MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES ET DE SERVICES CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES ET TECHNIQUES PARTICULIERES «Emission de titres de transports train et avion et services annexes» Appel d offres ouvert (Article 33, 57 à 59 du Code des Marchés Publics) Numéro de marché : N MAO-2012-05 Date de notification : DATE DE REMISE DES OFFRES : Le 16 AOUT 2012 à 16h30. 12/06/2012- Page 1 sur 17»
SOMMAIRE ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE 4 ARTICLE 2 FORME DU MARCHE 4 ARTICLE 3 DUREE DU MARCHE 4 ARTICLE 4 RESILIATION 5 ARTICLE 5 CONDITIONS DE REALISATION DE LA MISSION 5 ARTICLE 6 DESCRIPTION DES PRESTATIONS 6 6.1 - BILLETTERIE 6 6.2 PRESTATIONS ANNEXES 7 6.3 RESERVATION EN LIGNE 7 ARTICLE 7 MODALITE D EXECUTION 7 7.1 - CONDITIONS DE REALISATION 7 7.2 - DELAIS DE LIVRAISON 9 7.3 LES BONS DE COMMANDE 9 7.4 ACCUSE DE RECEPTION 10 7.5 ANNULATION DE LA COMMANDE 10 7.6 DESIGNATION DES CORRESPONDANTS 10 ARTICLE 8 VERIFICATION ET ADMISSION 11 8.1 VERIFICATIONS 11 8.2 ADMISSION DES PRESTATIONS 11 ARTICLE 9 PRIX 12 9.1 - FORME DES PRIX 12 9.2 - PRIX DE REGLEMENT 12 9.3 AJUSTEMENT DES PRIX 13 9.4 CLAUSE DE SAUVEGARDE 14 9.5 REMISE SUR LE CHIFFRE D AFFAIRES 14 9.6 - OFFRES PROMOTIONNELLES 14 9.7 - RECOURS AUX MARCHES COMPLEMENTAIRES 14 12/06/2012- Page 2 sur 17
ARTICLE 10 PENALITES DE RETARD 14 ARTICLE 11 CONDITIONS ET MODALITES DE REGLEMENT 15 ARTICLE 12 PRODUCTION DE STATISTIQUES 16 ARTICLE 13 ASSURANCES 16 ARTICLE 14 LITIGES 16 ARTICLE 15 DEROGATIONS 17 12/06/2012- Page 3 sur 17
ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE Le présent marché concerne la fourniture de titres de transports aériens, ferroviaires et maritimes, nationaux et internationaux, et de prestations associées. Les prestations feront l objet d un marché à bon de commandes qui seront notifiés au fur et à mesure des besoins. Il concerne des services d agence de voyages (billetterie de train et avion et la location de voitures) pour les déplacements professionnels des personnels enseignants, administratifs, techniques et de tous missionnaires d AGROCAMPUS OUEST, ainsi que des personnes extérieures invitées, associées ou en mission. Le chiffre moyen annuel s élève a 305.000 TTC : dont 247 734 pour la billetterie train et 57 266 pour la billetterie avion et divers. Ces informations sont données à titre indicatives et n engagent pas l Etablissement. ARTICLE 2 FORME DU MARCHE Le marché comporte un lot unique. Il s agit d un marché fractionné à bons de commande sans minimum et maximum, conclu conformément à l article 77 du code des marchés publics issu du décret du 1 er août 2006. ARTICLE 3 DUREE DU MARCHE Le marché est conclu pour une période initiale d un an à compter de la date de notification. Le marché pourra être reconduit trois fois par période successive d un an (décision expresse du pouvoir adjudicateur adressée au titulaire du marché par lettre recommandée avec accusé de réception deux mois avant la fin de la période en cours). La durée totale du marché ne pourra pas excéder quatre ans. 12/06/2012- Page 4 sur 17
Si le pouvoir adjudicateur décide de reconduire le marché, le titulaire ne pourra pas refuser cette reconduction. Les bons de commande peuvent être émis jusqu'au dernier jour de validité du marché, conformément aux dispositions de l article 77-II du CMP. ARTICLE 4 RESILIATION Les dispositions applicables en matière de résiliation du marché sont celles définies au Chapitre VI (articles 29 à 36) du Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de fournitures courantes et de services (CCAG / FCS). En outre, le Pouvoir Adjudicateur pourra résilier le marché en cours d'exécution sans indemnité, par décision avec date d effet envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, si le montant des pénalités appliquées dépassait le pourcentage mentionné à l article 10 du présent CCP. D autre part, en cas de non respect du délai d exécution énoncé à l article 7.2 du présent CCP ou de défaillance du Titulaire, le Pouvoir Adjudicateur pourra faire exécuter la prestation par un autre fournisseur aux frais et risques du Titulaire, selon les dispositions de l article 36 du CCAG/FCS. ARTICLE 5 CONDITIONS DE REALISATION DE LA MISSION Le présent marché est constitué par les documents contractuels énumérés ci-dessous par ordre de priorité décroissante : 1 - l acte d engagement (AE) et ses annexes financière et technique ; 2 - le présent Cahier des Clauses Particulières (CCP) ; 3 - le règlement de la consultation ; 4 - le Cahier des Clauses Administratives Générales applicable aux marchés publics de Fourniture Courantes et Services (CCAG/FCS), Arrêté du 19 janvier 2009. Le Titulaire déclare parfaitement connaître ce document bien qu il ne soit pas matériellement joint au dossier ; 5 - le bon de commande. 12/06/2012- Page 5 sur 17
