Enregistrement horaire avec pointeuse Manuel
INDEX 1 Introduction... 3 2. Emplois du temps... 4 3. Gestion du personnel... 5 4. Sélection des employés... 8 5. Codes boni et mali... 9 6. Paramètres... 10 7. Prestations ouvertes... 12 8. Prestations du jour d un employé... 13 9. Détail des documents... 14 10. Détail du personnel... 16 11. Résumé mensuel du personnel... 18 12. Clôture du mois... 21 13. Réconcilier les prestations... 23 14. Rapports... 28 15. Codes de facturation... 29 16. Après la réconciliation... 30 Dynamic Software S.A. 2 22/11/2012
1 INTRODUCTION Le module 'Enregistrement horaire avec pointeuse' vous offre les possibilités suivantes : Réconciliation manuelle ou automatique des prestations sur l ordre de réparation (documenter) Gestion du personnel Résumé des présences des employés Résumé des prestations actuelles sur l ordre de réparation Correction des lignes d enregistrement (document et employé) Nombre illimité des emplois du temps avec dossier historique lors des adaptations Résumés mensuels et listes avec la quantité des heures prestées par employé, de balance et de cumul Coupure automatique des pauses Clôture mensuelle avec les options transfert du cumul vers le mois suivant et paiement du cumul Des différentes listes peuvent être consultées : les employés, le rendement et les prestations par document Des codes boni et mali que vous pouvez créer vous-mêmes Les prestations peuvent être consultées à partir du dossier du véhicule (quantité des heures et l employé qui les a prestées) Etapes nécessaires à suivre avant de se mettre au travail : Création des emplois du temps Création du personnel + relier à un emploi du temps et un groupe Création des codes boni et mali (pas nécessaires) Mise au point des paramètres Contrôle des codes de facturation existants Dynamic Software S.A. 3 22/11/2012
2 EMPLOIS DU TEMPS Les emplois du temps sont indispensables pour la gestion du personnel. Le nombre des emplois du temps est illimité. Description Donnez une description explicative à l emploi du temps en question. Heures Après l indication du jour, vous remplissez les heures de travail de ce jour (la pause est calculée et remplie automatiquement). Si vous travaillez seulement une partie du jour, sans pause, vous remplissez seulement les deux premières indications du temps. Le bouton copier peut vous aider à remplir rapidement l emploi du temps. Après avoir cliqué le bouton, les heures de travail du lundi sont copiées vers les quatre jours suivants. Des petites différences peuvent éventuellement encore être adaptées manuellement. Marges des heures supplémentaires Le nombre des minutes ne pas calculé comme heure supplémentaire. p.ex.: Paramètre est mis à 10 minutes Employé enregistre 9 minutes après la fin de son emploi du temps = 0 minutes d heure supplémentaire Employé enregistre 12 minutes après la fin de son emploi du temps = 12 minutes d heure supplémentaire Dynamic Software S.A. 4 22/11/2012
3 GESTION DU PERSONNEL Création et gestion des employés. Les données nécessaires pour un bon fonctionnement sont l ID, le nom, le groupe, l emploi du temps et le numéro de badge en cas où l employé doit s enregistrer via le terminal. Remarques : Vous pouvez naviguer dans les différents employés par la liste à gauche de l écran. Vous pouvez cliquer sur le nom d un employé ou se promener dans la liste avec les touches fléchées. Les champs obligés son l ID, le prénom et le nom. L ID est un champ alphanumérique et peut donc contenir des lettres aussi bien que des chiffres. Si les employés ont déjà un ID, vous pouvez le garder. S il existent des employés avec le même prénom, vous pouvez introduire des différents prénoms usuels. Si vous avez des factures pour les heures prestées par un certain employé, vous ne pouvez plus supprimer cet employé. La création d'un employé et/ou des adaptations à un employé existant ne sont pas sauvegardées automatiquement. Avant de prendre un autre employé à l' écran, vous devez sauvegarder les adaptations à l employé actuel en cliquant le bouton confirmer. Dynamic Software S.A. 5 22/11/2012
