Manuel de l'exposant 27 au 31 janvier 2011 Place Bonaventure Information Promoteur Gestion Heures d'ouverture Adresse de livraison 2 Horaire de montage et de démontage 3 Informations générales Règlements généraux Accréditations Billets de courtoisie et pré-vente Messages et sécurité 4 Utilisation de l'espace Règles d'ignifugation 5 Assurances Préservation des lieux Aménagement et décoration Services aux exposants Sonorisation, bon de sortie, concours 6 Stand - règlements généraux 7 Location stand et équipement, électricité et accrochage Montage et démontage Téléphone Audio visuel Transport de bateaux Courtier en douanes Transport de marchandises Hôtel officiel 8 Contribuer au succès du Salon 9
Informations Nous vous suggérons de lire attentivement ce manuel de l'exposant, qui vous donnera toutes les informations nécessaires à une participation efficace de votre entreprise. Vous retrouverez tous les formulaires nécessaires au bon fonctionnement du Salon sur le site www.salondubateau.com. N'hésitez pas à communiquer avec notre équipe pour toutes informations supplémentaires au (450) 442-0023. L'événement est organisé par : L'Association Maritime du Québec (AMQ) Téléphone : (450) 466-1777 621, rue Stravinski, bureau 500 Télécopieur : (450) 466-6056 Brossard (Québec) J4X 1Y7 Courriel : info@nautismequebec.com La gestion et les ventes de l'événement sont confiées à : DEE Global Téléphone : (450) 442-0023 2665, rue Jean-Désy, suite B Télécopieur : (450) 442-4605 Longueuil (Québec) J4G 1G6 Courriel : mbibeau@deeglobal.ca Montage/démontage SUM Logistik Pour tout renseignement relatif aux informations ci-jointes Téléphone : (514) 282-8743 Télécopieur : (514) 287-8903 Courriel : mdufour@sumlogistik.com Heures d'ouverture Jeudi 27 janvier 2011 Vendredi 28 janvier 2011 Samedi 29 janvier 2011 Dimanche 30 janvier 2011 Lundi 31 janvier 2011 12h00 à 21h00 12h00 à 21h00 10h00 à 20h00 10h00 à 18h00 12h00 à 17h00 Coûts des billets d'admission Adulte : 13 $ Âge d'or / Étudiant : 10 $ Enfant 6-12 ans : 5 $ Moins de 6 ans : Gratuit Forfait famille : 30 $ 2 adultes, 2 enfants Les billets sont disponibles au coût de 11 $ sur le site www.salondubateau.com. Valable jusqu'au 14 janvier 2011. Adresse et dates de livraison Aucune livraison ne sera acceptée avant lundi 24 janvier 2011 à 00h01. Tout le matériel d'exposition devra être expédié, franc de port, à l'adresse suivante: Nom de l'expéditeur (exposant) Numéro de stand Salon du Bateau a/s Le Receveur Place Bonaventure Quai de déchargement Rue Monfort (angle St-Jacques) Montréal (Québec) H5A 1G1 Les précautions seront prises, mais la direction du Salon ne sera pas responsable de la perte ou du bris de matériel et d'accessoires confiés au Receveur. Page -2-
Horaire de montage La période de montage et d'aménagement du hall d'exposition débutera : Montage / démontage Lundi 24 janvier, à 00h01, et se terminera le mercredi 26 janvier à 22h00. Selon l'horaire d'entrée qui vous sera remis par l'équipe de SUM Logistik. Vous pouvez joindre madame Monique Dufour au (514) 282-8743 poste 224. Les exposants doivent respecter cet horaire L'accès au débarcadère de la Place Bonaventure est situé à l'angle des rues Montfort et St-Jacques. Le plan des rues indique clairement le site de la rampe du débarcadère du hall d'exposition. De façon à éviter les embouteillages de l'accès aux portes de réception, voici la marche à suivre : Le stationnement à l'aire de réception est absolument interdit et les camions doivent quitter les lieux aussitôt le déchargement terminé, à défaut de quoi ils seront remorqués aux frais de l'exposant. Le temps alloué pour décharger vos marchandises est de 20 minutes. Des chariots à main seront mis à la disposition des exposants, sans frais, pour effectuer le transport de leur matériel jusqu'à leur stand; toutefois, vu le nombre limité de chariots, il