Direction des Ressources humaines janvier 2014 ASSISTANT(E) DE DIRECTION I ASSISTANT(E) DE DIRECTION AU CABINET DU PRESIDENT DU CONSEIL GENERAL POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Service : Cabinet du Président Poste de rattachement hiérarchique : Directrice du Cabinet du Président Localisation : Hôtel du Département - Valence (26000) MISSIONS Missions du Cabinet du Président : - Coordonner et organiser les activités du Président du Conseil général - Assurer la coordination entre le Président, l Exécutif, les élus, les services et l ensemble des interlocuteurs du Président du Conseil général. RAISON D ETRE DU POSTE Assistance de 3 cadres du Cabinet (Directrice de Cabinet, Chef de Cabinet, Conseiller) au sein d une équipe de secrétaires/ assistantes. LE DÉPARTEMENT DE LA DROME HÔTEL DU DÉPARTEMENT, 26 AVENUE DU PRÉSIDENT-HERRIOT, 26026 VALENCE CEDEX 9 TEL : 04 75 79 26 26 - www.ladrome.fr
RELATIONS DE TRAVAIL Relations internes au service : - avec les 3 cadres du Cabinet pour coordonner et organiser leur activité, - avec les autres personnels du Cabinet, pour un travail en complémentarité (horaires de travail et remplacements en cas d absence) Relations internes au Conseil Général : - avec l ensemble des services (Directeurs, Chefs de service et leur secrétariat, agents) pour échange d informations, suivi de dossiers, organisation de réunions, gestion coordonnée de rendez-vous - avec les élus et leur secrétariat pour échange d informations, suivi de dossiers, organisation de réunions, gestion coordonnée de rendez-vous Relations externes : - avec l ensemble des interlocuteurs internes et externes du Président du Conseil général et les 3 cadres du Cabinet : élus, partenaires institutionnels et professionnels, corps intermédiaires, citoyens 2/6
ACTIVITES CONSTITUTIVES DU POSTE Assistance et secrétariat de 3 cadres du Cabinet - tenue coordonnée des agendas des 3 cadres du Cabinet - support à l organisation du travail des 3 cadres et à la hiérarchisation des priorités - suivi du circuit de validation : filtrage, hiérarchisation, veille, obtention des validations demandées aux 3 cadres - suivi des productions (notes, éléments de langage, édito ) à fournir par les 3 cadres en lien avec la secrétaire du Président - prise de rendez-vous, organisation de réunions, organisation des déplacements - filtrage des communications téléphoniques et des informations - accueil des personnes ayant ou désirant des rendez-vous - tri du courrier arrivé au Cabinet puis traitement du courrier retour selon indications (logiciel Kolok), suivi du traitement des courriers importants en lien avec la direction générale et les services concernés, notamment via Kolok - prise de notes pour rédaction de courriers, rédaction de courriers, saisie informatique, mise en forme et édition de documents - rédaction de comptes rendus de réunions - préparation et suivi de dossiers : recherche d informations, contacts, réception de documents, mise en forme Secrétariat polyvalent du Cabinet Selon absences et indisponibilité des collègues ou besoin du service, soutien aux tâches des autres collègues du Cabinet dans un esprit collectif afin d exécuter les tâches qui concernent le service Missions spécifiques Organisation et gestion du classement des dossiers du Cabinet, en lien avec la secrétaire du Président 3/6
COMPETENCES NECESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE Compétences - Gérer des agendas - Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations - Organiser et gérer un classement - Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques - Élaborer, mettre en forme et éditer des documents - Rédiger en la forme administrative élaborée - Maîtriser l orthographe et la grammaire - Prendre des notes (si possible maîtriser la sténographie) - Prendre et restituer un message - Recevoir, filtrer, orienter et transmettre des communications téléphoniques - Organiser son travail - Communiquer avec divers interlocuteurs et répondre à des sollicitations multiples - Connaître les activités, l organisation et le fonctionnement du Cabinet du Président et du secrétariat des élus. - Connaître les missions, les activités, l organisation, le fonctionnement et la localisation des services départementaux - Appréhender les circuits de prise de décision et les principales procédures mises en place. QUALITES REQUISES - Qualités relationnelles - Sens du travail en équipe - Dynamisme, rapidité - Capacité d initiative, discernement - Discrétion 4/6
FORMATION ET EXPERIENCE Diplôme(s) (habilitation, permis) requis : Formation initiale préconisée BTS secrétariat de direction ou équivalent, ou acquis de l expérience Formation à prévoir pour occuper le poste Kolok, logiciel de gestion de courrier du Conseil général de la Drôme CG planning Web-délib Parcours professionnel et expérience souhaitables Expérience en secrétariat ou assistante de direction ;. CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE Difficultés ou contraintes - Poste à temps plein - Nécessité de s adapter à des sollicitations diverses et nombreuses - Nécessité de s adapter à une polyvalence de missions - Nécessité de s organiser entre 4 collègues pour assurer une permanence de secrétariat sur une plage horaire répartie entre 8h30 et 18h30 du lundi au vendredi 5/6
CONDITIONS D ACCES AU POSTE Par voie de recrutement - le cas échéant Par voie de mobilité interne - Oui Grades préférentiels de la Fonction Publique Territoriale - Catégorie C cadre d emploi des adjoints administratifs territoriaux expérimentés. - Catégorie B - cadre d emploi des rédacteurs territoriaux - ou contractuel 6/6