Toute clause, portée dans le(s) catalogue(s)/tarif(s) du titulaire ou documentation quelconque et contraire aux dispositions des autres pièces constitutives du marché, est réputée non écrite. Les conditions générales de vente du titulaire sont concernées par cette disposition. En cas de contradiction entre les clauses des différents documents contractuels du marché, la clause à retenir est celle figurant sur le document de priorité supérieure. ARTICLE 6 DESCRIPTION DES PRESTATIONS 6.1 - Billetterie Le Titulaire sera en mesure : d analyser les demandes, individuelles ou de groupes et d établir des devis, pour des transports aériens et ferroviaires en France, vers l étranger et pour des déplacements réalisés au sein d un pays étranger d indiquer l ensemble des solutions envisageables, (éventail des tarifs selon les classes, les compagnies de transport, les horaires, le choix des trajets, les correspondances ou escales) ainsi que toutes les contraintes qui y sont attachées, telles que vols croisés, billets à conditions non remboursables, non modifiables, prix de groupe, durée de séjour imposée, etc., en respectant les éventuels impératifs du demandeur ; d effectuer des modifications, annulations et remboursements des titres de transport ; de procéder à la réservation des places et à l émission des billets ; de fournir, prioritairement et chaque fois que cela est possible, le billet au format électronique. En cas d impossibilité, et par exception, de mettre en place un dispositif de livraison des titres de transport sur les différents sites d AGROCAMPUS OUEST. 12/06/2012- Page 6 sur 17
Les billets pourront être retirés directement auprès du prestataire ou envoyés au service émetteur du bon de commande. Le titulaire peut également mettre à disposition les billets directement dans l aéroport indiqué sur le bon de commande. 6.2 Prestations annexes Le Titulaire sera en mesure de proposer : - la location de véhicules - des assurances couvrant l annulation, les accidents, le rapatriement sanitaire, la perte ou le vol des bagages ; - l obtention de cartes de réduction, gestion des abonnements individuels et des coupons de réduction - la production semestrielle de statistiques relatives à l exécution du marché. 6.3 Réservation en ligne Les candidats peuvent proposer un outil de réservation en ligne. Cette prestation ne constitue pas une variante. Ce mode de gestion des demandes est obligatoirement complémentaire d un service direct et immédiat assuré par le prestataire et ses correspondants désignés pour ce marché et joignables par téléphone ou mail par les différents service d AGROCAMPUS OUEST. Il ne pourra constituer le mode de réservation exclusif proposé par le candidat. Son utilisation sera laissée au libre choix d AGROCAMPUS OUEST. ARTICLE 7 MODALITE D EXECUTION Le présent marché est un contrat avec obligation de résultat. Les correspondances relatives au marché sont rédigées en français. 7.1 - Conditions de réalisation La demande de réservation est effectuée par téléphone ou courrier électronique par les chaires, laboratoires et services d AGROCAMPUS OUEST. 12/06/2012- Page 7 sur 17
Il communiquera au titulaire les renseignements suivants pour les besoins de la mission : le nom et prénom du bénéficiaire le lieu de départ et destination finale les dates et heures de départ et d arrivée souhaitées les contraintes éventuelles à respecter le numéro de la carte d'abonnement (le cas échéant) Le titulaire transmettra par écrit (ou courriel) ses meilleures propositions et il communiquera toutes les caractéristiques de la prestation proposée, à savoir : le nom de la compagnie de transport les dates et heures de départ et d arrivée le cas échéant, le nombre et la durée des escales les frais d annulation et de modification le prix du transport et ses conditions d application Le titulaire s engage à optimiser les itinéraires et à choisir les tarifs les moins chers. Il s engage également à mettre en concurrence les compagnies aériennes, pour faire bénéficier l administration des tarifs les plus avantageux. La confirmation de la réservation intervient avec la communication par écrit (mail, courrier) du bon de commande et de la photocopie de l ordre de mission au Titulaire. Les personnes habilitées à signer les bons de commande sont les professeurs titulaires des chaires, laboratoires ou services ou les gestionnaires ayant délégation de signature. La liste nominative de ces personnes et la copie de leurs signatures est remise au Titulaire avec la lettre de notification du marché. Pendant la durée d exécution du marché, cette liste pourra être modifiée par courrier signé du Pouvoir Adjudicateur. 1 Par principe, le billet est émis au format électronique et est envoyé par courriel au demandeur. 2 Par exception, le billet qui ne peut être émis au format électronique, est livré à l adresse du site indiquée sur le bon de commande. 12/06/2012- Page 8 sur 17
