` Canadian Arts Data / Données sur les Arts au Canada Demande de propositions : Services de gestion Date limite : 20 septembre 2012 à 16 h (HAE) Veuillez faire parvenir votre proposition à l adresse suivante : Présidente, CADAC a/s Service du partenariat, des politiques et de la planification du Conseil des arts du Canada 12 e étage C.P. 1047, 350, rue Albert Ottawa (Ontario) K1P 5V8 Si vous avez des questions concernant la présente demande de propositions ou la portée du travail, veuillez contacter Pat Bradley, présidente, CADAC Courriel : pbradley@arts.on.ca et transmettre une copie conforme à Kim Lymburner (expert-conseil intérimaire) à l adresse «kimlymburner@gmail.com» 1
Objectif de la demande L entreprise CADAC souhaite embaucher un expert-conseil indépendant pour diriger l organisme et gérer ses activités pendant cette période charnière au cours de laquelle CADAC cherche à évoluer vers une plus grande autonomie et autosuffisance. Les responsabilités de l expert-conseil sont définies sous «Portée du travail» ci-dessous. À propos de CADAC Créé en 2008, CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada) est un organisme sans but lucratif constitué en société qui se consacre à la collecte, la diffusion et l analyse en ligne de données financières et statistiques sur les organismes artistiques canadiens. CADAC est le fruit de l effort conjoint des organismes de soutien aux arts du Canada visant à offrir un processus centralisé et normalisé de demandes de subventions de fonctionnement aux organismes artistiques. CADAC exploite et met au point un système Web permettant aux organismes artistiques qui font des demandes de subvention de fonctionnement à un ou plusieurs organismes de soutien aux arts de soumettre leurs données financières et statistiques à un seul endroit. CADAC offre également aux organismes membres et à d autres intervenants l accès à des données ainsi qu à des outils et des services d établissement de rapports. CADAC possède la base de données la plus complète sur les organismes artistiques professionnels du Canada. Son budget annuel dépasse les 600 000 $. Gouvernance et structure de CADAC CADAC est gouverné par un conseil d administration composé de représentants d organismes de soutien aux arts. Il s agit d un partenariat entre des organismes publics de soutien aux arts de partout au pays, dont le Conseil des arts du Canada, le Conseil des arts de l Ontario, le Conseil des arts de Toronto, le conseil des arts de la Colombie Britannique, la Ville de Vancouver, la fondation pour les arts de l Alberta, le le conseil des arts de la Saskatchewan, le Conseil des arts du Manitoba, le ministère du Mieuxêtre, de la Culture et du Sport du Nouveau-Brunswick, la Société de développement du Grand Sudbury et la Ville de Mississauga. Les bureaux, le personnel (employés de l organisme hôte) et le système CADAC sont actuellement hébergés par le Conseil des arts du Canada selon une entente contractuelle de services qui sont fournis en nature ou aux prix coûtants. Un fournisseur de technologie tiers agit comme développeur de système et en assure la maintenance selon les modalités d un contrat de service. Le bureau de CADAC compte actuellement quatre employés. Le personnel de CADAC relève du Bureau des partenariats et des réseaux du Conseil des arts du Canada. Il est supervisé par les gestionnaires du Conseil. Le Conseil des arts du Canada, l organisme hôte actuel, soutient les activités de CADAC en vertu de deux ententes contractuelles. Ces ententes sont cogérées par le conseil d administration de CADAC (et l expert-conseil du C.A.) et par les gestionnaires de la Division des initiatives stratégiques du Conseil des arts du Canada. Les ententes 2
actuelles viendront à échéance en mars 2015. Aperçu du système CADAC Le système CADAC comprend une application logicielle.net personnalisée et une base de données MS SQL reliée à une série de portails Web, dont : les portails Web des groupes d utilisateurs (organismes membres, organismes artistiques, utilisateurs licenciés et abonnés) les portails Web administratifs le site Web public (https://www.lecadac.ca/) On compte actuellement plus de 1 800 utilisateurs répartis en quelques catégories principales : les organismes de soutien aux arts qui financent les organismes artistiques et utilisent le système comme outils de collecte de données et d établissement de rapports; les organismes artistiques (le plus grand groupe d utilisateurs), qui utilisent le système pour entrer et extraire des données financières et statistiques dans le cadre de leurs demandes de subvention et pour produire des rapports; les utilisateurs licenciés et les abonnées; les groupes tiers, comme les chercheurs, les promoteurs artistiques et les ministères du gouvernement fédéral qui utilisent le système en tant qu outil de collecte de données. Bien que de petites tailles, le système et la base de données CADAC continuent de prendre de l