Application de la loi ALUR dans GPI Objet Documentation des évolutions Logiciel(s) 4D Métier Gérance Syndic
Table des matières I. Loi ALUR gérance... 3 A. Délais de Remboursement de Dépôt de Garantie.... 3 1. Contexte :... 3 2. Evolution :... 3 B. Informations sur le bail... 4 1. Contexte :... 4 2. Evolution :... 4 C. Dématérialisation des quittances... 5 1. Contexte :... 5 2. Evolution :... 5 D. Révision de Loyer... 6 1. Contexte :... 6 2. Evolution :... 6 E. Entrée d'un nouveau locataire... 7 1. Contexte :... 7 2. Evolution :... 7 II. Loi ALUR syndic... 8 A. Document Avant-Vente... 8 1. Contexte :... 8 2. Evolution :... 8
I. LOI ALUR GERANCE A. DELAIS DE REMBOURSEMENT DE DEPOT DE GARANTIE. La loi indique que le dépôt de garantie doit être remboursé sous un mois après le départ d'un locataire. Ce délais peut être ramené à deux mois en cas d'état des lieux de sortie non conforme à celui d'entrée Dans le contrôle de base 2 nouvelles sélections ont été ajoutées concernant les DG à rembourser avec le libellé suivant : Locataires partis depuis plus de 15 jours et Etat des lieux conforme. Locataires partis depuis plus d'un mois et Etat des lieux conforme. La sélection des baux se fait sur plusieurs critères pour ces 2 nouvelles listes de DG à rembourser: la date de signature doit impérativement être supérieure au 27/03/2014. on sélectionne les baux dont la date de fin de préavis est supérieure soit à 15 jours pour une liste soit à un mois pour l'autre liste la case Etat des lieux non conforme sur le 1er onglet de la fiche locataire ne doit pas être cochée. Les autres sélections de DG à rembourser n'ont pas été modifiées, ainsi les locataires avec un état des lieux non conforme apparaitront sur la notification existante "Locataires partis depuis plus de deux mois" En structure locataire sur l'onglet Adresse / Colocataires a été ajoutée une case Etat des lieux de sortie non conforme à celui d'entrée : cocher la case si l'état des lieux de sortie n'est pas conforme avec l'état des lieux d'entrée. Ce champ sera utilisé dans le contrôle de la base par rapport au délai de remboursement des dépôts de garantie qui est plus court quand l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée.
B. INFORMATIONS SUR LE BAIL Il convient d'indiquer sur le bail le loyer du précédent locataire, la date de son dernier règlement et les travaux réalisés dans le lot depuis son départ. Ajout de nouvelles zones en structure locataire : Sur l'onglet "Bail - Caution - Assurance" : o Loyer du précédent locataire HC : si vous avez l'option Pack ALUR ce champ sera mis à jour automatiquement lors de la création d'un locataire si le locataire précédent est parti depuis moins de 18 mois avec le total des prestations dont le code recette est 1 sur le précédent locataire. Si vous n'avez pas pris le Pack ALUR, ce champ est saisissable manuellement. o Date du dernier règlement du précédent locataire : si vous avez l'option Pack ALUR ce champ sera mis à jour automatiquement lors de la création d'un locataire si le locataire précédent est parti depuis moins de 18 mois avec la date du dernier règlement saisi sur le précédent locataire. Si vous n'avez pas pris le Pack ALUR, ce champ est saisissable manuellement. o Date du début du bail du locataire précédent : si vous avez l'option Pack ALUR ce champ est mis à jour automatiquement avec la date de début du bail du locataire précédent. Si vous n'avez pas pris le Pack ALUR, ce champ est saisissable manuellement.