Remarques : L onglet extra est seulement accessible aux personnes qui ont les droits d administrateur! Groupe : Si un employé n est pas relié à un groupe, il ne s affichera pas sur certains écrans. Voir Sélection d un employé pour plus des informations. Indiquez toujours un groupe si possible! Les groupes disponibles sont p.ex. mécanique, carrosserie, réception, magasin etc. Numéro de badge : Il s agit d un numéro unique que vous pouvez lire à partir des cartes des employés livrées avec le matériel (terminals). Ce numéro est la connexion entre matériel et logiciel et doit être rempli soigneusement et correctement. Vous ne pouvez accorder q'un seul numéro de badge par employé. Avec le bouton complémentaire (bleu gris), vous pouvez imprimer le numéro de badge comme code à barres sur une étiquette. Vous pouvez coller cette étiquette en arrière de la carte badge, d une propre carte ou près d un deuxième terminal. Cet employé peut alors balayer le code en utilisant le scanner portatif au lieu du scanning usuel de la carte. Attention! Cela fonctionne seulement avec une imprimante pour étiquettes de la marque Dymo. Quand un employé abandonne la firme, vous pouvez effacer le numéro de badge et réutiliser le badge pour un nouvel employé. Dynamic Software S.A. 6 22/11/2012
Emploi du temps : Vous pouvez relier un employé à un emploi du temps via un écran secondaire qui sera activé en poussant le bouton complémentaire. Lors des adaptations à un emploi du temps pour un certain employé, l emploi du temps sera sauvegardé de manière que vous puissiez toujours consulter des données historiquement correctes. Procédé : - Ouvrez l écran en poussant le bouton (feuille et plume). - Sélectionnez un emploi du temps dans la liste. - Validez votre choix. Attention! L adaptation compte à partir du premier jour du mois quel que soit le jour sélectionné. Dynamic Software S.A. 7 22/11/2012
4 SELECTION DES EMPLOYES Le traitement et le contrôle des données dans le module d enregistrement horaire sont souvent en rapport étroit avec le personnel. Etant donné que dans la plupart du temps vous ne voulez pas consulter tous les groupes du personnel mais un groupe spécifique, il existe la possibilité de consulter ou de traiter les données d une certaine sélection d employés. Vous retrouverez ce bouton sur plusieurs écrans dans tout le module. Il vous offre la possibilité d ouvrir un deuxième écran sur lequel vous pouvez faire une sélection des employés. Vous pouvez sélectionner tous les employés, un certain groupe ou un employé individuel. Le bouton 'Annuler' égale ne sélectionner aucun employé. Le bouton 'OK' transfère les employés sélectionnés vers l écran original. Dynamic Software S.A. 8 22/11/2012
5 CODES BONI ET MALI Quand vous réconciliez les lignes prestées à un ordre de réparation afin de les facturer, des différentes situations peuvent se produire. - Le temps presté est exact le temps estimé. - L employé a travaillé plus vite qu estimé = temps boni. - L employé a travaillé plus long qu estimé = temps mali. Vous pouvez relier ces temps boni-mali à des codes qui expliquent la différence en temps. A vous de créer ces codes sans limites. Ils vous serviront plus tard à mieux analyser le rendement par employé. Remarque : Trois codes standards existent déjà. Vous pouvez adapté ces codes au besoin de la société. Attention : Veuillez lire le paragraphe suivant si vous voulez modifier la description du code 0. Si vous ne voulez pas vous servir de cette fonction, les codes boni-mali sont normalement reliés au code 0 (employé). Autres exemples des codes: - Attendre dans le magasin. - Aller chercher des pièces à une autre localisation. - Formation d un nouvel employé Etc. Dynamic Software S.A. 9 22/11/2012
6 PARAMETRES L écran 'Paramètres' vous offre la possibilité d adapter des différents paramètres spécifiquement pour votre société. Remarques : Code de facturation : Le code de facturation en haut de l écran est normalement réconcilier les prestations. Il vaut mieux de remplacer ce code par le code de facturation que vous utilisez pour facturer la main d'oeuvre. Temps standard doit être correctement relié : Si vous cochez ce carré, vous ne pouvez pas dévier les valeurs standardes comme fournies par l importateur lors de la réconciliation des prestations. Dynamic Software S.A. 10 22/11/2012
