DRH-MD/SRHC/SDGPC/DCC 09/12/2013 Document d orientation relatif à l'emploi, à la mobilité et aux parcours professionnels du personnel civil SRHC/GPC/DCC Document d orientation
SOMMAIRE Préambule... 3 I) L'affirmation de la place du personnel civil... 3 II) L'amélioration de la visibilité sur les emplois et les parcours professionnels... 4 2.1 L élaboration d un référentiel des emplois et des métiers ministériels (REM)... 4 2.2 L établissement d une cartographie territoriale des emplois actualisée régulièrement... 4 2.4 Une responsabilité partagée des acteurs... 5 2.4.1 L agent civil... 6 2.4.2 Le supérieur hiérarchique et la chaine hiérarchique de proximité... 6 2.4.3 Le référent... 6 2.4.4 Les employeurs ou autorités centrales d emploi... 7 2.4.5 Le rôle des CMG/SPAC... 7 2.4.6 Le rôle pilote de la DRH-MD... 8 2.5 Une totale transparence sur les postes et une offre régulièrement mise à jour... 8 III) L amélioration de l accompagnement des parcours professionnels du personnel civil... 9 3.1 Un renforcement de l'accompagnement individualisé... 9 3.1.1 Un accompagnement renforcé... 9 3.1.2 Un développement de viviers mobilisables... 9 3.2 Une sécurisation des carrières... 9 3.3 Un renforcement de l'accompagnement financier de la mobilité... 10 3.3.1 Une reconnaissance de poste facilitée... 10 3.3.2 Une optimisation de l'indemnité de changement de résidence (ICR)... 10 3.3.3 Une optimisation de l'utilisation de l'indemnité temporaire de mobilité (ITM)... 11 3.4 Une amélioration des dispositifs d'accompagnement social de la mobilité... 11 3.5 La continuité du versement de la rémunération... 11 IV) L amélioration des règles de gestion de la mobilité du personnel civil... 12 4.1 Une stricte priorité donnée aux candidatures internes... 12 4.2 Une adéquation entre corps et grade détenus et fonctions exercées... 12 4.3 Une harmonisation de la mise en œuvre du droit à la mobilité introduit par la LMPP... 13 4.4 Une meilleure organisation de la mobilité pour certains postes... 13 4.4.1 La mise en œuvre d une période privilégiée de mobilité (PPM) pour les postes à responsabilités... 13 4.4.2 Une durée de présence indicative mais obligatoirement précisée sur la fiche de poste.. 13 V) Un suivi régulier des actions prévues dans ce document... 14 PLAN D ACTIONS... 15 ANNEXE - Références... 18 ANNEXE - Glossaire... 20 2
Préambule Le présent document a pour objectif de fixer les principes fondamentaux, les règles et les actions développées pour améliorer l emploi, la mobilité et les parcours professionnels du personnel civil du ministère de la défense. Adopté en comité technique ministériel (CTM), sa mise en œuvre fait l'objet d'une instruction ministérielle. Il s inscrit dans le cadre général du Livre blanc 2013, de la démarche interministérielle en matière de lutte contre les discriminations, et notamment en faveur de l égalité femme homme, de la politique des ressources humaines du ministère de la défense et des travaux visant à établir une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) opérationnelle. Le Livre blanc 2013 1 rappelle les préconisations du Livre blanc 2008, relatives à «l'instauration d'un nouvel équilibre, au sein du ministère de la défense, entre personnel militaire et personnel civil, le recentrage des militaires sur les fonctions opérationnelles et une spécialisation des civils sur les fonctions administratives et de soutien». Il indique que ce rééquilibrage «doit être poursuivi de façon volontariste [afin] d orienter chacune des catégories, civiles et militaires, vers son cœur de métier» et précise que «la valorisation de l emploi, du rôle et du positionnement de ces agents passe par la formalisation de parcours professionnels dynamiques, associés à une politique de formation continue volontariste.» Le Livre blanc 2013 précise en outre que «la mobilité du personnel civil doit être favorisée ; elle ne doit pas nuire aux avancements et doit être équitablement accompagnée. Elle constitue un enjeu majeur dans l adaptation de l outil de défense». Que cette mobilité se traduise par un changement de poste de travail (mobilité fonctionnelle), de lieu d emploi (mobilité géographique 2 ) ou d employeur (mobilité structurelle), que ce changement ait lieu à l initiative de l agent civil, sur proposition de l employeur ou qu il résulte d une réorganisation du service, elle doit conduire à optimiser l'adéquation profil/poste. Elle ne peut être considérée comme une fin en soi mais comme une opportunité permettant d élargir les compétences dans une dynamique développée tant au bénéfice de l agent que de son employeur. La mobilité repose sur des engagements réciproques des différents acteurs que sont le service gestionnaire, l'autorité d'emploi et l'agent qu'il soit fonctionnaire, contractuel ou ouvrier de l'etat. I) L'affirmation de la place du personnel civil Le personnel civil a vocation à occuper des emplois civils au sein des armées, directions, services et établissements du ministère. Ce principe est réaffirmé par le Livre blanc 2013 qui précise que «le personnel civil de la défense constitue, avec le personnel militaire, l un des deux pivots garantissant la cohérence de notre système de défense. La gestion de ce personnel a pour enjeu majeur de garantir sur le long terme l employabilité de ces agents et la valorisation de leur potentiel. La sélectivité de leur recrutement, leur haut niveau de compétences techniques et l exercice d une grande variété de métiers dans les filières administratives, techniques, sociales et paramédicales sont autant d atouts précieux pour la communauté de défense, à laquelle ils appartiennent pleinement. La politique de gestion des ressources humaines civiles devra assurer le maintien d un volume de recrutement d agents civils au bon niveau.» 1 Livre blanc sur la défense et la sécurité nationale, avril 2013, p 114 et 116. 2 La mobilité géographique se traduit par un changement de résidence administrative. 3
