Vers l examen Traiter des opérations commerciales et comptables sur la suite Ciel Évolution 8.1 LA SITUATION phone opie et au @ log de bureautique log pro organigrame messagerie 110, route de Calais loisirsabris@gmail.com La SARL a récemment acheté la suite Ciel Évolution 8.1 pour réaliser l ensemble de ses tâches commerciales et comptables. Ce logiciel a été installé dans une configuration informatique en réseau (avec des données de la base accessibles à plusieurs services). C est un technicien de la société informatique MCI qui a réalisé l installation des logiciels sur le serveur et a créé la base de données en reprenant la situation au 01/01/201N. Vous effectuez une période de formation dans la SARL. Vous allez travailler au : service Achats sous la responsabilité de Mme Claudine Bernard ; service Ventes, dirigé par M. Michel Dufour ; service Comptabilité, sous les ordres de M. Paul Vernon. materiel de classement ur o list g r plan de l'entreprise VOS OUTILS word Logiciel Ciel ciel Évolution 8.1 > Vos principales missions Vous allez participer au traitement quotidien des diverses opérations commerciales et comptables dans différents services. 1 service Achats : gérer et suivre des commandes et des stocks. 2 service Ventes préparer et réaliser des opérations de facturation. 3 service Comptabilité : tenir et suivre la comptabilité clients et fournisseurs 241 Vers l examen
1 Gérer et suivre des commandes et des stocks En début de journée, vous êtes affecté au service Achats sous la tutelle de Claudine Bernard, responsable des achats. Afin de vous familiariser au fonctionnement du service, elle vous remet le schéma de circulation des documents. Elle vous confie la liste des tâches à réaliser ainsi que divers documents. Circulation des documents au service ACHATS Bon de commande Transféré en Bon de réception* Transféré le jour même en Facture* Lors de l échéance, mettre à jour les règlements Saisi sur Ciel Envoyé au fournisseur par fax, courrier ou e-mail Lors de la livraison, rapprochement avec le BR du fournisseur Rapprochement à opérer avec la facture du fournisseur * Ces deux documents ne sont qu une édition par nos soins de ce que devraient être le bon de réception et la facture du fournisseur ; ils sont édités par notre entreprise pour faciliter le contrôle avec les documents du fournisseur. TÂCHES À RÉ ALISER 6 janvier 201N 1) Mettez à jour la liste des fournisseurs (document 1, fiche micro 1). 2) Mettez à jour la liste des articles (document 2, fiche micro 2). 3) Saisissez et imprimez les bons de commande à envoyer aux fournisseurs (document 3, fiche micro 3). 4) Générez les bons de réception (document 4, fiche micro 4). 5) Générez les factures et procédez au rapprochement avec les factures reçues des fournisseurs (document 5, fiche micro 5). 6) Enregistrez les règlements des fournisseurs (document 6, fiche micro 6). Claudine B Rmq : tous les documents commerciaux sont imprimés en A4 avec logo. Doc. 1 Fiches fournisseurs Fournisseurs Code 401301 401184 Forme juridique SARL SA Raison sociale EDART BÂTIBOURGOGNE Adresse Le Petit Bois 5 rue de la Tour Code postal 02260 21800 Ville La Capelle Quétigny Tél./Fax 03 23 97 25 06 / 03 23 97 30 22 03 80 46 85 50 / 03 80 46 09 58 Mode de règlement Comptant par chèque Comptant par chèque Remise 20 % 15 % Compte comptable 401301 401184 Contact M. Lansart Pierre M. Delamaire David 242
