word, la commande Fichier>Enregistrer ouvre la boîte de dialogue Enregistrer sous. Ensuite, cette même commande, accessible également par le troisième bouton de la barre d outils Standard et par le raccourci Ctrl + S, actualise le fichier sans ouvrir de boîte de dialogue. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez le dossier de stockage à partir de la liste Enregistrer dans. Notez que le dossier Mes documents est accessible directement dans le volet gauche de la boîte de dialogue. Ajouter un dossier pour le nouveau document Tâchez de mettre au point un système logique de classement de vos documents dans une hiérarchie de sous-dossiers de Mes documents. Il est possible d ajouter un sous-dossier à partir de la boîte de dialogue Enregistrer sous: cliquez sur l icône Créer un dossier, la deuxième à partir de la droite, puis attribuez un nom au dossier. Le nouveau dossier est prêt à recevoir le fichier en cours d enregistrement. Dans le champ Nom de fichier, tapez un nom évocateur pour votre fichier. Conservez Document Word pour l option Type de fichier. Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer. Figure 5-1 Choisissez l emplacement, le nom et le format du fichier. 36

Enregistrement 37 Comment créer une copie sous un autre nom? Pour enregistrer le document modifié sans remplacer la première version, choisissez la commande Fichier>Enregistrer sous ou appuyez sur la touche F12. Comme pour un premier enregistrement, choisissez le dossier de stockage, le nom de fichier et son type. Il est possible de conserver plusieurs versions successives du document dans un même fichier grâce à la fonction Versions, voir question 41. 38 Quel format choisir si le destinataire ne possède pas Word? WordPad, l utilitaire de traitement de texte inclus dans Windows, est capable d ouvrir les fichiers Word.doc les plus simples. Choisissez le format.doc pour Word 6 pour être sûr de ne pas inclure de nouvelles fonctions dans le document. Vous disposez sinon du format.rtf que tous les ordinateurs peuvent lire. Pour lire le fichier sur un Macintosh sans Word, choisissez le format.rtf ou.txt. 39 Comment convertir le document dans un autre format de fichier? Si Word permet d ouvrir des fichiers d origines diverses, il permet également d enregistrer un document dans un format exploitable par un autre logiciel de traitement de texte. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accessible par la touche F12, il suffit de sélectionner le format qui convient dans la liste Type de fichier. Vous avez le choix parmi une variété de formats pour le Web, pour WordPerfect et pour Works. Dans le doute, choisissez le format.rtf et réservez.txt aux documents texte sans mise en forme. Ces deux formats sont quasi universels et peuvent s ouvrir dans tout éditeur de texte. 37

OUVERTURE, AFFICHAGE ET ENREGISTREMENT Figure 5-2 La conversion dans un autre format se fait en changeant le type de fichier au moment de l enregistrement. Les fonctions les plus évoluées exploitées dans le document ne seront pas forcément disponibles dans le nouveau format, surtout s il fait référence à une version ancienne d un logiciel. Il est possible d avoir dans le même dossier deux documents portant le même nom avec une extension différente ; c est l extension qui détermine le format. Afficher les extensions de fichiers Par défaut, Windows XP masque les extensions de fichiers. Leur affichage se définit dans les options des dossiers. À partir d une fenêtre de dossier, choisissez Outils>Options des dossiers. Dans l onglet Affichage, désactivez l option Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu. 40 Les fichiers peuvent-ils être exploités dans différentes versions de Word? Word 2003 est capable d ouvrir tous les documents créés dans une ancienne version de Word. Dans l autre sens, l ouverture d un fichier Word 2003 risque de poser problème dans une version antérieure à Word 97. Pour ouvrir le fichier dans Word 97, Word 2000 ou Word 2002, vous pouvez enregistrer au format Word habituel. Pour Word 6 ou Word 7/95, vous éviterez tout risque en choisissant le format Word 97-2003 & 6.0/95 - RTF. Le convertisseur de texte adapte les mises en forme pour les rendre compatibles avec l ancien format Word. 38