Détail prestations (cadre) : Vous retrouverez les paramètres de ce cadre aussi sur l écran des paramètres de Flextime. Ces paramètres ne comptent pas pour les actions entrées via les terminals, mais uniquement pour les adaptations qui se font via Flexigar2000. Ainsi, il est possible qu un employé ne peut pas s enregistrer sur plusieurs documents via le terminal mais qu un utilisateur Flexigar2000 peut bien le faire par la création ou en adaptant des lignes de détail via Flexigar2000. Ordres de réparation : Ce paramètre est important pour pouvoir obtenir rapidement dans un ordre de réparation un résumé detaillé de toutes les lignes auxquelles des prestations sont ajoutées. Le champ quantité aura alors un fond jaune. Dynamic Software S.A. 11 22/11/2012
7 PRESTATIONS OUVERTES L écran des prestations ouvertes vous offre les possibilités suivantes : - Résumé des présences des employés - Résumé des prestations actuelles sur l ordre de réparation Sélection des employés : voir chapitre sélection des employés. Rafraîchir : rafraîchir le contenu de la grille sans fermer ou redémarrer l écran Fermer les prestations : p.ex.: fermer à midi toutes les lignes ouvertes pour les employés Adapter : adapter la ligne sélectionnée Remarques : Dépendant de la ligne sélectionnée, le bouton adapter peut ouvrir deux écrans différents. - Ligne d un employé : Détail du personnel - Ligne d un document : Détail des documents Normalement l écran montrera seulement une sélection des employés du groupe mécanique, carrosserie et intérims. Par conséquence, quand vous voulez p.ex. contrôler la présence d un ouvrier, vous devez faire une sélection par la procédure de sélection d'un employé (bouton avec 2 bonhommes) et vous devez cocher tous les employés. Dynamic Software S.A. 12 22/11/2012
8 PRESTATIONS DU JOUR D UN EMPLOYE Cet écran donne le résumé journalier des prestations d un employé. Remarques : Grille : Dans la grille, vous retrouverez les prestations de l employé choisi, triées par temps de début. Les lignes sont groupées par client. Présent : Le total des temps que l employé était présent. Cette indication est seulement correcte si l employé n est enregistré ce jour. Enregistré : Le total des temps que l employé était enregistré à des ordres de réparation. Liste des employés : Dans la liste des options en haut de l écran, apparaissent normalement seules les employés du groupe mécanique, carrosserie et intérims. Si vous voulez voir toute la liste des employés, vous devez faire une sélection par la procédure de sélection d un employé (le bouton avec 2 bonhommes) et vous devez cocher tous les employés. Dynamic Software S.A. 13 22/11/2012
9 DETAIL DES DOCUMENTS Cet écran vous offre un résumé détaillé des prestations sur un document. Vous pouvez consulter et adapter les temps de travail par cet écran ci. Supprimer une ligne : Sélectionnez la ligne souhaitée et poussez sur le bouton supprimer (poubelle). Adapter une ligne : - En sélectionnant la ligne dans la grille, les données de cette ligne sont transférées vers la section de détail. - Adapter des temps et/ou des employés comme désiré. - Confirmer les adaptations en poussant le bouton confirmer. Bouton 'Rayer' : Rayer la ligne sélectionnée maintenant. Bouton Rayer le document : Fermer toutes les lignes ouvertes pour ce document. Dynamic Software S.A. 14 22/11/2012
Ajouter une ligne : - Cliquez sur l onglet enregistrer. - Remplissez les valeurs souhaitées dans les différents champs. - Poussez le bouton enregistrer. Dynamic Software S.A. 15 22/11/2012
10 DETAIL DU PERSONNEL Cet écran vous offre un résumé détaillé de la présence des employés. Vous pouvez consulter et adapter les temps de travail sur cet écran. Adaptations : Sélectionnez l employé souhaité et la date dans la boîte à choix en haut de l écran. L emploi du temps de l employé sélectionné pour ce jour sera repris automatiquement. Supprimer ligne : Sélectionnez la ligne désirée et poussez le bouton Supprimer (poubelle). Ajouter une ligne : - Poussez sur le bouton nouveau (triangle et étoile). - Réglez le temps en indiquant manuellement le début et la fin ou par cocher matin et/ou après-midi. Ces temps sont repris de l emploi du temps de l employé. - Réglez l'état en faisant un choix dans la liste des états. - Transférez les paramètres vers la grille en cliquant le bouton ajouter (flèche). - Confirmez les adaptations en poussant le bouton confirmer. Adapter une ligne : - Quand vous sélectionnez une ligne dans la grille, les données de la ligne sont transférées vers la section de détail. Dynamic Software S.A. 16 22/11/2012
