Documentation Utilisateur Passage en Banque de données Claude Bernard (BCB) Dernière modification - mardi 22 octobre 2013
SOMMAIRE LE PRINCIPE... 2 LES PRODUITS... 2 LES LABORATOIRES... 2 LES FAMILLES DE GESTION... 2 LES PATHOLOGIES... 3 LA BCB EN FACTURATION... 3 APPEL PRODUIT... 3 GENERIQUES... 5 EQUIVALENTS THERAPEUTIQUES... 5 INTERACTIONS... 6 DOSSIER THERAPEUTIQUE... 7 FICHE PRODUIT... 9 FICHE PRODUIT TEXTE... 9 FICHE PRODUIT GRAPHIQUE... 10 FICHE FOURNISSEUR... 11 FICHE FOURNISSEUR TEXTE... 11 FICHE FOURNISSEUR GRAPHIQUE... 12 PROPOSITION DE COMMANDE... 14 ACCES DIRECT A LA BCB... 14 PERIPHAR TEXTE... 14 PERIPHAR GRAPHIQUE... 14 REMARQUES IMPORTANTES... 14 PARAMETRAGE DES MISES A JOUR... 14 GESTION DES PREAVIS... 15 1
LE PRINCIPE LES PRODUITS Un des objectifs du passage en BCB est de constituer 2 fichiers produits séparés : Le référentiel propre à la pharmacie et le référentiel BCB. Le référentiel de la pharmacie contient tous les produits que vous gérez et que vous vendez habituellement. Si vous appelez un produit qui n est pas dans le référentiel de la pharmacie, le programme vous demandera si vous voulez l importer depuis la base BCB. Le référentiel BCB n est jamais modifié par Périphar, seulement par les mises à jour BCB. Lors du passage de Vidal à BCB, le programme détermine à partir du ficher de la pharmacie quels sont les produits à garder dans le référentiel de la pharmacie et ceux qu il est inutile de conserver. Tous les produits sans fiche stock (donc jamais vendus) sont automatiquement sortis du référentiel de la pharmacie. De même tous les produits qui ont un stock à 0 et qui n ont jamais été vendus sont remis dans la base BCB. Ces produits seront toujours accessibles (voir plus loin le mode de fonctionnement) mais ils ne viendront plus alourdir les recherches produits. Nous verrons en détail les nouveautés que la BCB va apporter à la fiche produit. LES LABORATOIRES La codification interne des laboratoires est différente entre Vidal et BCB. Le programme effectue seul la plupart des changements de n. Nous verrons plus loin comment contrôler, compléter ou modifier ces associations. LES FAMILLES DE GESTION Les familles de gestion propres à l officine ne sont pas changées (familles 2 et 4). La codification et l arbre des familles de gestion officielles (familles 1 et 3) sont différents dans la BCB. 2
La transposition est automatique et ne demande aucune intervention extérieure. LES PATHOLOGIES Les données utilisées dans le dossier thérapeutique du patient (pathologies, antécédents et allergies) sont classifiées différemment dans la BCB. Nous verrons plus loin comment contrôler, compléter ou modifier ces données. LA BCB EN FACTURATION APPEL PRODUIT La recherche produit n a pas changé. Tapez au moins 3 lettres du nom du produit voulu. Vous pouvez compléter avec le dosage, la recherche floue est active sur toutes les recherches. Rappel sur la recherche floue : Si vous tapez clopi 75, le programme vous donnera la liste de tous les produits commençant par clopi et qui ont 75 quelque part dans leur libellé. Si vous voulez rechercher des produits qui ont SPF50 quelque part dans le libellé, utilisez le caractère joker % et tapez %SPF50. De cette manière le programme ne se contentera pas de rechercher les produits qui commencent par SPF50 mais tous ceux qui contiennent SPF50 dans leur libellé. Vous pouvez combiner les 2 techniques et taper %SPF50 lait le programme vous trouvera alors les produits qui contiennent quelque part SPF50 et lait. Le programme vous affiche comme d habitude la liste des produits gérés par l officine (l ordre d affichage est paramétrable à partir des options). Il n y a plus sur cette liste les produits non gérés par l officine (ils étaient signalés par les ---- dans la colonne SR) Si vous ne trouvez pas le produit recherché dans les produits de la pharmacie appuyez sur la lettre R. Le programme affiche alors les produits du référentiel BCB qui correspondent à votre recherche. 3