Il recommande «une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences qui doit permettre d identifier les postes pour lesquels une analyse fonctionnelle déterminera s ils doivent être tenus par un personnel civil.» 3 La «civilianisation des postes» du ministère constitue un axe majeur de la manœuvre RH. - Réaliser un état des lieux annuel de la civilianisation auprès de l ensemble des employeurs dans le cadre du mandat ministériel relatif au personnel civil du 5 août 2013 ; - Conduire une analyse fonctionnelle permettant de déterminer les postes qui peuvent ou doivent être tenus par un personnel civil ; - Assurer le pourvoi de ces postes par des agents civils. II) L'amélioration de la visibilité sur les emplois et les parcours professionnels Celle-ci passe par : 2.1 L élaboration d un référentiel des emplois et des métiers ministériels (REM) Tout au long de sa carrière, le personnel civil a la possibilité de changer d'emploi dans la perspective d un développement ou d une adaptation aux besoins de son champ de compétences, d'une amélioration de sa situation, en termes d'activités, de responsabilités, de rétribution ou en harmonie avec son projet de vie. Pour améliorer la visibilité des emplois et des compétences, un référentiel des emplois et des métiers ministériel (REM), commun aux personnels civils et militaires, à maille plus fine que le référentiel des emplois de la défense (REDEF), est en cours d'élaboration. Au-delà des enjeux de mutualisation et de rationalisation des systèmes d information des ressources humaines (SIRH) du ministère, la possibilité de disposer d'un tel référentiel métier permettra d'améliorer substantiellement le contenu qualitatif de la description des emplois, de mieux identifier les formations nécessaires au développement des compétences des agents et facilitera la construction de parcours professionnels inter employeurs. Les parcours professionnels que permettra de bâtir le REM, même s ils ne sont qu indicatifs, élargiront les perspectives de carrière du personnel civil en faisant apparaître plus clairement les possibilités de progression au sein d'un même employeur et les passerelles entre employeurs, voire en interministériel via le référentiel interministériel des métiers de l État (RIME). Ils éclaireront l agent lorsqu'il doit choisir entre la progression au sein d'un métier ou d'une famille professionnelle et les possibilités de changement de profession ou de famille professionnelle. 2.2 L établissement d une cartographie territoriale des emplois actualisée régulièrement Celle-ci est en cours d élaboration. Elle doit permettre de disposer d'un état des lieux régulièrement actualisé de l'offre et de la demande par l identification, dans le strict respect de la manœuvre RH ministérielle, des postes vacants ou susceptibles de l être et des viviers des compétences disponibles. 3 Livre blanc sur la défense et la sécurité nationale, avril 2013, p 116. 4
Présentée en comité de dialogue de gestion civile (CDGC) et aux partenaires sociaux, la cartographie territoriale des emplois permettra, à toutes les parties prenantes du processus mobilité, de disposer d une vision partagée, par territoire, de l emploi du personnel civil du ministère. Cette vision favorisera l engagement de réflexions sur des problématiques transverses rencontrées. Des situations locales ou spécifiques pourront être traitées au niveau ministériel voire interministériel. L ensemble participera à la construction de réponses ministérielles sur des sujets communs. En outre, cette cartographie doit conduire à l identification de zones de «fragilité» pour lesquelles des plans d actions spécifiques seront définis. La notion de zone de «fragilité» fait référence à des territoires ou des emplois au sein desquels des déficits en compétences sont constatés. Le diagnostic territorial des emplois (DTE) initie cette démarche sur le périmètre des postes en sureffectif. Le DTE pose les bases d une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences par bassin d emploi. Il repose sur un mode opératoire partagé permettant d identifier les postes hors référentiels en organisation (HRO) pourvus par du personnel civil. En ce sens, le DTE identifie une «zone de fragilité» dont le traitement constitue une priorité. Construit sur la base d outils communs, il repose sur une démarche participative continue associant l administration centrale, les CMG/SPAC, les référents des employeurs locaux. Piloté, notamment, au travers de revues mensuelles par bassin d emploi, ses résultats sont présentés en sous-comité mobilité ministériel. Tous les personnels identifiés en sureffectifs bénéficient de certaines dispositions du plan d accompagnement des restructurations (PAR) dont le passage par l antenne mobilité reclassement (AMR), ou encore, la mise en œuvre d un parcours de professionnalisation. Le passage en AMR est effectué au plus tôt. A court terme, le plan d actions engagé a pour finalité la résorption des sureffectifs. Une démarche similaire doit permettre le pourvoi des emplois sensibles identifiés 4. - Réaliser une cartographie des emplois par territoire permettant d offrir des emplois pérennes 5 au personnel civil ; - Partager l'information recueillie et assurer localement sa cohérence avec la manœuvre RH des employeurs ; - Finaliser la mise en œuvre du plan d actions visant à reclasser les agents en sureffectif sur des postes pérennes vacants ou susceptibles de l être en utilisant tous les leviers RH disponibles ; - Définir un plan d action spécifique permettant de pourvoir les emplois sensibles. 2.4 Une responsabilité partagée des acteurs La réussite de toute démarche de mobilité et plus largement d évolution professionnelle repose sur l engagement et le partage des responsabilités entre l ensemble des acteurs concernés. 4 Emplois à haute technicité ou nécessitant une formation de longue durée. 5 La notation de pérennité s entend a minima pour l année N+1 5