Les livraisons doivent être effectuées par le Titulaire aux heures d ouverture (du lundi au vendredi 9h à 17h) et aux lieux exacts indiqués sur le bon de commande. Il peut également être demandé au Titulaire de mettre à disposition les titres de transport aux guichets des aéroports ou des gares ou dans une agence de la ville concernée. 7.2 - Délais de livraison Les prestations devront être exécutées par le titulaire dans un délai maximum de 48 heures à compter de la confirmation de la commande et en tout état de cause, dans les 24 heures avant la date du départ. Pour les commandes urgentes, réalisées moins de 24 heures avant le départ, le Titulaire fait une proposition de délai dans le bordereau de réponses. Par dérogation à l article 13.3 du CCAG/FCS, la prolongation éventuelle du délai d exécution est accordée par l émetteur du bon de commande ou son mandataire habilité en lieu et place de la Personne Représentante du Pouvoir Adjudicateur. 7.3 Les bons de commande Le marché s exécute au fur et à mesure des besoins au moyen des bons de commande établis à partir des tarifs proposés par le Titulaire. Les bons de commande sont adressés au Titulaire par un représentant habilité à engager les dépenses d AGROCAMPUS OUEST. Le bon de commande comprend notamment : - le code du service gestionnaire et du service utilisateur - les nom et adresse du service concerné - la référence propre au présent marché, - la nature détaillée des prestations demandées (les dates de départ et retour, le trajet ou les détails des prestations annexes, le(s) nom(s) du(es) missionnaire(s) - les quantités - le prix - le lieu de livraison 12/06/2012- Page 9 sur 17
- le cas échéant, la référence donnée par le prestataire Le bon de commande sera signé par l une des personnes habilitées à engager les dépenses d AGROCAMPUS OUEST. Le bon de commande sera accompagné par une photocopie de l ordre de mission durement signé. Le service demandeur, indique obligatoirement sur le bon de commande si le titre de transport est un billet électronique ou un billet traditionnel mis à disposition sur le lieu du départ, à l agence ou livré à l adresse du site indiquée sur le bon de commande. En cas de livraison, le bon de commande doit préciser le lieu exact et le nom de la personne à qui le titre de transport devra être remis. 7.4 Accusé de réception Toute livraison d un titre de transport (électronique ou papier) ou d un code de retrait de billets devront faire l objet d un accusé de réception par l administration. Le titulaire fera à chaque livraison, une proposition d accusé de réception, par voie électronique ou récépissé. 7.5 Annulation de la commande Les conditions d annulation de la commande (délais, pénalités) doivent avoir été précisées par le Titulaire lors de l établissement du devis. En cas d annulation, le billet délivré sera intégralement restitué au Titulaire. Celui-ci émettra un avoir pour la totalité de la commande, éventuellement réduit des pénalités appliquées par les compagnies de transport. 7.6 Désignation des correspondants Avant le début d exécution du marché, le Titulaire désignera une ou plusieurs personnes de son personnel comme interlocuteur privilégié d AGROCAMPUS OUEST pour le traitement des commandes, ainsi qu un correspondant pour le suivi comptable. 12/06/2012- Page 10 sur 17
ARTICLE 8 VERIFICATION ET ADMISSION Les opérations de vérification et d admission s effectuent en application du chapitre V du CCAG/FCS. Cependant, par dérogation aux articles concernés du CCAG/FCS, ces opérations sont effectuées par l émetteur du bon de commande ou son mandataire habilité en lieu et place du Représentant du Pouvoir Adjudicateur. 