FORMATION des PARTENAIRES STANDARDS SCI GESTION DES SUBVENTIONS Ouagadougou, 06/05/2015 Save the Children
Qu est-ce que la gestion des dons et subventions? La fonction de gestion des dons et subventions (AM Award Management) assure le soutien et la surveillance opérationnels tout au long du cycle d un don/d une subvention (du stade de l opportunité à celui de la clôture). L AM couvre toutes les contributions que reçoit SCI pour pouvoir mettre en œuvre ses programmes humanitaires et de développement au service des enfants, y compris les subventions, les contrats, les fonds non affectés des membres et les dons en nature. Les équipes chargées de l AM travaillent avec d autres membres du personnel pour soutenir efficacement la qualité des programmes, la conformité avec les exigences des donateurs et la redevabilité envers toutes les parties prenantes. Tous les dons/subventions sont gérés par l intermédiaire du Système de gestion des dons et subventions (AMS Award Management System). L AM relie et coordonne les rôles et les processus durant la planification, l obtention et la gestion d un don/d une subvention et elle joue un rôle de premier plan pour veiller à ce que les dons et subventions soient bien gérés et à ce que les exigences des donateurs sur le plan de la conformité soient satisfaites. 1
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. Le Système de gestion des dons et subventions (AMS) Le Système de gestion des dons et subventions (AMS) de Save the Children est utilisé par les membres et par SCI pour: * partager des informations sur les opportunités, les dons et subventions, les partenariats et les donateurs. gérer les approbations conjointes des opportunités, des notes conceptuelles, des propositions, des accords et des modifications. * soutenir les activités relatives à la gestion des dons et subventions, comme l élaboration et l examen des propositions, la présentation de rapports aux donateurs, la conformité aux exigences des donateurs et la clôture. * gérer la validation juridique des partenaires et l approbation des accords de partenariat. * conserver et diffuser les documents relatifs aux dons et subventions, aux partenaires, aux donateurs et aux projets. 5
Norme 5. Toutes les informations relatives aux subventions, y compris les conditions de conformité exigées par les bailleurs de fonds, sont diffusées au personnel/partenaires concernés dès l'allocation puis au moins une fois par an pour veiller à ce que tout le personnel concerné connaisse et comprenne les exigences du bailleur et les responsabilités qui leur incombent pour les satisfaire. 5.1 Par «personnel concerné», on entend tous ceux qui participeront à la mise en oeuvre de la subvention, tels que les programmes, partenaires, service financier, logistique, RH, sécurité, conseillers techniques, bureaux de terrain, etc. 5.2 Les informations et l'appui concernant les conditions de conformité exigées par les bailleurs sont disponibles auprès du membre, du bureau régional ou sur OneNet 5.3 Les besoins de renforcement des capacités pour assurer la conformité avec les exigences du bailleur sont débattus avec le membre et le responsable régional de la gestion des subventions avant le début du contrat et un plan dans ce sens est approuvé 5.4 Pour s'assurer de la compréhension et de la prise de conscience du personnel, la conformité avec les conditions exigées par le bailleur est vérifiée à intervalles réguliers (au moins une fois par trimestre) pour les subventions à haut risque 6
Norme 6. Une évaluation des risques associés à la subvention est réalisée pour toutes les opportunités de plus de 250.000 dollars et elle permet d'éclairer la décision, l'élaboration de la proposition et sa planification de façon à ce que les risques soient atténués correctement. 6.1 C'est l'outil d'évaluation des risques associés à une subvention de SCI qui est utilisé sauf si un bailleur exige une évaluation des risques selon un format précis 6.2 Adaptation humanitaire : Durant la première phase d'une situation d'urgence à évolution rapide, la même évaluation des risques pour l'intervention peut être utilisée pour éclairer toutes les subventions, les risques supplémentaires étant dûment signalés et les mesures d'atténuation dûment notées, en fonction des besoins. Cette évaluation devrait être passée en revue à intervalles réguliers (au moins une fois par trimestre) afin de garantir qu'elle reste d'actualité 7
Norme 7. Tous les accords de subvention et de partenariat sont rentrés sur l'ams selon le système de délégation de SCI. Les agréments de subvention interviennent avant la soumission aux bailleurs et les agréments d'accords de partenariat, avant la signature. Toutes les subventions sont aussi approuvées par le membre à toutes les étapes de la procédure. 7.1 Les personnes chargées de l'approbation à tous les niveaux de SCI confirment, avec le soutien de leur équipe, qu'elles ont procédé à un examen approprié et sont confiantes que SCI devrait accepter la subvention et peut en respecter les conditions 8
Norme 8. Les comptes rendus de subvention sont soumis en temps voulu et font l'objet d'un examen approprié par SCI et par le membre afin de confirmer : - la cohérence entre le rapport financier et le rapport explicatif - l'exactitude des rapports financiers, y compris la vérification de l'admissibilité des coûts - que le format et le contenu sont conformes aux exigences du bailleur - que le rapport explicatif est rédigé en tenant compte de la proposition/des objectifs convenus. 8.1 Les dates de soumission de rapport sont suivies et diffusées à tout le personnel concerné chaque mois pour veiller à ce que les rapports soient préparés en prévoyant suffisamment de temps pour garantir la rédaction de rapports de qualité (y compris les niveaux appropriés de révision) 8.2 Les rapports financiers sont produits à partir du système financier et peuvent être parfaitement réconciliés avec les données du système financier 9
