Food Notes de Doctrine IFS, Version 2 Mars 2013
PrÉAMBULE Les notes de doctrine sont constituées de toutes les clarifications à caractère normatif apportées par l IFS depuis la publication de l IFS Food version 6 en janvier 2012. Elles sont destinées aux organismes de certification, aux entreprises certifiées ainsi qu à tout autre utilisateur de l IFS. Tous les éléments des notes de doctrine sont conformes aux décisions de l IFS International Technical Committee (Comité technique international de l IFS). Toutes les explications et décisions du présent document sont applicables dès leur publication, sauf si une date différente est précisée. 2 12
NOTES DE DOCTRINE IFS, VERSION 2 Sommaire 1.3 types d audit 4 1.3.4 Audit d extension... 4 1.4 Périmètre de l audit 5 1.4.1 Exclusion de produits/procédés du périmètre de l audit... 5 1.4.2 Gestion des procédés sous-traités... 5 1.4.3 Gestion des produits de négoce... 7 1.5 Le processus de certification 8 1.5.2 Sélection de l organisme de certification dispositions contractuelles... 8 1.5.3 Durée d un audit (et utilisation de l outil de calcul)... 8 1.5.8 Notation, conditions d émission du rapport d audit et du certificat... 9 1.5.8.4 Gestion spécifique du processus d audit pour les sociétés possédant de multiples sites... 9 1.6 Emission du certificat 10 1.6.1 Date butoir pour l émission du certificat... 10 1.15 Annexe 3. Secteurs de produits et secteurs technologiques 10 2.1 Mise à jour de 2 exigences en lien avec l authenticité et l adultération 10 2.6 Protection de la chaîne alimentaire contre les actes malveillants inspections externes 11 2.6.1 Clarification sur la (non) applicabilité des exigences 6.1.3 et 6.4.1... 11 3.3 Exigences pour les auditeurs IFS 11 3.3.2 Exigences générales pour les auditeurs lors de leur candidature aux examens IFS... 11 3 12
NOTES DE DOCTRINE, VERSION 2 IFS FOOD VERSION 6 PARTIE 1 Protocole d audit 1.3 Types d audit 1.3.4 Audit d extension 1.3.4.1 Lorsqu un audit d extension est réalisé la première année, comment l audit de renouvellement est-il géré l année suivante? L audit de renouvellement doit intégrer l activité auditée lors de l audit d extension (l ensemble de l activité sur un seul certificat). Dans le cas des produits saisonniers, il y aura toujours un audit de renouvellement et un audit d extension, afin de couvrir tous les produits / procédés. 1.3.4.2 Comment une société peut-elle s assurer que tous les produits et procédés sont couverts par le certificat (valide pendant un an) et ainsi éviter que certains produits / procédés ne soient couverts par le certificat IFS qu une partie de l année? Exemple d une société qui fabrique deux types de produits (A et B) à différentes périodes de l année : y Lors de l audit initial, l audit doit être focalisé sur la fabrication des produits A et sur la documentation liée à la fabrication des produits B. Suite à l audit, le certificat doit préciser : «Fabrication des produits A la fabrication des produits B sera vérifiée lors d un audit d extension en (préciser le mois)». y Suite à l audit d extension, le certificat doit être mis à jour et préciser : «Fabrication des produits A et B». y Suite à l audit de renouvellement l année suivante, le certificat doit préciser : «Fabrication de produits A et B» et un audit d extension devra être réalisé plus tard, afin de vérifier sur site la fabrication des produits B. y La même procédure que celle décrite ci-dessus s appliquera chaque année, pour chaque audit de renouvellement. 1.3.4.3 Dans quels cas un audit d extension doit-il être réalisé afin de respecter l exigence IFS qui précise que «les lignes de fabrication des produits doivent être en fonctionnement lors de l audit»? L audit d extension a pour objectif d évaluer les procédés qui n étaient pas en fonctionnement lors de l audit «principal». Toutefois, le champ d application de cette exigence doit être délimité afin d éviter de réaliser systématiquement un audit d extension lorsqu une / des ligne(s) de fabrication ne fonctionne(nt) pas lors de l audit. C est pourquoi un audit d extension doit être réalisé uniquement lorsque l étude HACCP (en particulier les CCP s) et / ou les secteurs de produits et / ou les secteurs technologiques sont différents de ceux évalués lors de l audit «principal». 4 12
