MISE EN ŒUVRE DU SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE LA SOLDE DE L ETAT DU CAMEROUN Présenté par M. EDOU ALO'O Cyrill Chef de Division de la Réforme Budgétaire Coordonateur de la Plateforme Le A l hôtel Mont FEBE, Yaoundé, Cameroun
Plan de la présentation A. Contexte du projet B. Spécifications administratives C. Organisation du projet du côté de l Administration D. Spécifications fonctionnelles E. Spécifications techniques F. Conclusion 2
A. Contexte du projet Mise en œuvre du plan de modernisation de l Administration publique Audit de la situation actuelle et conception de scénarii de développement Mise en œuvre d une solution intégrée Lancement de la procédure d acquisition et de mise en service du progiciel (Publication de l appel d offres le 17/04/2013 sous le numéro EUROPEAID/133717/D/SUP/CM) 3
B. Spécifications administratives Données générales Financement du projet Financement conjoint Cameroun Union Européenne (PARFIP) Conditions de participation Organisations internationales, personnes physiques ou morales qui ont leur siège social, administration centrale ou activité principale dans un pays ACP UE Dérogation à la règle d origine de la fourniture Les fournitures de toutes origines sont recevables 4
B. Spécifications administratives Données générales Situations d exclusion Elles sont mentionnées aux points 2.3.3 et 2.3.4 du guide pratique des procédures contractuelles (PRAG) Voir pages 106 à 109 du DAO Variantes et garantie de soumission Aucune variante n est autorisée Garantie de soumission = 40 000 EUR 5
B. Spécifications administratives Données générales Critères de sélection Le chiffre d affaires moyen annuel du soumissionnaire sur les trois dernières années (2010 2012) doit être supérieur au budget maximum annualisé du marché Le soumissionnaire doit avoir dans son équipe, au moins 05 personnes qui travaillent actuellement dans des domaines en relation avec le marché Le soumissionnaire doit avoir délivré, dans les trois dernières années, un logiciel intégré de gestion des ressources humaines de complexité comparable tel que stipulé dans l avis de marché 6
B. Spécifications administratives Données générales Critères d attribution Marché attribué à l offre techniquement conforme la moins disante Type de marché Forfaitaire Langue de l appel d offres et monnaie Français EURO Assistance à maîtrise d ouvrage Prévue 7
B. Spécifications administratives Données générales Dates de référence 17/04/2013 Lancement de l Appel d Offres 28/05/2013 Date limite pour adresser une demande d éclaircissement 18/06/2013 à 13h Date limite de remise des offres 17/09/2013 Validité des offres (prorogeable) 18/06/2013 à 14h Séance d'ouverture des offres 07/06/2013 Date limite pour la fourniture d'éclaircissements 06/05/2013 Réunion d information facultative 8
B. Spécifications administratives Données générales Lieu de dépôt des soumissions Secrétariat de la Commission Spéciale des Marchés du FED, Cabinet du Ministre de l'economie, de la Planification et de l'aménagement du Territoire, (MINEPAT), courrier confidentiel, porte 310, Yaoundé, Cameroun - Tél: (237) 22 23 36 37 / 99 59 70 03. Fax (237) 22 23 15 09. Les offres transmises par email ne sont pas recevables Heures d ouverture des bureaux: Du lundi au vendredi, de 08 heures à 15 heures 9
B. Spécifications administratives Conditions particulières Périmètre du projet: Tous les agents, actuellement 247 000, de : La Présidence de la République Tous les Ministères La délégation Générale à la Sûreté Nationale Tous les pensionnés, actuellement 125 000 Délais Lancement du projet à partir de la signature du contrat Réception provisoire 24 mois après la signature du contrat 10
REFORME DU SYSTÈME DE GRH DE L ETAT DU CAMEROUN B. Spécifications administratives Conditions particulières Considérations financières Prix ferme et non révisable Conditions de paiement Préfinancement = 40 % (cautionné à 100 %) Solde = 60 % (à la réception provisoire) Accord de licence Licences valides sur tout le territoire Le progiciel proposé sera la propriété de l Etat et sera déployé sur autant de sites que nécessaire Délai de garantie 12 mois à compter de la réception provisoire 11
B. Spécifications administratives Conditions particulières Phase 1: Etudes Existant Spécifications Fonctionnelles Spécifications techniques Adaptation des procédures au système Phase 2: Préparation et paramétrage Migration des données Paramétrage Tests Formation (techniciens et utilisateurs) 12
B. Spécifications administratives Conditions particulières Phase 3: Recettes Installations Opérationnelles Test de recette Phase 4: Lancement Opérationnel Lancement de la production opérationnelle Production opérationnelle de l ensemble du système avec assistance du fournisseur Production opérationnelle autonome de l ensemble du système Réception provisoire 13
C. Organisation du projet (Administration) Instance de Pilotage Instance de Coordination Technique Secrétariat Technique de l Instance de Coordination Technique Equipe de l adjudicataire Instance de Réalisation Equipe d Assistance à Maîtrise d Ouvrage 14
D. Spécifications fonctionnelles Composantes du système Le système projeté sera composé de cinq soussystèmes entièrement intégrés: le sous-système de gestion de la carrière le sous-système d ordonnancement et de traitement de la solde et de la pension le sous-système de gestion comptable le sous-système de préparation des tableaux de bord et d indicateurs de gestion prévisionnelle le sous-système de Gestion Electronique des Documents 15
D. Spécifications fonctionnelles Schéma des composantes Carrière Solde et Pension Comptabilisation Tableau de bord Gestion Electronique de Documents 16
D. Spécifications fonctionnelles Gestion de la carrière Principes de fonctionnement: Traitement de toutes les procédures de gestion de carrière Elaboration des actes administratifs correspondants Notion de projet d acte Visa préalable Signature du projet d acte et répercussions Contrôle de compatibilité des actes avec la situation administrative 17
