P1/4 PROCEDURES concernant le TRANSPORT - PELERINAGE 2012 - ANNECY - 1- SCENARIO GENERAL Les pèlerins malades et handicapés voyagent dans 5 cars qui, à l aller, vont directement à l Accueil Notre-Dame : 5 cars dits PMR (Personnes à Mobilité Réduite) et 2 cars dit AND (pour : Accueil Notre Dame). Ils sont, dans ces cars, assistés par une «équipe d accompagnement» constituée d Hospitaliers autour d un responsable de car. Les Hospitaliers voyagent dans 3 cars dits HOSP. Les autres pèlerins (valides, jeunes, etc.) voyagent dans des cars qui leur sont spécifiques. Attention, à Annecy et à la Roche, tous les cars ne partent pas du même endroit! Le matériel est transporté dans un fourgon indépendant des cars. Les bagages voyagent dans le même car que leur propriétaire. Pendant le voyage, tous les cars sont autonomes et indépendants les uns des autres. Pour le voyage aller, le vendredi 13 avril : Une collation sera proposée pour l arrêt de midi à tous les passagers malades ou handicapés ainsi que, dans les seuls cars PMR, les équipes d accompagnement. Le soir, l ensemble des passagers de ces cars (malades + équipe d accompagnement) dinent à l Accueil. Tous les Hospitaliers, qu ils voyagent en car PMR, AND ou HOSP, amènent leur collation pour midi et prennent leur repas du soir à l hôtel ou au self St Michel (sauf les équipes d accompagnement au transit). Les horaires sont calés de telle sorte que les cars HOSP arrivent dans les hôtels autour de 18 heures, pour permettre à leurs passagers, après avoir dîné tôt, de se rendre à l Accueil pour y réceptionner les passagers des cars PMR et AND. Le fourgon est, lui, arrivé dans l après-midi pour décharger sa cargaison. Pendant le dîner (au Transit) des passagers des cars PMR et AND, les bagages des équipes d accompagnement sont amenés par l équipe fourgon dans les hôtels ou hébergements respectifs Pour le voyage retour, le mercredi 18 avril : Les Hospitaliers déjeunent tôt dans leurs hôtels, où ils laissent leurs bagages qui sont amenés par l équipe fourgon dans les cars respectifs. Ils se rendent à l Accueil pour le départ des pèlerins malades. Les horaires de départ sont calés de telle sorte que les cars PMR et AND partent en premier, pour permettre la remise en ordre des locaux ; plus tard dans la matinée, départ des cars HOSP, puis, en tout dernier, du fourgon. Les passagers des cars PMR et AND embarquent au transit de l Accueil. Les passagers des cars HOSP embarquent, eux, sur le Quai Boissarie. Tous les passagers de tous les cars PMR, AND et HOSP bénéficient d un plateau-repas pour l arrêt de midi. A noter, dans les consignes générales données à tous : Respecter les horaires et les points d embarquement! Les cars ne pourront pas attendre les retardataires, et les responsables de car sont chargés d y veiller! Bien étiqueter les bagages : la bonne couleur, le nom de l hôtel, le N du car!