1.3.4.4 En cas de produits / procédés saisonniers, comment le processus d audit est-il géré? En cas de procédés saisonniers (par exemple le vin), l audit «principal» doit toujours être réalisé lors de l étape de fabrication la plus critique (par exemple l embouteillage du vin). S il n est pas possible pour l auditeur d évaluer les différentes étapes de fabrication en fonctionnement en même temps, il existe deux possibilités : y Un audit d extension n est pas réalisé pour évaluer les étapes de fabrication qui n ont pas pu être auditées lors de l audit «principal». Dans ce cas, le certificat doit uniquement mentionner la / les étape(s) de fabrication qui a / ont été auditée(s) (par exemple l embouteillage du vin). y Un audit d extension est réalisé pour évaluer les étapes qui n ont pas pu être auditées lors de l audit «principal». Dans ce cas, le certificat doit mentionner toutes les étapes de fabrication auditées. La règle principale est que le certificat doit être le plus transparent possible et doit uniquement mentionner ce qui a été audité en fonctionnement. 1.4 Périmètre de l audit 1.4.1 Exclusion de produits / procédés du périmètre de l audit 1.4.1.1 Quelles sont les règles de l IFS sur les exclusions de produits / procédés du périmètre d audit, dans la mesure où les exclusions doivent rester exceptionnelles? Les exclusions sont possibles, seulement sous les conditions suivantes : y Si les produits exclus sont clairement différenciables des produits inclus dans le périmètre, ET y S il n existe pas d interactions avec les produits inclus dans le périmètre, ET y Si les produits exclus représentent une minorité de la fabrication, OU y Si les produits sont fabriqués dans une zone séparée de l usine, OU y Si les produits sont fabriqués sur des équipements différents, OU y Si les produits sont fabriqués à une période différente de l année. Il n est pas possible d exclure du périmètre d audit des parties de procédés (sauf en cas de procédés saisonniers, voir au 1.3.4) ou des parties du référentiel. 1.4.2 Gestion des procédés sous-traités 1.4.2.1 Comment les procédés sous-traités / externalisés doivent-ils être gérés dans l IFS Food version 6? Doivent-ils être intégrés dans le périmètre d audit? Doivent-ils être audités sur place? De manière générale, les deux exigences de la check-list d audit de l IFS Food version 6 doivent s appliquer : 4.4.4.1 La société doit maîtriser les processus d achats afin de s assurer que tous les matériaux et services achetés, ayant un impact sur la sécurité et la qualité des aliments, sont conformes aux exigences. 5 12
Quand une société choisit d externaliser un processus pouvant avoir un impact sur la sécurité et la qualité des aliments, la société doit assurer la maîtrise de ces processus. La maîtrise des processus externalisés doit être identifiée et documentée dans le système de management de la sécurité et de la qualité des aliments. 4.4.1.2 Il doit exister une procédure de référencement et de suivi des fournisseurs (internes et externes) et de la production sous-traitée dans sa totalité ou partiellement. Par ailleurs, il existe deux manières différentes de gérer les procédés sous-traités dans l IFS Food version 6, qui sont décrites dans le tableau suivant : OPTION 1 La société qui réalise le procédé soustraité doit être certifiée IFS Food (ou selon un autre référentiel comparable, si cela est accepté par le(s) client(s)) OPTION 2 La société qui réalise le procédé soustraité ne peut pas être certifiée (pour quelque raison), l auditeur doit dans ce cas aller auditer cette société (en plus de l audit réalisé au niveau de la société qui est auditée selon l IFS Food) Exemple : la société auditée fabrique des fromages, sous-traite la découpe, récupère les fromages tranchés et les conditionne. L auditeur doit-il aller auditer la société qui réalise le procédé soustraité? Le procédé sous-traité doit-il être mentionné