Doc. 2 Fiches articles Articles Référence GA001 GA002 GA003 GA004 Libellé Garage Bugatti 12,50 m 2 Garage Le Mans 14,80 m 2 Garage Simply T1P 15 m 2 Garage Simply T2P 18 m 2 Famille Garage Bois Garage Bois Garage Béton Garage Béton Fournisseur SARL Edart SARL Edart Bâtibourgogne Bâtibourgogne Compte Ventes 707300 707300 707300 707300 Compte Achats 607300 607300 607300 607300 Prix Achat HT 616,50 750,00 1 250,60 1 590,00 Coefficient de vente 1,8 1,8 1,8 1,8 Stock réel 0 0 0 0 Stock mini 5 5 5 5 Stock maxi 30 30 30 30 Doc. 3 Demandes d achat DEMANDE D ACHAT N 01/010 Exemplaire à déposer au service des achats Description de la demande Date de la demande : 06/01/201N Articles à commander Fournisseurs Quantité Garage Bois Bugatti 12,50 m² EDART 20 Garage Bois Le Mans 14,80 m² EDART 20 Garage Béton Simply T1P 15 m² BÂTIBOURGOGNE 30 Garage Béton Simply T2P 18 m² BÂTIBOURGOGNE 30 Service demandeur : Direction - M. Leblanc Leblanc Doc. 4 Bons de réception 12 rue Bart 13200 ARLES Date : BL N : 06/01/201N KJ4599 LOISIR ABRIS Référence Désignation Unité Quantité Observations A125 Abri type Savoie 12,50 m² Code 22544 1 15 RAS Visa magasinier : 243 Vers l examen
Doc. 4 Bons de réception (suite) 8, rue de l Industrie 59610 FOURMIES LOISIR ABRIS Date : 06/01/201N Bon de réception N : 01/562 Réf. Désignation Quantité/unité C100 Châlet type Montréal CH 1254 20 châlets Observations éventuelles : RAS Visa : La commande a été passée directement par Internet, donc aucun bon de commande saisi. >Tenir compte de cet arrivage en créant un bon de réception Doc. 5 Factures fournisseurs 12 rue Bart 13200 ARLES LOISIR ABRIS Arles le : 06/01/201N Facture n 04/45D BON A PAYER Bernard Référence commande : CDE 01 Référence livraison : KJ4599 Ville départ : Arles Mode de transport : Route Ville d'arrivée : Ardres Nombre de colis : 15 Réf. Désignation Unité Qtté PU. HT Rem. Total Net HT 22544 Abri de jardin pin 12,50 m² type Savoie 1 15 538,50 20,00 6 462,00 Mode de paiement : Traite/LCR Échéance : 31/01/201N Montant : 7 728,55 Total HT : TVA 19,60 % : Net à payer : 6 462,00 1 266,55 7 728,55 Doc. 6 Souches de chèque 8, rue de l Industrie 59610 FOURMIES BON A PAYER Bernard LOISIR ABRIS Facture N : 14/01 Fourlies le : 06/01/201N Référence commande : CDE Internet du 03/01/ Référence livraison : N JL125 Réf. Désignation Qté PU. HT Montant BNP Montant : 43 477,60 Euros Date : 06/01/201N Ordre : Garage Gossin N chèque : 170256901 BNP Montant : 87 562,98 Euros Date : 06/01/201N Ordre : Dural France N chèque : 170256902 CH1254 Châlet type Montréal Remise 10 % Règlement Échéance : Comptant sous huitaine Mode : Chèque bancaire 20 1 195,00 Net commercial Port Net HT TVA 19,60 % Net à payer OK 23 900,00 2 390,00 21 510,00 60,00 21 570,00 4 227,72 25 797,72 Auto Expo 244
2 Préparer et réaliser des opérations de facturation Au cours de la journée, Michel Dufour, responsable du service Ventes, vous demande de réaliser les opérations de facturation. Afin de faciliter votre intégration, il vous remet le schéma de circulation des documents qui vous permettra de comprendre le fonctionnement du service. Il laisse à votre disposition la liste des tâches à effectuer ainsi que divers documents. Circulation des documents au service VENTES Bon de commande Transféré en Bon de livraison Transféré le jour même en Facture Lors de l échéance, mettre à jour les encaissements Saisi à partir du bulletin de commande envoyé par le client À remettre au client lors de la livraison À envoyer au client après contrôle des frais de facturation TÂCHES À RÉ ALISER 6 janvier 201N 1) Saisissez les commandes des clients de la première semaine de janvier (document 7, fiche micro 7). 2) Établissez les bons de livraison et les factures correspondantes (document 8, fiche micro 8). 3) Enregistrez les règlements des clients (document 9, fiche micro 9). 4) Imprimez : (Fiches micro 10 et 11) - l état des stocks au 06/01, découpé en famille d articles - le chiffre d affaires et la marge par client pour la première semaine de janvier. M. Dufour Rmq : tous les documents commerciaux sont imprimés en A4 avec logo. Doc. 7 Bulletins de commande 110, route de Calais 62610 ANDRES BULLETIN DE COMMANDE N 01 Date : 02/01/201N BU Client : France Discount Référence Désignation Quantité A150 Abri Jura 15 m² 10 C300 Châlet type Helsinki 5 Nom du commercial : Allart Claude Signature du client Henin Livrable le 04/01 245 Vers l examen