- Adaptez les temps et états dans la section du détail comme voulu. - Transfert des données adaptées par le bouton ajouter. - Confirmation des adaptations par le bouton confirmer. Enregistrer : Enregistrer maintenant l employé sélectionné. Rayer : Rayer maintenant la ligne sélectionnée. Seulement possible quand vous avez sélectionné une ligne avec présent comme état. Dynamic Software S.A. 17 22/11/2012
11 RESUME MENSUEL DU PERSONNEL - Résumé et gestion des heures de travail du personnel. - Corrections, mise au point des différents états et coupage des pauses non rayées. - Gestion des heures supplémentaires. Consulter et adapter : Sélectionnez l employé souhaité et la date dans la boîte à choix en haut de l écran. L emploi du temps de l employé sélectionné pour cette date sera automatiquement repris. Grille : Colonnes vertes : Début : Fin : Pause : Heures: Colonnes bleues: Début : Fin : Travaillé : Balance : Heures selon l emploi du temps de l employé Premier temps de début Dernier temps d arrêt Pause prévue en minutes Quantité des heures à prester ce jour Heures prestées par l employé. Premier temps de début du jour Dernier temps d arrêt du jour Quantité des heures de présences de l employé. Différence entre heures sur l emploi du temps et heures effectivement présent. Dynamic Software S.A. 18 22/11/2012
Cumul : Etat : Dernière colonne : Colonnes grises : Somme totale de la balance à partir de début du mois Des informations supplémentaires! = employé est toujours présent Temps libre selon l emploi du temps Remarques : Balance : Lors du calcul des heures de balance, les heures supplémentaires indiquées sur l emploi du temps sont prises en compte. P.ex.: marge de 10 minutes : - Employé raye 9 minutes après la fin de l emploi du temps = 9 minutes ne sont pas prises en compte - Employé raye 12 minutes après la fin de l emploi du temps =12 minutes sont prises en comptes Etat : Chaque état qui dévie des prestations normales sera mentionné ici. S il existent plusieurs états pour ce jour, plusieurs états est affiché. p.ex.: - 8.00h jusqu à 12.00h Prestation habituelle (travaillé) - 13.00h jusqu à 17.00H Congé Dernière colonne : est une colonne d avertissement. Un point d exclamation indique que l employé a encore une ligne ouverte pour ce jour. Cela se peut quand on a oublié de rayer. Fonctions : Paramétriser états : des différents états comme p.ex. congé, malade, jour de fête etc. Procédé : - Choisissez un état dans la boîte à choix en bas de l écran. - En cliquant sur la ligne du jour, vous pouvez sélectionner ce jour ou sélectionner plusieurs jours en poussant le bouton Ctrl et en cliquant en même temps avec la souris sur les différents jours. Les lignes sélectionnées auront un fond bleu foncé. - Poussez le bouton confirmer à côté de la liste des états. Via le menu paramètres états vous pouvez régler les états pour tous les employés ou pour une sélection des employés. Quand vous choisissez une sélection des employés, l écran sélection personnel apparaîtra. Par ici, vous pouvez faire une sélection des employés pour lesquels vous désirez régler l'état choisi. Vous pouvez annuler un état établi en utilisant l'état en blanc. Vous retrouverez cet état en bas de l écran 4. Dynamic Software S.A. 19 22/11/2012
Correction de la pause : coupage d une pause Quand : - Un employé a oublié de rayer pendant la pause. - Vous pouvez décharger certains groupes d employés en leur permettant de sauter les rayages des pauses. P.ex. les employés de la réception enregistrent le matin et rayent seulement le soir. A la fin du mois vous pouvez couper toutes les pauses pour ce groupe par une seule action. Ceci diminue le temps d attente au terminal. Susmentionné n est pas conseillé pour les employés qui enregistrent sur des ordres de réparation, étant donné que les ordres de réparation doivent quand même être rayés pendant les pauses. Procédure pour faire une sélection de différents jours : - Sélectionnez un jour en cliquant avec la souris sur la ligne de ce jour ou sélectionnez plusieurs jours en poussant le bouton Ctrl sur le clavier et en cliquant en même temps