dans le profil de la société du rapport d audit? Le procédé sous-traité doit-il être mentionné dans le périmètre d audit du certificat IFS Food de la société auditée? Non Oui, il s agit d un champ obligatoire Oui, sans préciser qu il s agit d un procédé sous-traité Oui, le rapport d audit de l activité soustraitée doit être fourni en annexe du rapport d audit lfs Food (voir au 1.4.2.2) Oui, il s agit d un champ obligatoire Oui, sans préciser qu il s agit d un procédé sous-traité Exemple : le certificat IFS Food de la société auditée doit mentionner : Fabrication, découpe et conditionnement de fromages. L auditeur doit-il être qualifié pour le secteur technologique associé au procédé sous-traité? La / les étape(s) de procédé associée(s) au procédé sous-traité doi(ven)t-elle(s) être prise(s) en compte pour calculer la durée d audit de la société auditée? Qui est responsable de la maîtrise du procédé sous-traité? Non Non La société auditée est responsable, dans la mesure où elle est propriétaire des produits finis et elle doit maîtriser tous les procédés / processus (internes et / ou externes, voir exigences IFS Food 4.4.1.1 et 4.4.1.2) Oui Non, une durée supplémentaire doit être allouée à l audit de la société qui réalise le procédé sous-traité (durée à déterminer par l organisme de certification) La société auditée est responsable, dans la mesure où elle est propriétaire des produits finis et elle doit maîtriser tous les procédés / processus (internes et / ou externes, voir exigences IFS Food 4.4.1.1 et 4.4.1.2) Ces règles s appliquent, que le procédé sous-traité soit réalisé par une entité légale différente ou non. Remarque : les activités de stockage ou de transport sous-traités ne doivent pas être gérées comme décrit ci-dessus. Elles doivent être gérées dans les chapitres respectifs de l IFS Food (4.14 et 4.15), en particulier au niveau de l évaluation des exigences 4.14.6 et 4.15.7. 6 12
1.4.2.2 Dans le cas de la deuxième option, comment rédiger le rapport d audit? La rédaction du rapport d audit de la société qui gère le(s) procédé(s) sous-traité(s) se fait en deux étapes : y Un résumé des constats doit être formalisé dans le rapport d audit «principal» de la société auditée selon l IFS Food, au niveau des exigences 4.4.1.1, 4.4.1.2 et 4.4.1.6. y Un rapport d audit spécifique à la société qui réalise le procédé sous-traité doit être rédigé, en utilisant la check-list d audit IFS Food version 6 (cette check-list est disponible sur l interface sécurisée du portail IFS destiné aux organismes de certification et est spécifique à l audit des procédés sous-traités). Ce rapport doit fournir les évaluations (A, B, C, D, etc.) et les explications relatives aux exigences pertinentes, mais il ne doit pas fournir de note finale. Ce rapport d audit doit être converti en document pdf et doit être mis en ligne sur le portail IFS, en tant qu annexe du rapport d audit «principal». La société certifiée IFS Food est responsable du suivi et de la vérification du plan d actions de la société qui réalise le(s) procédé(s) sous-traité(s). 1.4.3 Gestion des produits de négoce 1.4.3.1 Quels produits sont couverts par l «activité de négoce de produits déjà transformés» dans l IFS Food version 6? Ces produits ne doivent pas être transformés ni conditionnés par la société auditée. Si les produits sont nus ou amenés à être encore transformés et s il existe un risque de contamination, ces produits ne doivent pas être considérés comme des produits de négoce mais comme des matières premières ou des produits semi-finis. Exemple des sachets de maïs : si la société reçoit le maïs puis le conditionne, le maïs est considéré comme une matière première et doit être audité au niveau du chapitre 4.4.1. En revanche, si la société reçoit le maïs déjà conditionné, les produits sont considérés comme des produits de négoce, doivent être certifiés IFS Food et doivent être audités au niveau du chapitre 4.4.2. 1.4.3.2 Les fournisseurs de produits de négoce doivent-ils toujours être certifiés IFS Food ou d autres certifications sont-elles acceptées? y Si les produits de négoce sont des produits alimentaires transformés, les fournisseurs de ces produits doivent être certifiés IFS Food. y Si les produits de négoce sont issus de la production primaire, les certificats GlobalGap sont acceptés. 7 12