est fortement conseillé à l'exposant d'avoir son propre chariot à main. Les exposants doivent disposer de leur propre personnel pour décharger leur matériel. Des chariots élévateurs ainsi que des grues seront disponibles pour le transport du matériel lourd et ce service est gratuit; cependant tout temps supplémentaire à l'horaire établi avec la responsable technique sera à la charge de l'exposant. Vous devez réserver la durée d'utilisation de l'un ou l'autre de ces services pour l'aménagement de vos stands auprès de madame Monique Dufour. Quant aux exposants qui n'auront pas fait de réservation, aucun horaire fixe ne leur sera garanti pour la manutention de leur stand. Nous offrons également, au bas de la rampe, la possibilité de faire nettoyer vos embarcations. À tous les jours, du 27 au 31 janvier, les exposants pourront apporter du matériel vers leur stand durant l'heure précédant l'ouverture du Salon, en ayant recours à de l'équipement roulant léger. Cependant dès l'ouverture et ce à tous les jours du Salon, ces équipements ne seront plus tolérés dans le hall et le transport dudit matériel ne se fera dès lors que de façon manuelle. Horaire de démontage La période de démontage des stands et du déménagement du matériel d'exposition débutera lundi 31 janvier à 17h00 et se terminera le mardi 1 er février 2011 à 23h00. Aucun exposant ne pourra démonter son stand, ni désassembler ses présentoirs avant lundi 31 janvier 2011 à 17h00. Aucun chariot ne pourra circuler tant et aussi longtemps que les tapis d'allées ne soient enlevés. Toute dérogation de cet horaire doit faire l'objet d'une entente spéciale avec la responsable technique. L'exposant devra libérer les lieux loués ainsi que la Place Bonaventure de toute marchandise au plus tard à 23h00, le mardi 1 er février; au delà de cette limite, l'équipement laissé sur place sera déplacé et entreposé à ses frais. Entreposage Les caisses, les boîtes et le matériel d'emballage doivent être retirés des stands. Ils seront entreposés durant le Salon. À la clôture, ils seront rapportés aux stands par l'exposant lui-même. Plier et attacher ensemble les boîtes vides. Se procurer les étiquettes d'entreposage du responsable technique. Identifier vos boîtes (nom compagnie, numéro stand) et les numéroter. Aviser lorsque vos boîtes sont prêtes à être entreposées. Les remorques non-utilisées doivent être rapportées. Si ces étapes ne sont pas suivies et que les boîtes sont laissées telles quelles dans les allées, elles seront automatiquement jetées. Page -3-
Informations générales et règlements Accréditation de votre personnel (Badges) La direction accréditera un nombre restreint de préposés aux stands pour la durée entière de l'événement. Ces accréditations seront accordées selon l'espace locatif, et devront être portées en permanence sur le site. 100 pi. ca. à 500 pi. ca. : 5 badges 501 pi. ca à 1000 pi. ca : 10 badges Plus de 1001 pi. ca : 1 badge/150 pi. ca. supplémentaire (Maximum de 45) Toute accréditation additionnelle (même en cas de perte, vol ou oubli) coûtera 15,00 $ l'unité. Les badges seront remis à l'accueil à l'entrée lors du montage à compter du mardi 25 janvier 2011. Pour être autorisé à travailler dans le stand d'un fabricant, tout concessionnaire doit obligatoirement être membre de l'amq. Admissibilité des exposants La direction se réserve le droit de refuser l'admission au hall d'exposition à tout visiteur, exposant ou employé d'exposant qui, de l'avis de la direction, est indésirable ou ivre ou qui d'une façon quelconque perturbe le bon fonctionnement des opérations. Afin d'être autorisé à entrer sa marchandise et à monter son stand, un exposant devra avoir payé entièrement le montant de sa location d'espace. Billets de courtoisie et en pré-vente Chaque exposant a droit à des billets de courtoisie et pour en déterminer le nombre, nous avons établi le ratio selon les pieds carrés loués par chacun. 