P2/4 2- MISSION DU RESPONSABLE DE CAR PMR ou AND L équipe d accompagnement comprend, outre son responsable : 1 animateur et des Hospitaliers (dont médecin, IDE). Le responsable de car est, en liaison avec le chauffeur, seul maître à bord, et il prend toute décision qu imposent les circonstances. Documentation du responsable (fournies avant le départ) : Coordonnées des responsables de l Hospitalité (direction, autres responsables de cars, etc.), timing général des cars, liste des passagers, y compris l équipe d accompagnement, avec indication, pour les cars PMR, le type de siège qui doit leur être proposé, quelques étiquettes bagages de diverses couleurs, un panneau portant le N du car, liste du matériel à transporter et des denrées à approvisionner (voir en Annexe). Le responsable de car doit avoir un téléphone portable en état de veille permanente pendant le voyage La veille du départ de Haute-Savoie : Il approvisionne ou fait approvisionner les fournitures pour la collation de midi et les petites collations. A l embarquement en Haute-Savoie : - il est sur place ¼ h avant l heure de convocation des passagers ; il appose le panneau de N du car près de la porte-élévateur, il prend note du nom du chauffeur et de son N de téléphone, fait embarquer la dotation du car (voir annexe). - il accueille chaque passager, vérifie le N de téléphone de la personne qui, au retour, viendra l accueillir au pied du car. - il veille à ce que chacun conserve avec lui le petit bagage personnel qui ne va pas en soute - il le fait installer à sa place (attention : dans les cars PMR, suivre les consignes du chauffeur). - il fait embarquer en soute les bagages personnels, tant des pèlerins malades que de l équipe d accompagnement, en veillant à ce que tout (déambulateurs, cannes, cousins, etc.) soit étiqueté, et correctement étiqueté (couleur, N car, hébergement, etc.) éventuellement, il distribue des étiquettes supplémentaires. Pendant le voyage : - il veille au bien être des passagers - il déclenche les interventions de l animateur - en liaison avec le chauffeur, il gère les arrêts (durée, discipline ) ; en cas d urgence médicale décidée par médecin ou infirmière, qui prend avis auprès de Christiane Berthet médecin référent puis, si cela s avère nécessaire, il fait arrêter le car au plus tôt et il appelle le 15 (ne jamais aller directement dans un hôpital). Au débarquement à Lourdes : L équipe d accompagnement du car est renforcée par les Hospitaliers arrivées plus tôt. - il note l heure exacte d arrivée dans la cour de l Accueil Notre Dame - il fait procéder au débarquement des personnes et des bagages personnels et s assure de leur prise en charge par les équipes d intérieur, en veillant à ce que rien ne reste dans le car ou dans la soute. - il fait un rapport à la direction de l Hospitalité pour signaler les problèmes qui doivent être réglés pour le voyage retour. Pendant le séjour à Lourdes : - il veille à la préparation de sa dotation ; réapprovisionnement auprès de Marie-Christine Martinod et Bernard Sage. - il prend en charge les plateaux repas pour le retour A l embarquement à Lourdes : - il vérifie la présence en soute des bagages de l équipe d accompagnement - il fait embarquer la dotation du car : même chose qu à l aller plus les plateaux repas. Avant et à l arrivée en Haute-Savoie : - 2 heures avant l heure d arrivée estimée, et en cas d écart important par rapport aux horaires fournis, il contacte par téléphone les personnes chargées de réceptionner les passagers et les informe de l heure probable d arrivée. - il note l heure exacte d arrivée - il ne quitte le car qu après que toutes les personnes aient été prises en charge. Rendre compte : Il fait un bref rapport destiné à la direction de l Hospitalité, mentionnant en particulier les horaires exacts de départ et d arrivée (dans les deux sens) ainsi que les éventuels incidents ou points d amélioration suggérés. Il le complète par une note de frais reprenant les dépenses engagées (avec justificatifs) : denrées alimentaires, téléphone, etc.
P3/4 3- MISSION DU RESPONSABLE DE CAR HOSP L équipe d accompagnement comprend 1 responsable et 1 animateur. Le responsable de car est, en liaison avec le chauffeur, seul maître à bord, et il prend toute décision qu imposent les circonstances. Equipement et documentation du responsable : Coordonnées des responsables de l Hospitalité (direction, autres responsables de cars, etc.), timing général des cars, liste des passagers, quelques étiquettes bagages, un panneau portant le N du car. Le responsable de car doit avoir un téléphone portable en état de veille permanente pendant le voyage A l embarquement en Haute-Savoie : - il est sur place ¼ h avant l heure de convocation des passagers ; il appose le panneau de N du car près de la porte, il prend note du nom du chauffeur et de son N de téléphone - il accueille chaque passager. - il veille à ce que chacun conserve par devers lui le petit bagage personnel qui n ira pas en soute - il le fait installer à sa place - il fait embarquer en soute les bagages personnels, en veillant à ce que tout soit étiqueté, et correctement étiqueté (couleur, N car, hébergement, etc.) éventuellement, il distribue des étiquettes supplémentaires. Pendant le voyage : - il veille au bien être des passagers - il déclenche les interventions de l animateur - en liaison avec le chauffeur, il gère les arrêts (durée, discipline ) Au débarquement à Lourdes : - il note l heure exacte d arrivée au 1 er hôtel - il fait procéder au débarquement des personnes et des bagages personnels - il veille à ce que rien ne reste dans le car ou dans la soute Pendant le séjour à Lourdes : - il prend en charge sa dotation de plateaux repas pour le retour A l embarquement à Lourdes (quai Boissarie) : - il vérifie la présence en soute des bagages - il fait embarquer les plateaux repas Avant et à l arrivée en Haute-Savoie : - il note l heure exacte d arrivée - il ne quitte le car qu après que tous les passagers aient débarqué Rendre compte : Il fait un bref rapport destiné à la direction de l Hospitalité, mentionnant en particulier les horaires exacts de départ et d arrivée (dans les deux sens) ainsi que les éventuels incidents ou points d amélioration suggérés. Il le complète par une note de frais reprenant les dépenses engagées : téléphone, etc.