1.5 Le processus de certification 1.5.2 Sélection de l organisme de certification dispositions contractuelles 1.5.2.1 Existe-t-il des règles IFS relatives à l utilisation d un traducteur lors d un audit IFS Food? Dans les pays suivants, l audit IFS Food doit être réalisé dans la langue de la société. Par conséquent, l utilisation d un traducteur n est pas autorisée : y Allemagne, y Autriche, y Chine, y Espagne, y Etats-Unis, y France, y Italie, y Suisse. Pour les pays non cités ci-dessus, il est préférable que l audit soit réalisé dans la langue de la société. Si cela n est pas possible, l utilisation d un traducteur est obligatoire, sous les conditions suivantes : y Le traducteur doit avoir un profil technique agro-alimentaire ou doit être un auditeur qualifié pour un autre référentiel de qualité / sécurité des aliments. y Le traducteur doit être indépendant de la société auditée, afin d éviter tout conflit d intérêt. y 20 % de la durée totale d audit doit être ajoutée à la durée d audit, afin d assurer l audit dans de bonnes conditions. 1.5.3 Durée d un audit (et utilisation de l outil de calcul) 1.5.3.1 Dans le cas des audits de sociétés multi-sites : une double réduction de la durée d audit est-elle possible (une première liée à la règle générale du protocole d audit et une seconde liée à la règle spécifique liée aux audits multi-sites permettant une réduction de 0.5 jour)? y Si l outil de calcul fournit une durée inférieure à 2 jours, une diminution de 0.5 jour est possible en cas d audits multi-sites. y Si l outil de calcul fournit une durée supérieure à 2 jours, une seule réduction est possible, dont la durée maximale est celle fournie par l une ou l autre des règles. y Dans les deux cas, la réduction doit être justifiée dans le rapport d audit. 1.5.3.2 L IFS a mis en place plusieurs règles permettant de réduire la durée d audit (par exemple pour les équipes d audit, pour les sociétés multi-sites, pour les durées supérieures à 2 jours, etc.), mais existe-t-il une durée d audit minimale qui ne doit être en aucun cas réduite? En effet, la combinaison des différentes règles de l IFS pour réduire la durée d audit est possible, mais la durée minimale d un audit IFS Food doit toujours être de 0.75 jour, même dans le cas de l audit d un site faisant partie d une société multi-sites. 8 12
1.5.3.3 Existe-t-il un tableau IFS avec des exemples de produits pour chaque secteur de produits? Un tableau d exemples de produits pour chaque secteur de produits est disponible sur le site Internet de l IFS et sera mis à jour à chaque fois que cela sera nécessaire. 1.5.3.4 Le «nombre total de personnes» peut-il être clarifié? Si, par exemple, une société a normalement 300 employés (la plupart du temps) et durant un mois, 100 employés supplémentaires, ces derniers doivent-ils être comptés dans l effectif pour calculer la durée d audit? La société doit compter le nombre total d employés possible au cours d une année (dans ce cas, 400). 1.5.8 Notation, conditions d émission du rapport d audit et du certificat 1.5.8.4 Gestion spécifique du processus d audit pour les sociétés possédant de multiples sites 1.5.8.4.1 Comment est gérée la situation suivante : une déviation, qui a été identifiée lors de l audit du siège social, se révèle être soldée et vérifiée par l auditeur lors de l audit d un des sites? Jusqu à présent, il était donné comme consigne aux auditeurs qu une déviation identifiée au niveau du siège social devait être répétée dans le rapport d audit de chaque site, même si cette déviation s avérait soldée lors de l audit du / des site(s). Mais s il existe une / des preuve(s) objective(s) que la déviation initialement identifiée au niveau du siège social est totalement soldée, il devrait être possible de la solder et de la noter A dans le rapport d audit du / des site(s). Cela est donc accepté, sous les conditions