Doc. 7 Bulletins de commande (suite) Livrable le 05/01 110, route de Calais 62610 ANDRES BULLETIN DE COMMANDE N 02 Date : 04/01/201N BU Client : Castorama Pontoise Référence Désignation Quantité A075 Abri Texas 7,5 m² 10 A100 Abri Ohio 10 m² 10 C100 Châlet type Montréal 5 C200 Châlet type Oslo 5 Nom du commercial : Trédez François BULLETIN DE COMMANDE N 03 Date : 04/01/201N BU Client : Bricocentre 152 rue Voltaire 93300 Aubervilliers Référence Désignation Quantité A075 Abri Texas 7,5 m² 5 A100 Abri Ohio 10 m² 1 C300 Châlet type Helsinki 5 Nom du commercial : Trédez François 110, route de Calais 62610 ANDRES Nouveau client n 411205 Remise accordée : 5 % Paiement comptant par chèque sous escompte de 3 % Signature du client : Lecointe Livrable le 06/01 Signature du client : Valert Doc. 8 Traitement des commandes du 01/01 au 06/01/201N N Client Livraison effectuée Facturation Date Commentaire Date Commentaire 1 France Discount 04/01/ R.A.S 04/01/ Ajouter 50,00 euros HT de frais de transport forfaitaire 2 Castorama 05/01/ Cde 05/01/ Accorder une remise supplémentaire de 5 % sur l'article A075 3 Bricocentre 06/01/ 06/01/ Doc. 9 Remise de chèques Détail des chèques déposés EUROS Émetteur chèques Montant 0 2 0 1 1 5 6 0 0 0 0 1 5 1 6 0 2 4 1 France Discount 3 871,01 N de compte à créditer Montant total de la remise 2 Valmont s et J 11 289,23 a 3 4 SARL abris - Ardres 5 Nom du bénéficiaire 6 7 Leblanc 8 0 6 0 1 2 0 1 N 9 Date Signature 10 Total en EUROS 15 160,24 Exemplaire client à conserver Remise de chèques Agence de Ardres 12589475204 a 246
3 Tenir et suivre la comptabilité clients et fournisseurs Vous terminez votre journée au service Comptabilité. Le comptable vous charge de divers travaux à réaliser. Il vous remet la liste des tâches à effectuer ainsi que divers documents. TÂCHES À RÉ ALISER 6 janvier 201N 1) Créez les comptes de tiers nécessaires pour les opérations d achats et de ventes (documents 10 et 11, fiche micro 13). 2) Enregistrez l immobilisation acquise en janvier (document 12, fiche micro 14). 3) Saisissez les opérations de la première semaine de janvier comptabilisées sur bordereaux (document 13, fiche micro 15). 4) Générez les écritures comptables sur Ciel Gestion (Fiche micro 12) et procédez à l importation vers Ciel Compta (Fiche micro 16). 5) Imprimez en date du 06/01 (fiches micro 17 et 18) : les brouillards que vous contrôlerez et modifierez, éventuellement les journaux, les comptes de tiers lettrés. Paul Vernon Doc. 10 Fiches fournisseurs Fournisseurs Code 401088 401330 404511 Raison sociale AXA assurances EDF Bleu Ciel MGC Équipements Adresse 15 rue de Picardie BP 118 25 ZAL Nord Code postal 62100 80000 87100 Ville Calais Amiens Limoges Mode de règlement Chèque Chèque Chèque Doc. 11 Comptes d achats et de ventes Achats Vente N de compte 607300 707300 Intitulé Achats de garages Ventes de garages 247 Vers l examen
Doc. 12 Facture du fournisseur MGC Équipements SA au capital de 80 000,00 25 ZAL NORD FACTURE N 22588 87100 LIMOGES Tél. : 04 51 14 11 00 SIRET 325 369 744 00015 NAF 518M SARL 62610 Ardres Désignation 1 transpalette manuel série GS pro Capacité 2 500 kg Fourches standards 525 mm x 1 150 mm Frais de livraison Montant 689,00 30,00 Code : 00010 Code comptable : 218200 Date de mise en service : 04/01/201N Mode d amortissement : linéaire Durée d amortissement : 5 ans Total Escompte de règlement pour paiement comptant 2 % Total HT TVA Taux de 19,60 % Net à payer TTC À réception de la facture 719,00 14,38 704,62 138,11 842,73 Doc. 13 Bordereau de saisie Bordereau de saisie Code JL Date Compte Général Tiers Libéllé Pièce Débit Crédit HA 03/01/1N 606110 EDF Bleu Ciel 01/001 1 120,60 445660 219,64 401330 1 340,24 HA 03/01/1N 616000 AXA Assurances 01/002 1 683,22 401088 1 683,22 BQ 05/01/1N 445510 TVA décembre B001 6 540,00 512100 6 540,00 BQ 05/01/1N 421000 Paie décembre B002 18 925,57 512100 18 925,57 BQ 06/01/1N 164100 Remboursement emprunt B003 5 654,51 661100 2 541,99 512100 8 196,50 CA 06/01/1N 626000 Timbres postaux B004 25,00 530000 25,00 TOTAUX 36 710,53 36 710,53 248