sur l'onglet Adresse / Colocataires : o Travaux depuis la fin du précédent contrat : accessible en bas à droite à côté du champ Etat des lieux non conforme sous forme de bloc-notes : ce champ vous permet de saisir manuellement la liste des travaux effectués sur le bien depuis la fin du bail précédent. C. DEMATERIALISATION DES QUITTANCES Les quittances peuvent être envoyées de façon dématérialisée (= pas sur papier) si le locataire a donné son accord. Modification d'un libellé dans l'onglet Loyer de la structure locataire : l'ancien champ "Appel loyer par email" a été renommé en "Appel loyer dématérialisé par email". o Si vous avez l'option Pack ALUR, si vous souhaitez remettre ce champ à faux pour l'ensemble des locataires, vous trouverez dans le menu Outils - Modification Données : 36 - Remise à zéro
du champ appel loyer dématérialisé par email sur tous les loc. Cette fonction remet tous les locataires à faux par rapport aux envois de quittances par email. Depuis le menu Structure - Locataire, une nouvelle case "Dématérialisé" vous permettra de sélectionner les locataires dont la case est cochée (Oui) ceux dont la case n'est pas cochée (Non) ou tous (Indifférent). Vous pourrez ainsi envoyer un courrier à tous les locataires dont la case n'est pas cochée pour leur demander leur accord. D. REVISION DE LOYER Le bailleur dispose d un délai de 1 an à compter de la date prévue pour la révision pour en faire la demande. Tout rattrapage rétroactif au-delà de ce délai est interdit. Le locataire doit être notifié de son augmentation à la date prévue, même si l'indice de révision le concernant n'est pas paru, sans quoi la période entre la date de révision et la date de parution de l'indice ne pourra pas être régularisée à postériori. Un nouveau courrier est disponible et se crée automatiquement dans les courriers de gérance. Il se nomme : "Révision Indice non connu" et se trouve par défaut dans la sous-catégorie Divers. S'il ne se crée pas automatiquement vous devez créer manuellement un courrier vide puis faire Fichier - Ouvrir et sélectionner depuis votre répertoire data le courrier nommé RevisionIndiceNonConnu.4W7 et sauver. Vous devez ensuite paramétrer ce courrier dans le menu Outils - Paramétrage Application en page 3 en le sélectionnant dans le nouveau champ "Code Courrier quand indice non connu". Lors du traitement des augmentations, la sélection des locataires affiche maintenant les locataires dont la date d'augmentation est à échéance même si l'indice qui doit servir au calcul de cette augmentation n'est pas encore sorti. Le motif qui apparaît dans la fenêtre de calcul est INDICE INCONNU - CALCUL IMPOSSIBLE. Un nouveau bouton "Courrier indice non connu" s'imprimera pour les locataires qui sont dans ce cas.
Information : dans l'affichage les locataires quand vous avez le message CALCUL IMPOSSIBLE, auparavant seuls sortaient les locataires dont l'augmentation était trop ancienne et donc qui ne pouvait pas être calculé automatiquement par le logiciel. En plus de ces locataires, vous aurez aussi dans la liste ceux dont l'indice est soit vide soit l'indice en question a sa valeur vide dans le tableau des indices. E. ENTREE D'UN NOUVEAU LOCATAIRE Le loyer HC du nouveau locataire ne peut pas excéder celui du locataire précédent un message d'alerte s'affiche si lors de la création d'un locataire son loyer est supérieur à celui du locataire précédent. Cette alerte n'est pas bloquante
II. LOI ALUR SYNDIC A. DOCUMENT AVANT-VENTE Lors de la promesse de vente d'un bien il convient de fournir à l'acquéreur une liste de documents définie par décret. (Ces documents sont en possession du copropriétaire vendeur, en partie lors de la dernière convocation d'ag.) Nous vous permettons d'éditer un document actualisé pour la partie financière au jour de la demande. Ce document est facultatif (Selon le décret). Un nouveau courrier est créé automatiquement lors de la mise à jour nommé "Etat pré daté" et qui contient le courrier avec les variables. Vous pouvez si vous le souhaitez personnaliser ce courrier qui pourra ensuite être inséré dans chacune des copropriétés. (vous pouvez modifier la sous-catégorie car par défaut il est créé en Divers). Il est nécessaire d'aller paramétrer ce nouveau courrier dans "Structure - Copropriétés", sur chaque copropriété dans l'onglet Information puis "Courrier Pré Etat daté". Cette édition sera ensuite disponible dans le menu "Structure - Lots de Regroupement" depuis le bouton "Pré Etat Daté". Après avoir saisi la date prévue de la mutation, le calcul des différentes sommes s'effectue et le bouton "Pré Etat Daté" permet d'accéder au courrier pré rempli (qui reste modifiable) que vous éditerez à l'aide du bouton Edition de la demande.
Dans le menu Structure - Type Appel, une nouvelle case a été ajouté : "Fond de Travaux permanent (ALUR)". Vous devez aller cocher les types d'appels de fonds que vous utilisez et qui rentre dans le cadre des Appels de fond travaux correspondant à la loi ALUR. Concernant les différences entre le pré état daté et l'état daté il s'agit principalement de la page 6 : Etat global des impayés de charges : c'est le total des sommes dues par l'ensemble des copropriétaires débiteurs. Dette du syndicat vis à vis des fournisseurs : c'est le total des fournisseurs créditeurs. Fond de Travaux : Total des Sommes appelées pour les types d'appels dont la case "Fond de Travaux permanent (ALUR)" est cochée. Dernière cotisation : Montant de la colonne total règlement des impayés pour le dernier appel de type "Fond de Travaux permanent (ALUR).