suivantes : y Le procédé géré par le siège social peut également être vérifié dans sa totalité au niveau du site de production et la déviation identifiée au niveau du siège social peut effectivement être soldée sur la base de preuves objectives. y La vérification des actions correctives permettant de solder la déviation doit être réalisée lors des audits de tous les sites de production. y L auditeur a besoin de temps pour vérifier la mise en place des actions correctives liées à la levée de cette déviation. Dans la plupart des cas, une réduction de la durée d audit liée à un audit de société multi-sites (0.5 jour) n est plus applicable (ce qui pourrait l être en temps normal). La décision est de la responsabilité de l organisme de certification. 1.6 Emission du certificat 1.6.1 Date butoir pour l émission du certificat 1.6.1.1 La date à prendre en compte pour calculer l intervalle de temps 8 semaines et + 2 semaines pour le cycle de certification est-elle la date du premier ou du dernier jour de l audit? La date du dernier jour de l audit doit être prise en compte. 1.6.1.2 Quelle est la date exacte de fin de validité du certificat? La date de début de validité du certificat est : date de l audit initial + 8 semaines. La date de fin de validité du certificat est : date de l audit initial + 8 semaines 1 jour + 1 an. 9 12
1.15 Annexe 3. Secteurs de produits et secteurs technologiques Trois documents sont disponibles sur le site Internet IFS, permettant de clarifier les secteurs de produits et technologiques de l IFS : y Un tableau qui fournit des exemples de produits pour chaque secteur de produits (voir aussi 1.5.3.3). y Un tableau qui liste, pour chaque secteur de produits, des exemples de produits et les secteurs technologiques / étapes du procédé associés de manière facultative / obligatoire lors de leurs procédés de fabrication. y Un document qui fournit des explications supplémentaires sur les différents secteurs technologiques / étapes du procédé ainsi que des exemples de procédés et la sélection correspondante des secteurs de produits, secteurs technologiques / étapes du procédé permettant de calculer la durée d audit. PARTIE 2 Check-list d audit 2.1 Mise à jour de 2 exigences en lien avec l authenticité et l adultération Suite à un problème récent de fraude, les experts membres du Comité Technique International IFS, issus de l industrie, de la distribution et des organismes de certification de France, d Allemagne, d Italie, des Pays-Bas, d Espagne et des Etats-Unis, ont décidé d adapter deux exigences IFS. En effet, tous s accordent sur le fait que les responsabilités des entreprises agro-alimentaires ne sont pas uniquement de fabriquer des produits sûrs et conformes aux spécifications, mais aussi de garantir l authenticité des matières premières et / ou des produits semi-finis. Les deux exigences mises à jour sont les suivantes : y Exigence IFS Food 6 n 4.4.1.5 (achats) La conformité des produits achetés aux spécifications existantes ainsi que leur authenticité doivent être vérifiées. La fréquence de ces vérifications doit au moins prendre en compte les éléments suivants : les caractéristiques du produit, le statut du fournisseur (en fonction de son évaluation) et l impact des produits achetés sur le produit fini. L origine doit également être vérifiée, si elle est mentionnée dans les spécifications. y Exigence IFS Food 6 n 5.6.8 (analyse des produits) Sur la base de toute information interne ou externe liée aux risques des produits pouvant avoir un impact sur la sécurité des aliments et/ou la qualité (incluant la fraude, l adultération), la société doit mettre à jour son plan de contrôle et / ou prendre des mesures appropriées afin de maîtriser l impact sur les produits finis. Les mots en gras sont ajoutés au texte existant. Ces deux mises à jour s appliquent au 1 er avril 2013. 10 12
