Etape 1 : Constituer une base de données. L importance de la base de données. Les abonnés à votre emailing-liste représentent un patrimoine pour vous : c est la liste de ceux qui souhaitent rester informés de votre activité ou qui ont eu un contact avec votre entreprise d une façon ou d une autre. En termes marketing, il s agit de votre «base de clients», que vous devez «fidéliser». Plus vous aurez d informations sur cette base de données, plus vous pourrez personnaliser vos emails. Il convient donc d ajouter de manière proactive à vos listes vos partenaires professionnels, vos clients, et toute personne ayant témoigné un intérêt pour vos activités mais aussi de maintenir vos listes à jour, de manière centralisée et sauvegardée Assurez-vous d avoir les permissions pour importer vos abonnés dans une liste au risque d être bannis du système. Le format du fichier. Les informations de vos abonnés doivent être enregistrées au format CSV (Comma Separated Values) avant toute importation dans notre système. Ce format est supporté par la plupart des logiciels, incluant Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Outlook Express etc. Voilà un exemple de comment vont apparaitre les informations dans un fichier CSV : Gerard McBeal, gerardm@intnet.mu Benedicte Martin, benedictem@gmail.com John Stewart, jstewart@yahoo.fr Etape 2 : Définir vos objectifs. L email, un outil dans la relation client. Ces dernières années, nous avons assisté au «boom» du marketing direct avec l envoi ultra-massif d emails. Aujourd hui, la tendance est à la régulation et à la mesure de cette pratique. Nous ne voulons ni agresser, ni dégouter nos clients ou partenaires. Nous le respectons. L email est un allié de la relation client quel que soit son objectif : acquérir de nouveaux contacts, en fidéliser d autres, transformer des prospects Il est d ailleurs principalement employé comme outil d aide à la vente. Il faut donc prendre cette étape très au sérieux, elle est primordiale autant à court terme qu à moyen et long terme.
Les questions à se poser. Quels sont les objectifs de ma campagne emailing? Créer du trafic sur un site Générer des demandes de devis Générer des ventes Générer des inscriptions à une newsletter Que dois-je mettre en place pour atteindre ces objectifs? Créer un visuel spécifique pour l occasion Proposer une promotion pour augmenter les retours Prévoir une gestion interne des demandes Auprès de quelle cible communiquer? Les jeunes professionnels Les utilisateurs finaux Que dois-je mettre en avant selon mon marché et mon secteur d activité? Mes produits et services Mon professionnalisme Ma compétitivité Quelles sont les besoins et les attentes de mes contacts? Des informations sur mon entreprise et ses nouveautés Une invitation à un évènement Quel(s) type(s) de messages vais-je envoyer? Un message promotionnel Un message de vœux pour les fêtes de fin d année A quelle fréquence vais-je envoyer mes campagnes? 2 fois / mois 6 fois par an Les stratégies à prévoir. Une stratégie d acquisition. Dans une stratégie d acquisition, l emailing consiste en l envoi d informations ou d offres commerciales qui renvoient sur le site internet de l annonceur avec pour objectif final de transformer le prospect en client. Une stratégie de fidélisation. Dans une stratégie de fidélisation, l emailing comprend notamment l envoi d emails d informations, d offres spéciales et de newsletters.
Etape 3 : Le brief créatif. Eléments à fournir. Une fois que vous aurez défini vos objectifs, vous nous les communiquerez et nous fournirez les éléments nécessaires à la création d un visuel fait sur mesure, rien que pour vous : 1. le logo de votre entreprise / association / institution en.ai 2. votre charte graphique si vous en avez une 3. les photos que vous possédez si besoin est. 4. Le message que vous souhaitez communiquer. Le but n est pas de changer de visuel à chaque envoi, ce serait une perte de temps et d argent. Il faut donc prendre le temps de bien y réfléchir et de bien l apprécier. Validation du visuel. L étape de validation est très importante car une fois que vous aurez choisi le look de votre emailing, nous nous chargerons du coding de celui-ci en HTML. 30% de vos contacts auront un mail vide car les images seront bloquées. De nombreux filtres anti-spam utilisent un ratio d images/texte pour savoir si un mail est légitime ou non.
FAQ. Quelle doit-être la longueur d un mail? Aussi court qu il peut l être sans le rendre pour autant inutile. La plupart des boites mails sont déjà remplies, il est donc déplaisant d y passer du temps. Le but est d y aller, de faire le tour de ses messages et d en sortir rapidement. Pour une newsletter riche en contenus, la taille de 2 à 3 écrans semble raisonnable. Surtout, n oubliez pas les besoins et les attentes de votre audience. Dois-je mettre des articles complets dans mes mails ou juste un aperçu avec des liens vers mon site? Tout dépend, avez-vous un site web? Si oui, il est plus intéressant de mettre un aperçu avec un lien. Cela amènera du trafic sur votre site. Dans le cas contraire, limitez le nombre d informations à l essentiel, vous permettrez à vos contacts de gagner du temps. Dans tous les cas, gardez à l esprit que le plus court c est, mieux c est! A quelle fréquence dois-je envoyer des mails? Il n y a pas de bonne réponse. Ce qui est sûr, c est qu un envoi trop fréquent risque d augmenter le nombre de désinscriptions ou «opt-out» dans le langage du net et qu à l inverse, si vous envoyez vos campagnes trop rarement, vos contacts risquent d oublier votre existence ou pire, trouver d autres solutions ou d autres produits pour remplacer votre offre. Tout dépend donc de ce que vos contacts espèrent. Pourquoi donc ne pas leur poser la question à leur inscription? Quel est le meilleur moment pour envoyer un mail? Encore une fois, tout dépend de votre audience. Si vous vous adressez à des actifs ou à des entreprises, le meilleur moment pour envoyer un mail est en fin de journée de travail pendant un jour de semaine. Résultat, le mail sera dans les boites de réception dès le matin suivant. Dans d autres cas, vous pouvez toujours essayer à plusieurs moment pour voir lequel ou lesquels fonctionnent le mieux. Il est en général peu recommandé d envoyer une newsletter la nuit, parce que les destinataires ouvrant leur boîte mail le lendemain matin risquent fort de ne pas la lire pour se concentrer sur des emails plus importants pour eux.