expansion en réponse aux besoins des utilisateurs et aux demandes incessantes d un nombre croissant de fonctionnalités et de services d établissement de rapports. Portée du travail L expert-conseil gérera tous les aspects des affaires de CADAC et conduira l organisme vers une plus grande autonomie et une autosuffisance durable. Le rôle de l expert-conseil Relevant de la présidente et du comité exécutif de CADAC, l expert-conseil travaille en étroite collaboration avec le conseil d administration pour élaborer la mission, les plans stratégiques à long terme, les plans opérationnels détaillés et les mesures du rendement de CADAC. Il prépare également des plans afin d accroître le nombre de membres et d abonnées cotisants et les autres sources de revenus. L expert-conseil supervise toutes les activités commerciales de CADAC. Son rôle comporte trois volets comme suit : Leadership, développement des affaires, planification et stratégie Travailler en étroite collaboration avec les administrateurs de CADAC afin d élaborer la mission, la vision et les plans stratégiques à long terme de l entreprise. 3
Dans le cadre de la stratégie de croissance de CADAC, l expert-conseil devra dresser et mettre en œuvre des plans pour conduire CADAC vers une plus grande autonomie et une éventuelle indépendance au moyen d une planification minutieuse, de l établissement de nouveaux partenariats, du développement de nouvelles sources de revenus et de l accroissement du nombre de contributions en nature. Préparer des plans d affaires ainsi que des stratégies et des tactiques de marketing, y compris le matériel promotionnel, afin de promouvoir les produits et services de CADAC. Concevoir des produits et services novateurs et efficaces, et développer les services existants afin d attirer de nouveaux membres et abonnés. Élaborer des stratégies à court et à long termes afin de monnayer les services de communication de données et d assurer un budget équilibré pour soutenir la pérennité et favoriser la croissance de l entreprise. Définir, en étroite collaboration avec le conseil d administration, les structures de gouvernance et les politiques d adhésion qui permettront la croissance de l organisme et la mise en œuvre de son orientation stratégique. Gestion opérationnelle et financière et établissement de rapports Diriger tous les aspects des opérations de CADAC, notamment, la technologie, les entrepreneurs, les finances, l établissement du budget, la planification et la communication de données. Élaborer des plans technologiques et opérationnels Gérer la croissance des membres et des abonnés et développer la structure d adhésion et d autres sources de revenus afin de s assurer que CADAC atteint ses objectifs financiers. Négocier et superviser les contrats d hébergement technique et de services d hébergement. Gérer les contrats des fournisseurs de technologie et d autres fournisseurs. Rédiger les rapports administratifs et financiers pour le conseil d administration et les intervenants. Agir comme secrétaire du conseil d administration de CADAC. Nota : L expert-conseil n encadre pas le personnel de CADAC, mais travaille plutôt en collaboration avec lui afin de concrétiser les plans et gérer les activités quotidiennes. Gestion des relations et liaison Entretenir d'étroites relations de travail avec le personnel et les gestionnaires de CADAC au sein de l organisme hôte (le Conseil des arts du Canada) responsable des ententes de service. Établir de bonnes relations avec les intervenants, la communauté et les réseaux artistiques, les chercheurs en arts et les promoteurs des arts, ainsi qu avec toute autre personne intéressée aux données sur les arts et les activités artistiques au Canada. Assurer la liaison avec les organismes et ministères gouvernementaux à tous les paliers. Collaborer étroitement avec tous les comités de CADAC afin de soutenir les initiatives et d apporter les améliorations au système CADAC et aux offres de services. Contribuer à l établissement de nouveaux partenariats et favoriser les partenariats actuels. 4
Déplacements CADAC prévoit que l expert-conseil aura à se déplacer jusqu à 20 jours par année pour participer à des réunions et effectuer du travail se rapportant à la diffusion d information, à la formation des utilisateurs, à la gestion des relations avec la clientèle et au marketing. Idéalement, l expert-conseil vivra et travaillera ou aura ses bureaux dans la région d Ottawa/Gatineau. Le budget des déplacements sera négocié séparément et ne fait pas partie de la présente demande de proposition. Les bureaux et le personnel de CADAC sont situés à Ottawa. Terme CADAC envisage de retenir les services de l expert-conseil environ deux ans et demi (de la mi-octobre 2012 au 31 mars 2015). Toutefois, les six premiers mois serviront de période de probation après laquelle les administrateurs de CADAC évalueront le rendement de l expert-conseil. Exigences Exigences obligatoires