La liste vous donne le nom du produit, le code CIP7 ou CIP13 (le choix se fait dans l option 467 dans Configuration/Maintenance/Options pour Périphar Graphique ou Maintenance/Options pour Périphar texte). S il n y a pas de CIP le programme affiche le code EAN. S il n y a pas de code EAN, la zone est vide. La colonne code acte est renseignée par le BCB, de même que la zone LPP contiendra Oui quand le produit fait l objet d une LPP. Lorsque la colonne Sup contient Oui cela signifie que le produit a été supprimé du référentiel BCB lors d une mise à jour (retrait du produit par exemple). Pour les produits vignetés, le programme donne également le prix de vente du produit. Sur un produit de la liste BCB, appuyez sur la touche [F8] pour avoir quelques informations supplémentaires. Positionnez-vous sur le produit voulu et faites Entrée, le programme vous pose la question suivante : Répondez Oui pour intégrer le produit dans la base de l officine. Le programme vous affiche alors la fiche produit pour vous permettre de la compléter si besoin (Prix pour les produits PHN, code Géo etc..) Attention : comme à chaque intégration de nouveau produit le programme le crée en L Non suivi. A vous de le paramétrer correctement pour avoir le bon type d approvisionnement et de suivi. Nota : La liste du référentiel BCB affiche tous les produits y compris ceux que vous utilisez déjà. Si vous sélectionnez dans cette liste un produit qui est déjà dans la base produits de votre officine, le programme vous le signale et vous ne pouvez pas l intégrer. 4
Si le produit que vous désirez intégrer a été supprimé de la base Périphar, le programme vous demande une confirmation pour l intégrer. De même, si un produit avec le même code EAN que celui que vous avez choisi existe déjà dans Périphar, il vous demande une confirmation pour l intégrer Si aucun produit Périphar ne correspond à votre recherche, le programme affiche directement les produits du référentiel BCB. GENERIQUES La recherche des génériques n a pas changé. Lorsque vous appelez un produit pour le facturer, le programme vous affiche la liste des génériques de ce produit selon les critères de stock et/ou de prix de vente. Par exemple, pour le Plavix 75 mg le programme affiche la liste suivante : Le programme donne pour chaque produit son prix de vente, son stock et indique s il est Princeps ou générique. Par défaut, le programme ne montre que les produits qui ont du stock. Pour les voir tous, il faut, comme avant, appuyer sur la touche F3. Comme auparavant, c est la touche Inser qui permet de sélectionner un générique de la liste. Les cas de non substitution demandée par le médecin sont toujours signalés par la combinaison de touche Alt F8. EQUIVALENTS THERAPEUTIQUES La BCB comporte la notion d équivalents thérapeutiques. Lorsque vous vendez une spécialité le programme vous affiche la liste des produits équivalents que vous avez en stock. Cette liste fonctionne exactement comme la liste des génériques (Inser permet de récupérer un produit de la liste à la place de celui que vous avez tapé). 5
Le programme vous rappelle que le remplacement d un produit par un produit équivalent est soumis à l accord du prescripteur. L option 531 permet d activer ou non l affichage des équivalents en facturation. INTERACTIONS L affichage des interactions est traité de la même façon qu avec le Vidal. Pour rappel, les options qui gèrent le contrôle des interactions sont : 24 afficher les interactions 278 interactions entre topiques et systémiques 280 interactions sur ordonnances précédentes 214 contrôler la fiche thérapeutique De plus la banque BCB permet de faire un meilleur contrôle sur des LPP incompatibles au sein d une même délivrance. Pour cela il faut activer l option : 386 affichage des incompatibilités LPP 6
Exemple d interaction médicamenteuse Exemple d interaction avec le dossier thérapeutique (allergie) Pour rappel le dossier thérapeutique d un client est accessible en faisant Tab H en facturation DOSSIER THERAPEUTIQUE Quand vous appellerez en facturation un client dont le dossier thérapeutique a été renseigné avec des données du Vidal, le programme vous proposera de requalifier les données présentes dans le dossier. Le nom du patient concerné s affiche en haut d écran avec son n de sécu, sa date de naissance, la date de dernier passage dans l officine ainsi que le type de donnée à requalifier ou confirmer. La partie gauche de l écran affiche la donnée du Vidal, la partie droite affiche la donnée BCB. Lorsque le programme n a pas trouvé seul l équivalence (ou si l équivalence trouvée ne vous satisfait pas), placezvous sur la ligne concernée et appuyez sur la touche Entrée. Vous aurez alors accès à la nomenclature BCB pour y choisir la pathologie ou l allergie qui vous convient. 7