2.4.1 L agent civil Tout au long de sa carrière, l'agent civil est acteur de son évolution professionnelle. Il a la possibilité de changer d'emploi que ce soit pour bénéficier d une carrière diversifiée ou encore, dans le but d élargir ses perspectives d évolution professionnelle ou de progression. Les règles statutaires en vigueur, et notamment la loi relative à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique (LMPP) 6 garantissent la mise en œuvre de sa mobilité. A tout moment, il peut exprimer son souhait de mobilité, l entretien professionnel annuel constituant le cadre formel pour exprimer cette volonté. Action : - Sensibiliser le personnel civil sur l'enjeu que représente l'entretien professionnel annuel. 2.4.2 Le supérieur hiérarchique et la chaine hiérarchique de proximité En contact quotidien avec l'agent placé sous son autorité, le supérieur hiérarchique direct est partie prenante dans son évolution professionnelle ; la mise en œuvre de l entretien professionnel annuel constitue le temps fort de cette responsabilité. L entretien professionnel annuel participe à : la définition du besoin en compétence (mise à jour de la fiche de poste en lien avec les évolutions des métiers), l évaluation du vivier de compétences (description des compétences requises pour l emploi occupé dans la fiche de poste), l identification des axes d évolution professionnelle (recueil des desideratas de mobilité et du besoin en formation), l identification des postes susceptibles d être vacants. Par ailleurs, lorsqu un agent formalise une demande de mobilité, la chaîne hiérarchique de proximité (le chef d établissement et/ou l autorité d'emploi de niveau supérieur) instruise la demande de mobilité dans des délais définis dans le processus mobilité. 7 De cette instruction découlera une décision positive ou négative. - Développer les moyens permettant la rédaction de la fiche de poste via le SIRH ; - S assurer de l insertion de l ensemble des fiches de poste dans le SIRH ; - Conduire une étude permettant de développer les outils nécessaires à la saisie des comptes rendus d entretien professionnel et de formation (CREP) dans le SIRH notamment s agissant des desideratas de mobilité. 2.4.3 Le référent Les autorités centrales d'emploi (ACE) ou les échelons de synthèse d un ensemble d ACE désignent un référent au niveau des CMG/SPAC. 6 Loi n 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique 7 A paraître 6
Ce référent est le garant de la politique RH définie par les ACE. Il est chargé de son application tout en veillant à la prise en compte des particularités locales. Il joue un rôle de conseil et d expertise auprès des chefs des formations d emploi. Sur le bassin d emploi, il est l interlocuteur privilégié du CMG et des GSBdD en matière de dialogue de gestion. Enfin, le référent de par son positionnement apporte une connaissance opérationnelle des situations locales et participe au développement d une GPEC efficace par bassin d'emploi. Action : - Définir le rôle et les missions du référent territorial. 2.4.4 Les employeurs ou autorités centrales d emploi Les ACE pilotent leur manœuvre RH. Associées à toute question relative à l'emploi, à la mobilité et aux parcours professionnels du personnel civil, elles sont en mesure de proposer à leurs agents des parcours professionnels valorisants et diversifiés. La définition d'une politique d'emploi par les ACE est déterminante. Cette politique s'appuie sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), le suivi des effectifs et de la masse salariale. Elle est élaborée en cohérence avec les politiques ministérielles. Sa diffusion auprès des acteurs territoriaux est assurée par les ACE afin d en garantir la mise en œuvre. Les ACE décrivent leurs emplois dans le SIRH. Cette action fondamentale pour la mise en œuvre d une GPEC efficace implique une fiabilisation continue des données saisies dans le SIRH. Cette action de fiabilisation s effectue sous la coresponsabilité de l'employeur et du gestionnaire. Elle contribue à la visibilité nécessaire à la bonne conduite de toute politique d'emploi. La description des postes dans CREDO, outil partagé par tous les acteurs RH, contribuera à cette fiabilisation. - Systématiser la communication des politiques d emploi des grands employeurs et ACE auprès des acteurs nationaux et territoriaux ; - Améliorer la fiabilisation des données organisationnelles dans le SIRH via l'utilisation généralisée de CREDO. 2.4.5 Le rôle des CMG/SPAC Les centres ministériels de gestion (CMG), au niveau régional, et le service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC) constituent les acteurs principaux de la gestion du personnel civil. Ils agissent en toute transparence, neutralité et équité et assurent auprès des employeurs un rôle de conseil et de contrôle afin que les obligations réglementaires et des directives ministérielles soient strictement respectées. Ils mettent en œuvre les orientations définies par la DRH-MD. Les CMG/SPAC facilitent la construction, l'accompagnement et la réalisation des projets professionnels au travers notamment du réseau des conseillers mobilité carrière (CMC). Pour cela, ils veillent à ce que la description et la mise à jour des unités organisationnelles et des postes par les employeurs soit effective dans le SIRH. Par ailleurs, dans le cadre d une mobilité subie, l'instruction relative au dialogue de gestion civile attribue aux CMG / SPAC un rôle d arbitrage 8. Enfin, ils conduisent au niveau régional l'élaboration du DTE. 8 Instruction n 321059 du 17 mai 2013 relative à l organisation du dialogue de gestion en matière de RH civile au ministère de la défense. 7