Les propositions doivent satisfaire à toutes les exigences obligatoires pour être prises en compte. Les exigences obligatoires sont les suivantes : L expert-conseil fournira son espace de bureau et ses outils de travail, notamment l ordinateur et le logiciel bureautique, l accès Internet, le courriel et le téléphone. Nota : Un espace de travail sera réservé à l expert-conseil lorsqu il travaillera avec le personnel de CADAC dans les bureaux du Conseil des arts du Canada ou lorsqu il se rendra au Conseil pour d autres affaires concernant CADAC. Les professionnels qui répondent à la demande de proposition doivent fournir au moins trois références. L expert-conseil doit être citoyen canadien et vivre au Canada. Les propositions doivent être reçues avant la date limite en format électronique ou papier (les propositions reçues en retard seront rejetées et ne seront pas retournées à l expéditeur). 5
Les propositions doivent inclure une estimation du coût des travaux définis sous «Portée du travail» ci-dessus. L estimation peut prendre la forme de tarif journalier normal ou d un prix fixe annuel. CADAC estime que l expert-conseil devra consacrer entre 75 et 150 jours par an pour accomplir ses tâches. Nota L expert-conseil peut embaucher les services d autres personnes ou sous-traitants, mais il aura l entière responsabilité de gérer leurs activités et tous frais connexes. On demandera aux professionnels qui répondent à la demande de proposition de déclarer tout conflit d intérêts potentiel relativement à leur travail avec les intervenants ou avec les clients de CADAC. On accordera la priorité aux professionnels répondant à la demande de proposition qui auront démontré leur capacité de faire des affaires dans les deux langues officielles. Exigences cotées Une expérience en développement des affaires et en administration des affaires d organismes sans but lucratif, préférablement dans des industries culturelles ou liées aux arts Une expérience de travail au sein d organismes fondés sur l adhésion Un minimum de sept ans d expérience dans la gestion d organismes sans but lucratif ou de programmes publics importants, préférablement à l échelle nationale Des informations sur des tâches ou des projets de nature similaire entrepris au cours de sept dernières années Une connaissance éprouvée du marketing dans le secteur public Une expérience avérée en matière de promotion du travail d équipe, d établissement de consensus et de gestion des relations Une connaissance des réseaux artistiques et culturels et une participation dans ces réseaux Des aptitudes manifestes en matière de relations interpersonnelles, de communication, de jugement, d organisation, de leadership et de résolution de problèmes Une expérience de travail et de reddition de compte auprès de conseils d administration dans un contexte d organismes sans but lucratif, notamment une bonne compréhension des principes et des processus de gouvernance De solides compétences en rédaction et la capacité de rédiger des propositions et des rapports annuels Une capacité avérée à négocier avec les fournisseurs de technologie et autres entrepreneurs, et à gérer les relations avec ceux-ci Une connaissance des normes et des pratiques de gestion de projets Une connaissance pratique des systèmes de base de données et connaissance des tendances actuelles relativement aux médias numériques et aux tactiques en ligne en matière de marketing et de promotion (marketing dans les réseaux sociaux, sur les sites Web et par courriel, gestion des relations avec les clients, nouveaux médias) 6
D excellentes compétences en gestion analytique, du temps et des priorités et un esprit d initiative Propositions Évaluation des propositions Les propositions seront évaluées par un jury de sélection constitué par les administrateurs de CADAC. Toutes les exigences obligatoires doivent être satisfaites pour que les propositions soient retenues. Les exigences cotées seront évaluées par le jury. Les propositions doivent répondre à toutes les exigences obligatoires et cotées. Les propositions peuvent contenir d autres renseignements ou solutions de rechange, mais seulement sous forme d annexes à la proposition principale. Dépôt des propositions Les propositions doivent être présentées électroniquement ou en cinq copies papier, en anglais ou en français. Toutes les propositions seront traitées de façon strictement confidentielle. Date limite : 20 septembre 2012 à 16 h (HAE) Veuillez faire parvenir vos propositions à Présidente, CADAC a/s Service du partenariat, des politiques et de la planification du Conseil des arts du Canada 12 e étage C.P. 1047, 350, rue Albert Ottawa (Ontario) K1P 5V8 Si vous avez des questions concernant la présente demande de propositions, veuillez contacter Pat Bradley, présidente, CADAC Courriel : pbradley@arts.on.ca et transmettre une copie conforme à Kim Lymburner (expert-conseil intérimaire) à l adresse «kimlymburner@gmail.com» 7