Si vous souhaitez supprimer une ligne appuyez sur la touche Suppr, elle sera supprimée dans le dossier thérapeutique concerné. La touche * permet d enregistrer les associations déjà faites. De plus tous les matins au démarrage, le programme vous montrera la liste des dossiers thérapeutiques à confirmer. Nous voyons dans l exemple ci-dessous qu il y a 5 dossiers à compléter ou confirmer. Lorsque vous vous déplacez sur les lignes de ce tableau, le nom du patient concerné s affiche en haut d écran avec son n de sécu, sa date de naissance, la date de dernier passage dans l officine ainsi que le type de donnée à requalifier ou confirmer. Dans la plupart des cas l équivalence a été trouvée, il suffit de la confirmer en tapant sur la touche * Lorsque le programme n a pas trouvé seul l équivalence (ou si l équivalence trouvée ne vous satisfait pas), placezvous sur la ligne concernée et appuyez sur la touche Entrée. Vous aurez alors accès à la nomenclature BCB pour y choisir la pathologie ou l allergie qui vous convient. Si vous souhaitez supprimer une ligne appuyez sur la touche Suppr, elle sera supprimée dans le dossier thérapeutique concerné. Cette liste s affichera tous les matins jusqu à ce qu elle soit vide. Si on préfère traiter les dossiers au cas par cas en facturation, on peut sortir de cette liste en faisant Echap. Répondez alors Oui à la question suivante : 8
FICHE PRODUIT FICHE PRODUIT TEXTE L appel produit en fiche produit texte fonctionne exactement comme en facturation. Si vous ne trouvez pas le produit voulu dans le référentiel de l officine, appuyez sur la lettre R lorsque vous êtes sur la liste de recherche des produits. Le programme vous affiche alors la liste des produits du référentiel BCB, choisissez celui qui vous intéresse. Si ce produit est vraiment absent de la base de l officine le programme vous propose de le créer. Le programme vous affiche alors la fiche produit pour vous permettre de la compléter si besoin (Prix pour les produits PHN, code Géo etc..) Attention : comme à chaque intégration de nouveau produit le programme le crée en L Non suivi. A vous de le paramétrer correctement pour avoir le bon type d approvisionnement et de suivi. Nota : La liste du référentiel BCB affiche tous les produits y compris ceux que vous utilisez déjà. Si vous sélectionnez dans cette liste un produit qui est déjà dans la base produits de votre officine, le programme vous le signale et vous ne pouvez pas l intégrer. 9
Si le produit que vous désirez intégrer a été supprimé de la base Périphar, le programme vous demande une confirmation pour l intégrer. De même, si un produit avec le même code EAN que celui que vous avez choisi existe déjà dans Périphar, il vous demande une confirmation pour l intégrer Si aucun produit Périphar ne correspond à votre recherche, le programme affiche directement les produits du référentiel BCB. FICHE PRODUIT GRAPHIQUE L appel produit en fiche produit graphique reste le même. En appuyant sur la barre d Espace vous faites défiler les différentes listes permettant de trouver les produits (produits gérés, produits en stock, stock à 0). Il y a une liste supplémentaire Liste du référentiel BCB, c est sur cette liste que vous pourrez sélectionner un produit qui n est pas présent dans la base Périphar de l officine. Si ce produit est vraiment absent de la base de l officine le programme vous propose de le créer. Le programme vous affiche alors la fiche produit pour vous permettre de la compléter si besoin (Prix pour les produits PHN, code Géo etc..) Attention : comme à chaque intégration de nouveau produit le programme le crée en L Non suivi. A vous de le paramétrer correctement pour avoir le bon type d approvisionnement et de suivi. Nota : La liste du référentiel BCB affiche tous les produits y compris ceux que vous utilisez déjà. Si vous sélectionnez dans cette liste un produit qui est déjà dans la base produits de votre officine le programme ne dit rien et prend ce produit dans la base de l officine. Astuce : Pour accéder plus vite au référentiel BCB sans faire défiler toutes les listes de recherche, cliquez directement sur. 10