8.1 Vérifications AGROCAMPUS OUEST conformément aux articles 22 et 23 du CCAG/FCS vérifie la bonne exécution des prestations demandées. Les vérifications quantitatives et qualitatives approfondies sont effectuées dans un délai de 15 jours à compter de la date de livraison, conformément aux articles 22 et 23.2 du CCAG/FCS. Les réclamations suivantes peuvent être notamment formulées : - réclamations sur la livraison d un titre de transport ou d un bon de commande comportant des mentions non-conformes à la commande (concernant les horaires, lieux de destination, tarifs, ) ou sur la livraison erronée d un billet non commandé ; - réclamations sur les écarts en quantité par rapport au bon de commande ; - réclamations relatives aux défauts de réception ou de service attendu. Toutes les réclamations sont signifiées au titulaire par courrier ou courriel dans un délai de 15 jours maximum à compter de la date de livraison conformément à l article 23 du CCAG/FCS. Les titres de transport, les bons de réservation, prestations annexes nonconformes à la commande sont retournés aux frais du titulaire. Ce retour donne lieu à un échange aux frais du titulaire. 8.2 Admission des prestations Une fois la vérification des prestations effectuée dans les conditions indiquées ci-dessus et en l absence de réclamation en cours, la décision d admission des prestations est réputée acquise. 12/06/2012- Page 11 sur 17
Cependant, par dérogation aux articles 22.3 et 23 à 25 du CCAG/FCS, ces opérations sont effectuées par l émetteur du bon de commande ou son mandataire habilité en lieu et place du Pouvoir Adjudicateur.. A l issue des opérations de vérification, le pouvoir adjudicateur prendra sa décision dans les conditions prévues aux articles 24 et 25 du CCAG/FCS. ARTICLE 9 PRIX 9.1 - Forme des prix Le marché est traité à prix unitaires appliqués aux quantités réellement exécutées. Les prix sont obligatoirement la décomposition entre : - d une part la rémunération de l agence de voyages intervenant en qualité d intermédiaire entre la personne publique et les prestataires de services. Le candidat fournira une annexe détaillée par type de prestations des divers services susceptibles d être rendus dans le traitement d un dossier, et des tarifs correspondants. Le candidat devra inscrire la rémunération correspondant aux frais d intervention. Le titulaire indiquera avec précision sur le bordereau de réponses annexé à l acte d engagement l assiette et le taux de sa rémunération et précisera s il applique des réductions sur sa rémunération lorsque plusieurs missionnaires voyagent ensemble (1 seule recherche, plusieurs titres de transport ) ; - d autre part le prix correspondant au seul coût du titre de transport ou de toute autre prestation entrant dans l objet du marché. 9.2 - Prix de règlement La monnaie de compte est l Euro. Les prix sont réputés complets et comprennent les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation et, le cas échéant, tous les frais afférents au transport jusqu au lieu de livraison. 12/06/2012- Page 12 sur 17
Le Titulaire s engage à rechercher les meilleures conditions tarifaires dans le cadre de l analyse des demandes dans l objectif s assurer des économies d échelle et d être en mesure d en apporter la démonstration par tout moyen. 9.3 Ajustement des prix - Concernant les titres de transport ou toute autre prestation entrant dans l objet du marché : Pendant la durée du marché, les prix sont révisés et ajustés par référence aux tarifs appliqués par les fournisseurs du titulaire pour ce qui concerne les prestations extérieures au titulaire du marché. Les prix sont ajustables à la hausse comme à la baisse en fonction de l évolution des tarifs pratiqués ou négociés par les transporteurs. Chaque nouveau tarif accepté lors de l émission du bon de commande sera considéré comme tarif contractuel de référence dans le cadre de l exécution du marché, après acceptation de la proposition par AGROCAMPUS OUEST ; - Concernant d autre part, les prestations propres au titulaire du marché, frais d agence, frais d intervention, commission, frais d annulation ou tout frais autres que le prix du billet : Concernant ces frais, à compter de la notification, les prix sont fermes la première année, puis ajustables à la date anniversaire de la notification du marché par référence au tarif public général applicable à l ensemble de la même clientèle du titulaire. L ajustement du prix correspond soit à une hausse ou une baisse par référence à ce tarif public en vigueur à la date de la commande de la prestation concernée. Ces prix constituent une modification du marché devant faire l objet d un accord formalisé. Le titulaire devra faire parvenir toute demande de révision de sa rémunération, par lettre recommandée, 3 mois avant la date d échéance du marché. Dans les 30 jours suivants la réception, le pouvoir adjudicateur transmettra par courrier son acceptation ou son refus. Le silence de la personne publique vaut acceptation des nouveaux tarifs. Ce nouveau bordereau de prix donnera lieu à l établissement d une nouvelle annexe à l acte d engagement qui se substituera automatiquement à la précédente sans qu il soit nécessaire de conclure un avenant. 12/06/2012- Page 13 sur 17