100 pi. ca. à 499 pi. ca. : 2 billets de courtoisie 500 pi. ca. additionnel : 1 billet de courtoisie Des billets en pré-vente vous sont offerts au tarif réduit de 10.50 $ chacun. Nous devons recevoir le formulaire de commande complété avant le 14 janvier 2011 afin de vous les retourner par la poste. Des billets supplémentaires seront disponibles au bureau du promoteur jusqu'à l'ouverture du Salon, jeudi le 27 janvier à midi. Sécurité Un service de sécurité de base est assuré en permanence par des agents de sécurité de la Place Bonaventure, pendant et après les heures d'ouverture durant le Salon. Toutefois, la direction du Salon et le propriétaire du hall d'exposition n'assument aucune responsabilité pour les objets perdus, volés ou détruits. Page -4-
Règlements Utilisation de l'espace Tout concessionnaire qui travaille dans le stand d'un fabricant, doit obligatoirement être membre de l'amq. Seules les embarcations de l'année courante pourront être exposées au Salon, sauf sur autorisation spéciale de la direction. Pour éviter d'obstruer les allées et d'empiéter chez l'exposant voisin, les embarcations doivent être installées dans les limites du terrain attribué par l'amq. L'exposant ne peut en aucun cas céder ou transférer l'utilisation de l'espace qui lui a été assigné. Un espace loué ne peut être utilisé à des fins de promotion ou de publicité pour un autre concessionnaire. Un exposant n'est pas autorisé à exposer, annoncer, distribuer ou posséder des embarcations, dépliants ou brochures de toutes marques dont il n'est pas l'exposant principal. Un exposant n'est pas autorisé à utiliser son espace dans le but d'attirer la clientèle vers un autre événement concurrent. Aucun moteur hors-bord ne doit être exposé sur des supports. Ils doivent être installés sur la plaque d'arcasse. Seuls les moteurs dont la corporation est exposant à titre corporatif sont acceptés dans les stands autres que le sien. L'accès aux sorties de secours, cabinets d'incendie, déclencheurs d'alarme et tout autre équipement de sécurité ne doit être obstrué par aucun stand, matériel ou quelques objets possibles. La distribution des souvenirs, échantillons, matériel publicitaire ou toute autre sollicitation ne doit se faire qu'à l'intérieur du stand; toute sollicitation faite à l'extérieur du stand est interdite. L'exposant fautif recevra un avis en ce sens. L'AMQ se réserve le droit de l'expulser de l'événement s'il ne s'y conforme pas. Règles d'ignifugation Les règlements du service des incendies de la ville de Montréal exigent que tous les objets servant à la décoration soient ignifugés. Les moteurs actionnés à l'essence, au diesel ou au propane ne doivent pas fonctionner durant les heures d'exposition, à moins d'une permission écrite de la Direction du Salon. Il est très important que les réservoirs ou cylindres soient remplis à moitié de combustible pour empêcher l'accumulation d'oxygène. Ces réservoirs ou cylindres doivent être munis de couvercles de sûreté et doivent demeurer scellés pour la durée de l'exposition. Les bornes de batteries doivent être débranchées. Des inspecteurs peuvent exiger le démantèlement du stand ou le retrait d'exhibits ou équipement qui sont jugés non conformes. Tous les appareils électriques en opération au Salon doivent être approuvés par la C.S.A. et porter un sceau d'approbation. Pour plus d'information, vous pouvez rejoindre Mme Geneviève Courval de la Place Bonaventure au (514) 397-2305. Notez que depuis 2009, le coroplast, les plantes et /ou fleurs artificielles sont strictement interdits dans les halls d exposition. Page -5-