2.4.6 Le rôle pilote de la DRH-MD La DRH-MD pilote la politique d'emploi, de mobilité et de parcours professionnels du personnel civil. Elle impulse l ensemble des démarches liées à la mobilité, que celle-ci soit choisie ou subie. Elle élabore les plans d actions nationaux, anime, coordonne et contrôle les activités des acteurs de la mobilité. La DRH-MD veille à l équité de traitement des agents civils dans les différents bassins d'emploi et garantit la continuité de la gestion du dossier des agents ainsi que celle de leur rémunération. Enfin, la DRH-MD exerce une fonction d arbitre de dernier ressort après consultation des autorités centrales d'emploi (ACE), notamment en matière de changement d'affectation. - Clarifier le rôle de chaque acteur dans les processus de gestion de la mobilité ; - Préciser dans le cadre des travaux sur le renforcement de l autorité fonctionnelle le rôle du gestionnaire RH de proximité. 2.5 Une totale transparence sur les postes et une offre régulièrement mise à jour Il appartient aux employeurs de rédiger toutes les fiches de poste de leur organisation. Tout poste civil vacant, ou susceptible de l être, doit préalablement à son pourvoi être publié à la BNE 9, l outil majeur de la mobilité ministérielle. La fiche de poste (FDP), jointe à la publication, en assure la description. La qualité de la BNE repose sur l'actualisation des fiches de poste qu'elle publie ainsi que sur la réelle disponibilité des postes proposés. Tout poste publié est prioritairement accessible à un personnel civil en difficulté (personnel faisant l objet d un reclassement, personnel en sureffectif, réintégration de droit, etc.). Au niveau local, le référent doit être en mesure de renseigner tout agent intéressé par un poste de son ressort territorial et d'assurer le suivi du pourvoi des postes publiés à la BNE. Dans un souci de transparence et d ouverture de la mobilité au sein des différentes fonctions publiques, le ministère de la défense s est engagé à publier ses FDP à la bourse interministérielle de l emploi public (BIEP). Cependant, compte tenu des nécessités de reclassements internes au ministère, et sauf exceptions validées par la DRH-MD, cette publication doit se faire à l'issue du délai de publication de deux mois réservé aux personnels restructurés. La BNE permet en outre aux agents en recherche de mobilité de déposer leur curriculum vitae (CV). Cette fonctionnalité vise à faciliter la mise en relation entre les employeurs et les agents en ciblant à la fois les caractéristiques du poste et le profil professionnel des agents (statut, grade, famille professionnelle, compétences, souhaits de mobilité fonctionnelle ou géographique). - Conduire une réflexion sur le rôle du gestionnaire RH de proximité dans la rédaction et la publication des FDP dans le cadre de la mise en œuvre de l autorité fonctionnelle renforcée. - Actualiser la directive BNE, sensibiliser les employeurs et les agents sur la bonne utilisation de l'ensemble de ses fonctionnalités (campagnes d'information) ; - Améliorer les fonctionnalités de l'outil BNE ; 9 Directive relative à l'utilisation de la bourse nationale des emplois civils du ministère de la défense du 4 mars 2010. 8
- Développer les outils de contrôle (ex : temps de passage sur la BNE) ; - Développer une communication claire et réactive auprès des agents sur la mise à jour de la BNE, l'actualité du recrutement (espace intradef emploi mobilité, simple d'accès et actualisé) ; - Développer au bénéfice des employeurs une aide au pourvoi des postes et au ciblage du recrutement (élaboration de fiches de poste) et au bénéfice de l agent civil une aide pour une candidature efficace. III) L amélioration de l accompagnement des parcours professionnels du personnel civil 3.1 Un renforcement de l'accompagnement individualisé 3.1.1 Un accompagnement renforcé Face aux évolutions des métiers, des organisations et des technologies, le maintien et le développement des compétences tout au long de la carrière et la pérennisation de l employabilité du personnel sont des enjeux fondamentaux que seul un accompagnement renforcé de l'agent peut permettre de relever. Tous les acteurs de la gestion des ressources humaines civiles sont engagés dans cette démarche. Ils donnent de la lisibilité sur les emplois ouverts et les parcours offerts au personnel civil, encouragent et anticipent la réalisation des projets de mobilité des agents. Le réseau de conseillers mobilité carrière joue un rôle particulier dans ce dispositif. Enfin, cet accompagnement relève également de la responsabilité managériale. - Développer des «points carrières» avec un conseiller mobilité carrière (CMC) à des moments clés de la carrière clairement identifiés ; - Développer les parcours de professionnalisation. 3.1.2 Un développement de viviers mobilisables Des viviers de compétences mobilisables sont constitués. Ils regroupent le personnel civil ayant formalisé un souhait de mobilité soit dans le cadre d'un entretien professionnel, soit au cours d'un entretien avec le CMC ou de tout autre voie conduisant à une formalisation de son projet. Seule cette formalisation permet de préciser la nature de ce souhait : une évolution en termes de responsabilité, une mobilité fonctionnelle, une mobilité géographique, une mobilité à court ou moyen termes, etc. Les viviers ainsi constitués permettent une projection des ressources et des compétences mobilisables à moyen terme par domaine fonctionnel et par bassin d'emploi. Action : - Formaliser et enrichir les viviers de candidats à la mobilité. 3.2 Une sécurisation des carrières Le Livre blanc précise que la «mobilité du personnel civil ne doit pas nuire aux avancements et doit être équitablement accompagnée». 10 10 Livre blanc sur la défense et la sécurité nationale, avril 2013, p 116. 9