2.6 Protection de la chaîne alimentaire contre les actes malveillants inspections externes 2.6.1 Clarification sur la (non) applicabilité des exigences 6.1.3 et 6.4.1 6.1 Evaluation de la protection, exigence 6.1.3 IFS Food version 6 : «Si la législation requiert des enregistrements ou des inspections sur site, des preuves doivent être fournies.» Lignes directrices IFS Food sur la food defense : «Cette exigence n est pas applicable s il n existe aucune législation dans le pays où l audit est réalisé et où les produits sont vendus.» Clarification : «Cette exigence n est pas applicable s il n existe aucune législation en matière de food defense dans le pays où l audit est réalisé et où les produits sont vendus.» 6.4 Inspections externes, exigence 6.4.1 IFS Food version 6 : «Une procédure documentée doit exister pour la gestion des inspections externes et des visites règlementaires. Le personnel concerné doit être formé à l exécution de cette procédure.» Lignes directrices IFS Food sur la food defense : «Cette exigence n est pas applicable s il n existe aucune législation dans le pays où l audit est réalisé qui demande des inspections externes et / ou des visites règlementaires, ou si la société n exporte pas vers les Etats-Unis et aucun inspection de la FDA n est requise.» Clarification : «Cette exigence n est pas applicable s il n existe aucune législation en matière de food defense dans le pays où l audit est réalisé qui demande des inspections externes sur la food defense et / ou des visites règlementaires sur la food defense, ou si la société n exporte pas vers les Etats-Unis et aucun inspection de la FDA n est requise.» Par conséquent, les inspections sur la sécurité des aliments réalisées par les autorités ne sont pas concernées par cette exigence. PARTIE 3 Exigences pour les organismes d accréditation, les organismes de certification et les auditeurs 3.3 Exigences pour les auditeurs IFS 3.3.2 Exigences générales pour les aud iteurs lors de leur candidature aux examens IFS 3.3.2.1 Quelles preuves doivent-être fournies pour qualifier un auditeur dans une / des langue(s) différente(s) de sa langue maternelle? Les preuves suivantes sont acceptées par les bureaux IFS pour valider la maîtrise d une langue sur le CV des auditeurs (afin qu ils puissent réaliser des audits dans cette langue) : y Certificats de compétences en langues, comparables au CEFR (Common European Framework of Reference for Languages) de niveaux B2 et supérieurs, ou 11 12
y 2 années d expérience professionnelle dans le secteur agroalimentaire dans le pays concerné, ou y Au moins 10 audits réalisés dans la langue concernée du pays (les audits réalisés en tant que ou stagiaires ne sont pas acceptés), ce qui inclut la rédaction du rapport dans cette langue, sans l usage d un traducteur, y Pour la qualification initiale uniquement : participation à l examen oral, sans traducteur, pour obtenir la qualification pour cette langue. 3.3.3.1 Les organismes de certification doivent-ils envoyer aux bureaux IFS un CV mis à jour dans le cadre de la requalification des auditeurs? Oui, les organismes de certification doivent effectivement adresser aux bureaux IFS les CV mis à jour des auditeurs, lors de leurs inscriptions aux formations de calibration. Le CV doit être mis à jour avec les nouvelles qualifications (pour les secteurs de produits et technologiques, obtenues par demande d extension) et avec les informations suivantes : y Date et nom de la société dans laquelle a été réalisée l observation d audit (ainsi que le nom de l observateur). y Dates des formations annuelles internes sur l IFS. IFS Cash & Carry / Grossistes Les nouveaux secteurs de produits de l IFS Food version 6 s appliquent-ils pour la qualification des auditeurs pour l IFS Cash & Carry / Grossistes? Oui, ils sont applicables. En page 83 du référentiel IFS Cash & Carry / Grossistes (version anglaise), il est requis que les auditeurs doivent être obligatoirement qualifiés pour le secteur de produits 1 ou 2 afin de réaliser des audits IFS Cash & Carry / Grossistes. Depuis l application de l IFS Food version 6 (1 er juillet 2012), les auditeurs souhaitant réaliser des audits IFS Cash & Carry / Grossistes doivent être qualifiés pour le secteur de produits 1 ou 2, comme défini dans l IFS Food version 6. Bureaux IFS, 25 / 03 / 2013 12 12