Règlements Assurances Ni la direction, ni le propriétaire du hall d'exposition ne peuvent être tenus responsables des dommages causés aux produits, stands, outils, par le feu, le vol ou toute autre cause. Pendant le séjour dans l'édifice ou ses dépendances, l'exposant doit lui-même assurer son matériel contre tous les risques. La direction et le propriétaire du hall d'exposition ne peuvent être tenus responsables pour les coups et blessures subis par un exposant ou un membre de son personnel pendant son séjour dans l'édifice et ses dépendances. Une preuve d'assurance responsabilité, avec une limite d'au moins 2 000 000,00 $, devra être en votre possession sur place. Elle devra être fournie sur demande à l'amq avant, pendant ou après le Salon. Vous trouverez en annexe un exemplaire du certificat d'assurance demandé. Murs, plafond et sol de l'édifice et préservation de l'intégrité des lieux Il est interdit de perforer, peindre ou altérer les murs de l'édifice et les colonnes de béton du hall d'exposition. Le sol de l'édifice ne doit en aucun cas être perforé, peint ou altéré de quelque façon que ce soit. Aucun adhésif autre que le ruban approuvé ne peut être appliqué sur le sol. La distribution des autocollants est interdite. Les frais encourus pour les enlever du plancher, des murs ou d'autres stands seront à la charge de l'exposant. Sonorisation L'exposant devra respecter les visiteurs et ses collègues exposants. La musique et l'information diffusées à l'intérieur du stand ne doivent pas dépasser 85 décibels à 1.5 mètre de la source. Tout appareil qui provoque du bruit de façon abusive est interdit et sera enlevé aux frais de l'exposant. Les démonstrations avec microphone sont interdites. Bon de sortie Aucune marchandise d'exposition ne pourra être transportée à l'extérieur de l'édifice sans que l'exposant (responsable ou préposé) ait, au préalable, obtenu un bon de sortie. Ces bons de sortie seront disponibles au bureau du promoteur, du 27 au 31 janvier 2011. Activités promotionnelles et concours Toute sollicitation commerciale doit se faire à l'intérieur des stands. Les activités de nature promotionnelle sont interdites dans les allées, restaurants et couloirs. Les réclames commerciales et les concours organisés par les exposants en rapport avec leur participation à l'événement ne doivent engager le promoteur d'aucune façon. L'exposant devra fournir à la Direction, sur demande, l'autorisation de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec, obtenue en vue de l'organisation d'un tel concours. Tout concours doit au préalable être approuvé par la Direction de l'événement et les coupons de participation devront être remis au promoteur à la fin de l'événement. Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec Téléphone: (514) 873-3577 1, rue Notre-Dame Est (800) 363-0320 Montréal (Québec) H2Y 1 B6 Télécopieur: (514) 873-6759 Page -6-
Aménagement et décoration Stand - règlements généraux Les stands standards et préfabriqués, y compris les enseignes, ne doivent pas dépasser : Toute grandeur - 8 pieds de haut Un exposant qui compte employer ou construire un mur préfabriqué doit s'assurer des détails suivants : 1 - Une allocation d'un pouce doit être laissée de chaque côté des cloisons du stand. Pour toute dimension non conforme, vous devez obtenir l'autorisation de la Direction. 2 - La conception des stands doit permettre une ligne de vue, c'est-à-dire, que la hauteur maximale des murs latéraux dans les cinq (5) premiers pieds à partir de l'allée ne peut excéder quatre (4) pieds. La hauteur maximale acceptée pour toute autre partie de mur est de huit (8) pieds. Toute exception à ce règlement devra être approuvée au préalable par la direction du Salon. 3 - Toutes les parois des stands doivent être fabriquées de matériaux peints ou recouverts avec bon goût sur toutes les surfaces exposées à la vue du public. 