Le principe selon lequel la mobilité ne peut nuire à l avancement régit les campagnes annuelles d avancement. Ainsi, conformément à la directive ministérielle de référence 11, «La mobilité fonctionnelle et géographique, les fonctions occupées, la formation continue, la présentation aux examens professionnels ou au concours seront des critères qui feront l'objet d'un examen attentif et seront valorisés». Il s agit de prendre en compte les évolutions de poste consenties par l agent dans les règles de gestion. - Mieux intégrer le critère «mobilité» dans les règles de gestion de l avancement ; - Sensibiliser les employeurs à la valorisation du personnel civil dont les mobilités participent à l enrichissement des viviers de compétences ; - Sensibiliser les présidents de commissions administratives paritaires (CAP) sur ce point. 3.3 Un renforcement de l'accompagnement financier de la mobilité 3.3.1 Une reconnaissance de poste facilitée Afin d'améliorer les conditions de recherche, de reconnaissance de poste ou d'installation du personnel civil qui effectue une mobilité avec changement de résidence (hors postes en outre-mer 12 ), un dispositif d indemnisation et d autorisation d'absence est mis en place. Dans le cadre de sa recherche de poste, un agent devant participer à un entretien de «recrutement» sera placé en mission par son employeur et remboursé de ses frais dans le cadre de la réglementation en vigueur. Au cours d une même année, un maximum de trois jours de mission (hors délais de transport) pour entretien de «recrutement» seront accordés à l agent. Par ailleurs, au cours d une même année, une fois la demande de mutation validée par les deux parties, un maximum de trois jours d'autorisations exceptionnelles d'absence sont accordés à l'agent afin d'accomplir les démarches nécessaires à son installation et à celle de sa famille. Ces facilités ne sont accordées que dans le cas d'une mobilité interne au ministère de la défense effectuée en métropole. Action : - Placer en frais de mission les agents devant se présenter à un entretien de recrutement et leur accorder une autorisation d'absence pour reconnaissance de poste (hors restructurations). 3.3.2 Une optimisation de l'indemnité de changement de résidence (ICR) La mobilité géographique (hors restructurations) doit être mieux indemnisée dans le but d'inciter les agents à s'inscrire dans des parcours professionnels valorisants. A cet effet, les dispositions de l'article 18 du décret n 90-437 du 28 mai 1990 qui permettent de majorer de 20% l'indemnité forfaitaire de changement de résidence, s'appliquent. L'objectif consiste à 11 Directive 350651/DEF/SGA/DRH-MD/SRHC/DGMRHC du 27 mai 2013. 12 La reconnaissance de poste concerne les postes en métropole. Pour les agents affectés outre-mer, il est possible d'organiser des visioconférences avec les employeurs potentiels. 10
optimiser sa mise en œuvre afin de mieux indemniser les mobilités effectuées par l'ensemble des agents. Action : - Étudier l optimisation de l'utilisation de l'icr. 3.3.3 Une optimisation de l'utilisation de l'indemnité temporaire de mobilité (ITM) Une indemnité temporaire de mobilité peut être accordée, dans le cadre d'une mobilité fonctionnelle ou géographique, aux fonctionnaires et agents non titulaires de droit public recrutés pour une durée indéterminée. 13 Certains postes difficiles à pourvoir, en raison de leur localisation dans une zone géographique peu attractive, de leur niveau de responsabilité ou de leur domaine de compétences, ouvrent droit au bénéfice de ce dispositif ; ces postes sont déterminés par arrêté ministériel annuel, celui-ci fixant également la période de référence et le montant de l'indemnité relatifs à chacun des postes recensés. Chaque année, les autorités centrales d'emploi sont consultées pour l'actualisation de la liste des postes susceptibles d'être éligibles à l'itm. L'activation de l'itm permet de mieux pourvoir ces postes et favorise un meilleur déroulement des parcours professionnels et constitue ainsi un levier important pour faciliter la manœuvre RH. - Optimiser l'utilisation de l'itm pour les postes difficiles à pourvoir ; - Etudier la possibilité technique d insérer cette information dans la FDP publiée à la BNE 3.4 Une amélioration des dispositifs d'accompagnement social de la mobilité La mobilité s'inscrit dans un projet de vie et concerne d'autres aspects que l'activité professionnelle. La directive ministérielle et le décret de référence 14 fixent le cadre général et les objectifs de l action sociale ministérielle. Dans ce cadre, l'accompagnement de la mobilité passe par : - l aide à la mobilité des conjoints de personnels civils et militaires : - l'aide liée à la reconnaissance d une première ou d une nouvelle affectation ; - le prêt à la mobilité ; - l'aide à l installation des personnels de l Etat (AIP). - Faire un état des lieux de l'utilisation des dispositifs actuels ; - Formaliser un plan de communication. 3.5 La continuité du versement de la rémunération Toute date de prise d effet des mobilités au ministère de la défense doit être anticipée et doit respecter le calendrier de la paye pour éviter toute rupture de rémunération. 13 Décret n 2008-369 du 17 avril 2008 portant création d'une indemnité temporaire de mobilité. 14 Directive du du 29 août 2006 relative aux orientations de l action sociale du ministère de la Défense ; décret n 2007-51 du 11 janvier 2007 relatif à l action sociale des armées 11
