Été 2014 GUIDE DU GÉRANT D ÉQUIPE préparé par le CLUB DE SOCCER DE GASPÉ Clubsoccergaspe@hotmail.com www.clubsoccergaspe.com Facebook : Soccer Gaspé (418) 360-7340
Bienvenue à vous nouveaux et anciens gérants! Nous sommes très heureux que vous ayez accepté de vous impliquer et voulons nous assurer que l équipe profite au maximum du temps que vous pouvez lui consacrer. Votre responsabilité pourrait varier d un gérant à l autre dépendant de votre implication et en fonction du nombre de tournois auxquels votre équipe prendra part. Nous voulons que ce présent manuel soit une ressource utile pour vous tout au long de la saison. N oubliez pas que l équipe en place au Club de soccer est tout à fait disposée à vous aider au besoin. Pour votre information, chaque joueur doit être affilié à l Assoiciation régionale du soccer du Québec (ARSEQ). Celle-ci est est membre de la Fédération de Soccer du Québec (FSQ) : http://www.federation-soccer.qc.ca/ Les joueurs de l ARSEQ sont couverts par la police d assurance accident de la FSQ pendant les pratiques et pendant les matchs et tournois sanctionnés par la FSQ La FSQ offre une assurance voyage optionnelle par l intermédiaire de la Croix Bleue pour les tournois à l extérieur du Canada Juin 2014 2
Au début de la saison PREMIÈRE RENCONTRE PARENTS GÉRANT ENTRAINEUR (S) (ex. lors de la première pratique de l équipe) L entraîneur communique ses attentes pour la saison, y compris sa politique concernant les présences et en profite pour faire la présentation du gérant de l équipe. Les attentes de l entraineur sont par exemple : Arriver à l heure et prêt pour jouer (habillé) Informer l entraineur et le gérant d équipe en cas d absence lors d une pratique ou d un match. Aborder l aspect logistique de la saison, y compris les matchs dans la ligue locale, les pratiques et les tournois prévus Identifier les parents qui peuvent offrir du transport, et les joueurs qui en auront besoin Préparer une chaîne téléphonique pour une communication rapide en cas d annulation ou d'un changement de dernière minute DISTRIBUTION DES CHANDAILS D ÉQUIPE POUR LES MATCHS ET POUR LES TOURNOIS Pour les matchs Pour les catégories U7-U8 et U9-U10, il y a un chandail de match à l effigie du Club de soccer de Gaspé, le Squall. Il est prêté pour la saison. Le gérant recevra le nombre suffisant de chandails pour les joueurs de son équipe. Il devra ensuite les distribuer aux joueurs en prennant bien soin de noter le numéro assigné à tel joueur. Le gérant est responsable de trouver une façon de laver les chandails au besoin, p-e ca serait bien de faire une rotation en l équipe. Pour les tournois Aussi, il y a un chandail spécifiquement pour les tournois, bleu royal et jaune, à l effigie du Club de soccer de Gaspé, le Squall. Il est prêté également. Le gérant recevra le nombre suffisant de chandails pour les joueurs de son équipe. Il devra ensuite les distribuer aux joueurs en prennant bien soin de noter le numéro assigné à tel joueur. Pour votre information, les bas et le short sont obligatoires pour les tournois et devront être achetés au coût de 20$. Il serait p-e bon d en aviser votre équipe. Ils sont en vente au local du Club entre 16h et 21h du lundi au jeudi. Communiquer aux coordonnatrices par courriel en indiquant votre catégorie, le nom de votre équipe, le nom des joueurs et le numéros de chandails attribués afin que nous puissions retracer les chandails manquants à la fin de la saison. En fin de saison, le gérant aura la responsabilité de ramasser la totalité des chandails et de les ramener au club. Juin 2014 3
RENCONTRE AVEC LE OU LES ENTRAÎNEURS DE VOTRE ÉQUIPE Prévoir une rencontre avec le ou les entraineurs de votre équipe afin de choisir les tournois, en considérant l horaire des tournois de l ARSEQ. DATE DU TOURNOI 2014-06-28 2014-07-06 2014-07-04 2014-07-11 2014-07-12 2014-07-18 2014-07-25 2014-08-01 2014-08-01 2014-08-08 COORDONNÉES Tournoi Extrême Est U-14 et U-16 Gaspé Festival U-08 Gaspé Tournoi U8 à U12 Mont-Joli Tournoi U-10 et U-12 Riviere-du-Loup Festival U-08 Sainte-Luce Tournoi National de Rimouski U-09 à U-16 Rimouski Tournoi U-14 - U-16 Ville Dégelis Tournoi U-10 et U-12 Bonaventure Jeux du Québec du 1 er au 9 août Longueuil Tournoi du president U-10 à U-16 Matane DURÉE 2 jours 1 jour 3 jours 2-1/2 jours - debut vendredi soir 1 jour 3 jours 3 jours 2-1/2 jours 2-1/2 jours Le plus tôt possible, vérifier auprès des parents l intérêt et la disponibilité des jeunes à participer aux tournois choisis avec l entraineur. De cette façon, vous pourriez ainsi planifier les équipes et être certain d avoir le nombre minimum de joueurs pour l inscription. Le nombre minimum de joueurs