FICHE FOURNISSEUR La codification interne des laboratoires est différente entre Vidal et BCB. Le programme effectue seul la plupart des changements de n. Les labos que vous utilisez conservent leur numéro. Dans le futur, lorsqu un nouveau produit sera créé dans un labo, ce produit arrivera dans votre fichier produit par le biais de la BCB. Dans la BCB le produit sera affecté au n de labo interne à la BCB. Lorsque vous l importerez dans votre base Périphar, il faut que le programme puisse lui affecter votre n de labo dans Périphar. Pour cela, le programme a créé une zone d association des labos dans la fiche de chaque fournisseur. FICHE FOURNISSEUR TEXTE Le programme affiche le lien avec le labo BCB en haut à droite de la fiche du fournisseur. Pour le laboratoire ci-dessous, le lien a été trouvé : Pour le laboratoire ci-dessous, le lien n a pas été trouvé : Pour procéder à l association, appuyez sur la touche, la liste des labos BCB associés à ce fournisseur apparaît. Faîtes Inser et tapez les premières lettres du fournisseur que vous recherchez. 11
Choisissez ensuite dans la liste le labo qui vous intéresse. Si ce laboratoire est déjà associé à un autre fournisseur le programme vous le signale et vous propose de modifier l association. NB : On peut associer un fournisseur Périphar à plusieurs fournisseurs BCB. Astuce 1 : Chaque fois que vous faîtes une commande labo, prenez l habitude de faire Tab F en proposition de commande pour vérifier si le labo est bien associé. Astuce 2 : Nous vous fournirons, avec la version suivante de Périphar, la possibilité d imprimer la liste des labos avec lesquels vous travaillez et qui n ont pas été associés. IMPORTANT Cas particulier des représentants : Il vous faudra passer en modification sur chaque représentant créé pour requalifier et contrôler les familles de gestions associées aux laboratoires que ce représentant a en portefeuille. FICHE FOURNISSEUR GRAPHIQUE Le lien avec le labo BCB se voit en cliquant sur l icône. Si le laboratoire Périphar est associé à 1 ou plusieurs laboratoires BCB la liste s affiche. Vous pouvez y rajouter un labo en appuyant sur la touche Inser ou en supprimer un en appuyant sur la touche Suppr. Si le laboratoire n est pas associé à un laboratoire BCB, la liste qui s ouvre est vide. 12
En appuyant sur la touche Inser vous pouvez rechercher, dans la BCB, le ou les laboratoires à associer à ce fournisseur. Pour cela tapez les 1ères lettres du laboratoires à rechercher et validez. Si ce laboratoire est déjà associé à un autre fournisseur le programme vous le signale et vous propose de modifier l association. NB : On peut associer un fournisseur Périphar à plusieurs fournisseurs BCB. Astuce 1 : Chaque fois que vous faîtes une commande labo, prenez l habitude de faire Ctrl F en proposition de commande pour vérifier si le labo est bien associé. Astuce 2 : Nous vous fournirons, avec la version suivante de Périphar, la possibilité d imprimer la liste des labos avec lesquels vous travaillez et qui n ont pas été associés. IMPORTANT Cas particulier des représentants : Il vous faudra passer en modification sur chaque représentant créé pour requalifier et contrôler les familles de gestions associées aux laboratoires que ce représentant a en portefeuille. 13
PROPOSITION DE COMMANDE Lors de la proposition de commande, si vous recherchez des produits, l accès au référentiel BCB se fait exactement de la même façon que décrit dans les paragraphes Fiche produit texte et Fiche produit graphique ACCES DIRECT A LA BCB PERIPHAR TEXTE Au Menu général le choix 7 BCB vous permet d accéder directement à la BCB (monographies, posologie, etc Nota : La BCB est à tout moment accessible à partir de la facturation en faisant F7 sur le produit voulu. PERIPHAR GRAPHIQUE La BCB est accessible à partir du portail en cliquant sur l icône. Le principe de fonctionnement est exactement le même qu avec le Vidal. Nota : La BCB est à tout moment accessible à partir de la facturation en faisant F7 sur le produit voulu. REMARQUES IMPORTANTES PARAMETRAGE DES MISES A JOUR Comme avec les mises à jour Vidal vous avez la possibilité de choisr les zones impactées par les mises à jour de la BCB. En graphique allez dans Configuration / Maintenance / Màj BCB / Paramétrages. En texte allez dans Maintenance / Màj BCB / Paramétrages. Positionnez les options selon vos choix. 14
B NOUVEAUTE : Il est possible de demander à la BCB de ne pas toucher les produits non remboursés de votre fichier. GESTION DES PREAVIS Au moment où nous déployons ce passage en BCB les infos officielles concernant les préavis sont les suivantes : 1. Les vignettes disparaissent des boîtes au 1 er janvier 2014. 2. Il n y aura plus de délai d écoulement des stocks à l ancien prix. La gestion des préavis est donc devenue obsolète. 15