Dans le cas d une mobilité géographique entraînant un changement de service payeur, il est indispensable de transmettre le dossier de l'agent dans les délais afin d'éviter notamment les ruptures de rémunération ou les doubles prises en charge conduisant à un trop perçu. Chaque année, le service des ressources humaines civiles arrête le calendrier de paye en lien avec les services payeurs. Ce calendrier indique les délais de prise en charge à observer impérativement dans le cadre de l instruction des dossiers de mobilité, et ce par l ensemble des acteurs impliqués. Ces délais devront nécessairement être pris en compte dans la fixation de la date de changement d affectation, afin d éviter toute régularisation par la suite (dont les trop perçus). - Garantir la non rupture de la rémunération en cas de mutation ; - Communiquer systématiquement le calendrier de paye à tous les gestionnaires de la mobilité. IV) L amélioration des règles de gestion de la mobilité du personnel civil 4.1 Une stricte priorité donnée aux candidatures internes La procédure de publication à la BNE, telle que présentée dans le chapitre 2.5, privilégie les candidatures internes du ministère. Avant tout appel à recrutement externe, l'employeur doit démontrer que l'ensemble des moyens à sa disposition a été mis en œuvre pour privilégier les candidatures internes et, plus particulièrement, celles des personnes en cours de reclassement. Le recours à tout autre moyen de recrutement est conditionné par ce préalable, conformément aux dispositions prévues dans le PAR. 4.2 Une adéquation entre corps et grade détenus et fonctions exercées Toute promotion de corps pour les fonctionnaires et tout avancement de grade des catégories A, doivent s accompagner d une mobilité vers un nouveau poste correspondant aux fonctions et responsabilités attendues dans le nouveau grade ou corps. Pour l'application de cette règle, l employeur et le gestionnaire, en concertation avec l agent, examinent en priorité la mise en œuvre d une mobilité de proximité ou fonctionnelle. Le recours à la mobilité géographique n'intervient que sur demande de l agent ou dans les situations où une mobilité n est pas envisageable sur une zone de proximité, faute de postes vacants ou susceptibles de l'être. Pour les cadres appartenant à un corps technique, la mobilité intervient dans la spécialité ou en tenant compte du parcours professionnel. Tout cadre civil après avancement de grade, promotion au choix ou recrutement par concours bénéficie d'un point de carrière avec un conseiller mobilité - carrière en vue d'une affectation sur un poste vacant en tenant compte de la meilleure adéquation entre les profils des agents, leurs attentes et les besoins des employeurs. 12
Les promotions obtenues lors de la mise en œuvre d un plan de requalification n obéissent pas aux règles précitées. En effet, dans cette situation, l adéquation entre le poste de l agent et son nouveau corps d appartenance est de facto satisfaite si le poste de l agent est requalifié. - Privilégier l'exigence de mobilité fonctionnelle et/ou géographique dans le cadre : des avancements de grade ou promotion de corps pour les fonctionnaires de catégorie A, des promotions de corps pour les fonctionnaires de catégorie B, de la procédure L.41.39-2 15. - Sensibiliser les agents sur les principes encadrant la mobilité. 4.3 Une harmonisation de la mise en œuvre du droit à la mobilité introduit par la LMPP La LMPP implique une forte mobilisation de tous les acteurs du processus «mobilité» et des outils adaptés. Le délai maximum de deux mois pour traiter la demande de mobilité d un agent dès lors que l accord formalisé de l administration d accueil est obtenu, doit être respecté. Toute opposition de l administration à une demande de mobilité doit être motivée et dûment justifiée. - Mettre en place une procédure de mobilité dématérialisée ; - Mettre en place un indicateur de suivi du délai de traitement des demandes de mobilité. 4.4 Une meilleure organisation de la mobilité pour certains postes 4.4.1 La mise en œuvre d une période privilégiée de mobilité (PPM) pour les postes à responsabilités La mobilité interne, hormis pour les postes à responsabilités, se déroule au fil de l eau, tout au long de l année, selon le processus en vigueur. Pour les postes à responsabilités de catégorie A, une période privilégiée de mobilité (PPM) est instaurée. Elle constitue un outil de gestion prévisionnelle et a pour objectif de tendre vers une convergence progressive de la mobilité des cadres civils avec le plan annuel de mutation (PAM) du personnel militaire afin, notamment, d optimiser le pourvoi des postes «civil - militaire». Les emplois et grades fonctionnels seront intégrés au dispositif PPM. Celle-ci pourra être étendue à l ensemble du personnel de catégorie A. Action : - Réactiver le dispositif PPM. 4.4.2 Une durée de présence indicative mais obligatoirement précisée sur la fiche de poste La durée de présence sur le poste permet aux agents de disposer de repères clairs et de se projeter dans un parcours professionnel. 15 Cette exigence devra être mise en cohérence avec la politique de civilianisation. 13
De manière générale, la durée indicative sur un poste est fixée entre 3 et 4 ans pour les catégories A et B. Elle est précisée lors du recrutement. Certains postes à responsabilités ont une durée d'occupation maximale réglementaire mentionnée sur la fiche de poste. La durée de poste est limitée à trois ans pour les postes à responsabilités pourvus en alternance «civil militaire». A contrario, certains postes sensibles, postes à très haute technicité ou impliquant une formation de longue durée par exemple, peuvent nécessiter une durée minimale dans le poste également inscrite sur la fiche de poste. Un point de carrière systématique est effectué avec les agents durant l année précédant leur mobilité et des postes vacants leur sont proposés. - Préciser sur la FDP la durée minimale sur poste pour les emplois sensibles ; - Préciser sur la FDP la durée maximale sur poste pour les emplois en alternance «civil militaire». V) Un suivi régulier des actions prévues dans ce document La DRH-MD, après la présentation du document d'orientation en CTM, élaborera une instruction ministérielle portant mise en œuvre du document d'orientation et assurera le suivi des mesures préconisées. Le document d'orientation et l'instruction associée feront l'objet d'une large communication auprès des différentes autorités d'emploi et des agents notamment par le biais de leur publication sur l'intradef ministériel, l'élaboration de plaquettes spécifiques ainsi que par des réunions de présentation et de suivi. Par ailleurs, des points d'étape réguliers seront réalisés en comité de dialogue de gestion civile (CDGC) permettant à tous les acteurs de suivre l'évolution concrète des engagements pris et d'évaluer ses impacts sur la mobilité du personnel civil. Action : - Traduire le document en instruction ministérielle et assurer l'application des préconisations. 14
PLAN D ACTIONS I) L'affirmation de la place du personnel civil - Réaliser un état des lieux annuel de la civilianisation auprès de l ensemble des employeurs dans le cadre du mandat ministériel relatif au personnel civil du 5 août 2013 ; - Conduire une analyse fonctionnelle permettant de déterminer les postes qui peuvent être tenus par un personnel civil ; - Assurer le pourvoi de ces postes par des agents civils. II) L'amélioration de la visibilité sur les emplois et les parcours professionnels - Réaliser une cartographie des emplois par territoire permettant d offrir des emplois pérennes au personnel civil ; - Partager l information recueillie et assurer localement sa cohérence avec la manœuvre RH des employeurs ; - Finaliser la mise en œuvre du plan d actions visant à reclasser les agents en sureffectif sur des postes pérennes vacants ou susceptibles de l être en utilisant tous les leviers RH disponibles ; - Définir un plan d action spécifique permettant de pourvoir les emplois sensibles ; - Sensibiliser le personnel civil sur l enjeu que représente l entretien professionnel annuel ; - Développer les moyens permettant la rédaction de la fiche de poste via le SIRH ; - S assurer de l insertion de l ensemble des fiches de poste dans le SIRH ; - Conduire une étude permettant de développer les outils nécessaires à la saisie des comptes rendus d entretien professionnel et de formation (CREP) dans le SIRH notamment s agissant des desideratas de mobilité ; - Définir le rôle et les missions du référent territorial ; - Systématiser la communication des politiques d emploi des grands employeurs et ACE auprès des acteurs nationaux et territoriaux ; - Améliorer la fiabilisation des données organisationnelles dans le SIRH via l utilisation généralisée de CREDO ; - Clarifier le rôle de chaque acteur dans les processus de gestion de la mobilité ; - Préciser dans le cadre des travaux sur le renforcement de l autorité fonctionnelle le rôle du gestionnaire RH de proximité ; - Conduire une réflexion sur le rôle du gestionnaire RH dans la rédaction et la publication des FDP dans le cadre de la mise en œuvre de l autorité fonctionnelle renforcée ; - Actualiser la directive BNE, sensibiliser les employeurs et les agents sur la bonne utilisation de l ensemble de ses fonctionnalités (campagnes d information) ; - Améliorer les fonctionnalités de l outil BNE ; - Développer les outils de contrôle (ex : temps de passage sur la BNE) ; 15
- Développer une communication claire et réactive auprès des agents sur la mise à jour de la BNE, l actualité du recrutement (espace intradef emploi mobilité, simple d accès et actualisé) ; - Développer au bénéfice des employeurs une aide au pourvoi des postes et au ciblage du recrutement (élaboration de fiches de poste) et au bénéfice de l agent civil une aide pour une candidature efficace. III) L amélioration de l accompagnement des parcours professionnels du personnel civil - Développer des «points carrières» avec un conseiller mobilité carrière (CMC) à des moments clés de la carrière clairement identifiés ; - Développer les parcours de professionnalisation ; - Formaliser et enrichir les viviers de candidats à la mobilité ; - Mieux intégrer le critère «mobilité» dans les règles de gestion de l avancement ; - Sensibiliser les employeurs à la valorisation du personnel civil dont les mobilités participent à l enrichissement des viviers de compétences ; - Sensibiliser les présidents de commissions administratives paritaires (CAP) sur ce point ; - Placer en frais de mission les agents devant se présenter à un entretien de recrutement et leur accorder une autorisation d absence pour reconnaissance de poste (hors restructurations) ; - Etudier l optimisation de l utilisation de l ICR ; - Optimiser l utilisation de l ITM pour les postes difficiles à pourvoir ; - Etudier la possibilité technique d insérer cette information dans la FDP publiée à la BNE ; - Faire un état des lieux de l utilisation des dispositifs actuels ; - Formaliser un plan de communication ; - Garantir la non rupture de la rémunération en cas de mutation ; - Communiquer systématiquement le calendrier de paye à tous les gestionnaires de la mobilité. IV) L amélioration des règles de gestion de la mobilité du personnel civil - Privilégier l exigence de mobilité fonctionnelle et/ou géographique dans le cadre : des avancements de grade ou de promotion de corps pour les fonctionnaires de catégorie A, des promotions de corps pour les fonctionnaires de catégorie B, de la procédure L.41.39-2 - Sensibiliser les agents sur les principes encadrant la mobilité ; - Mettre en place une procédure de mobilité dématérialisée ; - Mettre en place un indicateur de suivi du délai de traitement des demandes de mobilité ; - Réactiver le dispositif PPM ; - Préciser sur la FDP la durée minimale sur poste pour les emplois sensibles ; - Préciser sur la FDP la durée maximale sur poste pour les emplois en alternance «civilmilitaire». 16