D. Spécifications fonctionnelles Gestion de la carrière (suite) Fonctions: Gestion des concours Gestion administrative Gestion de l assiduité Gestion de la formation Gestion des effectifs Gestion des délais normatifs Gestion des organigrammes et des postes de travail Consultation des données 18
D. Spécifications fonctionnelles Ordonnancement et calcul (solde et pension) Principes de fonctionnement: Paramétrage de la solde et la modélisation de la réglementation Prise en charge automatique de la répercussion financière engendrée par la carrière Intégration de tous les statuts (général, particuliers, ordonnances, etc ) Mode de calcul simple et à la portée du gestionnaire et non de l informaticien Possibilité de paramétrage de procédures de contrôle de conformité des données saisies 19
D. Spécifications fonctionnelles Ordonnancement et calcul (solde et pension) Fonctions: Prise en charge des mouvements et calcul Préparation des états de contrôle avant calcul Consultations des éléments de rémunération et leur historique Procédures d ordonnancement (Oppositions, identification bancaire..) Contrôle de la solde et de la pension Simulation pour test de la nouvelle règlementation Editions des états directs et indirects 20
D. Spécifications fonctionnelles Comptabilité et paiement Fonctions: Procédures de contrôle de validité des éléments Gestion des oppositions Edition des états comptables de gestion Comptabilisation des opérations de gestion Préparation des opérations de paiement Déversement de la comptabilité générale et auxiliaire dans le système de gestion de comptabilité publique et récupération des informations de paiement Prise en charge des informations de non paiement Interfaçage avec les banques pour les virements 21
D. Spécifications fonctionnelles Préparation de tableaux de bord et prévision Partenaires du système: les structures de pilotage du Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative les structures de pilotage du Ministère des Finances les structures de gestion des Ressources Humaines des administrations utilisatrices les structures externes de contrôle 22
D. Spécifications fonctionnelles Préparation de tableaux de bord et prévision Exemples de résultats et indicateurs attendus: Indicateurs d identification: répartition par sexe, pyramide d âge, situation familiale, niveau d étude, tranche d âge, etc Indicateurs de classification: famille et sous-famille, corps, grade, position administrative, sous-position, etc Indicateurs d affectation: administration centrale, régionale, direction, lieu, etc les indicateurs financiers périodiques et de simulation 23
D. Spécifications fonctionnelles Gestion Electronique des Documents Principes de fonctionnement: Acquisition: numérisation des documents et dossiers des agents Indexation: indexation immédiate ou différée, manuelle ou automatique par document et/ou par dossier (de mots-clés ou autre) Classement et stockage: méthodes de classement, stockage de formats standards (JPEG, TIF, PDF, HTML, etc ) 24
D. Spécifications fonctionnelles Gestion Electronique des Documents Principes de fonctionnement (suite): Recherche et consultation: identification simple et rapide des documents, recherche multicritères, critères composés, stockage des requêtes, mots clé Restitution et diffusion aux utilisateurs sur écran ou sur papier Workflow: Processus de traitement et de suivi des dossiers des agents publics 25
D. Spécifications fonctionnelles Gestion Electronique des Documents Fonctions: Numérisation des documents composant les dossiers Consultation, édition par un agent public de l ensemble des documents et informations relatifs à sa carrière avec accès sécurisé Archivage électronique des dossiers administratifs (les dossiers du personnel et les documents liés à la GRH) Stockage et indexation des documents et dossiers administratifs 26
REFORME DU SYSTÈME DE GRH DE L ETAT DU CAMEROUN E. Spécifications techniques Caractéristiques du système Flexibilité Application de la réglementation par paramétrage Intégration de l ensemble des composantes du système dans un référentiel unique Exploitation en mode inter-administratif Capacité d adaptation à l organisation de l administration camerounaise (régionalisation) Interopérabilité (administration électronique) Sécurité 27
E. Spécifications techniques Environnement et Architecture Modularité: le système proposé doit respecter l architecture fonctionnelle précisée Facilité de maintenance: pour la prise en charge des textes règlementaires Fonctionnement: en temps réel Architecture: n-tiers (n >= 3) 28
E. Spécifications techniques Environnement et Architecture Technologie: full web (accès sécurisé via le navigateur) Environnement de développement: langage de 4e génération au moins Langue d utilisation: Bilingue (Français/Anglais) par paramétrage Environnement de sécurité: Haute disponibilité habilitation Traçabilité 29
E. Spécifications techniques Environnement et Architecture Logiciels de base: Système d exploitation supportant l architecture 64 bits ouvert avec utilisation locale et à distance SGBD relationnel objet supportant grid computing et pouvant fonctionner sur LINUX, WINDOWS ou MVS Licences utilisateur: Modalités d acquisition et d exploitation des licences mécanismes d extension de licences Infrastructure réseau: Réseaux locaux et réseaux étendus 30
E. Spécifications techniques Environnement et Architecture Recommandations de la part du fournisseur: pour les serveurs pour les postes de travail pour le réseau (local ou distant) pour les imprimantes en ligne haute performance pour les scanners dédiés à la GED pour tout autre matériel nécessaire au bon fonctionnement du système 31
F. CONCLUSION La mise en œuvre du Système Intégré de Gestion des Ressources Humaines de l Etat Camerounais constitue un chantier structurant très important ou tous les acteurs doivent jouer leurs rôles au mieux pour pouvoir aboutir à la réalisation de cette opération de modernisation de l Administration. 32
MERCI POUR VOTRE AIMABLE ATTENTION 33