P4/4 4- MISSION DE L EQUIPE FOURGON Elle est libre de ses horaires de trajet, les seules contraintes étant : Pour le voyage aller du vendredi 13 avril, être au transit au plus tard à 17h Pour le voyage retour du vendredi 18 avril, ne quitter le transit qu après tous les cars Documentation du responsable de l équipe : coordonnées des responsables de l Hospitalité, timing général des cars. Le responsable du fourgon doit avoir un téléphone portable en état de veille permanente pendant le voyage Le vendredi 13 avril, l équipe : - à l arrivée au transit, prend possession des locaux qui nous sont affectés et y décharge le matériel - va diner tôt (en même temps que les passagers des cars HOSP) - Revient au transit au plus tard à l heure d arrivée des premiers cars PMR et AND - participe au déchargement des passagers de ces cars et à leur acheminement *vers les étages pour les personnes logées à l AND *vers le fourgon pour les personnes logées ailleurs (équipes d accompagnement) - assure la distribution des bagages des équipes d accompagnement dans les hôtels respectifs Le mercredi 18 avril, l équipe : - collecte les bagages des Hospitaliers déposés dans les hôtels - les transporte : *pour les cars HOSP vers les cars respectifs sur leur parking (quai Boissarie) *pour les cars PMR et AND vers le transit -participe à l embarquement des bagages des passagers des cars PMR et AND - charge dans le fourgon le matériel amené à l aller, ainsi que les sacs contenant les tenues - en fin d embarquement, fait une ultime tournée d inspection et embarque tout ce qui a pu être oublié dans les étages, à la bagagerie, au transit. Après l arrivée à Annecy : - décharge le soir même ou le lendemain - fait un rapport à la direction de l Hospitalité, mentionnant les éventuels incidents ou points à améliorer. - établit une note de frais pour les dépenses engagées, avec justificatifs.
Annexe 1 : matériel et denrées à transporter dans les cars PMR et AND Matériel : Mis à disposition des responsables ce cars en fin de la journée préparatoire Médical Cars PMR Oxygène (1 bouteille) Défibrillateur Malette d urgence (orange) Sac pour le froid Cars AND Trousse d urgence Hygiène 1 caisse blanche Néant Divers Quelques étiquettes, foulards Quelques étiquettes, foulards Confort 3 couvertures 3 oreillers 3 couvertures 3 oreillers Matériel pour 1 caisse avec couvercle orange 1 caisse avec couvercle orange collation Bénéficiaires de la collation La totalité des passagers du car (y compris équipe accompagnante) Seulement les personnes malades et handicapées Denrées alimentaires A approvisionner sous la responsabilité du responsable de car : 1 /personne : sandwich club pain de mie (éviter œufs et mayonnaise), taille : normal 2 / personne pots de compote Eau minérale (viser 1 litre/personne) Madeleines Petits pains au lait Quelques bananes Thé, café, sucre Questions : - Sacs poubelles? -contenu de la caisse blanche? - contenu de la caisse avec couvercle orange? Hospitalité d'annecy