V) Un suivi régulier des actions prévues dans ce document - Traduire le document en instruction ministérielle et assurer l application des préconisations. 17
Livre blanc Défense et Sécurité nationale 2013 TEXTES : ANNEXE - Références 1) Loi n 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires ; 2) Loi n 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l État ; 3) Loi n 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique (LMPP) ; 4) Décret n 85-986 du 16 septembre 1985 modifié relatif au régime particulier de certaines positions des fonctionnaires de l État et à certaines modalités de mise à disposition et de cessation définitive de fonctions ; 5) Décret n 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l État ; 6) Décret n 2008-370 du 18 avril 2008 organisant les conditions d'exercice des fonctions, en position d'activité, dans les administrations de l État ; 7) Décret n 96-1026 du 26 novembre 1996 modifié relatif à la situation des fonctionnaires de l État et de certains magistrats dans les territoires d outre-mer, de Nouvelle-Calédonie, de Polynésie française et de Wallis-et-Futuna ; 8) Décret n 96-1027 du 26 novembre 1996 modifié relatif à la situation des fonctionnaires de l État et de certains magistrats à Mayotte ; 9) Décret n 96-1028 du 27 novembre 1996 relatif à l attribution de l indemnité d éloignement aux magistrats et aux fonctionnaires titulaires et stagiaires de l État en service dans les territoires d outre-mer et à Mayotte ; 10) Décret n 98-844 du 22 septembre 1998 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les changements de résidence des personnels civils de l'état à l'intérieur d'un territoire d'outre-mer, entre la métropole et un territoire d'outre-mer, entre deux territoires d'outre-mer et entre un territoire d'outre-mer et un département d'outremer, la collectivité territoriale de Mayotte ou celle de Saint-Pierre-et-Miquelon ; 11) Décret n 89-271 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais de changements de résidence des personnels civils à l'intérieur des départements d'outre-mer, entre la métropole et ces départements, et pour se rendre d'un département d'outre-mer à un autre ; 12) Décret n 90-437 du 28 mai 1990 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les changements de résidence des personnels civils sur le territoire métropolitain de la France lorsqu'ils sont à la charge des budgets de l État, des établissements publics nationaux à caractère administratif et certains organismes ; 13) Décret n 2008-369 du 17 avril 2008, portant création d'une indemnité temporaire de mobilité ; 14) Arrêté du 14 mai 1986 fixant certaines modalités d établissement de l indemnité de changement de résidence prévue aux articles 24 et 25 du décret du 12 mars 1986 précité ; 18
15) Circulaire n 2357 DEF/EMA/OL/2/NP-441240/DEF/SGA/DFP/GPC du 24 novembre 2000 relative à la gestion et l administration du personnel civil outre-mer et dans le ressort de commandement des forces françaises en Afrique ; 16) Circulaire MBCPFP/DGAFP du 19 novembre 2009 relative aux modalités d application de la loi n 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique ; 17) Circulaire n 310313 DEF/SGA du 27 janvier 2012 relative à la prime de fonctions et de résultats : problématique générale et règles de gestion pour le corps des attachés et des emplois fonctionnels de conseillers d'administration de la défense ; 18) Circulaire n 310559 DEF/SGA/DRH-MD du 27 janvier 2012 relative à la prime de fonctions et de résultats : problématique de gestion pour les corps des secrétaires administratifs ; 19) Document d orientations à moyen terme de la formation 2013 2016. NOTES DE REFERENCES : a) Note n 13743/DEF du 3 novembre 2011 relative à l emploi, la mobilité et les parcours professionnels du personnel civil de la défense ; b) Note n 327020 DEF/SGA/DRH-MD du 6 février 2012 relative au diagnostic territorial de l'emploi du personnel civil et plan d'actions 2012 ; c) Note n 327023 DEF/SGA/DRH-MD du 14 février 2012 relative à la mise en place d'une période privilégiée de mobilité ; d) Note n 320033/DEF/SGA/DRH-MD/SRHC/GMRHC/BCJA du 8 mars 2012 relative aux changements d'affectation à l'initiative de l'administration ; e) Instruction n 383 085 DEF/SGA/DRH-MD/SRHC/MAC du 29 mars 2013 relative au plan d'accompagnement des restructurations ; f) Instruction ministérielle n 321059/DEF/SGA/DRH-MD/SRHC/SDGPC du 17 mai 2013 relative à l organisation du dialogue de gestion en matière de ressources humaines civiles au ministère de la défense. 19
ANNEXE - Glossaire ACE AIP AMR BIEP BNE CAP CDGC CLR CMC CMG CREP CTM DTE FDP GEC GPEC HRO ICR ITM LMPP PAR PPM REDEF REM RIME SIRH SPAC Autorité centrale d'emploi Aide à l installation des personnels de l Etat Antenne mobilité de reclassement Bourse interministérielle de l'emploi public Bourse nationale des emplois Commission administrative paritaire Comité de dialogue de gestion civile Commission locale de restructuration Conseiller mobilité carrière Centre ministériel de gestion Compte rendu d entretien professionnel Comité technique ministériel Diagnostic territorial d'emploi Fiche de poste Gestion des emplois et des compétences Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences Hors référentiel en organisation Indemnité de changement de résidence Indemnité temporaire de mobilité Loi n 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique Plan d'accompagnement des restructurations Période privilégiée de mobilité Référentiel des emplois de la défense Référentiel des emplois ministériels Référentiel interministériel des métiers de l'état Système d'information des ressources humaines Service parisien de soutien de l'administration centrale 20