4 - Tous les stands doivent avoir un revêtement de sol (moquette) dont les dimensions maximales sont celles de l'espace loué. 5 - Aucun stand ne devra dissimuler les déclencheurs d'alarme, les chambres électriques, les panneaux de signalisation et l'accès des locaux. 6 - L'exposant qui a un stand de type demi-lune doit fermer les côtés de façon esthétique et avec un matériau rigide. 7- Seuls les stands rigides sont acceptés; les rideaux sont interdits. Toute demande spéciale concernant l'apparence d'un stand doit être soumise pour approbation à DEE Global au plus tard trente (30) jours avant l'ouverture du Salon et être accompagnée d'un plan ou croquis illustrant la demande. La direction du Salon permet l'utilisation de bannières et d'objets promotionnels, à condition de suivre les règlements suivants : La superficie louée par l'exposant doit être de 400 pieds carré (minimum). Obtenir l'autorisation de la direction du Salon pour toutes les installations. Laisser un espace minimum de 12 pieds (3,6 m) au-dessus du plancher. La hauteur maximale d'une banderole auto-portante est de 8 pieds (2,44 m). Le matériel graphique doit apparaître sur les deux (2) côtés, lorsqu'ils sont visibles. Le français doit y être prédominant. En tout temps, la distribution d'articles promotionnels doit être faite à l'intérieur de l'exposant. Vous pouvez afficher des enseignes professionnelles (finies des deux côtés) annonçant vos produits. Toute affiche devra avoir un maximun de 16 pieds de large par 8 pieds de haut. Vous pouvez accrocher des enseignes au-dessus de votre stand à 12 pieds minimum du sol. L'affichage public et la publicité commerciale peuvent être bilingues pourvu que le français soit prédominant. Toute enseigne non suspendue ne doit pas dépasser la hauteur et la largeur des murs du stand. Aucun accrochage ne peut être fait par l'exposant lui-même. Page -7-
Services aux exposants Pour toute information concernant un fournisseur, vous pouvez communiquer avec DEE Global au : Téléphone : (450) 442-0023 Télécopieur : (450) 442-4605 Vous retrouverez également tous les formulaires sur le site www.salondubateau.com. Montage / démontage SUM Logistik Téléphone : (514) 282-8743 Mme Monique Dufour Télécopieur : (514) 287-8903 Location stand / équipement, électricité et accrochage G ES/Exposervice Standard Téléphone : (514) 367-4848 Mme Francine Rivard Télécopieur : (514) 367-4850 Téléphonie Incotel Téléphone : (514) 868-0524 Mme Claire Morin (418) 554-2888 Sans frais : (866) 653-7464 Télécopieur : (418) 872-9364 Audiovisuel SG Vidéo Téléphone : (514) 948-4811 M. Scott Hamilton Télécopieur : (514) 948-4885 Telav Téléphone : (514) 340-1986 M. Denis Laberge Télécopieur : (514) 340-9646 Transport de bateaux Canam Marin Téléphone : (450) 458-7102 Télécopieur : (450) 458-0896 Transport Loisirs Téléphone : (450) 795-3258 Télécopieur : (450) 554-5922 Courtier en douanes Livingston Logistique Téléphone : (514) 987-2700 Mme Diane Labbé Télécopieur : (514) 849-3446 North American Logistic Services Téléphone : (514) 868-6650 M. Robert Vieira Télécopieur : (514) 868-6651 Transport de marchandises Livingston Logistique Téléphone : (514) 987-2700 Mme Diane Labbé Télécopieur : (514) 849-3446 Consolitdated Freightways Téléphone : (514) 485-1313 Mme Raffaëlle Boudreau Télécopieur : (514) 631-3891 Hôtel officiel Hilton Bonaventure Téléphone : (514) 878-2332 Sans frais : (800) 267-2575 Page -8-
Contribuer au succès du Salon Ce que vous pouvez faire pour donner de la visibilité au Salon du Bateau et des Sports Nautiques par l'intermédiaire de votre entreprise. Parlez-en sur votre site internet, apposez l'affiche et incluez le lien internet pour le salon : www.salondubateau.com Rappelez à vos clients les dates du Salon sur votre boîte vocale, inscrivez-les sur vos coupons de caisse et vos factures Faites un envoi courriel ou par la poste auprès de tous vos clients pour annoncer la venue et les dates du Salon Parlez-en dans vos cartes de Noël! Page -9-