pour participer à un tournoi correspond au nombre de joueurs minimum sur le terrain, par exemple 11 joueurs pour les catégories U11 à U18. De plus, recommandons fortement de prévoir des joueurs additionnels, au besoin de recruter des joueurs plus jeunes, afin de prévenir et prévoir les blessures. Attention, pour les catégories U7-U8, certains Clubs jouent encore du soccer à 7, tandis qu à Gaspé jouons du soccer à 5 car nous nous sommes récemment ajustés aux recommandations de la Fédération. Pour les gérants d équipe U7-U8 et U9-U10, vérifier l intérêt et la disponibilité des joueurs et transmettre l information au grand gérant responsable de votre catégorie. Vous pouvez aussi aviser les parents que vous serez la personne qui prendra les noms et les frais d inscription de votre équipe. Informer les coordonnateurs du Club par courriel de toute l information relative afin de commencer à planifier les arrangements des tournois (le nom des inscriptions, permis de voyage (s il y a lieu), le moyen de transport etc.). Juin 2014 4
Pour les permis de voyage, respecter les délais. Aussi s assurer que les tournois choisis n entrent pas en conflit avec un événement de Club. Le permis de voyager est nécessaire seulement si vous allez à l extérieur du territoire de l ARSEQ. Si nécessaire, déterminer avec votre équipe des activités spéciales possibles pour faire des levées de fonds (ex. BBQ, lave auto etc.). CAMP DE SOCCER Du 1 er au 4 juillet, au terrain de soccer de la polyvalente en haut, il y a un camp de soccer offert pour les U10 à U14 donné par Daniel Fournier et Marilyn Ste-Croix. Faire le tour de votre équipe, peut-être y a-t-il des intéressés? Pendant la saison LORS DES PRATIQUES ET MATCHS Transmettre, au besoin, toute documentation aux joueurs de son équipe. Organiser une chaîne téléphonique pour aviser les joueurs/parents de tout changement au niveau des horaires ou des pratiques ou pour toute autre raison. La liste des joueurs sera remise par la coordonnatrice. En collaboration avec l entraineur, s'assurer d'avoir assez de joueurs présents pour que le match prévu ait lieu. Pour votre information, s'il n'y a pas le minimum de joueurs, les règlements du Club stipulent que l'équipe perdra par forfait du au manque de joueurs (défaite 3 à 0). Format de jeu Nombre de joueurs minimum sur le terrain 11v11 8 6v6 ou 7v7 5 5v5 4 4v4 3 Lorsque requis, en cas d accidents et de blessures, compléter et fournir rapidement aux parents les documents nécessaires ainsi que les directives s y rattachant. Ce document vous sera remis par la coordonnatrice. Vérifier les résultats des matchs de la ligue U7-U8 et U9-U10 sur le site web du Club, et au besoin communiquer aux coordonnatrices toute erreur. Juin 2014 5
Les tournois PRÉPARATION DES TOURNOIS Lorsque vous aurez le nombre suffisant de joueurs pour inscrire votre équipe, le gérant doit communiquer avec les coordonnatrices par courriel pour qu il y ait inscription officielle de l équipe aux tournois sélectionnés. Vous assurez de bien vérifier les dates limites d inscription à chacun des tournois (voir plus bas : Dates limites d inscriptions aux différents tournois). Certaines catégories sont plus populaires dans certains tournois. Nous vous encourageons à vous inscrire rapidement afin d assurer une place à l équipe. Prévoir une date limite pour l inscription : 18 juin 2014. Si votre équipe manque de joueurs, vous pouvez continuer à prendre des inscriptions jusqu à la date limite d inscription à chacun des tournois. S il manque encore des joueurs, procédez au remboursement (retourner les chèques). Le gérant ramasse l argent des inscriptions puis amène la somme totale au Club. Il est recommandé de prendre un chèque par tournoi par joueur afin de faciliter la gestion, au cas où il y a un désistement. L argent comptant est déconseillé pour éviter de manipuler de gros montants d argent. Il se peut que vous trouviez la coordination de la participation aux tournois exigeante. Peut-être qu il serait bon de vous affilier à d autres parents. LE COÛT PAR TOURNOI À titre indicatif, voici les frais entourant la participation d une équipe à un tournoi : L inscription Les entraineurs L hébergement en salle de classe (catégories U14 et +) Le per diem des parents accompagnateurs (catégories U14 et +)** Tournoi à Gaspé Nom du tournoi Montant / joueur Festival U8 20 $ Tournoi U10-U12 20 $ Tournoi U14 et + 20 $ Tournoi à l extérieur Nom du tournoi Montant / joueur Festival U8 30 $ Tournoi U10-U12 50 $ Tournoi U14 et + 70 $ **Trouver deux parents accompagnateurs du même sexe que les joueurs pour l équipe lors du tournoi. Ces parents devront dormir avec l équipe à l école. Le per diem des parents accompagnateurs (2) sera remis avant de partir en tournoi. Veuillez vous assurer de communiquer le nom des accompagnateurs aux coordonnatrices. Ces accompagnateurs doivent dormir en salle de classe avec les joueurs et aider l entraineur dans l encadrement du groupe entre les matchs. Juin 2014 6