Enregistrement Garantir la compatibilité avec les anciennes versions Il est possible de désactiver dans un document les fonctionnalités les plus récentes afin de rendre le fichier compatible avec Word 6 ou Word 97. Choisissez Outils>Options. Dans l onglet Enregistrement, cochez l option Désactiver les fonctionnalités introduites après et sélectionnez Microsoft Word 97 ou 6. Dans ce dernier cas, vous confirmerez la conversion au moment de l enregistrement en répondant Non au premier message et Oui au second. La liste des formats disponibles dans la boîte de dialogue Enregistrer sous dépend de la sélection de convertisseurs de texte installés avec Office. Figure 5-3 La rétrocompatibilité implique de renoncer aux fonctions les plus récentes. 41 Comment exploiter la fonction Versions de Word? Word est capable d enregistrer dans le même fichier des versions successives du document, ce qui permet de revenir sur une ancienne version. La mémorisation d une version peut se faire automatiquement à la fermeture du document ou lorsque vous choisissez d enregistrer la version actuelle. 39

OUVERTURE, AFFICHAGE ET ENREGISTREMENT Enregistrer une version Pour enregistrer une version, choisissez Fichier>Versions. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, tapez un commentaire qui servira de titre à la version. Pour définir l enregistrement automatique des versions, cochez l option Enregistrer automatiquement à la fermeture du document. Ouvrir une version Pour revenir sur une ancienne version, il suffit de la sélectionner dans la liste et de cliquer sur Ouvrir. Si vous modifiez cette version, il faut l enregistrer dans un fichier distinct par la commande Enregistrer sous. Figure 5-4 Évitez la confusion, conservez les versions successives dans un même fichier. 42 Les documents ouverts sont-ils perdus en cas de fermeture accidentelle? Par défaut, Word enregistre le document en cours toutes les dix minutes. Si vous avez dû quitter le programme sans enregistrer les travaux en cours, au démarrage suivant la fonction de récupération vous propose d ouvrir la dernière version enregistrée des documents ouverts. Pointez un fichier dans le volet de récupération. Une infobulle indique s il s agit de la version originale ou d une version de sauvegarde automatique. 40

Enregistrement Figure 5-5 Sélectionnez la version à ouvrir. Les fichiers récupérés portent la mention Récupéré entre parenthèses. Il s agit alors d un nouveau fichier créé par Word. Le programme propose de l enregistrer sous un autre nom. Si vous êtes certain que la version récupérée est plus récente que la dernière version enregistrée manuellement, remplacez l original en enregistrant la version récupérée sous le nom d origine du fichier. Puisque le fichier existe déjà sous ce nom, trois solutions vous sont proposées. Si vous hésitez, optez pour la deuxième option puis comparez les documents pour conserver la version la plus complète. Pour découvrir la fonction de comparaison de Word, voir question 252. Figure 5-6 Choisissez ce que vous voulez faire du fichier récupéré. 41

OUVERTURE, AFFICHAGE ET ENREGISTREMENT Si vous fermez le volet de récupération sans enregistrer les documents récupérés, il vous est proposé de les conserver provisoirement ou de les éliminer tout de suite. Figure 5-7 Dernière opportunité de récupérer le document de sauvegarde automatique. Définir une sauvegarde plus fréquente Il est possible de changer la fréquence d enregistrement automatique. Choisissez Outils>Options. Dans l onglet Enregistrement, changez le nombre de minutes pour l option Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les. 43 Les fichiers Word sont-ils échangeables entre Windows et Macintosh? Oui, les fichiers Word créés sur Windows peuvent être exploités sur Macintosh et inversement. Sous Macintosh, il est recommandé d ajouter l extension.doc pour faciliter l identification du fichier sous Windows. Word doit être installé sur le Macintosh pour y lire les fichiers.doc. Équivalence des touches Dans ce manuel, toutes les instructions concernent la version Windows. Pour les utilisateurs Macintosh, retenez que les touches Ctrl et Alt du PC correspondent respectivement aux touches Pomme et Option du Mac ; pour la touche Entrée, vous comprendrez Retour. Sur PC, le menu contextuel s ouvre d un clic droit de la souris (ou Maj + F10), tandis que sur Mac il faut cliquer tout en appuyant sur la touche Ctrl. 42

Enregistrement 44 Que faut-il retenir? Prenez le bon réflexe : appuyez sur Ctrl + S aussi souvent que possible pour enregistrer les dernières modifications. Pour éviter les mauvaises surprises, choisissez le format du fichier en fonction du logiciel avec lequel il sera exploité sur une autre machine. Le format.rtf autorise des mises en forme moins élaborées que celles du format Word, mais il est universellement reconnu, ce qui en fait une valeur sûre. Le format.doc peut s ouvrir dans WordPad.