sur les différents jours. Les lignes sélectionnées auront un fond bleu foncé. - Cliquez sur le menu 'correction de pause pour la ligne sélectionnée'. Procédé pour tout un mois : - Ouvrez le menu 'corriger pause' et choisissez une des possibilités suivantes : 1) Ce mois pour cet employé 2) Ce mois pour une sélection des employés Employés : limiter les choix dans la boîte à choix des employés. Quand vous avez un grand nombre d employés à gérer, il peut être utile de raccourcir temporairement la liste des employés pour faciliter votre travail. Ainsi, vous pouvez gérer vos employés groupe par groupe. Clôture du mois : voir clôture du mois Dynamic Software S.A. 20 22/11/2012
12 CLOTURE DU MOIS Gestion des heures supplémentaires - Transfert vers le mois suivant - Payer ou compenser les heures supplémentaires Par employé, les heures supplémentaires peuvent être transférées vers le mois suivant ou peuvent être indiquées par un ok. Une balance négative peut seulement être transférée. Une combinaison des deux est aussi possible. Dynamic Software S.A. 21 22/11/2012
Procédé : Répétez les actions suivantes pour chaque employé à qui vous voulez payer les heures. - Sélectionnez l employé (ligne). - Indiquez les heures que vous voulez payer. - Confirmez. Confirmez en poussant le bouton Clôture du mois. Remarques : Le mois ne peut être clôturé qu à partir des deux derniers jours du mois. Dynamic Software S.A. 22 22/11/2012
13 RECONCILIER LES PRESTATIONS Vous pouvez ouvrir l écran des réconciliations via le bouton 'chrono' dans l ordre de réparation. Ce bouton remplace l ancien module de calcul des heures. Les temps de travail sont ajoutés à l ordre de réparation et après facturés au client via l écran réconciliation des prestations. - Ventiler les prestations des différents employés. - Mettre des nouveaux codes de facturation sur l ordre de réparation. - Réconciliation automatique des prestations fournies. - Temps disponibles en système de division 100 et de division 60. - Raccord vers le détail du document. - Travailler avec des temps boni-mali. Dynamic Software S.A. 23 22/11/2012
Grille 1 : Les employés et leurs prestations sur cet ordre de réparation. Si plus de trois employés sont enregistrés sur le même ordre de réparation, vous pouvez utiliser la barre coulissante à droite pour visualiser tous les employés. Total : Temps total d un employé pour cet ordre de réparation. Tous les temps sont additionnés par employé. Pour un détail des prestations, voir Détail des documents. Réconcilié : Temps déjà réconcilié à une ligne de détail (voir grille 2). Différence : Différence actuelle entre les heures prestées et les heures déjà réconciliées. A la fin de la ventilation la différence dans la balance peut être positive ou négative. Exemple 1 : 1 heure prestée par l employé. 1.30 heure réconciliée à l ordre de réparation. = temps boni de 30 minutes ou 50 points Exemple 2 : 2 heures prestées par un employé. 1.30 heure réconciliée à l ordre de réparation. = temps mali de 30 minutes ou 50 points Justification de la différence : Lors du transfert de la ventilation vers l ordre de réparation, un code sera indiqué aux éventuels temps de différence ouverts. Normalement ce code est à zéro (= employé). Cela veut dire que quand vous n indiquez pas d autre code pour le transfert, tous les temps de différence sont sauvegardés sous le code zéro. Vous pouvez cependant créer sans restriction des codes boni-mali (voir codes bonimali). Exemple : 2 heures prestées par un employé. 1.30 heure ajoutée à l ordre de réparation. = temps mali de 30 minutes ou 50 points Il peut que l employé a perdu 30 minutes de son temps en allant chercher des pièces à une autre localisation. S il le communique, vous pouvez justifier la différence avec le code approprié. Dynamic Software S.A. 24 22/11/2012