Norme 9. Tous les processus d'élaboration de proposition sont planifiés et ont un personnel dédié issu de SCI et des membres qui dispose des compétences techniques et financières requises, suffisamment au fait des conditions imposées par les bailleurs pour s'assurer : - qu'ils sont techniquement solides ; qu'il existe un cadre logique approprié et que les objectifs sont réalistes - que tous les coûts thématiques et non thématiques appropriés pour le programme sont inclus dans le budget à hauteur du niveau maximum admissible par le bailleur - que la proposition est conforme aux conditions imposées par le bailleur en termes de format et de contenu. 9.1 Les propositions budgétaires sont éclairées par le budget directeur du bureau pays et les services compétents devraient être impliqués dans l estimation des coûts (ex: RH, Log, Programme ) 10
SCI NOS VALEURS RESPON- SABILITÉ INTÉGRITÉ AMBITION CREATIVITÉ COLLABO- RATION 11
LES PRINCIPES DU PARTENARIAT SCI Nous construisons des partenariats: Collaborer avec des enfants, des organisations de société civile, des communautés, des gouvernements et le secteur privé pour partager des connaissances, influencer les autres et développer des capacités pour veiller à ce que les droits des enfants soient respectés. (La Théorie du changement [Theory of Change] de Save the Children) Travailler en partenariat est crucial pour la Théorie du changement de Save the Children et pour inspirer des avancées dans la manière dont le monde traite les enfants et d'apporter des changements immédiats et durables à leurs vies. Les programmes dans de nombreux cadres passent de la mise en place de projets traditionnels à des interventions plus complexes qui peuvent impliquer plusieurs intervenants, par exemple différentes formes de groupes communautaires, plus d'une ONG ou le gouvernement à différentes échelles. C'est particulièrement vrai des programmes qui ont intégré davantage de plaidoyers ou qui ont donné plus d'importance à la voix et à la responsabilité. 12
LES PRINCIPES DU PARTENARIAT SCI Nous travaillons avec des partenaires car nous vivons dans un monde interdépendant et nous pouvons mieux atteindre nos objectifs pour les enfants et gagner ainsi notre légitimité en interagissant et collaborant avec des agences qui représentent diverses circonscriptions et qui ont les compétences, les connaissances et les ressources qui viennent compléter ce que nous pouvons faire seul. La réussite des partenariats augmente l'impact et la durabilité de notre travail. Nous reconnaissons que la qualité d'un partenariat est essentiellement déterminée par les choix fait et les relations établies à l'échelle du programme d'un pays. L'avènement de Save the Children International nous donne l'occasion de définir une vision partagée de partenariat pour l'organisation qui répond aux attentes de l'ensemble de l'organisation et de ses partenaires et donne un cadre pour que SCI puisse construire et maintenir des partenariats efficaces à travers nos programmes dans les pays. 13
LES PRINCIPES DU PARTENARIAT SCI Relations motivées par la VALEUR et la RESPONSABILISATION, impliquant des valeurs alignées, un respect réciproque et la reconnaissance des contributions et du potentiel respectifs. TRANSPARENCE et RESPONSABILITÉ, ce qui implique que l'ouverture et l'honnêteté dans les relations professionnelles sont une condition préalable à la confiance. Ce n'est qu'en travaillant avec transparence et en partageant les informations qu'un partenariat sera responsable pour ses intervenants. BÉNÉFICE RÉCIPROQUE signifie que ceux qui souhaitent contribuer au partenariat doivent également en tirer de la valeur ajoutée en plus d'entraîner des changements pour les enfants. De cette façon seulement, le partenariat pourra assurer un engagement permanent des partenaires et être durable. 14
NORME 58. La constitution de partenariat se déroule conformément aux Principes de partenariat de SCI et comprend une évaluation des partenaires potentiels, des méthodes de sélection transparentes et des documents contractuels appropriés. 58.1 Sauf indication contraire stipulée par un bailleur de fonds, ce sont les modèles d'accord de partenariat de SCI qui sont utilisés pour tous les partenariats, en les adaptant au contexte local s'il y a lieu 58.2 Adaptation humanitaire : En cas de situation d'urgence à évolution soudaine, ce sont les procédures d'engagement de partenariat en situation d'urgence qui sont adoptées 15
NORME 59. Le personnel du programme et des services financiers rend visite aux partenaires sur le terrain en fonction d'un calendrier préalablement convenu, mais au moins une fois par an. Les visites sont documentées et les conclusions et recommandations sont communiquées au partenaire. 59.1 Le personnel du programme veille à ce que des systèmes MEAL efficaces et un renforcement des capacités approprié soient en place pour garantir l'exécution des plans MEAL Si des visites physiques se révèlent impossibles en raison de contraintes sécuritaires, il convient d'adopter des mécanismes de suivi à distance 16
NORME 60. Les activités et les dépenses du partenaire doivent être surveillées en fonction d'un calendrier de notification des données convenu à l'avance et la teneur des rapports du partenaire est vérifiée par rapport aux données d'exécution du programme et à la documentation d'origine. 17
NORME 61. Des réunions entre SCI et chaque partenaire ont lieu au moins une fois par an afin de procéder à un examen mutuel et de partager les impressions et les acquis sur les réalisations et les façons de travailler. 18
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