Un chèque au montant de 100 $ est parfois exigé pour s assurer que l équipe respecte ses obligations de bonne conduite, le chèque est retourné à la fin du tournoi. Ce chèque sera fait par le Club de soccer. Cependant, si l équipe ne respecte pas ses obligations de bonne conduite, le Club se fera rembourser par l équipe en faute. DATES LIMITES D INSCRIPTIONS AUX DIFFÉRENTS TOURNOIS Nom du tournoi Date limite d inscription Festival U8 Gaspé 20 juin 2014 Tournoi U10-U12 Gaspé 20 juin 2014 Tournoi U14 et + - Gaspé 20 juin 2014 Festival U8 Ste-Luce 27 juin 2014 U8-U12 Mont-Joli 25 juin 2014 U10-U16 - Rimouski 4 juillet 2014 U10-U12 Rivière-du-Loup 27 juin 2014 U10-U12 Bonaventure 18 juillet 2014 Tournoi U14 et plus Gaspé 20 juin 2014 Tournoi U14 et plus Dégelis 11 juillet 2014 Pour le tournoi de Rimouski, il est obligatoire de faire des feuilles de match officielles car c est un tournoi national. Les coordonnatrices s en occuperont. Au moins une semaine avant le tournoi, fournir aux coordonnatrices par courriel, le nom des joueurs participants au tournoi. Elles prépareront la feuille de match à partir de PTS- Registrariat et l enverront par courriel à la région pour approbation. Vous serez aviser lorsque les copies officielles seront prêtes à être ramassée. Faire les réservations d hôtel ou de motel tôt si nécessaire. Note Pour les équipes qui désirent participer à un tournoi à l extérieur de la région de l Est-du-Québec, par exemple Granby, il vous faudra obtenir un permis de voyage officiel de la FSQ signé et étampé. Télécharger le formulaire officiel à partir du site de l ARSEQ : http://www.soccer-estduquebec.org ou de la FSQ http://www.federationsoccer.qc.ca/ L approbation de l ARSEQ est quand même nécessaire pour tous les tournois au Québec. À cela s ajoute, pour les tournois hors Québec, l approbation de la FSQ. Le permis doit parvenir aux bureaux de la FSQ au moins un mois avant la date du tournoi, sinon des frais supplémentaires seront chargés. Lancer le processus seulement lorsque l équipe est acceptée au tournoi. Compléter le formulaire, le faire signer par l entraîneur et laisser la version papier signée au local du Club de soccer de Gaspé Le Club de Soccer de Gaspé obtiendra les signatures / étampes de la région (et de la Fédération si nécessaire) et vous avisera lorsque le permis sera prêt à être ramassé. Notez que le surclassement de joueurs doit aussi être approuvé et dans le cas d un double surclassement, le joueur devra présenter une note du médecin déclarant sa bonne santé physique. Juin 2014 7
LA FIN DE SEMAINE DU TOURNOI S assurer d inscrire l équipe avant le premier match à l endroit indiqué. Généralement le premier matin, parfois le soir d avant Les passeports seront vérifiés et souvent étiquetés comme tel Toutes les feuilles de match imprimées seront vérifiées et étampées Les joueurs doivent généralement être présents pour la vérification et ils recevront une étampe sur la main ou un bracelet avant le premier match Soumettre le permis de voyage avec la liste de joueurs approuvée si nécessaire Photos et trophées Bonne idée de prendre une photo d équipe après l inscription de l équipe Prendre une photo d équipe avec le trophée ou les médailles Prendre une photo de chaque joueur avec le trophée ou sa médaille Tous les trophées sont remis au club de Soccer de Gaspé à la fin de la saison. APRÈS LE TOURNOI Informer le Club de soccer par courriel de toute réalisation d équipe digne d être mentionnée sur le site Web du Club de soccer de Gaspé ou ailleurs Envoyer les photos mémorables du tournoi pour publication Remettre au Club les passeports, feuilles de match et enveloppes non utilisées Juin 2014 8
MERCI Nous vous remercions pour votre implication bénévole. Vous allez contribuer à créer des expériences mémorables pour les joueurs de l équipe ou de la catégorie que vous gérez. Ainsi, au fil de la saison, - victoires, défaites, participation en tournoi, activité spéciale va se développer un bel esprit d équipe. Un petit geste comme apporter des Mr. Freeze lors d une match peut donner un élan positif à votre équipe. Puisque c est les premier été que nous fonctionnons avec des gérants, nous vous invitons à nous faire parvenir vos commentaires par email, s il y a des aspects à améliorer ou qui ne sont pas incluent dans ce guide. Nous vous souhaitons un magnifique été! Juin 2014 9