Grille 2 : Toutes les lignes de détail sur un ordre de réparation auxquelles peuvent être ajoutés des temps prestés. Temps standard (fournis par l importateur) - Code de facturation (pour lequel le paramètre code horaire est coché) Code et description : Description de la ligne de détail Quantité : Quantité comme mentionnée sur l ordre de réparation. Si vous avez coché le paramètre Temps standards doivent être réconciliés correctement dans les paramètres, vous ne pouvez que réconcilier la quantité mentionnée en points. ID et Nom : Par ligne de détail chaque employé qui a travaillé à cette ligne, sera mentionné. Ceci pour pouvoir ventiler d une manière correcte et complète. Réconciliation : Par ici la véritable réconciliation aura lieu. A côté de l employé, vous pouvez taper la quantité de points prestés par employé pour cette ligne de détail. Quand vous quittez la ligne (touches fléchées ou enter), les heures réconciliées et les heures de différence seront immédiatement adaptées aux employés dans grille n 1. Dynamic Software S.A. 25 22/11/2012
Exemple : Employé 1 : 130 points réconciliés sur ligne de détail n 1 (différence ou temps mali de 25 points) 20 points sur ligne de détail 3 Employé 2 : 400 points sur ligne de détail 2 Différence sur la balance Fonctions : Ajouter : Le code de facturation choisi, sera ajouté aux lignes de détail de l ordre de réparation. Vous pouvez immédiatement lier des prestations des employés à cette ligne. Réconciliation automatique : Le code de facturation choisi, sera ajouté aux lignes de détail de l ordre de réparation et le temps de différence restant sera automatiquement réconcilié à ce code de facturation. Des ordres de réparation avec des prestations d un seul employé peuvent être facilement réconciliés et traités par cette fonction. Attention! Ne fonctionne que pour des ordres de réparation avec un employé. Dynamic Software S.A. 26 22/11/2012
Statut d un ordre de réparation : Feu vert : Permission de faire des réconciliations. Feu rouge : Interdit de faire des réconciliations. - Un employé est encore enregistré à cet ordre. - Ordre de réparation est déjà facturé. Détail des prestations sur ce document : Contrôle, adaptations et/ou rayer employé. Indication du temps : Echanger le système de division 60 en division 100 pour l indication du temps. Attention! Division 60 est seulement pour votre information et dans ce mode il est interdit de faire des adaptations. Transfert vers l ordre de réparation : Exécuter le transfert vers l ordre de réparation après la ventilation des heures prestées. Dynamic Software S.A. 27 22/11/2012
14 RAPPORTS Filtre : Paramètres pour limiter la sélection des données. Procédé : - Réglez les paramètres du filtre si souhaité - Sélectionnez une liste à partir de la liste des options - Bouton prévision (loupe) Dynamic Software S.A. 28 22/11/2012
15 CODES DE FACTURATION Une manière pour réconcilier les heures prestées à un ordre de réparation est indiquer des codes de facturation comme code horaire. Nous avons prévu un paramètre supplémentaire pour optimaliser l utilisation du module d' enregistrement horaire. Code horaire : Cocher s il s agit d un code horaire. Temps standard : Nouveau paramètre. Ce paramètre ne peut être activé que quand il s agit d un code horaire. Sera affiché sur l ordre de réparation chez la quantité. Le prix de vente égale ainsi le prix de vente standard/100 x temps standard. Exemple : Régler les feus est d un prix fixe de 6 EUR. Horaire normal pour mécanique est de 30 EUR. Horaire/100 x Temps standard = prix de vent calculé (30 EUR:100) x 20 points = 6 EUR. Le/la réceptionniste peut maintenant réconcilier les 20 points du temps presté à la ligne de détail et le prix de vente reste à 6 EUR. Si vous positionnez la souris sur le champs temps standard, vous verrez comme commentaire, le prix de vente calculé (cadre jaune). De plus, si vous cochez le paramètre ne pas imprimer ni prix, ni quantité, seulement le prix de vente calculé sera imprimé sur la facture. Dynamic Software S.A. 29 22/11/2012
16 APRES LA RECONCILIATION Ordre de réparation après la réconciliation Quand il y a des prestations réconciliées à un ordre de réparation, la colonne quantité est bloquée pour ces lignes auxquelles des prestations sont liées. Vous pouvez seulement adapter ces quantités via l écran réconciliation des prestations. Le fond jaune des cellules des prestations est optionnel (voir l écran des paramètres). Dossiers Quand vous consultez un document dans les dossiers, vous pouvez retourner à la consultation des prestations via le bouton 'chrono'. Attention! Si l ordre de réparation est ventilé vers plusieurs documents, vous aurez une fausse image des heures prestées. Dynamic Software S.A. 30 22/11/2012