9.4 Clause de sauvegarde Lorsque la révision de la rémunération du prestataire a pour effet de majorer de plus de cinq pour cent les tarifs arrêtés lors de la notification initiale du marché, le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de refuser cette révision et de résilier le présent marché sans que le titulaire ne puisse prétendre à une quelconque indemnité. 9.5 Remise sur le chiffre d affaires La remise accordée par l agence sur le chiffre d affaire annuel réalisé avec AGROCAMPUS OUEST fait l objet d un versement unique par année civile au mois de décembre de l année n. 9.6 - Offres promotionnelles Le Titulaire fait bénéficier la personne publique des prix négociés ou offres promotionnelles qu il est susceptible de proposer à condition qu ils conduisent à des prix inférieurs aux prix nets résultant de l application des conditions du marché. 9.7 - Recours aux marchés complémentaires En application de l article 35.II 5 ) du Code des marchés publics, AGROCAMPUS OUEST se réserve le droit de recourir à des marchés complémentaires pour la réalisation de prestations ne figurant pas dans le marché initial mais devenues nécessaires à la suite d une circonstance imprévue, à l exécution du service tel qu il est prévu dans le marché initial. ARTICLE 10 PENALITES DE RETARD Par dérogation à l article 14 du CCAG/FCS, en cas de non respect du délai de livraison mentionné à l article 7.2 du présent CCP, si le retard n est pas imputable à la personne publique et sauf cas de prolongation de délai accordé par la personne publique sur demande formulée par le Titulaire dans les conditions de l article 13.3 du CCAG/FCS, le Titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, des pénalités égales à 5% du montant de la prestation non livrée par jour de retard. 12/06/2012- Page 14 sur 17
Le calcul des pénalités est propre à la commande concernée. Au cas où le cumul des pénalités appliquées sur une période de douze mois dépasserait 2% du montant minimum HT annuel du marché, le Pouvoir Adjudicateur pourra faire valoir son droit à résiliation sans indemnité, conformément à l article 4 du présent CCP. ARTICLE 11 CONDITIONS ET MODALITES DE REGLEMENT Les sommes dues au(x) titulaire(s) et au(x) sous-traitant(s) de premier rang éventuel(s), seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes. En cas de dépassement du délai de paiement, le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points. Les factures afférentes au paiement seront établies en un original et 2 copies, portant outre les mentions légales, les indications suivantes : - le nom et l'adresse du créancier ; - les références complètes et détaillées du déplacement ainsi que le nom du ou des missionnaires ; - le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement ; - le numéro et la date du marché ; - le taux et le montant de la T.V.A. ; - le montant T.T.C. et la date de la facture. 12/06/2012- Page 15 sur 17
Elles seront communiquées à : AGROCAMPUS OUEST Service Financier et Comptable Unite de traitement des factures marchés 65 Rue de Saint Brieuc CS 84 215 35 042 Rennes Cedex Le comptable assignataire de la dépense est l Agent Comptable d AGROCAMPUS OUEST. ARTICLE 12 PRODUCTION DE STATISTIQUES Le Titulaire s engage à produire des statistiques analytiques par destination, mode de transport et montant des prestations pour chaque période de six mois. Le format de présentation des statistiques est laissé à l initiative du Titulaire. ARTICLE 13 ASSURANCES Avant tout commencement d exécution, le titulaire devra justifier qu il est couvert par un contrat d assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382 à 1384 du Code civil ainsi qu au titre de sa responsabilité professionnelle, en cas de dommage occasionné par l exécution du marché. ARTICLE 14 LITIGES Les litiges éventuels sont réglés par les lois et règlements du droit français. Les tribunaux administratifs sont seuls compétents. Les renseignements complémentaires sont donnés par le Service Achats Marchés Conventions d AGROCAMPUS OUEST. 12/06/2012- Page 16 sur 17
ARTICLE 15 DEROGATIONS L article 8 du CCP déroge à l article 23 du CCAG/FCS. L article 8.2 du CCP déroge aux articles 22.3 et 23 à 25 du CCAG/FCS L article 10 du CCP déroge à l article 14 du CCAG/FCS. Fait en un seul exemplaire original Le. Le candidat Mentions manuscrites «Lu et approuvé» Cachet de l entreprise et signature 12/06/2012- Page 17 sur 17